Hur regelbundna avstämningar hjälper ditt team att överträffa konkurrenterna

I affärsvärlden är den största vinnaren den som är snabbast på att anpassa sig. Men hur kan du justera dina strategier om du inte ständigt mäter dina resultat? Inte varje år. Inte två gånger om året. Regelbundet, konsekvent, obevekligt.

Utvecklingssamtal handlar om kommunikation och verkligt engagemang med ditt team. Det är där ni upptäcker blockeringar, firar framgångar och gör förändringar innan mindre problem blir till laviner.

Denna artikel kommer att behandla: 

• allt du behöver veta om utvecklingssamtal; 
• hur regelbundna avstämningar kan få ditt team att prestera på topp;
• 3 exempel på företag som införlivar avstämningar i processen för prestationshantering;
• en handfast guide om hur man genomför en effektiv prestationsavstämning
• 13 frågor om prestationsbedömning som går under ytan.

💬 Vad är en prestationsincheckning? 

En avstämning är ett regelbundet, informellt möte mellan en medarbetare och dennes chef eller teamledare för att diskutera medarbetarens arbetsprestation, framsteg mot uppsatta mål, utmaningar och utvecklingsområden .

Dessa diskussioner är i allmänhet av samtalskaraktär och syftar till att ge kontinuerlig feedback till medarbetarnafrämja öppen kommunikation och snabbt ta itu med eventuella problem.

Utvecklingssamtal kan antingen ersätta eller komplettera traditionella utvärderingar. De är mer avslappnade än årliga utvärderingar, men de har fortfarande en tydlig struktur och tydliga förväntningar. 

Prestationsuppföljning är en viktig del av filosofin om kontinuerlig prestationsutveckling. Denna process för prestationshantering går längre än årliga mätningar och stöder aktivt medarbetarnas tillväxt året runt. 

Fördelarna med kontinuerlig feedback är uppenbara: precis som med en romantisk partner kommer ni att få en lyckligare och mer långvarig relation om ni tar upp utmaningar direkt i stället för att låta dem ackumuleras under veckor, månader eller till och med år. 

🆚 Vad är skillnaden mellan ett utvecklingssamtal och en utvecklingscheck-in?

1. Frekvens

Tanken med prestationsavstämningar är att de ska ske ofta, så att man utvärderar det som hänt under den senaste tiden snarare än att fundera över vad som hände för flera månader sedan. 

Organisationer kan välja att ha avstämningar kvartalsvis, månadsvis eller så ofta som varje vecka. 

Detta står i kontrast till konventionella medarbetarsamtal som ofta hålls en eller två gånger per år.

Regelbundna avstämningar gör att medarbetarna kan utvecklas snabbare - och därmed kan din organisation nå sina mål snabbare. 

Den ökade frekvensen ställer förväntningar på chefer och teamledare att agera som coacher och vara mer involverade i sina teams dagliga arbete. En viktig aspekt är att få medarbetarna att känna sig bekväma med att dela med sig ärligt.

➡️ Vill du veta mer? Läs vår artikel om utvecklingssamtal kontra kontinuerlig feedback. 

2. Formalitet

Medarbetarsamtal har en mycket mer avslappnad atmosfär än årliga utvärderingar. 

Ett exempel är Spotify, där cheferna har informella kaffesamtal för att diskutera resultatet med sina medarbetare. 

Fördelen med mer avslappnade utvecklingssamtal är att det hjälper medarbetarna att känna sig avslappnade och öppna upp sig om potentiellt känsliga ämnen. Detta är viktigt för att lösa konflikter eller identifiera svaga punkter som hämmar deras utveckling.

➡️ Vill du bättra på dina färdigheter som mötesvärd? Kolla in vår guide om hur du genomför framgångsrika enskilda möten. 

3. Mål

Regelbundna avstämningar ger cheferna möjlighet att vara specifika när de ger feedback på prestationen. I stället för att prata om den övergripande prestationen, vilket är mindre bra för medarbetaren, kan de ge konkreta exempel och nämna särskilda situationer för att motivera sina utvärderingar. 

Det är lättare att ha ett meningsfullt samtal där medarbetaren känner sig motiverad efter ett utvecklingssamtal. De gamla hederliga årliga utvecklingssamtalen gör det naturligtvis möjligt att stapla utmaningar på varandra och öka behovet av konstruktiv kritik. 

4. Omfattning 

Medan traditionella utvecklingssamtal fokuserar på det förflutna, har utvecklingssamtal en mer visionär ansats. Under ett utvecklingssamtal tittar man på vad man vill uppnå i framtiden. Detta ger ett mer tillväxtorienterat fokus som uppmuntrar medarbetarna att utvecklas. 

🏢 3 Exempel på företag som införlivar check-ins i processen för prestationsstyrning

Adobe

Adobe var ett av de första stora företagen som övergav de årliga utvecklingssamtalen till förmån för flexibla incheckningsmöten. 

Adobe myntade begreppet "performance check-ins" och jämförde det med depåstopp i racerbilstävlingar: dina medarbetare fokuserar på att nå nästa mål och gör bara ett snabbt och effektivt stopp för att dra åt eventuella lösa skruvar som hindrar topprestationen.

Medarbetarsamtalen på Adobe innehåller tre steg: Mål och förväntningar, feedback och utveckling. Under feedbackfasen får medarbetarna feedback, men ger också feedback.

➡️ Om du vill hämta inspiration från medarbetarsamtal på Adobe kan du läsa vår djupgående fallstudie.

Cisco

Cisco har kontinuerligt utsetts till "bästa arbetsplats" i prestigefyllda tävlingar. De slutade med årliga utvärderingar efter feedback från sina anställda. Cisco-medarbetarna ansåg att deras prestationsbedömningar var för sällsynta och fokuserade på det förflutna snarare än på framtiden. 

➡️ Efter det genomgick medarbetarsamtalen på Cisco en förändring. 

Fokus ligger nu på team och att få varje team att prestera på samma nivå som det bäst presterande teamet. Efter en intern undersökning kom Cisco fram till att hemligheten bakom ett toppresterande team är att låta varje medlem fokusera på det de är bäst på. 

"Att genomföra regelbundna Check-Ins är det bästa sättet för ledare att hålla kontakten med sina teammedlemmar, förstå det arbete de utför, forma deras prioriteringar, anpassa dem till arbete som utnyttjar deras styrkor, undanröja hinder för framgång och hålla dem engagerade inför skiftande krav" Cisco, Team Space, guide för incheckning.

Spotify

Spotify ligger i framkant när det gäller att möjliggöra för sina medarbetare på många sätt. De organiserar sitt arbete i små agila team som kallas squads, var och en med åtta medlemmar. Squads är grupperade kring kärnfunktioner som webbutveckling eller kvalitetssäkring i en enhet som kallas ett kapitel.

Medan en squad inte har någon officiell ledare, har en chapter en manager som ansvarar för mentorskap och coachning. Varje squad har möten varannan vecka där prestationerna utvärderas. 

Systemet för medarbetarsamtal består av fyra delar. Det anmärkningsvärda är att det inte finns några fasta regler för hur utvecklingssamtal ska genomföras, så länge alla fyra delarna finns med inom ett år. Elementen är följande:

• Kontinuerliga 1:1-möten hålls så ofta som varje vecka med sektionschefen. Dessa är informella till sin natur och kan ske över en kopp kaffe.
• Utvecklingssamtal: Vi rekommenderar att du har ett sådant samtal med chefen två gånger per år. Fokus ligger på medarbetarens karriärväg och personliga utveckling. 
• Talent snapshot spårar hur varje teammedlem för närvarande ligger till när det gäller prestation, styrkor och svagheter. På så sätt kan du snabbt ta itu med utmaningar och upptäcka outnyttjad potential, saker som kan öka prestandan men som ofta går obemärkt förbi i den dagliga verksamheten.
• Kompensationsöversynen sker normalt en gång per år.

➡️ Kolla in vår guide för att bli inspirerad av medarbetarsamtalen på Spotify.

📈 Hur man genomför en effektiv prestationsavstämning

Hitta rätt rytm för dina incheckningar

Vid det här laget har du sett de många fördelarna med täta avstämningar av prestationen.

Det betyder dock inte att du ska detaljstyra dina medarbetare. Detaljstyrning signalerar en brist på förtroende för dina medarbetare och kan ha en negativ inverkan på prestationen. 

Leda med tydlighet

Innan det första mötet ska du se till att medarbetaren förstår vilken roll och omfattning dessa möten har.

Bara för att prestationsavstämningar är mer informella betyder det inte att de saknar struktur eller inte kräver någon förberedelse! 

➡️ Har du bråttom? Sno vår mall för kvartalsvis avstämning av prestationer!

Förberedelser inför diskussionen

Sätt agendan och mejla den till dina medarbetare.

Gå också igenom tidigare feedback, även om du tror att du är uppdaterad - du vill se till att allt är på topp.

➡️ Ta en titt på vår samling av mallar för personliga möten.

Skapa en strukturerad och omfattande mötesagenda

Vi rekommenderar följande disposition:

• kortsiktiga mål;
• långsiktiga mål;
• teamprestanda och synk;
• stöd och extra resurser som den anställde skulle behöva;
• utrymme för dina medarbetare att ge feedback till dig och teamet.

➡️ Anpassa vår mall för uppföljning av mål för att hålla ett öga på medarbetarnas framsteg.

Säkerställa en ömsesidig dialog

Som nämnts ovan vill du inte bara fokusera på måluppfyllelsen - du vill också se till att medarbetarna delar med sig av sin feedback och sina funderingar. Ju mer bekväm du blir med att genomföra check-ins, desto lättare blir det för dina medarbetare att öppna sig.

➡️ Vill du få en inblick i våra mest kraftfulla frågor att ställa? Kolla in våra bästa frågor för utvecklingssamtal.

Ange tydliga mål och nästa steg

Mötet slutar inte efter feedbackutbytet. En viktig del är att komma överens om vart ni är på väg härnäst genom att sätta upp tydliga mål och beskriva nästa steg. 

Anteckna och dokumentera allt

Att dokumentera hjälper både dig och dina medarbetare. Om du inte håller med vid ett senare tillfälle eller inte ser de framsteg du förväntade dig, kan du hänvisa till vad som diskuterades under mötet. Eller vad som inte sades.

Kom ihåg, som George Bernard Shaw påpekade, "Det enskilt största problemet med kommunikation är illusionen om att den har ägt rum."

Genom att föra detaljerade anteckningar kan du skydda dig mot denna vanliga fallgrop och se till att du har en tydlig, överenskommen redogörelse att hänvisa till om det någonsin uppstår en diskrepans i minnen eller förväntningar om framsteg.

Bästa praxis från Adobe

Som nämnts ligger Adobe i framkant när det gäller att genomföra lean performance check-ins. De har tydlig dokumentation på plats och delar med sig av bästa praxis till sina chefer. Dessa är uppdelade i tre delar: Förväntningar, feedback och utveckling:

"1. Förväntningar: Kom först överens om vad som förväntas av medarbetarna under året när det gäller resultat, beteende och bidrag.

2. Återkoppling: Ge sedan frekvent, ömsesidig feedback för att se hur medarbetarna utvecklas i förhållande till förväntningarna och låt cheferna veta om de kan göra något annorlunda för att bättre stödja medarbetaren.

3. Utveckling: När medarbetarna vet hur de presterar kan de planera för konkreta mål när det gäller lärande, karriär och erfarenhet." Adobes verktygslåda för incheckning.

Bästa praxis från Cisco

Cisco använder sig av veckovisa check-ins. Varje check-in har fyra huvudkomponenter: 

• 2 Fokusera på varje teammedlems unika talanger: styrkor & värde, kärlek & avsky. 
• 2 Fokusera på att anpassa varje teammedlems prioriteringar: arbetsprioriteringar och ledarstöd. 

Cheferna ställer frågor som t.ex: 

• Har du använt dina styrkor varje dag? Har du tillfört enastående värde?
• Vilka aktiviteter älskade du förra veckan? Vilka aktiviteter hatade du förra veckan?

❓ 12 prestationsrelaterade check-in-frågor som går under ytan

Tanken bakom dessa frågor är att flytta fokus från att bara slutföra en uppgift till en mer holistisk syn på medarbetarens roll och bidrag. Syftet är att uppmuntra medarbetarna att inte bara tänka på vad de gör, utan även på hur och varför de gör det, för att skapa en djupare förståelse för syftet med deras arbete och dess koppling till personlig utveckling och organisationens mål. 

Dessa frågor syftar till att identifiera styrkeområden och utvecklingsmöjligheter samtidigt som individuella insatser uppmärksammas och framåtblickande uppmuntras. 

💡 Tips: Detta tillvägagångssätt hjälper inte bara till med prestationsutvärdering utan fungerar också som en katalysator för coaching genom att avslöja de underliggande motiven, ambitionerna och perspektiven hos de anställda.

🤝 Upptäck de 11 coachingfärdigheter som gör en bra chef. Du hittar också en kostnadsfri utbildningsplan.

🏆 Varför är avstämningar viktiga? 9 Fördelar med avstämningsmöten

• Erkännande i rätt tid för medarbetarna: Att känna sig bekräftad är en av de viktigaste drivkrafterna bakom motivation. Att hålla fast vid årliga utvärderingar kan få dina medarbetare att känna att de inte betyder lika mycket eller göra det svårare att se hur deras individuella insatser bidrar till organisationens framgång.
• Feedback i realtid bidrar till snabbare förbättringar: De flesta medarbetare är hungriga på att växa och utvecklas. Regelbundna avstämningar hjälper dem att hålla sig på rätt spår och påskyndar deras utveckling, vilket gynnar både medarbetare och resultat. Missöden och missförstånd kan åtgärdas snabbare.
• Förtydligade förväntningar och mål: I dagens klimat förändras saker och ting snabbt. Oväntade förändringar, som att förlora en kund eller att ta in en ny resurs i teamet, kräver att förväntningar och mål klargörs. Regelbundna avstämningar hjälper till att hantera förväntningarna.
• Ny justering av förväntningar: Även om inget har förändrats sedan din senaste avstämning är det bättre att vara övertydlig och upprepa förväntningarna och målen för att se till att du och dina medarbetare är på samma sida.
• Ökad motivation: Medarbetare som känner sig uppskattade blir mer motiverade. Motivation har upprepade gånger utsetts till den viktigaste faktorn bakom övergripande medarbetarnöjdhet - över lönenivån. 
• Få tid för 1:1-coachning: Eftersom utvecklingssamtalen är så frekventa är de ett utmärkt tillfälle att coacha dina medarbetare. Coachning hjälper dina medarbetare att bli mer motiverade och självmedvetna och hjälper dem att nå sin högsta potential. 

💡 För att bli en bättre coach ska du välja öppna frågor och öva på att lyssna aktivt. Vill du ha mer vägledning? Läs vår analys om vikten av chefer som coacher.

• Identifiera och åtgärda problem eller luckor snabbare: Check-ins gör det möjligt att fånga upp problem så snart de uppstår. Det ger ovärderlig insikt i teamen och feedback om vad som fungerar och var det finns utrymme för förbättringar. Det är mycket effektivare att ta itu med något som inte fungerar tidigt än att vänta i 11 månader. 
• Bättre teamdynamik och minskad personalomsättning: Regelbundna avstämningar hjälper till att upptäcka outnyttjad potential och säkerställer att rätt person är på rätt plats. Ha samma inställning som en fotbollstränare: de fattar aktiva beslut för att hjälpa laget att vinna under matchen i stället för att vänta med sin feedback tills matchen är över. Om man gör rätt bidrar dessa kontinuerliga samtal också till en lägre personalomsättning. Medarbetare som känner sig sedda och uppskattade kommer att vilja stanna kvar hos dig. 

👀 Lär dig hur du genomför en effektiv coachutbildning för chefer (och hur du inte gör det). 

• Effektiv kommunikation med teammedlemmarna: En av de största utmaningarna med team är att säkerställa en smidig kommunikation. Regelbundna avstämningar hjälper till att minska detta problem. Med tiden kommer medarbetarna att känna sig bekväma med att ta upp friktionspunkter så att du kan lösa dem snabbt. 
• Förbättrade relationer: Kommunikation är avgörande i alla typer av relationer - även professionella. När du träffar varje medarbetare varje vecka får du en närmare relation till dem. Detta bidrar till att skapa förtroende och dina medarbetare blir mer motiverade att göra ett bra jobb, leverera över förväntan och lita på ditt ledarskap i utmanande situationer.

➡️ Håll prestanda på pulsen - Regelbundna avstämningar, konsekvent excellens, med Zavvy

Vid det här laget kanske du känner dig frestad att dra nytta av fördelarna med regelbundna utvecklingssamtal. Men du kanske också känner dig lite överväldigad över var du ska börja - och hur mycket administrativt arbete som krävs för att genomföra utvecklingssamtalen. 

Det är där Zavvy kan hjälpa dig! 

• 📊 Zavvy är en programvara för prestationsutvärdering som kommer att få dig att vilja radera alla dina kalkylblad pronto. Det hjälper dig att spara tid och därmed pengar. Använd våra mallade mötesinbjudningar och påminnelser som skickas ut automatiskt. Funktionerna för att lagra anteckningar och resultat från tidigare check-ins gör det enkelt att referera till dem.
• 💬 Med vår inbyggda programvara för en-till-en-möten kan du smidigt hålla regelbundna avstämningar med anställda över hela världen. 
• 🎯 Använd vår programvara för målstyrning för att anpassa dina medarbetare till mål och spåra framsteg på ett spännande sätt som är lätt att följa. Detta ger ett inslag av spelifiering och en motivationsboost.

📅 Boka en kostnadsfri demo idag för att se hur Zavvy kan hjälpa dig att implementera regelbundna prestandakontroller och se dina resultat skjuta i höjden inom nästa kvartal!