Offboarding pracowników: Lista kontrolna i porady dotyczące płynnego odejścia z pracy

Organizacje chwalą się swoją pozytywną kulturą i wygodnymi benefitami, aby przyciągnąć nowe talenty. Ale co się dzieje, gdy pracownik decyduje się zrezygnować? Czy wykazują taki sam poziom poświęcenia, aby ich oddelegować? 

Podczas gdy onboarding i offboarding są wycięte z tego samego materiału, niewiele uwagi poświęca się temu drugiemu. Aż 75% firm nie rozumie wartości procesu offboardingu pracowników.

Większość oferuje zdawkową rozmowę kwalifikacyjną i kończy pracę. Potrzeba jednak znacznie więcej. Najwyższy więc czas, by organizacje ponownie przemyślały swój offboarding.

Oto dlaczego - i jak to zrobić.

Co oznacza offboarding?

Wdrożenie pracownika to formalne rozstanie między pracodawcą a pracownikiem. Obejmuje to takie kroki, jak rozmowa kwalifikacyjna, przekazanie zadań, opisanie świadczeń po okresie zatrudnienia i inne.

Jakiego rodzaju pracownicy są offboardowani?

Zazwyczaj pracownik, który pracował w Twojej firmie przez co najmniej 6 miesięcy, wymaga procesu offboardingu. Może to wynikać z kilku powodów, takich jak rezygnacja, przejście na emeryturę, transfer wewnętrzny, wypowiedzenie lub zwolnienie. 

Kto jest objęty procesem offboardingu?

Typowy proces offboardingu wymaga zaangażowania następujących osób:

• Odchodzący pracownik
• Ich odpowiedzialny menedżer 
• Członkowie zespołu
• Zespół IT/Księgowość
• Zasoby ludzkie

Onboarding i offboarding: Różnice i podobieństwa

Onboarding i offboarding to dwie strony tego samego medalu. A różnice między nimi wykraczają poza zwroty "jesteś zatrudniony" i "jesteś zwolniony". Przyjrzyjmy się zatem kilku kluczowym różnicom i podobieństwom:

1. Pracownicy nie chcą procesu wdrażania, który przypomina wskakiwanie na pokład, gdy łódź oddala się od brzegu.
2. Zarówno onboarding, jak i offboarding powinny być przeprowadzane ostrożnie.
3. Komunikacja jest kluczowa w obu procesach.
4. Nowi pracownicy powinni czuć się komfortowo podczas wdrażania, podczas gdy odchodzący pracownicy powinni czuć się pewni swojego odejścia.
5. Istotne jest, aby komunikować się jasno i szczerze podczas obu procesów.
6. Jeśli istnieje rozbieżność między oczekiwaniami a rzeczywistością, obie strony mogą kwestionować wzajemne motywy. Offboarding jest istotnym krokiem w procesie odejścia pracownika z organizacji.

W końcu chcesz mieć pewność, że twoje wysiłki skutkują wyższą motywacją, gdy nadal dla ciebie pracują. A następnie wyższe wskaźniki poleceń. Jednak offboarding może być wrażliwym okresem dla pracownika, zwłaszcza jeśli został zwolniony.

Musisz podejść do tego procesu uczciwie i zapewnić swojemu pracownikowi bardzo potrzebne zamknięcie.

Korzyści: Moc offboardingu

Typowy offboarding to w wielu organizacjach wir podsumowań projektów, papierkowej roboty i rozmów końcowych. 

"Menedżer może poprosić osobę, która odchodzi, o napisanie [raportu], aby podzielić się swoją wiedzą, ale często nie ma na to wystarczająco dużo czasu",
- John Sullivan, profesor zarządzania na San Francisco State University, ekspert HR

Słyszymy to cały czas: pracownicy są największym atutem Twojej organizacji. Nie tylko wtedy, gdy pracują dla Ciebie, ale nawet po opuszczeniu organizacji. Pomyśl o nich jak o ambasadorach Twojej marki. Chciałbyś, aby pozytywnie wypowiadali się o Twojej firmie, jej ogólnych doświadczeniach i sposobie, w jaki ich zatrudniasz. 

Dzisiejsi pracownicy nie boją się wyrażać swojego zdania. Platformy takie jak Glassdoor, LinkedIn i kanały mediów społecznościowych umożliwiły pracownikom ocenę ich byłych organizacji. Sprawia to, że odejście w dobrej kondycji jest ważniejsze niż kiedykolwiek wcześniej. 

Gorzkie doświadczenia skutkują negatywnym PR dla firmy i trudnościami w przyciąganiu nowych talentów. Według HBR, wiodące firmy przygotowują się do offboardingu na długo przed odejściem pracownika. Podchodzą do tego w sposób strategiczny, oparty na danych i elastyczny.

Podobnie jak onboarding, offboarding pracowników jest integralną częścią zarządzania talentami, ponieważ pomaga tworzyć długoterminową wartość dla firmy.

Najlepsze praktyki w zakresie offboardingu

Pożegnanie z pracownikiem jest niemal nieuniknione. Ale nie musi to być trudne. Oto kilka najlepszych praktyk offboardingowych, które mogą się różnić w zależności od skali i charakteru organizacji. Możesz jednak wykorzystać je jako przewodnik na początek. 

Etap 1: Przygotowanie podstaw

Idealnie byłoby, gdyby People Operations przejęło odpowiedzialność za zainicjowanie tego procesu. Obejmuje to: 

• Rozpocznij papierkową robotę: Sporządzić formalny list rezygnacyjny i poprosić odchodzącego pracownika o jego podpisanie.  
• Zaplanuj exit interview: Następnie poinformuj pracownika i jego przełożonego, aby przygotowali się do rozmowy o odejściu. Jest to przestrzeń, w której możesz zapytać pracowników o ich opinie na temat pracy w Twojej firmie.

Osoby, które wiedzą, że i tak odejdą, zazwyczaj odpowiadają bardziej szczerze. Skorzystaj więc z tej szansy na uzyskanie dogłębnej informacji zwrotnej!

• Poinformuj zespół: Nie pozostawiaj zespołu w niewiedzy. Poinformuj ich o decyzji kolegi o odejściu. Pomoże im to zaplanować nadchodzące projekty. Zawsze upewnij się, że zespół zareaguje w sposób wspierający i pozytywny. 
• Poinformuj swoich klientów: Jeśli Twój pracownik pracował bezpośrednio z klientami, powiadom ich o tym. Zapewnij ich, że nie ma to wpływu na ich pracę. Poinformuj ich również, kto będzie odpowiedzialny za ich projekty.
  

Etap 2: Przegląd dokumentacji

Ten etap poświęcony jest wypełnieniu wszystkich formalności, przejrzeniu umowy i poświęceniu czasu na przygotowanie dokumentów dotyczących świadczeń/podatków.

• Ostatnie spojrzenie na umowę/podpisany NDA. Upewnij się, że wszystko jest w porządku i zapytaj pracownika, czy ma jakieś zastrzeżenia. 
• Następnie należy skoordynować z zespołem prawnym i księgowym przegląd dokumentów podatkowych. Obejmuje to przetwarzanie wszelkich oczekujących zwrotów i przygotowanie dokumentów dotyczących świadczeń/emerytur, do których pracownik jest uprawniony.
  

Etap 3: Przekazanie zadania do realizacji 

Proces ten składa się z 3 podstawowych kroków: 

1. Poszukaj zastępstwa
2. Przeszkolenie nowego pracownika
3. Identyfikacja potrzeb szkoleniowych

Nadzoruj przejście w sposób, który pomoże Ci zachować doświadczenie odchodzącego pracownika. Zachęć go do podzielenia się wiedzą na temat swojej roli i przekazania jej odpowiedzialnemu pracownikowi. 

Zapewnienie płynnego przejścia między odchodzącym pracownikiem a jego następcą. Może to obejmować przekazanie informacji, takich jak identyfikator logowania do konta, hasło, pliki, dokumenty, informacje o klientach i inne.

Etap 4: Zwrot sprzętu biurowego

Wykonaj ten krok w ostatnim tygodniu pracy pracownika w Twojej organizacji. Skontaktuj się z zespołem IT/logistyki, aby zebrać sprzęt biurowy, taki jak:

• Karty identyfikacyjne
• Sprzęt (komputer, dysk twardy, telefony komórkowe)
• Karty korporacyjne
• Zezwolenia na parkowanie 
• Klucze biurowe, mundur 
• Identyfikator i hasło do konta firmowego.

Wskazówka: Aby uniknąć niezręcznych sytuacji, należy uniemożliwić pracownikom korzystanie z prywatnych numerów telefonów komórkowych do połączeń służbowych. Możesz nie chcieć, aby pracownicy pozostający poza firmą kontaktowali się z Twoimi klientami.

Faza 5: Pożegnanie

To ostatni etap i oficjalnie ostatni dzień pracownika w pracy.

Czas zorganizować kameralne przyjęcie pożegnalne. W zależności od stanowiska pracownika, możesz zaprosić całą organizację lub tylko członków jego zespołu.

Dodatkowo można podać:

• Mowa pożegnalna
• Karta z podziękowaniami
• Prezenty offboardingowe lub nawet spersonalizowane
  

Lista kontrolna offboardingu

Jak więc wygląda holistyczny offboarding? Najlepsze z nich są z góry zaplanowane, zorganizowane, integracyjne i oparte na podstawowych wartościach firmy. Oto przegląd tego, co należy uwzględnić na liście kontrolnej offboardingu:

• Przegląd historii pracy pracownika
• Ocena relacji z członkami zespołu w pracy
• Zrozumienie, w jaki sposób Twoja organizacja wpłynęła na ich cele.
• Uzyskaj ich opinię na temat tego, w jaki sposób firma może poprawić doświadczenia pracowników.

Jest to jednak tylko wycinek tego, co znajduje się na liście kontrolnej. Oto rozbudowana wersja, która gwarantuje płynny offboarding. 

Pobierz go za darmo, aby rozpocząć!

6 najważniejszych błędów, których należy unikać podczas offboardingu

Firmy starają się stworzyć pozytywne pierwsze wrażenie. Ale podróż do zatrzymania talentów nie kończy się na tym. Trwa ona aż do programu offboardingowego. Czasami firmy ignorują wartość odchodzącego pracownika. W rezultacie źle ich traktują, często pomijają ich w procesie lub nawet nie udaje im się ich wycofać.

Programy offboardingowe muszą być humanitarne i zgodne z wartościami organizacji. Aby to zapewnić, oto kilka typowych błędów, których należy unikać:

1. Sprawianie, że pracownicy czują się zapomniani

Zdarzają się sytuacje, w których menedżerowie wykluczają pracowników ze spotkań projektowych w okresie wypowiedzenia. Na przykład People Ops przestaje zapraszać odchodzącego pracownika na wydarzenia firmowe.   

Bardzo ważne jest jednak utrzymywanie relacji z pracownikami nawet podczas ich procesu offboardingu. Ponieważ w pewnym momencie osoby te będą źródłem informacji o Twojej organizacji. 

Zawsze angażuj swojego pracownika na każdym etapie, rozmawiaj z nim, pytaj o jego wymagania i o to, jak możesz ułatwić płynne przejście. 

2. Niepozostawianie otwartych drzwi dla pracowników

Nigdy nie wiadomo, kiedy odchodzący pracownik może przynieść organizacji nową szansę/inwestycję. Jednak takie rzeczy, jak oskarżanie ludzi o nielojalność, odmowa docenienia ich wysiłków i odejście na gorzkich warunkach, mają znaczący wpływ na wrażenia innych pracowników o organizacji. 

Nasza rada: Poinformuj pracownika, że bez względu na to, kiedy to nastąpi, drzwi Twojej organizacji są zawsze otwarte, jeśli zdecyduje się ponownie dla Ciebie pracować.

3. Niewspółpracujące kierownictwo

"Kiedy ludzie odchodzą, będą mówić o firmie i sposobie, w jaki zostali potraktowani" - Mike Quinn, starszy wiceprezes ds. integracji w Synthomer

Sposób, w jaki kierownictwo traktuje odchodzącego pracownika, wiele mówi o standardach organizacji. Niestety, często spotykają się oni z negatywnym nastawieniem i brakiem szacunku. Takie rzeczy jak niepochlebne opinie o pracownikach wśród ich rówieśników i brak uznania dla ich obecności sprawiają, że pracownicy wyładowują swoją frustrację na platformach mediów społecznościowych. 

4. Przydzielanie pracy na ostatnią chwilę

Odejście z organizacji może być przytłaczające - szczególnie dla pracowników, którzy spędzili w niej dużą część swojej kariery. Ostatnią rzeczą, jaką chciałbyś zrobić, jest obciążenie ich pracą, która wymaga "pilnej" uwagi. 

Nakładanie dodatkowej pracy tworzy negatywne doświadczenie, a pracownik odchodzi z gorzkimi wspomnieniami. Najlepiej oddelegować tę pracę jego rówieśnikom do czasu znalezienia zastępstwa. 

5. Pozostawienie negatywnej oceny wyników

Pożegnanie z pracownikiem może być emocjonalne. Nawet jeśli pracował tylko przez 6 miesięcy lub nie osiągał wysokich wyników, nie wytykaj błędów w momencie jego odejścia. Pisząc list polecający lub recenzję na LinkedIn, przygotuj pozytywną recenzję i odejdź z miłymi słowami. 

6. Unikanie rozmowy kwalifikacyjnej

Rozmowa końcowa to konfrontacja między menedżerami/działami personalnymi a pracownikiem. W zależności od relacji, jest to szansa na rozwiązanie wszelkich konfliktów, okazanie wdzięczności i podzielenie się szczerymi opiniami.

Rozmowa końcowa może również zaoferować bardzo potrzebne zamknięcie. Jednak pośpiech w tym procesie lub unikanie go może utrudnić zarówno tobie, jak i pracownikowi zakończenie w dobrym tonie. 

Jaki jest wpływ złego procesu offboardingu?

Całkiem niedawno dyrektor generalny better.com zwolnił 900 pracowników w ciągu 5 minut podczas rozmowy wideo. Takie masowe zwolnienie było niesmaczne i spotkało się z dużym odzewem w mediach społecznościowych.

W ciągu kilku godzin platformy takie jak LinkedIn, Facebook i Glassdoor zostały zalane negatywnymi komentarzami pracowników FinTech. Obecni i poprzedni pracownicy otwarcie dzielili się toksyczną kulturą pracy i praktykami stosowanymi w organizacji. W rezultacie kilku kolejnych dyrektorów zdecydowało się odejść, a Vishal Garg, dyrektor generalny, został zwolniony. 

Sytuacja ta sprawiła, że wiele kwestii znalazło się w centrum uwagi:

• Brak dalekowzroczności ze strony założyciela/zarządu
• Toksyczna kultura firmy
• Słabe przywództwo
• Brak wartości dla pracowników
• Brak empatii wobec pracowników
• Co najważniejsze, brak formalnego procesu offboardingu
  

To klasyczne studium przypadku, które dowodzi, jak ważny jest właściwy offboarding. I dlaczego firmy muszą uczynić go istotną częścią swoich inicjatyw w zakresie doświadczeń pracowników.  

⚙️ Zapewnienie płynnego offboardingu dzięki przepływom pracy Zavvy

W Zavvy umożliwiamy najlepszym firmom dostarczanie najlepszych doświadczeń pracowniczych. Zaczyna się to od preboardingu i trwa przez cały cykl życia pracownika - aż do offboardingu. Nasza platforma oferuje People Ops tworzenie niestandardowych szablonów (onboarding, rytuały spotkań, oceny wyników i inne), które prowadzą pracowników przez podróż z przewodnikiem.

Nie tylko sprzyja to zaangażowaniu, ale także pomaga budować pozytywną wartość marki pracodawcy.

Oto przykładowa podróż offboardingowa, którą można utworzyć w Zavvy:

Dlaczego jest to tak pomocne:

• Możesz raz skonfigurować ustandaryzowany przepływ pracy, aby upewnić się, że wszyscy są traktowani tak samo
• Kroki, które można wysyłać do innych osób, obejmują wiadomościSlack/MS Teams, listy zadań, zaproszenia na spotkania, dokumenty i nie tylko!‍
  

Jeśli nie wiesz, od czego zacząć, nasi eksperci chętnie Ci pomogą! Skontaktuj się z nami w dowolnym momencie lub zarezerwuj bezpłatne demo. 

➡️ Przemyślenia na wynos

Poziom zaangażowania firmy w offboarding w dużej mierze zależy od jej skali, budżetu, kultury i wskaźnika retencji. Niezależnie od tego, ważne jest, aby mieć podstawowy plan/proces offboardingu i zapewnić spełnienie wszystkich zobowiązań prawnych. 

Firmy muszą mieć świadomość, że nawet najlepiej opłacane talenty są skłonne odejść do innej organizacji. Takiej, która oferuje lepsze doświadczenia pracownicze. Zaczyna się to od onboardingu pracowników, poprzez inicjowanie programów rozwojowych, aż do offboardingu. 

Porozmawiaj z naszymi ekspertami o tym, jak Zavvy może zwiększyć zaangażowanie i wskaźniki retencji w Twojej organizacji dzięki naszym rozwiązaniom!