Hur färdigheter i prestationshantering kommer att ge dig ett försprång i konkurrensen

Performance management är mer än att fastställa KPI:er eller årliga utvärderingar. Det är konsten att omvandla strategi till handling, att omvandla medarbetarnas ambitioner till verklighet.

Att behärska resultatstyrning kommer att skilja ett team utan roder från en laserfokuserad enhet, ett projekt på dekis från ett framgångsrikt företag.

Denna artikel kommer att förklara:

• Varför är just kompetens inom prestationshantering så eftertraktad?
• Hur färdigheter i prestationshantering kan bli ditt hemliga vapen på företagsarenan.
• Hur kan du utnyttja dem för att överträffa, överträffa och överträffa.

📈 Vad är färdigheter i prestationshantering?

Kompetens inom prestationshantering avser den kompetens som chefer, HR-personal och anställda behöver för att effektivt implementera, delta i och dra nytta av prestationshanteringsprocessen. 

Dessa färdigheter omfattar en rad olika förmågor som underlättar målsättning, feedback, prestationsutvärdering och den övergripande utvecklingen av de anställda. Detta står i kontrast till prestationsmätning, som kan ses som en passiv inställning till prestation: du får insikt i teamets prestationer men gör inte nödvändigtvis något med den insikten. 

Färdigheter i resultatstyrning är en av chefernas kärnkompetenser. 

Performance management kan inte bara fokusera på intäkter - det måste också inkludera människor, betonar Wouter van Doorm, HR-ledare med över 20 års erfarenhet: ‍

"Vad jag tror har förändrats under de senaste åren är att frustrationen bland anställda och ledare har nått en brytpunkt, och den ekonomiska drivkraften bakom [performance management]-processen har nästan uteslutit sin mänsklighet."

🤹 13 Grundläggande färdigheter och kompetenser för resultatstyrning

Fastställande av mål

Målsättning innefattar förmågan att definiera tydliga, mätbara och uppnåeliga individuella mål för de anställda.

Målsättning kan ses som de hjärtslag som styr arbetet mot resultat varje dag. Utan mål skulle arbetet sakna riktning och syfte. Medarbetarna skulle tappa motivationen och du skulle förlora pengar. Livsnerven i din organisation - skapande i utbyte mot ekonomisk ersättning - skulle sluta flöda.

Att behärska målformulering är därför en viktig pelare i performance management. 

Det är något levande som kräver en djupgående förståelse för verksamhetens mål, resurser och människor. Det kräver också förmåga att vara flexibel och justera målen om de yttre omständigheterna förändras. Till exempel om du förlorar en stor kund, får ytterligare finansiering eller nya teammedlemmar.

👀 För att säkerställa att du har rätt inställning till målsättning, kolla in vår analys av skillnaden mellan prestationsmål och utvecklingsmål.

Att ge feedback 

Effektiv feedback omfattar både positiv och konstruktiv feedback. 

Feedback är en annan hörnsten i performance management som kan vara avgörande för teamarbete, medarbetarnas motivation och för att behålla dem. 

Skicklig feedback skapar tydlighet och motivation. Den gör medarbetarna medvetna om vad de kan förbättra utan att de känner sig modfällda. Istället kommer de att tro på sig själva och känna sig övertygade om att förändring är möjlig. De kommer att känna sig entusiastiska över att överträffa målen den här gången. 

Effekten av feedback beror naturligtvis också på medarbetarens attityd och drivkraft. Men som chef är du ansvarig för att leverera den så effektivt som möjligt. 

💬 För mer inspiration, kolla in våra exempel på feedback med exakta manus som du kan använda när du ger feedback.  

✍🏼 Du kan också kopiera våra 145 fraser för utvecklingssamtal (för alla nivåer) för att låta mer erfaren och kompetent på några sekunder.

Kommunikation

Kommunikation är det syre som ger liv åt prestationsstyrning. 

Om du inte på ett effektivt sätt förmedlar förväntningar, oro och erkännande sysslar du bara med prestationsmätning, inte prestationshantering. 

Helst ska kommunikationen ske kontinuerligt. Jobbchattar och teammöten är exempel på regelbundna kommunikationskanaler. Under en prestationsbedömning är det viktigt att du behärskar din kommunikationsförmåga.

🙌 I vår guide lär vi dig hur du genomför framgångsrika utvecklingssamtal. 

Coachning

Coaching är det mest effektiva sättet att vägleda medarbetare att förbättra sin prestation och karriärutveckling. Det är ett partnerskap mellan coachen och individen som fokuserar på att frigöra potential och driva dem till sina egna svar.

I grunden handlar coaching om att hjälpa människor att sätta upp uppnåeliga mål och ge det stöd, de resurser och den feedback de behöver för att uppnå dem.

När coachning integreras i prestationshanteringen säkerställer den att processen blir mer engagerande och skräddarsydd för individuella behov.

Istället för att bara utvärdera och ge feedback ger coachning individen möjlighet att ta ansvar för sin egen utveckling. Denna känsla av egenansvar kan leda till högre motivationsnivåer och bättre resultat.

🧑🎓 Coaching är inte en enskild färdighet utan en hel familj av färdigheter. Om du vill veta mer kan du läsa vår guide om coachingfärdigheter.

🏆 Kolla in vår omfattande coachutbildning som kommer att göra en bra ledare till en fantastisk coach. Det är din genväg till att göra chefer till coacher i din organisation.

Analytisk förmåga

Hittills har de punkter vi har behandlat främst handlat om mjuka färdigheter. Men en bra prestationshantering kräver också att man analyserar medarbetarnas prestationsmätningar och drar slutsatser som man kan agera utifrån. 

Att känna till siffrorna och de konkreta uppgifterna hjälper dig att se var du kan förbättra teamets prestationer för att nå målen. Det ger ledtrådar om vilka åtgärder som krävs för att få resultaten på rätt spår igen - t.ex. att anställa extra stöd eller utbilda medarbetarna. 

📈 För mer inspiration, kolla in vår guide om att mäta medarbetarnas prestationer, inklusive 9 viktiga mått som du kanske vill använda.

Konfliktlösning

En viktig kompetens för en chef är att kunna hantera och lösa konflikter som kan uppstå i samband med utvecklingssamtal eller feedback. 

Konflikter kan skapa en knut i magen även hos den mest erfarna chefen. Detta beror på att de kan utlösa tidigare traumatiska upplevelser som inte är relaterade till arbetssituationen. 

Med rätt konfliktlösningsförmåga kan du hjälpa dina medarbetare att lära sig och växa av konflikter så att de i stället blir en positiv upplevelse. Och när dina medarbetare känner att de utvecklas presterar de bättre. 

Om du behärskar punkterna 2 och 3 ovan - att ge feedback och kommunicera - kommer det att påverka din förmåga att lösa konflikter positivt. 

Motivera och uppmuntra andra

Performance management syftar i grund och botten till att optimera individuella prestationer i linje med organisationens mål. En viktig komponent i detta är att motivera och uppmuntra de anställda.

För att öka teamets prestationsförmåga måste du veta hur du inspirerar och uppmuntrar ditt team att prestera sitt bästa. Detta kräver en djup förståelse för mänsklig psykologi eftersom alla blir inspirerade av olika saker och på sitt eget sätt.

Vi har alla olika personliga behov. Medan en medarbetare kanske blir inspirerad av att få en extra ledig dag för att umgås med sina barn, blir en annan mer inspirerad av möjligheter till professionell utveckling och att ta på sig mer ansvar. 

Det är därför en bra chef känner varje medarbetare och vet vad som driver dem.

Beslutsfattande

Utmärkt ledarskap kräver förmåga att fatta snabba men välgrundade beslut. Beslutsfattande som är specifikt för prestationshantering innebär att fatta beslut om anställdas framsteg, befordringar eller prestationsplaner. 

Beslutsfattande behöver inte alltid handla om knepiga situationer som att säga upp någon. Det kan också vara ett välkommet beslut att befordra någon som har gjort ett bra jobb. 

📧 Kolla in vår guide om hur du skriver ett e-postmeddelande om en kampanj. 

Empati

Bra performance management görs med empati eller förståelse för medarbetarnas känslor. Detta är särskilt viktigt under tuffa utvärderingar. 

Beroende på bakgrund och tidigare erfarenheter kan det vara mer eller mindre utmanande att få konstruktiv feedback. Vissa personer tenderar att ta det personligt och bli sårade. 

Det kan också vara nedslående om en medarbetare har arbetat hårt för en befordran - bara för att se en kollega knipa positionen för att de inte höll måttet. 

Dessa situationer kräver empati från chefen. 

Och det påverkar prestationshanteringen. I det andra exemplet kan brist på empati leda till att medarbetaren säger upp sig. Men om medarbetaren känner sig förstådd och uppmuntrad av sin chef kan han eller hon höja sig, förbättra sig och kanske få en annan tjänst som passar honom eller henne ännu bättre.

Aktivt lyssnande

Aktivt lyssnande anknyter till ovanstående punkter om kommunikation, coachning och empati. Det är en färdighet som på ett kraftfullt sätt visar att du verkligen förstår medarbetarnas oro, ambitioner och feedback. 

Aktivt lyssnande får naturligtvis dina medarbetare att känna sig sedda och hörda. Att känna sig bekräftad är den viktigaste faktorn bakom medarbetarnas motivation och tillfredsställelse. Och nöjda medarbetare presterar bättre. 

Aktivt lyssnande kan ske genom att du återger för medarbetaren vad hen just sa, men med lite andra ord, för att visa att du lyssnade och förstod hen.

Till exempel "Enligt vad jag har hört upplever du att din teamledare upprepade gånger ignorerar dina förslag. Är detta korrekt?"

Granskning (och mätning) av anställdas prestationer 

En viktig del av resultatstyrningen är att bedöma om medarbetarna uppfyller standarderna. Denna bedömning ligger till grund för utvecklingssamtalen. 

Att lära sig hur man skriver tydliga och koncisa omdömen är en viktig färdighet i performance management. 

Du måste hitta rätt balans mellan konstruktiv och positiv feedback, vara opartisk och uppmuntra utveckling. 

Rätt genomförda är utvecklingssamtal ett kraftfullt sätt att stärka resultatstyrningen.

📝 Kolla in 40+ exempel på konstruktiv feedback som lyfter fram områden som behöver förbättras. 

Identifiering av potential

Att identifiera potential är förmågan att upptäcka medarbetare som har mycket att erbjuda med sina kunskaper och färdigheter. Dessa medarbetare kan växa till att bli inflytelserika inom företaget. 

Framgångsrik prestationshantering inkluderar en successionsplan. En successionsplan är din försäkring mot att plötsligt förlora topptalanger i viktiga roller. Den innehåller en lista över medarbetare med potential som kan och vill ersätta dina nuvarande nyckelpositioner om något skulle hända. 

💡 Tips: Du kan använda 9-rutan för att identifiera hög potential. 

Använda AI för att förbättra medarbetarnas prestationer

Det kan låta som science fiction, men företag som inte hoppar på AI-tåget kommer att halka efter alltmer. 

AI kan bli ett av dina främsta verktyg för performance management. Det beror på att AI hjälper dig att fatta bättre strategiska beslut för att öka prestandan. 

Med AI kan även chefer som är relativt nya inom performance management fatta välgrundade beslut som ökar resultaten. I

🦾 Om du är nyfiken på att lära dig mer, kolla in vår guide till att använda AI i HR och vår kompletterande resurs om företag som redan använder AI i sina HR-processer.

🕵️‍♀️ Betydelsen av prestationsstyrning för organisatorisk tillväxt

Performance management är en kritisk faktor bakom organisatorisk tillväxt. Rätt utfört leder det till högpresterande medarbetare som är mer nöjda och driver på tillväxten inom organisationen. 

I kombination med talent management leder utmärkt performance management till minskad personalomsättning. 

Vilka är de vanligaste misstagen inom performance management, och hur kan de undvikas? 

Chefer får inte ordentlig utbildning i att ge feedback

Hur feedback tas emot handlar inte så mycket om feedbacken i sig, utan mer om hur den förmedlas. 

Om cheferna inte vet hur de ska ge feedback kan det uppfattas som okänsligt eller aggressivt och leda till lägre moral bland medarbetarna. 

En lösning är att anordna utbildning i hur man ger feedback. Zavvy erbjuder denna typ av utbildning för chefer. 

Att inte kommunicera förväntningar 

"Sunt förnuft" ser olika ut för alla, så det är alltid bäst att överkommunicera - särskilt för team som arbetar på distans. Det innebär att kommunicera förväntningarna tydligt och precist.

Sätta upp mål som är för vaga eller optimistiska

Mål bör helst följa SMART-regeln - de måste vara specifika och mätbara. Ett exempel på ett vagt mål är "sälja fler enheter". Ett exempel på ett tydligt mål är "sälja 100 enheter under de kommande 2 månaderna". 

På samma sätt kan alltför optimistiska mål ha en skadlig effekt på prestationen. Medarbetarna riskerar att bli utbrända och tappa självförtroendet. 

Chefer som bara fokuserar på siffror och glömmer bort den mänskliga aspekten 

Performance management är beroende av dina medarbetare. Chefer som glömmer bort att bry sig om sina medarbetare och bara fokuserar på siffror kommer förr eller senare att se resultatet försämras. 

🔮 Vill du veta mer? Ta del av de senaste trenderna inom performance management. Och kolla in vår guide till programvara för performance management-system.

⚒️ 3 Metoder för att utveckla dina färdigheter i prestationshantering

Mentorskap

På grund av sin komplexa natur lär man sig bäst genom praktisk erfarenhet. 

Mentorskap är en engagerande metod för medarbetarutveckling för att förbättra kompetensen, t.ex. genom performance management.

Mentorskap ger ledare personlig vägledning från erfarna yrkesmänniskor som har ställts inför liknande utmaningar.

Genom personliga interaktioner kan ledare: 

• Få insikter i effektiva strategier för prestationsstyrning. 
• Lär sig av sin mentors erfarenheter. 
• Få feedback på sina tillvägagångssätt. 

Dessa skräddarsydda råd, i kombination med möjligheten att reflektera över verkliga scenarier, påskyndar en ledares förmåga att navigera i komplexa situationer med prestationshantering.

Praxisgemenskaper (CoP)

Communities of practice är grupper av människor som delar en passion för något de gör och samarbetar under en längre period för att förbättra och dela med sig av sina kunskaper. 

När ledare går med i eller bildar CoPs som fokuserar på prestationshantering får de flera fördelar:

1. Ledare kan dra nytta av kollektiva erfarenheter, olika perspektiv och beprövade strategier från kollegor som står inför liknande utmaningar inom prestationshantering.
2. CoPs betonar aktivt deltagande och iterativt lärande, vilket gör det möjligt för ledare att hålla sig uppdaterade om de bästa metoderna för prestationshantering.
3. CoP erbjuder en trygg plats där ledare kan diskutera misslyckanden och utmaningar och få feedback utan att vara rädda för att bli dömda, vilket främjar uppriktiga diskussioner och genuin kompetensutveckling.
4. Regelbundna kontakter med kollegor på community hjälper ledare att utöka sitt nätverk, vilket kan vara ovärderligt för samarbeten över organisationsgränser eller för att söka mentorskap.

🤝 Är du redan en del av Zavvys People Enablement community? Få tillgång till ett bibliotek med konkreta exempel från toppföretag och fråga dina kollegor om råd och insikter.

Formell utbildning (workshops)

Formell utbildning, särskilt workshops, erbjuder strukturerade inlärningserfarenheter som är utformade kring beprövade tekniker för prestationshantering. 

Genom praktiska övningar, fallstudier och gruppdiskussioner kan dina ledare fördjupa sig i specifika områden inom performance management. Denna djupgående miljö uppmuntrar till omedelbar tillämpning, övning och feedback, vilket säkerställer att ledarna förstår teoretiska begrepp och får de praktiska färdigheter som krävs för effektiv prestationshantering.

Varje workshop kan fokusera på en färdighet så att chefer och HR-personal kan välja vilka färdigheter de behöver utveckla.

🌱 Du kan inkludera färdigheter i prestationshantering i din utvecklingsplan för chefer och HR-personal.

➡️ Utveckla dina medarbetares kompetens och prestation med Zavvy

Att ha ett centralt nav för performance management-processen kommer att bespara dig en hel del administrativt huvudbry. 

Med Zavvys programvara för ledarskapsutveckling kan du schemalägga och effektivisera alla utbildningsaktiviteter och anpassa dem individuellt till varje ledare som vill utveckla sina färdigheter i prestationshantering. 

Du behöver inte planera in en tid då alla kan delta - varje medarbetare kan gå utbildningen när det passar dem.

Vår plattform för utveckling av lärande har ett bibliotek med tusentals resurser från olika leverantörer - inklusive utbildning i färdigheter för prestationshantering.

För bättre prestationshantering, använd vår programvara för prestationsutvärdering och målstyrning. Med programvaran för enskilda möten kan du dessutom genomföra informella avstämningar av prestationen.

📅 Boka en demo med oss för att se hur du kan spara timmar och pengar på prestationshantering med Zavvy!