(360) Bästa metoder för prestationsbedömning som hjälper dig att omvandla recensioner till intäkter

Är du redo att revolutionera din process för prestationsbedömning och driva på organisationens framgång? Då behöver du inte leta längre än till en väl genomförd 360-prestandabedömning.

Du har förmodligen redan hört talas om vikten av regelbundna resultatbedömningar. 

Men hur organiserar du dem? 

Vilka bästa metoder hjälper dig att pressa ut produktivitetsjuice ur citronerna i resultatgranskningen? 

Felaktigt använda resultatbedömningar är kostsamma och kan ha en negativ inverkan på team genom att skapa spänningar och konflikter. Rätt använda är de en direkt avgörande faktor för produktivitet och resultat. 

Lås upp den fulla potentialen i ditt företag med dessa bästa metoder för 360-prestandautvärdering som gör feedback till ett kraftfullt verktyg för att öka intäkter och framgång.

Obs: Även om det finns andra feedback- och utvärderingssystem rekommenderar vi 360-bedömningar och fokuserar på dem. 

🤯 7 Challenges of running meaningful and efficient performance reviews

Den mest uppenbara utmaningen med prestationsbedömningar är att de är subjektiva. Vid 360-prestandabedömningar, där alla i ett team utvärderar alla andra, kan personliga preferenser färga betygen. 

Det finns också en risk för att det inte finns någon överensstämmelse mellan avsikten med granskningsfrågorna och intresset för resultatstyrningen. 

Organiseringen av utvärderingarna kan vara komplicerad och tidskrävande för personalavdelningen. 

Prestationsbedömningar kan skapa stress och oro bland de anställda. Det kan sänka stämningen och få människor att konkurrera med varandra.

Vissa programvaror för prestationsbedömning är svåra att använda. 

Psykologiska fördomar som Halo-felet, central tendens och likhetsfelet kan snedvrida resultaten.

⚠️ Lär dig varför du bör ta feedbackbias på allvar och hur du kan övervinna det.

Slutligen finns det en risk för att den information som samlas in om en anställd används och kommuniceras på ett ineffektivt sätt. 

Låter någon av dessa utmaningar bekant? Då vet du att du inte är ensam. 

Är du redo att öka produktiviteten, öka medarbetarnas engagemang och öka intäkterna i din organisation? 

Lås upp den fulla potentialen i ditt företag med dessa bästa metoder för 360-prestandautvärdering som gör feedback till ett kraftfullt verktyg för att öka intäkter och framgång.

🤝 Best practices for strategic performance reviews

1. Anpassning

Prestationsstyrning existerar inte i ett vakuum. Den är snarare kopplad till andra personalpolitiska åtgärder och strategier.

När du utarbetar din process för feedback om prestationer ska du beakta andra HR-system, som kompensation och befordran. 

Genom att anpassa affärs- och talanghanteringsstrategierna kan ni ta era initiativ till nästa nivå. 

2. Compliance 

Feedback måste överensstämma med din företagskultur för att garantera ett positivt mottagande av medarbetarna och för att få ut mesta möjliga värde av dem.

Företag som främjar öppen kommunikation och har en hög grad av förtroende kan till exempel vara mer framgångsrika med 360-talsutvärderingar.

Se nedanstående exempel från Netflix för en tillämpning av denna punkt.

3. Tillämpningsområde 

Du bör tydligt definiera omfattningen och avsikten med policyer, förfaranden och användning av data. 

Vem har tillgång till vilka uppgifter? Hur kommer ni att använda uppgifterna? Endast för att mäta prestanda? För successionsplanering? Dina anställda bör vara informerade.

4. Sammanhållning

Du bör koppla frågorna i feedbackgranskningen till organisationens affärsmål och strategier.

För att återkopplingen ska vara verkligt strategisk bör den inte stanna på individnivå utan ge en större bild av hur väl utrustade dina medarbetare är för att driva affärsresultat och innovation. 

5. Förvaltning

Vi vet att vi säger det uppenbara här, men din högsta ledning måste vara med på ditt val av feedback- och resultatbedömningsprocess.

Det sista du vill är att skicka blandade budskap till dina anställda. Den högsta ledningen och personalgruppen måste agera synkroniserat och leverera sammanhängande budskap. 

🔍 Best practices for what to measure in a performance review

Vad ska man mäta i en prestationsbedömningsprocess? 

1. Mäta faktorer som är relaterade till de anställdas prestationsmål.

Den här rekommendationen är kopplad till behovet av att skapa en sammanhållning mellan feedbackfrågorna och affärsmålen. 

Helst vill du att de anställdas prestationsmål ska stämma överens med affärsmålen. 

Men det låter lättare sagt än gjort. 

🎯 Lär dig hur du kan anpassa de anställda till företagets mål och öka prestationerna med 14 effektiva steg.

2. Vi rekommenderar att de faktorer som mäts är så rollspecifika som möjligt.

På Zavvy använder vi kompetenser för rollkort (vår terminologi för rollförväntningar) och karriärramar. När vi skapar resultatbedömningscykler integrerar vi rollkorten och visar dem för alla bedömare. 

På så sätt kan den som lämnar feedback enkelt kontrollera vilka kompetenser som krävs för varje roll och lämna feedback i enlighet med detta.

Men vi vet att det tar tid, arbete och mycket samordning att skapa rollkort. Därför har vi skapat en omfattande kompetensdatabas med beskrivningar av 36 baskompetenser på fem olika nivåer av behärskning.

3. Håll dig borta från att samla in feedback om egenskaper som t.ex. sympati.

Personliga egenskaper är sårbara, mycket fördomsfulla och svåra att mäta objektivt. 

Dessutom är karisma inte precis ett mått på prestation, eller hur?

4. Det du mäter bör vara inom den anställdes kontroll för att förbättra det. 

5. De saker du mäter ska vara tydliga och lätta att förstå för alla inblandade - anställda och chefer. 

Du måste se till att det finns en enhällig tolkning av det du ber om. Annars kommer dina uppgifter inte att vara korrekta.

6. Dina frågor ska samla in tillförlitliga uppgifter.

Detta innebär bland annat att de ska ha konsekventa mätskalor och goda statistiska egenskaper. 

Till exempel kan "på en skala från 1 till 10" anses vara mer tillförlitligt och statistiskt relevant än mer godtyckliga mått som "alltid, ofta, ibland, aldrig".

📏 Best practices for rating performance

1. Du måste utbilda dina bedömare i granskningsprocessen.

Om du använder skattningsskalor bör du tänka på följande frågor: 

• Vad betyder varje skala? 
• Hur kan de skilja mellan nivåerna? (D.v.s. mellan någon som uppfyller förväntningarna och någon som överträffar förväntningarna?)

En annan faktor att ta hänsyn till är vilken typ av feedback som dina granskare bör dela med sig av. 

Du kan till exempel rekommendera att dina bedömare ger en mindre andel positiv feedback och en större andel konstruktiv feedback. På så sätt fokuserar feedbacken på förbättring snarare än att upprepa vad en anställd utmärker sig för. 

Ett annat sätt är att överväga en styrkebaserad strategi för feedback. 

Oavsett vilken väg du väljer måste du se till att alla är på samma sida. 

2. Anställda som får feedback behöver också utbildning

Det är lika viktigt att veta hur man tar emot feedback som att veta hur man ger den. 

Man kanske inte är medveten om hur kamrater uppfattar specifika beteenden, men man bör vara öppen för att förstå andras perspektiv. 

Det är okej för dina anställda att be om förtydliganden. Vad som däremot inte är okej är att helt och hållet avvisa externa perspektiv och lyfta en defensiv barriär. En sådan inställning skulle stå i vägen för att uppnå förändring efter översynen. 

3. Cheferna behöver också utbildning för att kunna tolka 360-årsresultaten. 

Kom ihåg att det verkliga värdet av feedback-utvärderingar ligger i att vidta åtgärder utifrån resultaten. 

Det gör ingen skillnad om du bara gör utvärderingarna med 0 uppföljningar. 

I själva verket skulle vi hävda motsatsen: ett slöseri med tid och pengar och onödig stress för de anställda. 

4. Dina granskare ska få korrekta och tillfredsställande svar på alla frågor från bedömare.

Skalor är bra för att skapa snabba rapporter, men de ger inte en förklaring till varför någon uppfyller eller inte uppfyller förväntningarna på prestationen. Att bara samla in betyg ger inte heller utrymme för konstruktiv feedback och förslag till förbättringar. 

🧑 Bästa metoder för att välja granskare

Fall inte i fällan att vara så fokuserad på processen att du glömmer bort människorna. 

Hur perfekta frågorna än är kan en 360-graders granskning inte bli framgångsrik om du inte väljer bedömare med omsorg. 

Låt oss ta ett exempel. Person A kan ha gjort ett utmärkt jobb, men om person B inte har arbetat nära honom eller henne kan han eller hon inte ge ett korrekt betyg. Eller om person A har presterat sämre än vad person B har gjort, men är en nära vän till person B, så kan bedömningen vara partisk. Kom ihåg att hela poängen är att samla in tillförlitliga och objektiva uppgifter. 

Prestationsbedömningar ska inte vara en popularitetstävling.  

Vissa företag låter den utvärderade nominera vem han eller hon vill ha en expertgranskning av. Detta tillvägagångssätt är särskilt lämpligt för större team där alla inte kan bedöma alla andra. HR-teamet och chefen godkänner sedan vilka kollegor som får göra bedömningen.

Så till exempel skulle partiska bedömare, som beskrivs nedan, diskvalificeras.

Här är några kritiska aspekter när du väljer granskare:

1. Du bör välja bedömare från olika grupper - kollegor, chefer och kunder - för att ge en multidimensionell bild av prestationen och visa alla sidor av den bedömde. 

Om du utelämnar en grupp kommer du att missa viktig information. En person kan till exempel vara bra på att kommunicera med chefer och ta initiativ, men mindre bra på att samarbeta eller hantera kunder.

2. Du bör inkludera självbedömningar i feedbackprocessen. 

Styrkan med regelbunden feedback i form av 360-bedömningar är att den uppmuntrar människor att ta ansvar för sin utveckling. 

Detta leder till att dina anställda får en vana att ständigt utvärdera sig själva och sitt arbete, vilket kommer att påverka det dagliga arbetet.

3. Du bör endast dela med dig av bedömarens namn om det är relevant att känna till bedömaren för en specifik fråga. I övrigt är standarden för 360-prestandabedömningar att hålla bedömarna anonyma.

För att garantera anonymitet vid regelbundna feedbackgranskningar är det bäst att ha ett relativt stort antal bedömare. 

🤫 Är du fortfarande kluven mellan att anonymisera feedback eller inte? Vi har sammanställt fem fall för och fem fall emot anonym feedback. Dessutom har vi inkluderat verkliga exempel från företag för att driva argumenten vidare.  

4. För att undvika bias bör du använda en standardiserad process när du väljer ut bedömare. 

Du bör se upp för "spelande av systemet" - personer som kan ha en partisk syn på den recenserade på grund av konkurrens, vänskap, personliga tvister osv. 

Denna punkt visar hur viktigt det är att den person som gör urvalet känner deltagarna väl. 

Ett sätt att avlägsna tendenser till "spelande av systemet" är att lägga till ett par frågor i slutet, till exempel: 

Umgås du med den här personen utanför arbetet?

Hur länge har ni arbetat tillsammans?

Har ni ett förhållande utöver det professionella?

🧰 Best practices for administering performance reviews

Förvaltningen av 360-prestandabedömningar kan göra eller stjälpa dess effekt. 

Om de används dåligt kostar de organisationer tid och därmed pengar. 

Rätt använda kan 360-prestandabedömningar påskynda den professionella utvecklingen: mer frekventa kontroller leder direkt till snabbare tillväxt. 

1. Som HR-personal bör du agera som administratör och facilitator i feedbackprocessen. Ni är processens ägare, spelmästarna. 

2. Använd standardiserade rutiner för administration. Zavvy gör standardiserade rutiner och automatiseringar till en barnlek.

3. Gör regelbundet 360-prestandabedömningar. Genomför dem i nära anslutning till personalbeslut, t.ex. löneförhöjningar, för att få en korrekt och rättvis grund för dina beslut.

4. Se till att feedback och relaterade uppgifter är strikt konfidentiella. 

5. Vid frågor eller klagomål, se till att en kvalificerad person kan erbjuda stöd. Helst ska denna person, t.ex. chefen, inte vara en del av processen. 

6. Du ska se till att alla har tillgång till fullt stöd och behandlas med respekt, oavsett prestation eller betyg.

📈 Best practices for interpreting performance feedback

1. Du bör ge alla samma vägledning för att tolka feedbacken. Inkludera vid behov instruktioner, grafik och annat stödmaterial. 

Återigen, du vill inte att vissa chefer ska tolka resultaten på ett sätt och andra helt annorlunda. Det skulle få din granskningsprocess att kännas godtycklig och subjektiv. 

2. Du bör tolka resultaten av en 360-graders feedbackgranskning med hänsyn till fördomsfulla faktorer.

Här är några faktorer som du bör ta hänsyn till: 

• möjlighet att uppträda; 
• oväntade händelser; 
• Skillnader i feedback från olika källgrupper och mellan sig själv och andra.

3. Du kan sätta resultaten i ett sammanhang genom att inkludera information om hur den anställde har klarat sig i förhållande till andra anställda. 

En andra strategi är att inkludera objektiva resultatdata, t.ex. försäljningsvolym, för att identifiera var du ska koncentrera dina ansträngningar för att förbättra den framtida produktiviteten.

4. Du bör också använda resultaten för att identifiera högpresterande personer och lyfta fram dem som förebilder. 

Att identifiera och erkänna högpresterande personer kan vara en kraftfull motivationsfaktor för hela teamet. 

Att se andra utmärka sig och få erkännande för sina insatser kan dessutom inspirera andra att sträva efter liknande prestationer.

Högpresterande personer visar hur man effektivt implementerar feedback och förbättrar prestationer, vilket kan bidra till att förbättra hela teamets prestationer.

5. Du bör coacha dina anställda i hur man använder 360 feedback och hur man implementerar feedbacken. 

Du bör inkludera utbildning om syftet och vinsterna med 360 feedback för att öka medarbetarnas motivation och öppenhet för att ta emot feedback och driva beteendeförändringar. 

Dessutom kan du överväga coaching som en mer individualiserad träningsmetod. 

6. Särskilt vid negativ feedback bör du ge ytterligare stöd.

Helst bör du inkludera absolut prestationsbedömning (i förhållande till en standard) och relativ (jämfört med andra bedömda) i återkopplingen.

7. När du avslutar varje individs resultatrapport bör du inkludera objektiva resultatuppgifter som är relevanta för frågan och relativa uppgifter (individuella resultat jämfört med andra utvärderades resultat i samma roll/team etc.).

I praktiken bör du ta hänsyn till objektiva faktorer som försäljning, vinst och fel, förutom hur den enskilda medarbetaren har klarat sig i jämförelse med andra medarbetare i samma/liknande position.

8. Hoppa inte över att diskutera resultaten av resultatbedömningen. 

Cheferna bör vara värdar för samtalet om prestationsbedömningen i slutet av cykeln för att tolka resultaten och skapa handlingsplaner. 

9. Uppmuntra de granskade att dela sin rapport med någon som kan hjälpa dem att utvecklas, till exempel en chef/teamledare eller en betrodd mentor.

Du får dock aldrig avslöja innehållet i feedbackrapporten för någon utan den bedömda personens samtycke.

🌱 Best practices for developmental performance reviews

Utvecklingsrelaterade resultatbedömningar fokuserar på lärande och tillväxt snarare än på produktivitet och resultat. Du kan se dem som en plan för framtida prestationer i stället för att utvärdera tidigare prestationer.

Syftet med en utvecklingsprövning är att identifiera var den anställde vill utvecklas och skapa en handlingsplan för att nå dit. 

• Utvecklingsrelaterade resultatbedömningar är särskilt fördelaktiga i fall där det krävs förbättringar av prestationerna. Men varje förbättringsplan kräver att den anställde är delaktig i den. Avstå från att föreskriva åtgärder. Rådgör i stället och föreslå alternativ och var beredd att ge stöd när det behövs. 
• The developmental performance review can be part of the ordinary performance review. It should ideally contain goal-setting and a plan for future employee development. 

Utvecklingsrelaterade prestationsbedömningar är en del av de trender för prestationshantering som har dykt upp på senare tid. 

🔍 Lär dig mer om utvecklingsfeedback respektive utvärderingsfeedback så att du kan bestämma vilket tillvägagångssätt som är bäst för din organisation. 

🏢 Best practices from 4 global companies: Netflix, Cisco, Facebook, and Google

Från forskningsrapporter till verkliga livet - vår sista uppsättning bästa praxis är lånad direkt från företag. Följande företag har på något sätt inspirerat oss till att dela med oss av deras syn på 360 feedback-utvärderingar:

Netflix

Netflix har insett vikten av att genomföra 360-prestandaundersökningar i harmoni med företagskulturen, även om det strider mot allmänt accepterade bästa metoder. 

Deras inställning till anonym feedback är relevant här. 

På Netflix började ledningen med anonyma resultatbedömningar som standard. 

Till deras förvåning sa dock de anställda att de skulle föredra undertecknade feedbackformulär. 

Why? The overall feedback culture at Netflix is one of transparency and openness – and employees found it strange that they would give verbal feedback to their peers only to avoid signing the 360 reviews.

🎥 Vill du lära dig mer om Netflix sätt att hantera resultatbedömningar? Vår fullständiga fallstudie om Netflix medarbetares prestationer väntar på dig. 

Cisco

Cisco är ett inspirerande företag överlag. År 2022 rankades de som nummer 1 på listan "Fortune 100 Best Companies to Work For"! 

I sin process för feedbackgranskning samlar de kontinuerligt in uppgifter om prestationer och mäter prestationer mot faktiska uppgifter.

📡 Lär dig alla steg i processen för prestationsbedömning på Cisco.

Facebook 

Calibrating the ratings is one of the highlights of Facebook's performance reviews. 

Under denna process diskuterar cheferna granskningarna och eliminerar avvikande resultat för att undvika förvirrande eller missvisande resultat. 

💬 Något som ditt team kan ta till sig? Läs mer i vår fallstudie om Facebook. 

Google 

Prestationsbedömningar fokuserar ofta på de anställda, men på Google är de anställdas prestationsbedömningar bara en del av pusslet - lika mycket fokus ligger på chefernas prestationer. 

Ett lag är aldrig starkare än den svagaste spelaren - inklusive ledaren. 

En underpresterande chef leder till ett underpresterande team. Google ser därför till att bygga upp fantastiska chefer som driver högpresterande team.

➡️ Driv hög personalprestanda med hjälp av Zavvy

Zavvy hjälper dig att spara tid - och därmed pengar - genom att låta dig automatisera resultatbedömningar. Detta kommer att bidra till att de anställda presterar bra.

Befria dig själv från repetitiva administrativa uppgifter och fokusera på den mänskliga sidan av saker och ting med våra flexibla automatiseringar! 

Vår programvara för prestationsbedömning gör det möjligt att göra opartiska och rättvisa bedömningar.

Om du har inspirerats av några exempel ovan kan du använda en mall från ett av våra framgångsrika företag (t.ex. Netflix) och kopiera och klistra in deras upplägg för resultatbedömning.

Prova vår plattform för utveckling av medarbetare genom vår demo.