Hur man genomför en avgångsintervju inklusive experttips

Vad händer när en anställd säger upp sig i två veckor (eller tre månader)?

Många organisationer letar omedelbart efter en ersättare. Deras enda fokus ligger på att skapa en arbetsbeskrivning och publicera en platsannons, utvärdera lämpliga kandidater för rollen och ta in en ny anställd för att fylla den lediga tjänsten.

Men har du verkligen tänkt på den anställde som lämnar ditt företag? Har du ägnat dem någon uppmärksamhet åt att ta reda på varför de lämnar företaget?

De kan lämna en organisation av många olika skäl.

Till exempel

• lämna en giftig arbetsmiljö
• starta eget företag
• ta en paus i karriären för att ta hand om sjuka nära och kära
• lära sig något nytt
• eller till och med resa runt i världen.

Men om du inte frågar, hur kan du då veta något av detta?

Eftersom en person som lämnar sin tjänst har lite eller inget att förlora kan en exitintervju också vara ett utmärkt tillfälle för honom eller henne att 

• tala öppet om sina erfarenheter
• identifiera förbättringsområden i de anställdas livscykel
• och ge rekommendationer för att åtgärda dessa problem.

I den här artikeln får du reda på allt du behöver veta om avgångssamtal och hur du kan använda dem som en viktig del av din strategi för att behålla dina anställda.

💬 Vad är en exitintervju?

En exitintervju är ett samtal mellan en organisation och en anställd som ska lämna företaget. Vanligtvis sker samtalet mellan den avgående medarbetaren och en medlem av HR-teamet. 

Det är den del av offboarding-processen som hjälper dig att förstå varför någon har valt att sluta i hopp om att din organisation kan förebygga de misstag som kan leda till att andra anställda följer efter i framtiden.

Intervjuer i samband med avgångsintervjuer är också bra för att fastställa riktmärken för konkurrenter. Anta till exempel att en anställd klagade på en lägre lön och lämnade företaget för en konkurrent med högre löner. I det fallet kan en avslutningsintervju ge dig insikter om aktuella marknadsstandarder (lön) och andra attraktiva förmåner som de anställda vill ha.

Hur ska du genomföra en avslutningsintervju?

Society for Human Resource Management (SHRM ) rekommenderar att följande huvudprinciper följs:

• Avslutningsintervjuer bör genomföras för ALLA anställda, oavsett om de är högpresterande och har arbetat länge eller inte.
• Varje organisation bör ha en formell policy för att genomföra avslutningsintervjuer.
• Avgångssamtal bör endast genomföras när anställda lämnar företaget på egen hand (frivillig avgång) och inte vid uppsägningar eller avskedanden. Dessa två scenarier bör hanteras strategiskt.

🆚 Intervjuer vid avslut och intervjuer för att stanna kvar

Även om slutintervjuer och intervjuer för att stanna kvar ofta ställer liknande frågor till de anställda finns det ändå vissa skillnader.

En avgångsintervju äger rum efter att en anställd officiellt har sagt upp sig.

En intervju för att stanna kvar genomförs däremot med jämna mellanrum under hela den anställdes livscykel i organisationen.

Intervjuer under vistelsen hjälper till att förstå

• 💪 vad som motiverar en anställd att stanna kvar på företaget
• 📈 vad som skulle kunna förbättras i deras arbetslivserfarenhet, 
• 🌱 och deras tankar om nästa steg i sin karriär inom organisationen.

De är en del av din karta över medarbetarnas resa - ett verktyg för att fastställa medarbetarnas upplevelse i varje skede av deras anställningstid i organisationen.

❓ Varför är det viktigt med exitintervjuer?

Enligt StoryTaps People & Culture Lead , Jasmine Leong:

"Avgångsintervjuer kan vara en fantastisk informationspunkt för HR-avdelningar om de görs på ett bra sätt. Tillsammans med intervjuer och undersökningar om engagemang bör ditt HR-team kunna skapa en bra bild av dina styrkor och möjligheter som organisation och i slutändan minska personalomsättningen i ditt team.."

Avslutningsintervjuer är bland de mest ärliga samtal som arbetstagare har med sina arbetsgivare. De är organisationens enda chans att få veta vad den anställde verkligen tycker om den.

Anställda slutar sällan sitt arbete utan anledning. Att ta reda på varför är den mest kraftfulla insikten för att förbättra personalbindningen i framtiden.

💡 5 tips om hur du genomför en avgångsintervju

1. Välj en opartisk intervjuare

StoryTaps Jasmine Cheong rekommenderar att en opartisk HR-medlem genomför avgångsintervjun:

"Du vill försäkra dig om att respondenten inte är alltför upptagen av hur deras svar kan påverka framtida referenser, så att de inte är oroliga för att skada relationer. På så sätt får du de mest autentiska svaren, med möjlighet att omformulera feedbacken på ett produktivt sätt."

Sylvain Roy, VD och HR-konsult på Folks, tillägger att det bästa alternativet är att låta HR-proffs ansvara för avslutningsintervjuerna.

"Den som genomför avgångssamtalet måste positionera sig som en allierad i organisationen och som en lagspelare som bryr sig om de anställdas välbefinnande. Intervjun bör under alla omständigheter inte genomföras av den närmaste chefen, eftersom det är viktigt att upprätthålla en god objektivitet under utbytet", tillägger han.

Att välja någon från People-teamet eliminerar inte bara fördomar:

Det säkerställer också att all feedback genomförs snabbare.

Vissa organisationer använder sig av externa företag eller konsulter. Men detta kan verka opersonligt eller kränkande, särskilt för anställda som trivdes med att arbeta i organisationen.

2. Lyssna noga och gör det personligt

Avslutningsintervjuer behöver inte vara kyliga eller opersonliga bara för att en anställd lämnar företaget. Om de genomförs på rätt sätt är de en guldgruva för att samla in ny kunskap om vad som kan göras för att göra organisationen bättre.

‍KrittinKalra, grundaren av WriteCreamanser att det bästa sättet att genomföra en avgångsintervju är att ha ett enskilt samtal:

"Det ska vara en samtalsform och inte stelbent. Det ska vara ett samtal som är öppet och inte alltför strukturerat. - Det får inte den anställde att känna sig orolig eller nervös när han eller hon förbereder sig för det eller under själva avslutningsintervjun."

Ditt främsta mål under en avgångssamtal är att aktivt lyssna på den anställde för att förstå vad han eller hon säger. När du lyssnar aktivt talar du om för den anställde att den feedback som han eller hon ger är viktig för dig och organisationen.

Jasmine från StoryTap föredrar att hålla mötet personligen när det är möjligt - eller åtminstone med videon på om det är över zoom - för att verkligen få kontakt med den du talar med och bygga upp en förtroendefull relation. 

3. Be arbetstagaren att fylla i en skriftlig enkät.

‍"Det är okej att be den anställde att fylla i en skriftlig enkät före avgångssamtalet (tips: fråga artigt).

De frågor som ställs bör alltid vara desamma över hela linjen så att de är jämförbara", rekommenderar Jasmine Cheong.

Om resurserna finns tillgängliga kan du skicka över en enkät med standardiserade frågor (t.ex. på en skala från 1 till 10, hur fann du företaget), så att vi kan dra slutsatser om data och trender - och sedan gå djupare in på de svar som sticker ut under själva avgångsintervjun.

Genom att ställa dessa frågor kan de reflektera över sina svar i förväg. När du läser svaren före mötet kan du skapa en lista med frågor som du kan ställa för att vägleda samtalet.

Jasmine säger att hon också skulle få respondentens tillåtelse att dela med sig av den feedback som de ger så att den kan hjälpa andra som fortfarande är kvar i organisationen.

4. Anta ett tillvägagångssätt med flera vinklar.

"Även om det är bra om chefen tillbringar lite tid med medarbetaren för att få feedback, rekommenderar jag att medarbetarna ges möjlighet till konfidentiell feedback. Detta är inte alltid en enkel väg eftersom medarbetaren kanske har viktig information att dela med sig av.

Genom att låta dem dela med sig av sina tankar på ett konfidentiellt sätt kan man dock se till att de inte bränner "dessa broar".

Därför vill de inte behöva oroa sig för en framtida comeback."

5. Planera intervjun vid rätt tidpunkt 

Det är bäst att planera avgångssamtalet ungefär en vecka innan den anställde slutar. För att få dem att känna sig bekväma kan du överväga att skicka frågorna i förväg, ifall de vill förbereda sig i förväg.

❓ Exempel på frågor att ställa vid avslutningsintervjun 

Även om du inte vill att avgångsintervjun ska se ut att vara skriven, bör du inte heller delta oförberedd i mötet. Samla ihop några intervjufrågor som vägledning och håll en avslappnad och vänlig ton så att samtalet kan flyta naturligt.

Till att börja med rekommenderar Krittin att du inte ställer personliga frågor eller klichéfrågor som "Vilka är dina styrkor och svagheter?".

Sylvain Roy rekommenderar följande som bra samtalsstarter:

• Vad fick dig att fatta beslutet att leta efter en ny möjlighet?
• Vad övertygade dig om att ta det nya jobbet?
• Vad kommer du att sakna med oss?
• Om jag gav dig ansvaret för avdelningen i morgon, vad skulle du prioritera?
• Finns det några andra ämnen som inte har behandlats och som du skulle vilja diskutera med mig?
  

Wendy rekommenderar att du frågar:

• Om vi kunde ändra en sak för att hjälpa dig att stanna, vad skulle det vara?
• Hur sannolikt är det att du skulle återvända till oss i framtiden?
• Vilka är de tre bästa sakerna med att arbeta med oss?
• Vilka är de tre värsta sakerna med att arbeta med oss?
  

Enligt henne kan särskilt de två sista frågorna hjälpa en organisation att fastställa den allmänna arbetsmiljön för andra anställda.

Jasmine, å andra sidan, föredrar mer allmänna frågor om kultur, moral och team än att tala om specifika händelser eller personer. Hennes favoritfråga är följande

"Om du kunde ändra en sak som skulle ha störst inverkan här, vad skulle det vara?"

Hon påpekar att det verkligen fångar den anställdes största bekymmer och att det skulle ge en bild av andras bekymmer också.

Andra frågor att ta ställning till är:

• Hur behandlades du av din chef och dina medarbetare?
• Hur väl tror du att ditt arbete erkändes och uppskattades?
• Anser du att du har fått den utbildning och det stöd som krävs för att kunna fullgöra ditt ansvar?
• Känner du att ditt arbete stämde överens med dina personliga mål?

📈 Bästa praxis och misstag som bör undvikas (Dos and don'ts)

Bästa praxis och misstag som bör undvikas (Dos och Don'ts).

De bästa metoderna för avslutningsintervjuer är följande:

✅ Gör:

• Håll dig neutral
• Fråga den som lämnar företagetom han eller hon är intresserad av att delta (även om slutintervjuer är obligatoriska i organisationen är de helt frivilliga för de anställda som lämnar företaget).
• Erbjud arbetstagaren olika sätt att ge feedback. Som Wendy föreslog: "Överväg flera olika tillvägagångssätt". Du kan överväga att få feedback via skrift, telefonsamtal eller 1:1-möten (fysiska eller virtuella).
• Låt dem veta varför du genomför en avgångsintervju.
• Låt dem veta att de inte behöver svara på alla frågor. 
• Be arbetstagaren att fylla i en skriftlig enkät.
• Skicka intervjufrågorna till den anställde före mötet. Du vill att de ska vara bekväma med att svara på dina frågor och inte bli överrumplade.
• Registrera och lagra återkopplingen konfidentiellt. Lova också de anställda sekretess innan mötet inleds.
• Dela med dig av feedbacken till nödvändiga intressenter.
• Lyssna för att förstå och känna med, och inte för att bemöta eller avbryta.
• Använd feedbacken för att fastställa områden där verksamheten kan förbättras.
• Avsluta mötet/det hela på ett personligt och positivt sätt.
  

🚫 Gör det inte:

• Involvera arbetsledare eller chefer. 
• Bryta mot sekretessen. Handledare bör endast få sammanfattade, anonymiserade slutsatser/återkoppling.
• Ställ målinriktade frågor, till exempel "varför gillade du inte att arbeta här?". 

Jasmine upprepar att syftet med mötet bör vara att få feedback och hedra den anställdes tid i organisationen, oavsett hur länge de är anställda.

"Det sista de behöver är att känna sig obekväma för att de fattat beslutet att lämna. De tog trots allt en chans med dig och din organisation, trodde på ditt uppdrag och arbetade hårt (förhoppningsvis) - och det ska firas", säger hon.

• Be dem att tänka om och stanna kvar. Ditt syfte är att lära dig mer om deras åsikter.
• Bli för personlig eller ställ frågor som: "Tycker du att det finns någon som borde gå i stället för dig?"
• Slösa bort dina anställdas tid. 
• Tilltala dem ohövligt eller uppträd kallt.
• Ta itu med skvaller på kontoret. Även om den avgående medarbetaren ägnar sig åt skvaller på kontoret ska du inte gå med på det. Det är okej att låta dem veta att de kan dela med sig av sina känslor. Men du varken delar eller kan dela någon åsikt i frågan.
• Dela inte med dig av dina personliga åsikter. Uppmuntra dem under hela mötet att säga vad de tycker och se processen som ett säkert utrymme där de kan vara öppna med dig.

👀 När ska det inte hållas konfidentiellt?

Det finns vissa omständigheter där den feedback som en avgående anställd ger inte bör vara konfidentiell. Anledningen till att "bryta mot denna sekretess" bör förklaras för den anställde och du får inte göra detta utan hans eller hennes tillåtelse.

Exempel på fall då feedback från en avgångsintervju inte bör hållas konfidentiell är:

• Rapporter om trakasserier.
• Anklagelser om förskingring.
• Rapporter om diskriminering.
• I de fall då disciplinära åtgärder eller utredningar krävs.
• Situationer, handlingar eller aktiviteter som tyder på brott mot företagets lagstiftning eller policy.
  

➡️ Avslutning

En slutintervju är ett sätt att förbättra företag och behålla anställda. De åtgärdspunkter som skapas från de anställdas feedback bör genomföras för att öka de anställdas engagemang och bygga upp ett positivt arbetsgivarvarumärke. Exempel på åtgärdspunkter som du kan skapa är följande:

• Omstrukturering
• Höjning av de anställdas löner
• Investera i effektiva program för lärande och utveckling
• Disciplinära åtgärder/utredning
• Förbättra företagskulturen
• Införande av distansarbete eller hybridarbete
• Förbättra onboarding -processen
• Införande av attraktiva förmåner och förmåner för de anställda.
  

På Zavvy hjälper vi framåtblickande företag att leverera enastående medarbetarupplevelser. Det börjar med preboarding och fortsätter med feedback under medarbetarens hela livscykel.

Du kan använda den för att

• Struktur avslutningsintervju 1:1s
• Skicka ut enkäter
• Och mycket, mycket mer.