Jak przeprowadzać oceny wyników, które zapewnią pracownikom sukces?

Miejsca pracy i pracownicy się zmieniają.

Oceny wyników nie są już przerażającym wydarzeniem dla pracowników. Zamiast tego, pokolenie Z i milenialsi chcą więcej informacji zwrotnych w pracy. 

W rezultacie tradycyjne systemy, które: 

Ocena wyników w cyklu rocznym.

Nie utrzymuj ciągłej pętli sprzężenia zwrotnego. 

Sprawdzanie stanu konta tylko jako coroczne zadanie na liście kontrolnej nie będzie już istotne .

W rzeczywistości 81% liderów HR już rozważa zmianę systemu zarządzania wydajnością, według pwc (więcej spostrzeżeń z ich badania poniżej).

Czy dokonałeś już przeglądu swojego systemu zarządzania wydajnością? 

Jeśli nie, oto ściągawka.

Przedstawiamy szczegółowy przewodnik dotyczący przeprowadzania oceny wyników zgodnie ze zmieniającymi się oczekiwaniami pracowników.

🕵️‍♀️ Po co poświęcać tyle uwagi przeglądom wyników? 

1. Dostosowanie oczekiwań pracowników do menedżerów (i celów firmy)

Dzięki systemowi oceny wyników menedżerowie i pracownicy mają dedykowane zadanie do omówienia celów. 

Po pierwsze, sprawia, że są na tej samej stronie.

Po drugie, menedżerowie sprawdzają również, czy plany pracowników są zgodne z celami organizacji.

Na przykład w procesie zarządzania wydajnością w Cisco menedżerowie otrzymują listę kontrolną do przeglądu celów pracowników.

Jednym z kluczowych pytań na liście kontrolnej jest: Czy cele są istotne dla firmy?

System oceny wyników zapewnia więc, że pracownicy rozwijają się wraz z firmą. 

2. Zwiększenie zaangażowania pracowników

Wyznaczone cele i informacje zwrotne ukierunkowane na przyszłość dają pracownikom jasny kierunek rozwoju, zwiększając zaangażowanie. 

Przykład: Gallup zidentyfikował 12 czynników wpływających na zaangażowanie pracowników:

1.  Wiem, czego oczekuje się ode mnie w pracy.
2. Mam materiały i sprzęt, których potrzebuję, by dobrze wykonywać swoją pracę.
3. W pracy mam możliwość robienia tego, co robię najlepiej każdego dnia.
4. W ciągu ostatnich siedmiu dni otrzymałem uznanie lub pochwałę za dobrą pracę.
5. Mój przełożony lub ktoś w pracy wydaje się dbać o mnie jako osobę.
6. W pracy jest ktoś, kto zachęca mnie do rozwoju.
7. W pracy moje opinie wydają się liczyć.
8. Misja lub cel mojej firmy sprawia, że czuję, że moja praca jest ważna.
9. Moi współpracownicy są zaangażowani w wykonywanie pracy wysokiej jakości.
10. Mam najlepszego przyjaciela w pracy.
11.  W ciągu ostatnich sześciu miesięcy ktoś w pracy rozmawiał ze mną o moich postępach.
12. W ostatnim roku miałem okazję uczyć się i rozwijać w pracy.

6 z tych 12 czynników można bezpośrednio uwzględnić w systemie oceny wyników .

3. Rozwiązywanie problemów pracowników 

Dobrze wyważone oceny wyników dają szansę na dwukierunkową komunikację, w ramach której pracownicy otrzymują również platformę do zgłaszania swoich skarg. W ten sposób menedżerowie mogą poznać ich problemy i pomóc w ich rozwiązaniu.

Najlepsze firmy, takie jak Adobe, zachęcają pracowników i menedżerów do okresowych spotkań w celu zarządzania wydajnością. W rezultacie pracownicy mają wsparcie ze strony menedżerów oferujących konstruktywne informacje zwrotne i odpowiadających na ich pytania. 

Dowiedz się, jak połączyć ciągłą informację zwrotną z oceną wyników.

4. Pomoc w rozwoju pracowników 

Częsta informacja zwrotna tworzy ciągły cykl rozwoju. Dlatego menedżerowie nie muszą ograniczać się do przekazywania informacji zwrotnych na temat bieżących wyników. 

Wskazują również pracownikom obszary do poprawy i sposoby dalszego rozwoju. 

Weźmy Zappos jako przykład. 50% oceny wydajności w Zappos koncentruje się na bieżącym wkładzie pracowników. Pozostałe 50% rozmowy koncentruje się na mocnych stronach pracownika i możliwościach rozwoju zawodowego.

5. Zwiększenie retencji pracowników

Ocena wyników przypomina pracownikom, że ich praca jest doceniana i mówi, nad czym mogą popracować, aby awansować. Ta ciągła pętla informacji zwrotnej zwiększa zaangażowanie pracowników i satysfakcję z pracy oraz zmniejsza rotację.  

✍️ Co należy zrobić przed następną oceną wyników?

1. Zrewiduj swoją wizję zarządzania wydajnością 

Raport Pwc "Future of Performance Management, Rewards & Recognition " pokazuje, jak obecnie wygląda system oceny wyników i jak będzie wyglądał w przyszłości. Oto krótkie podsumowanie. 

Obecnie normą jest:

• Coroczny przegląd celów statycznych.
• Nie jestem fanem informacji zwrotnych. 
• Prowadzenie odpraw jako elementu listy kontrolnej, a nie rozmów.
• Skupienie się na osiągniętych celach, a nie na stworzonej wartości.

Oczekuje się jednak, że przyszłość i nowa normalność zarządzania wydajnością:

• Krótsze cykle przeglądu. 
• Ustalaj cele w sposób elastyczny.
• Umożliwienie pracownikom osiągnięcia zrównoważonej produktywności.
• Podnoszenie kwalifikacji menedżerów w celu prowadzenia konstruktywnego dialogu.
• Przyspieszenie rozwoju pracowników.

Oceny wydajności powiązane z rocznymi ocenami wynagrodzeń i wypełnione ogólnymi informacjami zwrotnymi należą już do przeszłości. 

Jak stwierdza raport, zarządzanie wynikami jest obecnie bardziej okazją do coachingu pracowników i inwestowania w ich rozwój kariery (co pomaga firmie w dłuższej perspektywie).

Co to oznacza dla Ciebie?

Oznacza to, że pierwszym krokiem jest ponowne przeanalizowanie wizji zarządzania wydajnością, aby być na bieżąco ze zmieniającym się krajobrazem pracowników.  

2. Wyjaśnij pracownikom swoją nową wizję

Kolejnym krokiem jest zaangażowanie wszystkich pracowników w ten pomysł. Następnie należy wyjaśnić im zmieniającą się wizję.

Kilka dobrych pytań, na które warto odpowiedzieć to:

• Czego mogą oczekiwać od ocen wyników i jak odnoszą się one do celów biznesowych?
• Jak częste będą przeglądy? 
• Czy spotkania kontrolne uzupełnią czy zastąpią formalne oceny wyników?
• Jaka będzie rola menedżerów w rozwoju pracowników?
• Jakie narzędzia firma wdroży w celu przeprowadzenia tych procesów?
• Jakiego rodzaju cele powinni wyznaczyć: wydajność, podnoszenie kwalifikacji, praca zespołowa?

🎯 Dowiedz się, jak wzmocnić pozycję swoich pracowników dzięki celom wydajnościowym i rozwojowym.

3. Rozwijanie umiejętności trenerskich

W całej dotychczasowej dyskusji na temat zmieniających się oczekiwań i nowej normalności ocen wyników pojawia się jeden główny punkt: Od menedżerów oczekuje się teraz rutynowego angażowania się w znaczący dialog i wspierania pracowników. Ma to swoje zalety. 

Niedawne badanie Gallupa pokazuje, że pracownicy, którzy otrzymali znaczącą informację zwrotną w ciągu ostatniego tygodnia, są prawie czterokrotnie bardziej zaangażowani niż pozostali pracownicy.

Oznacza to, że Twoja rola zmienia się z tradycyjnego lidera w menedżera-coacha. Nadszedł czas, aby odświeżyć swoje umiejętności coachingowe, aby poprowadzić pracowników we właściwym kierunku, umożliwić im znalezienie rozwiązań i przekazać informacje zwrotne na czas. 

✅ 7-etapowy plan działania w celu przeprowadzenia następnej oceny wyników

1. Określenie cyklu przeglądu

Cykl oceny wydajności to 3-etapowy proces: 

• cele planowania;
• monitorowanie postępów;
• i ocena wydajności pracowników na końcu. 

Cele są różne dla różnych firm i ról. 

W większości przypadków jest to połączenie współpracy projektowej, osobistej i zespołowej. 

Pierwszym krokiem jest określenie, jak często chcesz przeprowadzać te cykle przeglądu: Dwa razy w roku, kwartalnie lub nawet częściej. 

Najważniejsze pytanie, które się pojawia, brzmi: Która częstotliwość będzie najlepsza?

Odpowiedź brzmi: To subiektywne.

Wiele czynników odgrywa rolę przy podejmowaniu decyzji o okresie oceny wyników. Kilka głównych z nich to:

• Czy Twoja organizacja szybko się rozwija i ma zmienne priorytety? Jak daleko pracownicy mogą planować cele: na rok, sześć miesięcy czy trzy miesiące?
• Czy w pracy panuje kultura informacji zwrotnej? Czy pracownicy uważają, że 6-miesięczne przeglądy są zbyt odległe, czy też otrzymują regularne informacje zwrotne bez czekania na formalny przegląd?
• Jaki jest narzut zadań związanych z każdym cyklem przeglądu? 

Weź pod uwagę wszystkie te czynniki i znajdź najlepszy czas trwania dla swojej organizacji.

2. Poproś pracowników o wyznaczenie celów

Następnym krokiem jest omówienie celów z pracownikami. Istnieją dwa popularne sposoby, aby to obejść:

1. Podejdź do oceny wydajności w oparciu o mocne strony i zdefiniuj cele oparte na mocnych stronach, aby pracownicy mogli wykorzystać swoje mocne strony.
2. Wybierz ścieżkę oceny wydajności opartą na kompetencjach i określ kompetencje, które pozwolą Ci osiągnąć sukces w każdej roli. Następnie sfinalizuj cele pracowników, aby poprawić lub dopracować te kompetencje.

Sugerujemy skorzystanie z oceny opartej na kompetencjach. Aby pomóc Ci zacząć, stworzyliśmy dla Ciebie bezpłatny szablon oceny opartej na kompet encjach. 

3. Monitorowanie postępów i wspieranie pracowników

Po ustaleniu celów nie zostawiaj pracownikom samodzielnego rozwiązywania problemów. Zamiast tego zaplanuj regularne spotkania jeden na jeden: 

• Zaoferuj wsparcie, jeśli pracownicy utkną w dowolnym miejscu.
• Pomóż im zidentyfikować rozwiązania.
• Umożliwienie pracownikom zidentyfikowania swoich mocnych stron.
• Przekazuj konstruktywne informacje zwrotne.
• Sprawdź, czy podążają we właściwym kierunku.

Kolejną istotną zaletą częstych spotkań jeden na jeden jest to, że pozwalają one na korektę kursu raczej wcześniej niż później. 

Amy Spurling, CEO i założycielka w Comptmówi, że podczas tych spotkań wcześnie omawiają kwestie związane z wydajnością. Nie czekają, aż ktoś nagle zostanie objęty planem poprawy wydajności (PIP), a następnie ujawniają jego nieoczekiwane wyniki.

Wskazówka: Regularnie rób notatki podczas spotkań indywidualnych, aby mieć do czego wrócić po zakończeniu cyklu przeglądu. 

4. Rozpoczęcie przeglądu pod koniec cyklu

Możesz zainicjować samoocenę i przeglądy, gdy cykl oceny wyników zbliża się do końca. Shaunak Amin, współzałożyciel i dyrektor generalny SwagMagic, sugeruje wdrożenie 360-stopniowej informacji zwrotnej dla pracowników, aby uzyskać głębszy wgląd w ich wydajność. 

Feedback 360 stopni to metoda oceny, w której pracownicy nie ograniczają się do otrzymywania informacji zwrotnych wyłącznie od przełożonych. Zamiast tego proszą również o informacje zwrotne od współpracowników, bezpośrednich podwładnych, a czasem nawet klientów. W ramach oceny 360 stopni pracownicy dokonują również samooceny.

➡️ Zastanawiasz się, jak stworzyć formularze oceny 360 stopni? Zapoznaj się z naszym szczegółowym przewodnikiem na temat tworzenia formularzy oceny wydajności i naszym bezpłatnym źródłem inspiracji z 59 najlepszymi pytaniami do oceny wydajności.  

Gdy formularze oceny zostaną wysłane, trafią one również do ciebie jako menedżera. W tym miejscu pomocne będą notatki zebrane podczas spotkań jeden na jeden. Zapewni to przegląd całego cyklu, a nie tylko osiągnięć (lub eskalacji) z ostatniej pamięci.

5. Zablokowanie czasu na spotkanie dotyczące oceny wyników

Po tym, jak wszyscy interesariusze zakończą przegląd, nadszedł czas, aby przekazać wyniki pracownikom, przeprowadzając spotkanie oceniające wyniki. Różni się ono od zwykłego spotkania jeden na jeden. Spotkanie to jest bardziej odzwierciedleniem całego cyklu oceny.

Podczas tego spotkania możesz

• Omówienie celów ustalonych na początku cyklu i tego, jak pracownik sobie z nimi poradził.
• Refleksja nad wszelkimi istotnymi dyskusjami/problemami 
• Uznanie kluczowych osiągnięć 
• Wskazanie obszarów wymagających poprawy
• Konkretne sugestie na przyszłość
• Planowanie celów na następny cykl oceny wyników

Wskazówka: Ostrożnie dobieraj słowa. Niska wydajność może być drażliwa, a źle przekazana informacja zwrotna może zaszkodzić motywacji i wydajności pracowników. Ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, jest wysłanie swoich ludzi na spiralę upadku. 

➡️ Zapoznaj się z 45 przykładami informacji zwrotnych na temat wydajności dla wszystkich poziomów wydajności pracowników, od niespełniających oczekiwań po osiągających wysokie wyniki.

6. Pomiar skuteczności

Zamiast rzucać lotkami w ciemno, można sporządzić krótką listę kluczowych wskaźników wydajności (KPI), aby określić, czy system zarządzania wydajnością przynosi pozytywne zmiany. Kilka typowych wskaźników KPI do zmierzenia to przychody, współczynnik konwersji, rentowność, wskaźnik ukończenia projektu na czas i produktywność.

➡️ Szukasz bardziej szczegółowej listy? Uzyskaj szczegółową listę 45 wskaźników wydajności pracowników obejmujących wiele wskaźników wydajności specyficznych dla danej roli.

7. Przeprowadzenie szybkiej ankiety na koniec cyklu

Mitch Chailland, prezes Canal HR, mówi: "Moją najważniejszą wskazówką, aby zarządzanie wydajnością było korzystne dla pracowników i organizacji, jest nie utknięcie w jednym sposobie robienia rzeczy.. Jeśli twój zespół uważa, że inna metoda byłaby lepsza, wypróbuj ją i stale ulepszaj i optymalizuj".

Jest to dodatkowy krok, ale wciąż bardzo pomocny. 

Zakończenie cyklu przeglądu krótką ankietą daje informacje zwrotne na temat tego, czy pracownicy uważają zarządzanie wydajnością za korzystne i oparte na współpracy. 

Kilka pytań do sprawdzenia to:

• Czy długość cyklu jest zbyt krótka czy zbyt długa?
• Czy pytania w formularzach informacji zwrotnej 360 stopni są istotne?
• Czy częstotliwość spotkań indywidualnych jest zadowalająca?
• Czy otrzymujesz informacje zwrotne na czas?
• Czy jest coś, co chciałbyś zmienić w następnym cyklu przeglądu?

Daje to wystarczające dane wejściowe do ulepszenia i eksperymentowania w następnym cyklu. 

3 firmy, które zmodernizowały swój proces oceny wyników

Szukasz inspiracji przed aktualizacją procesu zarządzania wydajnością? Oto jak 3 najlepsze firmy wprowadziły zmiany w swoim systemie. 

Firma Zappos przyjęła holakrację

Firma Zappos przeszła od rocznych ocen wydajności opartych na HR do holakracji. Holakracja to system samozarządzania, w którym nie ma liderów. Oznacza to, że pracownicy są podzieleni na samoorganizujące się grupy, w których otrzymują częste oceny od innych pracowników. Zappos zachęca do przekazywania informacji zwrotnych w czasie rzeczywistym poprzez cotygodniowe spotkania zespołu. Marka ta, znana ze swojej wyjątkowej kultury, korzysta również z wewnętrznego narzędzia informacji zwrotnej 360 do formalnych kontroli. 

➡️ Zapoznaj się z naszym szczegółowym przewodnikiem po systemie zarządzania wydajnością Zappos, aby uzyskać szczegółowe wyjaśnienie tego ruchu.

Firma Adobe zastąpiła tradycyjną ocenę częstymi wizytami kontrolnymi.

Firma Adobe zrezygnowała z tradycyjnego systemu corocznych ocen w 2012 roku. Zamiast tego wprowadziła mniej formalny system zarządzania wydajnością o nazwie "Check-ins", który odbywa się co najmniej raz na kwartał. 

Każda odprawa składa się z trzech części: ustalania celów, dzielenia się informacjami zwrotnymi i badania możliwości rozwoju pracowników. 

➡️ Szukasz więcej szczegółów na temat podejścia check-in? Można je znaleźć w naszym szczegółowym studium przypadku dotyczącym mechanizmu oceny wydajności firmy Adobe.

Cisco wykorzystało technologię, by pożegnać się z corocznymi przeglądami

Cisco korzysta z wewnętrznej platformy, aby pożegnać się z corocznymi ocenami wyników. Trzy główne części systemu to:

• Pracownicy mogą dodawać do portalu swoje aspiracje, obszary nauki i wiedzę specjalistyczną. W ten sposób rozmowy stają się dwukierunkowe.
• Menedżerowie ustalają cele podczas indywidualnych spotkań i dzielą się informacjami zwrotnymi w czasie rzeczywistym na platformie.
• Menedżerowie mogą uzyskać szybkie raporty za pomocą wbudowanej funkcji raportowania. Pomaga to w ocenie krytycznych czynników, takich jak zadowolenie pracowników, postępy i inne.

➡️ Dowiedz się więcej o ich adaptacji technologicznej w naszym raporcie na temat ocen wydajności w Cisco. 

➡️ Zavvyzmienia oblicze ocen wydajności

Oto krok po kroku, jak zaktualizować cały system zarządzania wydajnością za pomocą Zavvy. 

1. Tworzenie cykli przeglądu wyników

Możesz zaplanować powtarzające się cykle przeglądu wydajności. 

Na przykład cykl przeglądu został ustawiony na powtarzanie kwartalne. W takim przypadku nowy cykl przeglądu będzie automatycznie uruchamiany co trzy miesiące.

2. Przypisywanie ścieżek i poziomów kariery

Można zdefiniować ścieżki kariery dla różnych ról. Każda ścieżka kariery może mieć ogólne kompetencje, które są istotne dla danego stanowiska. Dodatkowo można dodać konkretne kompetencje (jeśli są potrzebne w projekcie lub jeśli pracownicy chcą je rozwijać). 

3. Zaplanuj regularne spotkania jeden na jeden

Zavvy pomaga również w planowaniu okresowych spotkań jeden na jeden , dzięki czemu można śledzić postępy pracowników i odpowiadać na ich pytania.

4. Przeprowadzenie oceny 360

Pod koniec cyklu można zainicjować ocenę 360, aby pracownicy mogli dokonać samooceny, a także uzyskać informacje zwrotne od współpracowników, przełożonych i bezpośrednich podwładnych. 

5. Analiza informacji zwrotnych i raportów dotyczących kompetencji

Zavvy oferuje indywidualne i zespołowe raporty kompetencji, które można łatwo skonfigurować. Różne raporty pomogą zidentyfikować mocne strony członków zespołu i obszary wymagające poprawy. Skorzystaj z nich, aby przygotować się do ostatecznej dyskusji na koniec cyklu.

6. Zablokowanie czasu na spotkania dotyczące oceny wyników

Podczas inicjowania oceny 360 Zavvy pozwala ustawić okno do dyskusji na temat oceny wyników. Otrzymasz powiadomienia, aby umówić się na spotkania w tym oknie.

7. Przeprowadzanie ankiet pulsu

Wreszcie, możesz przeprowadzać szybkie ankiety, aby z czasem ewoluować swoje systemy oceny wyników. 

➡️ Zamów wersję demonstracyjną już teraz, a jeden z ekspertów pomoże Ci ulepszyć system zarządzania wydajnością przed rozpoczęciem następnego cyklu przeglądu.

Najczęściej zadawane pytania

Jak przeprowadzić dobrą ocenę wyników?

Pięć wskazówek dotyczących przeprowadzania skutecznych ocen wyników

1. Omów cele z wyprzedzeniem.

2. Mieć wzajemnie korzystne cele dla sukcesu zarówno pracownika, jak i firmy.

3. Prowadzenie częstych spotkań indywidualnych w celu oceny postępów i odpowiedzi na pytania.

4. Rozmowy powinny być dwukierunkowe.

5. Udzielanie konstruktywnych informacji zwrotnych.

Jakie są 4 etapy przeprowadzania oceny wyników?

Główne cztery etapy to:

1. Wyznaczanie celów dla cyklu oceny wyników

2. Monitorowanie postępów poprzez rozmowy indywidualne 

3. Inicjowanie informacji zwrotnej na koniec cyklu oceny wyników

4. Spotkanie oceniające wyniki w celu omówienia osiągnięć i planów poprawy.

Jakie jest 5 kluczowych elementów oceny wyników?

Pięć kluczowych elementów oceny wyników to:

1. Jasne i uzgodnione cele

2. Wzajemnie korzystne cele dla sukcesu pracownika i firmy

3. Ciągły dialog w celu monitorowania postępów i wspierania pracowników

4. Konstruktywna informacja zwrotna

5. Rozmowy dwukierunkowe