Contratación de un gestor/especialista en incorporación: Responsabilidades y cualidades a buscar

En su documento Onboarding New Employees: Maximizar el éxitola autora Tayla Bauer identificó cuatro niveles distintos de incorporación (las Cuatro C):

• El cumplimiento es el nivel más bajo y consiste en enseñar a los nuevos empleados cuestiones jurídicas y políticas.
• La clarificación consiste en asegurarse de que los nuevos empleados entienden su trabajo y lo que se espera de ellos.
• La cultura se centra en exponer a los nuevos empleados a los valores y normas de la organización.
• La conexión hace referencia a las relaciones interpersonales vitales y a las redes de información que deben construir los nuevos empleados.
  

El grado en que cada organización aprovecha las cuatro C de la incorporación determina la eficacia de su estrategia global de incorporación. Cuanto más eficaz sea su estrategia de incorporación, menor será la rotación de empleados y mayor la productividad.

Hay un truco: asegurarse de que se aprovechan eficazmente las cuatro C es complicado.

Dado que es mucho lo que está en juego, necesita a alguien lo suficientemente capaz para hacer el trabajo: alguien que comprenda el estado de ánimo de sus empleados, sepa cómo hacer que se sientan cómodos y pueda ejecutar todas las tareas necesarias para una incorporación satisfactoria.

Ese alguien es un gestor de incorporación de RRHH.

¿Cómo puede ayudar exactamente esta persona a su equipo? Veámoslo más de cerca.

👤 ¿Quién es un gestor de onboarding?

Un gestor de incorporación, también conocido como especialista en incorporación, es responsable de organizar, agilizar y supervisar la incorporación de los empleados en una organización. 

Su función principal es hacer que los nuevos empleados se sientan cómodos en la empresa, haciendo que pasen de ser novatos a ser una parte valiosa de la familia.

Este artículo se centrará en la descripción del puesto y la función del especialista en incorporación de empleados. Sigue leyendo para saber cómo puede beneficiarse tu empresa de la contratación de un especialista en onboarding.

(Y si te interesan las diferencias con los especialistas en incorporación de clientes, salta hasta el final de este artículo).

🛠 ¿Qué hace un gestor de incorporación?

El gestor de incorporación de RR.HH. es plenamente responsable de la incorporación de los empleados, de la supervisión de los nuevos empleados y de la puesta en marcha lo más rápida y eficazmente posible para impulsar los objetivos de la empresa.

En Zavvy, creemos que todo proceso de incorporación decente tiene al menos dos fases: preincorporación e incorporación.

El preboarding consiste en enviar paquetes de bienvenida y programar una reunión virtual para que los nuevos empleados se familiaricen con sus superiores. También deben tener acceso a información importante sobre cuentas y sistemas para que su primer día sea fácil y menos estresante.

En cuanto a la incorporación, todo el proceso puede durar más de tres meses. Consiste en medir el rendimiento de los empleados en función de unos plazos concretos(el plan de incorporación de 30-60-90 días), a saber, el primer día, la primera semana, los primeros 30 días, los primeros 60 días y los primeros 90 días, para que sean plenamente productivos con mayor rapidez.

El gestor de incorporación asume toda la responsabilidad tanto de la preincorporación como de la incorporación. 

Al supervisar los procedimientos antes y después de la contratación de nuevos empleados, el gestor de incorporación programa la formación de los recién contratados, crea las políticas de la empresa y los documentos de empleo, y ayuda a los nuevos empleados a adaptarse al entorno de trabajo. Todo ello cumpliendo la legislación laboral aplicable.

Esta es la descripción típica del puesto de un especialista en incorporación:

• Crear políticas de empresa y manuales del empleado
• Planificar y ejecutar los actos de orientación (primer día, primera semana, primer mes, primer trimestre).
• Envíe por correo electrónico a los recién contratados con información sobre la empresa, como horarios de trabajo, código de vestimenta y aparcamiento.
• Dar la bienvenida a los nuevos empleados con kits de bienvenida e invitarles a visitar la oficina.
• Presentar las nuevas contrataciones a los empleados actuales
• Proporcionar a los recién contratados los documentos esenciales y prestarles la asistencia técnica necesaria para configurar su hardware y software.
• Recopilar y archivar la documentación de las nuevas contrataciones, incluidos los acuerdos de confidencialidad y los contratos.
• Garantizar que los nuevos empleados tengan sus cuentas corporativas configuradas y funcionen
• Organizar demostraciones y presentaciones de productos y empresas
• Detallar las tareas iniciales de los nuevos empleados y responder a cualquier pregunta
• Programar y supervisar reuniones o sesiones de formación
• Añadir información de nuevos empleados en el software de nóminas o de gestión de recursos humanos
• Recopilar opiniones de los empleados recién contratados sobre su experiencia 
• Supervisar los índices de retención y rotación de los nuevos empleados.
• Ayudar a los empleados existentescuando pasan a cualquier departamento o puesto

La lista anterior no es exhaustiva y cubre las responsabilidades más importantes de un especialista en incorporación. Siempre puedes modificar la descripción del puesto para adaptarla a las necesidades de tu empresa.

⏱ ¿Cuándo debe contratar a un especialista en incorporación?

La incorporación es posiblemente la actividad organizativa más importante, ya que define la productividad futura de los nuevos empleados. Garantiza que el recién contratado no sea un empleado mediocre que frene el crecimiento de la empresa o, peor aún, que lo frene.

La contratación de un gestor de incorporación hace más probable que sus nuevos empleados adquieran las habilidades que necesitan para ser competentes en sus puestos de trabajo y garantizar que su rendimiento se ajusta a las expectativas de la empresa.

Aunque todo esto suena muy bien, probablemente se esté preguntando si contratar a un gestor de incorporación a largo plazo merece la pena para su equipo. Para ayudarte a responder a esta pregunta, hemos analizado algunas situaciones en las que tener un gestor de incorporación dedicado tiene sentido. 

Situación 1: Cuando la retención de empleados de su empresa es baja o quiere mejorarla

Sustituir a un empleado es caro. 

Según la SHRM, a una empresa le cuesta de media entre 6 y 9 meses del salario de un empleado sustituirlo. Por tanto, si tu empleado gana 80.000 dólares al año, tendrás que desembolsar entre 50.000 y 65.000 dólares en costes de contratación y formación para sustituirlo.

Aunque es normal que haya cierta rotación de personal, su objetivo principal debe ser maximizar el valor de la vida útil de sus empleados.

Los estudios sugieren que se puede mejorar la retención de nuevos empleados en un 82% con una sólida incorporación.

Si contrata a un gestor dedicado a la incorporación, podrá ofrecer a sus nuevos empleados un comienzo sólido en su organización, además de contar con alguien que aporte ideas sobre estrategias eficaces de retención de empleados. Además, pueden ofrecer una cálida bienvenida para aprovechar el entusiasmo y garantizar una transición fluida de un candidato a un nuevo empleado a un empleado plenamente productivo y a largo plazo.

Situación 2: Cuando tiene previsto contratar en grandes cantidades

Si tiene previsto contratar a muchas personas en breve, no hay duda de que le vendrá bien contar con un gestor de incorporación especializado. De hecho, puede que no haya forma de evitarlo.

Una vez que su equipo de contratación está creciendo, es una buena señal de que puede que tenga que empezar a preguntarse cómo incorporar realmente a estas personas. 

Especialmente en las startups de rápido crecimiento, la función principal de RRHH es la contratación. Y, por lo tanto, es donde están todas las miradas.

Pero, ¿qué ocurre una vez que estas personas empiezan a trabajar? Nuestra clara recomendación es contratar a una persona dedicada a establecer procesos de incorporación decentes antes de que las cosas se compliquen demasiado.

Un gestor de incorporación puede ayudarle a mejorar la experiencia de los empleados y a que los recién contratados alcancen la máxima productividad con mayor rapidez. A su vez, esto garantizará que cualquier proyecto que requiera la contratación masiva se ejecute y finalice a tiempo, dirigiendo su empresa hacia el crecimiento.

Además, el responsable de incorporación tiene un interés personal en el rendimiento de los empleados y, bajo su dirección, los recién contratados pueden alinear su rendimiento con las expectativas de la organización. 

Situación 3: Cuando se quiere mejorar el compromiso de los empleados

Contar con empleados comprometidos en su plantilla es lo último en cambio de juego, algo que conduce a cosas asombrosas como una mayor productividad y rentabilidad y una menor rotación y absentismo.

¿El único problema? Sólo el 20% de los empleados de todo el mundo están comprometidos con su trabajo.

Por suerte, un gestor de incorporación puede diseñar un fantástico programa de incorporación que ayude a fomentar el compromiso de los empleados desde el primer día. Puede incluir actividades como conocer la empresa de forma interesante (por ejemplo, almorzar con un directivo o con el director general), asignarles un compañero o mentor y escuchar y aplicar sus comentarios para que los nuevos empleados se sientan más vinculados a la organización y a su misión, visión y valores.

Situación 4: Cuando sus empleados no son plenamente productivos

Los nuevos empleados pueden tardar más de un año en ser plenamente productivos, y es comprensible. Tienen que entender un entorno de trabajo totalmente nuevo, entablar relaciones para forjar equipos interfuncionales y cumplir sus objetivos personales.

Un especialista en incorporación puede acelerar todo el proceso, reduciendo el tiempo necesario para alcanzar la competencia y mejorando la productividad en más de un 70%. Bajo su dirección, los recién contratados se aclimatarán a la cultura de la empresa y podrán entablar mejores relaciones con los empleados desde el primer momento.

Es más, un especialista en incorporación no sólo es valioso cuando se incorporan nuevos empleados a la empresa, sino que también puede ayudar a los empleados existentes a mejorar su productividad.

¿Cómo? Un gestor de incorporación se encarga de muchas responsabilidades, entre ellas fijar objetivos, programar controles frecuentes y supervisar el desarrollo de los empleados para informarles de lo que se espera de ellos y de su situación. También da consejos a los empleados para ayudarles a mejorar en su trabajo. Algunas empresas empiezan con funciones híbridas que combinan la incorporación y la formación.

🤹 ¿Qué cualidades debes buscar en tu gestor de onboarding?

Contratar a un gestor de incorporación es un asunto serio. Quieres a alguien que haga bien su trabajo, sea detallista, le guste planificar y tenga empatía con los empleados, entre otras cosas.

A continuación, hemos recopilado una lista de siete cualidades que pueden ayudarle a encontrar un gestor de incorporación que sea un verdadero activo para su empresa.

1. Experiencia previa en RRHH

A la hora de contratar empleados, su posible gestor de incorporación debe estar bien familiarizado con los RRHH y la normativa compliance aplicable a su empresa. Por eso te irá bien contar con alguien experimentado que pueda entender las normas aplicables y mantenerse al día de las nuevas normativas para actualizar tus procesos con el tiempo. 

Si ya dispone de un sólido equipo de RR.HH., puede trabajar con un gestor de incorporación con menos experiencia, siempre que conozca las tareas esenciales que deben realizarse al contratar a nuevos empleados.

2. Excelentes dotes de comunicación

Nunca insistiremos lo suficiente en la importancia de que un gestor de incorporación cuente con excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal. Piénsalo: ¿de qué sirve tener un gestor de incorporación si no puede comunicarse eficazmente con los empleados recién contratados?

Exactamente.

Necesita a alguien con sólidas habilidades de comunicación verbal, ya que las sesiones de formación de los empleados y los procesos de iniciación dependen en gran medida de una comunicación verbal eficaz. Por el contrario, las habilidades de redacción son vitales para comunicar de forma sucinta los valores, políticas y procedimientos de la empresa en documentos oficiales.

3. Un enfoque empático y orientado al proceso

Un buen gestor de incorporación debe tener el equilibrio adecuado entre empatía y respeto por el proceso. 

Si no tienen suficiente empatía, pueden crear un proceso excesivamente eficiente que no tenga en cuenta los miedos y dudas de los empleados, típicos de las personas que empiezan a desempeñar un nuevo papel. Esto puede hacer que las nuevas contrataciones se tambaleen y tarden más en incorporarse.

Al mismo tiempo, si el candidato no está orientado al proceso, la experiencia de incorporación no será uniforme para todos los empleados. Algunos empleados tendrán una gran experiencia, otros no. Y cuando el proceso de incorporación tiene que recrearse desde cero cada vez, la productividad general de toda la plantilla se resiente.

Pero si consigue un gestor de incorporación capaz de encontrar el equilibrio adecuado entre empatía y proceso, es probable que obtenga mejores resultados para su empresa con mayor rapidez.

4. Acepta y abraza la coherencia y la rutina

Una vez que se ha definido y aplicado el proceso de incorporación, se trata de optimizarlo. 

El gestor de incorporación pasará la mayor parte de su tiempo controlando las cohortes anteriores, recordándoselas, manteniendo el programa de incorporación y ocupándose de los nuevos empleados. Esto puede resultar repetitivo si no se dispone de una herramienta inteligente que facilite su trabajo.

Usted quiere un especialista que pueda crear un sólido proceso de incorporación, sí. Pero también quiere a alguien que pueda buscar pequeñas iteraciones en el programa y mantenerlo en funcionamiento a largo plazo para garantizar unos buenos resultados constantes.

La única excepción a esto es cuando se está en modo de hipercrecimiento, donde cada proceso tendrá que ser reconstruido por completo después de 6 a 12 meses para adaptarse a las cambiantes demandas de la empresa. En este caso, hay que encontrar un gestor de incorporación motivado para reinventar el proceso de incorporación y empezar de cero periódicamente.

5. Experiencia demostrada de trabajo en equipo

Normalmente, todos los directores de departamento y ejecutivos tienen opiniones sólidas sobre la incorporación. Algunos creen que no necesitan participar; otros tienen procesos muy estructurados que abruman, y a veces incluso asustan, a los nuevos empleados.

Un gestor de incorporación debe ser capaz de obtener información de todos los miembros del equipo y, a continuación, alinearse en torno a un único proceso. 

Encontrará candidatos con las aptitudes y la perseverancia necesarias para trabajar en equipos mixtos, pero muchos no. Lo mejor es buscar personas que hayan llevado a cabo iniciativas similares en el pasado. Además, no tiene por qué tratarse de la incorporación; puede ser cualquier proyecto, siempre que implique el manejo de varios equipos con puntos de vista diferentes para llegar a una solución ideal.

Si encuentra un gestor de incorporación que se haya encargado de proyectos similares en el pasado, las probabilidades de que pueda crear un proceso de incorporación satisfactorio que cumpla los requisitos de cada departamento y que toda la plantilla siga son altas.

6. Planificador maestro

Desarrollar y mantener el proceso de incorporación en toda la empresa es la parte más crítica del trabajo de un gestor de incorporación. El proceso de incorporación afecta de manera significativa a cada departamento de la empresa, donde el especialista ayuda a establecer los valores de la empresa y supervisa la incorporación rápida y eficaz de los nuevos empleados.

Además de esto, el especialista también realiza muchas otras tareas detalladas:

• Comprobación de que los nuevos empleados han presentado correctamente su documentación
• Ejecutar la orientación de nuevos empleados
• Seguimiento de los miembros del equipo para garantizar que su rendimiento se ajusta a las expectativas de la empresa.
• Repetir la orientación para nuevos empleados cuando sea necesario.
  

Todas estas son tareas de gran impacto, por lo que el responsable de incorporación no tiene margen de error ilimitado, sobre todo cuando se quiere causar una primera impresión sólida a los nuevos empleados para que permanezcan más tiempo en la empresa.

7. Capacidad de adaptación

En el mundo altamente dinámico y tecnológico en el que vivimos hoy en día, los métodos y principios de incorporación están cambiando para reflejar los cambios en la tecnología. 

Teniendo esto en cuenta, necesita un gestor de incorporación que pueda adaptarse rápidamente a los cambios, alguien que pueda garantizar que sus nuevos empleados reciben la formación adecuada independientemente de los cambios tecnológicos e incluso durante periodos de incertidumbre económica y política. El candidato también debe ayudar a sus "antiguos" empleados a utilizar eficazmente los nuevos recursos disponibles.

Si quiere desarrollar una cultura próspera de aprendizaje y excelencia, no puede hacer concesiones con la incorporación. Un buen gestor de incorporación, preferiblemente uno que cumpla los criterios anteriores, puede garantizar que cada nueva contratación pase por una experiencia de incorporación pulida y uniforme, lo que le proporcionará empleados altamente comprometidos y leales.

💰 Sueldo de responsable de onboarding: ¿Cuánto gana un especialista en onboarding?

El salario de un especialista en incorporación varía en función de su experiencia, conocimientos, tipo de empresa e industria. Pero para que te hagas una idea, el salario medio de un especialista en onboarding en Estados Unidos es de 43.875 dólares anuales, lo que equivale a 22,50 dólares la hora.

Los puestos de nivel inicial empiezan en 35.100 dólares al año, mientras que los directivos con más experiencia ganan hasta 63.132 dólares al año.

El salario medio de un gestor de incorporación es de 30.225 £ al año o 15,50 £ por hora en el Reino Unido. Los puestos de nivel inicial empiezan en 23.000 £ al año, mientras que los trabajadores más experimentados pueden ganar hasta 50.000 £ al año.

Como siempre, los salarios varían en función del tamaño del empleado y de la ubicación. En general, la remuneración debería ser similar a la de otras funciones de People Ops, especialmente L&D.

➡️ Ideas para llevar

La contratación de un gestor especializado en incorporación puede mejorar significativamente la experiencia de los empleados, lo que, a su vez, mejorará su rendimiento y reducirá la rotación de personal. Con su experiencia y conocimientos, el especialista puede diseñar un fantástico proceso de incorporación que ayude a los nuevos empleados a comprometerse y aclimatarse con la cultura de la empresa y les familiarice con las expectativas de la empresa para aumentar la productividad más rápidamente.

¿Quieres ayudar a tu gestor de incorporación a ser aún más eficiente? Con Zavvy, tu especialista en onboarding puede automatizar las tareas manuales repetitivas de RRHH de su descripción de trabajo, lo que liberará su valioso tiempo para centrarse en ofrecer una experiencia de onboarding inigualable.

Desde enviar correos electrónicos de bienvenida a los recién contratados hasta invitarles a estrechar lazos con los empleados existentes o programar reuniones de seguimiento, pueden hacerlo todo con Zavvy para fomentar el rendimiento, la cultura y el bienestar de los empleados.

Ya nos hemos asociado con algunas grandes empresas en crecimiento. He aquí algunas de las principales victorias de las que estamos orgullosos:

• La empresa Remote-first Awesomic alcanza ahora una media del 95,5% de tasas de finalización gracias a nuestro programa de incorporación de diseñadores.
• Storyblok ha ahorrado 15 horas semanales durante la orientación, más 1,5-2 horas durante el preembarque.
• Alasco ha reducido el tiempo de productividad en un 50% gracias a un plan de incorporación divertido y estructurado.
• El equipo de RRHH de Taktile ahorra 8 horas a la semana automatizando los ciclos de feedback y revisión del rendimiento.

Capacite a su gestor de incorporación con una plataforma de capacitación de empleados de primera clase como Zavvy. Regístrese para una demostración en vivo ahora.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre especialista en incorporación de empleados y especialista en incorporación de clientes?

En cualquier empresa, un especialista en onboarding tiene dos caminos: el onboarding de empleados y el onboarding de clientes. Por desgracia, aunque estos dos términos suenan parecidos, son bastante diferentes.

Un especialista en incorporación de empleados forma parte del departamento de RR.HH. que ayuda a los nuevos empleados a hacer bien su trabajo. Permiten a los recién contratados adaptarse a la cultura de la empresa, comprender sus herramientas y sistemas y ser productivos lo antes posible.

El otro aspecto del trabajo es ocuparse de los procedimientos técnicos. Un especialista en incorporación también es responsable de archivar la documentación de contratación y comunicar las políticas de la empresa a los nuevos empleados.

Por otro lado, un especialista en incorporación de clientes se centra en la incorporación efectiva y en guiar a los nuevos usuarios o clientes para que consigan su primer éxito con el producto o servicio de la empresa. 

Los clientes se van a la competencia cuando: 

• sienten que su producto o servicio no tiene valor para ellos,
• no se sienten cómodos con la pronunciada curva de aprendizaje, o 
• encontrar un desequilibrio entre coste y eficacia.
  

Gracias a los esfuerzos de un especialista en incorporación de clientes, estos problemas se reducen al mínimo. Como resultado, los clientes tienen un comienzo más suave en la empresa, donde aprenden a utilizar el producto o los servicios de una manera sencilla y eficaz, lo que les hace menos propensos a cambiar de proveedor. 

Para poner las cosas en perspectiva, el gestor de incorporación que ayuda al empleado a formar parte de la empresa desde que es un novato es el especialista en incorporación de empleados, y el gestor que lleva al cliente desde el alta inicial hasta el primer éxito es el especialista en incorporación de clientes.