Bästa praxis för optimal prestationshantering för nöjda medarbetare och högre vinst

Att lära sig de senaste bästa metoderna för prestationshantering kan vara ditt hemliga vapen för att nå och överträffa dina mål i år - och få ett motiverat och sammansvetsat team.

Men precis som i många andra HR-situationer finns det inget entydigt svar på vilka metoder för prestationsstyrning som passar er bäst. 

Hur vet man vilka metoder som är mest effektiva? Hur genomför man förändringar med medarbetarnas stöd? 

Om du vill skapa ett performance management-system som är effektivt, rättvist och som driver organisatorisk och individuell tillväxt kommer den här artikeln om bästa praxis för performance management att ge dig den klarhet du söker. 

Du kommer att gå därifrån med konkreta tips och klarhet om vägen framåt för dina medarbetare och deras behov.

En kommentar innan vi börjar: Performance management ska inte förväxlas med prestationsmätning. Läs vår guide om Performance Management vs. Performance Measure ment för att förstå skillnaden. 

Kort sagt är prestationshantering den mer omfattande process inom vilken prestationsbedömningar och feedbackutbyte sker. 

Med det avklarat, låt oss titta på de 12 bästa metoderna för prestationshantering! 

🧩 Hitta rätt ramverk för målsättning som passar din organisation

"Jag tror inte på tur eller hårt arbete utan på det så kallade 'smarta arbetet'. Det handlar inte bara om hur hårt du arbetar, utan också om hur du hanterar din tid, dina resurser och ditt sinne för att arbeta tillsammans för ett bättre resultat." JaysonZabate, Senior Security Consultant.

Att arbeta smartare istället för hårdare hjälper definitivt prestationen. Den andra delen av ekvationen är att ha mål att arbeta mot.

Utan solida mål finns det ingen prestationsstyrning. Nästa naturliga fråga är: hur sätter jag bäst upp mål för mitt team?

Vi rekommenderar att du börjar med ett etablerat ramverk som har visat sig fungera innan du blir kreativ och skräddarsyr det för ditt team. 

När det gäller ramverk för målsättning finns det inget som passar alla. Vårt tips är att granska olika ramverk och välja ett som stämmer överens med er företagskultur. Utbilda sedan chefer och medarbetare i hur ramverket ska användas. 

Håll er till ramverket under en period för att utvärdera hur väl det fungerar, men var inte rädda för att byta ramverk längre fram om det ni valt inte passar er eller om det sker betydande organisatoriska förändringar.

➡️ Är du osäker på var du ska börja? SMART-målsättning är ett säkert kort att börja med. Detta populära ramverk för målsättning har använts i olika organisationer och för personlig utveckling sedan 1980-talet. 

Eller om du vill skaka om lite, gå till den motsatta änden och bli innovativ med BHAG-mål (big, hairy, audacious goals).

Hur kopplar man mål till prestation? OKR Performance Management är ett ramverk för att sätta, kommunicera och spåra organisatoriska mål och resultat. Det kombinerar målsättningar (den mer visionära aspekten av mål) med resultat (de faktiska siffrorna) för att säkerställa att varje daglig åtgärd är i linje med de övergripande målen.

➡️ I vår guide får du en genomgång av hur du ställer in OKR. 

👥 S amarbeta kring målsättning och justering för att säkerställa att målen överensstämmer med organisationens mål 

Performance management bör inte enbart ske uppifrån och ner. Medarbetarnas engagemang är nyckeln till att säkerställa att dina team är införstådda med förändringarna och motiverade att genomföra dem.

Ett sätt att öka medarbetarnas engagemang är att initiera målsättningsmöten där medarbetarna kan bidra till att definiera sina mål. Sannolikheten att målen uppfylls är större om de sätts av medarbetarna än om de sätts av den högsta ledningen. 

Medarbetare som sätter upp sina egna mål bryr sig också naturligt mer och tar ansvar för att uppnå dem. 

Ett annat värdefullt tips: Överväg att anordna workshops där medarbetarna kan dela med sig av sina åsikter om vad som utgör (hög) prestation. Prestation är ett brett begrepp, och det första steget för att förbättra det är att nå samförstånd om vad det innebär.

➡️ Det som dokumenteras blir gjort. Använd en mall för målsättningsmöten för att dokumentera överenskomna mål och göra dem tillgängliga. 

Precis som att gå till gymmet inte ger dig ett sexpack över en natt, är målsättning en kompetens som utvecklas över tid. Den kan förbättras med regelbunden övning. Som chef är det smart att prioritera att förbättra din förmåga att sätta upp mål. Kom igång med vår guide om att sätta mål för medarbetare. 

Ett OKR-program tar hand om den administrativa delen av målsättningen. På så sätt kan du fokusera på att utveckla din förståelse istället för att svettas över dokumentation.

➡️ Titta på vår guide som hjälper dig att välja den bästa OKR-programvaran för din organisation.

🎯 Ställ tydliga förväntningar redan från början för att skapa förståelse för varje rolls bidrag

Kanske hade ni tidigare tydligt definierade roller, men organisationen växte snabbt och med alla nyanställda visste ingen riktigt vad de skulle fokusera på. Med många brådskande uppgifter på att-göra-listan flyttar definitionen av rollansvar hela tiden till nästa vecka... och nästa... 

Detta är inte en optimal plats att befinna sig på. Inget bromsar en organisation så mycket som förvirring. 

Du kan inte förvänta dig att dina medarbetare ska prioritera om de inte är tydliga med sina uppgifter och ansvarsområden. 

Här är våra bästa tips för att komma tillbaka till klarheten:

• Genomför en jobbanalys för att definiera rollerna tydligt: En arbetsanalys är det första steget innan du kommunicerar något till dina medarbetare - du kanske blir förvånad över de outnyttjade möjligheterna! 
• Ta fram och kommunicera arbetsbeskrivningar som beskriver förväntningar och ansvarsområden. När dessa är kommunicerade kan du förvänta dig att dina medarbetare har tydliga roller och presterar i linje med sina rollbeskrivningar.

➡️ Osäker på hur man sätter rätt förväntningar på sina medarbetare? Det krävs intuition - för höga förväntningar kan avskräcka ditt team, medan för låga förväntningar kan försämra prestationen. 

• Använd kompetensmodeller: En kompetensmodell omfattar de färdigheter, beteenden och kunskaper som krävs för varje anställd.

➡️ Kolla in våra exempel på kompetensmodeller för att få inspiration om vilken modell du ska välja härnäst.

• Kommunicera förväntningarna redan under onboardingprocessen och kontrollera regelbundet att de nyanställda är införstådda med vad de förväntas göra under den 90 dagar långa onboardingprocessen.

⚖️ Se till att utvärderingarna är rättvisa och korrekta

• Kalibrering: Du är klar med den senaste utvärderingsrundan. Men hur säkerställer du att de återspeglar sanningen och är ett korrekt verktyg i processen för prestationshantering? 

Det är här kalibreringen kommer in i bilden. 

En kalibrering av en prestationsbedömning är när bedömarna samlas för att säkerställa att de är överens om bedömningsstandarderna. 

Tänk på betygen i skolan. 

Vissa lärare anser att 75 % korrekta svar räcker för betyget A på ett prov, medan andra kräver 95 %. 

Det är viktigt att använda samma standarder för rättvisa jämförelser i medarbetarnas feedback.

På samma sätt är det viktigt att komma överens om tidsramen. Kanske var någon i ditt team tidigare en A-player men har inte levererat under de senaste 3 månaderna. Betyget skulle skilja sig om du tittar på de senaste 12 månaderna jämfört med de senaste 3 månaderna.

➡️ Hur omsätter man kalibrering i praktiken? Vår guide visar dig hur du genomför ett framgångsrikt kalibreringsmöte.

• Utbildning för chefer: Det bästa sättet att säkerställa att alla är på samma sida när det gäller prestationshantering är att anordna en chefsutbildning. 

➡️ Ta del av vår bästa praxis för utvecklingssamtal för att veta vad som bör ingå i utbildningen.  

• Använd data och analyser för att stödja objektiva beslut om prestationsstyrning. Det är en god praxis att använda siffror när det är möjligt för att undvika partiskhet.

Att använda data för att utvärdera mjuka färdigheter, som kommunikation eller samarbete, kan vara en utmaning. Men när det till exempel gäller försäljningsresultat är det bättre att titta på KPI:er som antalet konverteringar under en period för att hålla sig objektiv. 

Annars är det lätt att låta sig påverkas av någons entusiasm eller den personliga relationen mellan chefen och medarbetaren. 

Processen att använda data för prestationsbedömning kallas för medarbetaranalys.

• Investera i programvara för prestationshantering som tillhandahåller analyser av medarbetarnas prestationer. Detta växande område är känt som datadriven HR, och det är den riktning du behöver gå i för att förbli konkurrenskraftig. 

➡️ Kolla in vår lista med 11 verktyg för prestationshantering; kanske är du inte medveten om något som skulle vara precis vad din organisation behöver för att nå nästa nivå! 

🧑‍🎓 Ge fortlöpande utbildning om processer för prestationshantering för att hålla alla kompetenta 

• Det enda som är beständigt är förändring - det gäller även för performance management. För att hålla dig uppdaterad rekommenderar vi att du tar fram ett fortlöpande utbildningsschema för ledarna inom din organisation när det gäller färdigheter inom performance management.

Helst bör utbildningen omfatta hur man hanterar utmanande situationer, till exempel att hantera underpresterande medarbetare.

➡️ Att ge feedback är lika delar konst som vetenskap. Förbered dig inför ditt nästa utvecklingssamtal med vår artikel om att ge och ta emot feedback. 

• Det är bra att förklara processen för prestationshantering för dina anställda för att involvera ditt team mer och öka varje medlems motivation. Med Zavvy kan du skapa interaktiva utbildningsresor så att dina anställda bättre kan förstå processen för prestationshantering.

➡️ Chefer som är duktiga coacher kan optimera sina medarbetares prestationer. Dyk ner i vår guide om hur man genomför en effektiv coachutbildning, inklusive de 11 nyckelkompetenserna för en effektiv coachande chef. 

➡️ En annan viktig färdighet för chefer att behärska är samtal om ersättning. Läs vår guide om ersättningsutbildning för chefer för att lära dig mer.

🔁 Anta en kontinuerlig strategi för att övervaka och diskutera resultat 

Den tid är förbi då man kunde skjuta upp utvecklingssamtalen till senare eller hålla sig till årliga utvärderingar. De företag som vinner på dagens snabbrörliga marknad planerar in regelbundna avstämningar mellan medarbetare och chefer. Det bidrar till snabbare feedback och kurskorrigeringar.

Med kontinuerlig uppföljning och resultatdiskussioner blir ditt team skickliga seglare som snabbt anpassar sig till de föränderliga vindarna. Med den gamla skolans årliga utvärderingar är du ett gigantiskt skepp som tar tid och kraft att vända med tidvattnet och därmed förlorar tävlingen mot dina seglande konkurrenter.

➡️ Ta del av vår guide om hur du genomför framgångsrika utvecklingssamtal.

➡️ Läs mer om hur Adobe hanterar detta format i vår fallstudie om medarbetarsamtal på Adobe. 

💬 Ge regelbunden feedback på prestationer i formella och informella sammanhang 

Ordet "feedback" kan ge även en senior medarbetare en knut i magen. Nervösa personer kan bli defensiva och misslyckas med att vidta nödvändiga åtgärder för att förbättra sig. Det är därför företag vänder sig till mer informella former av feedback. 

Ett känt exempel är Spotify, där teammedlemmarna varje vecka har kaffesamtal med sina chefer för att diskutera sina prestationer. För anställda på plats sker dessa samtal över en kopp kaffe i restaurangen. 

Miljön gör att de känns mindre som en rättegång och mer som att prata med en vän, vilket gör människor mer benägna att ta konstruktiv kritik utan att känna sig påhoppade.

Utan tvekan kräver kontinuerlig feedback mer logistik. Det är därför vi rekommenderar att du använder ett performance management-verktyg som underlättar kontinuerlig feedback. 

När du automatiserar feedback till medarbetarna gör du ett smart drag som sparar dig timmar - och därmed pengar - varje månad. 

➡️ Undrar du hur man väljer den perfekta programvaran för performance management-system för dina behov? Vår guide hjälper dig att hitta svaret. Läs igenom den och ta med den till nästa ledningsmöte för att förstärka din performance management-process! 

➡️ Behöver du inspiration om hur du ger feedback? Läs igenom vår lista med 45 exempel på feedback som kan inspirera dig att ge bättre feedback.

Och när det gäller feedback till dina ledare, kolla in vår kompletta guide med 145 tips på fraser för utvecklingssamtal med ledare.

🌱 Betona medarbetarnas tillväxt och utveckling 

• En annan god praxis är att fokusera på det som är bra och göra mer av det. I stället för att grubbla över vad som gick fel bör du fokusera på medarbetarnas tillväxt och utveckling under utvecklingssamtalen. Ett utvecklingssamtal kan vara en guldgruva för tillväxt om det utformas på rätt sätt. 

Samma kritik kommer att uppfattas på olika sätt beroende på hur du formulerar den! 

• Genomför återkommande utvecklingssamtal. Medarbetare diskuterar sina drömmar och ambitioner med sin chef i ett utvecklingssamtal. 

➡️ Stjäl våra bästa frågor om utvecklingssamtal för att lyckas med dina nästa medarbetarsamtal. 

➡️ Hjälp dina medarbetare att sätta upp utvecklingsmål - det kanske inte alltid är självklart hur man väljer rätt mål! 

• Tilldela utbildningsbudgetar och resurser för utbildning och kompetenshöjning av medarbetarna. För att motivera dina medarbetare lite extra, fråga dem vad de skulle vilja ha utbildning i och tillgodose det så långt det är möjligt.

➡️ I vår fallstudie om medarbetarutveckling på Amazon kan du läsa om hur Amazon erbjuder sina medarbetare en samling möjligheter till kompetensutveckling i världsklass.

🏅 Bekräfta och fira prestationer för att öka moralen och motivationen 

Alla uppskattar bekräftelse - ändå är det så lätt att glömma bort. Men det handlar inte bara om att få dina medarbetare att känna sig bekräftade - det är också en budgetfråga. 

Medarbetare som känner sig uppskattade stannar längre på sin arbetsplats, vilket leder till högre personalomsättning och lägre kostnader för nyanställningar. 

För att göra erkännanden till en vana, även under hektiska perioder, kan du skapa ett automatiserat erkännandeprogram för erkännande mellan kollegor och chefer. Fira regelbundet prestationer på teammöten. Det behöver inte ta lång tid, och det lönar sig verkligen! 

➡️ Läs mer om hur Zappos införde kollegialt erkännande i vår fallstudie om medarbetarnas prestationsbedömningar på Zappos. 

➡️ Känner du dig lite osäker på hur du ska fira dina medarbetare? Kolla in vår guide med 42 meningsfulla idéer för att uppmärksamma dina anställda.

🚩 Ta omedelbart itu med eventuella problem med underprestation för att förhindra att de eskalerar

• Underprestation är en allvarlig fråga som måste hanteras omgående. För att undvika att bli överraskad och se till att det hanteras snabbt bör du ta fram en tydlig policy för hantering av underprestation. 
• Att ta ett tufft samtal med din medarbetare är bara det första steget. Nästa steg är att skapa en handlingsplan för att få medarbetaren på rätt spår igen. En bra metod är att utbilda chefer i att ta fram planer för prestationsförbättring så att alla är förberedda om och när det händer.

🗣️ Skapa en miljö som uppmuntrar till öppen kommunikation om prestationer året runt 

• Genomför regelbundna town hall-möten för uppdateringar av hela företaget. Ju mer transparens du erbjuder, desto mer kommer dina medarbetare att känna sig delaktiga i processen och engagerade i att bidra till resultatförbättringar. 
• Håll workshops för att främja kommunikationsförmågan bland medarbetare och chefer. Företag som investerar i kommunikation vinner. Ju lägre trösklarna är för att vara ärliga och transparenta mot varandra, desto bättre kommer ditt team att prestera.
• Investera i mötesprogramvara med rätt funktioner för att underlätta för distansmedarbetare att delta i utvecklingssamtal. Vi rekommenderar att du letar efter programvara med anteckningsfunktion och andra interaktiva funktioner, som att kunna tilldela åtgärder direkt under samtalet. 

💡 Omfamna framtidens prestationshantering: AI och personalisering

Om du vill omfamna framtiden för performance management redan nu är våra bästa förslag att titta på AI och personalisering. 

Med AI-baserad prestationshantering slipper du huvudvärken med att själv försöka koppla ihop alla punkter. AI levererar all data så att du kan fatta mer sofistikerade beslut om medarbetarnas prestationer.

➡️ Håll dig uppdaterad med de senaste trenderna inom performance management i vår guide. Vi delar med oss av de 9 hetaste trenderna att hålla utkik efter!

➡️ Lyft prestationshantering till nya höjder med Zavvy

Så där ja - vi har delat med oss av våra bästa tips på bästa praxis för performance management, utvalda av vårt expertteam som håller sig uppdaterade med de senaste trenderna. Så vad ska du göra nu?

Zavvy är en allt-i-ett-plattform för employee enablement. Många av våra funktioner är utformade för att underlätta prestationshantering:

• 🎯 Kolla in vår programvara för målstyrning för att se till att alla i ditt team är på samma sida och att prestationen ligger i framkant av dina dagliga aktiviteter. 
• 📊 Använd vår programvara för medarbetarsamtal för att spara timmar och tungt administrativt arbete med att samordna dina utvärderingar. 
• 🔁 Skapa en sömlös 360 feedback-process med vår programvara för 360 feedback. 
• 💬 Håll dina mest organiserade individuella möten hittills med vår programvara för enskilda möten. 
• 📈 Använd vår programvara för prestationsutveckling för att gå från prestationsbedömningar som skyldigheter till guldgruvor av information.

Performance management och lärande går hand i hand. Många gånger kan underprestation lösas genom att utbilda dina medarbetare. 

Det enklaste sättet att implementera lärande i prestationshantering är att integrera din programvara för lärande med ditt prestationshanteringssystem. På så sätt kan systemet välja lämpliga resurser för varje anställd och deras behov av prestationsförbättring.

📚 Med vår plattform för lärande får du hundratals utvalda resurser så att dina teammedlemmar kan lära sig av de bästa onlineutbildarna. 

📅 Boka din demo idag för att se hur Zavvy kan underlätta din prestationshantering! 

❓ Vanliga frågor

→ Vilka är de 5 kriterierna för effektiv resultatstyrning? 

En effektiv resultatstyrning måste omfatta strategisk konsekvens, validitet, tillförlitlighet, acceptans och specificitet. 

→ Vilka är de 3 P:na i resultatstyrning? 

Syfte, människor och processer.

→ Vilka är de 4 viktigaste processerna för resultatstyrning? 

Planera, genomföra, kontrollera och agera.

→ Vilka är de 5 C:na för prestationsstyrning?

Tydlighet, sammanhang, konsekvens, mod och engagemang. 

→ Vilken roll spelar feedback från anställda i prestationshantering? 

Feedback från medarbetarna är ryggraden i prestationsstyrning. För att få klarhet i vilka åtgärder som ska vidtas i nuet behöver dina medarbetare stöd från det förflutna och framtiden: det förflutna i form av feedback och framtiden i form av vilka mål de ska sträva efter.

På senare tid har en kontroversiell ståndpunkt vunnit stöd, nämligen att feedback till medarbetare fungerar bäst när den efterfrågas. När människor får oönskad konstruktiv feedback kan de bli stressade och fokusera på att försvara sig själva i stället för att lyssna och ta till sig feedbacken.