9 Box Performance Review: Vale a pena o hype?

Colocar os seus empregados numa caixa pode ajudar a avaliar o desempenho?

A McKinsey desenvolveu o sistema de avaliação de desempenho das 9 caixas como uma ferramenta para os gestores. Desde então, evoluiu para uma ferramenta amplamente utilizada pelos departamentos de RH:

• Determinar a força da sua reserva de talentos.
• Atribuir recursos.
• Avaliar os percursos profissionais dentro da empresa. 

Tal como todos os outros sistemas de avaliação do desempenho, a grelha de 9 caixas tem prós e contras. 

No final deste artigo, irá: 

• Saiba se a avaliação de desempenho de 9 caixas se adequa à sua equipa, tendo em conta os seus prós e contras. 
• O seu potencial impacto na sua estratégia de gestão de talentos.
• Se deve recorrer a outros métodos de avaliação do desempenho, como as análises de desempenho a 360º e os balanced scorecards.

O que é uma avaliação de desempenho de 9 caixas?

Uma avaliação de desempenho de 9 caixas é um sistema de avaliação do desempenho e do potencial dos trabalhadores. É um tipo de avaliação dos trabalhadores que analisa o desempenho actual e o potencial futuro.

A grelha de 9 caixas está dividida em três níveis de desempenho (baixo, médio e alto) e três níveis de potencial (baixo, médio e alto), resultando em nove combinações.

A caixa inferior esquerda significa baixo desempenho e baixo potencial, enquanto a caixa superior direita indica alto desempenho e alto potencial. 

Os gestores colocam os trabalhadores numa destas caixas com base nos resultados da avaliação do seu desempenho e no potencial de crescimento futuro.

Seria de pensar que, idealmente, um empregador gostaria de ter todos os empregados na caixa superior direita - alto desempenho e alto potencial. 

No entanto, é importante lembrar que essas pessoas (normalmente designadas por "all-stars") anseiam por uma promoção. Por isso, é necessário ter posições sénior disponíveis. 

Por esse motivo, pode ser melhor ter uma mistura entre estrelas e jogadores de alto desempenho com potencial médio, conhecidos como jogadores principais.

As nove categorias são:

• Baixo desempenho, baixo potencial: Más contratações
• Baixo desempenho, potencial médio: Dilemas de subir ou descer
• Baixo desempenho, elevado potencial: Diamantes em bruto
• Desempenho médio, baixo potencial: Moedores para cima ou para baixo
• Alto desempenho, baixo potencial: Cavalos de trabalho
• Desempenho médio, potencial médio: Jogadores principais
• Elevado desempenho, potencial médio: pessoas com elevado desempenho
• Desempenho médio, potencial elevado: Potenciais elevados
• Alto desempenho, alto potencial: Todas as estrelas

Nos extremos, encontramos más contratações e estrelas.

As más contratações podem parecer duras, mas dão-lhe feedback sobre as áreas em que precisa de melhorar o processo de recrutamento. Normalmente, é melhor investir menos nestes trabalhadores, uma vez que outras contratações oferecem um maior retorno do investimento.

Com baixo desempenho e baixo potencial, normalmente arrastam a equipa até ao fim: 

• o seu desempenho, o que exige que os outros membros da equipa limpem a confusão;  
• a sua moral. 

No entanto, pode também querer examinar a razão pela qual o desempenho e o potencial são baixos. Poderá haver um desafio pessoal mais profundo de que não se apercebe.

As estrelas são os futuros líderes da sua organização: 

• São as pessoas em quem mais se quer investir. 
• Estes trabalhadores têm um desempenho superior e estão ansiosos por serem promovidos, pelo que é importante identificar vias de crescimento claras e investir na sua evolução.

As contratações com desempenho moderado e potencial moderado são os seus principais jogadores.

É essencial avaliar o desempenho como parte de um sistema de gestão do desempenho mais alargado. Este sistema de gestão também inclui a aprendizagem e o desenvolvimento.

Por exemplo, é natural que um trabalhador que não tenha recebido a formação adequada evolua mais lentamente do que um trabalhador com formação recente.

Prós da utilização da grelha de 9 caixas para a avaliação do desempenho

Quais são as vantagens de utilizar a grelha de 9 caixas para a avaliação do desempenho? 

• É uma forma padronizada de avaliar um empregado na sua função actual. As avaliações padronizadas facilitam a comparação entre empregados do que, por exemplo, comentários escritos. 
• Simplifica a identificação de empregados com elevado potencial e de potenciais líderes. Quando alguém tem um elevado potencial de crescimento, é necessário garantir que existe um próximo passo lógico dentro da organização para não perder o funcionário para um concorrente.  
• Se a sua empresa aplicar orçamentos proporcionais às pontuações de desempenho individual, a grelha de 9 caixas ajuda a orientar a distribuição dos fundos. Por exemplo, um funcionário com um desempenho moderado receberia menos formação do que um funcionário com um desempenho elevado. 
• Permite melhorar o planeamento das sucessões. 

Para obter informações mais detalhadas, consulte o nosso artigo sobre como utilizar a grelha de 9 caixas para o planeamento da sucessão.

A avaliação de desempenho em 9 caixas pode incentivar o desenvolvimento dos trabalhadores. O desenvolvimento dos colaboradores adopta uma perspectiva a mais longo prazo sobre o crescimento do colaborador dentro da organização. Leia mais sobre os programas de desenvolvimento dos colaboradores no nosso artigo. 

Contras da utilização da grelha de 9 caixas para a avaliação do desempenho

Simplificação excessiva do desempenho dos trabalhadores

O desempenho dos trabalhadores é um tema complexo. É um desafio encontrar o ponto ideal: 

• Por um lado, se as avaliações forem demasiado pormenorizadas, correm o risco de perder a objectividade.
• Entretanto, ser demasiado superficial significa perder precisão. 

Enquanto o desempenho tradicional de 9 caixas utiliza nove caixas, algumas organizações utilizam 16 caixas para desafiar os gestores a escolherem entre acima ou abaixo da média.

Potencial de enviesamento

Os preconceitos inconscientes podem dar a grupos privilegiados uma vantagem injusta no local de trabalho e nas avaliações de desempenho. 

Por exemplo, os gestores podem considerar que os empregados extrovertidos ou que manifestam entusiasmo pelo seu trabalho têm um desempenho superior ao dos seus colegas mais calados. Mas ser extrovertido não é sinónimo de melhor desempenho. 

Limitações na abordagem de situações específicas dos trabalhadores

Rotular alguém como uma "má contratação" pode ser correcto do ponto de vista do desempenho e do potencial. No entanto, não consegue ver o ser humano e as razões por detrás do seu comportamento. 

Por exemplo, um indivíduo com um desempenho normalmente elevado pode distrair-se se tiver de enfrentar desafios pessoais que o seu gestor desconhece. Por conseguinte, antes de tirar conclusões precipitadas e assumir que está relacionado com a baixa moral, é essencial examinar os factores subjacentes a uma "má contratação". 

Dificuldades em avaliar com exactidão o potencial

A avaliação exacta do potencial é particularmente questionável quando a avaliação e a classificação são feitas por um único gestor. 

Muitas vezes, os gestores não têm uma visão completa do desempenho diário de cada indivíduo. Por este motivo, muitas empresas passaram a utilizar as avaliações 360º, em que cada colaborador recebe informações dos seus pares e feedback do chefe de equipa e do gestor. 

Este tipo de avaliação dá uma imagem mais exacta e justa de cada pessoa.

Risco de desmotivação dos trabalhadores

Ninguém quer ser uma má contratação ou acabar nas categorias inferiores. Além disso, cada um aceita as críticas à sua maneira:

• As pessoas com bom desempenho podem ficar entusiasmadas com o feedback construtivo.
• As pessoas com fraco desempenho podem ficar desanimadas e tentadas a desistir. 
• Uma pessoa pode ter um desempenho elevado com um potencial baixo. Como a sua moral é elevada e está a dar o seu melhor, pode sentir-se desmotivado por saber que a empresa não vê potencial nele.

Para atenuar estes inconvenientes, algumas empresas apenas partilham a pontuação de desempenho, e não a pontuação potencial, com os seus empregados.

6 Melhores práticas para utilizar a grelha de 9 caixas na gestão do desempenho

Se pesou os prós e os contras e concluiu que a análise de desempenho das 9 caixas é o caminho a seguir, a questão mantém-se: como pode tirar o máximo partido deste modelo?

A. Estabelecer critérios e métodos de avaliação claros

O gestor deve saber o que se entende por baixo, médio e alto desempenho - e potencial. Os critérios exactos dependem dos valores da sua empresa, dos recursos e das funções avaliadas. 

Sugestão: O software de avaliação do desempenho do Zavvy permite-lhe conceber avaliações do desempenho de acordo com as suas necessidades. 

B. Formar os gestores para uma utilização eficaz

Outra chave é formar a equipa de liderança e os gestores de nível intermédio para utilizarem a grelha das 9 caixas. 

O significado de "potencial" e "desempenho" pode parecer senso comum, mas pode ser interpretado de forma diferente, levando a avaliações inconsistentes entre os gestores. 

Sugestão: Saiba claramente o que cada caixa representa para a sua organização e mantenha a documentação actualizada para que os seus gestores a possam consultar. 

A segunda parte da avaliação de desempenho em 9 caixas consiste em criar um plano de acção para cada trabalhador em função da sua pontuação. 

Está a recompensar regularmente os trabalhadores com elevado desempenho? 

E criar planos para quem tem problemas de desempenho? 

C. Rever e actualizar regularmente o processo

À medida que o seu pessoal cresce, os seus processos têm de o acompanhar. Por conseguinte, antes de cada avaliação, reveja os critérios para cada uma das nove caixas. 

Está a avaliar correctamente o potencial de crescimento de cada trabalhador? 

Os seus empregados receberam formação e desenvolvimento de modo a que as expectativas de desempenho tenham mudado?

Os seus gestores têm conhecimento das alterações aos critérios de desempenho?

Estas são algumas perguntas para verificar se o seu quadro de avaliação do desempenho das 9 caixas está actualizado.

D. Incorporar o feedback dos funcionários

Tal como já foi referido, os gestores não têm normalmente uma visão granular do desempenho diário de um trabalhador. 

Para dar um feedback mais completo, pode incluir o feedback dos colegas na etapa de avaliação do desempenho que ajuda a determinar em que caixa o empregado será colocado. 

Esta adição criará um híbrido entre o feedback 360 e a avaliação de desempenho de 9 caixas.

E. Garantir a confidencialidade e a transparência

Normalmente, os resultados da avaliação do desempenho ficam entre o gestor e o trabalhador. Os trabalhadores podem sentir-se mais à vontade para discutir os seus resultados em privado com o gestor do que durante uma reunião de equipa. 

Transparência significa fazer um inventário e analisar as práticas de gestão de talentos que podem ter levado uma pessoa a acabar numa das caixas inferiores.

Como posso minimizar a parcialidade e garantir a equidade utilizando a avaliação de desempenho de 9 caixas? 

Ao avaliar o desempenho para determinar em qual das 9 caixas o seu colaborador se enquadra, concentre-se na gestão do desempenho em vez da pura medição de KPI. Enquanto esta última apenas compara os resultados dos colaboradores com os objectivos, a gestão do desempenho assume uma posição mais ampla e inclui aspectos como:

• feedback;
• planos de acção;
• fornecer aos empregados as ferramentas de que necessitam para evoluir.

A consciencialização é o primeiro passo para a mudança, mas não é suficiente. 

Com uma formação em liderança adequada, os seus gestores estarão conscientes do papel prejudicial dos preconceitos inconscientes e de como evitar avaliações injustas.

Dica: As reuniões de calibração são outra excelente forma de os gestores se reunirem com os seus pares e discutirem potenciais preconceitos e definições de desempenho organizacional. 

🕵️‍♀️ 4 Alternativas à análise de desempenho da grelha de 9 caixas

Como vimos, a avaliação de desempenho em 9 caixas tem as suas vantagens - como a simplicidade. Mas isso pode ser feito à custa da exactidão. E uma vez que as avaliações de desempenho desempenham um papel importante na capacitação e motivação dos funcionários, vale a pena encontrar a melhor opção para a sua equipa. 

Gestão contínua do desempenho (e feedback)

Uma avaliação de desempenho de 9 caixas ocorre normalmente uma ou duas vezes por ano. Isto significa que, entre as avaliações, o trabalhador não recebe feedback. Digamos que melhora drasticamente na semana seguinte a uma avaliação. Só receberá um feedback positivo - e a direcção poderá não o considerar para uma promoção - quase um ano depois.

Com o feedback contínuo dos trabalhadores, o desempenho é avaliado continuamente, o que é mais justo e aumenta a motivação para melhorar imediatamente.

Veja uma discussão mais detalhada sobre a Avaliação de Desempenho vs. Feedback Contínuo. Ajudá-lo-emos a encontrar a melhor abordagem para a sua equipa, o que pode significar a combinação de ambos os métodos. 

Avaliações de desempenho a 360 graus

Uma perspectiva de 360º no processo de avaliação significa que todos avaliam todos. 

Mais especificamente, os trabalhadores recebem avaliações dos colegas de equipa, do chefe de equipa e do gestor. As avaliações de vários avaliadores permitem obter um feedback mais completo e menos sensível a preconceitos e à relação do trabalhador com a chefia. 

Com uma avaliação de desempenho a 360 graus, a informação provém de avaliadores de toda a hierarquia organizacional. (Os valores anómalos podem ser removidos para obter uma imagem exacta).

OKRs (Objectivos e resultados principais)

Os Objectivos e Resultados Chave (OKR) são um quadro de definição de objectivos e de gestão do desempenho que se centra na definição, acompanhamento e consecução de objectivos ambiciosos.

Os OKRs são um elemento-chave para a forma como são efectuadas as avaliações de desempenho dos funcionários na Google.

No início de cada trimestre, os executivos de topo definem os objectivos da empresa para os três meses seguintes. Isto ajuda cada empregado a ver as prioridades para o período seguinte e a forma como as suas tarefas individuais podem contribuir para atingir esses objectivos. Trata-se de um método positivo e orientado para o futuro que estimula a motivação. 

Na Google, os OKR têm de ser desafiantes: 

• Atingir 70% dos objectivos é considerado bom.
•  Atingir 100% é considerado um "fracasso", o que significa que a equipa executiva deve estabelecer objectivos mais ambiciosos para o período seguinte. 

A intenção é utilizar os objectivos ambiciosos como uma cenoura para o crescimento futuro.

Os OKRs oferecem uma alternativa mais dinâmica e orientada para os objectivos à avaliação de desempenho de 9 caixas, centrando-se na definição e realização de objectivos ambiciosos que se alinham com a missão e a estratégia da organização.

Ao implementar OKRs, as organizações podem promover a transparência, a colaboração e a melhoria contínua nos seus processos de gestão do desempenho.

Quadro de controlo dos trabalhadores

Um quadro de resultados dos trabalhadores é outro método de avaliação do desempenho dos trabalhadores. Este método consiste em analisar diferentes métricas e classificá-las, normalmente entre 1 e 5. 

As qualidades analisadas pertencem a uma das seguintes categorias: desempenho, desenvolvimento e valores. 

Um quadro de resultados é fácil de rever regularmente. Serve de base a planos de ação para melhorar o desempenho.

Além disso, apresenta uma avaliação pormenorizada do desempenho repartida por diferentes áreas, o que facilita a identificação dos aspectos a focar, uma vez que existem muitos factores por detrás do desempenho.

➡️ Permitir o potencial e o desempenho com Zavvy

Em última análise, cabe-lhe a si decidir se a grelha de 9 caixas é adequada à sua organização para atingir os objectivos de desempenho dos colaboradores. 

Com Zavvy, pode adaptar facilmente o nosso software de avaliação do desempenho às suas necessidades específicas. 

Graças à funcionalidade integrada de análise de comentários, pode activar facilmente uma grelha de 9 caixas em Zavvy. 

A melhor parte é que tem todo o poder de personalização:

• Também pode personalizar a grelha de 9 caixas e transformá-la em 16 caixas ou no que for mais adequado à sua organização. 
• E pode editar as escalas de classificação no modelo de 9 caixas.
• Pode personalizar totalmente os eixos X e Y da sua grelha de 9 caixas (com perguntas de colegas, gestores ou auto-avaliações).

O que é fantástico em Zavvy é que oferecemos soluções de acompanhamento para gerir efectivamente o desempenho e não nos limitarmos a avaliá-lo.

O nosso software de desenvolvimento de colaboradores ajuda-o a criar planos de crescimento de carreira para líderes e colaboradores individuais. Os seus colaboradores também podem adicionar objectivos de desempenho futuros.

O software de reuniões individuais facilita as conversas de desenvolvimento e as verificações de desempenho para equipas remotas.

Por fim, a nossa biblioteca de centenas de recursos de aprendizagem de dezenas de fornecedores ajudá-lo-á a colmatar as lacunas de competências.

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❓ FAQs

O que é um processo de revisão de 9 caixas?

Um processo de avaliação de 9 caixas é um sistema de avaliação do desempenho dos trabalhadores. O sistema tem nove caixas, cada uma representando uma combinação de uma pontuação de desempenho e uma pontuação potencial. 

Cada trabalhador é colocado numa das nove caixas, em função dos resultados do processo de avaliação. 

O processo de revisão consiste em duas partes: avaliação do desempenho actual e do potencial futuro. A forma exacta como o desempenho e o potencial são avaliados depende dos processos de revisão da empresa e das métricas relevantes.

Como é que a grelha de 9 caixas pode melhorar a gestão do desempenho dos trabalhadores?

Uma grelha de 9 caixas visualiza o valor de cada colaborador para a empresa e a hierarquia interna entre os colaboradores. 

A ferramenta das 9 caixas permite a gestão do desempenho dos trabalhadores, uma vez que cada uma das nove caixas exige um tipo de plano de acção ligeiramente diferente. 

Por exemplo, para os trabalhadores com elevado desempenho e potencial, é essencial garantir que se sentem desafiados na sua função actual e que têm uma clara perspectiva de crescimento. 

No caso dos trabalhadores com baixo desempenho e baixo potencial, a atenção deve centrar-se na razão pela qual o trabalhador não apresenta o desempenho esperado, se é possível fazer algo para aumentar a sua motivação ou se é altura de tomar uma decisão difícil.

Como é que utilizo a grelha das 9 caixas para identificar os trabalhadores com elevado potencial? 

Qualquer pessoa na fila superior é um trabalhador com elevado potencial, com vários graus de desempenho. 

Se estiverem na coluna mais à esquerda, o seu potencial é elevado, mas o seu desempenho é baixo. Estas pessoas estão muitas vezes ansiosas por aprender, mas ainda não são capazes de trazer valor para a empresa.

Um exemplo disso são os recém-licenciados. 

Outro exemplo é quando a sua empresa não comunica e documenta as responsabilidades das funções, pelo que o empregado não compreende as expectativas em termos de funções e de desempenho.

É importante ser transparente com estes trabalhadores e dizer-lhes que está satisfeito com o seu potencial, mas que espera que melhorem o seu desempenho.