Konfliktlösning på jobbet: 9 expertstödda strategier för en fredlig arbetsplats

Chefer slösar fyra timmar i veckan på att lösa meningsskiljaktigheter mellan medarbetare.

Konfliktlösning på arbetsplatsen är utan tvekan ett tidsödande arbete. Men det är nödvändigt eftersom olösta konflikter kan leda till produktivitetsförluster, frånvaro, stämningar och strejker. 

I vår guide ingår följande:

• 9 strategier för konfliktlösning inom HR som du kan använda för att identifiera meningsskiljaktigheter och sedan bestämma om du ska acceptera dem, kväva dem i sin linda eller lösa problemen. 
• Insikter från experter som beskriver sina föredragna tekniker för konflikthantering. ‍
• 8 argument för varför ni behöver en HR-policy för konfliktlösning. ‍
• En mall som stöd för din konfliktlösning.

😟 Vad är konfliktlösning på jobbet?

Konfliktlösning är processen för att lösa meningsskiljaktigheter mellan två eller flera parter. Det handlar om att förstå och ta itu med varför konflikter uppstår på arbetsplatsen, hitta alternativa lösningar som är tillfredsställande för alla inblandade parter och skapa en miljö där alla känner sig hörda.

Chefer ägnar dubbelt så mycket tid åt att hantera konflikter på arbetsplatsen jämfört med för femton år sedan. I rapporten Conflict at Work konstateras att chefer nu ägnar fyra timmar i veckan åt att lösa meningsskiljaktigheter mellan anställda.

Exempel på konflikter på arbetsplatsen

• Interpersonella frågor: Personlighetskrockar eller kreativa skillnader; 
• Oenigheter i teamet: Tvister uppstår mellan teammedlemmar eller mellan avdelningar på grund av arbetsbelastning eller arbetssätt; 
• Diskriminering: Den allvarligaste formen av konflikt, inklusive fördomar och mikroaggressioner; 
• Prestationsstyrning: När medarbetare inte lever upp till förväntningarna; 
• Konflikter med ledningen: När direktrapporterande medarbetare bråkar med sina överordnade; 
• Lönetvister: Om anställda inte anser att de får tillräcklig ersättning; 
• Relationer mellan fack och arbetsgivare: När fackföreningar och företagsledning inte kan komma överens om villkoren, vilket kan leda till strejker.

🕵️‍♂️ Vad är HR:s roll i konfliktlösning?

Medan ledningen alltid bör vara involverad i konfliktlösning, bör personalavdelningen övervaka hela processen som en medlare. 

• Att fokusera på att hitta en gemensam grund mellan båda eller alla parter.
• Att föreslå möjliga lösningar. 
• För att säkerställa att alla parter håller sig till en professionell lösningsprocess.
• Att vara en neutral tredje part. 
• Att uppmuntra medarbetarna att lösa problemet själva.
• Att skapa en säker och icke-konfronterande miljö. 

På den sista punkten, Gemma Bromfield, medlare för Go Beyond HR Consultancy, förklarar, 

"Fokusera på informella lösningar som medling, vilket ger de anställda en chans att prata om sina behov och den inverkan konflikten har haft på dem i en psykologiskt säker miljö." 

👂 9 Strategier för att hantera och lösa konflikter på arbetsplatsen

För att spara tid, minska personalomsättningen och undvika risken för potentiella juridiska problem kan företag följa dessa beprövade strategier för att lösa konflikter eller till och med förhindra att problem eskalerar från första början. 

1. Ledare måste föregå med gott exempel

Om medarbetarna ser sina ledare strida mot varandra är det mer sannolikt att de själva agerar på samma sätt. 

Ledarna måste ta initiativ och visa hur man hanterar meningsskiljaktigheter på ett respektfullt sätt, med hjälp av effektiv konfliktlösning på arbetsplatsen och kommunikationsfärdigheter. 

Chefer kan också fungera som coacher och ge sina team de verktyg de behöver för att förbättra kommunikationen och öppet ta itu med problem som dyker upp. 

2. Kväv konflikter på arbetsplatsen i sin linda 

Låt aldrig konflikter ligga och pyra, eftersom det kan påverka hela teamet negativt. 

Gemma Bromfield rekommenderar att man tar itu med konflikter så tidigt som möjligt: 

"Tidig lösning är bäst. Ja, dessa samtal kan vara nervkittlande, men genom att engagera medarbetarna i ett så tidigt skede som möjligt och aktivt lyssna på deras oro, är chansen större att medarbetarna väljer en mer holistisk tvistlösning, som medling. Medling kan framgångsrikt reparera till synes ohållbara relationer, men används förvånansvärt ofta på ett reaktivt sätt efter att betydande skador redan har uppstått." 

💡 Tips: Utbilda dina chefer och medarbetare i att upptäcka och rapportera när det finns konflikter. 

Hjälp dem att förstå att ett tidigt stöd ökar chansen att nå ett positivt resultat.

3. Öppen dialog

Medarbetarna måste känna sig fria att uttrycka sina idéer, åsikter och meningsskiljaktigheter på ett respektfullt sätt. 

Riley BeamRiley Beam, Managing Attorney på Douglas R. Beam, P.A., erkänner att konflikter på arbetsplatsen är oundvikliga i den juridiska branschen. Han berättade för oss:

"Istället för att utgå från att alla kommer att trivas med varandra, utgör debatter och konfrontationer grunden för vårt arbete. Istället för att försöka undertrycka dem har vi skapat ett utlopp. När två eller flera personer befinner sig i konflikt avsätter vi tid för en öppen diskussion där båda parter kan kämpa för sin sak, precis som i en domstol.

Vem som helst som har lite tid över kan bli en del av juryn. Debatten bjuder även in andra att ta ställning och delta. På så sätt vet alla vad som ska hända när åsikterna går isär. Istället för att ge efter för negativitet förbereder de sig för en hetsig debatt där de gör sitt bästa. Detta tillvägagångssätt har inte bara hjälpt oss att lösa situationer utan att negativiteten spiller över, utan har också hjälpt oss att bygga ett bra team på att debattera!"

På samma sätt, Carolyn Quaintongrundare och chef för organisationen Understood, anser att en öppen dialog är hälsosam, även i konfrontationer:

"Om konflikter på arbetsplatsen hanteras på rätt sätt kan de få positiva effekter och fungera som en utgångspunkt för bättre beslutsfattande och förståelse. En viktig del i detta är att skifta fokus från "jag-centrerade" till "vi-centrerade" samtal."

💡 Tips: Erbjud dina anställdakommunikationsträning för att förbättra deras emotionella intelligens och maximera värdet av dessa öppna diskussioner. Se alltid till att HR är närvarande för att medla. 

4. Aktivt lyssnande 

En öppen dialog handlar om mer än att bara prata. Att aktivt lyssna på den andra parten och förstå dennes synvinkel är en nyckelkompetens som alla medarbetare måste utveckla kontinuerligt. 

Jefferson McCall, medgrundare och HR-chef för teknikinsiktsföretaget TechBullish förklarar:

"Hur enkelt det än kan låta är aktivt lyssnande ett kraftfullt verktyg som gör det möjligt för individer att höra och förstå varandras perspektiv. Man bör ge talaren sin odelade uppmärksamhet, undvika att avbryta och ställa klargörande frågor i stället för att göra antaganden.

Aktivt lyssnande hjälper individer att erkänna de underliggande känslorna och känslorna i spelet, vilket är avgörande för att lösa konflikter på ett effektivt sätt."

Cody CandeeVD för lagringsföretaget Bounce, rekommenderar en lyssna-och-upprepa-strategi som en del av aktivt lyssnande. Han anser att denna teknik effektivt saktar ner ett flyktigt samtal och sänker temperaturen vid konfliktlösning på arbetsplatsen.

"Konflikter orsakas ofta av att vi misstolkar den information vi får och låter känslorna ta överhanden. Det är lätt att låta känslorna ta överhanden över vår förmåga att förstå vad som efterfrågas i en giltig kritik. Vår naturliga benägenhet att försvara vår ståndpunkt kan fördunkla våra uppfattningar.

Genom att tålmodigt lyssna på informationen och upprepa den för den person vi har en konflikt med, visar vi att vi hör deras oro och försöker förstå dem. Detta saktar ner utbytet av information, ger utrymme för reflektion och gör att en instabil situation snabbt kan avdramatiseras." 

5. Använd en fyrstegsmodell

Vissa HR-team föredrar att sätta upp grundregler med hjälp av ett ramverk för konfliktlösning. Detta tillvägagångssätt kan vara fördelaktigt när processen ska formaliseras eller om HR-teamet är nybörjare på att hantera konfliktlösning på arbetsplatsen. 

Cathy LiskaVD för Center for Coaching Certification, använder fyra enkla steg från sin STOP-modell, enligt följande:  

• S = Berättelser: Se till att varje person berättar sin historia. Låt de inblandade välja vem som ska börja. Omformulera det som den första personen säger, be nästa person att berätta sin historia som om du inte hade hört någonting, omformulera det och fortsätt tills du har lyssnat på och förstått alla.  
• T = Ämnen: Gör tillsammans en lista över allt ni behöver ta upp. De inblandade personerna bör välja ordningsföljd för diskussionen. 
• O = Alternativ: Be varje person att ange flera alternativ för varje ämnesområde för att lösa problemet. 
• P = Plan: Låt dem skapa en plan som beskriver vem som ska göra vad, hur och när. Fråga dem hur de ska hantera ansvarsskyldigheten. 

Nyckeln till denna strategi är att låta varje person höra och förstå dem. Ännu bättre är att involvera varje part i att skapa en lösning och handlingsplan.

6. Ta alla konflikter på allvar 

Förringa inte en konflikt, även om den verkar handla om "skuldbeläggning" eller personlig kritik. 

Saikat Ghosh, biträdande direktör för HR och affärsverksamhet, Technource, varnar, 

"Jag har sett ledare på arbetsplatser ignorera konflikter som de tycker är triviala. Tänk på att det som verkar vara en liten fråga för dig kan vara en stor fråga för någon annan. Du kan bara lösa problemet om du först erkänner det. Att förneka problemets existens kommer att fördröja dess lösning."

Att hantera alla konflikter proaktivt: 

• Diskutera frågan med båda parter för att ta reda på den verkliga orsaken till konflikten.
• Uppmuntra medarbetare från alla nivåer och avdelningar att ta upp problem med sina chefer.
• Genom att samla in återkommande feedback och boka regelbundna 1:1-möten med cheferna kan alla säga vad de tycker, oavsett hur trivial frågan verkar vara. 

7. Ta hänsyn till nya perspektiv 

Framåtblickande organisationer välkomnar medarbetare från olika bakgrunder med olika värderingar och synsätt. 

I en artikel i Forbes argumenterar karriär- och ledarskapscoachen Caroline Castrillon till och med för att det kan vara produktivt att låta sina medarbetare vara oense: 

• Främja nya idéer.
• Gör det möjligt för team att nå bättre lösningar. 
• Ta hänsyn till olika perspektiv. 
• Öka förtroendet. 
• Skapa engagemang. 

Darren Shafaegrundare av ResumeBlaze, går igenom hur du hanterar olika åsikter från din talangmix: 

"Alla har en unik bakgrund, övertygelser och värderingar som kan forma hur de ser på konflikter och hur de bör lösas. För att nå en effektiv lösning, låt de inblandade parterna dela med sig av sina perspektiv i en öppen och positiv miljö.

Fokusera på områden där man är överens och förstår varandra snarare än på områden där man är oense eller har missförstått varandra. Detta bidrar inte bara till att skapa ömsesidig förståelse, utan kan också främja positiva relationer och skapa en samarbetsinriktad atmosfär på arbetsplatsen."

Som ett exempel på hur man kan hitta en gemensam grund, klinisk psykolog dr Kevin Polk träffade en grupp på 20 personer i Washington, D.C., för att diskutera det mycket omtvistade ämnet vapenkontroll. 

Hälften av gruppen var för och hälften emot vapenkontroll. Istället för att gräva djupt i varför varje grupp ansåg att deras ståndpunkt var korrekt, bad han dem att beskriva bakgrunden bakom deras synsätt. Gruppen enades om att säkerhet var deras största bekymmer, och Polk övergick till att diskutera hur man kan göra samhället säkrare. 

8. Omfamna mänskliga känslor 

Anställda är människor och kommer att ta med sig sina känslor till arbetsplatsen. Detta är något som bör välkomnas och respekteras, inte fruktas.

Fokusera på att förstå varandras perspektiv och situationer. Utforska "varför" bakom känslor för att bygga empati i stället för att låta känslorna ta över och ge bränsle åt osund konkurrens.

Muzaffar Garakhanli, chef för digital marknadsföring på Planly, föreslår också att man använder humor i spända situationer:

‍"Även om humor bör användas på ett förnuftigt och etiskt sätt, kan den effektivt minimera spänningar och undanröja hinder mellan människor. Människor kan se varandra som medmänniskor med gemensamma erfarenheter och synpunkter snarare än som fiender genom att hitta humor i sina olikheter."

🚨 Ta hand om med humor som verktyg. Målet är alltid att lindra snarare än att minimera.

9. Dokumentera varje konflikt 

Behandla varje konflikt som ett tillfälle att lära genom att dokumentera följande: 

• bakgrunden till konflikten; 
• de berörda parternas synpunkter; 
• som var involverad i resolutionsprocessen;
• de steg som krävs för att lösa konflikter på arbetsplatsen; 
• eventuella framsteg eller ytterligare utmaningar sedan resolutionen. 

💡 Tips: Att registrera denna information kan förhindra att liknande konflikter uppstår igen och kommer också att visa vilka steg eller tekniker som fungerar effektivt och vilka som ska läggas på hyllan. 

💡 8 skäl till varför du behöver en HR-policy för konfliktlösning

Upprätta tydliga förväntningar och riktlinjer i en formell policy för konfliktlösning som ni presenterar för nyanställda och gör tillgänglig för all personal inom ramen för företagets standardpolicy. 

Gör detta för att: 

1. Förebygga konflikter 

Att det finns en policy för konfliktlösning kan vara tillräckligt för att motivera medarbetarna att lösa problem innan de eskalerar till en fullskalig konflikt. 

I bästa fall väljer teammedlemmarna att öppet beakta varandras perspektiv och lösa konflikter på arbetsplatsen på ett fredligt sätt. 

2. Främja öppenhet 

Genom att etablera en transparent process försäkras medarbetarna om att Human Resources och ledningen kommer att ta deras konflikt på allvar och ärligt. Det sätter en standard för hur medarbetarna ska behandlas och ger dem självförtroende att ta itu med konflikter direkt. 

3. Främja en sund arbetsmiljö

Policyn anger tydliga gränser och förväntningar så att medarbetarna kan känna sig trygga på arbetsplatsen. Den säkerställer att alla förstår hur specifika beteenden påverkar andra och hur man hanterar konflikter på lämpligt sätt. 

I en undersökning bland 1 000 distansarbetare medgav 80 % att de upplevt konflikter i sina roller. Se till att din policy innehåller information om hur tvister hanteras i distribuerade team för att säkerställa ett positivt samarbete, oavsett geografi. 

4. Skapa en positiv företagskultur 

Företagskulturen är avgörande för hur dina anställda interagerar med varandra. Din policy bör tillhandahålla nödvändig utbildning och resurser för att:

• Hjälp medarbetarna att förstå hur man hanterar konflikter på rätt sätt. 
• Utveckla bättre problemlösningsförmåga som ett team.
• Stöd olika perspektiv inom hela företaget. 

5. Stärk dina ledaregenskaper 

Genom att implementera en policy för konfliktlösning inom HR kan ledare utveckla viktiga färdigheter, t.ex: 

• empati; 
• Aktivt lyssnande; 
• problemlösning; 
• förhandling. 

➡️ Läs mer i vår artikel om exempel på ledaregenskaper. 

6. Skydda företagets rykte 

Att lösa konflikter på arbetsplatsen minskar risken för rättsliga åtgärder och skyddar företaget från dålig publicitet. 

🚨 När HR-teamen inte kan lösa problem internt kan medarbetarna ta saken i egna händer, vilket skadar verksamheten. 

7. Öka medarbetarnas prestationer 

Ett sunt utbyte av idéer har många positiva effekter för ett företag. Men medarbetare som ständigt bråkar med varandra kan snabbt sänka produktiviteten och hindra utvecklingen.

 En omfattande policy för konfliktlösning inom HR säkerställer att triviala diskussioner inte leder till att medarbetare blir nedstämda.

8. Attrahera och behålla talanger 

Medarbetare som känner sig illa behandlade på grund av en konflikt kan söka sig någon annanstans. 

En tydlig och väldefinierad policy för konfliktlösning bidrar till att behålla talanger, eftersom de anställda känner sig trygga med att deras arbetsgivare respekterar deras rättigheter och kommer att hantera eventuella problem på ett rättvist sätt.

Förmågan att attrahera och behålla talanger är också en viktig del av er övergripande employer branding-strategi. 

🚨 Mer än två tredjedelar av kandidaterna skulle tacka nej till ett jobberbjudande från ett företag med ett negativt rykte, så bli inte känd som den organisation som är berömd för interna strider. 

📝 Konfliktlösning Mall för HR-policy

Är du redo att lösa en konflikt på din arbetsplats? Ta hjälp av vår mall för personalpolicy för att stödja arbetstagare på båda sidor av tvisten och se till att alla tycker att processen är rättvis. 

Vår mall innehåller viktiga riktlinjer för följande: 

• kommunikation och samarbete 
• identifiering och rapportering av konflikter 
• konfliktlösningsprocessens steg 
• konflikt dokumentation 
• Uppföljning av resolutionen 
• utbildning och stöd 
• genomförande av policy 

➡️ Ladda ner vår mall för konfliktlösning idag. 

➡️ Förvandla en konflikt till en hälsosam diskussion med Zavvy

Zavvy erbjuder en rad verktyg som hjälper dig att lösa konflikter på arbetsplatsen, inklusive följande lösningar: 

• Hantering av lärande: Låt dina medarbetare utveckla nyckelkompetenser, som kommunikation och förmågan att lyssna aktivt, med hjälp av våra AI-drivna utbildningsprogram.
• Bibliotek med utbildningar: Välj bland 1 000-tals kurser från dussintals plattformar och lär dig i din egen takt.
• 1:1s: Ge chefer och medarbetare strukturerade agendor där båda parter kan diskutera problem och utforska olika lösningsalternativ. 
• Undersökningar av medarbetarnas engagemang: Förbättra arbetsmoralen genom att upptäcka potentiella konflikter innan de eskalerar. 
• Program för att skapa kontakter: Skapa positiva relationer genom att se till att inga team eller individer känner sig isolerade. 

📅 Är du redo att utrusta dina team med de färdigheter, kunskaper och verktyg de behöver för att hantera meningsskiljaktigheter effektivt? Upptäck kraften i Zavvy och boka din demo idag!