Quais são as 4(+1) fases do Onboarding?

A maior parte das empresas pensa que o seu trabalho está feito quando contrata um empregado. Mas a verdade é que o verdadeiro trabalho só começa depois de o novo empregado assinar os papéis.

O que é isso, perguntam vocês? É conhecido como o processo de integração de funcionários e é crucial para criar um ambiente de trabalho saudável. Vamos analisar este processo em pormenor.

O que é a integração dos trabalhadores?

A integração dos empregados é o processo de aclimatação dos novos empregados à empresa. 

Isto inclui familiarizá-los com: 

• as suas responsabilidades
• ferramentas informáticas necessárias para o trabalho
• missão da empresa
• valores e cultura.

Este processo tem início no primeiro dia do trabalhador e pode durar entre um mês e um ano.

Um processo de integração eficaz deve ser adaptado em torno dos 5 Cs.

©️ Os 5 Cs do onboarding

Compliance

Esta é muitas vezes conhecida como a parte burocrática da integração e refere-se à parte em que os novos contratados são ensinados sobre políticas, regulamentos de segurança, acordos de confidencialidade e prevenção de assédio.  

Esclarecimento‍

O passo seguinte inclui a clarificação das responsabilidades do trabalhador, dos objectivos a longo prazo na empresa e das expectativas de emprego. Isto ajudará o trabalhador a saber exactamente como será o seu futuro na empresa. 

Isto pode incluir responder às perguntas dos empregados, tais como:

"Quais são os meus objectivos mensais e anuais?"

"Como é que os meus objectivos individuais se enquadram no meu trabalho? Como é que esta organização me vai ajudar a atingi-los?"

Cultura

Todas as organizações têm uma cultura e esta parte centra-se na exposição do seu novo colaborador a essa cultura. Por exemplo, uma empresa pode ter uma cultura muito informal, em que as hierarquias não são impostas e todos trabalham em conjunto. Nesta etapa, está realmente a definir o tom para a forma como as pessoas trabalham em conjunto.

Estabelecer uma cultura desde o início é muito mais fácil do que tentar mudá-la ou aplicá-la ao fim de anos.

Inspire-se com 7 exemplos práticos de cultura de empresa

Ligação

As ligações interpessoais com colegas e gestores são essenciais em qualquer organização e este C ajuda os novos contratados a estabelecê-las. Um óptimo exemplo disto é a atribuição de um serviço de integração buddy.

Verificar a resposta‍

Esta parte inclui o contacto periódico com os novos contratados, a obtenção de feedback e a sua devolução. Estes são os dados necessários que irá recolher para melhorar o processo para todas as partes.

As 4 (+1) fases da integração dos trabalhadores

As 4 fases são

• Pré-embarque
• Orientação
• Formação específica da função
• Desenvolvimento em curso

(Nota: Alguns acrescentam a "transição de papéis" como uma 5ª fase após esta)

Fase 1: Pré-integração 

Preboarding (ou pré-integração) é a primeira fase do processo de integração do trabalhador. Começa assim que o empregado aceita a oferta de emprego e assina os papéis e dura até ao seu primeiro dia de trabalho. 

Pode utilizar este tempo para tratar de toda a papelada e preparar o acesso a todas as ferramentas e conhecimentos necessários para o trabalho. Isto pode incluir a divulgação da cultura da empresa com uma mensagem calorosa de boas-vindas, a ajuda na mudança, o envio de um vídeo com detalhes sobre o que esperar no primeiro dia e até mesmo a atribuição de um onboarding buddy. Enviar-lhes um pacote de brindes é um excelente bónus!

Mas porque é que o preboarding é importante quando ainda nem sequer começaram a trabalhar para mim?

Toda a gente tem nervos de primeiro dia. Isso deve-se ao facto de haver sempre incerteza sobre o que o novo emprego nos reserva. Preboarding ajuda a lidar com isso e a aliviar a ansiedade.

Além disso, promove a lealdade, fazendo com que os seus empregados saibam que está empenhado em fazê-los sentir-se o mais bem-vindos possível, reduzindo assim a rotatividade dos empregados.

Além disso, a sua carga de trabalho como gestor de RH também diminui porque a maior parte da papelada já está feita.

Fase 2: Acolhimento dos novos contratados: Orientação 

A fase 2 começa no primeiro dia do empregado e pode durar até uma semana. A fase de orientação ou de integração na empresa é essencial para aclimatar o novo funcionário à organização e fazê-lo sentir-se confortável.

A orientação pode incluir:

• Dar as boas-vindas ao novo contratado e apresentá-lo aos principais membros da sua organização (incluindo a sua equipa)
• Mostrar-lhes onde está tudo, como o seu cubículo, a sala de descanso, a casa de banho, os armários de abastecimento, o refeitório e as instalações médicas
• Discutir tópicos importantes, como seguro médico, dias de férias e quaisquer outras políticas da empresa 
• Apresentá-los à cultura do seu escritório 
• Quaisquer outras informações não abordadas durante o processo preboarding
• Formação em segurança
  

Esta fase ajudará os seus empregados a ver como tudo funciona e a esclarecer quaisquer dúvidas que possam ter.

Quanto mais completo for o seu trabalho em preboarding , mais fácil (e breve) será a sua orientação.

Dica profissional: Não deixe o novo contratado à espera no primeiro dia! Esteja pronto para os receber assim que entrarem no escritório/chamada virtual. Não há nada pior do que sentir-se perdido e inseguro no dia 1.

Fase 3: Formação específica para a função 

Esta fase começa após a orientação e é a fase mais crítica para o desempenho contínuo de um novo contratado na empresa. Sem formação formal, o empregado pode sentir-se perdido quanto às suas responsabilidades exactas, o que resulta em sentimentos de insatisfação e numa menor taxa de produtividade. 

Formule um plano de formação para as suas novas contratações para evitar esta situação de perda. Mais uma vez, um serviço de onboarding experiente buddy pode ser útil neste caso, uma vez que pode fornecer formação individual e ajudar o novo contratado até este estar confiante na sua capacidade de trabalhar de forma independente.

Esta fase deve incluir:

• Definir claramente o seu papel e as suas expectativas
• Revisão dos objectivos de desempenho
• Apresentação do produto/serviço
• Atribuir-lhes tarefas para facilitar a sua integração no novo papel
• Formação relacionada com a função (aqui está uma lista de verificação útil) 
• Acompanhamento no local de trabalho
• Familiarizar os seus empregados com o Sistema de Gestão da Aprendizagem
  

Estabeleça objectivos para 30, 60 e 90 dias e faça uma avaliação do desempenho dos trabalhadores após cada ponto de controlo. 

Fase 3.5: Facilitar a transição para a nova função 

Uma vez terminado o período de formação, é altura de o recém-contratado fazer a transição para um trabalhador efectivo de pleno direito. A partir desta fase, o seu colaborador estará pronto para lidar com projectos mais críticos e responder directamente ao seu supervisor imediato.

Uma vez que o período de experiência já terminou, é mais provável que as responsabilidades profissionais do recém-contratado aumentem a partir desta altura. Por isso, peça aos seus gestores para comunicarem quaisquer alterações e reintroduza-os nos seus objectivos. Ajude-os a visualizar o que é o sucesso. 

Parabéns! Integrou com sucesso um novo funcionário na sua organização! E agora?

Fase 4: Desenvolvimento em curso 

O objectivo é que o seu empregado permaneça consigo a longo prazo e suba na hierarquia da empresa à medida que adquire mais experiência. O desenvolvimento contínuo garante que isso aconteça, traçando um plano abrangente de crescimento na carreira e de desenvolvimento pessoal para o seu colaborador.

Por exemplo, alguém que tenha entrado como editor assistente pode eventualmente querer tornar-se editor-chefe. O desenvolvimento contínuo ajudá-lo-á a atingir esse objectivo, ao mesmo tempo que garante que está preparado para desempenhar a função de chefe de redacção. 

Esta fase deve incluir:

• Definição de objectivos pessoais e profissionais
• Avaliar as suas competências
• Formação de competências de acordo com os objectivos futuros do trabalhador
  

Isto ajuda tanto o empregado como a organização a atingir os seus objectivos. O desenvolvimento contínuo também é uma excelente ferramenta no que diz respeito ao planeamento da sucessão.

Óptimo! Mas há um pequeno problema. O nosso local de trabalho é totalmente remoto, por isso como é que o onboarding se enquadra nisso? 

Como é que isto se traduz na integração virtual?

Eis algumas dicas para tornar o seu processo de integração virtual divertido e bem sucedido!

1. Uma vez que todo o processo de integração será efectuado em linha, utilize ferramentas e software para facilitar a vida , especialmente a parte do preboarding e da orientação. Por exemplo, pode utilizar o Calendly para agendar reuniões, o DocuSign ou o PandaDoc para assinar documentos e comunicar através de Slack.
2. Envie-lhes um computador portátil fornecido pela empresa com todo o software pré-carregado. Pode também incluir vídeos tutoriais sobre como utilizá-los para facilitar o trabalho.
3. Defina expectativas claras e informe-os sobre as suas responsabilidades profissionais. Se possível, crie exemplos de vídeo envolventes para que o recém-contratado compreenda perfeitamente os conceitos. Também pode criar listas de controlo para facilitar o acompanhamento de tudo o que têm de fazer.
4. Conheça o recém-contratado e marque reuniões com os membros da sua equipa e gestores. Mantenha o ambiente divertido para que se sintam bem-vindos! Peça a todos que se apresentem e incentive o novo contratado a conhecer os seus colegas de trabalho.
5. Atribua-lhes um responsável pela integração buddy e marque várias reuniões entre os dois. 
6. Verifique se eles estão a adaptar-se bem ao longo do processo. Pergunte-lhes se precisam de alguma coisa e ajuste o processo em conformidade, e está tudo pronto!
   

Utilize esta lista de verificação de integração de funcionários remotos para garantir que tem tudo em ordem.

Além disso, também reunimos 15 modelos de integração adicionais, que abrangem elementos como a apresentação de integração, a integração em buddy e muitos outros.

Para tornar a integração virtual ainda mais fácil, pode automatizar todo o processo utilizando programas de software de integração.

❓ FAQs 

Porque é que o onboarding é importante? 

Ajuda os novos contratados a instalarem-se no seu novo local de trabalho e dá-lhes todas as ferramentas e formação necessárias para serem bem sucedidos na sua função. Também ajuda os seus novos recrutas a saberem que está empenhado no seu crescimento na empresa, aumentando assim a sua satisfação no trabalho.

Qual é o objetivo do onboarding? 

O objectivo do Onboarding é ajudar os novos contratados a adaptarem-se ao novo ambiente de trabalho e informá-los sobre as suas responsabilidades profissionais. 

Existe alguma diferença entre onboarding e orientação? 

Sim, existe! O onboarding é um processo com várias fases. Começa com preboarding logo após o novo recruta assinar os papéis, e pode durar entre 3 meses e um ano. A orientação é uma parte do processo de onboarding. Começa no primeiro dia do empregado e dura até uma semana.

Quanto tempo deve demorar um bom onboarding? 

O tempo ideal para um ótimo processo de integração é de 6 meses. Mas tudo depende da sua empresa e das responsabilidades do novo contratado. Utilize estes factores e adapte o seu calendário de integração às suas necessidades.

Como pode acelerar a integração? 

Pode acelerar o Onboarding utilizando um software de onboarding automatizado e concebendo um excelente processo preboarding . Mas certifique-se de que não está a perder coisas importantes só porque quer acelerar todo o processo.