No entanto, existe uma forma melhor de simplificar estas tarefas - uma forma que garante eficiência, qualidade e uma experiência mais suave para os novos contratados. O que estamos a discutir é: processos de integração automatizados, que oferecem consistência, eficiência de tempo e uma experiência melhorada para acolher e reter novos funcionários, independentemente de estarem a trabalhar num ambiente híbrido ou remoto.
Para o ajudar a começar a automatizar o seu onboarding, eis algumas dicas e estratégias a ter em conta.
A automatização da integração de funcionários consiste em criar uma experiência estruturada que orienta as novas contratações em todas as etapas do seu programa de integração, sem qualquer esforço manual. Requer uma configuração única para processos como a formação de novas contratações, o envio de lembretes, a ligação com colegas e muito mais.
Passar do onboarding manual para o onboarding automatizado ajuda o seu departamento de RH a poupar tempo, mas também tem um impacto positivo na primeira impressão que os novos talentos têm da sua organização. Com estes benefícios acrescidos, muitos recrutas vêem a automatização como uma opção mais personalizada e genuína para obter ajuda com os seus problemas.
Muitas organizações, ainda hoje, seguem um processo manual, com muitos documentos, para fluxos de trabalho críticos. Isto atrasa significativamente o tempo de produtividade do novo contratado e o crescimento geral. Aqui estão mais alguns desafios enfrentados durante o onboarding manual:
No lado positivo, os processos de integração automatizados estão equipados com informações que promovem o apoio de autosserviço. Analisaremos de perto cada um destes benefícios e mais alguns, mais adiante neste artigo. Mas aqui estão alguns dos principais benefícios em resumo:
O primeiro passo para dar as boas-vindas aos novos contratados na sua organização é proporcionar-lhes a melhor experiência de integração. Para maximizar o seu sucesso, as organizações actuais estão a introduzir a automatização no seu processo de integração, de modo a proporcionar uma experiência informativa e satisfatória. A SHRM recomenda que as organizações sigam os quatro Cs de um processo de integração automatizado:
A digitalização do seu onboarding é apenas o início, sendo necessário automatizar os processos para colher os seus benefícios. Eis algumas formas de incluir a automatização no seu onboarding com Zavvy:
Com um processo de integração automatizado, pode começar com o processo de documentação ainda antes do primeiro dia do novo contratado. Isto dá-lhe a oportunidade de passar mais tempo em apresentações, conversas individuais e a criar ligações com os seus colegas. Consulte a nossa lista de verificação para trabalhadores remotos ou híbridos e o nosso guia para a integração de especialistas em sucesso do cliente.
Quanto menos tempo passarem a preencher toda a papelada, mais tempo terão para se concentrarem no seu trabalho. Pode utilizar ferramentas como o DocuSign, Box e outros softwares para criar pacotes de boas-vindas com todos os documentos - manuais de contratos de trabalho, políticas, etc. Os trabalhadores podem revê-los com bastante antecedência e esclarecer todas as dúvidas antes de começarem a trabalhar.
Um processo de integração automatizado permite-lhe recolher automaticamente todos os dados necessários dos novos empregados. Estamos a falar da folha de pagamentos, das férias pendentes e acumuladas, do local de trabalho, etc.
A atualização automática destas informações em qualquer um dos seus sistemas de registo, como o ERP ou qualquer software de contabilidade, elimina o erro humano. Permitem-lhe gerar relatórios precisos sobre os dados demográficos, o número de efectivos e o historial profissional dos trabalhadores, a pedido.
A automatização das contas a pagar complementa a eficiência através da automatização dos processos financeiros, assegurando o registo e a gestão precisos dos pagamentos efectuados e aumentando a transparência global dos fluxos de trabalho financeiros da sua organização.
40% das novas contratações dizem que obter uma resposta dos RH demora demasiado tempo. Isto acontece quando as equipas de RH estão demasiado ocupadas a gerir papelada e tarefas administrativas redundantes que são executadas lentamente e deixam a sua equipa vulnerável a cometer erros significativos
A automatização destes processos libertará o seu tempo para que se possam concentrar no que realmente importa: alcançar e ser um recurso útil para os novos talentos.
A automatização permite que os seus gestores de RH dediquem mais tempo a tarefas importantes, como responder a perguntas de novos talentos, coordenar mais comunicações de saída e criar uma biblioteca de FAQ.
Atualmente, os empregadores estão a conceber pacotes de boas-vindas personalizados para reter novos talentos. E a automatização desempenha um papel importante na criação de um pacote de boas-vindas perfeito para a empresa. Eis como: a utilização de sistemas automatizados, como os formulários Web, permite-lhe recolher informações sobre os empregados, como o tamanho do vestuário, os estilos preferidos, a personalização do equipamento de escritório e muito mais.
Desta forma, estará bem preparado com antecedência para o primeiro dia do seu novo empregado. Todos os presentes e pacotes podem ser entregues sem problemas para causar uma primeira impressão duradoura.
Há uma razão pela qual 72% dos empregados dizem que ter conversas individuais com os seus gestores é uma parte importante do processo de integração. Ajuda-os a criar clareza relativamente a funções específicas, a construir relações significativas e a definir expectativas.
A automatização da integração facilita este processo, agendando automaticamente visitas ao escritório, sessões de orientação e formação, uma sessão de fotografia profissional e outras tarefas para os novos contratados.
Oferecer um pacote de benefícios generoso tornou-se essencial para atrair e reter novos talentos. De acordo com o Inquérito de Confiança no Emprego de 2015 da Glassdoor, cerca de 60% das pessoas afirmam que os benefícios e as regalias são um fator importante na decisão de aceitar ou não uma oferta de emprego.
Sabendo isto, é importante que envie e-mails automáticos aos novos contratados no primeiro dia, explicando o seu pacote de benefícios. Isto inclui instruções sobre como beneficiar de descontos empresariais, benefícios de deslocação, planos de saúde e dentários, regalias de membro - tudo o que a sua empresa oferece.
Embora estes programas possam ter sistemas de gestão diferentes, um processo automatizado pode reuni-los todos numa única plataforma para facilitar a integração dos funcionários.
A receção atempada do feedback dos empregados dar-lhe-á informações valiosas sobre o seu programa de integração existente. Automatize este processo enviando inquéritos aos novos contratados no final do primeiro dia, do 30º dia ou do 90º dia do seu programa de integração.
Isto não só o ajuda a proporcionar uma experiência perfeita, como também lhe permite identificar quaisquer erros enfrentados pelos seus empregados. Atualmente, muitas empresas estão a utilizar softwares de IA que são excelentes na previsão, identificação e resolução de problemas mesmo antes de estes ocorrerem.
A automatização não é um conceito novo, mas com o Zavvy pode automatizar a integração dos empregados. Todos nós já tivemos a nossa quota-parte de experiência com lembretes automáticos e chatbots. Mas proporcionar uma experiência de integração intuitiva exige mais do que isso. É necessário comunicar com os seus colaboradores para saber o que falta, o que pode ser improvisado ou simplificado para proporcionar uma experiência de integração saudável.
No software de integração de funcionários da Zavvy, os nossos modelos são concebidos apenas para cumprir os seus objectivos de integração. Pode criar o seu próprio modelo em minutos ou selecionar a partir da nossa gama de modelos cuidadosamente seleccionados. São fáceis de utilizar, personalizáveis e permitem-lhe fornecer resoluções mais rápidas aos seus empregados - sem sacrificar uma excelente experiência.
Eis algumas aplicações comuns das ferramentas de onboarding da Zavvy:
A pré-apresentação começa alguns dias/semanas antes de o novo candidato iniciar as suas funções.
Quando o seu empregado aceita a oferta de emprego, pode utilizar a nossa plataforma para automatizar o processo de integração do empregado para acções como:
Saiba mais sobre o nosso software de pré-embarque aqui.
Aplicações de comunicação como Slack, Teams, Notionetc. tornaram possível o trabalho à distância. Automatize e simplifique o seu processo de comunicação ligando as pessoas, independentemente do local onde se encontrem.
Ao ligar aplicações como o Microsoft Teams ou Slack , pode facilmente:
Por outro lado, há o conteúdo que pode já ter. Estamos a falar de vídeos de empresas, documentos e muito mais.
A automatização também significa integrar conteúdos de diferentes fontes num único local central.
E sim, também pode integrar os seus GIFs, imagens e emojis divertidos.
Alivie a ansiedade das primeiras semanas do recém-contratado, passando tempo de qualidade com ele durante um almoço ou uma chávena de café. Isto pode ser feito pessoalmente ou virtualmente através do Microsoft Teams/Zoom.
Ligue automaticamente os colegas para encontros casuais ou reuniões a pé para fomentar relações mais fortes no local de trabalho e fazer uma pausa do ecrã. As sessões conduzem a conversas significativas que podem melhorar o espírito de equipa, a produtividade e a saúde mental.
Utilize os nossos modelos para automatizar este processo para toda a sua equipa. Veja como:
Para mais informações sobre estes programas, consulte os nossos programas de ligação.
Os questionários são uma óptima forma de tornar a aprendizagem fácil e divertida.
Os inquéritos são uma estratégia poderosa para melhorar o seu programa de integração. Permitem-lhe compreender a forma como os seus empregados vêem e actuam durante os processos de integração. Também pode obter outras informações sobre os funcionários através de inquéritos para preparar um brinde personalizado da empresa.
Um programa de amigos é exatamente o que parece - atribuir a um funcionário existente a tarefa de cumprimentar e orientar as novas contratações na sua organização.
Os Buddies ajudam os novos contratados a familiarizarem-se com todas as informações essenciais enquanto partilham conhecimentos não estruturados sobre tópicos como - cultura do local de trabalho, políticas da empresa, regalias e benefícios, e muito mais.
Com a Zavvy, pode fazer dos programas de buddy onboarding uma parte central do seu processo de onboarding.
Quando se pensa em automação, o pensamento natural que se segue é se ela nos isola dos outros seres humanos. Contrariamente à crença popular, a automatização não nos isola das interacções humanas. De facto, cria mais oportunidades para as pessoas se ligarem e estabelecerem relações.
Bem, ao contrário da crença popular, a automatização cria, de facto, mais oportunidades para as pessoas se ligarem e estabelecerem relações. Quando automatiza o seu processo de integração, a maioria das questões e tarefas simples são tratadas automaticamente, independentemente de estarem a trabalhar num ambiente híbrido ou remoto.
A automatização liberta o tempo da sua equipa de tarefas administrativas redundantes, para que possa dedicar o seu precioso tempo a conversas reais em vez de apresentações repetitivas ou convites manuais. Permite-lhe concentrar-se no que é mais importante: as pessoas.
Quando se é gestor de RH de uma organização em crescimento, as actividades recorrentes de integração, como a documentação, o envio de lembretes e a resposta a perguntas comuns, começam a parecer um conjunto acrescido de responsabilidades. Na corrida para poupar tempo, começam a surgir inconsistências e a experiência do novo funcionário é afetada.
Quando automatizar a sua integração com Zavvy, os seus novos empregados serão mais produtivos nas primeiras semanas de trabalho. Passarão menos tempo a preencher papelada e mais tempo a conhecer os seus colegas durante o café, visitas ao escritório ou entre reuniões.
Agende uma demonstração com um dos nossos especialistas e veja a nossa ferramenta de fluxo de trabalho de integração automatizada em ação!
.png)
.png)
