AI inom HR: Förenkla och effektivisera personaladministrationen med ny teknik

Låt oss förtydliga: AI är inte här för att ersätta HR-personal, utan för att möjliggöra och stödja dem.

Det finns många fördelar med att använda AI-lösningar - från att automatisera enklare arbetsuppgifter till att analysera HR-data och rekrytera topptalanger från hela världen.

Denna artikel kommer att:

• Ta upp fördelarna och utmaningarna med att utnyttja kraften i AI inom HR. 
• Dela med sig av expertinsikter om hur de övervinner de potentiella svårigheterna med att implementera AI på sina HR-avdelningar.

🤖 Vad är AI inom HR?

Artificiell intelligens (AI) är en term som används för att beskriva datorsystems förmåga att utföra uppgifter som normalt skulle kräva mänsklig intelligens.

AI-applikationer är utformade för att efterlikna mänskligt beteende. Därför kan de vara mer effektiva än människor när det gäller uppgifter som kräver snabbhet eller en hög detaljnivå.

HR-avdelningar kan använda AI för att automatisera uppgifter som de traditionellt har utfört manuellt:

• Använda algoritmer för att matcha kandidater med arbetsbeskrivningar baserat på kompetens, erfarenhet och andra faktorer.
• Använda maskininlärning för att identifiera prestationsskillnader mellan anställda och föreslå korrigerande åtgärder.
• Använda robotar för att automatiskt fastställa löneökningar och bonusar baserat på prestationsmått och uppgifter om medarbetarnas prestationer.
• Använda virtuella coacher för att utforma bättre utbildningsprogram och övervaka medarbetarnas inlärningsresultat.

🏆 5 fördelar med AI i HR-arbetet

För att få en uppfattning om fördelarna med att använda AI i personaladministrationen, låt oss gå tillbaka till de traditionella HR-metoder som vi har använt så länge. 

Låter följande bekant?

Du gillar ditt arbete och den mänskliga sidan av det, men du hatar hur lång tid specifika uppgifter kan ta. I slutet av dagen är du upptagen med att analysera data och rapporter istället för att göra det som är viktigast: prata med ditt team! För att inte tala om att du ofta måste granska löne- och semestergodkännanden flera gånger för att se till att du inte har gjort några misstag.

Artificiell intelligens tar bort all denna smärta:

1. Ökad effektivitet: Genom att automatisera administrativa uppgifter (t.ex. datainmatning eller identifiering av kompetensbrister) kan AI bidra till att effektivisera dina HR-processer snabbare och mer exakt. På så sätt kan du lägga mer energi på värdefulla uppgifter som kräver mer personlig uppmärksamhet.
2. Högre noggrannhet: AI sparar inte bara tid utan minskar också antalet mänskliga fel. Välutbildade algoritmer kan snabbt upptäcka mönster och felaktigheter i data på ett mer effektivt sätt än vad människor kan.
3. Kostnadseffektiv lösning: Att spara in på arbetskostnader är en av de viktigaste fördelarna med att använda artificiell intelligens inom HR. Det eliminerar behovet av manuell inmatning och uppgifter som tar upp mycket tid men inte tillför något värde till organisationens resultat (t.ex. granskning av CV eller schemaläggning av intervjuer). 

💡 83% av de som använder AI tidigt kan förvänta sig en ökad avkastning på investeringen.

1. Bättre medarbetarupplevelse: Med AI handlar personaladministration inte längre om pappersarbete och manuell dokumentation. Istället handlar det om att leverera personliga medarbetarupplevelser som inte bara är effektiva utan också trevliga.
2. Massor av alternativ för personalisering: Med AI-applikationer har HR-chefer tillgång till en otrolig mängd data om sina anställda. De kan använda detta för att skapa skräddarsydda upplevelser för varje medarbetare - från onboardingprogram till feedbacksessioner och personliga utbildningsplaner.

🦾 4 konkreta användningsområden för AI inom HR

För rekrytering

63 % av specialisterna på talangrekrytering upp ger att AI har förändrat deras rekryteringsprocess.

Arbetsgivare kan använda AI-verktyg för att effektivisera sina rekryteringsprocesser och snabbt skanna igenom stora mängder CV och ansökningar för att hitta de bästa kandidaterna. 

Dessutom kan du använda AI för att förhandsgranska sökande och bedöma deras egenskaper utifrån tidigare arbetsprestationer.

👉 Kolla in vår lista med 8 rekryteringsstrategier med verkliga exempel som kan inspirera dig i ditt arbete.

För medarbetarnas engagemang

HR-chefer kan också använda AI-teknik för att underlätta medarbetarnas engagemang genom att tillhandahålla personliga arbetsplatsupplevelser med rekommendationer om potentiella karriärvägar och skräddarsydda jobbannonser. 

Med hjälp av AI kan dina medarbetare: 

• Håll dig uppdaterad med de senaste nyheterna och utvecklingen inom branschen. 
• Få tillgång till kraftfulla nätverksmöjligheter.
• Håll kontakten med andra anställda inom organisationen.

🤖 Kolla in 7 tillämpningar av AI inom medarbetarengagemang.

Hur det ser ut i praktiken: Spotify lanserade Echo, en intern marknadsplats för talanger som hjälper anställda att matchas med tillväxtmöjligheter baserat på deras kompetens, erfarenhet och mål. 

Allt detta drivs av en AI-baserad algoritm som kan påskynda uppgifter som att hitta möjligheter till mentorskap, hjälpa anställda att övergå till en ny eller annorlunda roll och till och med hitta interna talanger när ett jobb blir ledigt.

💡 Läs mer om Spotifys innovativa L&D-metoder i vår detaljerade fallstudie: Utbildning och utveckling av medarbetare på Spotify: Lär dig av de bästa lärande organisationerna.

För kompetensförsörjning

AI kan också användas för talanghantering. Företag kan till exempel utnyttja AI-teknik för att snabbt hitta potentiella kandidater som passar för specifika roller när de behöver dem, utan att behöva söka manuellt i en pool av potentiella sökande. Det sparar tid i rekryteringsprocessen och säkerställer att arbetsgivaren får rätt kandidat för varje roll.

Hur det ser ut i praktiken: AI-karriärcoacher som kan hjälpa anställda att hitta sina ideala karriärvägar. FutureLearn-teamet introducerade detta genom att uppmana sin teknik att ge rekommendationer om onlinekurser till eleverna. Dessutom använder de specifikt sitt AI-baserade rekommendationssystem för att hjälpa människor som vill göra en karriärförändring.

För utbildning

Företag kan använda AI-verktyg för att komplettera traditionella utbildningstillfällen eller erbjuda onboarding-upplevelser för nyanställda. 

Virtuella assistenter kan till exempel ge svar eller vägledning direkt, även när ingen annan är online för att svara på en fråga. 

På så sätt kan medarbetarna snabbt få den information de behöver för att fatta bättre beslut och bli mer produktiva i sina roller.

Hur det ser ut i praktiken: Med hjälp av Zavvy AI kan du skapa mikrokurser på mindre än fem minuter. Du kan också aktivera automatiska frågesteg efter varje utbildningskapitel.

➡️ Kolla in vår ytterligare artikel: Exempel på AI inom HR: 9 företag som framgångsrikt använder AI-innovation i viktiga personalprocesser.

😟 Utmaningar och begränsningar för AI inom personalområdet

Men AI-teknik i HR-verksamheten kommer också med sina egna utmaningar. 

Säkerhet

Så här ser verkligheten ut: Företag kommer alltid att ta hänsyn till säkerhetsfrågor när de implementerar AI-baserade lösningar. 

Medarbetarnas uppgifter är känsliga och företagen måste skydda dem till varje pris. 

Dmitry Shapiro, VD och medgrundare på YouAi, berättar om de utmaningar som säkerheten för AI-verktyg innebär YouAien AI-lösning för indexering av det mänskliga sinnet, säger:

"När du hanterar PII (Personally Identifiable Information) är det viktigt att värna om integriteten. Beroende på vilka verktyg som används och vilka uppgifter som behandlas finns det betydande risker."

Dmitry rekommenderar att man döljer PII genom att använda differentierade sekretessmetoder och potentiellt syntetiska data istället för faktiska data för att hantera några av riskerna.

Omedvetna fördomar

Dessutom riskerar AI-algoritmer att bli omedvetet parti ska om de tränas med partiska dataset. Därför måste företag överväga utbildningstekniker och granskningsprocesser för att undvika diskriminering.

Om de data som används för att träna systemet inte är kulturellt eller demografiskt diversifierade, kommer resultaten att återspegla den använda datauppsättningens partiskhet.

Caroline Reidy, verkställande direktör på The HR Suitebetonar att AI inte förstår när den är partisk:

"De flesta av dessa program utvecklas genom att man matar in databanker med innehåll som de kan lära sig beslutsprocessen från. Till exempel kan en AI som går igenom ett CV lära sig att personer från en viss högskola ges företräde i anställningsprocessen. AI:n förstår inte varför det är så, men vet att det är en egenskap som rekryteringsgruppen föredrar. Det kan bero på att HR-cheferna har gått på den högskolan."

För att undvika situationer som dessa rekommenderar Caroline att man fastställer vilka jobb företaget är bekvämt med att använda AI för:

"Mödosamma och tidskrävande uppgifter som inte hanterar några känsliga företagsdata är bra alternativ för AI att hantera. Att sammanfatta möten, generera idéer till blogginlägg och skapa arbetsbeskrivningar är bra användningsområden för AI."  

Bristfälliga eller inga resurser och färdigheter

Brist på resurser och kompetens anses allmänt vara ett av de största hindren för att använda AI-teknik.

Caroline Reidy betonade vikten av att utbilda medarbetarna i hur de kan använda AI till sin fördel för att se resultat:

"Tillhandahålla en kurs för anställda som vill förstå hur man bäst använder AI och ge dem möjlighet att integrera AI i arbetet på lämpligt sätt. Detta bör fokusera på att anställda förstår vilken information som är okej att mata in i AI-program och förse dem med HR-system för att kritiskt bedöma den information som AI tillhandahåller." 

Hon konstaterar också att regelbunden övervakning och utvärdering av AI:s prestanda är nödvändig för att se till att den levererar affärsvärde till företaget:

"Att övervaka mått som noggrannhet, effektivitet och produktivitet är nödvändigt för att bestämma hur man kan förbättra AI-prestanda. Det är också viktigt att förstå vilka jobb som utförs av AI och i vilken utsträckning den används."

Subjektivitet

Ett annat etiskt problem är att AI-användningen utvidgas till att omfatta betygsättning av kandidater utifrån subjektiva faktorer som personlighet och kultur. Det innebär att de skulle använda AI som ett beslutsverktyg vid rekrytering, vilket väcker frågor om rättvisa och integritet.

Hayley Jayne, grundare och huvudcoach på Cultsure.co, noterar två orsaker till subjektivitet genom AI-verktyg: en underbakad strategi och ett obalanserat förhållande mellan teknik och människa. Därför rekommenderar hon att man tar sig tid att testa verktygen noggrant:

"En bästa praxis är att alltid säkerställa tid för att ordentligt granska och baka din AI för HR-strategi och ha en hälsosam praktisk / mänsklig verifieringsprocess eller standarder för att minska AI-inducerad risk."

Avsaknad av mänsklig tillsyn

En annan begränsning med AI och HR är att det måste finnas en viss mänsklig övervakning för att säkerställa rättvisa och noggrannhet i beslutsfattande och HR-processer.

Maskiner är bra på att utföra specifika uppgifter snabbt, men de kan inte utföra mer komplicerade uppgifter som involverar emotionell intelligens och kulturell känslighet. Kort sagt har människor förmågor som inga verktyg någonsin kommer att ha. (Åtminstone inte för tillfället. 🤓)

Tomas Ondrejka, grundare av Kickresume, har upplevt detta som värdet av att anställa personer som kanske inte nödvändigtvis uppfyller alla krav men som har stor potential. 

Men, säger han,"AI-algoritmer kan automatiskt avvisa kandidater som inte uppfyller vissa fördefinierade kriterier. Detta skulle leda till att kvalificerade kandidater utesluts, trots deras stora potential. Därför tror jag att det är viktigt att hitta rätt balans mellan att utnyttja AI-driven effektivitet och att behålla den mänskliga kontakten i rekryteringsprocessen."

För att övervinna denna utmaning rekommenderar Tomas att man använder en hybridstrategi, där AI integreras för att hantera repetitiva uppgifter och inledande granskningar medan mänskliga insatser bevaras för kritiska beslutsfaser:

"AI kan till exempel användas för att analysera stora mängder CV:n och identifiera nyckelord och fraser som är relaterade till arbetsbeskrivningen utan att enbart förlita sig på specifika kvalifikationer eller erfarenheter. Detta gör det möjligt att ta hänsyn till ett bredare urval av kandidater, inklusive de med överförbara färdigheter eller okonventionella bakgrunder. Dessutom kan du använda AI för mindre viktiga uppgifter som att schemalägga intervjuer, skicka automatiska uppföljningar och hantera kandidatdatabaser."

Abhishek Shah, grundare av Testlify, påpekar att AI-system visserligen kan automatisera en betydande del av rekryteringsprocessen, men att de inte helt kan ersätta den mänskliga kontakten för HR-teamen: 

"Det finns fortfarande ett behov av mänsklig inblandning för att tolka data, fatta beslut och ge kandidaterna en personlig medarbetarupplevelse."

💡 Bästa praxis för implementering av AI inom HR

Låt oss kombinera allt vi har lärt oss ovan och se vilka steg som krävs för att korrekt implementera AI-teknik inom HR.

Välja rätt verktyg

HR-team har förlitat sig på HR-teknik i åratal med HCM-, HRIS-, enkät- och ATS-system. Men de nuvarande ekonomiska förändringarna har också tvingat många organisationer att bli smartare när det gäller förhållandet mellan teknik och människor.

Hayley Jaynegrundare och huvudcoach på Cultsure.co, har använt AI-verktyg under hela sin karriär och uppskattar att vi bara kommer att se en ökning av användningen av sådan teknik. 

Hon noterade också att de flesta traditionella HR-processer handlar om att anskaffa tillgångar, skapa och följa policyer, utveckla program och arbetsflöden, optimera rutiner osv. Dessa processer är främst inriktade på att skydda företaget och se till att det följer lagar och regler. 

När du väljer AI-teknik för din HR-avdelning rekommenderar Hayley att HR-cheferna tar hänsyn till följande:

• Storlek: Hur stort är ditt företag och hur många personer kommer att hantera din AI-teknik? Vissa verktyg fungerar för team från 1-99 personer. Andra kan däremot kräva mer resurser än ni har tillgängliga för att utnyttja tekniken och processen optimalt.
• Ditt kärnproblem: Fundera över vilka problem du har och om tekniken hjälper dig att lösa dem. Precis som med allround-idrottare i rekryteringen bör du vara försiktig med teknik som lovar att göra allt bättre eller som kan skryta med verklig självständighet.
• Risker: Många tekniker idag kräver fortfarande någon form av maskininlärning, och den inlärningskurva som behövs är inte alltid okomplicerad. AI är inte perfekt och gör misstag som kan skada företaget. 
• Team: Tänk på ditt team och involvera dem i att skapa strategin, fastställa mätvärden och uppmuntra feedback.

Utbildning av medarbetare

AI är bara så effektivt som de människor som använder det (och alla data de matar in). Se därför till att dina medarbetare känner till värdet av AI och förstår hur man använder det på rätt sätt.

För att göra detta, inkludera utbildningskurser om hur man använder AI i onboarding och löpande utvecklingsprogram för anställda för att säkerställa att alla är uppdaterade om bästa praxis.

Efterleva lagar om dataskydd

Dataskyddslagarna varierar från land till land, så du bör se till att du följer alla lokala bestämmelser och riktlinjer för dataskydd.

Om du samlar in personligt identifierbar information (PII) behöver du ett uttryckligt samtycke från individerna redan innan du lägger till deras information i ditt system. Detta börjar så tidigt som i rekryteringsprocessen och fortsätter långt in i offboarding.

Höj kompetensen på din HR-avdelning

Se till att ditt team har den kompetens som krävs för att använda dina befintliga system och all AI-baserad teknik som du väljer att implementera. 

Genom att investera i kompetensutveckling kan HR-personalen få bättre förståelse för hur man använder dessa nya plattformar och använda dem mer effektivt.

➡️ Fantastisk personalutveckling, men 10x smartare med Zavvy AI

AI kräver starkare HR-specialister. De kommer att behöva nya färdigheter och ett starkare fokus på den mänskliga aspekten av en organisation. Annars kan dina team helt enkelt inte växa.

Zavvy hjälper HR-chefer att stödja och skala upp talanger genom att:

• Använda AI Learning Assistant i Slack för att hjälpa medarbetare att skriva feedback, hitta läranderesurser och få coachningsråd.
• Sammanställa resurser för utbildning och onboarding för alla ämnen.
• Hjälpa teammedlemmar att ge bättre feedback.
• Skapa karriärvägar utan att spendera veckor.
• Definiera kompetensmodeller för olika avdelningar och befattningsnivåer med bara några klick.

👉 Boka en kostnadsfri Zavvy-demo för att se hur du kan hjälpa ditt team att lyckas och prestera bättre på en bråkdel av tiden.

❓ Vanliga frågor

Kommer HR att tas över av AI?

Personliga färdigheter är fortfarande viktiga eftersom människor helt enkelt är bättre på att fatta beslut som rör människor än maskiner. Komplexa beslut kräver mänskligt omdöme och intuition som maskiner helt enkelt inte kan lära sig. Dessutom kommer teknik aldrig att kunna ersätta värdet av interaktion ansikte mot ansikte för att hålla medarbetarna nöjda och engagerade.

Vad är den bästa användningen av AI inom HR?

Den "bästa" användningen av AI inom HR beror på organisationens specifika behov och utmaningar. Med detta sagt finns det några områden där AI har visat sig vara mycket lovande och effektivt, från att fatta välgrundade beslut om rekrytering till att förbättra medarbetarnas engagemang.

AI är bra för rekrytering, kompetensförsörjning, medarbetarengagemang, talent management, utbildning, lärande och utveckling med mera.

AI kan automatisera många HR-uppgifter och ge värdefulla insikter, men bör användas som ett verktyg för att förstärka det mänskliga omdömet, inte ersätta det.