Cosa succede quando un dipendente dà le 2 settimane (o 3 mesi) di preavviso?
Molte organizzazioni cercano immediatamente un sostituto. Si concentrano esclusivamente sulla stesura di una descrizione del lavoro e sulla pubblicazione dell'annuncio, valutano i candidati adatti al ruolo e inseriscono un nuovo dipendente per occupare la posizione vacante.
Tuttavia, avete davvero considerato il dipendente che lascia la vostra azienda? Avete prestato attenzione a scoprire i motivi che li hanno spinti a lasciare l'azienda?
Potrebbero lasciare un'organizzazione per molti motivi.
Per esempio
Ma, se non chiedete, come fate a sapere tutto questo?
Poiché chi lascia il lavoro ha poco o nulla da perdere, un colloquio di uscita può anche essere un'eccellente opportunità per
In questo articolo scoprirete tutto quello che c'è da sapere sui colloqui di uscita e su come utilizzarli come parte integrante della vostra strategia di fidelizzazione dei dipendenti.
Un colloquio di uscita è una conversazione tra un'organizzazione e un dipendente che sta per lasciare l'azienda. In genere, il colloquio avviene tra il dipendente uscente e un membro del team delle risorse umane.
È la parte del processo di offboarding che aiuta a capire perché una persona ha deciso di andarsene, nella speranza che la vostra organizzazione possa prevenire quegli errori che potrebbero indurre altri dipendenti a seguirne l'esempio in futuro.
Le interviste di uscita sono ottime anche per determinare i benchmark della concorrenza. Ad esempio, supponiamo che un dipendente si sia lamentato di uno stipendio più basso e abbia lasciato la vostra azienda per un concorrente con una retribuzione maggiore. In questo caso, un colloquio di uscita potrebbe offrirvi informazioni sugli attuali standard di mercato (stipendio) e sugli altri vantaggi che i dipendenti desiderano.
La Society for Human Resource Management (SHRM) raccomanda di seguire i seguenti principi fondamentali:
Sebbene i colloqui di uscita e i colloqui di permanenza pongano spesso domande simili ai dipendenti, esistono comunque alcune differenze.
Un colloquio di uscita avviene dopo che il dipendente ha ufficialmente rassegnato le dimissioni.
Un'intervista di permanenza, invece, viene condotta periodicamente durante tutto il ciclo di vita del dipendente nell'organizzazione.
Le interviste di soggiorno aiutano a capire
Fanno parte della mappa del viaggio dei dipendenti, uno strumento per determinare l'esperienza dei dipendenti in ogni fase della loro permanenza nell'organizzazione.
Secondo il responsabile People & Culture di StoryTap , Jasmine Leong:
"Le interviste di uscita, se ben condotte, possono rappresentare un punto di riferimento straordinario per i dipartimenti HR. Insieme alle interviste di permanenza e ai sondaggi sul coinvolgimento, il team delle risorse umane dovrebbe essere in grado di tracciare un buon quadro dei punti di forza e delle opportunità dell'organizzazione e, in ultima analisi, di ridurre i tassi di turnover. ridurre il tasso di turnover del vostro team".."
I colloqui di uscita sono tra le conversazioni più oneste che i dipendenti possono avere con i loro datori di lavoro. Sono l'unica possibilità per un'organizzazione di sapere cosa pensa veramente quel dipendente.
Raramente i dipendenti lasciano il lavoro senza un motivo. Scoprire il perché è l'intuizione più potente per migliorare la retention in futuro.
Jasmine Cheong di StoryTap consiglia di far condurre il colloquio di uscita a un membro imparziale del team HR:
"È necessario assicurarsi che l'intervistato non sia troppo preoccupato di come le sue risposte possano influire sulle referenze future, in modo da non rischiare di danneggiare le relazioni. In questo modo si ottengono le risposte più autentiche, con la possibilità di parafrasare il feedback in modo produttivo".
Sylvain Roy, CEO e consulente HR di Folksaggiunge che l'opzione migliore è quella di affidare i colloqui di uscita ai professionisti delle risorse umane.
"La persona che conduce il colloquio di uscita deve posizionarsi come un alleato nell'organizzazione e come un giocatore di squadra che si preoccupa del benessere dei dipendenti. In ogni caso, il colloquio non dovrebbe essere condotto dal diretto superiore, poiché è importante mantenere un buon livello di obiettività durante lo scambio", aggiunge.
La scelta di una persona del team People non elimina solo i pregiudizi:
Inoltre, garantisce che qualsiasi feedback venga implementato più rapidamente.
Alcune organizzazioni ricorrono a società o consulenti esterni. Ma questo potrebbe risultare impersonale o violento, soprattutto per i dipendenti che hanno apprezzato il lavoro nell'organizzazione.
I colloqui di uscita non devono essere frigidi o impersonali solo perché un dipendente sta per lasciare l'azienda. Se condotti correttamente, i colloqui di uscita sono miniere d'oro per raccogliere nuove conoscenze su ciò che si potrebbe fare per migliorare l'organizzazione.
KrittinKalra, fondatore di WriteCreamritiene che il modo migliore per condurre un colloquio di uscita sia quello di avere una conversazione individuale:
"Dovrebbe essere una conversazione e non rigida. Dovrebbe essere una conversazione aperta e non eccessivamente strutturata - che non faccia sentire il dipendente ansioso o nervoso durante la preparazione o durante il colloquio di uscita stesso".
L'obiettivo principale di un colloquio di uscita è ascoltare attivamente il dipendente per capire cosa sta dicendo. Quando ascoltate attivamente, la vostra azione dice al dipendente che il feedback che sta fornendo è importante per voi e per l'organizzazione.
Jasmine di StoryTap preferisce fare l'incontro di persona, quando possibile, o almeno con il video acceso, se si tratta di zoom, per entrare davvero in contatto con l'interlocutore e costruire un rapporto di fiducia.
Va bene chiedere al dipendente di completare un sondaggio scritto prima del colloquio di uscita (suggerimento: chiedetelo gentilmente).
Le domande poste dovrebbero essere sempre le stesse in tutti i casi in modo che siano comparabili", raccomanda Jasmine Cheong.
Se le risorse sono disponibili, inviate un sondaggio con domande standardizzate (ad esempio, su una scala da 1 a 10, come avete trovato l'azienda), in modo da poter ricavare punti di riferimento e tendenze, per poi approfondire le risposte che emergono durante il colloquio di uscita vero e proprio.
Porre queste domande permette ai partecipanti di riflettere in anticipo sulle loro risposte. Inoltre, leggere le risposte prima della riunione aiuta a creare un elenco di domande da porre per guidare la conversazione.
Jasmine dice che otterrebbe anche il permesso di condividere il feedback fornito dagli intervistati, in modo che possano aiutare altri che sono ancora nell'organizzazione.
"Sebbene sia utile che il manager trascorra un po' di tempo con il dipendente per ottenere un feedback, consiglierei di dare ai dipendenti l'opzione di un feedback confidenziale. Non è sempre una strada facile, perché il dipendente potrebbe avere informazioni importanti da condividere.
Tuttavia, permettendo loro di condividere in modo confidenziale i loro pensieri, si garantisce che non brucino "quei ponti".
Pertanto, non vorranno preoccuparsi di eventuali ritorni futuri".
È meglio programmare il colloquio di uscita circa una settimana prima che il dipendente se ne vada. Per metterli a proprio agio, si consiglia di inviare le domande in anticipo, nel caso in cui vogliano prepararsi in anticipo.
Se da un lato non volete che il colloquio di uscita sembri scritto a tavolino, dall'altro non dovete nemmeno presentarvi all'incontro impreparati. Compilate alcune domande per il colloquio e mantenete un tono informale e amichevole per consentire alla conversazione di fluire in modo naturale.
Per cominciare, Krittin raccomanda di non porre domande personali/cliché come "quali sono i tuoi punti di forza e di debolezza?".
Sylvain Roy consiglia i seguenti argomenti come spunti di conversazione:
Wendy consiglia di chiedere:
Secondo l'autrice, le ultime due domande, in particolare, possono aiutare un'organizzazione a determinare l'ambiente di lavoro generale per gli altri dipendenti.
Jasmine, invece, ama fare domande più generali, culturali, morali e di squadra piuttosto che parlare di eventi o persone specifiche. La sua domanda preferita è
"Se potesse cambiare una cosa che avrebbe il massimo impatto qui, quale sarebbe?".
La dottoressa osserva che il testo coglie le principali preoccupazioni del dipendente e che riecheggia anche le preoccupazioni degli altri.
Altre domande da considerare sono:
Migliori pratiche ed errori da evitare (Dos e Don'ts)
Le migliori pratiche per i colloqui di uscita sono le seguenti:
Jasmine ribadisce che l'intento dell'incontro dovrebbe essere quello di ottenere un feedback e onorare il tempo trascorso dal dipendente con la vostra organizzazione, indipendentemente dalla durata del suo impiego.
"L'ultima cosa di cui hanno bisogno è che si sentano a disagio per aver preso la decisione di andarsene. Dopotutto, hanno rischiato su di voi e sulla vostra organizzazione, hanno creduto nella vostra missione e hanno lavorato duramente (si spera), e questo dovrebbe essere celebrato", consiglia la dottoressa.
Ci sono alcune condizioni in cui il feedback fornito da un dipendente in uscita non dovrebbe rimanere riservato. Il motivo della "violazione della riservatezza" deve essere spiegato al dipendente e non dovete farlo senza il suo permesso.
I casi in cui il feedback di un colloquio di uscita non dovrebbe essere mantenuto riservato sono i seguenti:
Un colloquio di uscita è un modo per migliorare le aziende e trattenere i dipendenti. I punti d'azione creati dal feedback dei dipendenti devono essere implementati per migliorare il coinvolgimento dei dipendenti e costruire un marchio positivo per i datori di lavoro. Esempi di punti d'azione che si possono creare sono:
In Zavvy, consentiamo alle aziende lungimiranti di offrire esperienze eccezionali ai dipendenti. Questo inizia con il preboarding e continua con il feedback lungo il ciclo di vita del dipendente.
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