OKR prestationsstyrning: Hur man sätter mål som möjliggör högpresterande team

Traditionella prestationsutvärderingar känns ofta mållösa och bortkopplade från företagets "sanna nord".

Godtyckliga mål i de årliga utvecklingssamtalen kan leda till vissa goda resultat för en medarbetare - men inte alltid. Och de stämmer inte överens med den "större bilden".

OKR och performance management är välkända begrepp inom näringslivet, men de kombineras inte alltid som de borde. Därför anser vi att det finns en tydlig möjlighet att kombinera de två för att möjliggöra organisatorisk framgång från topp till botten.

Det innebär att man går från en utvärdering en gång om året till en kontinuerlig, målinriktad resa där varje teammedlem strävar åt samma håll mot företagets vision. 

I den här artikeln gör vi en djupdykning och analyserar:

• Hur välriktade OKR kan omvandla teamets och företagets prestationsmål för att uppnå anmärkningsvärda affärsresultat.
• Hur man säkerställer att de viktigaste resultaten är kvantifierbara och i linje med företagets övergripande strategi.
• Strategier för att säkerställa att era OKR är väl utformade, effektiva och motiverande.

🎯 Vad är OKR-prestationsstyrning?

Låt oss börja med OKR. OKR står för Objectives and key results (mål och nyckelresultat). De används som ett ramverk för målsättning som är utformat för att hjälpa dig att fastställa och spåra framsteg mot affärsmål.

• Målsättningar är kvalitativa mål på hög nivå som definierar vad ni vill uppnå. Målen är eftersträvansvärda och motiverande och bör ligga i linje med organisationens vision och strategiska mål.
• Nyckelresultat är en uppsättning mått som mäter framsteg och framgång mot dessa mål. Nyckelresultat bör vara kvantifierbara och uppnåeliga och leda till objektiv gradering. De fungerar som milstolpar eller specifika resultat som du vill uppnå som en del av ett mål.

OKR (Objectives and Key Results) performance management är ett ramverk för att fastställa, kommunicera och spåra organisatoriska mål och resultat. Det är en metod för att definiera och spåra mål och resultat, främja anpassning och engagemang kring mätbara mål.

OKR performance management är alltså ett ramverk för att förbättra er performance management. Det är ett strategiskt tillvägagångssätt som integrerar ett traditionellt OKR-ramverk med era processer för prestationsutvärdering.

Att hantera medarbetarnas prestationer är en ständigt pågående utvecklingsprocess - inte en årlig engångsföreteelse. Fusionen skapar en enhetlig riktning för teamets insatser och ger tydliga mått på hur långt man har kommit i sin strävan att uppnå stora saker.

OKR Performance Management är särskilt effektivt för att främja en resultatdriven kultur som betonar mätbara resultat och ständig (om)anpassning till organisationens strategiska inriktning.

Hur en OKR-cykel för prestationsstyrning fungerar

1. I början av en cykel (vanligtvis kvartalsvis eller årsvis) sätter individer, team och organisationen upp mål.
2. Varje mål har 3-5 nyckelresultat.
3. Varje individ, team och avdelning kommer regelbundet att följa upp framstegen mot dessa nyckelresultat. Du kan använda ett poängsystem för att tydligt mäta framstegen mot målet.
4. I slutet av cykeln granskar alla nivåer sina OKR för att bedöma vad som uppnåtts och dra lärdom av erfarenheterna.

📈 5 anledningar till att OKR performance management är ett starkt alternativ till traditionell performance management

Personalavdelningen skriker efter en mer dynamisk, transparent och samarbetsinriktad metod för prestationsstyrning.

Detta performance management-verktyg är ett kraftfullt alternativ till traditionella metoder av flera skäl.

1. Bättre anpassning och fokus: En av de främsta styrkorna med OKR är den samsyn som skapas i hela organisationen. OKR säkerställer att alla, från högsta ledningen till anställda i frontlinjen, arbetar i en enhetlig riktning genom att fastställa viktiga resultat som är direkt kopplade till bredare organisatoriska mål. Denna anpassning skapar en känsla av syfte och fokus i hela företaget, vilket innebär att allas ansträngningar koncentreras på att uppnå de mest kritiska affärsresultaten.
2. Mer flexibilitet och anpassningsförmåga: Traditionella performance management-system, som ofta är förankrade i årliga eller halvårsvisa cykler, kan vara för oflexibla för snabbfotade företag. OKR ger däremot en mer flexibel och anpassningsbar metodik. OKR hjälper till att skapa snabbare justeringar som svar på förändrad marknadsdynamik, tekniska framsteg, kulturella förändringar eller interna förändringar, vilket gör det möjligt för företag att ligga steget före.
3. Förbättrad transparens och samarbete: OKR främjar en öppen kultur och innebär vanligtvis att mål och framsteg delas på ett transparent sätt i hela organisationen. Detta gör att teammedlemmarna är på samma sida och att samarbetet blir mer sannolikt. Teamen får insyn i vad andra arbetar med och förstår hur deras mål bidrar till bredare företagsmål, vilket främjar samarbete mellan avdelningar och gemensamma framgångar.
4. Förbättrad självständighet och engagemang hos medarbetarna: OKR är ett sätt att komma bort från den traditionella toppstyrda metoden och uppmuntrar enskilda medarbetare att vara med och sätta sina individuella mål. Detta ger dem större självständighet, motivation och drivkraft för innovation. När medarbetarna är delaktiga i målsättningsprocessen blir de mer engagerade och investerar mer i resultatet av sitt arbete.
5. Kontinuerlig återkoppling: Till skillnad från traditionella utvecklingssamtal som vanligtvis är årliga eller halvårsvisa, uppmuntrar OKR till löpande avstämningar och utvärderingar. Denna kontinuerlig prestationsutveckling metod möjliggör justeringar, coachning och utvecklingsmöjligheter i realtid. Det skapar en kultur av kontinuerlig prestationshantering, där medarbetarna får stöd och vägledning i rätt tid. Med tiden blir de mer effektiva på individnivå och det öppnar upp bättre karriärvägar för dem. Det är en viktig bro i integrationen av prestations- och talanghantering.

➡️ Om du vill se över alternativ för att planera dina mål kan du läsa vår guide till ramverk för målsättning.

🪜 Steg-för-steg-guide för att implementera ett OKR-system för prestationsstyrning

Om du vill förbättra din performance management är det bäst att göra det systematiskt. Här är en praktisk plan som du kan följa för att få fart på arbetet.

1. Definiera era organisatoriska mål

Först och främst - vad arbetar ni alla mot?

Börja processen med att formulera de övergripande mål som manifesterar ditt företags vision. Om du har kommit så långt att du vill skapa en sådan här process för prestationsstyrning har du förmodligen redan planerat för målen på hög nivå. 

Så du kan kopiera dem från någon annanstans, men det är också ett bra tillfälle att friska upp minnet och upprepa vart företaget är på väg.

⚠️ Detta är ett grundläggande steg för att anpassa dina anställda till företagets mål - så hoppa inte över det!

2. Besluta om en tidsram

OKR fastställs vanligtvis kvartalsvis, halvårsvis eller årsvis. Välj den tidsram som bäst passar er affärsdynamik och som ger er tillräcklig flexibilitet och förmåga att reagera på förändringar. Om du är mer detaljerad än så riskerar du att överväldiga medarbetarna och komplicera processen.

3. Se till att alla förstår systemet

Därefter är det dags att kommunicera och utbilda människor om konceptet med OKR för att befästa deras förståelse. 

Ditt folk måste få veta: 

• Vad OKR är. 
• Vad deras syfte är. 
• Vilka fördelar kan de bidra med till individuella prestationer och teamets mål? 

⚠️ Effektiv kommunikation och utbildning om OKR kommer att lägga grunden för en smidig implementering när ni rullar ut dem. Ett kort dokument med vanliga frågor kan göra det lättare att ta till sig.

4. Definiera OKR för avdelningen och teamet först

På kan du börja med att sätta upp OKR på avdelnings- eller teamnivå. Fokus bör ligga på att anpassa teamets mål till de bredare organisatoriska målen. Denna anpassning ger varje teams ansträngningar ett meningsfullt bidrag till företagets övergripande mål. 

🔢 Behöver du mer vägledning om den här delen? Läs vår guide om hur du ställer in OKRs.

5. Gå vidare till individuella OKR

Efter att ha fastställt gruppens OKR går vi vidare till att fastställa individuella OKR för att driva deras dagliga aktiviteter och initiativ.

Du bör orientera anställdas prestationsmål så att de bidrar till den större bilden.

Föreställ dig att en avdelnings OKR handlar om att uppmuntra anställda att stanna kvar i företaget på lång sikt. De specifika resultaten kan vara att minska personalomsättningen med 10 % på ett år. Ett individuellt OKR som stöder detta skulle bidra till detta mål, till exempel att uppnå en förbättring på 15% av avdelningens medarbetarnöjdhet i nästa interna undersökning.

6. Integrera med rätt verktyg

Nu är det dags att använda OKR-programvara eller -plattformar för att spåra och hantera allas mål och resultat.

Dessa verktyg kan ge värdefulla insikter om framsteg och områden som behöver uppmärksammas, vilket gör hanteringen av OKR mer effektiv och ändamålsenlig. 

Du kan behöva experimentera lite för att hitta den bästa OKR-programvaran för din organisation, men det är värt ansträngningen eftersom det kommer att ha en långsiktig effekt. 

⚠️ Du kan alltid använda dem tillsammans med verktyg för prestationshantering för att göra projektet ännu smidigare.

7. Starta en översyns- och justeringscykel

Regelbundna avstämningar är viktiga för att granska framstegen med OKR och hjälpa alla att anpassa sig till förändringar. Dessa kan ske varje vecka eller månad, men bör vara konsekventa för att ge gott om möjligheter till feedback i realtid.

Under utvecklingssamtalen kommer du att reflektera över hur uppnåbara de viktigaste resultaten är i praktiken och belysa om justeringar behöver göras eller inte.

📝 Fria konversationer kan vara riktigt insiktsfulla under denna process. Men du kan också använda en mall för utvecklingssamtal för att styra det mot de mest värdefulla resultaten.

⚠️ För att göra dem ännu mer värdefulla, förbered dig med de mest effektiva frågorna för ett en-mot-en-möte.

8. Kom ihåg att reflektera över resultaten

I slutet av varje OKR-cykel ska du ta dig tid att gå igenom vad alla har åstadkommit, vilka utmaningar de har ställts inför och vad de har lärt sig. 

⚠️ Att samla in feedback under denna fas är avgörande för att förstå vad som fungerade och vad som inte gjorde det.

Samla in feedback från medarbetarna för att se till att målen stämmer överens med teamet och ändra kurs om saker och ting inte fungerar. Denna feedbackmekanism hjälper dig att finjustera målen så att de bättre passar teamets kapacitet och förmågor.

9. Fira uppnådda resultat

Dags för fest! 🥳

All strävan efter stordåd behöver ett pris i slutet av vägen. Hur du än vill göra det måste du erkänna och belöna både team och individer för deras prestationer om du vill att de ska fortsätta att tro på dig.

Stella Kim på HRCap Inc. föreslår att du ska vara uppmärksam på vad folk har för böjelser när du hyllar dem:

"Varje person kan också ha olika preferenser för hur de vill bli uppmärksammade i en offentlig eller privat miljö. Vi kan normalisera att ge varandra mer positiv feedback (inte bara konstruktiv feedback) och att ge vederbörligt erkännande."

10. Iterera och förfina längs vägen

Använd insikterna från granskningar och feedback för att förfina OKR-processen för nästa cykel. Kontinuerlig förbättring av denna process är lika viktigt som själva målen. Det är dags att ändra hur ni gör saker om det är något som inte fungerar.

Precis som en kontinuerlig feedbackprocess för medarbetarna måste det vara något som pågår hela tiden. Små iterationer över tid med marginella vinster kan leda till enorma framgångar.

11. Upprätthålla utbildning och utveckling

Erbjud löpande utbildning för att säkerställa att alla medarbetare är väl insatta i ert OKR-koncept och era OKR-processer.

Vid det här laget, om alla är nöjda med processen, bör du erbjuda stöd till dem som kanske inte har uppnått sina mål. Detta kommer att hjälpa dem att förbättra sig i nästa cykel och vara mer i linje med vad du försöker göra.

Det är här du kan arbeta för att identifiera och ta itu med fler utvecklingsområden för medarbetarna: 

• Behöver de bättre tidshantering? 
• Mer diplomatisk konfliktlösning? 
• Utbildning i specifika tekniska färdigheter?

⚠️ Oavsett vilka problem som uppstår är det viktigt att investera i en utvecklingsplan för anställda för den som behöver hjälp.

12. Framtidssäkra din OKR-process

Slutligen, kom ihåg att kontinuerligt anpassa och förbättra ert OKR-system för prestationsstyrning så att det uppfyller verksamhetens behov.

Överväg att införliva en AI-lösning för prestandahantering för att utnyttja prediktiv analys och automatiserad spårning för en mer datadriven strategi.

Även om du inte kan outsourca allt till AI - särskilt inte i den komplicerade världen av att hantera mänsklig psykologi - kan du använda det för att kraftigt påskynda dina processer. AI-drivna plattformar kan ofta ta bort det repetitiva, datorkrävande arbetet från din tallrik, så att du kan fokusera mer på de kreativa och interpersonella sakerna. Varför inte ge det ett försök?

➡️ Uppnå mer med Zavvy: Förvandla mål till verklighet med OKR-prestationshantering

Som vi har berättat tidigare påskyndar och förbättrar införandet av OKR i resultatstyrningsprocessen teamets insatser. Föreställ dig synergieffekterna när varje teammedlem förstår hur deras insatser bidrar till helheten.

Att använda målstyrningsprogram som Zavvy inom ditt företag gör det enklare att sätta upp tydliga, ambitiösa mål som driver saker och ting framåt.

Genom att lägga till en programvara för utvecklingssamtal kan ni effektivisera processen och slippa manuella påminnelser och krångel med att hantera spridda kalkylblad. 

Med Zavvy kommer du att kunna:

• Sätt upp ambitiösa men uppnåeliga mål.
• Definiera nyckelresultat som kvantifierar framgång.
• Följ upp mål automatiskt.
• Lägg till mål i formulär för prestationsbedömning (för flera bedömare: kollegor, chefer, direktrapporterande
• Gör regelbundna avstämningar för att följa upp framstegen.
• Anpassa taktiken dynamiskt efter feedback från medarbetarna.

Det är ett kraftfullt sätt att ta ert performance management-system till nästa nivå och förfina er strategi så att ni inte bara strävar efter att uppnå målen, utan även når och överträffar dem.

Att mäta en prestationsförändring är en sak. Men att aktivt förbättra prestationen samtidigt som du gör det är något som förändrar förutsättningarna för din medarbetarutveckling. Du kan se dina medarbetare utveckla sina färdigheter och kompetenser med vår programvara för prestationsutveckling.

Vill du ge det ett försök?

📅 Boka en kostnadsfri demo idag om du är redo att driva tillväxt med den mest innovativa programvaran för prestationshantering.

❓Frekvent ställda frågor

Hur skiljer sig OKR från traditionella prestationsmål?

OKR (Objectives and Key Results) skiljer sig från traditionella prestationsmål genom sin struktur och sitt fokus. Medan traditionella mål ofta anger ett allmänt mål, ger OKR en tydlig, mätbar väg för att uppnå dessa mål genom nyckelresultat.

Så istället för att sträva efter att "öka webbplatstrafiken" kan en OKR specificera "öka webbplatstrafiken med 10% per månad genom att fokusera på innehållsmarknadsföring och budgetökningar för sociala medier". Detta tillvägagångssätt definierar målet och fastställer specifika framgångsmått och anvisningar för att uppnå det.

Hur skiljer sig OKR från målsättning?

OKR skiljer sig från standardmålsättning genom att betona anpassningen till organisationens strategiska mål och inkludera mätbara nyckelresultat. De används som ett mer dynamiskt ramverk som främjar transparens, ansvarstagande och anpassning av individuella insatser till de övergripande organisatoriska målen. Regelbundna granskningar och justeringar är också en integrerad del av OKR-metoden, vilket säkerställer att målen förblir relevanta och att teamen snabbt kan reagera på förändringar i affärsmiljön.