6 najlepszych praktyk automatyzacji HR dla nowoczesnych działów personalnych

Szukasz sposobów na usprawnienie procesów HR i zwiększenie wydajności? 

W takim razie trafiłeś we właściwe miejsce.

Działy zasobów ludzkich często tkwią w trudnej sytuacji balansowania między znanymi, ale niezgrabnymi starszymi systemami a eleganckim oprogramowaniem opartym na chmurze. 

Jedno jest pewne. Automatyzacja HR jest tutaj, aby pozostać i ułatwić Ci życie.

Od automatyzacji żmudnych zadań po wykorzystanie technologii w celu zwiększenia zaangażowania pracowników - odkryj sześć strategii, które pomogą Twojemu zespołowi HR pracować mądrzej, a nie ciężej. 

• 💻 1. Inwestowanie w technologie low-code lub no-code
• 🚀 2. Dobrze realizuj krótkoterminowe projekty, aby zbudować solidne podstawy dla długoterminowej transformacji cyfrowej.
• 🤖 3. Automatyzacja powtarzalnych, pracochłonnych zadań, ale nie połączeń międzyludzkich
• 🏠 4. Ustanowienie systemów, które zaspokajają długoterminowe i dynamiczne potrzeby pracy zdalnej i hybrydowej
• 📱 5. Priorytetowo traktuj dostępne narzędzia, które zwiększają zaangażowanie pracowników
• 📚 6. Upskill, upskill, upskill

Dowiedz się, jak zrewolucjonizować swoje działania HR i wyprzedzić konkurencję.

⚙️ Czym jest automatyzacja HR?

Automatyzacja HR wstępnie programuje ręczne zadania i kluczowe procesy za pomocą narzędzi, takich jak oprogramowanie, pulpity nawigacyjne, chatboty i interfejsy oparte na chmurze. 

Te rozwiązania automatyzacji umożliwiają pracownikom samoobsługę, a jednocześnie sprawiają, że współpraca jest tak płynna, jak to tylko możliwe. 

KPMG podaje, że prawie wszystkie funkcje HR w jakiś sposób korzystają z automatyzacji. 

Niektóre przykłady automatyzacji procesów obejmują:

• selekcja i rekrutacja kandydatów;
• wdrażanie pracowników;
• obliczanie listy płac;
• zaangażowanie pracowników; 
• zadania administracyjne;
• wydajność pracowników;
• wnioski o zwrot kosztów.

🕵️‍♀️ Dlaczego warto automatyzować procesy HR?

Główną zaletą korzystania z oprogramowania do automatyzacji jest oszczędność zasobów (czasu, pieniędzy i pracy). 

Podczas gdy początkowy kapitał na instalację i wdrożenie technologii automatyzacji może być dość wysoki, długoterminowy zwrot z inwestycji (ROI) zwróci się sam. 

Badanie przeprowadzone przez VentureBeat wykazało, że zwrot z inwestycji może sięgać nawet 400% w określonych branżach.

Inne kluczowe korzyści płynące z wdrożenia inicjatyw automatyzacji HR obejmują:

• Eliminacja błędów ludzkich.
• Zwiększona satysfakcja pracowników dzięki całościowemu programowi zaangażowania.
• Bezbolesne doświadczenie kandydata, skutkujące dobrą reputacją firmy (aka employer branding 😉).
• Płynne i ulepszone zarządzanie wydajnością pracowników.
• Automatyzacja procesów HR pozwala zespołom na zaangażowanie się w bardziej znaczące projekty.

6 najlepszych praktyk w zakresie automatyzacji procesów HR

💻 1. Inwestowanie w technologie low-code lub no-code

Dzięki temu, że oprogramowanie jako usługa (SaaS) i platforma jako usługa (PaaS) stają się narzędziami do automatyzacji, łatwiej jest teraz wdrażać projekty nawet bez wiedzy technicznej. 

Według firmy Gartner, światowe wydatki na oprogramowanie wzrosną w nadchodzących latach o prawie 10%, osiągając wartość prawie 675 miliardów dolarów. 

I nic dziwnego - nowoczesne pulpity nawigacyjne i interfejsy są bardzo przyjazne dla użytkownika. Użytkownicy mogą nauczyć się ich obsługi w ciągu tygodnia. 

Another benefit of low-code platforms is that it's easier to customize the workflow based on the needs of specific departments or teams. 

W zależności od ich ról i zadań, menedżerowie mogą przeciągać i upuszczać oraz tworzyć nowe procesy specyficzne dla pracowników. 

Systemy automatyzacji można również łatwo zintegrować z istniejącymi narzędziami do komunikacji i zarządzania projektami, takimi jak Slack i Notion.

Dobrze wykonany program automatyzacji ułatwia również innowacje i współpracę. 

Ponieważ wszyscy mają dostęp do tego samego cyfrowego ekosystemu, zespoły mogą przekazywać informacje zwrotne i aktualizacje w czasie rzeczywistym. 

Niektóre przykłady oprogramowania HR o niskim lub zerowym kodzie obejmują:

• Employee enablement: Zavvy.
• Zarządzanie płacami: Gusto.
• Administrator: Personio.
• Śledzenie obecności: TimeClock Plus.

Jednakże, podczas gdy narzędzia no-code eliminują koszty intensywnych szkoleń i zmniejszają zapotrzebowanie na role techniczne, dostawcy rozwiązań sztucznej inteligencji (AI) nadal zalecają firmom budowanie zespołów automatyzacji. 

Nie każdy musi znać się na kodzie lub chmurze, ale ekspert w danej dziedzinie w firmie byłby świetnym punktem odniesienia. 

Mogą na przykład wyjaśnić sprzedawcom konkretne cele biznesowe, które firma chce osiągnąć za pomocą oprogramowania.

🚀 2. Dobrze realizuj krótkoterminowe projekty, aby zbudować solidne podstawy dla długoterminowej transformacji cyfrowej.

Zacznij od małego, ale myśl na dużą skalę. 

Aby móc nadać priorytet automatyzacji, zespół kierowniczy musi być w pełni przekonany, że jest to klucz do przetrwania firmy. Tylko wtedy firma może w pełni zaangażować się w swoje strategie cyfrowe. 

Chociaż zwinny (lub elastyczny) styl zarządzania projektami ma swoich krytyków i ograniczenia, większość firm przyjmuje tę metodę. 

Zespoły People Ops mogą wdrażać pomysły automatyzacji w małych projektach lub bieżących procesach Agile. 

Na przykład, mogą najpierw zdecydować się na usprawnienie procesu rekrutacji i przetestować go przez kilka miesięcy.

W ten sposób nie muszą w pełni angażować się w konkretne rozwiązanie do automatyzacji. Zamiast tego mogą badać różne kombinacje narzędzi lub zdecydować się na wybór scentralizowanego oprogramowania, które może programować wiele zadań. Firmy, które nie boją się eksperymentować i wprowadzać innowacji, zazwyczaj wcześnie wdrażają przełomowe technologie. W większości przypadków to się opłaca.

Stworzenie zróżnicowanej sieci partnerów technologicznych może również pomóc w utrzymaniu kontroli nad różnymi etapami strategii automatyzacji. 

Wskazówka: Dostęp do różnych dostawców oprogramowania AI/ML może pomóc People Ops określić, które systemy działają najlepiej jako natychmiastowe rozwiązania lub przyszłe ulepszenia. 

Zbudowanie stabilnego, ale elastycznego fundamentu może pomóc działowi HR w przejściu od bycia jedynie wydajnym do bycia odpornym i zdolnym do przewidywania i dostosowywania się do zmian. dostosować się do zmian.

🤖 3. Automatyzacja powtarzalnych, pracochłonnych zadań, ale nie połączeń międzyludzkich

Głównym celem automatyzacji HR jest wyeliminowanie pracy o dużej objętości i niskiej wartości, którą pracownicy wykonują codziennie. Obejmują one zadania administracyjne i oparte na wynikach (np. wypełnianie zeznań podatkowych i przetwarzanie listy płac). 

Nie chodzi o to, by uczynić pracowników zbędnymi lub odizolowanymi - wręczprzeciwnie. Zamiast tego celem jest umożliwienie im wykorzystania ich najwyższego potencjału w firmie. 

Pracownicy, którzy nie muszą zajmować się przyziemnymi i monotonnymi procesami, mogą przyczynić się do ich usprawnienia, współpracy i burzy mózgów. 

Zespoły HR mogą włożyć cały swój wysiłek i wiedzę w poprawę doświadczenia pracowników i zapewnienie, że firma spełnia ich potrzeby. 

W zamian pracownicy czują się doceniani i mają pewność, że ich opinie i opinie zwrotne mają znaczenie.

Wzmocnienie relacji zawodowych jest produktem ubocznym automatyzacji HR. W szczególności narzędzia do zarządzania projektami i komunikacji ułatwiają pracę zespołową i interakcję. 

Celem jest wyeliminowanie wszystkich przeszkód, które zniechęcają do otwartych forów i dyskusji, czy to braku czasu z powodu zbyt dużej ilości pracy, czy frustracji technologicznych.

Na przykład zautomatyzowany przepływ pracy dla nowych pracowników prowadzi ich przez cel i wizję firmy. Daje im zasoby, których potrzebują, aby odnieść sukces w swojej pracy.

Automatyzacja może sprawić, że proces wdrażania w firmie i pierwsze trzy miesiące będą zorganizowane, interaktywne i angażujące. 

Porównaj to z tradycyjnym procesem onboardingu, w którym nowi pracownicy muszą przekopywać się przez starożytne wewnętrzne strony i strony dokumentacji. Czy musimy mówić więcej?

🏠 4. Ustanowienie systemów, które zaspokajają długoterminowe i dynamiczne potrzeby pracy zdalnej i hybrydowej

Era pracy zdalnej i hybrydowej już nadeszła i prawdopodobnie pozostanie w nadchodzących dekadach. 

W lipcu 2022 r. Holandia stała się jednym z pierwszych krajów, które zatwierdziły ustawę legalizującą pracę zdalną. 

Kraje eksperymentują z czterodniowym tygodniem pracy (z takim samym wynagrodzeniem) i innymi hybrydowymi wariantami.

Raport Reimaging Human Resources firmy Deloitte bada przyszłość siły roboczej: 

• Będzie to coraz bardziej zdalne. 
• Może nie podążać tradycyjnymi ścieżkami kariery. 
• Pracownicy będą nie tylko niezależni od lokalizacji, ale będą także pracować w niepełnym wymiarze godzin jako freelancerzy, niezależni wykonawcy lub konsultanci. 

Pracownicy działu People Ops muszą przygotować się na tak zróżnicowane i nieprzewidywalne środowisko pracy.

Deloitte wspomniał również, że chociaż platformy oparte na chmurze nadal pomagają zautomatyzować funkcje HR, ostatecznie nie będą już wystarczające. Oprócz stosowania zrobotyzowanej automatyzacji procesów (RPA, czyli algorytmów opartych na regułach) i AI/ML, firmy wkrótce będą badać wirtualne, rozszerzone i mieszane rzeczywistości (VR/AR/MR) przestrzenie robocze i systemy. 

Accenture jest jedną z firm, które włączyły VR do swojego procesu wdrażania. 

Chodzi o to, że HR musi nauczyć się przewidywać, w jaki sposób przyszłość pracy będzie nadal ewoluować i jakie będą tego konsekwencje.

Na razie kluczowym krokiem jest wybranie rozwiązań automatyzacji, które mają zarówno krótko-, jak i długoterminowe zastosowania. 

Wskazówka #1: Oprogramowanie kompatybilne z różnymi platformami i systemami oraz narzędzia, które można łatwo zintegrować z istniejącymi ekosystemami cyfrowymi, są koniecznością. 

Cyberbezpieczeństwo jest również ważnym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę przy budowaniu systemów automatyki. 

Ostatnie badania pokazują, że cyberataki na pracowników zdalnych nasiliły się w ciągu ostatnich dwóch lat. Te działania przestępcze obejmują wiadomości phishingowe i kradzież tożsamości. 

Wskazówka nr 2: Zanim zdecydujesz się na nowe narzędzia HR, sprawdź, czy są one wystarczająco zaszyfrowane.

📱 5. Priorytetowo traktuj dostępne narzędzia, które zwiększają zaangażowanie pracowników

Obszarem, w którym firmy zwiększają zaangażowanie i satysfakcję pracowników, jest tworzenie kultury firmy, która jest integracyjna i zrównoważona. Aspekt ten jest istotny dla bardziej postępowych talentów z pokolenia Z i Millenialsów, którzy priorytetowo traktują etyczną reputację firm, dla których pracują. 

W rezultacie działy HR tworzą obecnie samoobsługowe portale korporacyjnej odpowiedzialności społecznej, na których pracownicy mogą uczestniczyć w znaczących działaniach, takich jak programy rozwojowe community .

Innym sposobem, w jaki firmy mogą zwiększyć zaangażowanie, jest zapewnienie pracownikom przejrzystości i swobody w zarządzaniu swoją karierą. 

Dzięki cyfryzacji całego doświadczenia - od rekrutacji, przez wdrażanie, po oceny wyników - pracownicy czują, że są kierowcami swojej podróży w firmie. 

Własność nad kluczowymi procesami potwierdza ich wartość jako ludzi, a nie zwykłych robotników.

Menedżerowie są również wzmocnieni, gdy otrzymują odpowiednie narzędzia do kierowania swoimi zespołami. 

Na przykład, zamiast skupiać się na wydajności i sprawdzaniu codziennych zadań, liderzy mogą skupić się na wyposażaniu swoich pracowników w szkolenia, mentoring i ogólne wsparcie w zakresie dobrego samopoczucia. 

To z kolei zwiększa zadowolenie pracowników, ich lojalność i prawdopodobieństwo, że będą ambasadorami firmy przez całe życie.

📚 6. Upskill, upskill, upskill

Automatyzacja to złożony projekt, który wymaga ciągłego szkolenia. 

Technologie AI/ML rozwijają się szybko, szybciej niż większość firm się spodziewa. 

W rezultacie szkolenie pracowników nie polega na zwiększaniu ich wydajności w ich rolach; chodzi o zabezpieczenie ich miejsc pracy na przyszłość.

Zespoły People Ops powinny opracować kompleksowy program szkoleniowy skupiający się na "umiejętnościach przyszłości".

Umiejętności te obejmują programowanie, analizę danych i rozumienie interfejsów maszyna-człowiek. 

Należy wzmocnić umiejętności poznawcze, w tym: 

• Umiejętność strategicznego rozwiązywania problemów. 
• Stosowanie krytycznego myślenia. 
• Wdrażanie szybkich postępów technologicznych.

Podnoszenie kwalifikacji pracowników przez sztuczną inteligencję nie jest już opcją. 

Aby pracownicy mogli obsługiwać nowe oprogramowanie i aplikacje, muszą mieć kontakt z przełomowymi technologiami, w tym z infrastrukturą, która je obsługuje (np. chmurą i brzegową sztuczną inteligencją). 

Wskazówka: Twoi pracownicy nie muszą być od razu czarodziejami programowania; muszą chcieć się uczyć.

💡6Wskazówki dotyczące wyboru odpowiednich narzędzi dla organizacji

Nie wszystkie rozwiązania z zakresu automatyzacji są sobie równe. 

Podobnie jak w przypadku wszystkich projektów transformacji cyfrowej, "właściwe narzędzia" zawsze będą zależeć od celów biznesowych. 

Ponownie, jest to obszar, w którym wewnętrzny ekspert ds. automatyzacji będzie korzystny.

Poniżej znajduje się kilka ogólnych wskazówek, jak wybrać odpowiedni system automatyzacji dla swojej firmy:

• Wypisz cele organizacji w zakresie produktywności i zadania, które wymagają automatyzacji, aby osiągnąć te cele.
• Przedyskutuj z potencjalnymi dostawcami możliwe rozwiązania automatyzacji dla swoich celów oraz ich zalety i wady (oraz koszty!).
• Przeanalizuj stosowane środki cyberbezpieczeństwa. Bezpieczeństwo danych jest szczególnie ważne, ponieważ systemy te obsługują poufne informacje o pracownikach.
• Oceń, czy możesz zintegrować nowe narzędzie z istniejącymi systemami, czy też powielają one już istniejące rozwiązania.
• Testuj, poprawiaj i testuj ponownie. Nie zapomnij o aktywnym zbieraniu informacji zwrotnych od zainteresowanych zespołów i interesariuszy.
• Wizualizuj przyszłość i długowieczność tych narzędzi. Niektóre pytania, które należy rozważyć, to: Czy łatwo się go nauczyć i czy dostawca aktywnie go aktualizuje? Jak zmaksymalizować zwrot z inwestycji?

➡️ Zautomatyzuj procesy personalne z Zavvy

Dzięki zautomatyzowanym przepływom pracy Zavvy możesz tworzyć angażujące podróże pracowników, niezależnie od tego, na jakim etapie kariery się znajdują. 

W przypadku nowych pracowników oprogramowanie Zavvy do wdrażania pracowników może pomóc w dostosowaniu płynnego doświadczenia, w tym wstępnego wdrożenia i przypisania osoby wdrażającej. 

Dla pracowników z długim stażem: 

• Nasze oprogramowanie do rozwoju pracowników może sprawić, że menedżerowie staną się wpływowymi mentorami, pomagając im stworzyć kompleksowy plan kariery dla członków zespołu.
• Będziesz w stanie uruchomić dowolny proces informacji zwrotnej z niestandardową przejrzystością i mierzyć wydajność bez uprzedzeń. 

Nasze oprogramowanie posiada szablony, które mogą pomóc w stworzeniu najbardziej wydajnego przepływu pracy dla Twojego zespołu. 

Mamy dedykowanych menedżerów ds. doświadczeń pracowników, którzy doradzają w opracowywaniu najlepszych procesów personalnych.

Chętnie Ci pomożemy. Zaplanuj bezpłatne demo, aby dowiedzieć się więcej.