Automatize o feedback dos funcionários: Poupe tempo e dinheiro nas avaliações de desempenho

A sua empresa tem uma máquina de gestão do desempenho bem oleada? Ou está presa num ciclo de baralhar papéis, procrastinação e oportunidades de desenvolvimento de carreira perdidas? 

Se for o último caso, não está sozinho, pois apenas 8% das empresas descrevem a sua abordagem de gestão do desempenho como altamente eficaz para gerar valor comercial. 

Então, porque é que as empresas estão a falhar nesta área? Porque recolher e documentar o feedback dos trabalhadores para as avaliações anuais do desempenho implica muito trabalho pesado, envolvendo montanhas de papelada e folhas de cálculo. 

Sabemos que é necessário tempo para si, para os colegas líderes de RH e para a gestão de topo para se dedicarem ao processo de revisão. Além disso, ao fazê-lo, está a afastar-se do seu trabalho normal. 

Mas não precisa de ser assim! 

Existe uma solução tecnológica para todos os aspectos dos RH, incluindo a gestão do desempenho. Este guia explora a forma de automatizar o feedback dos colaboradores, para que os seus ciclos de avaliação decorram a tempo, sem stress e sem que ninguém perca o sono. 

⚙️ O que é a automatização do feedback dos trabalhadores?

Automatizar o feedback dos colaboradores significa apoiar-se na tecnologia para simplificar cada fase do seu processo de avaliação do desempenho. 

Em vez de uma papelada interminável, uma solução de feedback automatizada coloca tudo em linha. 

Armazenará todos os dados de feedback numa base de dados centralizada e alertará facilmente os gestores, subordinados directos e líderes de RH quando for necessário tomar medidas. Pode até escolher para onde enviar as notificações, por exemplo, por correio electrónico, Slack ou MS Teams. 

"Automatizar o feedback é uma óptima forma de garantir que os funcionários são ouvidos e se sentem seguros para expressar as suas opiniões. A chave é certificar-se de que tem um sistema implementado que pode receber feedback, armazenar e acompanhar o feedback e gerir o feedback." Krittin Kalra, fundador da ferramenta de conteúdos de IA, Writecream.

💡 7 Benefícios da automatização do feedback dos trabalhadores

Ficou intrigado e quer saber mais? Vejamos as sete principais vantagens de automatizar este elemento essencial dos RH.

1. Melhoria da eficiência do processo 

No topo da lista estão os inúmeros bónus de produtividade decorrentes da incorporação da tecnologia no seu processo de feedback. 

A transferência dos seus formulários de feedback em linha acelera o tempo dos gestores e dos empregados para preencherem as caixas de comentários e de avaliação. Como resultado, espere gastar muito menos horas em tarefas administrativas, o que lhe dará mais tempo para executar tarefas estratégicas da empresa. 

E quando não se está a investir tanto tempo num processo manual? É isso mesmo - há também uma enorme poupança de custos. 

É difícil calcular quanto é que se vai poupar. No entanto, um estudo revela que os processos ineficientes custam às empresas até 20 a 30% das suas receitas anuais. 

2. Segurança reforçada 

Estudos recentes revelam que um em cada 20 documentos em papel é perdido ou extraviado, e as empresas podem perder até 25 horas a recriar esse trabalho. Não deixe que isso aconteça com os seus dados de feedback confidenciais!

O software de feedback dos empregados pode ser encriptado e protegido por palavra-passe, garantindo 100% de confidencialidade. Pode procurar software autenticado com o certificado de assinatura de código Comodo, que garante que a solução de software é legítima e segura para descarregar.

Passar da papelada para soluções de software seguras significa que não há qualquer hipótese de os documentos serem deixados num comboio ou de dados sensíveis caírem em mãos erradas.

3. Produtividade acrescida para as equipas de RH

Quando a sua equipa de RH não está atolada em ciclos de desempenho, isso permite-lhe investir noutros assuntos departamentais. 

O que é que vai fazer com as horas extra? Talvez rever as suas estruturas de remuneração, analisar o envolvimento dos colaboradores, explorar iniciativas de formação e desenvolvimento ou reestruturar os benefícios? 

Conclusão: a automatização do seu processo de feedback oferece à sua organização várias formas de ganhar dinheiro. 

4. Acesso a tendências de desempenho em tempo real 

A recolha de feedback dos seus colaboradores dá-lhe acesso às principais tendências de desempenho em toda a sua organização. 

Com um processo manual, poderá não conseguir identificar facilmente estas tendências. Quando se utilizam avaliações manuais do desempenho dos trabalhadores para recolher feedback, alguém terá de usar um pente fino para extrair os factos críticos dos seus dados. 

Mas quando se recolhem e agregam dados automaticamente, é mais fácil analisar esses dados. 

Irá descobrir uma mina de ouro de informações sobre os pontos fortes e fracos da sua equipa. 

Como alternativa superior, a automatização fornece informações rápidas e em tempo real sobre temas de desenvolvimento profissional, taxas de conclusão de avaliações e muito mais. Não só pode utilizar estes dados para aperfeiçoar o seu processo de avaliação do desempenho, como também os utilizará para:

- determinar a atribuição de compensações, 

- criar planos de sucessão, e 

- influenciar a sua oferta de formação. 

Essencialmente, permite-lhe aumentar os principais processos de tomada de decisão. 

"Em vez de recolher e acompanhar manualmente o feedback, pode utilizar um sistema que o faça por si. Desta forma, pode facilmente ver padrões e tendências no comportamento e desempenho dos funcionários, evitando potenciais problemas antes que estes ocorram. Além disso, será mais fácil de encontrar se alguma vez precisar de obter os dados relativos a um determinado funcionário ou período de tempo." Chris LewandowskiChris Lewandowski, Presidente da Princess Dental Staffing, uma empresa de recrutamento ao serviço da indústria dentária.

5. Maior qualidade do feedback

A coerência é fundamental nas avaliações de desempenho, pois evita que a parcialidade se instale.

Quando as empresas utilizam um sistema automatizado completo com directrizes de boas práticas, os gestores podem seguir um processo definido para entregar as avaliações individuais dos colaboradores com precisão. Saberão exactamente como lidar com as avaliações positivas e também com o feedback construtivo. E quando é dado como parte de uma estrutura de avaliação de 360 graus, a automatização assegura uma melhor qualidade do feedback.

6. Melhoria do alinhamento organizacional 

Suponhamos que a sua empresa tem objectivos organizacionais claros e precisa de acompanhar os objectivos para garantir que todas as rodas dentadas estão alinhadas com esses objectivos. 

Nesse caso, uma cultura de feedback positivo e um sistema de avaliação simplificado asseguram que os desempenhos individuais e da equipa são perfeitos para a empresa. 

"Com um sistema normalizado, é mais fácil para o seu pessoal posicionar o seu trabalho - desde as actividades diárias menores até aos objectivos empresariais globais - testemunhando a ligação entre as suas actividades diárias e o seu impacto no desempenho da empresa." Mark SeemannMark Seemann, fundador da Staff Circle, uma plataforma de sucesso da indústria de recrutamento.

7. Aumento do empenhamento dos trabalhadores 

As estatísticas de feedback dos empregados confirmam que os membros da equipa têm mais probabilidades de ter um melhor desempenho quando sentem que a empresa ouve a sua voz. Sentir-se ouvido aumenta a satisfação profissional dos seus empregados! 

Assim, pedir feedback aos trabalhadores no âmbito de uma avaliação de desempenho não é apenas um gesto simpático; pode afectar os seus resultados!

Melhor ainda, os dados fornecidos por Bonusly revelam que 94,7% dos empregados altamente empenhados acreditam que o seu empregador leva o seu feedback a sério. 

Quando as empresas avaliam a temperatura dos seus empregados e medem o seu desempenho, assistimos a um aumento da satisfação e do empenho dos empregados. 

Dica: Mantenha os níveis de envolvimento elevados, demonstrando empenho na obtenção de feedback.

Embora estes indicadores pareçam separados do desempenho dos trabalhadores, têm de facto um efeito de arrastamento. 

68% dos empregados que recebem feedback exacto e consistente sentem-se realizados no trabalho. 

Automatizar o processo para garantir que as avaliações de desempenho são efectuadas:

1. bem estruturado, 
2. incorporado na cultura da sua empresa,
3. ocorrem regularmente,
4. estabelecer uma ligação clara com o crescimento e o desenvolvimento da sua força de trabalho.

Feedback manual ou automatizado dos trabalhadores

O que acontece quando colocamos frente a frente sistemas de feedback manuais e automatizados? 

Podemos considerar alguns critérios-chave para a comparação: consumo de tempo, custos, actualidade, qualidade dos conhecimentos, oportunidade de melhoria.

Veja as comparações abaixo - apostamos que escolherá a coluna da direita quando realizar o seu próximo ciclo de feedback.

⚒️ Como automatizar os seus processos de feedback em 5 passos

Automatizar o feedback dos seus colaboradores é um processo simples. Configure-o uma vez e depois corrija o curso conforme necessário. 

1. Crie e publique a sua política de feedback

Uma política de feedback é um elemento essencial do seu sistema de feedback. Crie um conjunto claro de directrizes sobre como dar e receber feedback, para que a sua força de trabalho esteja na mesma página sobre o processo. 

A sua política de feedback pode incluir informações sobre classificações, directrizes de pontuação e a forma como utilizará o feedback para criar estratégias de desenvolvimento individual. 

2. Definir a frequência de retorno 

Decida com que regularidade pedirá aos empregados que dêem feedback e com que frequência esperam recebê-lo. 

A certeza de um horário automatizado dá a garantia de que a empresa investe nos seus empregados e é fiel à sua palavra. 

3. Definir lembretes automáticos

Os lembretes automáticos mantê-lo-ão no caminho certo se estiver muito ocupado e correr o risco de se esquecer de uma tarefa relacionada com a gestão do desempenho. 

O seu software irá avisá-lo se falhar um prazo crucial ou se precisar de agendar personalizações. Também alertará a pessoa seguinte na cadeia de feedback para manter o processo em movimento. 

A principal vantagem? As equipas de RH não precisam de perseguir e acompanhar o feedback - este acontece sem problemas em segundo plano, sem que se dê por isso. 

4. Automatizar as aprovações dos gestores

As aprovações dos gestores são parte integrante do sistema de gestão do desempenho, quer se trate da assinatura de auto-avaliações ou da atribuição de recursos de formação relevantes. 

Estas aprovações são muito fáceis com a automatização. 

5. Modelos de inquéritos de feedback

Pode utilizar modelos de feedback dos trabalhadores ou escolher entre várias competências e perguntas pré-carregadas, normalmente armazenadas numa base de dados de software.

Os modelos oferecem um atalho para a criação de um questionário automático personalizado para feedback dos empregados.

➡️ Consulte o nosso artigo específico para obter dicas adicionais sobre como criar o seu inquérito de feedback a 360 graus.

➡️ Automatize os seus processos de feedback dos trabalhadores com a Zavvy

Pronto para melhorar a sua gestão do desempenho? O software de feedback de 360 graus da Zavvy vai permitir-lhe recuperar tempo e dinheiro valiosos, ao mesmo tempo que aumenta o envolvimento dos empregados. 

Crie o seu processo automatizado utilizando modelos de feedback dos colaboradores ou construindo os seus formulários personalizados utilizando uma variedade de competências e perguntas de inquérito pré-carregadas. 

As suas equipas beneficiarão de uma colaboração reforçada, do reconhecimento pelos pares e de vantagens como o feedback em tempo real e as oportunidades de formação. 

Obtenha uma demonstração do nosso software de feedback de 360 graus hoje mesmo!

❓ FAQ

Ainda tem algumas dúvidas? Consulte as nossas respostas às perguntas mais comuns sobre a automatização do feedback dos colaboradores. 

Recomendaria um processo manual ou automatizado para gerir o feedback dos trabalhadores? 

As pequenas empresas em fase de arranque com menos de 20 trabalhadores podem considerar que um sistema manual de feedback dos trabalhadores funciona se o número de trabalhadores for reduzido. Mas à medida que o seu negócio cresce, a maioria das empresas beneficiará de uma solução de feedback automatizada. 

Lembre-se: nunca é tarde demais para fazer a mudança, mas quanto mais cedo o fizer, mais rapidamente colherá os benefícios.

O que é o software de feedback dos trabalhadores? 

O software de feedback dos empregados é uma tecnologia que automatiza todo o seu processo de feedback. As características incluem:

• Adicionar inquéritos e formulários a uma base de dados.
• Adicionar privilégios de segurança.
• Partilhe-os, se necessário, com os membros da sua equipa.

Também pode configurar personalizações, para que o seu sistema de feedback corresponda às necessidades da sua empresa. Além disso, pode activar as notificações por correio electrónico para alertar os colegas sobre quaisquer itens de acção. Por exemplo, se tiverem de preencher uma caixa de revisão antes de um prazo. 

Como é que fornece feedback contínuo? 

A HBR refere que as empresas têm vindo a utilizar alguma forma de avaliação do desempenho desde, pelo menos, a década de 1940. 

Mas, tradicionalmente, este é um evento anual em que um gestor dá feedback aos seus subordinados directos sobre o seu desempenho no ano anterior. 

Este sistema está repleto de falhas, incluindo o enviesamento do feedback e o facto de os trabalhadores terem de esperar um ano para serem informados sobre o seu progresso. 

Em vez disso, o feedback contínuo ocorre como parte de um processo de avaliação 360º. Os colaboradores recebem orientação em tempo real através de controlos regulares, trocas de feedback em grupo, avaliações pelos pares e muito mais. 

Como é que se cria um sistema de feedback dos trabalhadores?

Utilizamos sistemas de feedback dos colaboradores para recolher e partilhar o feedback dos colaboradores em toda a organização. Em primeiro lugar, deve escolher a sua ferramenta de feedback, como o software de feedback 360 da Zavvy, para criar um sistema de feedback automatizado. De seguida, terá de fazer o seguinte:

1. Escolha a frequência com que pede feedback. 

2. Escolher o tipo correcto de feedback (por exemplo, descendente, ascendente, feedback dos pares e auto-avaliações). 

➡️ Precisa de ajuda para decidir que tipo de feedback se adequa melhor às suas equipas? Consulte os nossos recursos específicos. 

3. Escolha a forma de partilhar os pedidos de feedback (por exemplo, enviar pedidos de inquérito através de Slack, correio electrónico ou similar). 

4. Crie o seu inquérito de feedback aos empregados. Pode começar com um modelo de inquérito personalizável. 

5. Com a base, automatize o seu sistema de feedback dos empregados utilizando Zavvy para que funcione sem problemas. 

Como é que recolhe as reacções dos trabalhadores?

A menos que esteja a adoptar uma abordagem arcaica da gestão do desempenho, vai querer recolher feedback vital dos empregados. 

Estas informações valiosas podem ser obtidas através de auto-avaliações (em que os trabalhadores classificam o seu desempenho individual), feedback dos pares (em que os colegas se avaliam uns aos outros) e feedback ascendente (em que os trabalhadores dão feedback sobre as equipas de liderança). 

Utilize formulários automatizados para captar o feedback, analisá-lo e agir em conformidade!