12 nödvändiga färdigheter för personalhantering för chefer (+ hur man kan förbättra dem)

Att vara chef är inte ett slutmål, det är startpunkten för en aldrig sinande inlärningskurva. Det är därför färdigheter i personalledning är så viktiga. De hjälper dig att frigöra potentialen hos din mest värdefulla resurs - dina medarbetare.

Hur du hanterar dina medarbetare har stor betydelse för din organisations framgång. Behandla dem väl, utbilda dem väl och se till att de är engagerade och motiverade, så kommer ditt företag att skörda frukterna av det.

I den här artikeln går vi igenom 12 oumbärliga färdigheter i personalledning som varje chef behöver. Och eftersom vi vill att du ska växa delar vi också med oss av en plan för hur du kan vässa dem. 

Minns du den bästa chefen du någonsin haft? Nu ska du sikta på att överträffa dem.

🌟 Vad är färdigheter i att hantera människor?

Medarbetarskap är de förmågor och egenskaper som krävs för attleda, motivera och stödja medarbetare så att de når organisationens mål. Dessa färdigheter omfattar en rad kärnkompetenser, såsom effektiv kommunikation, konfliktlösning, empati, teambuilding och att ge konstruktiv feedback och erkännande.

Kompetens inom personalhantering är avgörande för chefer eftersom de påverkar viktiga affärsresultat.

Produktivitet

Enligt Gallup står chefer för 70 % av skillnaderna i engagemang hos sina medarbetare.

"När chefer kommer till jobbet med en djup förståelse för hur de ska använda sina styrkor kommer de att ha bättre samtal, bättre resultat och högre engagemang från sitt team." Austin Suellentrop och E. Beth Bauman från Gallup.

Engagerade medarbetare ger bättre affärsresultat, visar Gallups forskning. Team med mycket engagerade medarbetare uppvisar betydande fördelar jämfört med team med lågt engagemang, t.ex:

• 81% lägre frånvaro;
• 10% högre kundlojalitet;
• 18% högre produktivitet;
• 23% högre lönsamhet.

Chefer med goda färdigheter i personalhantering skapar en mer produktiv miljö genom bättre engagemang.

Bibehållande

"Medarbetarna har makten att välja, och det övertrumfar de auktoritära anställnings- och uppsägningsbefogenheterna hos paternalistiska företag", förklarar Kara Dennison i en artikel i Forbes nyligen, "- människor sägerinte upp sig från sina jobb. De säger upp sig från chefer."

Chefer som främjar en respektfull och inkluderande miljö och har förmågan att stärka, förespråka och känna empati med sina medarbetare har större chans att behålla de bästa talangerna.

Chefer med välutvecklad kommunikationsförmåga ökar effektiviteten eftersom deras medarbetare förstår vad som krävs av dem. Detta leder till att medarbetarna stannar kvar,"eftersom människor vanligtvis föredrar att arbeta med chefer som kommunicerar tydligt och inspirerar dem", menar Indeed.

Prestanda

Ny forskning har visat att ledarskapet påverkar arbetsprestationen, och att chefer med goda färdigheter i personaladministration leder till bättre teamprestationer.

Skickliga chefer ställer tydliga förväntningar, ger snabb feedback och håller sina medarbetare motiverade. Detta leder till förbättrade arbetsprestationer.

Innovation

Mångfald i ledarskapet främjar innovation och förbättrar företagens ekonomiska resultat, visar studier från BCG.

Dessutom rapporterar företag med en mångfald över genomsnittet högre intäkter än företag med en mångfald under genomsnittet - med så mycket som 19 %.

Färdigheter i personalhantering gör att ledare kan hantera olika team, kollegor och intressenter bättre, vilket lägger grunden för ökad innovation och kreativitet.

➡️ Förbättra dina chefers färdigheter genom att identifiera deras styrkor och svagheter med hjälp av omfattande ledarskapsutvärderingar.

💼 12 färdigheter som chefer måste ha för att hantera människor

Här är de viktiga färdigheter, kärnkompetenser och ledarskapsförmågor som dina chefer måste ha för att få ut det bästa av dina medarbetare.

Coachning

Coaching är en"professionell hjälprelation" som fokuserar på målen för den person som coachas, förklarar forskarna Jonathan Passmore och Yi-Ling Lai.

I en arbetsmiljö vägleder coaching dina medarbetare genom personlig och yrkesmässig karriärutveckling. Det handlar om att förstå individuella styrkor och svagheter, sätta upp tydliga mål och ge konsekvent stöd för att hjälpa till att uppnå dessa mål.

Coachingfärdigheter gör det möjligt för cheferna att"locka fram styrkorna och kunskaperna hos de personer de leder", säger den kliniska psykologen Joshua Schultz. 

Chefer kan fokusera på mer strategiska frågor, undvika detaljstyrning och låta sina medarbetare visa sin kompetens genom bra coachning.

"Det fina med coachning är att ledare inte behöver veta allt för att vara effektiva; istället behöver de veta hur de kan stärka dem omkring sig", föreslår Schultz.

När du leder människor hjälper coaching till att fylla kunskapsluckor, förfina färdigheter, öka moral och motivation och förbereda anställda för högre ansvar. Detta leder till högre produktivitet och en mer engagerad personalstyrka.

➡️ Hjälp dina chefer att bli exceptionella coacher med en riktad färdplan för effektiv utbildning i coachning.

Att ge feedback

Feedback är en tvåvägsprocess där chefer delar med sig av sina iakttagelser till sina direktrapporterande medarbetare, och medarbetarna får möjlighet att reflektera och svara.

Dina chefer spelar en avgörande roll för att utveckla och behålla dina medarbetare genom att ge dem feedback. Effektiv feedback bör vara:

• I rätt tid - kortefter en händelse för att möjliggöra omedelbara åtgärder vid behov.
• Specifik - inriktad påett visst beteende eller en viss händelse snarare än en allmän referens.
• Objektiv- baseras på faktiska omständigheter snarare än känslor eller personliga preferenser.
• Konstruktiva - inte dömande- och inriktade på konkreta förbättringar.
• Konsekvent - regelbundenoch systematisk.

Feedback hjälper dina medarbetare att veta var de står i sina roller, vad de gör rätt och var det finns utrymme för förbättringar. Utan feedback kan de fortsätta att vara improduktiva eller missa utvecklingsmöjligheter.

När cheferna är bra på att ge feedback känner sig medarbetarna mer delaktiga i organisationens mål och är medvetna om vad som krävs av dem.

Konstruktiv feedback stärker självförtroendet och moralen, vilket leder till högre produktivitet genom ett mer proaktivt förhållningssätt och bättre beslutsfattande.

➡️ Hjälp dina medarbetare att utnyttja sina styrkor genom att utbilda dina chefer i att ge och ta emot effektiv feedback.

Skapa och inspirera förtroende

Att bygga förtroende på arbetsplatsen innebär att skapa ärlig, öppen kommunikation och relationer mellan kollegor, utan rädsla för illojalitet, enligt Indeed. Det innebär transparens, konsekvens och att visa integritet på arbetsplatsen.

Förtroende kan vara känslomässigt, med fokus på personliga relationer, eller praktiskt, byggt på professionella interaktioner. När dina medarbetare känner tillit kommer de att känna sig trygga, uppleva mindre stress och ha förtroende för sina kollegor och ledare.

De kommer också att vara mer öppna för feedback, mer villiga att anta utmaningar och mer engagerade i organisationens mål och vision.

När dina chefer bygger förtroende kommer deras direktrapporterande medarbetare att känna sig trygga med att dela med sig av sina idéer, uttrycka oro och samarbeta effektivt. Detta skapar en öppen miljö där innovation och kreativitet blomstrar.

➡️ Har dina chefer svårt att skapa förtroende hos sina medarbetare på distans? Lär dig hur du kan övervinna utmaningar och inspirera team som ledare på distans.

Konfliktlösning

Konfliktlösning innebär att hitta fredliga lösningar på meningsskiljaktigheter. På arbetsplatsen innebär det att man på ett konstruktivt sätt identifierar, hanterar och löser tvister mellan teammedlemmar.

Konflikter uppstår på grund av skillnader i åsikter, perspektiv, personlighetstyper eller professionella förhållningssätt. Konflikter som inte hanteras påverkar arbetsmoralen och hindrar samarbete och produktivitet.

Genom att lösa konflikter på ett skickligt sätt förhindrar dina chefer att meningsskiljaktigheter eskalerar och omvandlar dem till möjligheter till professionell utveckling. Detta bidrar till sammanhållningen i teamet och skapar en miljö där olika idéer är välkomna. Dina medarbetare kommer att känna sig trygga, uppskattade och lyssnade på, vilket ger utrymme för nytänkande och produktivitet.

Möjliggöra och stärka medarbetarna

Medarbetarutveckling innebär att ge dina medarbetare allt de behöver för att göra sitt jobb så bra som möjligt. Det innebär att ge dem befogenheter, resurser, självförtroende och möjlighet att fatta beslut och ta ansvar för sina roller och sitt ansvar.

Medarbetare med egenmakt är mer engagerade, motiverade och engagerade i sina roller. Detta leder till högre kvalitet och mer innovativa resultat på arbetsplatsen.

Effektiv kommunikation

Effektiv kommunikation är en av de mest inflytelserika färdigheter som dina chefer måste behärska - den ligger till grund för de flesta interaktioner mellan dina chefer och deras direktrapporterande medarbetare. Det handlar om att tydligt förmedla information, förväntningar och feedback, lyssna aktivt och förstå andra människors perspektiv.

Dålig kommunikation leder till missförstånd och bristande tydlighet, vilket i sin tur leder till fel, förseningar och missade möjligheter. Det kan få medarbetarna att känna att de inte blir lyssnade på, vilket påverkar deras moral och motivation.

Med effektiva kommunikationsfärdigheter hjälper dina chefer medarbetarna att förstå sina roller och förväntningar och hur de ligger i linje med organisationens mål. Medarbetarna bör känna ett större förtroende, eftersom detta ofta blomstrar i en miljö med tydlig och öppen kommunikation.

Effektiv kommunikation ökar också produktiviteten genom att öka transparensen, uppmuntra till lagarbete och främja bättre feedback bland dina medarbetare.

Erkännande

Erkännande är att bekräfta och visa uppskattning för dina medarbetares insatser. Du kan ge erkännande muntligt eller genom utmärkelser, befordringar och gåvor (materiella eller immateriella).

Du kan känna igen dina medarbetare för:

• Prestationer - uppfyllamål, välgörenhetsinsatser eller förvärva färdigheter
• Demonstrera företagets värderingar - främjalagarbete, höja moralen eller levandegöra organisationens värderingar
• Att gå utöver det vanliga - tainitiativ, utmana normer eller förbättra resultat
• Milstolpar - födelsedagar, befordringar eller milstolpar i anställningen

När du uppmärksammar dina medarbetare får du dem att känna sig uppskattade för det de gör. Du ökar också deras känsla av välbefinnande och tillhörighet på jobbet, vilket leder till högre produktivitet, kvarhållande och engagemang.

Erkännande är värdefullt om dina medarbetare arbetar i snabba miljöer med snäva tidsramar och under hög press. De kommer att känna att deras omständigheter förstås och att deras arbete uppskattas, vilket stärker deras lojalitet och engagemang för din organisation.

➡️ Letar du efter kreativa sätt att uppmärksamma dina medarbetare? Kolla in dessa 42 meningsfulla idéer för att öka engagemanget.

Empati

Empati handlar om att förstå och dela andras känslor. Chefer med empati kan känna igen känslorna hos sina medarbetare och bemöta dem med förståelse och medkänsla.

Empati är en"viktig ledarskapskompetens" enligt Center for Creative Leadership (CCL), och den framstår alltmer som en av de viktigaste medarbetarfärdigheterna i moderna organisationer. CCL:s forskning visar att arbetsplatser som präglas av empati presterar bättre.

CCL föreslår följande sätt att öka empatin på arbetsplatsen:

• Se upp för tecken på utbrändhet
• Visa genuint intresse för de anställdas behov och ambitioner
• Vara villig att hjälpa anställda med personliga problem
• Visa medkänsla när anställda berättar om en personlig förlust

På moderna arbetsplatser har medarbetarna olika bakgrund och förutsättningar. Empatiska chefer får kontakt med varje medarbetare på ett personligt plan, oavsett vilka omständigheter de befinner sig i, vilket främjar förtroende och öppen kommunikation.

En empatisk ledarstil skapar en stödjande miljö där medarbetarna känner sig trygga och kan uttrycka sig fritt. Detta stärker teamkänslan och samarbetet, vilket leder till ökad produktivitet.

Framtidsplanering och strategiskt tänkande

Framtidsplanering och strategiskt tänkande innebär att man förutser framtida behov, utmaningar och möjligheter och utvecklar strategier för att hantera dem.

De kräver en långsiktig vision, kritiskt tänkande, problemlösningsförmåga och en förmåga att anpassa teamets insatser till organisationens mål.

Genom att använda framåtblickande planering och strategiskt tänkande är dina chefer bättre förberedda på de omständigheter som uppstår och kan hjälpa sina team att förbli effektiva. Detta leder till bättre teamledning, tydligare mål och högre produktivitet. Det hjälper också medarbetarna att känna sig tryggare i sina roller i tider av osäkerhet eller när oväntade omständigheter uppstår, vilket stärker deras moral och känsla av meningsfullhet.

Leda människors prestationer

Att hantera medarbetarnas prestationer innebär att övervaka teammedlemmarnas prestationer och utvärdera resultaten mot deras prestationsmål.

Bra chefer ser till att deras medarbetare uppfyller målen genom att ställa upp tydliga förväntningar, ge regelbunden feedback och genomföra resultatförbättringsplaner när det behövs.

När det uppstår problem med prestationen hjälper en effektiv prestationshantering till att identifiera vilka som presterar bra (och vilka som inte gör det) och att belysa eventuella prestationsgap. Genom att ta itu med dessa direkt hjälper cheferna sina team att förbli produktiva och effektiva.

➡️ Söker du vägledning om utmaningarna, de senaste teknikerna och idéerna för att hantera prestationer i din organisation? Kolla in vår omfattande guide om att hantera medarbetarnas prestationer.

Delegation

Delegering är att överföra ansvaret för specifika uppgifter till andra personer. En personalchef delegerar uppgifter till teammedlemmar baserat på deras färdigheter, expertis och kapacitet. Chefer som delegerar framgångsrikt litar på sina medarbetares förmågor och kommunicerar tydligt förväntningarna.

Effektiv delegering är en viktig färdighet i personalhantering i moderna organisationer. Dina chefer har inte all kunskap, tekniska färdigheter eller tid att hantera allt själva. Genom att delegera uppgifter kan de fokusera på ledarskap och strategiska frågor samtidigt som de ser till att de operativa aktiviteterna utförs på rätt sätt.

Delegering gynnar dina medarbetare genom att ge dem befogenheter, dvs. ge dem ansvar och visa tillit till deras förmåga.

Bra chefer är skickliga delegatörer, vilket gör att de kan"fokusera på aktiviteter med högre värde samtidigt som de håller medarbetarna engagerade med större självständighet", förklarar Lauren Landry från Harvard Business School.

Den känsla av egenmakt som delegering ger dina medarbetare stärker deras självförtroende och motivation, vilket leder till högre produktivitet. Det främjar en känsla av ägarskap bland teammedlemmarna. Dessutom kommer de att producera högkvalitativa resultat om de tilldelade uppgifterna passar deras kapacitet.

Teambuilding

Högpresterande team ligger till grund för framgångsrika organisationer och är ett bevis på effektiv teambuilding.

Genom att främja en sammanhållen, samarbetsinriktad och positiv teammiljö stärker en bra chef relationerna, ökar förtroendet och förbättrar kommunikationen i teamet.

Teambuilding är en viktig färdighet i personalhantering som leder till mer motiverade och engagerade teammedlemmar. Detta leder till färre konflikter, färre prestandaproblem och starkare affärsresultat.

👀 12 nödvändiga färdigheter i personalledning och deras inverkan - en överblick

🌱 Hur man förbättrar sin förmåga att hantera människor

Hur kan dina chefer förbättra sina färdigheter i personalhantering? Nyckeln är att delta i aktiviteter som ger de viktigaste egenskaperna för varje färdighet och förstärka dem genom en cykel av feedback, vidareutbildning och fortlöpande utveckling.

Här följer några specifika åtgärder som dina chefer kan vidta för att förbättra varje viktig färdighet i personalhantering.

Coachning

• Lär dig kontinuerligt - delta ikurser eller workshops om coachingtekniker, utvecklingsområden och ledarskapsutbildning.
• Sätt upp tydliga mål - anta SMART-mål för tydlighet och fokus.
• Stäm av regelbundet - bokain enskilda möten för att diskutera framsteg, ge stöd och ta del av medarbetarnas synpunkter.
• Be om feedback - förbättracoachningen genom feedback från medarbetarna.

Att ge feedback

• Var specifik - getydliga exempel som inte är vaga.
• Var objektiv - fokuserapå beteenden och resultat, inte personliga egenskaper.
• Se över feedbacktekniker - reflekteraöver tidigare feedback och identifiera områden som kan förbättras.

Skapa och inspirera förtroende

• Föregå med gott exempel -var pålitlig, konsekvent och visa integritet.
• Kommunicera öppet - främjaen miljö där dina medarbetare känner sig trygga med att dela med sig av idéer, problem och feedback.
• Erkänn misstag - erkännmisstag och vidta korrigerande åtgärder.
• Få medarbetarna att känna sig hörda - involverateammedlemmarna i beslut som påverkar dem.
• Var konsekvent - tillämparegler och policyer konsekvent på alla teammedlemmar.

Konfliktlösning

• Uppmuntra till öppen dialog - se till attparterna i konflikten känner sig hörda och förstådda genom enskilda diskussioner eller medlingsmöten.
• Förbättra med utbildning -verktyg och tekniker för att hantera tvister.
• Välj en neutral plats - medlakonflikter på neutral mark så att ingen part känner sig förfördelad.
• Fokusera på lösningar - främjasamarbete genom praktiska lösningar i stället för att skuldbelägga.

Möjliggöra och stärka medarbetarna

• Tillhandahåll de verktyg och resurser som krävs - getillgång till de verktyg och resurser som dina medarbetare behöver för sina jobb.
• Uppmuntra självständighet - låtdina medarbetare fatta beslut och ta ansvar för resultaten.
• Prioritera medarbetarnas utveckling - gedem utbildning, kurser och workshops både på och utanför arbetsplatsen.
• Erbjuda skräddarsydd inlärning - identifieraoch tillgodose individuella inlärningsbehov.
• Främja tillväxt - uppmuntradina medarbetare att ta sig an nya utmaningar och erfarenheter som leder till professionell utveckling.

Effektiv kommunikation

• Lyssna aktivt - varuppmärksam på medarbetarnas feedback och försök att förstå deras perspektiv.
• Förmedla information tydligt - varkortfattad och saklig och undvik jargong när du skickar meddelanden så att de är lätta att förstå.
• Uppmuntra tvåvägskommunikation -Be om medarbetarnas tankar och idéer genom öppen kommunikation och ett välkomnande förhållningssätt till feedback.
• Använda tekniskakommunikationsverktyg och plattformar för att förbättra omfattningen och kvaliteten på informationsutbytet mellan teamen.

Erkännande

• Visa uppskattning - visa uppteammedlemmarnas prestationer genom regelbundna uppskattningstillfällen.
• Erbjud riktade belöningar - förståvilka belöningar som motiverar enskilda teammedlemmar (t.ex. pengar, ledighet eller yrkesmässig utveckling) och skräddarsy belöningarna därefter.
• Fira milstolpar - uppmärksammamedarbetarnas födelsedagar, projektavslut, årsdagar på jobbet och personliga milstolpar.
• Fastställ tydliga kriterier för erkännande - se tillatt erkännandet baseras på kriterier som är lätta att förstå för medarbetarna så att de vet vad de ska sträva efter.
• Underlätta erkännande av kollegor - användfeedbackplattformar för kollegor att erkänna sina kollegor och främja ömsesidig respekt.

Empati

• Undvik antaganden - ställöppna frågor för att förstå medarbetarnas perspektiv.
• Satsa på utbildning - utvecklaempatisk förmåga genom utbildning och workshops.
• Upprätthåll en policy med öppna dörrar - skapaen miljö där dina medarbetare känner sig bekväma med att dela med sig av sina problem och vet att de kommer att bli lyssnade på.

Framtidsplanering och strategiskt tänkande

• Sätt upp mål - definieratydliga kortsiktiga och långsiktiga mål för teammedlemmarna som ligger i linje med organisationens prioriteringar.
• Håll dig informerad -håll dig uppdaterad om marknadstrender, branschutveckling och tekniska framsteg.
• Delta i scenarioplanering - föreställer en rad olika framtidsscenarier och utforma strategier för att hantera dem.

Leda personalens prestationer

• Ställ tydliga förväntningar -definiera tydligt roller och ansvarsområden för varje teammedlem så att de förstår vad som krävs av dem.
• Ge konstruktiv feedback -ge specifik, handlingsinriktad och snabb feedback som fokuserar på styrkor och områden som kan förbättras.
• Investera i utbildning och utveckling - se till attmedarbetarnas kompetens är relevant och aktuell.
• Uppmärksamma och belöna prestationer -uppmärksamma medarbetare som presterar bra för att ge dem erkännande och motivera andra.

Delegation

• Känn till teamets kapacitet - fördelauppgifterna efter teammedlemmarnas styrkor och svagheter.
• Definiera uppgifterna tydligt - varspecifik när det gäller varje uppgifts krav, tidsramar och resultat.
• Ge teamet befogenheter och förtroende - gevägledning utan att detaljstyra.
• Övervaka framstegen -stäm regelbundet av hur arbetet fortskrider och ta itu med hinder.

Teambuilding

• Främja samarbete - kommuniceraöppet och uppmuntra aktivt utbyte av idéer, problem och feedback.
• Främja sammanhållningen i teamet - anordnateambuilding-aktiviteter för att stärka relationerna och främja förtroendet.
• Uppmuntra tvärfunktionellt samarbete - vidgaperspektiven och uppmuntra innovation genom projekt som involverar olika avdelningar eller team.

➡️ Utveckla nästa generations ledare genom ledarskapsutbildning. Kom igång med vår mall för ledarskapsutbildning.

Se även dessa 7 exempel på utvecklingsplaner för ledarskap för extra inspiration.

➡️ Bygg nästa generations ledare med Zavvy

På Zavvy har vi allt du behöver för att stärka dina chefers kompetens inom performance management. Vi har verktygen, plattformarna, kunskapsbasen och expertisen för att ta fram det bästa hos dina medarbetare och skapa toppresterande medarbetare.

Zavvys erbjudanden inkluderar:

• 🌱 Programvara för ledarskapsutveckling som hjälper dina medarbetare att ta ansvar för sina karriärer genom kompetens, utbildning och utveckling.
• 🧮 Programvara för kompetensmatris för att identifiera styrkor, talang och möjligheter till utveckling bland dina medarbetare.
• 🧑‍🎓 En lärplattform i världsklass för banbrytande utbildning.
• 📈 Innovativ programvara för prestationsutvärdering och målstyrning för rättvisa och meningsfulla prestationsutvärderingar med oöverträffade insikter.
• 💬 Programvara för one-on-one-möten som hjälper dig att strukturera och anpassa dina one-on-ones.

📅 Boka en kostnadsfri demo för att se hur du kan få ut den fulla potentialen hos dina medarbetare genom ett skickligt sätt att hantera människor.

❓ Vanliga frågor

Vilka är de 7 viktigaste egenskaperna hos personalhantering?

Sju viktiga färdigheter inom personalhantering är coachning, feedback, konfliktlösning, medarbetarutveckling, kommunikation, erkännande och teambuilding.

Vilka är de viktigaste rollerna inom personaladministration?

De viktigaste rollerna inom personaladministration är

• Utveckla medarbetare genom arbetslivserfarenheter
• Underlätta relationer med viktiga ledare
• Erbjuda råd och vägledning
• Uppmuntra lärande och utveckling
• Att främja framgång i karriären

Vad är ett exempel på personalledning?

Ett exempel på personalledning är teambuilding: att skapa en sammanhängande miljö där förtroende, samarbete och innovation blomstrar, vilket ger starka personliga och organisatoriska resultat.