Så väljer du rätt programvara för Performance Management System för dina behov

Ett effektivt resultatstyrningssystem innebär att man regelbundet granskar och bedömer teamets resultatutveckling.

Du måste hela tiden hitta möjligheter att utveckla deras färdigheter, kunskaper och förmågor. Det är ingen lätt uppgift.

Lyckligtvis håller landskapet för performance management på att utvecklas. Mer dynamiska och holistiska system ersätter traditionella (manuella) metoder. 

Programvarulösningar är centrala för denna omvandling. 

Programvara för prestationshanteringssystem erbjuder den struktur, de spårningsmöjligheter och den analys som krävs för att driva meningsfull tillväxt.

Att arbeta med ett system för hantering av medarbetarnas prestationer förenklar processen och gör den mer effektiv.

Denna artikel kommer att: 

• Diskutera identifiering av era unika krav (med 15 frågor som ni bör ställa er innan ni bestämmer er för en lösning för ett prestationshanteringssystem).
• Förklara de viktigaste funktionerna att leta efter i en programvara för performance management-system. 
• Gå igenom hur du väljer den perfekta programvaran för prestationshanteringssystem för dina behov .
• Utforska olika programvarualternativ. 

📈 Vad är programvara för prestationshanteringssystem?

En programvara för prestationshanteringssystem är ett tekniskt verktyg som hjälper organisationer att effektivisera processen för att hantera, utvärdera och förbättra individers och gruppers prestationer. 

Processen för prestationsstyrning består av fem sammanhängande steg som bygger upp ett högpresterande team och främjar en tillväxtkultur:

• Planering: Sätta upp SMART-mål som överensstämmer med företagets uppdrag, vision och mål.
• Övervakning: Följa utvecklingen av målen.
• Granskning: Utvärdering av anställdas prestationer.
• Belöning: Erkänna de bästa prestationerna.
• Att agera: Implementering av en utvecklingsplan för anställda.

Programvarulösningar för prestationshanteringssystem innehåller därför vanligtvis funktioner för målsättning och uppföljning, mekanismer för medarbetarbedömning och feedback, verktyg för självutvärdering samt rapporteringsfunktioner som ger insikter om prestationstrender. 

💡 De bästa mjukvaruverktygen för prestationshantering integreras också med system för lärande och utveckling för att rekommendera utbildning baserat på prestationsbrister.

🧰 3 Exempel på programvara för prestationsstyrningssystem

Zavvy

Zavvy möjliggör transparenta, rättvisa och kalibrerade 360- och 180-graders feedbackprocesser. Du får även verktyg för målstyrning och coachande samtal.

Du kan anpassa dina medarbetarutvärderingar för att passa din strategi för prestationshantering och öka medarbetarnas engagemang. Och använd dina resultat för att bygga meningsfulla ramverk för karriärutveckling och tillväxtplaner inom Zavvy.

Filter ger dig snabb åtkomst till medarbetardata.

Du kan bygga ett system för kontinuerlig feedback som fungerar för din organisation och ställa in automatiska påminnelser.

Zavvy är en plattform för medarbetarutveckling som integreras med utbildnings- och utvecklingssystem för att rekommendera utbildning baserat på prestationsbrister.

Zavvy ger dig insikter om styrkorna och möjligheterna i din personalstyrka. Med hjälp av dessa insikter kan du bygga en datadriven cykel av kontinuerlig utveckling och engagerande utbildningsprogram - allt i en och samma plattform.

Bättre verk

Betterworks tillhandahåller verktyg som stödjer meningsfulla samtal och check-ins, målsättning och hantering samt feedback i realtid.

Med hjälp av 360-gradersgranskningar och konkreta insikter kan du ta fram en utvecklingsorienterad handlingsplan för att öka prestandan.

PerformYard

PerformYard underlättar skräddarsydda utvecklingssamtal. 

Du kan t.ex. skapa veckovisa avstämningar med medarbetarna, skicka påminnelser, hantera mål och ge kontinuerlig feedback.

Du får också omfattande rapporter och visualiseringar av måluppfyllelse och andra aspekter av medarbetarnas prestationer.

🏆 9 Toppfunktioner i de bästa verktygen för prestationshanteringssystem

Tillgång till information om tidigare prestationer

Ett bra system för prestationshantering registrerar tidigare uppgifter om medarbetarnas prestationer. Och gör dem lättillgängliga.

Det är viktigt att hjälpa chefer att följa medarbetarnas framsteg och milstolpar i deras utveckling.

En effektiv mekanism för återkoppling

Ett kvalitetsverktyg underlättar 1:1-feedback i realtid och opartisk 360- och 180-feedback. Chefer och medarbetare kan ge och begära feedback under arbetets gång.

Programvaran gör det också möjligt att anpassa feedback till personliga utvecklingsplaner.

Hjälper dig att ta fram en utvecklingsplan

Bra programvara analyserar på ett heltäckande sätt medarbetarnas resultat i förhållande till angivna prestationsstandarder och prestationsmått.

Det hjälper dig att genomföra personliga och väldefinierade utvecklingsplaner för medarbetarna.

Tillhandahåller kvantitativa och kvalitativa insikter

Rätt programvara mäter medarbetarnas produktivitet och ger en fullständig bild av medarbetarnas prestationer. Detta omfattar bl.a:

• Öppna frågor som ger kvalitativa in sikter om drivkrafterna bakom en medarbetares beteende och prestation. Detta kan förbättra självutvärderingar och medarbetarutvärderingar.
• Ett bedömningssystem för att tillhandahålla numeriska data som kvantifierar en anställds prestation, t.ex. en femgradig skala

Det hjälper dig att ha en utvecklande och utvärderande inställning till ditt prestationshanteringssystem.

Läs den här djupgående artikeln om utvecklingsinriktad kontra utvärderande feedback.

Målsättning, anpassning och ledning

Med rätt programvara för prestationshantering kan du sätta upp tydliga och uppföljningsbara mål.

Vissa låter dig definiera de viktigaste resultatområdena (KRA) för varje mål och betygsätta medarbetarna baserat på dessa KRA.

Det skapar utrymme för att justera dessa mål som svar på förändringar i:

• medarbetarnas ambitioner och kompetens;
• resurstillgång och andra begränsningar;
• företagets strategi.

➡️ Lär dig hur du sätter upp effektiva prestationsmål för anställda (+33 kompetensbaserade exempel).

Bedömning och hantering av kompetens och färdigheter

En systemprogramvara som fullständigt kartlägger medarbetarnas nuvarande kompetenser och kompetensgap. Du kan bygga en exakt kompetensmatris som hjälper dig:

• Investera i rätt kompetensutvecklingsplan som ger den bästa avkastningen.
• Matcha rätt medarbetare med rätt jobb och projekt för att optimera dina operativa processer
• Skapa korrekta 9-box-modeller för successionsplanering.

Automatiserad kontinuerlig återkoppling

Ett bra performance management-system automatiserar återkopplingen till medarbetarna.

Chefer kan ge feedback när som helst. Dessutom kan de få tillgång till tidigare feedback och se till att medarbetaren implementerar den innan de ger ny feedback.

Det gör feedback till ett cykliskt system och en naturlig del av workday, inte bara ytterligare en låda att check. 

Med tiden kommer den rädsla och oro som ofta förknippas med "utvecklingssamtal" att försvinna och få en positiv innebörd.

⚙️ Kolla in hur Taktile hanterar feedback från nyanställda på autopilot.

Omfattande rapportering och analys

Tillgång till ett brett utbud av resultatrapporter och djupgående analyser ger en heltäckande bild av medarbetarnas prestationer.

Du kan använda informationen för att identifiera trender i medarbetarnas prestationer och fatta mer välgrundade beslut.

Exakta talangprofiler

Ett smidigt mjukvarusystem för hantering av medarbetares prestationer samlar information om prestationer och kompetens i realtid i en tillgänglig instrumentpanel med:

• konsoliderade insikter från feedback;
• Uppgifter från prestationsutvärderingar och produktivitetsanalyser;
• Uppgifter om anställdas tidigare erfarenhet och utbildning.

Det hjälper dig att skapa detaljerade medarbetarprofiler baserade på korrekta och uppdaterade data.

⚙️ 7 skäl till varför du behöver ett systemverktyg för prestationsstyrning (& stödjande funktioner)

Betydelsen av programvara för prestationshanteringssystem ligger i dess förmåga att automatisera och standardisera processer relaterade till prestationshantering, vilket avsevärt kan öka effektiviteten, transparensen och rättvisan.

1. Det gör dig mer objektiv och rättvis

En programvara för prestationshanteringssystem förbättrar din objektivitet och rättvisa när du hanterar prestationer i det:

• Du kan samla in fullständiga uppgifter om medarbetarnas prestationer.
• Du kan fastställa mått för att utvärdera medarbetare på liknande nivåer och skapa enhetlighet.

Det tar bort gissningsbedömningen från dina prestationsbedömningar.  

Funktioner att leta efter:

• enkel tillgång till medarbetardata i realtid;
• omfattande rapportering och insikter;

2. Hjälper till att identifiera högpresterande medarbetare mer effektivt

Med ett mjukvaruverktyg för prestationshantering genomgår medarbetarna samma granskningsprocess.

Ni kan fatta datadrivna beslut om hur incitament och belöningar ska fördelas. Och det finns en tydlig koppling mellan prestation och ersättning.

Det hjälper dig att strukturera ett mer tillförlitligt system för befordran och utveckling av medarbetare.

Funktioner att leta efter:

• exakta mått på framgång baserat på uppsatta mål;
• visualisering av måluppfyllelse;
• Uppföljning av nyckeltal;
• mätbara OKR:er.

3. Sparar tid och ökar effektiviteten

Utvecklingssamtal innebär massor av administrativt arbete och pappersarbete.

Programvara för performance management-system tar bort denna börda från dina händer. Den digitaliserar processerna och förbättrar samtidigt effektiviteten.

Funktioner att leta efter:

• Konsolidering av flera åtgärder till strömlinjeformade milstolpar;
• automatiska aviseringar och e-postpåminnelser.

4. Underlättar effektiva prestationsbedömningar

Programvaran skapar en repeterbar modell som chefer kan använda för att kvantifiera medarbetarnas prestationer i förhållande till exakta mål.

Och genom att integrera den med befintliga affärssystem kan cheferna ge meningsfull feedback som anpassar medarbetarnas prestationer till organisationens övergripande vision.

Funktioner att leta efter:

• rapporter om måluppfyllelse, kompetensgap etc.
• Att koppla mål till utvecklingssamtal.

5. Hjälper dig att samla in feedback från alla relevanta källor

Programvaran för prestationshantering gör det enklare att samla in feedback från flera bedömare. Du får ett allsidigt perspektiv på medarbetarens prestation.

Dessutom kan chefer använda systemet för att på ett diskret sätt ge kontinuerlig feedback i realtid utan att behöva avbryta medarbetarnas arbete med otaliga möten.

Funktioner att leta efter:

• 360 graders feedback;
• ett öppet, rättvist och anonymt system för feedback;
• Påminnelser om feedback.

6. Gör det enkelt att identifiera utbildningsbehov

Rätt programvara lagrar och analyserar data från interaktioner mellan medarbetare och chefer, feedback och tidigare prestationer.

Det uppmärksammar utbildningsbehov baserade på individuella mål, jobbförväntningar och kompetensbrister.

Du kan skapa L&D-program som ligger i linje med organisationens mål och medarbetarnas karriärambitioner.

Funktioner att leta efter:

• ett öppet forum där medarbetare och chefer kan samarbeta kring utvecklingssamtal;
• mallar för produktiva utvecklingssamtal;
• enkel tillgång till tidigare resultatdata;
• moduler för lärande och utveckling.

7. Öka medarbetarnas moral och motivation

Erkännande är viktigt för att höja medarbetarnas moral och uppmuntra till mer positiva handlingar. Men det är inte alltid lätt att hålla reda på vem som förtjänar vad.

Programvaran gör det enkelt att hålla reda på vilka som presterar bäst. Och du kan ge omedelbar uppskattning.

Funktioner att leta efter:

• Offentligt erkännande, inbegripet erkännande mellan kollegor;
• effektiv måluppföljning.

❓15Frågor att ställa sig innan man bestämmer sig för en lösning för ett performance management-system

🧑🏻‍🤝‍🧑🏻 Frågor om personalstrategi

1. Vilket är vårt nuvarande system för prestationsstyrning? Vad fungerar bra? Vad fungerar inte bra?

Om du för närvarande använder ett performance management-system, kontrollera dess svagheter. Ta reda på vad anställda och chefer säger om programvarans mekanik, effektivitet och intuitivitet.

Hitta ett performance management-system som fyller dessa luckor och förbättrar era processer.  

2. Varför är det viktigt för oss att ha en lösning?

Gör klart vilka affärsmål du vill uppnå med hjälp av programvaran.

3. Vilka konkreta utmaningar behöver vi hjälp med att lösa?

Konkretisera vilka utmaningar ni vill ta itu med i er personalplanering. 

Identifiera de viktigaste funktionerna för att effektivisera era processer och hantera dessa utmaningar.

4. Hur kommer denna lösning att integreras med vår nuvarande och framtida talent management-strategi?

Programvaran måste vara tillräckligt flexibel och stabil för att kunna uppfylla era nuvarande och framtida förväntningar på resultatstyrning utan att förlora i effektivitet.

💽 Programvaru- och funktionsspecifika frågor

5. Vilka funktioner är ett måste för oss?

Tänk på de extra funktioner som kommer att öka ledningens effektivitet när det gäller att fullgöra sitt ledningsansvar. Tänk på detta:

• avancerad anonymitet;
• avancerad rapportering;
• automatiska uppmaningar och påminnelser;
• en chefs loggbok.

6. Vilka aspekter av prestationsstyrning täcker denna lösning? Vad har utelämnats?

Kontrollera om de funktioner som krävs för utvärdering av prestanda finns, t.ex:

• Belöningar och erkännande;
• resultatbedömningar;
• Verktyg för självutvärdering;
• 360 graders feedbackmekanism;
• omedelbar och kontinuerlig feedback;
• transparent målsättnings- och uppföljningssystem;
• moduler för lärande och utveckling.

7. Kan vi anpassa denna lösning till våra specifika behov?

Bra programvara ger viss struktur men förblir flexibel.

Du kan anpassa utvecklingsprocessen och utvecklingscyklerna så att de motsvarar organisationens skiftande behov.

8. Kan denna lösning integreras med andra verktyg som vi för närvarande använder?

Programvaran får inte störa driften av andra system som du använder.

Det bör också integreras sömlöst med befintliga verktyg för hantering av humankapital utan att värdefull information om de anställda går förlorad.

9. Hur kan vi mäta effekterna?

Kontrollera om lösningen tillhandahåller realtidsrapporter. Ännu bättre, kan du använda filter i resultatrapporterna, t.ex. rapportering per team eller individnivå?

🖥️ Användarupplevelse-specifika frågor

10. Hur lång tid skulle det ta att ställa in verktyget?

Välj programvara som tar kortast tid att installera. På så sätt minimeras störningar och förseningar som kan orsaka produktivitetsförluster. 

11. Hur lätt skulle processen vara?

Det ska vara smidigt. Utmanande och överväldigande programimplementering kan göra medarbetare och chefer skeptiska till att byta från det gamla systemet.  

12. Hur mycket stöd behöver administratörerna för att lära sig använda verktyget på ett effektivt sätt?

Svaret här är "minimal". De bästa Performance Management-verktygen är användarvänliga med ett intuitivt användargränssnitt. Det leder till snabbare införande. 

13. Hur mycket support kan jag förvänta mig från programvaruleverantören?

Exceptionell kundsupport är inte förhandlingsbart. En representant ska vara tillgänglig för att hjälpa dig genom alla problem du stöter på.

14. Tillhandahåller den mallar?

Verktyget syftar till att göra prestationshantering enklare och mindre överväldigande för chefer. Därför bör det finnas färdiga mallar för t.ex. feedback.

15. Ger den en engagerande upplevelse?

Programvaran bör innehålla anpassningsfunktioner som gör det möjligt att skapa engagerande enkäter, utbildnings- och utvecklingsmoduler samt resultatutvärderingar.

💡 Tips: Involvera företagets chefer i beslutsprocessen. Det kommer att öka deras engagemang för att stärka en högpresterande kultur i din organisation. 

💰 ROI för mjukvarusystem för hantering av anställdas prestationer

Forskning visar ett positivt och signifikant samband mellan ett effektivt prestationshanteringssystem och hög personalprestanda.

Och det råder ingen tvekan om den imponerande ROI som en bra programvara för ett system för hantering av medarbetarnas prestationer ger.

Det skapar utrymme för kontinuerlig feedback.

Enligt Gallup är det 3,6 gånger mer sannolikt att anställda instämmer helt i att daglig feedback motiverar dem att prestera sitt bästa jämfört med årlig feedback.

Prestationsstyrning främjar också en kontinuerlig kommunikation mellan medarbetare och chefer.

Det främjar positiva relationer mellan chef och medarbetare. Medarbetarna kan uttrycka sin oro och diskutera sina utmaningar. Och det skapar en positiv medarbetarupplevelse.

En positiv medarbetarupplevelse gör din personal inspirerad och engagerad.

Som Michael Mankins och Eric Garton, experter på organisatoriska utformningar och initiativ, konstaterar i sin bok Tid, talang, energi:

"En medarbetare som är nöjd med sitt arbete är 40 procent mer produktiv än en medarbetare som är missnöjd. Men en engagerad medarbetare är 44 procent mer produktiv än en nöjd medarbetare, och en medarbetare som känner sig inspirerad på jobbet är nästan 125 procent mer produktiv än en nöjd medarbetare. Kort sagt skulle en organisation behöva ungefär två och en fjärdedel nöjda medarbetare för att producera lika mycket som en enda inspirerad medarbetare. Ju högre andel engagerade och inspirerade medarbetare i din organisations arbetsstyrka, desto högre är dess produktiva kraft."

En studie från Harvard Business Review Analytic Services visar att 66% av de företag som prioriterar en positiv medarbetarupplevelse ökar sin lönsamhet. Och 67% upplever en snabbare tillväxt.

Men det är inte allt.

Ett bra performance management-system uppmuntrar till ett tillväxttänkande där cheferna ger konstruktiv kritik och medarbetarna tar emot den positivt. Och där medarbetarna finner inspiration i sina kollegors framgångar.

Varför är detta en så stor sak?

Forskning som publicerats i Frontiers in Psychology visar ett positivt samband mellan ett tillväxtinriktat tankesätt och innovativt beteende.

Innovativt beteende hjälper medarbetarna att uppnå sina mål mer effektivt, vilket driver på företagets mål.

➡️ Aktivera hög prestanda med Zavvy

Med hjälp av mjukvaruverktyg för att hantera ditt performance management-system kan du odla en tillväxtinriktad inställning hos din personal.

Zavvys programvara för prestationsutvärdering gör detta och mer därtill.

Zavvy möjliggör objektiv och meningsfull resultatstyrning genom funktioner som t.ex:

• enkel anpassning (anonymitet, formulär för prestationsbedömning, synlighet, prestationsbedömningar) 
• oöverträffade insikter om dina medarbetares prestationer(kompetensmatriser, spindelnät;
• kraftfulla mallar för utvecklingssamtal inspirerade av toppföretag;
• en omfattande utbildningskatalog med hundratals resurser;
• kompetensmodeller kopplade till prestation och tillväxt; 
• ramverk för utveckling;

Ta inte bara vårt ord för det. Boka istället en demo idag och upplev hur vårt systemverktyg för prestationshantering kan höja ditt teams prestationer.