Come ri-boicottare con successo i dipendenti nell'ambiente post-pandemia (e oltre)?

‍

Tradizionalmente, il reboarding riguardava soprattutto l'introduzione dei dipendenti sul posto di lavoro dopo il rientro da periodi di pausa come congedi parentali, anni sabbatici o promozioni.

Tuttavia, la pandemia ha aggiunto un nuovo significato:

Quando le restrizioni vengono abolite, le organizzazioni continuano a lavorare in remoto o chiedono ai dipendenti di tornare in ufficio. In ogni caso, i dipendenti hanno bisogno di un supporto continuo durante il processo di transizione.

E ciò avviene con un efficace piano di reboarding.  

Questo articolo tratterà in modo approfondito il processo di reboarding, dalla creazione di un sistema di reboarding alla sua implementazione.

🔎 Cos'è il reboarding (o re-onboarding)?

Il reboarding è il processo di familiarizzazione dei dipendenti esistenti con l'organizzazione, le sue politiche e i loro ruoli dopo un periodo di assenza o dopo un cambiamento massiccio. I dipendenti reinseriti sono più consapevoli della struttura, della cultura e dei processi amministrativi dell'organizzazione. 

Il processo di reboarding è determinato in base al settore e all'organizzazione in questione. Tuttavia, il reboarding comprende tre elementi costanti: 

• Reintegrare i dipendenti nel posto di lavoro 
• Formazione sulla sicurezza
• Comunicare le modifiche rilevanti

Pensate al reboarding come a un onboarding mirato dei dipendenti. Mentre il reboarding riguarda principalmente i dipendenti esistenti, l'onboarding è il primo passo per introdurre i nuovi dipendenti nell'organizzazione. Viene attuato per garantire che i dipendenti siano guidati attraverso le politiche aziendali, compliance, la cultura del luogo di lavoro e stabilire connessioni tra i nuovi dipendenti e quelli esistenti.

Obiettivi di successo del reboarding

• Motivare, emozionare e migliorare la produttività 
• Rafforzare il senso di community
• Riallineare i dipendenti alla visione, alla missione, ai valori e alla cultura dell'organizzazione.
• Far sentire i dipendenti a proprio agio e al sicuro‍
  

❓ Perché il reboarding è essenziale ora?

La pandemia ha alterato il panorama occupazionale e ridefinito il modo in cui i dipendenti lavorano e interagiscono con il proprio lavoro e con i colleghi. I cambiamenti orchestrati dalla crisi sanitaria hanno richiesto alle organizzazioni di riprogettare una nuova esperienza per i dipendenti basata sulla "nuova normalità". 

In qualità di responsabile delle risorse umane, è vostro compito implementare i piani di continuità aziendale, modificare i processi e le procedure interne e garantire una transizione fluida al lavoro remoto/ibrido. Ciò include il reinserimento dei dipendenti nel miglior modo possibile. I motivi principali per cui è necessario ri-imbarcare i dipendenti sono:

Aumenta la produttività

Aggiornare i dipendenti subito dopo il loro rientro consente loro di ambientarsi rapidamente e di tornare al lavoro. Inoltre, offrire chiarezza sulla loro posizione e sulle loro aspettative li aiuta a concentrarsi e a svolgere i compiti che li attendono.

Estende il supporto emotivo

Il reboarding incoraggia i dipendenti a sentirsi impegnati, accolti e ricollegati alla vostra organizzazione. Con il ritorno al lavoro dall'ufficio, i dipendenti potrebbero sentirsi a disagio nel riallacciare i rapporti con i colleghi dopo un lungo periodo. Un processo di reboarding offre il necessario supporto emotivo ai dipendenti nuovi ed esistenti.

Allevia l'ansia

I dipendenti che rientrano avranno diverse domande o preoccupazioni, come ad esempio

• "Cosa succede al mio contratto?".
• "Ci sono nuovi cambiamenti nel mio ruolo?".

Un piano di reboarding strutturato chiarisce i piccoli dettagli ed elimina lo stress dei dipendenti.

Un'opportunità per reinnovare

Grazie al reboarding, i dipendenti possono concentrarsi sul lavoro che conta. In cambio, questo attributo favorisce la positività e la produttività, poiché i dipendenti si abituano all'ultima versione della normalità.

Stabilisce nuove politiche

Poiché molte aziende stanno ripensando i propri modelli di lavoro, un processo di reboarding a livello aziendale è l'occasione per comunicare e stabilire le nuove politiche di lavoro ibrido o i modelli di lavoro flessibile.

🛫 Reinserimento dei nuovi assunti che si sono aggiunti durante la pandemia

Molte persone hanno iniziato un nuovo lavoro durante la pandemia e non hanno mai incontrato di persona i loro colleghi. In effetti, il passaggio al lavoro a distanza è stato piuttosto turbolento per molte aziende e le procedure di onboarding ne hanno risentito.

Con il ritorno della vostra azienda a modalità di lavoro più stabili, è la vostra occasione per restituire ai vostri colleghi quell'esperienza.

Questo è potente per due motivi:

In primo luogo, li integra nel vostro sistema e crea community. In secondo luogo, il reboarding dei nuovi assunti contribuisce ad allineare i vostri obiettivi organizzativi con i loro.

Collegare i dipendenti

È probabile che questa sia la fase che le persone hanno tralasciato di più.

Le coorti di persone che iniziano nello stesso periodo sono di solito unite da un forte legame. Sono tutti ugualmente insicuri e stanno iniziando una nuova vita. L'onboarding congiunto può creare amicizie per gli anni a venire. Questo ha ovviamente un forte impatto sull'esperienza complessiva del candidato.

Quindi: Trovare il modo di mettere informalmente in contatto le persone tra loro.

Abbinateli a dipendenti provenienti da reparti e ambienti diversi.

Iniziare dalle basi

Durante il reinserimento dei nuovi assunti, questi avranno domande sui loro ruoli e responsabilità, sulle prestazioni mediche e sulle politiche di orario. Per questo motivo, è opportuno prevedere una comunicazione regolare e l'aggiornamento delle politiche.

Introdurre i dipendenti sul posto di lavoro

I nuovi assunti a distanza potrebbero non essere mai stati nel vostro ufficio. In questo caso, fategli fare un giro! Fate loro visitare i luoghi più importanti, i posti dove si pranza o semplicemente fate una passeggiata. A seconda delle normative locali e del settore, potrebbe essere necessario impartire loro una formazione sulla sicurezza sul lavoro.

Sessioni individuali di reboarding

Una chat di reboarding faccia a faccia può essere più efficace tra il manager e il dipendente. Il manager può stabilire se il nuovo assunto si sta ambientando bene nel suo ruolo. Il manager può anche offrire mezzi alternativi per aiutare il nuovo assunto ad ambientarsi, se necessario. Facilitate la conversazione dando a entrambe le parti alcune linee guida da considerare.

Focus sulla formazione al lavoro

Concentratevi su argomenti che aiutino i nuovi dipendenti a completare i compiti in modo produttivo. I dipendenti hanno bisogno di un percorso professionale chiaro e di liste di controllo complete per garantire un lavoro efficiente. I manager possono anche condurre valutazioni pratiche per garantire che i dipendenti lavorino in base alle aspettative stabilite durante la trasferta.

😷 Come reimbarcare i dipendenti dopo una pandemia?

Il re-boarding in un ambiente post-pandemia va oltre l'aggiornamento dei dipendenti sugli ultimi sviluppi dell'organizzazione. L'approccio adottato dall'organizzazione deve invece stabilire la politica di lavoro e salvaguardare la salute dei dipendenti. 

Durante la post-pandemia, il reimbarco può riguardare: 

• Riapertura degli uffici 
• Dipendenti riassunti dopo i licenziamenti 
• Modifica della posizione/ruolo professionale 

In generale, la pandemia di Covid-19 ha cambiato il modo in cui le organizzazioni lavorano e trovano modi efficaci per riaccogliere i dipendenti. Pertanto, il reinserimento dei dipendenti non è un compito facile. Che si lavori da remoto o che si sia adottato un modello di lavoro ibrido, è fondamentale comunicare le politiche aggiornate, le modalità di comunicazione, la struttura dell'ufficio (per i nuovi assunti) e la ridefinizione dei ruoli.

Fattori da considerare per il reimbarco dopo una pandemia 

1. Luogo di lavoro fisico: Il datore di lavoro deve assicurarsi che la struttura sia sicura e ridurre al minimo il rischio di infezione se si prevede di riprendere il lavoro fisico. Prima del reimbarco, fornire uno spazio sufficiente per l'allontanamento sociale e strutture igieniche adeguate.

Per la sicurezza, considerare fattori quali: 

• Stabilire regole di contatto personale
• Incoraggiare la condivisione di nessun oggetto, se necessario
• Riorganizzare la planimetria
• Eliminare le sezioni di raccolta standard
• Chiudere i punti di ritrovo per la pausa
• Creare postazioni per l'igienizzazione delle mani
• Condividere le regole di pulizia delle attrezzature comuni
• Creazione di mandati per maschere facciali appropriate
• Limitare il numero di dipendenti in un locale chiuso
• Creare turni di lavoro scaglionati e
  

2. Salute mentale: L'inizio della pandemia ha avuto un impatto mentale sulla maggior parte degli individui a causa dell'isolamento. Un'organizzazione in fase di reboarding dovrebbe concentrarsi su un meccanismo di primo soccorso per la salute mentale. Mostrate sostegno ai vostri dipendenti avviando attività di benessere come terapia, meditazione, corsi di fitness e altro.  

3. Strategia di comunicazione: Un'organizzazione deve avere un canale di comunicazione aperto e offrire il necessario feedback quando necessario. Il sistema di comunicazione deve articolare chiaramente le nuove politiche o le modifiche a quelle esistenti. Inoltre, i dipendenti devono sentirsi liberi di esprimere le proprie opinioni.

Qual è il processo di reinserimento dei dipendenti dopo la pandemia?

1. Stabilire un piano di rientro al lavoro: Il reboarding dopo una pandemia è impegnativo, visto che i dipendenti che rientrano possono sentirsi sopraffatti e ansiosi. Raccomandiamo alle organizzazioni di istituire un team che supervisionerà la progettazione del piano di rientro al lavoro. L'unità può implementare e monitorare il programma. Oltre ad adottare una strategia di rientro al lavoro, il progetto deve limitarsi ad aiutare i dipendenti ad ambientarsi alle loro mansioni abituali. È inoltre necessario prendere in considerazione la valutazione dei rischi, l'allontanamento sociale e il piano d'azione Covi-19.
   
   
2. Progettate un piano di reboarding basato sull'esperienza. Non esiste una soluzione unica per tutti, perché i piani hanno effetti diversi sui dipendenti. Ad esempio, i nuovi dipendenti avranno bisogno di informazioni logistiche e di una guida supplementare per orientarsi nel nuovo ambiente di lavoro.
   
   
3. Risorse per la formazione e l'assistenza. Dopo l'assenza, i dipendenti potrebbero aver bisogno di un aggiornamento su vari aspetti del loro ruolo. È possibile distribuire risorse relative alla politica aggiornata, alle informazioni sulla sicurezza e sulla salute mentale, tra le altre cose. Inoltre, se i ruoli dei dipendenti sono cambiati, sarà necessario aggiornarli sulle responsabilità principali del loro ruolo. I dipendenti i cui ruoli specifici sono cambiati avranno bisogno di ulteriore formazione per dotarsi delle competenze necessarie per operare in modo efficiente.
   
   
4. Rafforzare gli obiettivi dell'organizzazione. I dipendenti devono capire che il loro lavoro verso l'organizzazione è importante e contribuisce al raggiungimento degli obiettivi generali. Durante il reboarding, comunicare chiaramente lo scopo dell'organizzazione. Aggiornateli e comunicate i vostri obiettivi. In questo modo si costruisce la fiducia tra datore di lavoro e dipendente e si rafforza la cultura del lavoro.
   
   
5. Comunicazione costante. Quando un datore di lavoro e un dipendente di si impegnano regolarmente, aiutano a definire gli obiettivi, riducono l'ansia e sostengono la cultura del lavoro. Un dipendente può avere una conoscenza significativa degli obiettivi dell'organizzazione, ma è possibile che questi obiettivi siano cambiati durante la sua assenza. In questa fase è necessario comunicare anche le aspettative dell'organizzazione.
   
   
6. Comunicare le proprie aspettative. I dirigenti devono cercare di rivalutare le priorità e discutere le aspettative con il personale, raccogliendo i feedback. Si noti che i dipendenti si stanno abituando a sopportare l'ulteriore pressione dell'isolamento.
   L'adeguamento delle loro aspettative in termini di input e output è visto molto più favorevolmente rispetto a coloro che durante la pandemia hanno preteso lo status quo. Nel condividere nuovamente le aspettative della vostra organizzazione, dovete riconoscere le sfide che le persone devono affrontare e mostrare compassione riconoscendo che ogni individuo è sottoposto a pressioni diverse.
   

7. Organizzate attività di team building. Ricordate che i dipendenti non incontrano i loro colleghi da molto tempo, quindi fate in modo che si abituino l'uno all'altro il prima possibile. Concentratevi sull'aspetto sociale del lavoro e organizzate attività come quiz divertenti o riunioni aziendali per aiutare i lavoratori a familiarizzare con i loro colleghi.
   

7. Determinare chi deve essere riaddestrato. Alcuni dipendenti potrebbero sentirsi a disagio nel tornare in ufficio dopo la pandemia. Se sollevano obiezioni, ascoltatele. Sarebbe meglio fare un sondaggio tra i dipendenti per capire da dove cominciare, chi vuole tornare, chi no e chi dovrebbe farlo. In particolare, un'organizzazione deve tenere conto del fatto che alcuni dipendenti sono più produttivi lavorando da remoto.
   
   
8. Rafforzare la consapevolezza dei rischi per la sicurezza informatica. In mezzo alla pandemia, le minacce alla sicurezza informatica sono dilagate. I cattivi attori prendono di mira i dipendenti. Ricordate ai vostri dipendenti di rimanere vigili per evitare di cadere vittime di attacchi di phishing. Un'organizzazione può fornire informazioni sulla formazione in materia di sicurezza e su come proteggere i dati sensibili. Incoraggiate i dipendenti a utilizzare strumenti come le reti private virtuali (VPN).
   
   
9. Misurare l'impatto. Il reboarding è un processo continuo. È necessario misurare i risultati del processo di reboarding per capire come migliorarlo. Concentratevi su parametri come la soddisfazione dei dipendenti, il coinvolgimento e la valutazione della forza del processo di reboarding.
   

In generale, il reboarding manuale può essere impegnativo per la maggior parte delle organizzazioni a causa del lavoro noioso che comporta. Zavvy offre diverse soluzioni di onboarding che si concentrano su obiettivi prefissati, eliminando il lavoro manuale.  

📝 Lista di controllo per il reimbarco post-pandemia

La lista di controllo per il reboarding post-pandemia di un'organizzazione è guidata da due fattori: prima di tornare al lavoro e quando si riprende il lavoro. La lista di controllo deve corrispondere ai seguenti aspetti:  

• Raccogliere le risorse pertinenti. Preparate una guida rapida alle domande frequenti sui fattori fondamentali che riguardano il luogo di lavoro. Potete preparare risorse preziose per comunicare eventuali modifiche alle politiche, comprese le linee guida sulla condotta dei dipendenti.
  
  
• Rispettare le linee guida sanitarie. Assicuratevi che il vostro ufficio soddisfi tutte le linee guida di contenimento Covid-19. Le linee guida si concentrano principalmente su vaccinazioni, maschere e punti di igiene. Assicuratevi che l'edificio sia igienizzato e che i prodotti per l'igiene siano prontamente disponibili. Effettuare un adeguamento per tenere conto dei requisiti di allontanamento sociale.
  
  
• Chiarire i benefici post-pandemia. La pandemia ha modificato le prospettive finanziarie della maggior parte delle organizzazioni. In alcuni casi, le organizzazioni hanno registrato profitti, mentre altre sono ancora in fase di recupero. Indipendentemente dalla situazione, i dipendenti saranno ansiosi di sapere se la loro struttura di benefit e vantaggi è cambiata. Per questo motivo, preparate una guida dettagliata sui vantaggi di ciascun dipendente e condividetela alla ripresa del lavoro.
  
  
• Comunicare le modifiche. Prima che il dipendente torni al lavoro, comunicategli le modifiche. Potete farlo attraverso una videochiamata o un'e-mail. Inoltre, se la vostra organizzazione sta per svelare nuovi strumenti per i dipendenti, comunicateli in anticipo e offrite una formazione adeguata.
  
  
• Adattare e comunicare gli obiettivi dell'organizzazione. Al rientro dalla pandemia, le priorità aziendali potrebbero essere cambiate per riflettere la nuova normalità. Pertanto, è necessario progettare un modello di comunicazione per garantire che tutti siano informati.
  
  
• Aprite le linee di comunicazione. Chiarite come aggiornerete i dipendenti e a chi devono rivolgersi in caso di domande. Assicuratevi che la linea di comunicazione scelta sia efficace sia per l'organizzazione che per i dipendenti.
  
  
• Feedback dei dipendenti. Cercate di raccogliere regolarmente i feedback dei dipendenti, perché dimostrano empatia e attenzione. Utilizzate il feedback per assicurarvi che i dipendenti rimangano motivati e produttivi nelle loro mansioni.
  
  

⏯️ Come imbarcare nuovamente le persone che sono state assenti per un po' di tempo?

Questo è principalmente per le persone che rientrano dal congedo di maternità/paternità, dagli anni sabbatici, dai congedi di malattia più lunghi, ecc.

Se siete stati fuori per più di un paio di mesi, è probabile che vi siate persi un bel po' di cose.

Ecco cosa tenere in considerazione:

Preparate materiale e risorse pertinenti. I vostri dipendenti potrebbero avere diverse domande sul percorso dell'organizzazione e sulle vostre aspettative. Pertanto, potete preparare materiali utili, tra cui documenti di FAQ sul reboarding e l'apertura di canali di comunicazione per rispondere alle loro domande.  

Comunicare cosa è cambiato. Cercate di trasmettere ai dipendenti le informazioni essenziali sul potenziale impatto della loro assenza sull'organizzazione. Comunicate tutti i cambiamenti avvenuti durante il periodo di pausa, tra cui nuove assunzioni, partenze, modifiche alla struttura organizzativa, risparmi sui costi e altro ancora. In particolare, la comunicazione rassicurerà i dipendenti sul fatto che sono apprezzati, contribuendo alla loro produttività complessiva.

Inviare un'e-mail di pre-imbarco.Inviate un'e-mail ai dipendenti che rientrano prima del loro arrivo. L'e-mail deve contenere tutti i dettagli per garantire che abbiano tutto ciò di cui hanno bisogno per iniziare.

Attenzione: essere stati via per un po' di tempo e notare che le cose sono andate bene anche senza di voi può causare insicurezza. Assicuratevi di enfatizzare i contributi precedenti dei vostri nuovi arrivati. Mostrate loro che ci tenete. Mostrate loro che il vostro team è felice del loro ritorno.

Evitare questi errori di reimbarco

1. Mancato reinserimento degli assunti interni
2. Avere un piano di reimbarco a breve termine 
3. Ritardo nel reimbarco 
4. Mancanza di valutazione del processo di reboarding
5. Mancanza di un circuito di feedback 

📈 Seguite queste migliori pratiche

• Fornire risorse per la formazione
• Coinvolgere i dipendenti
• Osservare le comunicazioni costanti
• Concentrarsi sul feedback dei dipendenti
• Attenersi alle linee guida governative in materia di salute
• Condividere i traguardi e gli obiettivi dell'organizzazione dopo la pandemia  

➡️ Il re-imbarco diventa facile con Zavvy

Il reboarding non è un'attività una tantum. Le organizzazioni devono capire che il reboarding è un processo lento che richiede un'attenta pianificazione e implementazione. Il reboarding sta emergendo come una parte critica del percorso dei dipendenti, anche se la maggior parte delle organizzazioni spesso lo trascura. 

Se siete interessati all'impatto che una soluzione di reboarding può avere sulla vostra organizzazione, potete concentrarvi sulle soluzioni di terze parti.

Zavvy è il modo più semplice per promuovere prestazioni, cultura e benessere. Se il vostro team è remoto, ibrido o in ufficio, potete gestire l'onboarding e il reboarding o creare un ambiente di lavoro ibrido unico grazie alle nostre soluzioni.