Crie um processo de feedback contínuo e vencedor para os funcionários em 10 passos simples

Está a tentar decidir sobre um novo estilo de avaliação do desempenho? Há muito que as empresas utilizam as avaliações anuais para atribuir prémios. Esta abordagem de gestão do desempenho mede o impacto do trabalho efectuado no passado, na esperança de aprender lições e de as desenvolver no futuro. 

Mas, passados 80 anos, os trabalhadores estão ansiosos por receber feedback contínuo em vez de esperar por uma actualização anual. 

A Cargill, uma produtora e distribuidora de alimentos sediada em Minneapolis, precisava de um melhor sistema de gestão do desempenho para motivar a sua força de trabalho global de 160.000 pessoas. A Cargill adopta agora conversas diárias no local de trabalho entre gestores e empregados, abandonando as avaliações anuais em favor de um sistema de "Gestão do Desempenho Diário". 

Segundo o HR Daily Advisor, 70% dos funcionários da Cargill sentem-se mais valorizados, uma vez que recebem orientações úteis dos seus superiores. A empresa também alcançou uma melhoria de 40% no desempenho geral. Siga os passos da Cargill lendo o nosso guia - mostrar-lhe-emos exactamente como implementar o feedback contínuo dos empregados e começar a colher os frutos deste valioso sistema. 

O que é o feedback contínuo?

Os circuitos de feedback contínuo são canais de comunicação bidireccionais entre um trabalhador e um gestor. O feedback contínuo pode incidir sobre competências, conhecimentos, atitudes, comportamentos, etc., relacionados com o trabalho. A chave para um sistema de feedback contínuo bem sucedido é que ele ocorra regularmente, no momento, e seja accionável. 

"O feedback contínuo pode melhorar a comunicação entre os gestores e os trabalhadores.

É mais provável que os trabalhadores se sintam à vontade para comunicar regularmente com os seus gestores, e é mais provável que os gestores estejam a par de quaisquer preocupações que os trabalhadores possam ter. Isto pode levar a uma comunicação aberta e eficaz entre as duas partes, o que pode ser benéfico tanto para o gestor como para o empregado." Omer Usanmaz, Director Executivo e co-fundador da Qooperuma plataforma de mentoria e coaching.

8 Benefícios do feedback contínuo

O feedback contínuo traz benefícios claros tanto para os trabalhadores como para os empregadores.

1. Estabelece relações mais fortes

As avaliações de desempenho tradicionais não se têm centrado muito na interacção entre os gestores e os colaboradores individuais. Em vez disso, têm-se concentrado mais nos números e no facto de um funcionário ter atingido os seus objectivos. A alternativa? 

Um modelo de feedback contínuo permite um diálogo aberto. Cria oportunidades para que os gestores construam relações mais fortes com os seus subordinados directos e os conheçam como pessoas e não apenas como engrenagens de uma máquina.

2. Incentiva o desenvolvimento dos trabalhadores

Fazer uma avaliação uma vez por ano não é motivador e não proporciona aos empregados um controlo frequente que estimule o desempenho contínuo. Quando os gestores se comprometem a dar um feedback contínuo, isso mostra aos empregados que o seu desenvolvimento é uma prioridade. Esta interacção regular também permite o acompanhamento e a orientação no local de trabalho, em vez de se esperar até que seja demasiado tarde para corrigir o rumo. 

"Se um empregado está a ter dificuldades com uma determinada competência, o gestor pode dar feedback e ajudar a desenvolver um plano para melhorar. Além disso, se um empregado se destaca numa determinada área, o gestor pode ajudar o empregado a identificar formas de desenvolver esse ponto forte.

Ao associar o feedback a planos de desenvolvimento de carreira, os empregados saberão que o seu desempenho está a ser monitorizado de perto e que o seu desenvolvimento de carreira é uma prioridade para a empresa." - Michelle Hague, Directora de RH da Rede de Painéis Solares dos EUA. 

3. Estimula a colaboração

As empresas que estão abertas a uma cultura de avaliação de 360 graus recolhem e distribuem feedback dos seus pares e colegas mais novos, bem como das chefias. A ênfase na partilha de ideias num espaço seguro cria um ambiente em que a colaboração é a norma. 

A Harvard Business Review refere que a Google tem uma abordagem interessante à selecção de colegas. Cada empregado envia uma lista de colegas ao seu director, que depois determina se cada nomeado forneceria um feedback substancial e imparcial.

É um sistema que funciona: depois de mudar para este sistema de avaliação pelos pares, a Google beneficia actualmente de uma melhoria de 26% nos trabalhadores que consideram o sistema de feedback útil.

4. Fornece uma descrição exacta do desempenho dos trabalhadores

Quando os gestores esperam para dar feedback apenas uma vez por ano, é mais provável que se concentrem em extremos que limitam a sua capacidade de fornecer uma descrição exacta do seu desempenho médio. Exemplos de feedback problemático incluem: 

• Viés de recência - quando o acontecimento mais recente tem mais peso do que tudo o que aconteceu antes
• Efeito de halo - quando uma característica forte se sobrepõe a todas as outras
• Efeito de primazia - quando a primeira coisa em que reparamos numa pessoa tem uma influência desproporcionada na nossa opinião sobre ela.

Dica: Ultrapasse estas tendências naturais de feedback com verificações frequentes que têm mais probabilidades de serem exactas e objectivas. 

5. Gestão simplificada de objectivos e reconhecimento dos trabalhadores 

É mais fácil acompanhar os objectivos individuais quando os gestores os verificam frequentemente para fazer sugestões, oferecer recursos de formação ou ajudar os empregados a realinhar os seus objectivos com a estratégia da empresa. Este processo também permite aos gestores darem o devido crédito assim que um colaborador atinge um objectivo. 

É precisamente isto que os trabalhadores da Geração Y procuram. O LinkedIn refere que uns impressionantes 80% preferem feedback e elogios instantâneos em vez de receberem feedback num ambiente de avaliação.

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6. Fornece informações em tempo real

A tradicional avaliação anual do desempenho pode, por vezes, parecer um post-mortem em que os gestores se esforçam por reunir todas as realizações de um empregado nos últimos 12 meses. 

O feedback contínuo é uma alternativa eficaz. Fornece aos gestores informações em tempo real sobre o desempenho dos empregados. Por exemplo, se um vendedor não atingiu os seus objectivos esta semana, como pode trabalhar em conjunto com o seu gestor para alcançar melhores resultados na próxima semana? 

7. Diminui o desgaste

O MIT Sloan Management Review explica que o não reconhecimento do desempenho é um dos factores mais importantes de desgaste durante a Grande Demissão. Especificamente, "é mais provável que os empregados deixem as empresas que não distinguem entre os que têm um bom desempenho e os que ficam para trás".

Os trabalhadores procuram reconhecimento em termos de elogios informais e incentivos financeiros. Além disso, os colaboradores com elevado desempenho ressentem-se da falta de reconhecimento pelo seu trabalho árduo. 

8. Aumenta a produtividade 

A relação entre as avaliações de desempenho e a produtividade é interessante. Em 1927, o psicólogo Elton Mayo realizou uma experiência socioeconómica com trabalhadoras da fábrica Hawthorne Works da Western Electric Company, no Illinois. Mayo ajustou as condições de trabalho, os períodos de descanso, a iluminação, a supervisão e as horas de trabalho para procurar tendências relacionadas com o desempenho e a produtividade. 

Os Estudos Hawthorne concluíram que observar os trabalhadores aumentava a produtividade mais do que ajustar os seus salários ou outras condições. Por outras palavras, é mais provável que os trabalhadores tenham um melhor desempenho quando sabem que os supervisores estão a monitorizar os seus esforços.

Porque é que o feedback contínuo é uma abordagem melhor do que as avaliações anuais do desempenho?

O feedback contínuo dos colaboradores é a abordagem moderna à gestão do desempenho. Uma cultura de feedback contínuo de 360 graus permite um feedback imparcial e totalmente personalizado para impulsionar o desempenho, o envolvimento e o crescimento. As avaliações anuais estão em desuso, uma vez que a parcialidade, o esquecimento e a falta de contexto podem afectar o valor de uma avaliação anual.

Falámos com Jo Taylor, Directora de Talentos da TalkTalk, Directora de Aprendizagem no Channel 4 e agora Directora-Geral da Let's Talk Talent, para saber a sua opinião sobre a razão pela qual um processo de feedback contínuo supera as tradicionais avaliações anuais. Ela disse-nos:

"O feedback contínuo é importante na forma como motivamos e valorizamos a contribuição dos nossos colaboradores. De que outra forma podemos aprender se não estivermos a dar feedback regularmente? Esta abordagem mais informal e regular ao feedback dos trabalhadores permite conversas de desenvolvimento nos dois sentidos. Cria confiança, cuidado e lugares psicologicamente seguros para trabalhar, onde as pessoas prosperam.

Os gestores que ouvem verdadeiramente a sua equipa e acompanham as acções de uma forma mais regular, eliminam a ansiedade que as pessoas têm em relação à iminente desgraça de uma avaliação anual do desempenho. Há uma oportunidade de inverter as conversas sobre o desempenho quando as pessoas falam sobre os requisitos mínimos para realmente libertarem a sua paixão e o seu potencial."

💡 10 passos para criar uma cultura de feedback de desempenho contínuo 

Está tudo pronto para criar a sua própria cultura de feedback do desempenho, utilizando os seguintes elementos. 

1. Comunicar os benefícios do feedback contínuo 

Comece por conseguir a adesão da sua equipa, começando pelo topo da árvore. A gestão de topo precisa de ver o valor de um sistema de feedback contínuo para aderir à ideia. A Forbes fornece duas estatísticas que certamente conquistarão as partes interessadas: 

• 43% dos trabalhadores que se identificam como altamente empenhados recebem feedback pelo menos uma vez por semana. 
• 89% dos líderes de RH acreditam que o feedback contínuo dos pares produz resultados positivos.

O entusiasmo e a adesão a partir do topo da organização repercutir-se-ão no resto da organização. Organize apresentações e sessões de informação para mostrar as vantagens de um sistema de feedback contínuo, de modo a que o seu pessoal se sinta entusiasmado com a promoção do seu crescimento. 

2. Seleccionar a tecnologia certa 

Aumentar a frequência do seu feedback não precisa de ser demorado ou trabalhoso, desde que utilize as ferramentas certas. A automatização trata dos elementos repetitivos do seu processo de feedback e permite-lhe concentrar-se em tarefas mais criativas.

Quando o feedback funciona bem, os seus empregados não só aceitam o feedback, como também o procuram activamente. 

A sua integração no software de gestão do desempenho escolhido facilita à sua equipa o pedido de feedback aos seus pares e gestores. 

➡️ A ferramenta de feedback 360 da Zavvy fornece uma visão holística das actividades dos seus empregados e da forma como estas afectam a equipa, o desempenho e a cultura.

3. Formar os gestores para darem feedback construtivo

Os seus gestores serão a força motriz de uma cultura de feedback bem sucedida, pelo que devem estar equipados com as competências necessárias para dar feedback de forma eficaz. 

A última coisa que quer é desmotivar a sua força de trabalho aumentando o feedback negativo sem qualquer sentido de objectivo. 

A investigação da Gallup sobre estilos de feedback diz-nos que 80% dos empregados procuram novas funções externas se se sentirem negativos na sequência de um feedback da chefia. E apenas 10,4% dos empregados relataram um sentimento de envolvimento após receberem feedback negativo. 

4. Incentivar o feedback entre pares 

O feedback dos pares deve ser uma parte regular do seu processo de avaliação de 360 graus. Mas o Relatório de Cultura Global da O.C Tanner sublinhou que apenas 32% dos trabalhadores recebem regularmente feedback dos seus pares. 

Dê prioridade a esta importante fonte de crescimento, oferecendo discussões em mesas redondas, onde os funcionários podem dar e receber feedback num ambiente de grupo. Estes debates funcionam bem para a formação baseada em competências, por exemplo, se estiver a tentar melhorar as competências de serviço ao cliente em toda a empresa. 

5. Programar sessões semanais de feedback

Os trabalhadores e as chefias devem ter um calendário claro para as reuniões de controlo regulares. A chave é garantir que este tempo é reservado em ambos os calendários para que não haja hipóteses de o feedback ficar pelo caminho. 

Pode tratar-se de uma reunião semanal individual ou de uma simples visita à secretária de um funcionário para uma conversa rápida.

Sugestão: Não é necessário que a sessão seja longa.

Segundo a Inc.com, 67% dos trabalhadores da Geração Z pretendem receber feedback do seu gestor em pequenas doses de 5 minutos ou menos. 

6. Recolher feedback das equipas remotas 

É fácil para os trabalhadores remotos sentirem-se ostracizados, por isso é essencial que também sejam incluídos no seu processo de feedback. Poderá ser necessário ajustar as perguntas e objectivos do feedback para que sejam relevantes para a sua equipa distribuída, por exemplo, centrando-se nos estilos de comunicação da equipa. 

7. Associar o feedback aos planos de desenvolvimento 

Não dê feedback só por dar - utilize-o para potenciar o crescimento e o desenvolvimento. Segundo a Zippia, 69% dos empregados trabalhariam mais se sentissem que os seus gestores reconhecem os seus esforços através de feedback. 

Sugestão: aproveite este esforço para estabelecer uma ligação clara entre os quadros de carreira dos funcionários , os planos de crescimento e o feedback, para que cada funcionário saiba como atingir os seus objectivos de desenvolvimento.

8. Criar um comité de melhoria contínua 

Utilize um quadro físico ou um espaço online partilhado para acompanhar os progressos da sua empresa em relação aos objectivos de feedback. Isto mostrará aos empregados o impacto que estão a ter no resultado final e encorajá-los-á a manter o bom trabalho. 

Não se esqueça de celebrar também os êxitos alcançados ao longo do percurso. O Dia da Valorização do Trabalhador celebra-se na primeira sexta-feira de Março, mas devemos reconhecer os sucessos ao longo do ano. 

A O.C Tanner relata um aumento de 289% no sucesso e uma melhoria de 166% na liderança quando as empresas incorporam o reconhecimento do esforço diário nos seus programas de recompensas. 

9. Tomar decisões informadas com base nas reacções dos trabalhadores 

Deixe de se centrar no crescimento individual e utilize as informações sobre o feedback dos trabalhadores para fundamentar as suas decisões estratégicas empresariais mais vastas. 

Exemplo 1: se houver vários casos de problemas de comunicação entre departamentos, talvez seja altura de introduzir alguma formação interdepartamental.

Exemplo 2: se detectar uma tendência de baixa moral numa determinada altura do ano, experimente programar eventos sociais para toda a empresa para levantar o moral.

10. Repetir o processo de feedback 

Lembre-se: o feedback dos empregados é uma viagem, não um acontecimento único. Por isso, repita o processo sempre que necessário. Isto garantirá que a sua equipa se desenvolva e cresça continuamente de acordo com os objectivos da sua empresa. Incorpore o seguinte (conforme necessário): 

• avaliações pelos pares para dar aos colegas a oportunidade de se avaliarem uns aos outros. 
• auto-avaliações, para que os empregados tenham a oportunidade de reflectir sobre o seu desempenho. 
• feedback ascendente dos subordinados directos aos seus supervisores. 
• feedback descendente dos gestores para os seus subordinados directos. 

➡️ Zavvy permite uma cultura de feedback contínuo do desempenho

Criar uma cultura de desempenho contínuo não deve ser assustador.

ZavvyO software de capacitação dos trabalhadores da empresa leva-o através dos passos necessários para criar um sistema de feedback contínuo que pode funcionar sem problemas em segundo plano.

Se pretende fazer disparar os resultados da sua empresa, dando ao mesmo tempo prioridade à experiência dos empregados, solicite hoje uma demonstração gratuita da ferramenta de feedback 360 da Zavvy.