Hur du hanterar medarbetarnas prestationer och stärker ditt företag

Att hantera medarbetarnas prestationer handlar inte bara om kvartalsvisa utvärderingar eller fruktade feedbacksessioner. Det handlar om att förstå, vägleda och utnyttja.

Vi har alla varit där: Frustrationen över att se begåvade medarbetare inte nå sin potential eller hjärtesorgen över att se en stjärnspelare tappa gnistan. Ibland beror det inte på dem, utan på systemet. Ibland är det inte systemet, utan hur vi navigerar i det.

Denna artikel kommer att diskutera: 

• de bästa sätten att hantera anställdas prestationer; 
• hur detta är en avgörande färdigheter inom personalledning; 
• några exempel på hantering av anställdas prestationer från branschledande företag som Netflix och Adobe. 

🔎 Vad innebär det att hantera medarbetarnas prestationer?

Hantering av anställdas prestationer avser den pågående process genom vilken arbetsledare och chefer säkerställer att de anställdas arbete uppfyller eller överträffar organisationens standarder.

Denna process omfattar följande: 

• Skapa tydliga förväntningar. 
• Ge regelbunden återkoppling. 
• Bedömning av resultat. 
• Implementera utvecklingsstrategier för att maximera en medarbetares potential och bidrag till organisationen.

"Bra ledarskap består i att visa vanliga människor hur de ska göra det arbete som överlägsna människor utför." John D. Rockefeller.

Effektiv hantering av medarbetarnas prestationer kan påverka hela din personalstyrka positivt, vilket gör det till en viktig färdighet för chefer. Företag som inte hanterar medarbetarnas prestationer kan drabbas av många ineffektiviteter. Samtidigt kan dålig prestationshantering också ha en negativ effekt.

Alltför ofta blir chefer så upptagna av nyckeltal och kalkylblad att de tappar bort de individer som producerar dessa siffror. 

Utöver enkel prestationsmätning är en effektiv chef ansvarig för att förbättra medarbetarnas prestationer genom att fokusera på de individer vars hårda arbete driver företaget framåt.

Det är viktigt att förstå skillnaden mellan prestationsutvärderingar och prestationsstyrning. Att mäta prestationer är ett viktigt steg i processen. Men om dessa data inte används för att fatta affärsbeslut och stärka ditt team, kommer de inte att ha någon större inverkan.

➡️ Utforska nio trender inom performance management och lär dig mer om användningen av AI i performance management-program.

🪜 Hur hanterar du medarbetarnas prestationer: 6 viktiga steg

Även om varje företag kan ha ett något annorlunda system för att hantera medarbetarnas prestationer, innehåller de flesta effektiva strategier dessa sex steg på något sätt.

Sätt upp tydliga mål

För att medarbetarna ska kunna prestera bra behöver de en tydlig och fullständig förståelse för sina roller och förväntningar. Om en medarbetares individuella mål inte är i linje med företagets mål kan medarbetarens upplevda prestation bli lidande. Detta är i allmänhet ledningens fel och beror på dålig kommunikation.

Att hantera en medarbetares prestation utan att alla är överens är som att be dem göra ett flervalstest utan frågorna.

De kanske kan utläsa mycket om vad de ska göra från sin arbetsbeskrivning, men de kommer alltid att vara blinda i någon mån.

Det första steget mot en högpresterande personalstyrka är att sätta upp tydliga mål, så att medarbetarna vet vad som förväntas av dem och kan hitta den bästa metoden för att lyckas.

🎯 Kolla in vår guide om hur du sätter upp effektiva prestationsmål för dina anställda. 

Dela konstruktiv feedback

När du har gett medarbetarna en mållinje att arbeta mot är det dags att gå in i en stödjande roll. En av dina chefers viktigaste färdigheter är att ge regelbunden feedback. 

Ur prestationssynpunkt är feedback ett sätt att ge vägledning och öka medarbetarnas engagemang. Men negativ feedback kan ha en negativ inverkan på chefens och medarbetarnas prestationer.

Genom att behärska konsten att ge konstruktiv feedback kan cheferna forma medarbetarnas talanger så att de bättre kan utföra sina arbetsuppgifter och mer effektivt bidra till de övergripande affärsmålen.

Genomföra regelbundna utvecklingssamtal

Förutom feedback i realtid ger regelbundna utvecklingssamtal förutsägbar vägledning och en säkerhetsmekanism som ser till att inget, eller ingen, faller mellan stolarna.

En bra strategi är att schemalägga utvecklingssamtalen i samband med milstolparna i medarbetarnas prestationsmål (t.ex. halvvägs) för att enkelt kunna följa utvecklingen och ge extra stöd om det behövs. 

Medarbetarsamtal ger medarbetare och ledning den information de behöver för att följa upp framsteg eller identifiera trender i prestationen.

➡️ Lär dig hur du implementerar ett företagsomfattande prestationshanteringssystem och hur du väljer rätt prestationshanteringsverktyg för din verksamhet.

Definiera utvecklingsmöjligheter

Alltför ofta hamnar anställda i en situation där de bara försöker ta sig igenom dagen. De kommer till jobbet, håller huvudet nere och gör vad de måste göra. Detta leder till en otillfredsställd och oengagerad arbetsstyrka. 

Tro det eller ej, men de flesta medarbetare vill lära sig mer och engagera sig på jobbet. Men när det innebär fler problem än möjligheter att lämna sitt spår har de inget incitament att göra det. 

Som en del av realtidsfeedbacken och de regelbundna utvecklingssamtalen ska du hålla utkik efter utvecklingsmöjligheter och uppmuntra ditt team att göra detsamma.

Att berätta för en medarbetare att du tror att han eller hon skulle passa utmärkt för ett kommande utbildningsseminarium ger inte bara medarbetaren möjlighet att lära sig (vilket är värdefullt för både honom eller henne och företaget), utan visar också att du ser honom eller henne som en viktig medlem i teamet och inte bara som en utbytbar kugge i hjulet.

➡️ Lär dig hur du hjälper anställda att sätta upp utvecklingsmål och använd vår mall för utvecklingsplan för att komma igång så snart som möjligt.

‍Erbjudande omcoachning

Utöver externa utvecklingsmöjligheter bör chefer som har möjlighet att coacha alltid ta chansen att göra det. 

En av de viktigaste färdigheterna för en bra chef är att delegera. En chef som tar varje tillfälle i akt att förmedla sina kunskaper till sina medarbetare kommer att vara mycket bättre på att delegera till dem i framtiden. 

I själva verket avlastar detta cheferna och gör deras team mer effektiva. Dessutom lär sig medarbetarna värdefulla färdigheter som kommer att hjälpa dem och företaget.

Det som kännetecknar en toppchef är hur väl deras team presterar, inte hur väl de presterar som individer. 

För att en chef ska få maximal effekt bör deras primära fokus vara att förbättra sitt team, där coaching är den mest direkta metoden.

💡 Lär dig hur du genomför en effektiv coachutbildning för chefer (och hur du inte gör det).

Uppmärksamma framsteg och prestationer

Arbetsmoralen prioriteras inte så högt som den borde i det moderna näringslivet. Glada medarbetare är mer produktiva, så varför är det inte fler företag som fokuserar på att göra sin personal glad?

Även om det finns en gräns för detta fenomen, vid en punkt med minskande avkastning, finns det små handlingar som kan förbättra en anställds moral, lycka och arbetstillfredsställelse.

Ett smärtsamt enkelt exempel är att erkänna ansträngning och framgång.

De som presterar bäst förtjänar att uppmärksammas för sitt hårda arbete och sitt bidrag till företaget. På samma sätt kan varje tillfälle att berömma en medarbetare för dennes insatser, förbättringar eller prestationer vara en riktig vitamininjektion för arbetsmoralen.

Alla vill vara bra på sitt jobb, så lite positiv förstärkning kan räcka långt!

🏆 Utforska 42 meningsfulla idéer för erkännande av anställda.

😟 3 Vanliga utmaningar vid hantering av personalens prestationer

Att hantera medarbetarnas prestationer låter självklart och enkelt på pappret. Men sanningen är att det kan vara en utmanande och tidskrävande process. Det råder dock ingen tvekan om att ett robust och effektivt system för hantering av medarbetarnas prestationer är värt investeringen. 

Här är några nästan universella hinder som företag måste övervinna när det gäller medarbetarnas prestationer.

Att inte sätta upp tydliga mål

Medarbetarna kan i många fall prestera bra, men otydliga direktiv gör att de arbetar i mörkret. 

Tänk dig till exempel att en revisor beräknar en månatlig försäljningsrapport för varje säljare i företaget. Vad revisorn inte vet är att företagets ägare bara tittar på den totala försäljningen för alla anställda i rapporten. På grund av detta slösar revisorn varje månad bort tid som skulle kunna användas till mer angelägna saker.

Missförstånd som detta drabbar företag genom att de slösar bort arbetstid. Dessutom leder de ofta till utbrändhet när medarbetarna överbelastas med merarbete eller blir frustrerade av otydliga förväntningar på prestationen. De känner ofta att de måste arbeta hårdare när de i själva verket helt enkelt inte leds på ett effektivt sätt. Detta kan ha en betydande inverkan på både prestationer och arbetsmoral. 

Ingen definition av karriärutveckling

För många ambitiösa medarbetare räcker det inte med att komma till jobbet varje dag för att få en lön för att hålla sig motiverade och nöjda.

Hårt arbetande medarbetare strävar ofta efter löneförhöjningar och befordringar. Men de kommer att tappa fart om de inte känner att de gör några framsteg.

Att dela ut löneförhöjningar och befordringar är alltid bra för moralen, men det är bara ibland genomförbart ur affärssynpunkt. Ett annat alternativ är att ha transparenta karriärvägar med kvalifikationer, förutsättningar och till och med lönescheman. 

Många företag spelar med öppna kort och avskräcker anställda från att diskutera lön eller skriva anställningsavtal. Denna praxis ligger i allmänhet inte i de anställdas intresse.

Istället främjar transparenta löne- och karriärutvecklingsmodeller rättvisa och uppmuntrar anställda att sträva efter långsiktiga karriärmål samtidigt som de förstår vad de behöver för att få den önskade jobbtiteln.

Att inte ge feedback i tid

Många företag har fortfarande inte brutit traditionen med årliga utvecklingssamtal. En årlig inblick i den egna prestationen är inte tillräckligt för att förvänta sig meningsfulla förändringar.

Att ge mer frekvent feedback kräver visserligen mer tid än en årlig utvärdering, men det är värt det.

Att ge omedelbar positiv feedback på ett väl utfört arbete inspirerar medarbetarna att fortsätta med det goda arbetet. Å andra sidan kan negativ feedback i rätt tid förhindra att misstag upprepas, i stället för att behöva hantera ett helt år av misstag.

Den goda nyheten är att moderna företag använder moderna lösningar som programvara för 360-graders feedback för att effektivisera och crowdsourca den feedback som medarbetarna är hungriga efter. Feedback i rätt tid kan ha en betydande inverkan på medarbetarnas engagemang, vilket i sin tur kan ha en betydande inverkan på prestationen över hela linjen. 

🆕 Vilka är de senaste teknikerna och idéerna om hur man bäst hanterar medarbetarnas prestationer?

Världen för HR-verksamhet går in i en ny era när moderna företag börjar se inåt, snarare än utåt, för att växa. Den nuvarande marknaden för talanger är hårt konkurrensutsatt, vilket innebär att det ofta är mer kostnadseffektivt för företag att stärka sin befintliga personal än att försöka anställa nya talanger. 

Här är några exempel på hur branschledande företag som Netflix och Spotify hanterar medarbetarnas prestationer: 

Återkommande avstämningar av prestationer på Adobe

Under 2012 uppgraderade Adobe från traditionella årliga utvärderingar till sitt nya "check-in"-system. Dessa mindre formella utbyten jämförs med depåstopp i en tävling och ger medarbetarna det stöd och den vägledning de behöver under året för att prestera sitt bästa. 

Processen inleds med att cheferna fastställer förväntningar och medarbetarna utvecklar planer för att uppfylla dessa förväntningar (med hjälp av SMART-mål).

Under hela året ger cheferna feedback om deras framsteg, övergripande resultat och ytterligare möjligheter till personlig utveckling. Genom att fokusera så starkt på individen har Adobe byggt upp ett team av högkvalificerade och motiverade medarbetare som får kontinuerligt stöd och välförtjänta bonusar.

🅰️ Läs mer om fördelarna med Adobe-metoden och hur du implementerar den i ditt företag.

360-graders feedback på Netflix

Netflix är modellerat efter Scotty Bowmans coachstil, den huvudcoach som har flest antal segrar i NHL:s historia, och lägger stort fokus på individuella och lagmässiga prestationer.

Netflix kometkarriär lämnade inte mycket utrymme för lågpresterande medarbetare, utan man förlitade sig på 360-graders feedback för att avgöra vem som kunde tänkas hålla teamet tillbaka.

"Jag vill att medarbetarna ska få feedback inte bara från sina närmaste chefer utan från alla som har feedback att ge." Reed Hastings, Netflix VD.

Detta spelar in i "team"-konceptet och säkerställer kontinuerlig feedback året runt för att bibehålla medarbetarnas utvecklingsdynamik .

🎥 Lär dig mer om de mördande metoder för prestationsstyrning som håller Netflix på toppen av marknaden. 

Utvecklingssamtal på Spotify

Spotify har skapat en rolig och progressiv företagskultur genom att helt kasta ut traditionella modeller för affärsstruktur och bygga ett nytt koncept från grunden. Istället för team och avdelningar hittar du anställda organiserade i flexibla trupper, kapitel och gillen.

Grupper och individer granskas regelbundet för att hitta möjligheter till förbättrade prestationer och lösningar för att förhindra att misstag upprepas. 

Utöver dessa frekventa utvecklingssamtal får medarbetarna i uppdrag att hålla två utvecklingssamtal per år.

Fokus för dessa 1:1-möten är personlig utveckling och yrkesmässig utveckling samtidigt som de anpassas till företagets behov. Denna strategi ger medarbetarna det stöd de behöver för att utvecklas, vilket stärker företaget på lång sikt. 

🎧 Utforska mer om anställdas prestationsbedömningar på Spotify och deras unika företagsstruktur. 

💬 Kolla in vår samling med 17 mallar för personliga möten. Vi kan garantera att det finns något användbart för dig.

📈 Varför är det viktigt att hantera medarbetarnas prestationer?

Vi har alla hört talesättet "Om du inte mäter det, så hanterar du det inte". Alltför många företag anstränger sig inte ens för att mäta medarbetarnas prestationer på ett objektivt, datadrivet sätt, utan förlitar sig istället på arbetsledarnas subjektiva, ofta felaktiga, åsikter.

Effektiv resultatstyrning utgår från objektiva data och förbättrar dem. Tänk på det som att göra en B-elev till en A-elev, men i en professionell miljö (eller som Mr Rockefeller uttryckte det, "visa genomsnittliga människor hur man gör överlägsna människors arbete."). Att hantera och förbättra medarbetarnas prestationer kan ha en enorm inverkan på ett företags framgång. 

Studier visar konsekvent att prestationshantering ger en mängd olika fördelar. 

Men varning: dåligt ledarskap kan vara skadligt för medarbetarnas prestationer.

Här är några statistiska uppgifter att ta hänsyn till när det gäller hantering av medarbetarnas prestationer:

• 74% av arbetstagarna uppgav att bristen på utvecklingsmöjligheter hindrar deras potential.
• 89 % av personalcheferna håller med om att löpande feedback och avstämningar med kollegor är avgörande för framgång.
• 55 % av arbetstagarna tror inte att årliga utvärderingar förbättrar deras prestationer.
• 80 % av medarbetarna ansåg att de skulle bli mer engagerade av att lära sig nya saker.
• Endast en tredjedel av de anställda i USA uppger att de är engagerade på jobbet.
• Intern rörlighet förbättrar medarbetarnas lojalitet med nästan 20%.

Med tanke på att korrekt prestationshantering är en så viktig komponent för medarbetarnas tillfredsställelse och engagemang är det chockerande att se företag som inte prioriterar lärande och kontinuerlig feedback som ett centralt ansvar för cheferna. 

Något så enkelt som feedbackutbildning för chefer kan påverka medarbetarnas prestationer avsevärt. 

Uttråkade medarbetare är oengagerade, mindre produktiva och löper dubbelt så stor risk att säga upp sig. En så enkel sak som att erbjuda möjligheter till lärande kan öka engagemanget, höja kompetensen hos medarbetarna och stärka företaget i stort.

🔗 Lär dig hur du kopplar samman lärande och prestationshantering för att uppnå synergieffekter. 

➡️ Fördjupa dig i utmaningar inom prestationshantering och hur du kan övervinna dem.

➡️ Hantera och utveckla dina medarbetares prestationer med Zavvy

Zavvy är en plattform som ger personalansvariga verktyg för att effektivt mäta, hantera och förbättra medarbetarnas prestationer. 

Oavsett om du behöver programvara för medarbetarutveckling för att sätta upp mål och följa upp framsteg, programvara för 360-graders prestationsutvärdering eller en LXP för att erbjuda utbildningsmöjligheter, så hjälper Zavvy dig!

Att hantera prestandan hos en hel personalstyrka är en stor uppgift, men med rätt verktyg behöver du inte göra det ensam. 

Ta din organisation in i framtiden med Zavvys AI-drivna HR-programvara. Med den kan du leverera förstklassigt medarbetarsupport mer effektivt än någonsin tidigare.

📅 Kontakta oss idag för att boka en kostnadsfri demo av dessa funktioner och mycket mer!

❓ Vanliga frågor

Hur kan organisationer använda information om arbetsprestationer för att hantera medarbetarnas prestationer? 

Att mäta medarbetarnas prestationer med hårda data, t.ex. en kompetensmatris, ger handlingsbar information för beslutsfattande. Det minskar fördomar och visar vilka medarbetare som utmärker sig och vilka som inte når ända fram. Därefter kan ledningen belöna dem som presterar bäst, stödja dem som har potential och eventuellt göra sig av med dem som ständigt underpresterar. 

Vad är HR:s roll när det gäller att hantera medarbetarnas prestationer? 

Beroende på företagets organisation kan personalavdelningen ha en direkt eller indirekt roll när det gäller att hantera medarbetarnas prestationer. Direkta exempel är att genomföra utvecklingssamtal, coacha eller planera utbildning. Ofta delegerar HR dessa uppgifter till de direkta cheferna och ger indirekt stöd som att utbilda cheferna i att ge bättre feedback, mäta och analysera medarbetarnas prestationer för att rapportera till cheferna och administrera programvara för medarbetarhantering.

Hur kan ett balanserat styrkort hjälpa till att hantera medarbetarnas prestationer? 

En fjärdedel av den traditionella balanserade styrkortsmodellen är "Lärande och tillväxt", som är nära knutet till medarbetarnas prestationer. Varianter av styrkort för medarbetare fokuserar på individen och delar upp olika aspekter av prestationen i olika sektorer. En sådan modell kan vara till hjälp eftersom den visar var en medarbetares styrkor och svagheter ligger, vilket gör att ledningen kan fokusera sitt stöd i enlighet med detta.Föreställ dig detta: En väloljad maskin som snurrar i perfekt harmoni, där varje del uppfyller sitt syfte felfritt. Det är drömmen. Men så här ser verkligheten ut: inget företag, oavsett hur stort eller litet det är, fungerar utan problem om man inte medvetet ägnar sig åt performance management.