Jak skutecznie wdrożyć elastyczną organizację pracy w firmie?

Elastyczna organizacja pracy nie jest już dodatkiem. Są koniecznością. 

Od początku pandemii COVID-19 modele pracy zdalnej i hybrydowej stały się nową normą w wielu firmach. Wraz z rosnącym naciskiem na zadowolenie pracowników, elastyczna organizacja pracy jest obecnie priorytetem dla firmy - niezależnie od tego, czy jest to startup, czy międzynarodowa korporacja.

Ale w jaki sposób możemy zapewnić, że elastyczność nie wpłynie negatywnie na produktywność lub spójność zespołu? W końcu udane przejście na elastyczną organizację pracy wymaga zmian strukturalnych i zmiany sposobu myślenia .

Ten artykuł:

• Zapoznaj się z procesem krok po kroku, aby skutecznie wdrożyć elastyczną organizację pracy w swojej firmie.
• Pomoc w zrozumieniu dynamiki i korzyści płynących z elastycznej pracy.
• Wyjaśnij, dlaczego możesz zbudować elastyczną i wydajną siłę roboczą, przyjmując odpowiednie strategie. 

Jak skutecznie wdrożyć elastyczną organizację pracy w firmie w 7 krokach?

Teraz, gdy znasz już zalety elastycznej organizacji pracy, zobaczmy, jak włączyć ją do swojej firmy. 

Określenie najlepszej elastycznej organizacji pracy dla swojej firmy

Istnieje kilka modeli elastycznej organizacji pracy, takich jak

• Praca zdalna: Umożliwienie pracownikom pracy z dowolnego miejsca.
• Podział zadań: Posiadanie więcej niż jednej osoby wykonującej te same obowiązki. Sprawia to, że presja związana z pracą jest łatwiejsza do opanowania i usprawnia rozwiązywanie problemów. 
• Praca w niepełnym wymiarze godzin: Pomaga przyciągnąć i zatrzymać wykwalifikowanych pracowników, którzy mogą nie być zainteresowani pracą w pełnym wymiarze godzin. 
• Elastyczny czas pracy: Umożliwienie pracownikom wyboru godzin pracy. Takie podejście pomaga pracownikom w wypełnianiu zobowiązań i utrzymaniu produktywności. Dzięki elastycznemu czasowi pracy możesz łączyć opcje, które odpowiadają Twoim potrzebom i pracownikom. 
• Skrócony harmonogram: Pomaga pracownikom zrównoważyć duże obciążenie pracą i mieć dodatkowy dzień na ochłonięcie (np. 4-dniowy tydzień pracy). 

Twoim zadaniem jest wybranie modelu, który odpowiada Twoim pracownikom i celom biznesowym, aby zapewnić najlepsze wyniki. 

Zapytaj swoich pracowników i dowiedz się, czego oczekują od elastycznej organizacji pracy. Przeprowadź ankiety i opracuj spersonalizowane rozwiązania dla różnych zespołów, aby dokonać najlepszego wyboru. 

Należy jednak pamiętać, że jeden model pracy może nie pasować do wszystkich pracowników, zwłaszcza jeśli masz zróżnicowaną pulę talentów. 

Przykładowo, praca zdalna może być nieodpowiednia dla pracowników na stanowiskach strategicznych, podczas gdy idealnie sprawdza się w przypadku ról kreatywnych. 

Postaraj się jednak znaleźć właściwą równowagę bez uszczerbku dla celów biznesowych.

Ustanowienie jasnych zasad i wytycznych

Elastyczna organizacja pracy zapewnia pracownikom autonomię. Jednak bez jasnych wytycznych może to być często nadużywane lub niedostatecznie wykorzystywane. 

Jasne zasady mogą zmniejszyć zamieszanie, utrzymać produktywność i poprawić wyniki biznesowe w dłuższej perspektywie.

Decydując się na polisy, należy wziąć pod uwagę kilka kwestii:

• dostępność pracowników do częstej komunikacji;
• czas wymagany do udzielenia odpowiedzi;
• obecność na spotkaniu;
• równowaga międzywydziałowa;
• alternatywne rozwiązania w zakresie opieki nad dziećmi. 

Wskazówka: Opracuj i udostępnij odpowiednią dokumentację, aby uniknąć późniejszych nieporozumień. 

Inwestuj w technologię

Pomimo swoich zalet, elastyczna organizacja pracy wiąże się z kilkoma wyzwaniami dla organizacji. Jednym z nich jest zarządzanie pracownikami pracującymi w różnych lokalizacjach i według różnych harmonogramów.

Firmy muszą więc inwestować w odpowiednią technologię, aby usprawnić przepływ pracy i wyposażyć pracowników w to, czego potrzebują. 

Zapewnienie laptopów, zestawów słuchawkowych i innych gadżetów dla pracowników pracujących zdalnie. 

Ponadto należy posiadać bezpieczny wewnętrzny system udostępniania danych i komunikacji. 

Nie należy też zapominać o zróżnicowanej ofercie szkoleniowej i rozwojowej.

Zachęcanie do komunikacji i współpracy

W przypadku pracowników pracujących w różnych lokalizacjach i według różnych harmonogramów, utrzymanie przejrzystej komunikacji ma ogromne znaczenie. 

Oprócz zapewnienia dedykowanego kanału komunikacji, upewnij się, że pracownicy czują się komfortowo kontaktując się z kolegami wirtualnie. Rozpocznij inicjatywy międzydziałowe, aby budować synergię. 

Utrzymuj wirtualny kalendarz, aby pracownicy wiedzieli, kiedy się ze sobą kontaktować. Regularnie utrzymuj kanały komunikacji audio i wideo, aby uniknąć tarć we współpracy pracowników. Zapewnij odpowiednie narzędzia do pracy zdalnej i upewnij się, że wszyscy wiedzą, jak z nich korzystać. 

Szkolenie menedżerów i pracowników

Szkolenie menedżerów i pracowników ma kluczowe znaczenie dla pomyślnego wdrożenia elastycznej organizacji pracy. 

Twórz lub selekcjonuj materiały szkoleniowe, które zapewnią menedżerom i pracownikom niezbędne umiejętności, wiedzę i narzędzia do dostosowania się do tej nowej metody pracy.

W przypadku menedżerów szkolenia powinny koncentrować się na zarządzaniu zespołem zdalnym lub hybrydowym. 

Obejmują one takie tematy szkoleniowe jak 

• rozwijanie kompetencji w kierowaniu wirtualnymi zespołami; 
• komunikacja zdalna;
• zdalne przekazywanie skutecznych informacji zwrotnych; 
• budowanie zaufania; 
• utrzymanie zaangażowania pracowników na odległość.

Jeśli chodzi o szkolenia pracowników, zapewnij im umiejętności potrzebne do zachowania produktywności i wydajności podczas elastycznej pracy.

Obejmują one takie tematy jak: 

• zarządzanie czasem; 
• Motywacja własna; 
• umiejętności cyfrowe; 
• opanowanie narzędzi i technologii pracy zdalnej; 
• jak zachować zdrową równowagę między życiem zawodowym a prywatnym podczas pracy zdalnej;
• zarządzanie potencjalną izolacją.

Wskazówka #1: Zaoferuj stałe wsparcie i zasoby oprócz formalnego szkolenia. Staraj się pomóc menedżerom i pracownikom w przejściu na elastyczne formy pracy. 

Wskazówka nr 2: Pamiętaj, że otwarte linie komunikacji mają kluczowe znaczenie w tym czasie zmian, a szkolenia powinny być procesem ciągłym, dostosowującym się do pojawiających się potrzeb i wyzwań.

A digital adoption platform (DAP) is an excellent solution for hybrid and remote teams to provide contextual training and continuous support to employees and managers across your digital workplace.

With a DAP such as Walkme or Whatfix, an organization can enable employees to get the most out of their digital tools by creating in-app guidance to drive software adoption, pop-ups for process changes or company announcements, and self-help wikis that provide real-time, on-demand support for IT-related questions.

Zadbaj o spójne środowisko pracy dla wszystkich pracowników.

Zapewnienie spójnego doświadczenia pracowników dla całej siły roboczej, niezależnie od ich organizacji pracy, ma kluczowe znaczenie dla pomyślnego wdrożenia elastycznej organizacji pracy. 

Twoim zadaniem jest wspieranie integracyjnej kultury pracy, w której każdy pracownik czuje się tak samo doceniany i zaangażowany, niezależnie od tego, czy pracuje w biurze, w domu, czy w innej zdalnej lokalizacji.

Wykorzystanie technologii i narzędzi cyfrowych może pomóc w niwelowaniu podziałów geograficznych, umożliwiając płynną interakcję i współpracę. 

Niektóre rozwiązania zapewniające, że wszyscy pracownicy są zgodni z celami zespołu i celami organizacyjnymi to:

• regularne wizyty kontrolne; 
• wirtualne spotkania zespołu;  
• platformy współpracy. 

Zapoznaj się z 17 skutecznymi szablonami spotkań jeden na jeden na nadchodzące rozmowy. 

Co więcej, utrzymanie spójności w zarządzaniu wydajnością i rozwojem pracowników w różnych systemach pracy ma kluczowe znaczenie.

Musisz zapewnić pracownikom zdalnym taki sam dostęp do możliwości rozwoju, programów szkoleniowych i zasobów rozwoju kariery, jak ich odpowiednikom w biurze.

Zavvy to najlepsza platforma wspierająca ludzi dla cyfrowych startupów i scaleupów. 

Nasze innowacyjne narzędzia pozwalają rozwijać, angażować i zatrzymywać talenty tak, jak robią to odnoszący największe sukcesy giganci technologiczni. 

Zavvy oferuje szereg konfigurowalnych rozwiązań, w tym preboarding i onboarding, wydajność i informacje zwrotne, rozwój i umiejętności, szkolenia i wiedzę oraz zaangażowanie - a wszystko to w cenie dostępnej dla rozwijających się firm.

Ocena i dostosowanie polityki elastycznego czasu pracy

Każda strategia wymaga regularnej oceny, aby utrzymać przyzwoite wyniki, a nowo wdrożona polityka elastycznej pracy nie jest wyjątkiem. 

Zawsze ustalaj okres próbny podczas wdrażania elastycznych modeli pracy. Oceniaj zaangażowanie pracowników, wskaźnik realizacji zadań, satysfakcję, jakość pracy itp. 

✍️ Skorzystaj z ankiety dotyczącej opinii pracowników, aby zebrać dane ilościowe i jakościowe.

Czy nowo wdrożona organizacja pracy spowodowała jakikolwiek spadek? Dojdź do sedna przyczyn i działaj zgodnie z nimi. 

🏆 5 Korzyści z wdrożenia elastycznej organizacji pracy

Zwiększona satysfakcja i morale pracowników

Elastyczna organizacja pracy zapewnia pracownikom autonomię. Pokazuje to, że pracodawca ufa ich możliwościom i poczuciu odpowiedzialności. 

Umożliwienie pracownikom zarządzania swoją pracą zwiększa ich pewność siebie. Czują się bardziej zmotywowani do dawania z siebie wszystkiego. Zwiększa to morale i ostatecznie satysfakcję z pracy. 

Potwierdzają to nawet badania. Według badania McKinsey & Company z 2022 r. elastyczna organizacja pracy była jednym z 3 najważniejszych czynników motywujących pracowników poszukujących nowej pracy. Innymi głównymi motywatorami są lepsze wynagrodzenie i możliwości.

Lepsza równowaga między życiem zawodowym a prywatnym

Według ComPsych, 61% pracowników doświadcza wysokiego poziomu stresu i skrajnego zmęczenia; 14% powołuje się na słabą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Tak więc pracownicy pragną teraz zdrowej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym i traktują ją priorytetowo. 

Elastyczny model pracy daje pracownikom wystarczająco dużo czasu na inwestowanie w swoje osobiste zobowiązania. Pomaga to wspierać ich w radzeniu sobie z kwestiami związanymi z równowagą między życiem zawodowym a prywatnym.

Zwiększona produktywność i wydajność

Według Międzynarodowej Organizacji Pracy elastyczne godziny pracy i harmonogramy mogą pozytywnie wpływać na wydajność pracowników i równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. 

Elastyczna organizacja pracy pozwala pracownikom na wykonywanie zadań w najbardziej produktywnych godzinach zamiast od 9 do 5. Spędzają oni więcej czasu na swoich zadaniach, a mniej na sprawdzaniu zegara co minutę. Jakość pracy wzrasta, ułatwiając im skuteczniejsze dotrzymywanie terminów. Ponadto zmniejsza to wypalenie zawodowe i zwiększa zaangażowanie pracowników.

Elastyczne modele pracy skracają również długi i kosztowny czas dojazdów do pracy dzięki opcji pracy z domu. Pracownicy mogą pracować w swojej przestrzeni, bez rozpraszania uwagi przez wspólne przestrzenie biurowe. 

Firmy wdrażające elastyczne godziny pracy oferują również późniejszą godzinę zameldowania, co pomaga pracownikom uniknąć godzin szczytu. Dzięki temu nie muszą oni martwić się o spóźnienia i mogą w pełni poświęcić się wykonywanym zadaniom.

Dostęp do szerszej puli talentów

Zróżnicowany zespół wnosi unikalne pomysły i pozwala wykorzystać umiejętności każdego pracownika do skalowania działalności. Jednak zatrudnianie najlepszych talentów w modelu pracy od 9 do 5 ma swoje wyzwania. Lokalizacja kandydata staje się ogromną przeszkodą i uniemożliwia firmom zatrudnianie globalnych talentów. 

Dzięki możliwości pracy zdalnej, firmy mogą poszukiwać talentów, nie martwiąc się o ich miejsce zamieszkania. Ponadto, pracodawcy oferujący elastyczne warunki pracy potwierdzają swoje zaangażowanie na rzecz dobrego samopoczucia pracowników.

Pozytywna marka pracodawcy może przyciągnąć najlepszych specjalistów w branży. Daje to dostęp do szerszej, zróżnicowanej puli talentów.

Wystarczy przeprowadzić analizę luk w umiejętnościach i odpowiednio zidentyfikować talenty. 

Ponadto 88% pracowników twierdzi, że podczas poszukiwania nowej pracy priorytetem są dla nich godziny pracy i elastyczność lokalizacji. 

Oszczędność kosztów dla firmy

Jedną z głównych zalet elastycznej organizacji pracy jest opłacalność, szczególnie w przypadku dużych organizacji. Utrzymanie pracownika przy biurku wiąże się ze znacznymi inwestycjami. 

Oferując elastyczną organizację pracy, firmy mogą zmniejszyć wydatki biurowe, takie jak artykuły papiernicze, rachunki za media itp. Model pracy zdalnej lub hybrydowej zmniejsza zapotrzebowanie na indywidualne przestrzenie biurowe, pomagając zaoszczędzić pieniądze na nieruchomościach. 

Darshan Somashekar, założyciel Hearts.land, wyjaśnia: "Oszczędzamy teraz tysiące dolarów miesięcznie, ponieważ nie mamy stałej przestrzeni biurowej. Kiedy musimy się spotkać, wynajmujemy biuro na jeden dzień, co stanowi ułamek kosztów długoterminowego wynajmu. Dzięki oszczędnościom reinwestujemy je dalej w naszą działalność związaną z grami".

➡️ Przyjmij przyszłość: Rozwijaj swoich pracowników, niezależnie od ich lokalizacji

Wyjście z męczącego cyklu od 9 do 5 może zdziałać cuda dla Twojej firmy. Stwórz jasne zasady i wybierz odpowiednie narzędzia.

Przeprowadzaj regularne ankiety, aby upewnić się, że pracownicy zgadzają się z Twoją strategią. 

Wreszcie, choć elastyczna organizacja pracy niesie ze sobą wiele korzyści, podejście oparte na szablonach nie zawsze jest idealne.

Należy więc dążyć do spersonalizowania rozwiązania dla swojej organizacji i pracowników.

Skontaktuj się z nami , aby dowiedzieć się, w jaki sposób Zavvy może pomóc Ci w rozwoju Twoich pracowników, niezależnie od ich lokalizacji i organizacji pracy.

Bio autora: Mehdi Hussen jest konsultantem ds. marketingu SaaS i organicznego wzrostu. Pomaga firmom SaaS napędzać organiczny wzrost i pozyskiwanie klientów poprzez SEO i oparte na danych strategie marketingu treści. Mehdi spędza wolny czas zastanawiając się nad strategiami rozwoju startupów, osobistą produktywnością i pracą zdalną. Skontaktuj się z nim przez LinkedIn.