Como utilizar o planeamento de sucessão da caixa 9 para transformar os melhores talentos em futuros líderes

O planeamento da sucessão é como a conta poupança de uma empresa. É necessário ter um buffer para as suas finanças pessoais em caso de despesas inesperadas. Se alguns dos seus principais talentos saírem, você vai querer um plano de backup para sua organização. ‍

A maior parte dos gestores está consciente deste facto, mas a realidade é que a maioria das empresas não dispõe de um plano de sucessão sólido.

O planeamento da sucessão 9-box é uma forma de identificar os potenciais candidatos para os cargos de topo de uma organização. 

Mas será esta a melhor forma para a sua empresa? 

Como sempre, depende. 

Este artigo irá: 

• Explicar o que é o modelo de 9 caixas.
• Explique como pode utilizá-lo para a gestão de talentos da sua organização.
• Analisar os prós e os contras da utilização do modelo de 9 caixas. 

O que é o planeamento sucessório de 9 caixas?

The 9-box grid in succession planning is a tool used to evaluate and map an organization's talent pool based on two key dimensions: performance and potential. This matrix typically has three levels of performance (low, moderate, high) and three levels of potential (low, moderate, high), creating nine possible boxes where employees can be placed.

9-box succession planning outlines who will take over the throne for your most important roles.

O sistema está dividido em nove caixas, cada uma correspondendo a uma combinação específica de desempenho e potencial: A caixa inferior esquerda representa o baixo desempenho e potencial, enquanto o canto superior direito representa o alto desempenho e potencial. 

Como é que utiliza a grelha de 9 caixas para o planeamento da sucessão?

Definir as funções para as quais é necessário planear a sucessão

Normalmente, o planeamento da sucessão deve ser feito para as funções-chave em que não é possível encontrar um candidato adequado de um dia para o outro. Estas são também as posições em que outro colega de trabalho não pode entrar e assumir o controlo com uma formação mínima, uma vez que a função requer conhecimentos e competências mais profundos. 

Criar os critérios de classificação para a matriz de 9 caixas

Defina o desempenho e o potencial de liderança de cada colaborador. Idealmente, escolherá os potenciais líderes que residem na caixa superior direita. 

Algumas caixas apresentam indivíduos que podem crescer e assumir papéis-chave de liderança. Se alguém tiver uma pontuação elevada no potencial e baixa no desempenho, pode estar pouco estimulado na sua posição atual. 

Dar a estes indivíduos tarefas mais desafiantes aumentará o seu desempenho, uma vez que têm naturalmente vontade de crescer. Encontrará estes trabalhadores na linha superior, nas caixas mais à esquerda e ao centro, indicando indivíduos com desempenho baixo ou moderado, mas com elevado potencial. 

Uma parte essencial do planeamento de sucessão de 9 caixas é a necessidade de ser flexível. Esteja aberto a movimentar os empregados entre as caixas à medida que o seu potencial ou desempenho mudam.

Criar 9 perguntas de avaliação de caixa para o planeamento das sucessões 

A questão mantém-se: o que é que determina em que caixa vai colocar cada empregado? 

É necessário definir um método de avaliação adequado. 

Dica: Lembre-se que, se a avaliação for efectuada por uma única pessoa, os resultados podem ser tendenciosos. 

Mesmo para pessoas com boas intenções, existe o risco de enviesamento inconsciente. O risco de um enviesamento inconsciente distorcer os resultados diminui quanto maior for o número de pessoas envolvidas na classificação, uma vez que todos têm enviesamentos diferentes, e os efeitos negativos diluem-se. 

Uma possibilidade é utilizar avaliações de desempenho a 360º que dão uma visão completa do desempenho dos empregados. Além disso, pode perguntar diretamente aos seus empregados para evitar selecionar pessoas que possam não estar interessadas. 

Além disso, utilize inquéritos sobre o envolvimento dos empregados para identificar os empregados mais motivados no trabalho e ansiosos por aceitar novos desafios.

Avaliar os empregados

Nesta altura, já deve ter informação suficiente para fazer a avaliação e identificar os seus futuros líderes. Avalie os empregados e atribua-lhes uma das nove caixas. 

💡 Tip: You may want to add a readiness rating to further rank and prioritize those showing high potential.

Discutir com os trabalhadores 

Realize uma reunião individual com os funcionários que demonstrem potencial para assumir funções estratégicas para determinar se estão ou não interessados na oportunidade. 

Dica: Seja o mais transparente possível, dizendo-lhes que podem não deixar os seus cargos actuais imediatamente, mas que receberão formação para estarem bem preparados quando chegar o dia.

Estas reuniões motivam frequentemente os futuros líderes, uma vez que têm algo por que ansiar e uma razão para continuar a ter um bom desempenho.

Veja a nossa coleção de modelos de reuniões individuais para conversas mais significativas e produtivas. 

Plano de desenvolvimento 

You'll need a leadership development action plan when you have spotted suitable candidates. A leadership development plan is a business strategy where employees get training for future management or leadership positions.

Precisely what this training looks like depends on the employee's current position and existing skills.

Agendar actualizações

É crucial agendar reuniões para garantir que os seus sucessores ainda estão alinhados. 

Verificar se estão motivados, se seguem o programa de formação e abordar quaisquer preocupações que possam ter relativamente à formação ou ao futuro papel.

Para saber mais sobre como criar sistemas de planeamento da sucessão, consulte o modelo de competências de liderança.  

🕵️‍♀️ Prós e contras da utilização do modelo de 9 caixas para o planeamento das sucessões

Prós da utilização do modelo de 9 caixas para o planeamento das sucessões

• Todos os membros da equipa são avaliados pela mesma métrica. Partindo do princípio que podemos determinar com exatidão o potencial, os níveis de desempenho e o potencial futuro são bons indicadores de sucessores adequados. (No entanto, o potencial tem desvantagens como fator de avaliação, como se pode ver abaixo).
• Utilizada corretamente, permite uma comparação fácil entre os membros da equipa. Partindo de uma avaliação exacta de cada colaborador, terá uma visão clara e visual do candidato mais adequado, do segundo mais relevante e assim por diante.
• Permite-lhe monitorizar as mudanças ao longo do tempo .
• O modelo de 9 caixas é equilibrado, uma vez que analisa o passado, o presente e o futuro. O desempenho fala do passado e do presente, enquanto o potencial avalia o futuro.

Contras da utilização do modelo de 9 caixas para o planeamento das sucessões

• Apesar de considerarmos que o facto de todos os membros da equipa serem medidos pela mesma métrica é um ponto positivo, também pode ser um ponto negativo, uma vez quediferentes cargos e unidades empresariais exigem diferentes conjuntos de aptidões e competências. Uma pessoa pode ter um potencial elevado para uma função, mas um potencial moderado ou baixo para outra. Uma forma de contornar esta situação poderia ser utilizar um modelo de 9 caixas para cada função a preencher.
• Não existe uma forma fiável de medir o potencial. É possível determinar o desempenho através da análise dos principais indicadores, mas o potencial é mais vago e subjetivo. Esta é uma deficiência geral do modelo das 9 caixas, mas sobretudo quando utilizado para o planeamento da sucessão, uma vez que o potencial é o pilar central para identificar os sucessores. 
• Em última análise, é o gestor que decide em que caixa colocar cada colaborador. O modelo de 9 caixas é, portanto, altamente subjetivo e os preconceitos inconscientes são reais, o que significa que os colaboradores de origens diversas ou marginalizadas têm maior probabilidade de receber classificações mais baixas. Um modelo 360º dá uma imagem mais multifacetada de cada colaborador e evita que aspectos como as relações pessoais ou o grau de conversação de alguém afectem a classificação. 
• Embora descreva o potencial de sucessão de alguém, não menciona a motivação do trabalhador. O modelo de planeamento de sucessão de 9 caixas deve, portanto, ser utilizado em conjunto com ferramentas de avaliação do desempenho, por exemplo, inquéritos de motivação e envolvimento.
• Ninguém quer ser rotulado como uma má contratação por ser colocado nas caixas de baixo potencial ou desempenho. Podem ocorrer fricções desnecessárias se os trabalhadores não concordarem com a sua classificação. É por esta razão que alguns empregadores optam por não divulgar as classificações de desempenho aos seus empregados, uma vez que as classificações mais baixas podem ser desanimadoras e desmotivadoras. 
• As quedas temporárias de desempenho podem toldar a visão do gestor. Por exemplo, um funcionário pode ser muito adequado para ser o sucessor, mas está a passar por uma perda pessoal e não está a dar o seu melhor. Os rótulos tendem a ficar na nossa mente, por isso, se um funcionário for rotulado de "baixo potencial", pode ser difícil para o gestor remover mentalmente esse rótulo e avaliar objetivamente o seu potencial para o futuro.

⏭️ 5 Razões pelas quais o planeamento da sucessão é vital para a sua organização

O planeamento da sucessão é essencial na sua empresa por várias razões:

1. Poupa tempo e dinheiro. É certo que o planeamento requer algum tempo, mas vai agradecer a si próprio se alguém se demitir ou adoecer inesperadamente. As contratações de emergência podem ser muito dispendiosas. A necessidade de interromper actividades e projectos pode levá-lo a perder dinheiro e clientes.
2. Torna a integração do sucessor mais rápida, uma vez que o pode formar para o cargo. Quando ocorrer uma mudança inesperada de pessoal, o sucessor estará mais bem preparado para integrar a equipa de liderança.
3. O planeamento da sucessão indica aos seus trabalhadores que estão seguros e que não ficarão subitamente sem líderes. Os trabalhadores que se sentem seguros no seu local de trabalho têm mais probabilidades de ficar. 
4. Ajuda-o a manter os projectos em curso mesmo quando alguém se demite inesperadamente - beneficia o seu pessoal, a sua reputação e as suas finanças. 
5. Incentiva os seus empregados a ficar, uma vez que os sucessores podem ver um percurso de carreira claro e receber formação para se prepararem para ele. 

Apesar destes benefícios, muitas empresas não têm um excelente planeamento da sucessão. Um estudo da Deloitte revelou que 86% dos líderes consideram que o planeamento da sucessão é essencial, mas apenas 14% pensam que o estão a fazer bem. 

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Quer opte pelo modelo 9-box ou por qualquer outro sistema, o planeamento das sucessões é uma rede de segurança importante para a sua organização. Muitas empresas evitam fazê-lo devido à inevitável administração que se segue. 

E é aí que nós entramos em cena! 

A Zavvy trata da organização do seu planeamento de sucessão para que se possa concentrar na seleção dos critérios de avaliação adequados e na comunicação com os seus empregados.

With Zavvy, you can strategically use 9-boxes for succession planning with our review software and feedback analytics.

If you like the idea of the 9-box system but want it to be more granular, you can design your own 9-box succession planning template with more boxes (ex 16 or 25 boxes). 

Também é possível efetuar avaliações menos tendenciosas e mais abrangentes com uma abordagem de avaliação 360. 

Nós fizemos o trabalho difícil por si - pode "ligar e jogar" e começar a utilizar as avaliações 9-box ou 360 para o planeamento da sucessão!

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