Jakie spotkania powinien obejmować proces wdrażania - i jak je przeprowadzić?

Przemyślany proces wdrażania pracowników ma kluczowe znaczenie dla tego, aby nowi pracownicy czuli się pewnie w swoich nowych rolach i zwiększali retencję i zaangażowanie pracowników.

Ale to już wiesz. To, co chcesz wiedzieć, to jak usprawnić proces wdrażania pracowników. Lub jak stworzyć dobry harmonogram wdrażania, jeśli jeszcze go nie masz.

Odpowiedzią na większą integrację społeczną jest organizowanie spotkań.

W jaki sposób? Osobiste i wirtualne spotkania onboardingowe pomagają wzmocnić integrację społeczną i sprawić, by nowi pracownicy czuli się bardziej komfortowo w pracy. Dzięki tym spotkaniom nowi pracownicy mogą dopełnić formalności, poznać współpracowników i zrozumieć, czego się od nich oczekuje. 

Możesz wiele osiągnąć, jeśli zrobisz to dobrze, dlatego stworzyliśmy ten przewodnik. Czytaj dalej, aby poznać spotkania onboardingowe, które powinien obejmować proces onboardingu, aby zaangażować nowych pracowników.

Czym jest wdrożenie pracownika?

Wdrażanie pracowników odnosi się do strategicznych działań mających na celu integrację nowych pracowników z firmą i jej kulturą. Wiąże się to z zapewnieniem nowym pracownikom dostępu do narzędzi i informacji, które pomogą im wykonywać swoją pracę w sposób pewny i produktywny.

📅 Jakie spotkania powinny mieć miejsce podczas procesu wdrażania?

Specjaliści HR zgadzają się, że skuteczne wdrożenie powinno trwać co najmniej trzy miesiące. W Zavvy wierzymy, że proces wdrażania powinien być dostosowany do wymagań organizacji i pracowników. 

Proces ten powinien obejmować różne spotkania onboardingowe, aby wydobyć to, co najlepsze z nowych pracowników, które zostaną rozłożone na cztery główne fazy onboardingu: orientację na nowego pracownika, szkolenie z roli, zmianę roli i ciągły rozwój.

Mając to na uwadze, przyjrzyjmy się spotkaniom onboardingowym, które powinny mieć miejsce, aby zapewnić wspaniałe doświadczenie onboardingowe.

Spotkanie w dniu orientacji

Idealny czas na spotkanie: Pierwszy dzień

Spotkanie orientacyjne koncentruje się na nowych pracownikach podczas ich pierwszego dnia lub tygodnia w biurze. Pozwala zarządzać oczekiwaniami i zapewniać ogólne wsparcie i pewność, aby poczuli się komfortowo w nowym środowisku.

Zapewnij im wycieczkę po biurze i realistyczny podgląd pracy, aby uniknąć nieporozumień i ograniczyć nierealistyczne oczekiwania. Podczas spotkania orientacyjnego zapewnij pracownikom dostęp do sprzętu i oprogramowania, którego potrzebują do wykonywania swojej pracy. Wyjaśnij, w jaki sposób mogą korzystać z oprogramowania, aby wyeliminować wszelkie obawy i niepewność.

Jeśli masz hybrydowe środowisko pracy, od razu ustal jasne oczekiwania dla pracowników zdalnych i osobistych. Koordynacja między działami jest również ważna, aby wyeliminować zamieszanie administracyjne i upewnić się, że nowi pracownicy mają to, czego potrzebują, gdzie tego potrzebują i wszystko inne, czego potrzebują, aby być produktywnym od pierwszego dnia.

Spotkanie wprowadzające zespół

Idealny czas na zorganizowanie spotkania: W ciągu pierwszych trzech dni

Zaplanuj spotkanie dla nowych pracowników, aby mogli poznać i powitać innych członków zespołu oraz nawiązać kontakty. Chociaż możesz zdecydować się na formalną konfigurację, zalecamy stworzenie bardziej swobodnego środowiska, w którym zespoły mogą się połączyć. Zorganizowanie zespołowego lunchu lub imprezy po godzinach pracy to sprawdzony sposób na swobodne zapoznanie zespołu. 

Upewnij się, że pozostali pracownicy wiedzą, kiedy pojawią się nowi pracownicy i zachęć ich do zaplanowania czasu. Możesz także zorganizować zabawne gry, aby wywrzeć trwałe wrażenie. Na przykład, zagraj w Photo Hunt, gdzie dasz nowym pracownikom zdjęcia ich współpracowników wraz z listą nazwisk, które muszą dopasować.

Spotkania jeden na jeden z mentorem lub partnerem.

Idealny czas na zorganizowanie spotkania: Na początku pierwszego tygodnia, a następnie powtarzające się cotygodniowe spotkania.

Wdrożenie do pracy jest zarówno ekscytujące, jak i stresujące, ale skuteczny program wdrożeniowy może wyeliminować większość niepokoju nowego pracownika i zapewnić pozytywne i produktywne doświadczenie z firmą.

"Kumple" to rówieśnicy, którzy pomagają nowym pracownikom przez określony czas, sprawiając, że czują się komfortowo w nowej kulturze firmy. Alternatywnie, nowym pracownikom można przydzielić mentorów. Mentorzy to osoby niebędące rówieśnikami lub starsi pracownicy firmy, którzy będą odpowiedzialni za krótko- i długoterminowy rozwój kariery nowych pracowników.

Zaplanuj spotkania jeden na jeden z mentorem lub kolegą nowego pracownika, aby zapoznać go ze sposobem działania firmy i przekazać pomocne informacje zwrotne, aby mógł lepiej wykonywać swoją pracę.

Spotkania wprowadzające z dyrektorem generalnym

Idealny czas na zorganizowanie spotkania: Na początku pierwszego tygodnia, a następnie cykliczne comiesięczne lub półroczne spotkania.

W zależności od wielkości firmy, nowi pracownicy mogą mieć regularny dostęp do dyrektora generalnego lub zespołu wykonawczego. 

Jeśli Twoja firma jest mniejsza, zorganizuj sesję jeden na jeden między nowymi pracownikami a dyrektorem generalnym. Jeśli nie jest to możliwe ze względu na lokalizację lub ograniczenia czasowe, nadal potrzebujesz spotkania, które pozwoli nowym pracownikom na interakcję z dyrektorem generalnym lub zespołem wykonawczym. Pomyśl: zorganizowanie spotkania grupowego, aby zebrać wszystkich razem. 

Poproś dyrektora generalnego, aby porozmawiał z nowymi pracownikami, ustalając oczekiwania i motywując ich do dawania z siebie wszystkiego. Zaszczepi to w nowych pracownikach poczucie pewności siebie, co sprawi, że będą bardziej proaktywni i aktywni w pracy.

Spotkania działów

Idealny czas na przeprowadzenie spotkania: Na początku pierwszego tygodnia, a następnie każde spotkanie wewnątrz działu.

Zaplanuj krótkie spotkania międzydziałowe między nowo zatrudnionymi pracownikami a kierownikami działów i członkami zespołów, z którymi nowi pracownicy będą współpracować podczas swojej kadencji. 

Wykorzystaj to jako okazję do podzielenia się aktualizacjami i planami na przyszłość. Zachęcaj nowych pracowników do udziału w spotkaniach i poruszania wszelkich kwestii i obaw, jakie mogą mieć. Pomoże to pogłębić relacje między działami i zwiększyć współpracę, jednocześnie sprawiając, że nowi pracownicy poczują się bardziej komfortowo w nowej atmosferze pracy.

Oprócz kierowników działów, można również zaplanować spotkania z wewnętrznymi ekspertami merytorycznymi (MŚP), aby przyspieszyć ich pracę i lepiej zrozumieć ich cel w firmie.

Spotkania produktowe

Idealny czas na zorganizowanie spotkania: Drugi lub trzeci tydzień

Często zdarza się, że pracownicy mają doskonałe pomysły, ale brakuje im forum, na którym mogliby je wyrazić. Spotkania produktowe zapewniają im strukturę umożliwiającą dzielenie się pomysłami i bardziej efektywną współpracę.

Zapraszanie nowych pracowników do udziału w spotkaniach produktowych zapewnia im dostęp do informacji i otwiera linie komunikacji między członkami. Daje im to również źródło inspiracji do swobodniejszego myślenia i przedstawiania świeżych sugestii.

Na przykład, niech każdy nowy pracownik podzieli się 1-3 pomysłami, które jego zdaniem będą przydatne i produktywne podczas spotkania. Nie tylko sprawi to, że poczują się bardziej komfortowo, ale także dostarczy menedżerom przydatnych i innowacyjnych pomysłów.

Spotkania szkoleniowe

Idealny czas na spotkanie: Na początku pierwszego tygodnia, a następnie spotkania cykliczne.

Ponieważ program wdrożeniowy i szkoleniowy pomaga zapoznać nowych pracowników z firmą i ich obowiązkami, organizowanie spotkań szkoleniowych jest kluczowym krokiem.

Spotkania te mogą odnosić się do wdrażania, szkolenia w zakresie zgodności, szkolenia procesowego, szkolenia specyficznego dla roli i szkolenia fakultatywnego, które przyniosą korzyści nowym pracownikom przez cały okres ich zatrudnienia. Na przykład, szkolenia dotyczące konkretnych ról i procesów pozwalają im zaaklimatyzować się na poszczególnych stanowiskach, podczas gdy szkolenia fakultatywne umożliwiają pracownikom rozwijanie kompetencji i umiejętności, którymi są najbardziej zainteresowani.

Spotkania połączeniowe

Idealny czas na spotkanie: Co dwa tygodnie

Spotkania integracyjne pozwalają pracownikom tworzyć znaczące więzi, niezależnie od ich położenia geograficznego i rangi w organizacji. 

Przykładowo, Zavvy oferuje programy do nawiązywania kontaktów, które automatycznie łączą współpracowników za pośrednictwem strony Slack lub innych narzędzi do swobodnych spotkań, spotkań pieszych i znaczących rozmów w celu poprawy ducha zespołu, zdrowia psychicznego i produktywności. Tego rodzaju spotkania wdrożeniowe są szczególnie przydatne dla pracowników zdalnych, sprawiając, że czują się mniej zestresowani, wypaleni i samotni.

Spotkania dotyczące wydajności, informacji zwrotnych i rozwoju

Idealny czas na zorganizowanie spotkania: Co trzy lub sześć miesięcy

Przeprowadzenie przeglądu wydajności nowych pracowników przygotowuje ich do odniesienia sukcesu na odpowiednich stanowiskach, co również zmniejsza rotację. 

Spotkania te są wczesnymi ocenami, dzięki którym pracownicy wiedzą, że jesteś żywotnie zainteresowany pomaganiem im w realizacji ich celów zawodowych i doskonaleniu umiejętności. Umożliwia to również wychwycenie i skorygowanie niedociągnięć w wydajności, zapewniając, że nie staną się one szkodliwe dla ich rozwoju i pracy.

Kolejną zaletą organizowania spotkań informacyjnych jest sprawdzanie postępów i samopoczucia pracowników. Daje im to również platformę do wyrażania swoich sugestii i przekazywania informacji zwrotnych.

Przykładowy program orientacyjny dla nowych pracowników

Skorzystaj z poniższego planu orientacyjnego dla nowo zatrudnionych jako szablonu spotkania orientacyjnego pierwszego dnia.

9:00 - Rejestracja orientacyjna i śniadanie powitalne 

Przy stole rejestracyjnym daj pracownikom wszystkie niezbędne dokumenty i gadżety, a następnie zjedz śniadanie, podczas którego nowi pracownicy będą mogli spotkać się ze sobą i z obecnymi pracownikami, aby stworzyć przyjazne pierwsze wrażenie.

10:00 - Prezentacja wprowadzająca i przegląd agendy

Zbierz nowych pracowników na prezentację onboardingową, przedstawiając im, czego mogą oczekiwać od orientacji i jak wykorzystać informacje, aby skutecznie wykonywać swoje obowiązki.

10:30 - Historia, misja i wartości firmy

Na tym etapie należy omówić historię organizacji, misję firmy i podstawowe wartości, a także zagłębić się w kulturę firmy. Spraw, by nowi pracownicy byli podekscytowani pracą z Twoim zespołem.

11:30 - Sesje z udziałem kierowników poszczególnych działów

Podziel nowych pracowników na grupy w poszczególnych działach, aby lepiej zapoznać ich z członkami zespołu. Stworzy to również mniej onieśmielające środowisko do poznania swoich bezpośrednich przełożonych.

12:00 - Przerwa na lunch

Daj nowym pracownikom chwilę wytchnienia i zapewnij im cateringowy lunch, przygotowując ich do kolejnej fazy orientacji.

13:00 - Powitanie zespołu wykonawczego

Poproś członków zarządu, aby porozmawiali z nowymi pracownikami i powitali ich w firmie. Alternatywnie, możesz odtworzyć powitalne wideo od zespołu wykonawczego, aby odtworzyć je w tym czasie.

14:00 - Przegląd zasad, procedur i podręcznika pracownika 

Obejmują one najważniejsze informacje dotyczące firmy, takie jak kluczowe zasady i procedury. Przekaż podręczniki nowym pracownikom i poproś ich o podpisanie potwierdzenia odbioru po wprowadzeniu.

15:00 - Wycieczka po biurze

Daj pracownikom szansę na rozprostowanie nóg, zapraszając ich na wycieczkę po biurze. Możesz również wykorzystać ten czas, aby przekazać więcej informacji na temat kultury firmy i środowiska pracy.

16:00 - Procedury płacowe i najczęściej zadawane pytania

Ukończ szkolenie dla nowo zatrudnionych, omawiając kluczowe procedury i zlecając pracownikom wypełnienie wymaganych dokumentów. Omów najczęściej zadawane pytania i odpowiedz na wszelkie pytania, na które nie ma odpowiedzi. Poinformuj ich również, co przyniosą kolejne tygodnie w zakresie wdrażania.

🗓️ Wdrożenie nowego pracownika: Wskazówki dotyczące pierwszego spotkania 1:1

Dawno minęły czasy, w których orientacja dla nowych pracowników obejmowała ręczne śledzenie zadań w Excelu i pokazywanie przestarzałych slajdów onboardingowych - zadania, które często prowadziły do niespójnej jakości onboardingu. 

Na szczęście sytuacja zmieniła się na lepsze.

Oto krótki zarys tego, jak przeprowadzić pierwsze spotkanie z pracownikiem, aby zbudować zdrową relację między menedżerem a pracownikiem:

1. Wystosowanie oficjalnego zaproszenia

Poinformuj nowych pracowników o pierwszym spotkaniu orientacyjnym, podając jego datę i godzinę. 

Wyślij zaproszenie e-mailem, w którym wyjaśnisz cel i udostępnisz agendę spotkania, przedstawiając, co będzie na nim omawiane. W ten sposób pracownicy będą wiedzieć, czego się spodziewać i będą mogli przyjść przygotowani.

2. Skonfiguruj współdzielony dokument 1:1 

Skonfiguruj centralny, współdzielony dokument rejestrujący wszystkie rozmowy od dnia 1. Rób notatki, udostępniaj agendy, przydzielaj zadania, rejestruj informacje zwrotne i dokumentuj decyzje. 

Zapewnia to nowym pracownikom dostęp do ważnych informacji w dowolnym czasie i miejscu, utrzymując wszystkich na tej samej stronie, aby zapewnić odpowiedzialność i zapobiec nieporozumieniom. Ponadto posiadanie archiwum wcześniejszych rozmów służy jako punkt odniesienia, ułatwiając śledzenie spraw.

Alternatywnie, możesz użyć oprogramowania do spotkań pracowników, takiego jak Zavvy, aby zautomatyzować ten proces.

3. Nakreślenie elastycznej agendy

Program orientacyjny dla nowych pracowników powinien obejmować następujące kluczowe punkty:

1. Przedstawienie się i pytania zapoznawcze
2. Kwestie wdrażania i orientacji
3. Krótkie wyjaśnienie, czego można się spodziewać w zespole, w firmie itd.
4. Cele i rozwój osobisty
   

Upewnij się, że tematy i priorytety, na których się skupiasz, są istotne dla nowych pracowników. Opracuj z wyprzedzeniem elastyczną agendę, aby niczego nie pominąć.

⚙️ Zaplanuj automatycznie spotkania onboardingowe z Zavvy

Musisz organizować różne jednorazowe i cykliczne spotkania, aby zapewnić swoim pracownikom płynne wdrożenie. Problem polega na tym, że zaplanowanie tych spotkań wymaga znacznej ilości czasu. 

Pewna pełnoetatowa menedżerka ds. onboardingu powiedziała zespołowi Zavvy, że spędza 50% swojego czasu na planowaniu spotkań - ito nie licząc uczestnictwa w tych spotkaniach i zarządzania nimi. Wyobraź sobie, ile czasu zostanie jej na skupienie się na ważniejszych elementach pracy, jeśli zautomatyzuje planowanie spotkań. 

Właśnie dlatego Zavvy pozwala użytkownikom automatycznie planować wszystkie spotkania. 

Jak to działa

• Podłącz Kalendarz Google lub Kalendarz Outlook
• Utwórz nowy typ wydarzenia na Zavvy i dodaj opis - pomyśl o wprowadzeniu założyciela, wprowadzeniu działu itp.
• Określ kryteria planowania, w tym preferowane godziny - np. 1 i 15 każdego miesiąca o 13:00.
• Platforma będzie teraz wyszukiwać wolne miejsca w kalendarzu i automatycznie planować tyle sesji z wyprzedzeniem, ile chcesz
• Zdefiniuj kryteria zaproszenia - np. wszyscy rozpoczynający nową pracę w Berlinie.

Wynik

• Wszyscy nowi pracownicy spełniający określone kryteria będą zapraszani na comiesięczne spotkania. To samo dotyczy gospodarzy spotkań (np. CEO).
• Zaoszczędzisz godziny ręcznej pracy i nie będziesz musiał robić nic poza skupieniem się na faktycznych spotkaniach.
  

Skorzystaj z funkcji automatyzacji wydarzeń wdrożeniowych Zavvy, aby skonfigurować powtarzające się wydarzenia - orientację nowych pracowników, spotkania, lunch i wycieczki po biurze - które są automatycznie planowane w kalendarzach nowych pracowników. Wystarczy podać preferowany dzień i godzinę, po czym nasza platforma sprawdzi dostępność nowych pracowników przed automatycznym zaplanowaniem spotkania.

➡️ Zamów wersję demonstracyjną, a pokażemy Ci, jak to działa.