Como escolher o software de sistema de gestão do desempenho adequado às suas necessidades

Um sistema eficaz de gestão do desempenho implica a revisão e avaliação regulares do progresso do desempenho da sua equipa.

É preciso encontrar continuamente oportunidades para desenvolver as suas competências, conhecimentos e capacidades. Não é uma tarefa fácil.

Felizmente, o panorama da gestão do desempenho está a evoluir. Sistemas mais dinâmicos e holísticos estão a substituir os métodos tradicionais (manuais). 

As soluções de software são fundamentais para esta transformação. 

O software do sistema de gestão do desempenho oferece a estrutura, as capacidades de controlo e a análise necessárias para impulsionar um crescimento significativo.

Trabalhar com um software de sistema de gestão do desempenho dos trabalhadores simplifica o processo e torna-o mais eficiente.

Este artigo irá: 

• Discutir a identificação dos seus requisitos únicos (com 15 perguntas a fazer a si próprio antes de decidir sobre uma solução de sistema de gestão do desempenho).
• Explicar as principais características a procurar num software de sistema de gestão do desempenho. 
• Acompanhe-o na escolha do software de sistema de gestão do desempenho perfeito para as suas necessidades .
• Explorar diferentes opções de software. 

O que é um software de sistema de gestão do desempenho?

Um software de sistema de gestão do desempenho é uma ferramenta tecnológica que ajuda as organizações a simplificar o processo de gestão, avaliação e melhorar o desempenho individual e da equipa. 

O processo de gestão do desempenho envolve cinco fases interligadas que constroem uma equipa de elevado desempenho e cultivam uma cultura de crescimento:

• Planeamento: Definição de metas SMART que se alinham com a missão, visão e objectivos da empresa.
• Monitorização: Acompanhamento do progresso dos objectivos.
• Revisão: Avaliar o desempenho dos trabalhadores.
• Recompensar: Reconhecer os melhores desempenhos.
• Actuar: Implementação de um plano de desenvolvimento dos trabalhadores.

Assim, as soluções de software de sistemas de gestão do desempenho incluem normalmente funcionalidades de definição e acompanhamento de objectivos, mecanismos de avaliação e feedback dos empregados, ferramentas de auto-avaliação e capacidades de elaboração de relatórios para fornecer informações sobre as tendências de desempenho. 

As melhores ferramentas de software de gestão do desempenho também se integram nos sistemas de aprendizagem e desenvolvimento para recomendar formação com base nas lacunas de desempenho.

🧰 3 Exemplos de software de sistemas de gestão do desempenho

Zavvy

Zavvy permite processos de feedback transparentes, justos e calibrados de 360 e 180 graus. Também dispõe de gestão de objectivos e de ferramentas de conversação de coaching.

Pode personalizar as avaliações de desempenho dos seus empregados para se adaptarem à sua estratégia de gestão do desempenho e promover o envolvimento dos empregados. E utilize os seus resultados para criar quadros de progressão de carreira e planos de crescimento significativos na Zavvy.

Os filtros permitem-lhe um acesso rápido aos dados dos empregados.

Pode criar um sistema de feedback contínuo que funcione para a sua organização e definir lembretes automáticos.

Enquanto plataforma de capacitação dos trabalhadores, a Zavvy integra-se nos sistemas de aprendizagem e desenvolvimento para recomendar formação com base nas lacunas de desempenho.

A Zavvy dá-lhe informações sobre os pontos fortes e as oportunidades da sua força de trabalho. Utilizando estas informações, pode criar um ciclo de desenvolvimento contínuo orientado por dados e programas de formação envolventes - tudo numa única plataforma.

Betterworks

A Betterworks fornece ferramentas que apoiam conversas significativas e check-ins, definição e gestão de objectivos e feedback em tempo real.

As suas análises de 360 graus e os seus conhecimentos práticos ajudam-no a desenvolver um plano de acção orientado para o desenvolvimento, a fim de melhorar o seu desempenho.

PerformYard

A PerformYard facilita avaliações de desempenho personalizadas. 

Por exemplo, pode definir check-ins semanais com os colaboradores, enviar lembretes, gerir objectivos e definir feedback contínuo.

Também obtém relatórios e visualizações abrangentes sobre o progresso dos objectivos e outros aspectos do desempenho dos colaboradores.

🏆 9 Principais características das melhores ferramentas do sistema de gestão do desempenho

Acesso a pormenores de desempenhos anteriores

Uma boa ferramenta de sistema de gestão do desempenho regista os dados de desempenho anteriores dos trabalhadores. E torna-os facilmente acessíveis.

É importante ajudar os gestores a acompanhar o progresso dos trabalhadores e os marcos no desenvolvimento do seu pessoal.

Um mecanismo de feedback eficaz

Uma ferramenta de qualidade facilita o feedback 1:1 em tempo real e o feedback imparcial 360 e 180. Os gestores e os trabalhadores podem fornecer e solicitar feedback durante o fluxo de trabalho.

O software também permite alinhar o feedback com os planos de desenvolvimento pessoal.

Ajuda-o a elaborar um plano de desenvolvimento

Um bom software analisa exaustivamente os resultados do desempenho dos trabalhadores em relação às normas de desempenho e aos indicadores de desempenho especificados.

Ajuda-o a executar planos de desenvolvimento dos colaboradores personalizados e bem definidos.

Fornece informações quantitativas e qualitativas

O software correcto mede os indicadores de produtividade dos trabalhadores, fornecendo o contexto completo do seu desempenho. Isto inclui:

• Perguntas abertas para fornecer informações qualitativas sobre as motivações subjacentes ao comportamento e desempenho de um funcionário. Estas podem melhorar as auto-avaliações e as avaliações pelos pares.
• Um sistema de classificação para fornecer dados numéricos que quantificam o desempenho de um empregado, como uma escala de cinco pontos

Ajuda-o a adoptar uma abordagem de desenvolvimento e avaliação do seu sistema de gestão do desempenho.

Consulte este artigo aprofundado sobre feedback de desenvolvimento vs. feedback de avaliação.

Definição, alinhamento e gestão de objectivos

O software de gestão do desempenho adequado permite-lhe definir objectivos claros e controláveis.

Alguns permitem-lhe definir as áreas de resultados-chave (KRA) de cada objectivo e classificar os trabalhadores com base nesses KRAs.

Cria espaço para ajustar estes objectivos em resposta a alterações:

• as ambições e as competências dos trabalhadores;
• disponibilidade de recursos e outros condicionalismos;
• estratégia da empresa.

➡️ Saiba como definir objectivos de desempenho eficazes para os trabalhadores (+33 exemplos baseados em competências).

Avaliação e gestão de competências e aptidões

Um software de sistema mapeia completamente as competências actuais dos empregados e as lacunas de competências. É capaz de construir uma matriz de competências precisa que o ajuda:

• Investir no plano de desenvolvimento de competências correcto que proporciona o melhor ROI.
• Combine os funcionários certos com os trabalhos e projectos certos para optimizar os seus processos operacionais
• Criar modelos precisos de 9 caixas para o planeamento das sucessões.

Feedback contínuo automatizado

Um bom sistema de gestão do desempenho automatiza o feedback dos trabalhadores.

Os gestores podem dar feedback em qualquer altura. Além disso, podem aceder a feedback anterior e garantir que o colaborador o implementa antes de dar novo feedback.

Transforma o feedback num sistema cíclico e numa parte ocasional de um workday, e não apenas numa outra caixa para check. 

Com o tempo, o medo e a ansiedade frequentemente associados às "avaliações de desempenho" desvanecem-se e assumem um significado positivo.

⚙️ Veja como a Taktile gere o feedback dos novos contratados em piloto automático.

Relatórios e análises abrangentes

O acesso a uma vasta gama de relatórios de desempenho e a uma análise aprofundada dão uma imagem completa do desempenho de um colaborador.

Pode utilizar esta informação para identificar tendências de desempenho dos trabalhadores e tomar decisões mais informadas.

Perfis de talento exactos

Um sistema ágil de software de gestão do desempenho dos trabalhadores compila informações sobre o desempenho e as competências em tempo real num painel de controlo acessível:

• conhecimentos consolidados a partir do feedback;
• dados das avaliações de desempenho e da análise de produtividade;
• informações pormenorizadas sobre a experiência e a formação anteriores dos trabalhadores.

Ajuda-o a criar perfis de talento detalhados dos colaboradores com base em dados precisos e actualizados.

⚙️ 7 Razões pelas quais precisa de uma ferramenta de sistema de gestão do desempenho (e características de apoio)

A importância do software do sistema de gestão do desempenho reside na sua capacidade de automatizar e normalizar os processos relacionados com a gestão do desempenho, o que pode aumentar significativamente a eficiência, a transparência e a equidade.

1. Torna-o mais objectivo e mais justo

Um software de sistema de gestão do desempenho aumenta a sua objectividade e justiça na gestão do desempenho:

• É possível recolher dados completos sobre o desempenho dos empregados.
• Pode definir métricas para avaliar os empregados a níveis semelhantes e criar consistência.

Elimina a adivinhação das suas avaliações de desempenho.  

Características a ter em conta:

• acesso fácil aos dados dos empregados em tempo real;
• relatórios e informações abrangentes;

2. Ajuda a identificar mais eficazmente as pessoas com bom desempenho

Com uma ferramenta de software de gestão do desempenho, os trabalhadores passam pelo mesmo processo de avaliação.

É possível tomar decisões baseadas em dados sobre a distribuição de incentivos e recompensas. E existe uma ligação clara entre o desempenho e a remuneração.

Ajuda-o a estruturar um sistema de promoção e progressão dos trabalhadores mais fiável.

Características a ter em conta:

• medidas precisas de sucesso com base em objectivos definidos;
• visualização do progresso dos objectivos;
• Controlo de KPI;
• OKRs mensuráveis.

3. Poupa tempo e aumenta a eficiência

As avaliações de desempenho implicam uma grande quantidade de trabalho administrativo e de papelada.

O software para sistemas de gestão do desempenho alivia este fardo. Digitaliza os processos e melhora a eficiência.

Características a ter em conta:

• consolidação de múltiplas acções em objectivos intermédios simplificados;
• alertas automáticos e lembretes por correio electrónico.

4. Facilita avaliações eficazes do desempenho

O software cria um modelo repetível que os gestores podem utilizar para quantificar o desempenho dos empregados em relação a objectivos precisos.

E ao integrá-lo nos seus sistemas empresariais existentes, os gestores podem fornecer um feedback significativo que alinha o desempenho dos funcionários com a visão mais alargada da organização.

Características a ter em conta:

• relatórios sobre o cumprimento de objectivos, lacunas de competências, etc.
• associar os objectivos às avaliações de desempenho.

5. Ajuda-o a recolher feedback de todas as fontes relevantes

O software de gestão do desempenho facilita a recolha de feedback de vários avaliadores. Obtém-se uma perspectiva global do desempenho de um empregado.

Além disso, os gestores podem utilizar o sistema para dar feedback contínuo e em tempo real de forma discreta, sem interromper o trabalho dos funcionários com inúmeras reuniões.

Características a ter em conta:

• Feedback de 360 graus;
• um sistema de feedback transparente, justo e anónimo;
• lembretes de feedback.

6. Facilita a identificação das necessidades de formação

O software adequado armazena e analisa os dados das interacções entre trabalhadores e gestores, o feedback e o desempenho anterior.

Chama a atenção para as necessidades de formação com base em objectivos individuais, expectativas profissionais e lacunas de competências.

É possível criar programas de L&D que estejam alinhados com os objectivos organizacionais e as aspirações de carreira dos colaboradores.

Características a ter em conta:

• um fórum aberto onde os trabalhadores e os gestores podem colaborar em conversas sobre o desempenho;
• modelos para conduzir conversas produtivas sobre o desempenho;
• acesso fácil a dados de desempenho anteriores;
• módulos de aprendizagem e desenvolvimento.

7. Aumentar a moral e a motivação dos empregados

O reconhecimento é fundamental para aumentar a moral dos empregados e encorajar acções mais positivas. Mas manter o registo de quem merece o quê nem sempre é fácil.

O software facilita o acompanhamento dos melhores desempenhos. E pode oferecer reconhecimento imediato.

Características a ter em conta:

• reconhecimento público, incluindo o reconhecimento entre pares;
• acompanhamento eficaz dos objectivos.

15perguntas a fazer a si próprio antes de decidir sobre uma solução de sistema de gestão do desempenho

🧑🏻‍🤝‍🧑🏻 Perguntas sobre a estratégia para as pessoas

1. Qual é o nosso actual sistema de gestão do desempenho? O que está a funcionar bem? O que não está a funcionar bem?

Se utiliza actualmente um sistema de gestão do desempenho, verifique os seus pontos fracos. Descubra o que os empregados e os gestores dizem sobre a mecânica, a eficiência e a intuitividade do software.

Encontre um sistema de gestão do desempenho que colmate estas lacunas e melhore os seus processos.  

2. Porque é que é importante para nós ter uma solução?

Defina claramente os objectivos comerciais que pretende alcançar com o software.

3. Que desafios concretos precisamos de ajuda para resolver?

Seja específico quanto aos desafios que pretende enfrentar na gestão da sua força de trabalho. 

Identifique as principais características que irão simplificar os seus processos e enfrentar estes desafios.

4. Como é que esta solução se integra na nossa estratégia actual e futura de gestão de talentos?

O software deve ser suficientemente flexível e estável para responder às suas expectativas actuais e futuras em matéria de gestão do desempenho sem perder eficiência.

Perguntas sobre software e características específicas

5. Que características são imprescindíveis para nós?

Pense nas funcionalidades adicionais que irão aumentar a eficiência da gestão no cumprimento das suas responsabilidades de gestão. Considerar:

• anonimato avançado;
• relatórios avançados;
• avisos e lembretes automáticos;
• um registo do gestor.

6. Que aspectos da gestão do desempenho são abrangidos por esta solução? O que é que fica de fora?

Verificar se as características necessárias para a avaliação do desempenho estão presentes, tais como:

• recompensas e reconhecimento;
• avaliações de desempenho;
• instrumentos de auto-avaliação;
• Mecanismo de feedback de 360 graus;
• feedback instantâneo e contínuo;
• sistema transparente de definição e acompanhamento de objectivos;
• módulos de aprendizagem e desenvolvimento.

7. Podemos personalizar esta solução de acordo com as nossas necessidades específicas?

Um bom software fornece alguma estrutura, mas mantém-se flexível.

Pode personalizar o processo e os ciclos de desenvolvimento para corresponder às necessidades em constante mudança da sua organização.

8. Esta solução integra-se com outras ferramentas que estamos a utilizar actualmente?

O software não deve interferir com as operações de outros sistemas que utiliza.

Deve também integrar-se perfeitamente com as ferramentas de gestão do capital humano existentes, sem perder dados valiosos dos trabalhadores.

9. Como podemos medir o impacto?

Verifique se a solução fornece relatórios em tempo real. Melhor ainda, é possível aplicar filtros nos relatórios de desempenho, por exemplo, relatórios por equipa ou nível individual?

🖥️ Perguntas específicas sobre a experiência do utilizador

10. Quanto tempo demoraria a preparar esta ferramenta?

Escolha um software que leve o menor tempo possível a ser configurado. Como resultado, minimizará as interrupções e os atrasos que podem causar perdas de produtividade. 

11. Quão fácil seria o processo?

Deve ser fácil. Uma implementação de software desafiadora e complicada pode tornar os funcionários e gestores cépticos quanto à mudança do sistema antigo.  

12. De que apoio necessitarão os administradores para aprenderem a utilizar a ferramenta de forma eficaz?

A resposta aqui é "mínima". As melhores ferramentas de gestão do desempenho são de fácil utilização, com uma interface de utilizador intuitiva. Isso leva a uma adopção mais rápida. 

13. Que tipo de apoio posso esperar do fornecedor do software?

Um apoio ao cliente excepcional não é negociável. Um representante deve estar disponível para o acompanhar em todos os problemas que encontrar.

14. Fornece modelos?

O objectivo da ferramenta é tornar a gestão do desempenho mais fácil e menos complicada para os gestores. Por isso, devem estar disponíveis modelos prontos a utilizar para coisas como o feedback.

15. Proporciona uma experiência cativante?

O software deve fornecer funcionalidades de personalização que lhe permitam criar inquéritos interessantes, módulos de aprendizagem e desenvolvimento e avaliações de desempenho.

Dica: Envolva os gestores da sua empresa no processo de tomada de decisão. Isso aumentará o seu empenho em solidificar uma cultura de alto desempenho na sua organização. 

O ROI do sistema de software de gestão do desempenho dos trabalhadores

A investigação revela uma relação positiva e significativa entre um sistema eficaz de gestão do desempenho e um elevado desempenho dos trabalhadores.

E não há dúvidas quanto ao impressionante ROI de um bom software de sistema de gestão do desempenho dos trabalhadores.

Cria espaço para um feedback contínuo.

De acordo com a Gallup, os empregados têm 3,6 vezes mais probabilidades de concordar fortemente que o feedback diário os motiva a dar o seu melhor desempenho, em comparação com o feedback anual.

A gestão do desempenho também promove a comunicação permanente entre trabalhadores e gestores.

Promove relações positivas entre gestores e trabalhadores. Os trabalhadores podem expressar as suas preocupações e discutir os seus desafios. E isto cria uma experiência positiva para os trabalhadores.

Uma experiência positiva para os empregados torna a sua força de trabalho inspirada e empenhada.

Como afirmam Michael Mankins e Eric Garton, especialistas em projectos e iniciativas organizacionais, no seu livro Tempo, Talento, Energia:

"Um empregado que está satisfeito com o seu trabalho é 40% mais produtivo do que um insatisfeito. Mas um empregado empenhado é 44% mais produtivo do que um trabalhador satisfeito, e um empregado que se sente inspirado no trabalho é quase 125% mais produtivo do que um satisfeito. Em suma, uma organização precisaria de cerca de dois quartos de empregados satisfeitos para produzir tanto como um único trabalhador inspirado. Quanto maior for a percentagem de empregados empenhados e inspirados na força de trabalho da sua organização, maior será o seu poder produtivo."

Um estudo da Harvard Business Review Analytic Services revelou que 66% das empresas que dão prioridade a uma experiência positiva para os empregados aumentam a sua rentabilidade. E 67% registam um crescimento acelerado.

E não é só isso.

Um bom sistema de gestão do desempenho incentiva uma mentalidade de crescimento em que os gestores fazem críticas construtivas e os empregados as aceitam de forma positiva. E onde os empregados encontram inspiração no sucesso dos seus pares.

Porque é que isto é importante?

Uma investigação publicada na revista Frontiers in Psychology mostra uma correlação positiva entre uma mentalidade de crescimento e um comportamento inovador.

O comportamento inovador ajuda os empregados a atingir os seus objectivos de forma mais eficiente, o que impulsiona os objectivos da empresa.

➡️ Permitir um elevado desempenho com Zavvy

Com a ajuda de ferramentas de software para gerir o seu sistema de gestão do desempenho, cultivará uma mentalidade de crescimento na sua força de trabalho.

O software de avaliação do desempenho da Zavvy faz isto e muito mais.

A Zavvy permite uma gestão de desempenho objectiva e significativa através de funcionalidades como:

• personalização fácil (anonimato, formulários de avaliação do desempenho, visibilidade, classificações de desempenho) 
• conhecimentos sem paralelo sobre o desempenho dos seus empregados(matrizes de competências, teia de aranha...)
• modelos poderosos de avaliação de desempenho inspirados em empresas de topo;
• um vasto catálogo de formação com centenas de recursos;
• modelos de competências ligados ao desempenho e ao crescimento; 
• quadros de desenvolvimento;

Não acredite apenas na nossa palavra. Em vez disso, marque uma demonstração hoje e experimente como a nossa ferramenta de sistema de gestão do desempenho pode elevar o desempenho da sua equipa.