Automatyzacja HR: Przykłady z życia wzięte, jak automatyzacja może usprawnić pracę zespołów HR

Przyszłość pracy wymaga nowego rodzaju HR, który wie, jak za nią nadążyć. Aby zatrzymać i rozwijać talenty, działy zasobów ludzkich muszą uwzględnić dwa kluczowe , przełomowe trendy: 

• Muszą stać się cyfrowymi tubylcami, a nie tylko stosować rozwiązania cyfrowe.
• Muszą przejść od systemów opartych na organizacji do systemów skoncentrowanych na pracownikach.

Trendy te wymagają pełnej automatyzacji. Wykorzystując chmurę, naukę o danych, sztuczną inteligencję i robotykę, automatyzacja HR umożliwia pracownikom znalezienie się w centrum aktywności i wglądu. 

Jest to szczególnie ważne dla coraz bardziej skomplikowanej siły roboczej, która rozwija się dzięki usprawnionym, przejrzystym i wydajnym narzędziom, które wspierają ich umiejętności i cele zawodowe. 

⚙️ Czym jest automatyzacja HR?

Automatyzacja HR wykorzystuje szereg narzędzi cyfrowych, takich jak oprogramowanie, pulpity nawigacyjne, chatboty i platformy oparte na chmurze, aby osiągnąć równowagę między samoobsługą a efektywną współpracą. 

Co jeśli procesy onboardingu i offboardingu mogą być wykonywane zdalnie za pośrednictwem aplikacji? Co, jeśli plany szkoleniowe mogą być mini-podróżami, które są angażujące i hiper-dostosowane w oparciu o profile? 

Cztery główne obszary odnoszą największe korzyści z automatyzacji HR:

• Rekrutacja / zatrudnianie. Obejmuje to oprogramowanie, które gromadzi, organizuje, skanuje i analizuje dane kandydatów. W szczególności, systemy śledzenia kandydatów (ATS) oszczędzają zespołom rekrutacyjnym setki godzin spędzonych na przeglądaniu dużej ilości aplikacji i życiorysów zawodowych.
  

• Lista płac/świadczenia. Jest to prawdopodobnie najbardziej powtarzalny i podatny na błędy proces, który można łatwo zautomatyzować. Obliczenia i wpłaty wynagrodzeń i świadczeń można usprawnić ze względu na ich przewidywalność.
  

• Portale dla pracowników. Narzędzia te są często punktem kompleksowej obsługi dla pracowników, którzy mogą sprawdzić swoją ocenę wydajności, cele roczne, świadczenia zdrowotne, inwestycje lub plany emerytalne, premie i wynagrodzenie.
  

• Przepływ pracy i szkolenia. Te skoncentrowane na wynikach systemy mogą pomóc pracownikom i ich menedżerom w sprawdzaniu postępów w szkoleniach. Pulpity nawigacyjne projektów pomagają również w konsolidacji zadań i ustanowieniu jasnego odniesienia do przypisanych ról i obowiązków.

Korzyści płynące z automatyzacji HR

Firma konsultingowa McKinsey uważa "obsługę klienta" za klucz do zatrzymania talentów. Jest to kultywowanie profesjonalnych i opartych na wartościach relacji, które sprawiają, że pracownicy chcą pozostać, a nie niekończące się wypełnianie dokumentów i rozmawianie z wieloma osobami w celu wykonania jednego zadania. 

Automatyzacja HR nie polega jednak na programowaniu relacji międzyludzkich. Chodzi o wyeliminowanie powtarzalnych, ręcznych zadań, aby pracownicy mogli skupić się na budowaniu znaczących relacji partnerskich.  

Zasadniczo istnieje 5 głównych korzyści:

• Zapewnienie pracownikom natychmiastowego i kompleksowego wsparcia klienta.
• Ogólny wzrost wydajności i produktywności, w tym eliminacja ręcznych i nakładających się zadań.
• Redukcja błędów, zwłaszcza w przypadku istotnych, ale powtarzalnych zadań, takich jak lista płac.
• Umożliwienie specjalistom HR przejścia do pracy o wyższej wartości.
• Gromadzenie dużych zbiorów danych lub zapisów cyfrowych, które można łatwo wizualizować i organizować w celu podejmowania decyzji.

8 przykładów automatyzacji HR

✉️ Preboarding

Preboarding to kluczowy etap, na którym firmy proaktywnie angażują nowych pracowników, aby czuli się pewni, mile widziani i włączeni. Jest to szczególnie ważne, ponieważ 65% pracodawców zgłosiło, że doświadczyło sytuacji, w której nowi pracownicy nie pojawili się pierwszego dnia. 

Tydzień przed pierwszym dniem pracy to często czas tremy dla nowych pracowników, którzy mogą jeszcze zastanawiać się nad swoją decyzją. Nawet wysłanie pakietu powitalnego może wiele zdziałać. 

Jak działa automatyczny preboarding

Firmy, dla których praca zdalna jest priorytetem, często inwestują znaczne środki w system wstępnego wdrażania online, który dobrze integruje się z resztą procesu wdrażania. Integracja z kulturą firmy jest mniej prosta, gdy nigdy nie spotkasz swoich kolegów z zespołu. Jest to wyzwanie, które austriacki scaleup Storyblok zdołał rozwiązać za pomocą oprogramowania preboardingowego Zavvy. 

Storyblok zwiększyła zatrudnienie o prawie 270 procent w ciągu 12 miesięcy, koncentrując się na kluczowym celu: wyeliminowaniu niepokoju pierwszego dnia poprzez wcześniejsze przygotowanie nowych pracowników. 

Lista kontrolna obejmuje:

• Poznaj założycieli i innych członków zespołu
• Zdobądź sprzęt
• Dane logowania i adres e-mail
• Przygotowanie do pierwszego dnia: Kontakty i lokalizacja
• Przedstaw się na stronie Slack na kilka dni przed datą rozpoczęcia.

Wynik: Zespół zaoszczędził prawie 2500 euro powtarzalnej pracy miesięcznie i skrócił o 2 godziny wstępny boarding.

➡️ Przeczytaj pełne studium przypadku tutaj

Onboarding

Udany preboarding płynnie przechodzi w onboarding. Tradycyjnie onboarding to proces wprowadzania nowych pracowników w misję firmy, jej kulturę, zasady i codzienne zadania. 

Jednak ta metoda orientacji jest często bezosobowa, żmudna i może prowadzić do przeciążenia informacjami. Dzisiejsi pracownicy potrzebują uproszczonego, opartego na doświadczeniu onboardingu, który utrzymuje ich podekscytowanych i zorganizowanych.

Jak działa zautomatyzowany onboarding

Onboarding oparty na doświadczeniu tworzy usprawniony, ale elastyczny program dla nowych pracowników. Wiedzą oni dokładnie, czego mogą oczekiwać od procesu i mogą łatwo śledzić swoją podróż na każdym etapie. Monachijski startup Alasco wykorzystał oprogramowanie Zavvy do wdrażania pracowników, aby stworzyć angażujące, spersonalizowane doświadczenie, które umożliwiło pracownikom osiągnięcie produktywności w ciągu dwóch tygodni zamiast czterech.

Oto, jak rozwiązano wszystkie ich obawy, automatyzując wdrażanie pracowników:

• Dało im to scentralizowane narzędzie do systematycznego, zorganizowanego i spójnego doświadczenia dla wszystkich pracowników.
• Proces wdrażania można dostosować w zależności od potrzeb każdego zespołu lub działu.
• Zavvy był w stanie zebrać i połączyć wszystkie istniejące narzędzia firmy w jednym miejscu.

Rezultat: 67-procentowy wzrost zatrudnienia w ciągu 12 miesięcy i średnia ocena pracowników na poziomie 4,7/5.

💵 Zarządzanie płacami i świadczeniami

Dobry system płacowy jest dokładny, niezawodny i przejrzysty. Jednak podatny na błędy system płacowy może prowadzić do nadpłaty lub niedopłaty podatku, opóźnień w płatnościach i sporów sądowych. 

Niedopłaty (celowe lub niezamierzone) to poważny problem, a Departament Pracy Stanów Zjednoczonych poinformował, że średnie wynagrodzenie należne pracownikom (zaległe wynagrodzenie) w 2021 r. wyniosło ponad 1200 USD. Pracownicy potrzebują systemu, który pomoże im dokładnie śledzić ich wynagrodzenia.

Jak działa zautomatyzowana lista płac

Zautomatyzowane systemy płacowe mogą zaoszczędzić firmom nawet 24 500 USD rocznie. Firmy mogą zachęcać pracowników do śledzenia ich obecności i dokładnego składania zwolnień dzięki przyjaznemu dla użytkownika scentralizowanemu systemowi. Ułatwi to również pracownikom korzystanie ze świadczeń, takich jak amerykański plan 401(k), który jest sponsorowanym przez firmę kontem emerytalnym. Pracownicy mają możliwość dopasowania składek swoich firm poprzez potrącenie z wynagrodzenia.

Aby zachęcić swoich pracowników do korzystania z przysługujących im świadczeń, butikowa firma hotelarska Martin Resorts nawiązała współpracę z firmą Paylocity z siedzibą w Illinois. Zmodernizowali oni panel płacowy, aby płynnie zintegrować go z rządowym systemem 401(k), eliminując konieczność logowania się do różnych platform.

Wyniki:

• Wskaźniki rejestracji dla 401(k) potroiły się
• Hiszpańskojęzyczni pracownicy z łatwością zrozumieli platformę i w końcu wzięli udział w programie 401(k). 
• 10 godzin zaoszczędzonych dzięki wyeliminowaniu papierkowej roboty

👬 Umożliwienie nawiązywania kontaktów międzyludzkich

Praca zdalna niesie ze sobą wiele korzyści, ale niewiele z nich skupia się na izolacji i samotności, które się z nią wiążą. W badaniu przeprowadzonym na pracownikach zdalnych przez firmę zarządzającą mediami społecznościowymi Buffer, respondenci wskazali samotność, współpracę i komunikację jako największe trudności, z jakimi się borykają.

Utrzymywanie więzi i zaangażowania pracowników może być wyzwaniem dla firm działających zdalnie, a nic nie przebije okazjonalnego lunchu zespołowego w celu nawiązania relacji. Nie oznacza to jednak, że praca całkowicie online musi być bezkontaktowa i bezosobowa.

Jak automatyzacja umożliwia nawiązywanie kontaktów międzyludzkich

Już w 2014 roku Kickstarter stworzył program komputerowej ruletki lunchowej, który losowo łączył pracowników w pary na wspólny lunch. Dodatkowe wymagania obejmowały pary lunchowe nie należące do tej samej podspecjalności i nie więcej niż jednego dyrektora. Kickstarter udostępnił publicznie kod open-source, a ruletki kawowe/lunchowe zostały wkrótce przejęte przez inne firmy.

Zavvy ułatwiło wszystkim umawianie się na kawę/lunch. W ramach funkcji Connection Programs stworzyliśmy szablony w ramach Slack i Microsoft Teams do planowania swobodnych spotkań i znaczących rozmów między współpracownikami. Przykładami szablonów są rytuały kawowe, spacery i rozmowy oraz rytuały spotkań.

Inne sposoby, w jakie automatyzacja może ułatwić nawiązywanie znaczących kontaktów to:

• Zorganizowane systemy buddy (szczególnie w przypadku wdrażania)
• Zespołowe aktywności online, takie jak gry i uroczystości
• Zaplanowane indywidualne spotkania mentorskie

Około 67 procent organizacji, które wspierały połączenia i współpracę, odnotowało wzrost produktywności wśród swoich pracowników.

Offboarding

Offboarding nadzoruje systematyczne i uporządkowane odchodzenie pracowników, jednocześnie zmniejszając ryzyko dla firmy. Przynajmniej takie jest założenie. W rzeczywistości jednak wiele firm ma procesy offboardingu, które są zdezorganizowane i zagmatwane, nie wspominając już o trudnościach w ich śledzeniu. 

Dzieje się tak, gdy nie ma zautomatyzowanego systemu, który ściśle egzekwuje zasady offboardingu. Ręczny proces offboardingu jest niezwykle ryzykowny. Według firmy CyberArk zajmującej się cyberbezpieczeństwem, 88% pracowników IT kradnie poufne dane i hasła, gdy zostają zwolnieni.

Jak działa zautomatyzowany offboarding? 

Posiadając system offboardingu, który automatycznie uruchamia się, gdy tylko pracownik zrezygnuje, firmy mogą mieć pewność, że nic nie zostanie przeoczone. Niektóre kluczowe kroki obejmują:

• Zatwierdzenia zakończenia, które następują po prawidłowym łańcuchu.
• Ocena wyników i dokumentacja pracownicza (w tym notatki i inne działania dyscyplinarne) są odpowiednio rejestrowane i przechowywane.
• Dostęp do pomieszczeń i narzędzi jest dezaktywowany zgodnie z harmonogramem.
• Przeprowadzane i analizowane są ankiety i wywiady końcowe.
• Inne działy (takie jak IT i finanse) są natychmiast powiadamiane.

Podobnie jak Zavvy ułatwia uporządkowane i angażujące doświadczenie onboardingu za pośrednictwem naszego oprogramowania, umożliwiamy również zespołom HR stworzenie systemu offboardingu, który jest bezbolesny i można go łatwo śledzić. W końcu doskonałe doświadczenie offboardingowe może prowadzić do powrotu wysoko wykwalifikowanych pracowników w przyszłości.

Studium przypadku przeprowadzone przez firmę programistyczną ServiceNow wykazało, że w pełni zautomatyzowany offboarding pozwala zaoszczędzić nawet 200 000 USD (i 4 400 godzin rocznie). 

Szkolenia i rozwój pracowników 

Rozwój pracowników obejmuje uczenie się i szkolenia, ocenę wyników i informacje zwrotne oraz mentoring. Tradycyjnie szkolenie pracowników odbywało się poprzez sesje na żywo lub w klasie. Pandemia zmusiła jednak firmy do ponownego przemyślenia spersonalizowanych, indywidualnych szkoleń.

Szkolenia mają kluczowe znaczenie dla zadowolenia pracowników. Według ankiety przeprowadzonej przez firmę Sitel Group, zajmującą się outsourcingiem procesów biznesowych, 37% respondentów stwierdziło, że jeśli ich obecny pracodawca nie oferuje im możliwości zdobycia nowych umiejętności, to prawdopodobnie odejdą. Ponadto prawie 80 procent respondentów stwierdziło, że formalny program szkoleniowy jest dla nich ważny, gdy decydują się dołączyć do firmy.

Jak działa zautomatyzowane szkolenie pracowników: 

Przykładem może być firma fitness Freeletics , która nawiązała współpracę z Zavvy w celu zautomatyzowania swojego programu szkoleniowego. Ich głównym wyzwaniem jest to, że ich pracownicy rzadko mają wystarczająco dużo czasu, aby usiąść i uczyć się. 

Ponadto transfer wiedzy nie był skuteczny, ponieważ nie było wystarczającej okazji do przećwiczenia tego, czego się nauczyli. Zavvy rozwiązał te problemy, oferując trzy programy:

• Microlearning, krótkie sesje oparte na praktycznych ramach.
• People Manager Roundtable, który zachęca do dzielenia się wyzwaniami i najlepszymi praktykami w zakresie przywództwa.
• Leadership Onboarding, rodzaj obozu szkoleniowego dla nowych liderów w celu przyswojenia kluczowych procesów i zasad.

W rezultacie nowi menedżerowie mieli więcej czasu na omówienie swoich unikalnych wyzwań z mentorami i rówieśnikami. Co ważniejsze, wewnętrzny i elastyczny program przywództwa uchronił Freeletics przed kosztownymi tradycyjnymi warsztatami.

➡️ Pełne studium przypadku: "Tworzenie programu szkoleniowego w zakresie przywództwa na stronie Freeletics "

Jak działa zautomatyzowany rozwój pracowników

Zautomatyzowany program rozwojowy obsługuje wszystkie komponenty potrzebne do prowadzenia spójnego programu rozwoju kariery.

Obejmuje to takie rzeczy jak

• Ramy rozwoju kariery, w tym ścieżki kariery
• Informacje zwrotne 360
• Plany rozwoju pracowników

Aby upewnić się, że wszystkie te rzeczy działają bez konieczności ręcznego przypominania menedżerom lub zarządzania rozproszonymi arkuszami kalkulacyjnymi, oprogramowanie deweloperskie obsługuje powtarzalne zadania i umożliwia interesariuszom lepsze wykorzystanie procesu.

Jeśli jesteś ciekawy, jak to działa, sprawdź nasze narzędzie do rozwoju pracowników tutaj.

Zwroty kosztów / zarządzanie wydatkami

Zwroty kosztów mogą stać się problematyczne, jeśli nie zostaną prawidłowo wypełnione. Branże związane z obsługą klienta często wiążą się z dużymi wydatkami na podróże i rozrywkę. Ponadto, ponieważ praca zdalna staje się normą, pracownicy mają teraz dodatkowe dodatki na Internet i meble do domowego biura w ramach swoich świadczeń.  

Jednak wiele firm nie ma jasnych wytycznych ani zasad dotyczących tego, co można uznać za wydatki podlegające zwrotowi. W rezultacie procedura rozliczania wydatków jest często myląca i żmudna. Ponadto, według ankiety przeprowadzonej przez firmę Oracle Netsuite, 46 procent respondentów nadal używa ręcznych arkuszy kalkulacyjnych do zarządzania raportami wydatków.

Jak działa automatyczny zwrot kosztów: 

System HR ze zintegrowanymi funkcjami zwrotu kosztów może sprawić, że archiwizacja będzie łatwa i intuicyjna. Wydatki mogą być jasno kategoryzowane i kolejkowane do odpowiedniej linii zatwierdzania lub działu. Menedżerowie mogą łatwo śledzić wydatki swoich zespołów i analizować, jakie rodzaje transakcji występują najczęściej.

Dla firm, które są zawsze w terenie, zautomatyzowane raportowanie wydatków jest ratunkiem. Firma inżynieryjna Holland LP miała około 800 miesięcznych raportów wydatków w terenie, które automatyzowała. Firma potrzebowała również systemu, który można by dostosować do typów wydatków, które są unikalne dla firmy.

Wyniki były następujące:

• Oszczędność 6 godzin pracy miesięcznie
• Minimalna ilość wprowadzanych danych i błędów
• Czas realizacji zwrotu kosztów został skrócony z 5 do 3 dni.

Wypełnianie i dokumentacja podatkowa

Rozliczanie podatków pracowniczych i firmowych jest powtarzalne i pracochłonne - od gromadzenia danych, przez wypełnianie formularzy, po faktyczne płatności. Niektóre inicjatywy rządowe, takie jak Making Tax Digital, mają na celu uproszczenie procesu dla podatników, ale nadal wymaga to dużo pracy ręcznej.

Ponadto, nawet najmniejszy błąd w obliczeniach może prowadzić do katastrofalnych konsekwencji.

Na przykład w Stanach Zjednoczonych przepisy podatkowe mogą różnić się w zależności od stanu, a opóźnienia w płatnościach mogą wiązać się z maksymalną karą w wysokości 15%. Aby uniknąć błędów i uprościć proces, pracownicy mogą korzystać z narzędzi takich jak kwartalny kalkulator podatkowy Keeper.

Zgodność z przepisami podatkowymi dotyczącymi zatrudnienia obejmuje dokładne obliczanie wynagrodzeń (w tym za nadgodziny), zapewnienie prawidłowej kwoty potrącanych podatków (na przykład podatków na ubezpieczenie społeczne) oraz terminowe wpłaty do odpowiednich agencji podatkowych.

Jak działa automatyczne wypełnianie zeznań podatkowych? 

Większość firm automatyzuje wypełnianie zeznań podatkowych za pomocą zrobotyzowanej automatyzacji procesów (RPA), która jest oprogramowaniem zakodowanym do wykonywania zadań opartych na regułach. Zadania oparte na regułach są definiowane przez podstawowe, powtarzalne kroki, takie jak kopiowanie i wklejanie, wypełnianie formularzy i wykonywanie określonych obliczeń. 

RPA jest idealnym narzędziem do automatyzacji składania zeznań podatkowych, ponieważ jest bardzo dokładne i może ustandaryzować proces. Według Deloitte, automatyzacja podatków może obniżyć koszty nawet o 90%. 

Dogłębne badanie dotyczące automatyzacji podatków przeprowadzone przez firmę doradczą PwC wykazało, że RPA może usprawnić następujące etapy składania zeznań podatkowych:

• Pobieranie nieprzetworzonych danych z rejestrów HR
• Czyszczenie i uzgadnianie kont
• Organizowanie danych według podmiotu prawnego
• Analiza zmian na koncie (korekty podatkowe)

Rezultatem jest redukcja pracy ręcznej nawet o 25 procent, poprawa dokładności i efektywna organizacja informacji finansowych.

Czy automatyzacja oznacza rezygnację z doświadczenia?

Należy to podkreślić:

Automatyzacja nie polega na eliminowaniu interakcji międzyludzkich; chodzi o zapewnienie pracownikom narzędzi do lepszej współpracy i doskonalenia się w swoich rolach. Eliminuje żmudne procesy, które prowadzą do przepracowania i mają mniej czasu na nawiązywanie kontaktów i budowanie relacji.

Automatyzacja systemów w celu promowania pozytywnych doświadczeń pracowników jest warta czasu i inwestycji. Według ekspertów HR istnieją 3 składniki pozytywnego doświadczenia pracownika:

• posiadanie odpowiednich zasobów i narzędzi do wykonywania zadań (mniej zamieszania i frustracji)
• Poczucie przynależności (udana integracja z kulturą zespołu/firmy)
• Poczucie spełnienia (elastyczność i poczucie bycia docenionym)

Przykłady zautomatyzowanych systemów HR

Najlepszym sposobem na rozpoczęcie podróży w kierunku automatyzacji HR jest zidentyfikowanie procesów, które należy usprawnić. Oto kilka sugerowanych przez nas narzędzi.

Zatrudnianie / rekrutacja

• Śledzenie kandydatów: BambooHR / Personio
• Automatyzacja umów: DocuSign
• Preboarding i onboarding: Zavvy

Zarządzanie procesami

• Administratorzy: Personio, Rippling, Hibob
• Przetwarzanie listy płac: Gusto
• Automatyzacja niestandardowa: Zapier

Zaangażowanie pracowników:

• Doświadczenie pracowników: Zavvy
• Śledzenie obecności: TimeClock Plus
• Planowanie pracowników: Payco
• Rozwój pracowników i informacje zwrotne: Zavvy
• Szkolenie pracowników: Zavvy

➡️ Twórz inteligentne, zautomatyzowane przepływy pracy z Zavvy

Dzięki Zavvy możesz uruchomić wszystkie rzeczy związane z doświadczeniem na autopilocie:

• Wstępne wejście na pokład
• Onboarding
• Informacje zwrotne
• Rozwój
• Szkolenie

Ponadto, dzięki naszemu inteligentnemu kreatorowi przepływu pracy możesz opracować dowolny program, jaki przyjdzie Ci do głowy.

Nie wiesz od czego zacząć?

Nie martw się, mamy szablony, które mogą służyć jako przewodnik i inspiracja. Co więcej, nasz system można zintegrować z istniejącymi narzędziami firmy, takimi jak Slack, Microsoft Teams i Notion. Nasi dedykowani menedżerowie ds. obsługi klienta i zespół wsparcia są również gotowi do odpowiedzi na wszelkie pytania.