Att skapa affärsmässiga argument för datadriven HR: 9 steg till framgång för människor

Magkänsla och bästa praxis som du har använt i tio år räcker inte till i framtidens arbete. Åtminstone inte enbart dessa. 

Istället måste organisationerna bli mer nördigt intresserade av den mänskliga sidan av verksamheten för att få en konkurrensfördel. 

Datadrivna HR-beslut har blivit allt viktigare i takt med att organisationer expanderar sitt globala fotavtryck och möter nya branschkrav. Företag kan få djupgående insikt i personalens dynamik genom prediktiv analys för att fatta intelligentare beslut och driva affärsresultatet framåt. 

Den här guiden är en argumentation för datadriven personaladministration i din organisation. 

Du får lära dig: 

• Fördelarna med att använda data. 
• Några viktiga överväganden när du utvecklar en datadriven HR-strategi. 
• Praktiska tips för att genomföra din egen.

📊 Vad är datadriven HR?

Datadriven HR innebär att man använder data och analyser för att informera beslutsprocesser inom personalfunktionen. Genom att utnyttja data kan HR-proffs fatta mer välgrundade, objektiva och strategiska beslut som påverkar olika aspekter av organisationen och löser utmaningar inom talanghantering. 

Processen börjar med att samla in värdefulla data med hjälp av undersökningar, utvärderingar, mätningar och prediktiva analyser om ämnen som: 

• prestanda;
• lärande och utveckling; 
• omsättning; 
• engagemang;
• arbetskraftens demografi. 

Härifrån kommer du att identifiera mönster och trender som grund för strategiskt beslutsfattande för att driva affärsverksamheten framåt. På så sätt kan din organisation vara proaktiv och skapa lösningar för förutspådda hinder.

Till exempel: Om data från personalundersökningar visar att de anställda är oengagerade kan HR-avdelningen agera utifrån dessa data genom att erbjuda individuella utvecklingsmöjligheter för att förhindra en våg av uppsägningar. 

🕵️‍♀️ Statuskontroll: Datapotentialen inom HR är fortfarande till stor del outnyttjad.

Begreppet "big data" uppstod 2005 när Roger Magoulas, chef för marknadsundersökningar på O'Reilly Media, hade svårt att hantera en omfattande datamängd med hjälp av traditionella business intelligence-lösningar. 

Sedan dess har företagen förlitat sig på dataanalytiker och särskilda verktyg för att analysera siffrorna och fatta meningsfulla beslut som förbättrar försäljningen och kundrelationerna samtidigt som verksamheten effektiviseras. 

I sin bok, Datadriven HR: Hur man använder analyser och mätvärden för att driva prestandaförklarar Bernard Marr hur personalgrupper ser på personalfunktionen och processerna.  

"HR anses traditionellt sett vara mycket människoorienterat och inte så mycket om siffror och data. En stor del av analysen av HR-data sker i form av nyckeltal som mäter faktorer som frånvaro eller antal utbildningstimmar per heltidsanställd, ibland för att dessa mått är lätta att mäta eller för att det är vad andra företag mäter." 

Men många HR-grupper har ännu inte följt dessa mätvärden eller utökat dem till andra områden. 

Som ett resultat av detta visar rapporten"The State of the HR Function in Small to Mid-sized Businesses" följande: 

• 54 % av HR-grupperna har en reaktiv snarare än proaktiv inställning till personalrelaterade uppgifter.
• 25 % använder inte alls personuppgifterna.
• Endast 26 % av respondenterna använder personalrelaterade data för att få fram användbara rekommendationer om nästa steg eller för att hantera trender i personalaktiviteten innan de uppstår.

🗄️ Varför harpersonalanalys ännu inte tagit fart på HR-avdelningarna?

Som vi har sett har många företag ännu inte tagit steget in i världen av personanalyser. 

Här är fyra vanliga anledningar till varför HR-personal skyr data.

1. Kostnader för genomförande och utbildning 

En uppenbar nackdel för små och medelstora företag är budgetfrågan, särskilt under genomförandet. 

Sylwia Smietanko, HR-specialist och rekryterare på Passport Photo Online, berättar: 

"People analytics har ökat enormt under de senaste åren, men jag har ännu inte implementerat tekniken i min praktik. Anledningen till att jag inte har gjort det beror främst på de kostnader som är förknippade med att införa en sådan lösning - det krävs omfattande utbildning och är ganska dyrt för många organisationer. De flesta programvaror för personanalys är också anpassade för större företag, vilket kan leda till en komplex implementering för medelstora företag som mitt."

2. Oro för partiskhet

Den ökande medvetenheten om fördomar och hur de omedvetet kan påverka beslutsfattandet i arbetsmiljön kan också avskräcka HR-grupper från att bli datacentrerade. 

Karolina Kijowska, chef för People på PhotoAiD, berättade för oss: 

"Liksom alla databaserade metoder kan personanalyser vara benägna att ha fördomar. Särskilt skadligt är bekräftelsebias, där analytiker endast letar efter data som stöder deras tidigare antaganden. Anta till exempel att en organisation tror att yngre anställda är mer produktiva än äldre. I det fallet kanske de bara tittar på data som stöder denna tro och ignorerar data som motsäger den."

För att övervinna detta hinder är det viktigt att inkludera olika röster i beslutsprocessen och att ta hänsyn till ett brett spektrum av data när man drar slutsatser.

3. Bevara det mänskliga förhållningssättet i personalförvaltningen 

Vid första anblicken verkar statistik som presenteras i gamla diagram, grafer eller rå procenttal verkligen långt ifrån mänskliga processer.

Detta är den främsta anledningen till att Grace He, People & Culture Director på teambuilding.com, har valt att undvika datadriven personaladministration. Hon berättade för oss: 

"Även om data kan ge insiktsfull information om medarbetarnas beteende och engagemang kan det leda till en avhumanisering av vår arbetskraft om man enbart förlitar sig på dem. Våra anställda är inte bara siffror utan verkliga människor med unika omständigheter och behov.

Därför måste vi balansera vår användning av data med empati och intuition för att skapa meningsfulla interaktioner som erkänner deras individualitet. Detta är särskilt sant i små och medelstora företag som vårt, och särskilt i företag som arbetar helt på distans. I en sådan miljö blir den mänskliga kontakten ännu viktigare för att få de anställda att känna tillhörighet och känna sig uppskattade av ledarna."

4. Svårt att koppla personuppgifterna till affärsmålen. 

Enligt UKG:s ovannämnda rapport erkänner 71 % av organisationerna att det är en utmaning för företagsledarna att koppla personaldata till större affärsmål och initiativ. 

HR-personal måste visa hur personalanalyser kan förbättra de anställdas produktivitet och engagemang, minska personalomsättning och frånvaro, förbättra rekryteringsaktiviteter och mycket mer. 

Det är återigen här som en kombination av datadrivna insikter och en människocentrerad förståelse av människor kommer in i bilden. 

Att omvandla insikter om människor till användbara strategier som hjälper till att uppnå affärsmålen är nyckeln till att argumentera för datadriven personaladministration. 

📈 7 skäl att införa en datadriven HR-modell

Men smarta företag ser över dessa hinder och inser värdet av att använda siffror för att stödja sina viktigaste personalprocesser. 

Här är sju övertygande skäl att införa en datadriven HR-modell. 

Öka arbetskraftens produktivitet 

Viktiga insikter om medarbetarnas beteende hjälper HR-team att optimera hur de hanterar sin personal, vilket i slutändan förbättrar produktionen. 

Med hjälp av HR-dataanalyser kan man till exempel identifiera högpresterande medarbetare som bidrar till organisationen på ett betydande sätt. 

Därefter kan företagen belöna dem med incitament och program för erkännande, vilket ökar arbetstillfredsställelsen och motivationen att prestera ännu bättre. 

Öka företagets smidighet 

Organisationer som använder personaldata uppnår 82 % högre vinst än genomsnittet på tre år jämfört med sina motsvarigheter med låg mognad. 

En tydlig förståelse för vad dina framtida och nuvarande anställda behöver för att prestera effektivt hjälper HR-teamen att fatta mer välgrundade och flexibla beslut i tider av osäkerhet. 

Förbereda chefer och personalansvariga för framtiden 

Framgångsrika chefer måste alltid se på de kommande ett till fem åren för att förutse vilka resurser som deras team kan behöva. 

Genom att analysera medarbetardata kan företag identifiera egenskaperna hos sina nuvarande toppresterare tillsammans med deras kompetens, erfarenhet och prestationsmätningar. 

Denna information stöder personalplaneringen på områden som lärande och utveckling och beslut om anställningsprocesser. 

Rikta resurser med hög prioritet till affärsområden med stor betydelse. 

Data ger svar på vilka av dina processer som har den högsta avkastningen. 

Din organisation kanske är ansträngd och kan inte engagera sig i alla initiativ som läggs fram. I det fallet kan data identifiera vilka områden som är mest effektiva och värda att investera i. 

På så sätt slipper du lägga tid, pengar och resurser på områden som inte ger resultat. 

Identifiera talangprogrammens effektivitet

Genom att mäta affärseffekten av ett befintligt talangprogram kan du göra förbättringar där det behövs. Spåra mätvärden som t.ex: 

• behålla sina anställda;
• kampanjpriser;
• nöjda medarbetare.

Ta regelbundna ögonblicksbilder och jämför dem med de ursprungliga programmålen. 

Minska antalet kunder 

Redan 2015 publicerade Wall Street Journal en artikel om "The Algorithm that Tells The Boss Who Might Quit". Detta är kärnan i vad retention analytics är. 

Programvaran använder sig av medarbetarfeedback eller prestationsdata för att visa vilka anställda som överväger att lämna organisationen eftersom de är oengagerade eller missnöjda med sitt arbete. 

Möjliggöra intelligenta rekryteringsmetoder

Ett analysdrivet HR-team kan göra bedömningar för att se till att de anställer de mest lämpliga kandidaterna för jobbet. Genom att använda färdighetstester, videointervjuer och bakgrundskontroller för att samla in viktiga data kan HR-teamen spara tid och pengar genom att snabbt begränsa rekryteringsgruppen.

Uppgifterna kommer också att visa att det finns en brist på mångfald och inkludering i din personalstyrka. Genom att använda olika rekryteringskanaler kan du åtgärda dessa brister och skapa ett mer diversifierat och inkluderande team. Dessutom får företagen tillgång till flera olika perspektiv och erfarenheter, vilket leder till mer innovativa idéer. 

💡 Utforma en datadriven HR-strategi i 9 steg

En logisk strategi är ett perfekt komplement till de traditionella personcentrerade processerna. 

Följ de här nio stegen för att lyckas. 

Definiera ditt affärsproblem 

Att samla in alla data utan ett tydligt mål är ett recept för katastrof.

Du blir snabbt överväldigad av siffror som du inte vet hur du ska agera. 

Börja istället med att välja en specifik utmaning eller ett specifikt mål att arbeta mot. Detta tillvägagångssätt säkerställer att du skapar värde från alla dina projekt för personanalys. 

Börja med en hypotes 

Införliva mänsklighet i din personalanalys genom att skapa en hypotes och sedan kontrollera om data stöder din teori. 

Exempel på hypotes: Om karriärmöjligheterna och insynen i karriärsystemet ökar, minskar omsättningen. 

Tillgängliga uppgifter för inventering 

Börja med att inventera dina nuvarande uppgifter. 

Har du några pulsundersökningar, 360-graders feedbackdata eller avgångsintervjuer att utvärdera? 

Om du missar några uppenbara möjligheter till återkoppling kan du överväga att införa dem för att dra nytta av dessa användbara insikter i framtiden. 

Kom ihåg: Använd alltid en rad olika datatyper för att eliminera risken för snedvridning. 

Välj datadrivna HR-verktyg 

Rätt verktyg för HR-analys hjälper dig att samla in, analysera och tolka data om människor. Undersök lösningar som passar din budget och kompetensnivå och se alltid till att dataskyddet är en prioritet. 

Analysera din datainsamling 

Gå igenom alla dina datakällor för att identifiera trender och samband. Leta efter orsakssamband, t.ex. hur förändringar i rekryteringsrutiner korrelerar med förändringar i antalet anställda som stannar kvar.

Här är några analysmetoder som du kan använda: 

• Textanalyser: extraherar värde från stora mängder textdata, t.ex. e-postmeddelanden, enkätsvar, jobbansökningar eller prestationsbedömningar.
• Prediktiv analys: använder artificiell intelligens för att uppskatta sannolikheten för framtida händelser baserat på historiska data.
• Röst- eller talanalys: analysera ljudinspelningar för att få en överblick över ämnet eller specifika ord och tonfall som används.
• Videoanalyser: Förlita dig på CCTV-filmer för att få fram värdefull information, t.ex. om byggarbetarna följer hälso- och säkerhetsbestämmelserna genom att bära rätt säkerhetsutrustning.
• Bildanalys: använder mönsterigenkänning för att utvinna information ur grafik eller fotografier. 
• Sentimentanalyser: förstå attityder genom att arbeta med textanalyser för att avslöja nyanserna bakom de anställdas upplevelse.

Visa nyttiga insikter 

Nästa steg är att berätta en historia med siffrorna och lägga till en mängd sammanhang innan du presenterar dem för en publik. Bernard Marr förklarar:

"I dag har de flesta HR-team redan mycket data, men det är inte samma sak som att ha mycket insikter. För att vara insiktsrik måste du förvandla de data du samlar in till värdefulla insikter som besvarar dina strategiska frågor och levererar dina strategiska mål." 

Målet är att skapa en berättelse som de lätt kan förstå, oavsett vilken inlärningsstil de föredrar. Använd visuella hjälpmedel som diagram, bilder eller videor för att illustrera de statistiska bevis som du visar för att hålla din publik engagerad.

Utarbeta en strategisk plan

Börja planera hur du ska omsätta dina strategiska insikter i praktiken. Kom ihåg att involvera intressenterna i beslutsprocessen när du skapar en plan. På så sätt säkerställer du att de köper din strategi och förstår hur datadrivna personalbeslut gynnar hela organisationen. Din plan bör också innehålla följande: 

• genomförandeåtgärder; 
• tidslinje 
• budget; 
• Uppföljning av framsteg. 

Stärk ditt team med utbildning i personalanalyser

Nyckeln till datadrivna HR-beslut är att ge personalgruppen tillgång till rätt verktyg och resurser. 

Tips: Investera i plattformar för inlärningsupplevelser, mikrolärning, workshops eller seminarier för att se till att ditt team är bekvämt att använda och tillämpa data på ett strategiskt sätt.

Införliva datadrivet beslutsfattande i din HR-uppdragsbeskrivning  

För att vara effektiv måste datadrivna beslut vara en prioritet i din organisation. 

Se över och uppdatera ditt HR-uppdrag så att det återspeglar ett engagemang för datadrivet beslutsfattande. 

Ditt uttalande måste vara öppet om hur du samlar in feedback från de anställda, med en förväntan om att du kommer att använda den för att informera din personalstrategi. 

➡️ Driva strategiska och datadrivna personalprocesser med Zavvy

Samla in de data du behöver för att driva dina personalprocesser med Zavvy. Vår uppsättning verktyg omfattar: 

• Analyser: anpassar våra komplexa instrumentpaneler efter anställningsdatum eller avdelning och tillhandahåller nyckeldata som kompensationsstatistik, avgångsfrekvens (kan visas efter anställningstid, kön eller orsak till avgång), chefsstatistik, antal anställda, genomsnittlig anställningstid och genomsnittlig ålder på företaget. 
• Pulsmätningar: få regelbundna ögonblicksbilder av medarbetarnas känslor så att du kan identifiera trender och agera på dem. 
• Återkoppling av prestationer: analyserar värdefulla data om mål för utbildning och utveckling, feedback-samtal och produktivitet.
• Onboarding: samlar in uppgifter om engagemang hos kandidater och nya medarbetare, så att de känner sig välkomna och har alla resurser för att börja bidra till organisationens framgång. 
• Förvaltning av lärande: förstå uppgifter om avslutad utbildning och deltagarnas engagemang och upptäcka möjligheter till förbättringar. 

Är du redo att utnyttja kraften i data? Testa Zavvy genom att boka en gratis demo av vår svit idag. 

❓ Vanliga frågor

Vad menar du med datadriven HR? 

Datadriven HR är ett tillvägagångssätt som använder analys av människor och data för att informera personalavdelningens beslut. 

Datadrivna strategier bygger på HR-mätningar som mäter personalrelaterade aktiviteter, t.ex. engagemang, bibehållande av personal och prestationer.

På vilket sätt kan HR bli mer datadriven? 

Onboarding är en aspekt av HR där det kan vara bra att samla in och analysera data. Be nyanställda att fylla i pulsenkäter vid regelbundna tillfällen under onboarding. Använd sedan dessa uppgifter för att identifiera områden som kan förbättras, mäta hur snabbt dina nyanställda blir produktiva och analysera risken för avgångsströmmar. 

Är det nödvändigt med en datadriven strategi för mänskliga resurser?

Data är inte det enda sättet att driva en personalavdelning, men det är framtiden. Ett datadrivet tillvägagångssätt säkerställer att du fattar så välinformerade affärsbeslut som möjligt, vilket leder till bättre resultat och större framgång. 

Enkelt uttryckt: om dina HR-personalspecialister inte använder data kommer du sannolikt att hamna efter konkurrenter som gör det.