A integração de novos funcionários exige que se pense na orientação de um novo contratado para a empresa e na formação baseada na função de que necessitará para atingir rapidamente a produtividade.
Com tantos requisitos que abrangem departamentos, equipas e funções, é fácil que as tarefas de integração se percam. É aí que entra em acção um fluxo de trabalho de integração.
Quando desenvolve um fluxo de trabalho de integração, cria uma visão coesa de todas as tarefas que um novo contratado tem de realizar nos primeiros seis meses a um ano de trabalho. Desde a documentação de pré-embarque até à primeira avaliação anual, terá um processo de integração estruturado e consistente para todos os seus novos membros.
Continue a ler para saber mais sobre como um fluxo de trabalho de integração pode melhorar a produtividade da sua organização e como criar um fluxo de trabalho de integração você mesmo.
A integração dos colaboradores consiste em adaptar os novos contratados à empresa e ao seu papel.
A integração efectiva dura pelo menos três meses e até um ano. Durante este período, os recém-chegados recebem orientação da empresa, formação baseada na função e muito mais, antes de passarem para o desenvolvimento contínuo.
O processo de integração refere-se a tudo aquilo por que o recém-contratado passará nos primeiros seis a doze meses na sua empresa.
A maioria das organizações divide o seu processo de integração em fases distintas, com objectivos específicos atribuídos a cada fase. À medida que o recém-contratado avança no processo de integração, ele cumprirá os marcos necessários para cada fase.
Pode personalizar as fases do processo de integração de acordo com as necessidades da sua empresa. Muitas organizações dividem o seu processo de integração pelo período de tempo após a contratação. A lista abaixo oferece uma breve visão geral das principais fases do onboarding e dos objectivos de cada secção.
Personalize o seu processo de integração de acordo com as necessidades da sua empresa e dos seus departamentos. Por exemplo, pode optar por dar ênfase à formação baseada em funções mais cedo para a integração das vendas, enquanto os representantes do serviço de apoio ao cliente podem passar mais tempo a desenvolver o seu conhecimento do produto.
Um processo e um fluxo de trabalho parecem muito semelhantes porque organizam necessidades complexas em tarefas digeríveis, mas os dois termos não são permutáveis.
Um processo de integração reúne todas as peças do seu puzzle de integração. Abrange tudo, desde a documentação em preboarding até à integração social para o novo contratado.
Um fluxo de trabalho de integração destila o seu processo de integração numa série de tarefas concretas para cada nova contratação. É mais como uma lista de verificação de itens de acção, enquanto o processo de integração oferece uma visão de nível superior deste tempo.
Por outras palavras, um fluxo de trabalho de integração é concebido para concluir acções ou tarefas específicas. O processo de integração define os objectivos gerais da integração em geral.
Um fluxo de processo é uma visualização detalhada de tudo o que está envolvido no processo em causa. Vai para além dos itens de acção e inclui as partes interessadas, listas de recursos e materiais, entre outros aspectos.
Veja este exemplo de fluxo do processo de integração com base na lista de verificação de integração de novos funcionários de Zavvy:
Desenvolver o fluxo do processo de integração pode ser, à partida, um grande projecto. Terá de pensar em tudo o que um novo contratado precisa para ter sucesso na sua empresa.
No entanto, não se deixe intimidar. Vale a pena o esforço de criar um processo de integração para a sua organização. Depois de criar a base do seu processo, pode actualizá-lo e expandi-lo à medida que a sua empresa cresce.
Construir o seu fluxo de trabalho de integração será muito fácil com um fluxo de processo de integração completo em mãos. É essencialmente uma fonte única de verdade para o seu fluxo de trabalho de integração.
Pronto para criar o seu fluxo de trabalho de integração? Siga estes passos e dicas para delinear o seu processo de integração e convertê-lo num poderoso fluxo de trabalho de integração para a sua empresa.
Em primeiro lugar: encontre ou crie uma lista de tudo o que um novo contratado deve fazer ou experimentar como parte da integração.
Pode utilizar a lista de verificação de integração de novos empregados do Zavvypara pensar no seu próprio processo.
Não se esqueça de ter em conta as tarefas de integração que terá de efectuar antes do primeiro dia de trabalho do novo funcionário, bem como as tarefas sociais, como as apresentações.
Nesta altura, a sua lista de verificação não tem de ser particularmente organizada. No entanto, quanto mais detalhes puder adicionar a cada item, mais fácil será transformar uma simples lista de verificação num processo de integração e num fluxo de trabalho completos.
Lembre-se de que a sua lista de verificação preliminar de integração é apenas um ponto de partida. Os passos seguintes ajudá-lo-ão a organizar a sua lista de verificação num fluxo de trabalho.
Divida as tarefas da lista de verificação por períodos de tempo. Se utilizou a lista de verificação descarregável ligada acima, já terá uma noção de quando cada item deve ser realizado durante a integração.
Observe cada tarefa da sua lista e considere o seguinte:
Em seguida, utilize uma ferramenta de visualização para criar uma visão coesa de todo o seu processo de integração. O fluxo do processo deve indicar visualmente o período de tempo para cada tarefa e quem é responsável pela sua conclusão.
Uma ferramenta de fluxo de processos como o Miro é extremamente útil neste caso. Com uma destas ferramentas, pode desenhar mais facilmente as relações e dependências entre as tarefas. Utilize setas para indicar a ordem das tarefas, especialmente quando estas se deslocam entre departamentos.
Mesmo que não tenha tido um processo formal de integração até este momento, é provável que tenha informações importantes para os novos contratados em alguns locais diferentes do seu espaço de trabalho.
Com o seu processo de integração construído na sua ferramenta de visualização, é altura de reunir estes materiais e correlacioná-los com a parte correcta do seu fluxo de trabalho de integração.
Eis alguns tipos de materiais de integração que devem ser procurados:
É fácil perceber porque é que os materiais de integração se perdem entre os diferentes departamentos ou supervisores. O processo de integração é multifacetado e, muitas vezes, requer várias pessoas para que o novo contratado se adapte completamente.
A compilação destes recursos dá-lhe uma visão única de todo o seu processo de integração. Assim que tiver estes materiais organizados no seu fluxo de processo, está quase pronto para criar o seu fluxo de trabalho de integração.
O seu software de integração terá inúmeras funcionalidades para melhorar o seu fluxo de trabalho, mas poderá integrar ferramentas suplementares para melhorar também a sua integração.
Por exemplo, Zavvy oferece integrações com ferramentas de mensagens como Slack e plataformas de operações de pessoas como BambooHR. A API Zapier permite-lhe estabelecer ainda mais ligações com as ferramentas que já utiliza.
Escolha integrações que melhorem verdadeiramente a experiência de integração das novas contratações. Caso contrário, estará apenas a adicionar mais uma ferramenta que todos têm de configurar sem qualquer motivo real.
Ferramentas de mensagens como Slack são particularmente poderosas. Trazem o fluxo de trabalho de integração para a plataforma onde a sua equipa passa mais tempo. Outras ferramentas podem ajudá-lo a criar automações ou a poupar tempo através da importação de dados.
Utilize o seu fluxo de processo de integração como ponto de referência para criar o fluxo de trabalho no seu software. Se desenvolveu um fluxo de processo completo, pode criar o seu fluxo de trabalho de integração de forma rápida e fácil, seguindo esse plano.
Comece com a fase preboarding à medida que constrói o fluxo de trabalho cronologicamente. Não se esqueça de incluir tarefas não só para o novo contratado, mas também para o seu supervisor directo e colegas de trabalho.
Cada etapa do fluxo de trabalho de integração deve incluir:
Pode fazer com que as etapas dependam de uma etapa anterior ou enviá-las com base no dia de trabalho do novo contratado (ou seja, dia 1, dia 30).
Assim que uma nova contratação tiver concluído o percurso de integração, pode atribuir automaticamente percursos de formação e desenvolvimento contínuos.
Quando constrói o seu fluxo de trabalho de onboarding num software dedicado, está a criar uma visão coesa de tudo no processo. Uma vez que tudo se encontra numa única plataforma, é fácil estabelecer ligações entre as partes do processo de integração que outrora se encontravam separadas.
Com as funcionalidades de automatização do fluxo de trabalho numa plataforma como Zavvy, pode criar um fluxo de trabalho de onboarding que funciona praticamente sozinho. Eis apenas algumas das coisas que pode fazer com a automatização do onboarding:
Veja esta vista de algumas opções de automatização no software de fluxo de trabalho de integração Zavvy:
A automatização do fluxo de trabalho de integração ajuda-o a escalar o processo à medida que a sua empresa cresce. Também obtém dados e informações úteis sobre o desempenho das novas contratações no processo de integração.
A integração de novos funcionários pode ser um processo complexo, mas pode tornar-se uma das partes mais fáceis da sua organização com um fluxo de trabalho de integração.
Adoptar uma abordagem sistemática ao onboarding através da criação de um fluxo de processos ajuda-o a ter uma visão geral de tudo o que diz respeito ao onboarding. Com tudo num só lugar, é mais fácil criar um fluxo de trabalho de integração abrangente que irá realmente obter resultados.
Um software de fluxo de trabalho de integração como o Zavvy acrescenta ainda mais vantagens. Pode automatizar o processo de integração para manter as coisas em movimento, mesmo à medida que aumenta a escala. As integrações de ferramentas aceleram ainda mais o seu trabalho, fornecendo a parte certa do percurso de integração no meio certo e no momento certo.
➡️ Consulte Zavvy hoje mesmo para executar poderosos fluxos de trabalho de integração em piloto automático.
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