Hur man använder 9-Box Succession Planning för att göra topptalanger till framtida ledare

Efterträdarplanering är som ett sparkonto för ett företag. Du vill ha en buffer för din privatekonomi i händelse av oväntade utgifter. Om några av dina topptalanger lämnar dig vill du ha en backup-plan för din organisation. ‍

De flesta chefer är medvetna om detta - men verkligheten är att de flesta företag inte har en solid successionsplan på plats.

9-box successionsplanering är ett sätt att identifiera potentiella kandidater till topprollerna inom en organisation. 

Men är det det bästa sättet för ditt företag? 

Som alltid beror det på. 

Denna artikel kommer att: 

• Förklara vad 9-box modellen är.
• Förklara hur du kan använda den för din organisations talanghantering.
• Analysera för- och nackdelar med att använda 9-boxmodellen. 

🔍 Vad är 9-box successionsplanering?

9-box grid i successionsplanering är ett verktyg som används för att utvärdera och kartlägga en organisations talangpool baserat på två viktiga dimensioner: prestation och potential. Matrisen har vanligtvis tre prestationsnivåer (låg, måttlig, hög) och tre potentialnivåer (låg, måttlig, hög), vilket skapar nio möjliga boxar där medarbetarna kan placeras.

9-box successionsplanering beskriver vem som ska ta över tronen för dina viktigaste roller.

Systemet är indelat i nio boxar, där varje box motsvarar en specifik kombination av prestation och potential: Den nedre vänstra rutan representerar låg prestation och potential, medan det övre högra hörnet representerar hög prestation och potential. 

📈 Hur använder du 9-rutan för successionsplanering?

Definiera roller där ni behöver planera för succession

Vanligtvis bör du göra successionsplaneringen för nyckelroller där en lämplig kandidat inte kan hittas över en natt. Det är också de positioner där en annan medarbetare inte kan hoppa in och ta över med minimal utbildning eftersom rollen kräver djupare insikter och färdigheter. 

Skapa rangordningskriterierna för 9-box matrisen

Definiera varje medarbetares ledarskapsprestanda och potential. Helst ska du välja potentiella ledare som finns i den övre högra rutan. 

Vissa boxar kommer att visa upp individer som kan växa in i viktiga ledarroller. Om någon får höga poäng på potential och lägre på prestation kan de vara understimulerade i sin nuvarande position. 

Att ge dessa individer mer utmanande uppgifter kommer att öka deras prestation eftersom de är naturligt hungriga efter tillväxt. Du hittar dessa medarbetare i den övre raden, i rutorna längst till vänster och i mitten, vilket indikerar individer med låg eller måttlig prestation men hög potential. 

En viktig del av 9-box successionsplanering är att den måste vara flexibel. Var öppen för att flytta medarbetare mellan boxarna när deras potential eller prestationer förändras.

Skapa 9 boxbedömningsfrågor för successionsplanering 

Frågan kvarstår: Vad avgör i vilken låda du placerar varje medarbetare? 

Du måste definiera en lämplig utvärderingsmetod. 

💡 Tips: Kom ihåg att om en enda person gör utvärderingen kan resultaten bli partiska. 

Även för personer med goda avsikter finns det en risk för omedveten partiskhet. Risken för att omedvetna fördomar snedvrider resultaten minskar ju fler personer som är inblandade i rankningen eftersom alla har olika fördomar och de negativa effekterna späds ut. 

En möjlighet är att använda 360-utvärderingar som ger en fullständig bild av medarbetarnas prestationer. Dessutom kan du fråga dina anställda direkt för att undvika att välja ut personer som kanske inte är intresserade. 

Använd dessutom medarbetarundersökningar för att identifiera de medarbetare som är mest motiverade på jobbet och ivriga att ta sig an nya utmaningar.

Utvärdera de anställda

Du bör ha tillräckligt med information för att göra bedömningen och identifiera dina framtida ledare vid det här laget. Utvärdera medarbetarna och placera dem i en av de nio boxarna. 

💡 Tips: Du kanske vill lägga till ett beredskapsbetyg för att ytterligare rangordna och prioritera dem som har hög potential.

Diskutera med anställda 

Ha ett personligt möte med medarbetare som har potential att ta över strategiska roller för att avgöra om de är intresserade av möjligheten eller inte. 

💡 Tips: Var så transparent som möjligt genom att berätta att de kanske inte kommer att lämna sina nuvarande tjänster omedelbart, men att de kommer att få utbildning för att vara väl förberedda när den dagen kommer.

Dessa möten motiverar ofta personer i framtida ledarroller eftersom de har något att se fram emot och en anledning att fortsätta prestera bra.

📝 Kolla in vår samling av mallar för personliga möten för mer meningsfulla och produktiva samtal. 

Plan för utveckling 

Du behöver en handlingsplan för ledarskapsutveckling när du har hittat lämpliga kandidater. En plan för ledarskapsutveckling är en affärsstrategi där anställda får utbildning för framtida chefs- eller ledarpositioner.

Exakt hur denna utbildning ser ut beror på medarbetarens nuvarande position och befintliga kompetens.

Schemalägg avstämningar

Det är viktigt att planera in avstämningar för att säkerställa att dina efterträdare fortfarande är på samma linje. 

Kontrollera att de är motiverade, följer utbildningsprogrammet och tar upp eventuella frågor som de kan ha angående utbildningen eller sin framtida roll.

🔍 För att lära dig mer om hur du kan skapa system för successionsplanering, kolla in ledarskapskompetensmodellen.  

🕵️‍♀️ För- och nackdelar med att använda 9-box-modellen för successionsplanering

🙌 Fördelar med att använda 9-box-modellen för successionsplanering

• Alla teammedlemmar mäts med samma mått. Om vi antar att vi kan fastställa potentialen på ett korrekt sätt, är prestationsnivåerna och den framtida potentialen bra indikatorer på lämpliga efterträdare. (Potential har dock nackdelar som utvärderingsfaktor, vilket framgår nedan).
• Rätt använd möjliggör den en enkel jämförelse mellan teammedlemmar. Om du utgår från en korrekt utvärdering av varje medarbetare får du en tydlig och visuell översikt över den mest lämpade kandidaten, den näst mest relevanta och så vidare.
• Det gör att du kan övervaka förändringar över tid .
• 9-box-modellen är balanserad eftersom den tar hänsyn till det förflutna, nutiden och framtiden. Prestanda handlar om det förflutna och nuet, medan potential bedömer framtiden.

🙅 Nackdelar med att använda 9-box-modellen för successionsplanering

• Även om vi ser det som positivt att alla teammedlemmar mäts med samma måttstock kan det också vara negativt eftersomolika befattningar och affärsenheter kräver olika färdigheter och kompetenser. En person kan ha hög potential för en roll men måttlig eller låg potential för en annan. Ett sätt att komma runt detta kan vara att använda en 9-box-modell för varje roll som ska tillsättas.
• Det finns inget tillförlitligt sätt att mäta potential. Du kan fastställa prestationen genom att titta på nyckeltal, men potentialen är mer vag och subjektiv. Detta är en generell brist i 9-box-modellen, men främst när den används för successionsplanering eftersom potentialen är den centrala pelaren för att identifiera efterträdare. 
• I slutändan är det chefen som bestämmer i vilken ruta varje medarbetare ska placeras. 9-box-modellen är därför mycket subjektiv, och omedveten partiskhet är verklig - vilket innebär att anställda från olika eller marginaliserade bakgrunder är mer benägna att få lägre betyg. En 360-modell ger en mer mångfacetterad bild av varje medarbetare och undviker att saker som personliga relationer eller hur pratsam någon är påverkar betyget. 
• Medan den beskriver någons efterträdarpotential, nämner den inte medarbetarens motivation. 9-box-modellen för successionsplanering behöver därför användas tillsammans med verktyg för att utvärdera prestationer, till exempel motivations- och engagemangsundersökningar.
• Ingen vill bli stämplad som en dålig rekrytering genom att bli placerad i facket för låg potential eller prestation. Onödig friktion kan uppstå om medarbetarna inte håller med om sin klassificering. Det är därför som vissa arbetsgivare väljer att inte avslöja resultatpoängen för sina anställda eftersom de lägre betygen kan vara nedslående och demotiverande. 
• Tillfälliga nedgångar i prestationen kan grumla chefens vision. En medarbetare kan till exempel vara mycket lämplig som efterträdare, men genomgå en personlig förlust och inte prestera på topp. Etiketter tenderar att fastna i våra sinnen, så om en medarbetare stämplas som "låg potential" kan det vara svårt för chefen att mentalt ta bort den etiketten och objektivt bedöma medarbetarens potential framöver.

⏭️ 5 anledningar till att successionsplanering är avgörande för din organisation

Successionsplanering är viktigt inom ditt företag av flera skäl:

1. Det sparar tid och pengar. Visst kräver planeringen lite tid, men du kommer att tacka dig själv om någon oväntat slutar eller blir sjuk. Nödanställningar kan bli mycket kostsamma. Att behöva pausa aktiviteter och projekt kan leda till att du förlorar pengar och kunder.
2. Det går snabbare att introducera efterträdaren eftersom du kan utbilda dem för tjänsten. När en oväntad personalförändring inträffar kommer de att vara bättre förberedda för att ingå i ledningsgruppen.
3. Successionsplanering signalerar till medarbetarna att de är trygga och inte plötsligt kommer att stå utan ledare. Medarbetare som känner sig trygga på sin arbetsplats är mer benägna att stanna kvar. 
4. Det hjälper dig att hålla igång projekt även när någon oväntat slutar - det gynnar dina medarbetare, ditt rykte och din ekonomi. 
5. Det uppmuntrar dina medarbetare att stanna kvar eftersom efterträdarna kan se en tydlig karriärväg och få utbildning för att vara förberedda för den. 

Trots dessa fördelar är det många företag som inte har en bra successionsplanering. En studie från Deloitte visade att 86 % av ledarna anser att successionsplanering är viktigt, men bara 14 % anser att de gör det på ett bra sätt. 

➡️ Utveckla din nya generation av ledare med Zavvy

Oavsett om du väljer 9-boxmodellen eller något annat system är successionsplanering ett viktigt skyddsnät för din organisation. Många företag drar sig för att göra det på grund av den oundvikliga administration som följer. 

Och det är där vi kommer in i bilden! 

Zavvy sköter organisationen av din successionsplanering så att du kan fokusera på att välja rätt bedömningskriterier och kommunicera med dina anställda.

Med Zavvy kan du strategiskt använda 9-boxar för successionsplanering med vår programvara för utvärderingar och feedbackanalys.

Om du gillar idén med 9-rutorssystemet men vill att det ska vara mer detaljerat kan du utforma din egen 9-rutors mall för successionsplanering med fler rutor (t.ex. 16 eller 25 rutor). 

Du kan också göra mindre partiska och mer omfattande utvärderingar med en 360-utvärderingsmetod. 

Vi har gjort det svåra arbetet åt dig - du kan "plugga in och spela" och börja använda 9-box eller 360-utvärderingar för successionsplanering!

📅 Boka en demo för att hitta de bästa lösningarna för ditt team.