Automatyzacja procesów HR: Lepsze doświadczenia pracowników

Monotonne, powtarzalne zadania od dawna sprawiają, że ludzie czują się jak trybiki w maszynie.

Postępy w dziedzinie sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego pozwalają firmom usprawniać przepływy pracy i procesy w dążeniu do ciągłego doskonalenia. Firmy zdają sobie teraz sprawę, że automatyzując większość przepływów pracy, pracownicy mogą wreszcie zacząć wnosić długotrwały wkład w sukces firmy. Tak więc automatyzacja procesów HR jest czymś więcej niż tylko modnym hasłem, które pojawia się w niektórych kręgach zawodowych. W rzeczywistości automatyzacja i "przyszłość pracy" są ze sobą ściśle powiązane.

W środowisku po pandemii, w którym ludzie ponownie ocenili, jak chcą żyć i pracować, kluczowe znaczenie dla firm ma teraz sprawienie, by pracownicy czuli się docenieni i zaangażowani. Niedawne badanie przeprowadzone przez firmę konsultingową McKinsey wykazało, że aż 55 procent pracowników ceni sobie uznanie pozafinansowe ponad bezpośrednie podwyżki wynagrodzeń. 

Dlatego też firmy nie powinny dążyć wyłącznie do ulepszania swoich systemów, ale całego doświadczenia pracowników. Możesz umożliwić swoim pracownikom lepsze wykonywanie swoich ról poprzez zautomatyzowane przepływy pracy HR, które są bardziej odpowiednie, angażujące i wzmacniające.

⚙️ Czym jest automatyzacja przepływu pracy?

Czym jest automatyzacja HR? 

Automatyzacja HR obejmuje delegowanie typowych procesów i zadań do oprogramowania. Niektóre z typowych przykładów obejmują:

• Scentralizowane pulpity nawigacyjne, na których pracownicy mogą sprawdzać swoje wynagrodzenie, urlopy i rozwój wydajności.
• Zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA) do wypełniania zeznań podatkowych
• Przetwarzanie przed wprowadzeniem na pokład, wprowadzanie na pokład i usuwanie z pokładu
• Zarządzanie listami płac i dystrybucja wynagrodzeń
• Dostosowywanie programów szkoleniowych dla poszczególnych działów lub zespołów.

Ogromny rozwój automatyzacji HR ułatwił pracę zdalną i hybrydową. Korzyści płynące z uwolnienia pracowników i specjalistów HR do wykonywania pracy o wysokiej wartości przy minimalnych błędach doprowadziły do ekspansji rynku technologii zasobów ludzkich. Firma badawcza Statista przewiduje, że branża wzrośnie z 47,5 mld USD w 2019 r. do 90 mld USD do 2025 r.

Czym jest przepływ pracy?

Przepływ pracy to seria szczegółowych zadań niezbędnych do ukończenia procesu lub wyjścia. Są one często powtarzalne i mają dużą objętość. Ponadto, w zależności od działu lub linii pracy, mają tendencję do minimalnych aktualizacji. 

Wskazówka: Ze względu na swoją przewidywalność i ustrukturyzowany charakter, przepływy pracy są idealne do automatyzacji. 

Większość ludzi uważa, że automatyzacja przepływu pracy odnosi się tylko do zadań o niskiej wartości, ale może również dotyczyć strategii korporacyjnej i zarządzania.

Gdy przepływy pracy są zautomatyzowane, wybrane narzędzie programowe postępuje zgodnie z procedurami przy użyciu algorytmów opartych na regułach, które umożliwiają programowanie codziennych zadań. Niektóre przykłady zadań to: kopiowanie i wklejanie, wypełnianie formularzy i wysyłanie wiadomości na określone adresy e-mail. Ponieważ te przepływy pracy są obecnie ustandaryzowane, mają prawie zerowy procent błędów, chyba że wystąpią awarie infrastruktury lub cyberataki.

Korzyści płynące z automatyzacji procesów HR

Nasz artykuł na temat 30 statystyk automatyzacji HR do poznania w 2022 roku wymienia wiele korzyści płynących z automatyzacji HR. Ale co w szczególności z automatyzacją przepływu pracy HR?

Zalety automatyzacji przepływu pracy w dziale HR mogą wykraczać poza zwykłe wykreślanie zadań na dany dzień i przechodzenie do następnej listy. Automatyzacja przepływu pracy może poprawić ogólne doświadczenie pracowników i zyski firmy.

1. Automatyzacja przepływu pracy w HR pomaga nadać priorytet zaangażowaniu społecznemu nad interakcjami maszynowymi. Dobry przepływ pracy może pomóc pracownikom zwiększyć wydajność w ciągu dnia pracy. Dzięki temu mogą oni przeprowadzać burze mózgów, współpracować z kolegami nad bardziej złożonymi projektami i rozwijać znaczące relacje. Jest to szczególnie ważne, ponieważ wysokiej jakości relacje pomagają stworzyć poczucie przynależności pracowników i zmniejszyć rotację.
2. Automatyzacja procesów HR może zapewnić firmom nawet 400-procentowy zwrot z inwestycji (ROI). Jak wynika z badania przeprowadzonego przez firmę VentureBeat, zajmującą się AI/ML. Niektóre z przytoczonych przykładów to firmy ubezpieczeniowe automatyzujące przepływ ofert dla klientów, tak aby propozycje były generowane automatycznie, aby zapewnić potencjalnym klientom kompleksowe porównanie różnych dostawców. Innym godnym uwagi przykładem jest firma technologiczna Bosch, która zaoszczędziła pół miliona dolarów rocznie, gdy zautomatyzowała przepływy pracy związane z zarządzaniem siecią dostawców.

3. Automatyzacja procesów HR może prowadzić do większej odpowiedzialności, przejrzystości i usprawnienia procesów. Ponieważ pulpity automatyzacji mogą gromadzić i analizować dane w czasie rzeczywistym, kierownictwo może uzyskać cenne informacje, które pomogą im zaplanować kolejne strategie automatyzacji. Może to oznaczać ulepszenie istniejących przepływów pracy lub zastosowanie podobnych ulepszeń do innych procesów manualnych. Mogą one również wskazywać obszary wymagające poprawy, w tym osoby, które wymagają podniesienia kwalifikacji.

Jak to wygląda w praktyce? 3 przykłady

Automatyzacja przepływu pracy w HR zazwyczaj obejmuje standardowe procesy, które mają wpływ na prawie wszystkich pracowników. Najważniejsze z nich to onboarding, szkolenia menedżerskie i rozwój pracowników. 

✈️ Onboarding 

Pierwsze kilka miesięcy integracji z firmą są kluczowe i mogą być stresujące dla nowego pracownika. Według badania przeprowadzonego przez dostawcę oprogramowania BambooHR, aż 17 procent pracowników odchodzi z pracy w ciągu pierwszych sześciu miesięcy, szczególnie wśród pracowników początkujących. Zapytani o "listę życzeń na pierwszy tydzień", pracownicy wymieniali szkolenie w miejscu pracy, przegląd polityki firmy, konfigurację sprzętu i mentoring.

Preferencje te wskazują, że pracownicy chcą mieć jasne wytyczne dotyczące tego, co powinni zrobić w następnej kolejności. Ponadto chcą przyjaznej twarzy, a nie całkowicie autonomicznego systemu HR. Najlepszym sposobem, w jaki firmy mogą to osiągnąć, jest zbudowanie całościowego procesu wdrażania pracowników, który sprawi, że pracownicy poczują się mile widziani, pewni siebie i zintegrowani z kulturą firmy.

Zautomatyzowany proces wdrażania może wyglądać następująco:

Pierwszego dniaPrzydziel kompleksową, interaktywną listę kontrolną, aby poprowadzić nowych pracowników, zapewnić im organizację i zorientować ich w tle i wizji firmy.

Pierwszy miesiąc lub 30 dni (Etap nauki): przypisanie celów, które zorientują ich w celu ich roli lub zespołów oraz różnych urządzeń, narzędzi i systemów. Może to obejmować:

1. linki do materiałów wewnętrznych;
2. listę swoich kont systemowych i sposób ich aktywacji;
3. zaplanowane spotkania z kluczowymi menedżerami i współpracownikami.

Drugi miesiąc (dni 31-60, etap szkolenia): pokieruj pracownikami, gdy zaczną się wdrażać i zrozumieją, w jaki sposób ich role pasują do ogólnych celów firmy. Niektóre konkretne działania obejmują:

1. zaplanowany udział w spotkaniach na żywo;
2. dogłębne szkolenie w zakresie pakietu produktów i usług firmy;
3. zaplanowane indywidualne sesje z menedżerami w celu uzyskania aktualnych informacji.

Trzeci miesiąc (Dni 61-90, etap odpowiedzialności): Na tym etapie pracownicy mogą zacząć mieć większą autonomię. Mogą oni:

1. wskazać pożądany program szkoleniowy, w tym udział w konferencjach i webinariach;
2. zacząć uczestniczyć w dużych projektach; 
3. zaplanować spotkania z menedżerami w celu przeanalizowania ich dotychczasowych wyników.

Szkolenie menedżerów

Awans na nowego menedżera może wywoływać wiele wątpliwości i syndrom oszusta. Najlepszym sposobem, w jaki firmy mogą wzmocnić pozycję swoich menedżerów, jest przypisanie im zautomatyzowanego przepływu pracy, który zapewni im dogłębne wskazówki, aby stali się bardziej pewni siebie w swoich rozszerzonych rolach. 

Dodatkowo, zautomatyzowany system szkoleń dla menedżerów może pomóc im być na bieżąco z najnowszymi trendami i systemami zarządzania.

Silny program szkolenia lider ów gwarantuje, że kolejne pokolenie menedżerów będzie działać w duchu etosu i celów strategicznych firmy. Szkolenie z przywództwa umożliwia również kompleksowy transfer wiedzy, który jest kluczowy dla pracowników na wszystkich poziomach. 

Zautomatyzowany proces szkolenia menedżerów może wyglądać następująco:

• TygodnikWskazówki w czasie rzeczywistym. Mentorzy mogą wysyłać wskazówki, triki i strategie nowym menedżerom przed kluczowymi wydarzeniami, takimi jak pierwsze wystąpienie przed zespołem lub prezentacja przed kierownictwem wyższego szczebla.
• Pierwszy miesiąc: formalne szkolenie z przywództwa. Automatyczna rejestracja nowych menedżerów po awansie.
• Miesięcznik: radzenie sobie z wyzwaniami. Ten przepływ pracy może koncentrować się na zagłębianiu się w różne złożone scenariusze, takie jak zwalnianie/zawieszanie pracowników, negocjacje lub spory dotyczące wynagrodzeń lub doradzanie członkom zespołu z wyzwaniami związanymi ze zdrowiem psychicznym. Przykładowo, dzięki mikroedukacji nowy menedżer otrzyma angażującą treść kursu dostarczoną w taki sposób, aby wzmocnić lub uzupełnić swoją wiedzę. 

Wskazówka: Dział HR może również włączyć inne zadania do przepływu pracy, takie jak cykliczny lunch lub kolacja z innymi menedżerami w celu nawiązania relacji i zapewnienia miejsca do dyskusji i wymiany wiedzy.

🌱 Rozwój pracowników

Według badania przeprowadzonego przez firmę analityczną Gallup, 87 procent Millenialsów uważa rozwój zawodowy i wzrost kariery za główne czynniki wpływające na ich zaangażowanie w pracy. Co więcej, przytłaczająca większość pracowników(94%) pozostałaby w pracy dłużej, gdyby ich firma inwestowała w podnoszenie kwalifikacji. W rezultacie wiele firm posiada obecnie własne systemy zarządzania nauczaniem, formalne programy mentorskie i programy szkoleniowe dla liderów.

Większość ludzi postrzega rozwój pracowników jako szkolenie, ale to tylko jeden z jego elementów. Rozwój pracowników to program parasolowy obejmujący cały rozwój kariery w firmie. Tak więc nie tylko zachęca do lojalności, ale jest również kluczowym elementem planowania sukcesji.

Zautomatyzowany roczny proces rozwoju pracowników może wyglądać następująco:

• Pierwszy kwartał roku: ustanowienie celów SMART (konkretnych, mierzalnych, osiągalnych, istotnych, opartych na czasie) na dany rok, w tym szkoleń niezbędnych do osiągnięcia sukcesu i środków oceny tego sukcesu.

• W połowie roku: Rozpocznij program oceny śródrocznej, w tym przeanalizuj postępy poczynione przez pracownika w realizacji jego celów: czy osiągnął niektóre z nich z wyprzedzeniem? Czy niektóre cele pozostają w tyle? Zbieranie informacji zwrotnych od interesariuszy jest również niezbędne do rozwijania umiejętności przywódczych i zarządzania interesariuszami.

• Koniec roku: Zaplanuj spotkanie z pracownikami, aby przeanalizować ich rozwój w ciągu roku, obszary mocnych stron i poprawy oraz to, w jaki sposób firma może im pomóc w osiągnięciu ich celów zawodowych. osiągnięciu celów zawodowych.

Ważne jest również, aby zaplanować regularne indywidualne sesje informacji zwrotnej lub mentorskie, aby zachęcać pracowników i stale otrzymywać ich opinie, rozumieć ich unikalne wyzwania i tworzyć lepsze programy, aby ich wspierać.

📈 Jak automatyzacja zmienia rolę działu People Operations

Operacje personalne to podzbiór HR, który koncentruje się na zaangażowaniu i produktywności pracowników. Ta funkcja biznesowa zapewnia, że potrzeby i preferencje pracowników są uważnie rozważane i integrowane z programami i systemami HR. Oznacza to zapewnienie, że wszystkie procesy - od rekrutacji po wdrażanie i zwalnianie - są wykonywane z myślą o dobrym samopoczuciu pracownika.

Automatyzacja przepływu pracy może pomóc usprawnić pracę działu People Ops na trzy główne sposoby:

• Podejmowanie decyzji w oparciu o dane. Dostępność pulpitów nawigacyjnych i systemów online może zapewnić nieograniczone dane w czasie rzeczywistym, które dokładnie rejestrują zachowanie pracowników i informacje zwrotne. Informacje te mają kluczowe znaczenie w projektowaniu lepszych systemów zorientowanych na człowieka.

• Przedkładanieludzkiego doświadczenia nad zadania wykonywane ręcznie. Zamiast zespołów HR tkwiących w niekończącym się cyklu wypełniania dokumentów podatkowych, ścigania sygnatariuszy i planowania spotkań przez cały dzień, zautomatyzowane przepływy pracy pozwalają im sprawdzać potencjalnych kandydatów i nowych pracowników. W ten sposób People Ops może skupić się na zrozumieniu złożonych potrzeb pracowników i na tym, jak firma może je zaspokoić.

• Stwórz trwałą markę firmy, która przyciągnie największe talenty. Wpływ pokolenia Baby Boomer słabnie, a siła robocza składa się obecnie głównie z milenialsów i pokolenia Z. Pokolenia te mają tendencję do szukania nowej pracy co około rok i są bardzo wybredne w wyborze pracodawcy. Firmy mogą dotrzeć do progresywnie myślących pracowników, tworząc holistyczny system przepływu pracy, który potwierdza ich wartości i cele.

✏️ Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie do automatyzacji obiegu dokumentów HR?

Istnieją dziesiątki dostawców usług automatyzacji, a niektórzy z nich mają pewne specjalizacje. Pytanie, które należy przede wszystkim rozważyć, brzmi: czego potrzebuje Twoja firma? Jaki jest cel automatyzacji procesów HR? Czy ma to usprawnić zadania administracyjne, czy też zautomatyzować programy szkoleniowe?

Oto trzy dodatkowe pytania, które warto zadać:

• Jakie są istniejące narzędzia systemów zarządzania zasobami ludzkimi (HRMS)? Jeśli zamierzasz wdrożyć nowego dostawcę, upewnij się, że jego oprogramowanie może płynnie zintegrować się z Twoim ekosystemem technologicznym.
• Jak zmaksymalizować zwrot z inwestycji? Czy nowe oprogramowanie koncentruje się tylko na szkoleniach? Czy system można dostosować tak, aby zawierał dodatkowe funkcje? Jak elastyczny jest dostawca usług?
• Czy system automatyzacji przepływu pracy jest przyjazny dla użytkownika? Ile szkoleń potrzeba dla pracowników? Czy dostawca oprogramowania oferuje bezpłatne coroczne szkolenia w zakresie nowych aktualizacji?

➡️ Zautomatyzuj przepływy pracy People Ops dzięki Zavvy

Dzięki naszemu oprogramowaniu możesz tworzyć spersonalizowane i interaktywne przepływy pracy, takie jak wdrażanie, szkolenia, informacje zwrotne i rozwój.

Nasz kreator przepływu pracy jest tak elastyczny, że możesz stworzyć dowolny program, czy to zautomatyzowane szkolenie menedżerów dla nowych liderów, ruletki kawowe dla nowych pracowników, czy też szczegółowe śledzenie kariery.

Mamy galerię szablonów , która może służyć jako przewodnik i inspiracja podczas tworzenia własnego przepływu pracy.

Nasz system można również zintegrować z istniejącymi narzędziami, takimi jak Slack, Microsoft Teams i Notion. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości lub wyjaśnień, nasi dedykowani menedżerowie ds. obsługi klienta i zespół wsparcia są w gotowości, aby Ci pomóc.

Kilka najważniejszych informacji:

🌱 Ścieżki kariery, które zapewniają jasność ról i prowadzą ludzi wzdłuż ich ścieżki rozwoju.
🔄 Systemy informacji zwrotnej, które można dostosować do własnych potrzeb i które prowadzą do kultury rozwoju i uczenia się.
☕️ Kawowe ruletki do zdalnego łączenia współpracowników.
🏅 Programy szkoleniowe, które dostarczają treści krok po kroku, zamiast przytłaczać uczących się.