Wdrożenie do firmy 101: kultura, współpraca i zgodność dla nowych pracowników

Czy chcesz, aby nowi pracownicy czuli się mile widziani i komfortowo od pierwszego dnia w Twojej firmie?

Oczywiście, że tak. Tworzenie tego rodzaju doświadczeń pracowniczych zwiększa retencję i satysfakcję. Nie bierze się to jednak znikąd.

Kluczowym aspektem tworzenia przyjaznego środowiska jest wdrożenie do pracy. Dzięki ustrukturyzowanemu i dobrze zaprojektowanemu wprowadzeniu do firmy, pracownicy czują się bardziej komfortowo w biurze, co czyni ich lepszymi graczami zespołowymi.

W tym przewodniku przedstawiamy proces wdrażania w firmie od początku do końca. Porozmawiamy o tym, co to jest i dlaczego jest ważne, a także o kluczowych krokach i elementach każdego planu wdrażania w firmie.

✈️ Czym jest onboarding w firmie? 

Onboarding w firmie to proces wprowadzania nowych pracowników do organizacji. To doświadczenie pozwala nowym pracownikom zapoznać się z kulturą firmy, zasadami i produktami.

Ponieważ wdrożenie w firmie nie jest związane z obowiązkami na konkretnym stanowisku, praktycznie każdy nowy pracownik uczestniczy w tym samym doświadczeniu. Wspólne doświadczenie tworzy silne pierwsze wrażenie i kładzie podwaliny pod solidną kulturę firmy. 

Onboarding firmowy a onboarding oparty na rolach

Pierwsze kilka dni w nowej pracy może być dla nowych pracowników jak wir informacji. Przy tak dużej ilości informacji o firmie, zespole i swojej roli, nowi pracownicy mogą szybko poczuć się przytłoczeni podczas procesu wdrażania. 

Rozdzielenie onboardingu firmowego i onboardingu opartego na rolach na ich własne procesy ułatwia nowym pracownikom zapamiętanie i zrozumienie najważniejszych informacji. 

Oto krótkie zestawienie tego, co obejmuje onboarding firmowy i onboarding oparty na rolach: 

Rozróżnienie tych rodzajów wdrażania nowych pracowników przynosi korzyści wszystkim. Twój zespół People Ops może stworzyć spójne doświadczenie dla każdego nowo zatrudnionego, podczas gdy menedżerowie ds. rekrutacji mogą dostosować swoje podróże onboardingowe do potrzeb swojego zespołu i pracownika.

Weźmy na przykład zespół sprzedaży i programistów. Obie grupy potrzebują takiego samego wprowadzenia do kultury i zasad firmy. Ale onboarding oparty na rolach, których potrzebują, jest bardzo różny. 

• W procesie wdrażania do sprzedaży będziesz koncentrować się na poznawaniu funkcji produktów skierowanych do klientów i ćwiczeniu rozmów sprzedażowych. 
• Z drugiej strony,wdrożenie dewelopera wymaga znacznie bardziej złożonej i technicznej wiedzy o produkcie. 

❓ Why is company onboarding important? 

Wiele firm pośpiesznie przeprowadza wdrożenie firmowe na rzecz wdrożenia opartego na rolach. Jednak organizacje, które pomijają wdrożenie firmowe, tracą mnóstwo korzyści dla wszystkich pracowników. 

Wszystko sprowadza się do stworzenia doskonałego doświadczenia pracowniczego dla wszystkich nowych pracowników. Wraz z rozwojem pracy zdalnej i napływem młodszych pracowników, nadszedł czas, aby firmy poważnie potraktowały doświadczenie pracowników. W ten sposób wszyscy wygrywają.

Oto tylko niektóre z korzyści, jakie można odnieść, rozwijając firmowy onboarding jako część doświadczenia pracownika: 

Według McKinsey, pozytywne doświadczenia pracowników sprawiają, że nowi pracownicy są osiem razy bardziej skłonni do pozostania w organizacji. To jasne - inwestowanie w doświadczenia pracowników się opłaca. 

👀 Company onboarding process overview

Jeśli dopiero zaczynasz swoją przygodę z wdrażaniem w firmie, być może zastanawiasz się, jak wygląda ten proces od początku do końca. 

Oto krótki przegląd etapów wdrażania firmy. Później zagłębimy się jeszcze bardziej we wszystko, co należy uwzględnić w podróży wdrożeniowej firmy. 

Wstępne wejście na pokład

Tworzenie fantastycznego doświadczenia pracownika poprzez wdrożenie w firmie zaczyna się jeszcze przed pierwszym dniem zatrudnienia. 

Etap ten, często nazywany preboardingiem, pozwala uporać się z papierkową robotą i sprawia, że nowi pracownicy są podekscytowani swoją rolą.

Budowanie ekscytacji pomaga uspokoić nerwy nowych pracowników, dzięki czemu mogą czuć się pewni siebie i przygotowani na pierwszy dzień pracy. Możesz wzbogacić doświadczenie pracownika przed wdrożeniem, wysyłając pakiety powitalne lub organizując spotkania zespołu przed datą rozpoczęcia pracy. 

Orientacja

W ciągu pierwszych kilku dni pracy w firmie poproś nowych pracowników o udział w szkoleniu orientacyjnym. 

New employee orientation is a brief and concentrated process where groups of recent hires learn about the company. It typically includes mandatory paperwork and training as well as information about company policies and procedures.  

Nie zadowalaj się jednodniowym wdrożeniem pracowników w miejsce prawdziwego wdrożenia do firmy. Rozszerzenie firmowego onboardingu poza orientację jest kluczem do czerpania korzyści z zatrzymania pracowników. 

Zagospodarowanie terenu przedsiębiorstwa

Wdrożenie w firmie trwa przez pierwszy tydzień pracy nowego pracownika. Po tym czasie możesz przedłużyć go jeszcze bardziej, jeśli odpowiada to Twojej firmie. 

Podczas pozostałej części procesu wdrażania w firmie należy kłaść nacisk na budowanie relacji z nowo zatrudnionymi osobami w całej organizacji. Chociaż powinni oni spędzić dużo czasu na poznawaniu swojego zespołu, ważne jest również, aby nowi członkowie zespołu zapoznali się również z osobami z innych działów. 

Perspektywy

Formalny proces wdrażania w firmie może trwać od kilku dni do tygodnia, w zależności od struktury organizacji. Po zakończeniu wdrożenia firmowego należy przenieść nowych pracowników do wdrożenia opartego na rolach, prowadzonego przez ich menedżera.

W trakcie wdrażania pracowników możesz wzmocnić tematy poruszane podczas orientacji za pomocą podróży mikrolearningowych. Pomaga to pracownikom w przyswojeniu istotnych informacji o firmie. 

📝 7 Essential parts of company onboarding

Opracowanie kompleksowego, ale zwięzłego przeglądu całej firmy może wydawać się przytłaczające. Co należy uwzględnić? Co nowi pracownicy chcą wiedzieć, a co nie jest zbyt pomocne? 

Aby maksymalnie ułatwić ci stworzenie własnej listy kontrolnej dotyczącej wdrażania firmy, stworzyliśmy tę listę kluczowych elementów.

Historia

Przekaż nowym pracownikom informacje na temat początków firmy. Jest to szczególnie pomocne w przypadku małych firm, startupów i organizacji zorientowanych na misję, w których historia firmy jest integralną częścią marki. 

Historia firmy może wydawać się suchym tematem, ale nie musi tak być. Zamiast tego uczyń go interesującym, nawiązując do wiedzy o firmie, wewnętrznych żartów lub innych elementów kultury, które nowi pracownicy powinni znać. 

Kultura i wartości

Jak wygląda i na czym polega praca w Twojej firmie?

Na to pytanie należy odpowiedzieć podczas omawiania kultury i wartości firmy. 

Pomocne jest przedstawienie przeglądu wartości firmy wraz z przykładami tych wartości w działaniu. 

Aby wzmocnić wartości firmy, wykorzystaj wartość mikrolearningu. Dzięki Zavvy możesz dostarczać krótkie lekcje na temat kultury firmy za pośrednictwem Slack , aby regularnie angażować nowych pracowników i tworzyć powtarzające się punkty kontaktowe w celu internalizacji wartości.

Przegląd produktów i usług

Ponieważ wszyscy pracownicy są przedstawicielami Twojej firmy, ważne jest, aby potrafili reprezentować ją przed innymi. Dlatego wszyscy nowo zatrudnieni powinni dobrze rozumieć, co oferuje Twoja firma i w jaki sposób jest wyjątkowa na tle konkurencji.

Pamiętaj, aby uwzględnić te informacje w przeglądzie produktu: 

• Główne produkty lub kategorie produktów 
• Unikalna wartość lub pozycja rynkowa
• Główni odbiorcy lub osobowości marki
  

Ostatecznie wszyscy pracownicy powinni być w stanie łatwo zidentyfikować potencjalnego klienta. 

Onboarding oparty na rolach wymaga również szkolenia produktowego, ale szkolenie to będzie zależeć od potrzeb danej roli. Dział sprzedaży może potrzebować więcej wiedzy na temat funkcji skierowanych do klienta, podczas gdy inżynierowie będą potrzebować więcej wiedzy technicznej. 

Zasady dotyczące urlopów rocznych

Nic dziwnego, że wielu nowych pracowników chce wiedzieć o polityce urlopowej firmy i innych korzyściach od pierwszego dnia pracy. Świadczenia i urlopy są kluczowymi elementami wielu pakietów wynagrodzeń, więc należy poświęcić temu tematowi odpowiednią uwagę. 

Upewnij się, że każdy nowy pracownik rozumie następujące kwestie dotyczące urlopu wypoczynkowego: 

Niezwykle ważne jest uwzględnienie urlopu wypoczynkowego we wdrożeniu w firmie, aby każdy pracownik rozumiał zasady w ten sam sposób. Dzięki spójnemu przekazowi na temat corocznego urlopu złagodzisz nierówności związane z czasem wolnym. 

Korzyści i profity

Coroczny urlop nie jest jedynym benefitem, o którym pracownicy powinni wiedzieć. Omów wszystkie inne korzyści, jakie Twoja firma oferuje pracownikom, aby nowi pracownicy mogli w pełni docenić pracę z Tobą. 

Korzyści mogą obejmować wszystko, od ubezpieczenia zdrowotnego i opcji na akcje po członkostwo w siłowni lub cotygodniowe obiady. Bez względu na to, jakie korzyści oferuje Twoja firma, upewnij się, że każdy pracownik wie, jak uzyskać dostęp do tego, czego potrzebuje. 

Mądrze jest tworzyć zasoby dla tego rodzaju informacji, aby pracownicy mogli się do nich później odwołać. Jeśli niektóre świadczenia zaczynają obowiązywać dopiero po pewnym czasie, możesz utworzyć zautomatyzowaną podróż w Zavvy, aby pomóc nowemu pracownikowi uzyskać dostęp do tych świadczeń, gdy tylko będzie do nich uprawniony .

Dostęp do narzędzi i konfiguracja

W naszym cyfrowym świecie wiele narzędzi można skonfigurować z wyprzedzeniem lub nawet automatycznie. Podczas wdrażania firmy, na wszelki wypadek, należy przeznaczyć czas na rozwiązywanie problemów, takich jak resetowanie hasła lub brakujące klucze API. 

Możesz tworzyć listy kontrolne zadań w Zavvy, aby upewnić się, że nowi pracownicy zadbają o konfigurację wszystkich podstawowych narzędzi: 

Nie powinieneś uczyć swoich nowych pracowników, jak korzystać z podstawowych narzędzi biurowych, ale możesz pomóc im zrozumieć niuanse tego, w jaki sposób Twoja firma korzysta z tych narzędzi. Oto kilka przykładów pytań związanych z narzędziami, na które możesz pomóc nowym pracownikom:

• Kiedy należy wysłać wiadomość na adres Slack zamiast wiadomości e-mail? 
• Jak uzyskać dostęp do udostępnionych kalendarzy? 
• Jakiego adresu e-mail używam do logowania się do naszego oprogramowania HR? 
• Z kim mogę się skontaktować w sprawie resetowania hasła? 
  

Nowi pracownicy otrzymają bardziej szczegółowe szkolenie z narzędzi w swoim zespole, więc trzymaj się narzędzi ogólnofirmowych, takich jak poczta e-mail, komunikatory internetowe i systemy kalendarzy. 

Wycieczka po biurze i wprowadzenie

Zaoferuj nowym pracownikom pełną wycieczkę po biurze i kluczowe wprowadzenie tak szybko, jak to możliwe. Chociaż może się to wydawać trudne, jeśli pracujesz w biurze zdalnym lub hybrydowym, jest to tak samo ważne bez względu na środowisko. 

Pomoc nowym pracownikom w zapoznaniu się ze środowiskiem biurowym jest ogromnym czynnikiem, który sprawia, że czują się oni komfortowo i mile widziani. Wiedza o tym, gdzie się udać i zobaczenie kilku przyjaznych twarzy może zdziałać cuda, jeśli chodzi o uspokojenie zdenerwowanego nowego pracownika i stworzenie przyjaznego doświadczenia.

Jeśli pracujesz w biurze hybrydowym, rozważ udostępnienie nowym pracownikom wideo wycieczki po biurze. Użyj smartfona, aby przeprowadzić mobilną rozmowę wideo podczas spaceru po biurze, wskazując ważne lub interesujące rzeczy.

Jeśli twoje biuro jest w pełni zdalne, będziesz musiał być nieco bardziej kreatywny. Rozważ na przykład rozmowy wideo w stylu webinaru z pokojami spotkań, aby przedstawić nowych pracowników pracownikom z innych działów. Możesz też regularnie organizować wirtualne spotkania z ludźmi z całej firmy.

Organizuj wirtualne wycieczki i spotkania zapoznawcze w swobodny i zabawny sposób. Wysyłaj lodołamacze, na które nowi pracownicy będą musieli odpowiedzieć, lub wysyłaj paczki z kawą i herbatą, aby nawet pracownicy zdalni mogli wspólnie wypić filiżankę kawy. 

➡️ Co następuje po wdrożeniu w firmie? 

Kiedy formalny firmowy onboarding dobiega końca, nadszedł czas, aby w pełni przestawić się na onboarding oparty na rolach. 

Od tego momentu nowy pracownik będzie ściśle współpracował ze swoim zespołem, aby zrozumieć procesy i narzędzia, których potrzebuje, aby dobrze wykonywać swoją pracę. Formalne wdrożenie pracownika trwa zazwyczaj od sześciu do dwunastu miesięcy, w zależności od organizacji i złożoności roli.

Nawet po zakończeniu wdrożenia szkolenie oparte na rolach jeszcze się nie skończyło. Ciągłe szkolenia i rozwój pracowników mają kluczowe znaczenie dla rozwoju całej siły roboczej i planowania zmian biznesowych. 

Check out our new hire training checklist for a full breakdown of what comes after company onboarding. 

📈 Najlepsze praktyki w zakresie wdrażania w firmie

Opracowując plan wdrożenia w firmie, pamiętaj o tych najlepszych praktykach. 

Bądź elastyczny

Spójność jest kluczem do wdrożenia w firmie, ale nie oznacza to, że musisz egzekwować sztywne zasady. Pamiętaj o zespołach z różnymi potrzebami opartymi na rolach i pozwól na elastyczność w procesie wdrażania w firmie.

Na przykład zespoły sprzedażowe mają tendencję do pilniejszego koncentrowania się na czasie do produktywności, ponieważ przyczyniają się bezpośrednio do wyników finansowych. Mogą one potrzebować zmodyfikowanego planu wdrażania w firmie, aby umożliwić więcej szkoleń opartych na rolach w pierwszym tygodniu. 

Automatyzacja za pomocą oprogramowania onboardingowego

Zapewnienie spójnego doświadczenia w zakresie wdrażania pracowników jest wyzwaniem nawet dla małych firm, a wraz z rozwojem staje się to coraz trudniejsze. Aby temu zaradzić, zainwestuj w oprogramowanie do wdrażania pracowników, takie jak Zavvy. 

Dzięki tego rodzaju platformie można tworzyć niestandardowe ścieżki onboardingu i automatycznie przypisywać je nowym pracownikom. People Ops i menedżerowie ds. rekrutacji uzyskują wgląd w postępy we wdrażaniu opartym na rolach i firmie dla każdego.

Można nawet zautomatyzować takie czynności jak

• 📅 Planowanie spotkań orientacyjnych, przedstawianie działów,...
• Nawiązywanie kontaktów i angażowanie nowych pracowników oraz onboarding buddies
• Świętowanie kamieni milowych za pomocą motywujących wiadomości za pośrednictwem Slack lub Teams.
• Zbieranie informacji zwrotnych na każdym kroku w celu usprawnienia procesu.

Utwórz szablon

Opracowanie szablonu wdrożenia do firmy pomaga zachować spójność z każdym nowym pracownikiem, pozostawiając jednocześnie miejsce na zmiany w razie potrzeby. 

Nasz szablon listy kontrolnej wdrażania pracowników zawiera wszystko, co należy zrobić zarówno w przypadku wdrażania w firmie, jak i wdrażania opartego na rolach. Dostosuj ten szablon do potrzeb swojej firmy, a następnie załaduj go do oprogramowania do wdrażania pracowników, aby jeszcze łatwiej nim zarządzać. 

⚙️ Make onboarding memorable with Zavvy

Gotowy do stworzenia firmowego programu wdrożeniowego, który chciałbyś mieć jako nowy pracownik? Zbuduj swoją podróż wdrożeniową w Zavvy, gdzie możesz zautomatyzować zadania i natychmiast śledzić postępy nowych pracowników. 

Platformy takie jak Zavvy oferują spójne doświadczenie dla wszystkich nowych pracowników, przyczyniając się do wspólnej kultury firmy i poczucia satysfakcji pracowników. Za pomocą jednego narzędzia można płynnie przenieść pracowników z wdrożenia firmowego do wdrożenia opartego na rolach, a następnie do ciągłego szkolenia i rozwoju. 

➡️ Ciekawi Cię jak to działa? Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, w jaki sposób Storyblok oszczędza ponad 15 godzin tygodniowo, zapewniając jednocześnie najlepsze doświadczenia związane z wdrażaniem nowych pracowników.