14 kroków i najlepszych praktyk umożliwiających kulturę dzielenia się wiedzą i unikanie silosów informacyjnych

Największym atutem firmy jest wiedza, umiejętności i doświadczenie, które pracownicy wnoszą do organizacji. Ale jak zapewnić, że wiedza ta nie jest silosowana poza zasięgiem? 

Stosując właściwe podejście, zachęcisz zespoły w swoich działach do tworzenia kultury dzielenia się wiedzą, aby dzielić się informacjami i innowacyjnymi pomysłami.

Odkryj kroki i strategie, które pomogą Tobie i Twojemu zespołowi kierowniczemu stworzyć kulturę pracy opartą na dzieleniu się wiedzą i głębszej współpracy między menedżerami w Twojej organizacji.

Czym jest kultura dzielenia się wiedzą?

Kultura dzielenia się wiedzą to miejsce, w którym pracownicy swobodnie dzielą się swoimi pomysłami i wiedzą .

Typowy przykład: Załóżmy, że Twój zespół przechodzi na nowy program do zarządzania zadaniami. Jednak inny dział już pilotował przejście i ma już doświadczenie w korzystaniu z tego nowego narzędzia do zarządzania pracą.

Zamiast pozostawać w niewiedzy na temat tego, jak korzystać z narzędzia, można poprosić kogoś, kto już doświadczył produktu, o podzielenie się spostrzeżeniami na temat optymalizacji użytkowania i unikania błędów. 

Takie podejście jest przeciwieństwem gromadzenia wiedzy.

Inny przykład: Załóżmy, że pracownik wykorzystuje bazę wiedzy do zbadania, jak działa produkt konkurencji i znajduje lepszy sposób na zrobienie czegoś podobnego w Twojej firmie. Następnie mógłby podzielić się tymi informacjami z innymi zespołami lub działami.

Kultura dzielenia się wiedzą składa się z trzech głównych elementów:

• Metody i procesy umożliwiające udostępnianie informacji i danych. 
• Zaufanie jest niezbędne, aby ludzie czuli się na tyle swobodnie, aby otworzyć się na temat własnych doświadczeń i wniosków wyciągniętych z tych doświadczeń.
• Liderzy, którzy są wystarczająco silni (i chętni) do dzielenia się swoją mądrością z innymi i nie obawiają się utraty władzy lub kontroli nad swoją organizacją.

Badania nad korzyściami płynącymi z dziel enia się wiedzą wykazały: "Obecnie powszechnie uważa się, że dzielenie się wiedzą jest z natury niezbędne dla zdrowia większości przedsiębiorstw. Badania pokazują, że "gotowość do dzielenia się wiedzą" jest pozytywnie związana z rentownością i produktywnością oraz negatywnie związana z kosztami pracy".

Dzielenie się wiedzą przynosi więc korzyści firmie i ludziom:

• Dzielenie się pomysłami z innymi buduje poczucie własnej wartości i zachęca do dalszego dzielenia się pomysłami.
• Pracownicy dzielą się swoimi przemyśleniami i doświadczeniami, co prowadzi do znalezienia lepszych sposobów na osiągnięcie celów.
• Nowi pracownicy popełniają mniej błędów , ponieważ wszyscy dzielą się swoją wiedzą i doświadczeniem.
• Uczenie się na podstawie najlepszych wewnętrznych praktyk doprowadzi do wyższej jakości pracy.
• Kultura dzielenia się wiedzą umożliwi wysoki poziom zaufania wśród pracowników. 
• Pracownicy poczują się bardziej związani i zaangażowani w firmę i jej misję.

🏆 4 Kluczowe korzyści z bazy wiedzy dla pracowników

a ) Pomaga zmniejszyć stres i wypalenie zawodowe, skracając czas pracowników na poszukiwanie odpowiedzi.

b ) Pomaga skrócić czas wdrażania nowych pracowników: Gdy organizacja ma jasny obraz swoich zasobów wiedzy, łatwiej jest zidentyfikować potrzeby pracowników w zakresie dostępu od pierwszego dnia pracy.

W rezultacie menedżerowie i zespoły HR będą mniej stresować się gromadzeniem wszystkich informacji potrzebnych nowym pracownikom przed rozpoczęciem pierwszego dnia pracy.

c ) Pomaga organizacjom zarządzać zmianami. Gdy pracownicy są świadomi nadchodzących zmian i tego, jak na nich wpłyną, jest bardziej prawdopodobne, że zaakceptują je jako część życia w swojej organizacji. Rezultat: Mniejszy opór pracowników i większa satysfakcja.

d) Umożliwia członkowi zespołu z pomysłem na ulepszenie produktu lub usługi skorzystanie z bazy wiedzy, aby szybko dowiedzieć się, czy ktoś inny już go wdrożył lub, jeszcze lepiej, uzyskać przewagę nad rozwojem własnej wersji.

Richard Nolan, dyrektor ds. personalnych w Epos Nowchwali kulturę dzielenia się wiedzą i aktywnie promuje ją w ramach:

"Podchodzimy do tworzenia kultury dzielenia się wiedzą poprzez wzmocnienie pozycji i współpracę. Wierzymy, że każdy pracownik powinien mieć dostęp do zasobów i narzędzi, które pomogą mu rozwijać swoje umiejętności, być na bieżąco z trendami w branży i osiągać sukcesy w ramach swojej roli".

Dzielenie się wiedzą a zarządzanie wiedzą

W większości firm dedykowani menedżerowie wiedzy są odpowiedzialni za tworzenie, przechowywanie i łatwe wyszukiwanie całej istotnej wiedzy firmowej. Dlatego ważne jest, aby działy natychmiast przekazywały zdobytą wiedzę odpowiednim członkom organizacji.

Badania nad wpływem dzielenia się wiedzą na zarządzanie wiedzą wykazały, że dzielenie się wiedzą tworzy bardziej efektywne środowisko zarządzania wiedzą w firmach.

Zarządzanie wiedzą można podzielić na cztery główne elementy:

• gromadzenie i archiwizowanie informacji;
• organizowanie i przechowywanie informacji;
• zapewnienie łatwego dostępu do informacji, w tym wiedzy ukrytej;
• wykorzystanie tej wiedzy do poprawy zdolności podejmowania decyzji.

Jednak samo zarządzanie wiedzą nie pozwala wszystkim pracownikom na dostęp do informacji i dzielenie się nimi.

Wielu pracowników często uważa, że dzielenie się informacjami nie jest warte ich czasu. Wielu z nich uważa, że ukrywanie cennych informacji sprawi, że wydadzą się ważniejsi dla swoich pracodawców. 

To właśnie tam kultura dzielenia się wiedzą stanowi wartość dodaną do długotrwałego systemu zarządzania wiedzą. 

Podsumujmy kluczowe różnice dla jasności:

• Zarządzanie wiedzą to proces organizacyjny, który koncentruje się na gromadzeniu, organizowaniu, przechowywaniu i wyszukiwaniu informacji w celu poprawy możliwości podejmowania decyzji.
• Dzielenie się wiedzą to społeczny proces tworzenia wiedzy, w którym ludzie dzielą się swoimi doświadczeniami, aby uczyć się od siebie nawzajem (i budować relacje). Tworzy to środowisko pracy oparte na współpracy.

8 sposobów, w jakie kultura dzielenia się wiedzą poprawia wyniki finansowe firmy

1. Zwiększenie innowacyjności i produktywności

Kiedy ludzie czują się ze sobą związani, są bardziej skłonni do współpracy - jest to szczególnie prawdziwe, gdy organizacja ma solidną kulturę dzielenia się wiedzą. 

Gdy pracownicy mają dostęp do zbiorowej mądrości swojej organizacji, mogą wprowadzać innowacje i rozwijać nowe pomysły.

Tomasz Niezgoda, Head of Marketing & Co-Founder w Surfer SEO, wprowadza innowacje poprzez aktywne sesje dzielenia się wiedzą. Wyjaśnia swój proces:

"Aby dalej promować dzielenie się wiedzą, stworzyliśmy szereg inicjatyw i praktyk. Na przykład stworzyliśmy cotygodniową sesję "dzielenia się wiedzą", podczas której wszyscy mogą się spotkać, aby omówić swoje bieżące projekty i zadawać pytania.

Mamy również wewnętrzny biuletyn, w którym pracownicy mogą publikować artykuły i dzielić się swoimi spostrzeżeniami. Ponadto wdrożyliśmy program "Lunch and Learn", w ramach którego pracownicy mogą wspólnie omawiać takie tematy, jak SEO, treści i analityka".

2. Poprawa retencji pracowników 

Firma poprawia wskaźniki retencji, tworząc opartą na współpracy, angażującą i wspierającą kulturę korporacyjną. 

W erze Wielkich Rezygnacji i Wielkich Przetasowań zła kultura odciąga pracowników bardziej niż kiedykolwiek. 

Badanie przeprowadzone przez MIT Sloan wykazało, że: "Na przykład toksyczna kultura korporacyjna jest 10,4 razy silniejsza niż wynagrodzenie w przewidywaniu wskaźnika odejść z firmy w porównaniu z jej branżą". 

Tak więc, aby wyprzedzić konkurencję, należy stworzyć pozytywną i opartą na współpracy kulturę firmy. 

Zapoznaj się z 7 przykładami wyjątkowej kultury organizacyjnej.

3. Umożliwienie rozwoju pracowników

Dzielenie się wiedzą umożliwia uczenie się w toku pracy. 

Pracodawcy, którzy inwestują w wzrost i rozwój swoich pracowników poprzez możliwości uczenia się, rozwijają zespoły o wysokiej wydajności, nawet jeśli są to zespoły wewnętrzne lub zdalne. 

Dostęp do możliwości rozwoju zwiększa zaangażowanie pracowników.

W rezultacie pracownicy czują się szczęśliwsi, doceniani i chętniej inwestują energię w organizację.

4. Zapobieganie powtarzającym się błędom

Możliwość uczenia się na błędach innych i unikania ich powtarzania to korzyść płynąca z dostępu do bazy wiedzy. 

Kiedy ludzie dzielą się doświadczeniami i spostrzeżeniami, które nie sprawdziły się w przypadku ich kolegów z zespołu, zapobiegają popełnianiu tych samych błędów przez innych. 

5. Budowanie kultury uczenia się

Community członkowie mogą dzielić się i pomagać sobie nawzajem poprzez współpracę i informacje zwrotne. Spostrzeżenia współpracowników mogą być niezwykle pomocne dla innych w wykonywaniu ich pracy.

6. Zwiększenie satysfakcji i lojalności klientów

Customer-facing employees often rely on their knowledge of a company's products or services to answer customer questions. You can invest in a sophisticated contact management software, but that won't be enough. A knowledge base provides quick answers to customer queries, which helps them respond more efficiently.

73% wszystkich osób wskazuje doświadczenie klienta jako istotny czynnik przy podejmowaniu decyzji zakupowych. 

Krótsze czasy reakcji są częścią całego doświadczenia klienta. Jeśli więc jesteś klientem, który ma trudności z uzyskaniem potrzebnych informacji od 9 na 10 firm, ale jedna z nich okazuje się pomocna i szybko odpowiada na Twoje zapytania, to właśnie ją wybierzesz. 

Nie ma znaczenia, czy cena jest wyższa, ponieważ doświadczenie klienta jest najważniejszym aspektem, który klient zapamiętuje.

Załóżmy, że pracownicy zajmujący się obsługą klienta mają dostęp do zaktualizowanej bazy wiedzy spełniającej wszystkie prawdopodobne zapytania od potencjalnych klientów i klientów. W takim przypadku będą w stanie zaoferować klientom pozytywne doświadczenia. A jako bonus, Twoi przedstawiciele klienta będą mieli również lepsze doświadczenie w pracy dla Twojej firmy. Wygrana-wygrana. 

Jeśli klient czeka na połączenie i zastanawia się, czy informacja nadejdzie, nie konkurujesz nawet z firmami zapewniającymi szybkie odpowiedzi przy użyciu wewnętrznych baz wiedzy.

7. Poprawa dostosowania organizacyjnego

Im lepiej pracownicy znają produkty, usługi i strategie firmy, tym lepiej mogą dostosować swoje wysiłki decyzyjne do celów firmy. 

Dostosowanie ma kluczowe znaczenie w dużych organizacjach, które mają wiele działów lub lokalizacji. Pomaga również usprawnić zarządzanie zmianami, ponieważ minimalizuje opór pracowników poprzez dokumentowanie zmian w całej firmie.

➡️ Czy Twoją firmę czeka poważna zmiana? Zapoznaj się z naszym przewodnikiem na temat skutecznego zarządzania zmianą.

8. Zmniejszenie kosztów szkoleń 

Wiele firm wymaga od pracowników uczestnictwa w formalnych programach szkoleniowych w celu szczegółowego opanowania danej umiejętności. 

Najnowsze dane wskazują, że globalne wydatki na szkolenia pracowników osiągnęły 370 miliardów dolarów w 2019 roku, a średnie wydatki na osobę uczącą się wyniosły prawie 1300 dolarów.

Koszty szkoleń w firmie to jednak nie tylko koszty finansowe. Obejmują one również czas, jaki pracownicy poświęcają na naukę nowych umiejętności podczas szkolenia.

Ponadto w przypadku nowo zatrudnionych pracowników kosztem jest ograniczona produktywność, ponieważ zmagają się oni z krzywymi uczenia się i pracują, aby stać się biegłymi w nowych rolach, narzędziach i obowiązkach. 

Dzielenie się wiedzą pozwala pracownikom uzyskać dostęp do istotnych informacji w miejscu pracy, zamiast wymagać od nich odchodzenia od biurka na sesje szkoleniowe.

7 czynników wpływających na dzielenie się wiedzą w zespołach

Chęć dzielenia się informacjami i danymi między działami przyczynia się do przyszłości firmy.

Ludzie wnoszą do miejsca pracy swoje osobowości i style pracy. W rezultacie firmy muszą reagować na przeszkody związane z zachowaniem, które stoją na drodze do kultury dzielenia się wiedzą.

Są to główne bariery, które utrudniają proces dzielenia się wiedzą.

1. Brak zaufania

Zaufanie jest podstawą kultury dzielenia się wiedzą. Zaufanie rówieśników, pracowników, personelu i przełożonych jest niezbędne do osiągnięcia kolejnego poziomu w firmie.

➡️ Odkryj 17 sposobów na budowanie zaufania w miejscu pracy i stwórz fundamenty miejsca pracy opartego na dzieleniu się wiedzą.

2. Bariery kulturowe 

Kultura firmy może zachęcać lub zniechęcać do dzielenia się wiedzą. Oto kilka przykładów barier kulturowych:

• Kultura hierarchiczna: W firmach o silnie hierarchicznej kulturze pracownicy niższego szczebla mogą niechętnie dzielić się wiedzą ze swoimi przełożonymi lub odwrotnie. Taka postawa może być spowodowana brakiem zaufania, obawą przed osądzeniem lub brakiem postrzeganej wartości w dzieleniu się wiedzą.
• Kultura konkurencji: Kultura konkurencji w niektórych organizacjach może zniechęcać do dzielenia się wiedzą, ponieważ pracownicy mogą uważać, że dzielenie się informacjami z innymi może postawić ich w niekorzystnej sytuacji.
• Strach przed odrzuceniem i oceną: W kulturze, która nie zachęca do przekazywania informacji zwrotnych lub w której ludzie obawiają się odrzucenia i osądu, pracownicy mogą wahać się przed otwartym dzieleniem się swoimi pomysłami lub wiedzą. W rezultacie ludzie mogą odczuwać brak motywacji do oferowania lub proszenia o pomoc. Jeśli ludzie boją się, że wyjdą na głupków lub popełnią błędy, mogą być mniej chętni do dzielenia się swoją wiedzą z innymi.

3. Gromadzenie wiedzy

Niektórzy liderzy chętnie dzielą się swoją mądrością. Ale są też tacy, którzy nie chcą dzielić się informacjami.

Niektórzy liderzy chcą ukryć to, co wiedzą, aby utrzymać najwyższą pozycję i czerpać wszystkie korzyści. Niestety, taki sposób myślenia prowadzi do nieufności, gromadzenia informacji i mentalności silosu.

Gromadzenie wiedzy nie sprzyja nastawieniu na rozwój ułatwiającemu długoterminową kulturę dzielenia się wiedzą. Wręcz przeciwnie - gromadzenie wiedzy prowadzi do destrukcyjnej wewnętrznej konkurencji i sporów o władzę. 

4. Brak przywództwa

Kierownicy działów i menedżerowie potrzebują umiejętności przywódczych, aby prowadzić działania związane z dzieleniem się wiedzą w zespołach.

Wszyscy pracownicy muszą rozumieć, jakie potrzeby w zakresie wiedzy istnieją w różnych działach i jak inni mogą zaspokoić te potrzeby w całej organizacji.

➡️ Dowiedz się, jak wykorzystać umiejętności przywódcze do wspierania innowacji w miejscu pracy, aby utrzymać silną kulturę uczenia się.

5. Brak narzędzi do udostępniania informacji i danych

Bez wsparcia ze strony technologii lub platform do dzielenia się wiedzą, pracownicy mogą mieć trudności z efektywnym udostępnianiem i dostępem do informacji. 

Powinieneś ułatwić swoim pracownikom dokumentowanie i dzielenie się wiedzą. Nie należy jednak winić pracowników za to, że nie chcą robić wszystkiego, co w ich mocy, aby dokumentować swoją naukę.

6. (Geograficzna) odległość między zespołami

Gdy zespół działa wirtualnie, mogą pojawić się pewne specyficzne wyzwania:

• Bariery komunikacyjne: skuteczna komunikacja i współpraca mogą być trudniejsze. W rezultacie członkom zespołu trudniej będzie dzielić się pomysłami i informacjami oraz budować zaufanie i silne relacje robocze.
• Różnice kulturowe: Odległość geograficzna może pogłębiać różnice kulturowe i utrudniać członkom zespołu wzajemne zrozumienie i efektywną współpracę.

Oto kilka rozwiązań pozwalających sprostać tym wyzwaniom: 

• Zachęcaj do korzystania z wideokonferencji i innych technologii, aby pomóc członkom zespołu pozostać w kontakcie i efektywnie współpracować.
• Zachęcaj członków zespołu do organizowania regularnych wirtualnych spotkań i punktów kontaktowych.
• Zapewnienie szkoleń i zasobów pomagających członkom zespołu w radzeniu sobie z różnicami kulturowymi.
• Rozważ rotację członków zespołu do różnych biur lub lokalizacji, aby promować interakcje twarzą w twarz.

7. Brak komunikacji między kierownikami działów

Brak komunikacji między kierownikami działów może utrudniać dzielenie się wiedzą w firmie poprzez tworzenie silosów informacyjnych, co prowadzi do: 

• brak zrozumienia tego, nad czym pracują inne działy;
• powielanie wysiłków; 
• brak koordynacji; 
• trudności z koordynacją wysiłków i dostosowaniem strategii;
• trudności w budowaniu zaufania i dzieleniu się poufnymi informacjami;
• nieefektywne wykorzystanie zasobów (tj. zmarnowany czas, wysiłek lub zasoby).

Jeśli brzmi to znajomo, oto jak możesz pokonać te wyzwania: 

Wskazówka nr 1 : Ustanowienie skutecznych kanałów komunikacji między kierownikami działów, takich jak regularne spotkania działów i spotkania zespołów międzyfunkcyjnych.

Wskazówka nr 2: Zastosuj narzędzia do współpracy i technologie ułatwiające komunikację między działami.

Wskazówka nr 3 : Rozważ przydzielenie dedykowanej osoby lub zespołu do kontaktów między różnymi działami.

9 kroków do stworzenia kultury dzielenia się wiedzą w organizacji

Przyjrzyjmy się, jak stworzyć kulturę dzielenia się wiedzą w organizacji. 

Procesy te pomogą usunąć bariery, takie jak gromadzenie wiedzy, gdzie pracownicy niechętnie dzielą się informacjami z innymi członkami zespołu i działami.

Cel: Stworzenie kultury otwartości i współpracy, która zachęca pracowników do otwartego dzielenia się swoją wiedzą, pomysłami i doświadczeniem z innymi.

1. Identyfikacja ekspertów zespołu, którzy pomogą w dzieleniu się wiedzą  

Odpowiednio dobrani eksperci mogą prowadzić pracowników w zakresie tego, jak i dlaczego dzielić się wiedzą. Ekspert ten musi promować dzielenie się wiedzą od pierwszego dnia pracy pracownika. 

Nowi pracownicy mogą obserwować tego eksperta. 

Proces ten pozwoli nowemu pracownikowi poznać kulturę organizacyjną, procesy i procedury z pierwszej ręki. 

Wskazówka: Uczenie się od wewnętrznych ekspertów motywuje pracowników do rozwoju.

➡️ Odkryj 12 innych czynników wpływających na motywację pracowników i sposobów na ich wykorzystanie.

Obserwując, jak bardziej doświadczeni pracownicy wchodzą w interakcje z kolegami, nowi pracownicy zobaczą, że dzielenie się swoimi opiniami jest akceptowalne. 

Długoterminowym celem eksperta jest zachęcenie nowych pracowników do oferowania swoich poglądów przy jednoczesnym poszanowaniu opinii i obaw innych osób.

2. Dzielenie się wiedzą z góry

Dzieląc się pomysłami z góry na dół, pomagasz stworzyć kulturę, w której wszyscy, w tym kierownictwo, popierają współpracę i dzielenie się wiedzą.

Jednym z najlepszych sposobów na zachęcenie innych do dzielenia się wiedzą jest robienie tego samemu.

Pracownicy, którzy widzą, że ich liderzy aktywnie dzielą się swoją wiedzą, są bardziej skłonni do pójścia w ich ślady. Upewnij się, że liderzy dzielą się informacjami na temat rozwoju branży, najlepszych praktyk i studiów przypadku, a także zapewniają szkolenia i mentoring młodszym pracownikom.

3. Wdrożenie platformy wymiany wiedzy opartej na chmurze

Korzyści z narzędzia do zarządzania wiedzą są dwojakie: 

• Zmniejszenie zapotrzebowania na szkolenia osobiste. 
• Oszczędzaj czas, pieniądze i zasoby, umożliwiając pracownikom naukę we własnym czasie, tj. szkolenia na żądanie. Mogą oni na przykład nauczyć się korzystać z nowego narzędzia. 

Współdzielony system informacyjny oparty na chmurze usprawnia organizację, organizując pliki takie jak wiki, e-maile i kalendarze. 

Bezpośredni dostęp do bazy wiedzy ułatwia współpracę z członkami zespołu nad projektami, niezależnie od lokalizacji. Dlatego system musi obejmować wszystkie istotne wewnętrzne źródła wiedzy - takie jak baza danych, seminaria lub strony internetowe.

Lindsay Karny, trenerka kariery i specjalistka HR w Resume 2023sprawiła, że dzielenie się wiedzą stało się codziennym obowiązkiem pracowników:

"Jedną z najważniejszych rzeczy, które zrobiliśmy, było wyjaśnienie, że dzielenie się wiedzą jest obowiązkiem każdego w firmie. Upewniliśmy się, że wszyscy rozumieją, że są odpowiedzialni za dzielenie się tym, co wiedzą - i pomaganie innym w dzieleniu się tym, co wiedzą - a następnie rozliczaliśmy ich z tego".

Pracownicy Lindsay korzystają z wewnętrznej wiki w celu uzyskania dostępu do aktualnych informacji, co wzmacnia ich kulturę dzielenia się wiedzą:

"Mamy wewnętrzną wiki z informacjami na temat wszystkich naszych produktów, a także wewnętrzną platformę mediów społecznościowych, na której pracownicy mogą zamieszczać pytania lub sugestie dotyczące ulepszeń naszych procesów lub produktów".

4. Ustanowienie polityki otwartych drzwi

Stwórz środowisko, w którym ludzie czują się komfortowo dzieląc się pomysłami i współpracując, a popełnianie błędów nie jest końcem świata.

Pracownicy powinni czuć się swobodnie, zwracając się o pomoc do kogokolwiek w firmie. Powinni czuć się swobodnie zadając pytania lub przyznając się do niewiedzy bez narażania się na kary.

Kiedy ktoś prosi o pomoc podczas spotkania, powinien czuć się wspierany i rozumiany. Dzięki temu będzie bardziej skłonny do dzielenia się wiedzą.

5. Opracowanie listy działań związanych z dzieleniem się wiedzą (zachęcanie pracowników do wnoszenia wkładu)

Zachęcaj pracowników do spotkań i wymiany pomysłów.

Wzmocnij motywację za pomocą zachęt, takich jak uznanie lub nagrody pieniężne, aby zachęcić ich do mówienia o tym, co wiedzą i dzielenia się tym z resztą zespołu.

Zaoferuj uczestnikom niewielki upominek, taki jak karta podarunkowa, na koniec każdego okresu.

6. Organizowanie spotkań w celu omówienia nowych informacji

Powinieneś regularnie spotykać się z kierownikami działów i zespołami projektowymi w celu wymiany informacji.

Te regularne spotkania oferują idealną okazję do zadawania pytań i dzielenia się nową wiedzą dodaną do baz wiedzy.

Richard Nolan, Chief People Officer w Epos Now, reprezentuje dział HR, który obejmuje system komunikacji, w którym pracownicy dzielą się pomysłami i zachęcają do wglądu między działami:

"Wspieramy nasze zespoły w ich rozwoju, utrzymując otwarty styl komunikacji w całej firmie. Oznacza to:

- częste organizowanie spotkań działowych, podczas których pracownicy mogą otwarcie i szczerze wymieniać się pomysłami;
- zachęcanie członków zespołu do dzielenia się z innymi istotnymi spostrzeżeniami ze źródeł zewnętrznych;
- upewnianie się, że informacje są swobodnie dostępne za pośrednictwem kanałów cyfrowych, takich jak Slack lub Dokumenty Google;
- prowadzenie comiesięcznych szkoleń na kluczowe tematy związane z działalnością;
- ułatwianie możliwości shadowingu, aby osoby mogły uczyć się najlepszych praktyk z różnych działów w organizacji;
-a także zapewnianie dostępnych możliwości mentoringu dla pracowników, którzy chcą uzyskać dalsze wskazówki."

7. Mądry wybór platformy do dzielenia się wiedzą - poznanie najlepszych funkcji

Systemy zarządzania wiedzą mogą pomóc zwiększyć produktywność, wydajność i współpracę w organizacji. Istnieje wiele rozwiązań opartych na SaaS. Jak więc wybrać jedno z nich?

Oto trzy cechy, na które należy zwrócić uwagę przy wyborze systemu udostępniania wiedzy.

A. Ważne jest, aby pracownicy mieli dostęp do systemu zarządzania wiedzą z dowolnego miejsca, tj. z różnych platform. Dostęp do informacji niezależnie od tego, gdzie się znajdujesz, ma kluczowe znaczenie dla dzisiejszych pracowników wiedzy.

B. Platforma powinna ułatwiać udostępnianie informacji za pomocą etykiet i tagów słów kluczowych, a także ułatwiać wyróżnianie kluczowych punktów i dodawanie komentarzy. 

C. Potrzebujesz raportów i danych analitycznych, które pomogą Ci podejmować świadome decyzje dotyczące ulepszania systemu zarządzania wiedzą, tj. statystyk użytkowania, popularnych tematów, okresów zaangażowania i obszarów wymagających poprawy.

➡️ Zapoznaj się z wieloma bezpłatnymi szablonami podróży Zavvy, które pomagają utrzymać współpracę i produktywność.

8. Korzystanie z efektywnych narzędzi dzielenia się wiedzą

Dostępne są różne narzędzia i technologie ułatwiające dzielenie się wiedzą w firmie.

Można na przykład korzystać z korporacyjnych sieci społecznościowych lub platform do współpracy w celu udostępniania informacji i dokumentów lub narzędzi do wideokonferencji w celu organizowania wirtualnych spotkań i sesji szkoleniowych.

Ponadto warto rozważyć inwestycję w system zarządzania wiedzą, który może pomóc w centralizacji i organizacji informacji, ułatwiając pracownikom znajdowanie i wykorzystywanie potrzebnej im wiedzy.

9. Użyj systemu wskaźników, aby zmierzyć wpływ swoich wysiłków. 

Raporty metryczne pokazują postęp funkcji bazy wiedzy. Dzięki metrykom można przewidywać i poprawiać wydajność systemu udostępniania wiedzy w czasie.

Możesz użyć takich wskaźników, jak wskaźnik użytkowania, liczba wyświetleń, kliknięć postów i najbardziej aktywnych użytkowników udostępniających.

Ponieważ czas przechowywania i wyszukiwania informacji jest znaczącą częścią budżetów większości firm, wiele z nich mierzy ten czas i jego oszczędność poprzez system zarządzania wiedzą.

System może śledzić czas spędzony na przydatnych i niepotrzebnych zadaniach, czas poświęcony na znalezienie właściwych informacji oraz czas szkolenia każdego nowego pracownika podczas wdrażania. 

Podczas spotkań udostępniaj te dane, a także zbieraj uwagi dotyczące jakości bazy wiedzy, tj. tego, jak przydatne są udostępniane informacje.

5 najlepszych praktyk usprawniających proces dzielenia się wiedzą

Dzielenie się wiedzą jest kluczem do sukcesu w biznesie. 

Podczas gdy niektóre firmy polegają na swoich pracownikach w zakresie dzielenia się wiedzą, inne mają ustrukturyzowane procesy dzielenia się wiedzą.

Strategie te usprawnią proces dzielenia się wiedzą i ułatwią pracownikom zdobywanie nowych umiejętności i zwiększanie produktywności.

1. Poproś pracowników o ich wkład

Skorzystaj z ankiety pulsu na temat tego, czego potrzebują, aby lepiej wykonywać swoją pracę, a następnie włącz to do systemu zarządzania wiedzą.

➡️ Odkryj zalety solidnej ankiety pracowniczej, aby uzyskać informacje zwrotne i zwiększyć zaangażowanie. Skorzystaj z naszego bezpłatnego szablonu, aby rozpocząć ankietę.

2. Zachęcanie i nagradzanie pracowników za regularne dzielenie się wiedzą (np. co tydzień lub co miesiąc). 

Daj pracownikom czas podczas spotkań na omówienie istotnych tematów.

Zaoferuj zachęty w postaci upominków pracownikom efektywnie korzystającym z systemu wiedzy.

3. Dobieranie nowych pracowników w pary z mentorem i kolegą.

W ramach wspierającej procedury onboardingu, zorganizuj dla nowych pracowników mentora, doświadczonego pracownika, który może pomóc w procesie dzielenia się wiedzą. 

Mentorem powinna być osoba, która

• Chętnie i chętnie dzieli się wiedzą, pomysłami i doświadczeniem.
• Zachęca nowych pracowników do wyrażania swoich opinii.

Mentor zapewnia nowozatrudnionemu stały dostęp do zasobów, które mogą rozwiać jego obawy podczas dzielenia się wiedzą.

Program partnerski będzie: 

• Pomóż nowym pracownikom poczuć się mile widzianymi. 
• Pozwól im lepiej i szybciej poznać nowych współpracowników.
• Zachęcaj ich do poszukiwania i dzielenia się użyteczną wiedzą. 

➡️ Stwórz pozytywny i produktywny zespół pracowników , korzystając z naszego bezpłatnego szablonu i listy kontrolnej.

4. Planowanie wydarzeń towarzyskich dla pracowników 

Aktywne wydarzenia społeczne mogą koncentrować się na budowaniu zaufania i spójności zespołu. 

Zaufanie i spójność zespołu stanowią solidną podstawę kultury dzielenia się wiedzą w miejscu pracy, fizycznie lub wirtualnie. 

Spójne więzi i strategie pracy są niezbędne dla udanego biznesu.

Gdy członkowie zespołu są wykwalifikowani w uzupełniających się obszarach, mogą wzajemnie wykorzystywać swoje mocne strony, aby osiągnąć swoje cele, dzieląc się pomysłami i doświadczeniami.

5. Tworzenie rytuałów dzielenia się wiedzą

Zachęcaj nowych pracowników do dzielenia się wiedzą poprzez tworzenie rytuałów. Na przykład pod koniec każdego dnia niech każdy w zespole napisze, czego nauczył się danego dnia.

Ich wnioski mogą być czymś, czego doświadczyli lub zaobserwowali podczas spotkania lub projektu, lub nowym pomysłem, który pojawił się podczas burzy mózgów z kolegami. Lub cokolwiek innego, co jest istotne.

Gdy wszyscy zapiszą swoje przemyślenia i doświadczenia z tego dnia, podziel się nimi podczas spotkania zespołu. 

Ćwiczenie to jest doskonałą okazją do nadrobienia zaległości z pracownikami i zachęcenia ich do dzielenia się historiami sukcesu.

Porozmawiaj o błędach, takich jak wyzwania, których nie udało się zrealizować w danym tygodniu i dlaczego. Dzieląc się tym, inni pracownicy mogą zaoferować swój wkład w podejście do wyzwań i zaoferować wgląd poprzez doświadczenie.

Rytuały pomagają zapobiegać gromadzeniu wiedzy, zanim się ona pojawi.

W Zavvy zespół marketingowy organizuje cotygodniowe sesje szkoleniowe, aby omawiać różne tematy, czytać artykuły naukowe oraz dzielić się wiedzą i najlepszymi praktykami, które mogą być przydatne wewnętrznie i dla klientów. Ponadto, koledzy z innych zespołów czasami dołączają do tych spotkań, aby promować dzielenie się wiedzą między działami. 

Gdy w zespole jest więcej niż jedna osoba, istnieje ryzyko, że niektóre z nich będą gromadzić wiedzę. Skonfiguruj wewnętrzną wiki Notion lub skorzystaj z narzędzi takich jak Slack , gdzie ludzie mogą dzielić się wiedzą bez konieczności rozmowy twarzą w twarz.

Lindsay Karny, trener kariery i specjalista ds. HR w Resume 2023, wyjaśnia znaczenie regularnych spotkań w celu dzielenia się pomysłami:

"Organizujemy również regularne spotkania, podczas których pracownicy mogą zadawać pytania na dowolny temat związany z pracą, a następnie upewniamy się, że na te pytania odpowie ktoś, kto ma wiedzę specjalistyczną, aby na nie odpowiedzieć".

💪 Jeśli chodzi o spotkania, dowiedz się, w jaki sposób włączyliśmy program nauki przywództwaFreeletics. Okrągły stół menedżerów ds. ludzi to wzajemne uczenie się w celu omawiania wyzwań związanych z przywództwem i dzielenia się najlepszymi praktykami.

➡️ Włącz dzielenie się wiedzą od pierwszego dnia z Zavvy

Nasze rozwiązania są pomocne dla firm nie tylko przy wdrażaniu nowych pracowników, ale także przy tworzeniu podróży treści do celów szkoleniowych i aktualizacji produktów.

Dzięki kreatorowi podróży Zavvy możesz:

• Twórz przewodniki krok po kroku, które przeprowadzą nowych pracowników przez kilka pierwszych tygodni w firmie.
• Dokumentuj zmiany w firmie, aby każdy pracownik miał dostęp do szczegółów.
• Szkolenie pracowników w zakresie narzędzi i oprogramowania niezbędnego do wykonywania ich pracy. Narzędzia Zavvy zapewniają nowym pracownikom jasną ścieżkę do zapoznania się z kulturą, wartościami i celami firmy.

Zespół marketingu produktów u naszego klienta, DataGuardużywa Zavvy do wysyłania comiesięcznych aktualizacji swoich produktów. W ten sposób sprzedawcy i inne osoby, które odwołują się do tego dokumentu, zawsze mają dostęp do najnowszych zmian.

Przeżyj wycieczkę na żywo po naszej platformie i zobacz, jak Zavvy może pomóc w dzieleniu się wiedzą i wdrażaniu nowych pracowników. 

Zapewnimy konsultacje i przeprowadzimy Cię przez zastosowania Zavvy dla Twojej firmy.

Wypróbuj wersję demonstracyjną Zavvy, a pokażemy Ci, jak nasze narzędzia mogą pomóc Twojej firmie w zarządzaniu wiedzą, procesami i ludźmi.