Jak przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną wraz ze wskazówkami ekspertów?

Co się dzieje, gdy pracownik złoży 2-tygodniowe (lub 3-miesięczne) wypowiedzenie?

Wiele organizacji natychmiast szuka zastępstwa. Koncentrują się one wyłącznie na opracowaniu opisu stanowiska i zamieszczeniu ogłoszenia o pracę, ocenie odpowiednich kandydatów do tej roli i wprowadzeniu nowego pracownika na wolne stanowisko.

Czy jednak naprawdę zastanawiałeś się nad odejściem pracownika z firmy? Czy poświęciłeś im jakąkolwiek uwagę, aby odkryć ich powody opuszczenia organizacji?

Mogą oni opuszczać organizację z wielu powodów.

Na przykład

• opuszczenie toksycznego środowiska pracy
• zakładanie własnej firmy
• przerwę w karierze w celu opieki nad chorymi bliskimi
• uczenie się czegoś nowego
• a nawet podróżować po świecie.

Ale jeśli o to nie zapytasz, skąd będziesz o tym wiedzieć?

Ponieważ osoba odchodząca ma niewiele lub nic do stracenia, rozmowa kwalifikacyjna może być dla niej doskonałą okazją do 

• otwarcie mówić o swoich doświadczeniach
• zidentyfikować obszary wymagające poprawy w cyklu życia pracownika
• i przedstawić zalecenia dotyczące rozwiązania tych problemów.

W tym artykule dowiesz się wszystkiego, co musisz wiedzieć o rozmowach kwalifikacyjnych i jak wykorzystać je jako potężną część większej strategii zatrzymywania pracowników.

Czym jest exit interview?

Rozmowa pożegnalna to rozmowa pomiędzy organizacją a pracownikiem, który odchodzi z firmy. Zazwyczaj rozmowa odbywa się między odchodzącym pracownikiem a członkiem zespołu HR. 

Jest to część procesu offboardingu, która pomaga zrozumieć, dlaczego ktoś zdecydował się odejść w nadziei, że organizacja może zapobiec błędom, które mogą spowodować, że inni pracownicy pójdą w jego ślady w przyszłości.

Rozmowy kwalifikacyjne są również świetne do określania punktów odniesienia dla konkurencji. Załóżmy na przykład, że pracownik narzekał na niższe wynagrodzenie i odszedł z firmy do konkurenta oferującego wyższe wynagrodzenie. W takim przypadku rozmowa kwalifikacyjna może dostarczyć informacji na temat aktualnych standardów rynkowych (wynagrodzenia) i innych atrakcyjnych korzyści, których oczekują pracownicy.

W jaki sposób należy przeprowadzić exit interview?

Society for Human Resource Management (SHRM) zaleca przestrzeganie następujących głównych zasad:

• Rozmowy końcowe powinny być przeprowadzane dla WSZYSTKICH pracowników, niezależnie od tego, czy są to osoby osiągające wysokie wyniki i długoletnie, czy też nie.
• Każda organizacja powinna mieć formalną politykę przeprowadzania rozmów z pracownikami.
• Wywiady powinny być przeprowadzane wyłącznie wtedy, gdy pracownicy odchodzą z własnej woli (dobrowolne odejście), a nie w przypadku zwolnień lub wypowiedzeń. Do tych dwóch scenariuszy należy podejść strategicznie.

Wywiady wyjazdowe a wywiady pobytowe

Podczas gdy exit interview i stay interview często zadają pracownikom podobne pytania, nadal istnieją pewne różnice.

Rozmowa końcowa ma miejsce po oficjalnej rezygnacji pracownika.

Z drugiej strony, wywiad pobytowy jest przeprowadzany okresowo przez cały cykl życia pracownika w organizacji.

Wywiady pomagają zrozumieć

• Co motywuje pracownika do pozostania w firmie?
• co można poprawić w ich doświadczeniu zawodowym, 
• 🌱 i ich przemyślenia na temat kolejnego etapu kariery w organizacji.

Są one częścią mapy podróży pracownika - narzędzia do określania doświadczenia pracownika na każdym etapie jego pobytu w organizacji.

Dlaczego rozmowy z pracownikami są ważne?

Według kierownika ds. ludzi i kultury w StoryTap , Jasmine Leong:

"Wywiady przy odejściu mogą być niesamowitym punktem danych dla działów HR, jeśli są dobrze przeprowadzone. Wraz z wywiadami z pracownikami i ankietami dotyczącymi zaangażowania, zespół HR powinien być w stanie nakreślić dobry obraz mocnych stron i możliwości organizacji, a także ostatecznie zmniejszyć wskaźniki rotacji zespołu."

Rozmowy końcowe to jedne z najbardziej szczerych rozmów, jakie pracownicy mogą odbyć ze swoimi pracodawcami. Są one jedyną szansą dla organizacji, aby dowiedzieć się, co pracownik naprawdę o niej myśli.

Pracownicy rzadko odchodzą z pracy bez powodu. Dowiedzenie się, dlaczego tak się dzieje, jest najpotężniejszym sposobem na poprawę retencji w przyszłości.

5 wskazówek, jak przeprowadzić exit interview

1. Wybór bezstronnego ankietera

Jasmine Cheong ze StoryTap zaleca, aby rozmowę kwalifikacyjną przeprowadził bezstronny członek zespołu HR:

"Chcesz upewnić się, że respondent nie jest zbyt zaabsorbowany tym, jak jego odpowiedzi mogą wpłynąć na przyszłe referencje, więc nie martwi się o zepsucie relacji. W ten sposób uzyskasz najbardziej autentyczne odpowiedzi, z możliwością produktywnego parafrazowania informacji zwrotnych".

Sylvain Roy, CEO i konsultant HR w firmie Folksdodaje, że najlepszą opcją jest, aby specjaliści HR byli odpowiedzialni za rozmowy kwalifikacyjne.

"Osoba przeprowadzająca exit interview musi pozycjonować się jako sojusznik w organizacji i gracz zespołowy, który dba o dobro pracowników. W żadnym wypadku rozmowa nie powinna być przeprowadzana przez bezpośredniego przełożonego, ponieważ ważne jest, aby zachować odpowiedni poziom obiektywizmu podczas wymiany" - dodaje.

Wybór kogoś z zespołu People nie tylko eliminuje stronniczość:

Zapewnia to również szybsze wdrażanie wszelkich informacji zwrotnych.

Niektóre organizacje korzystają z usług firm zewnętrznych lub konsultantów. Może to jednak zostać odebrane jako bezosobowe lub naruszające zasady, zwłaszcza w przypadku pracowników, którzy lubili pracować w danej organizacji.

2. Słuchaj uważnie i nadaj temu osobisty charakter

Rozmowy końcowe nie muszą być chłodne i bezosobowe tylko dlatego, że pracownik odchodzi z firmy. Prawidłowo przeprowadzone rozmowy są kopalnią wiedzy na temat tego, co można zrobić, aby ulepszyć organizację.

‍KrittinKalra, założycielka firmy WriteCreamuważa, że najlepszym sposobem na przeprowadzenie exit interview jest rozmowa w cztery oczy:

"Powinna to być rozmowa, a nie sztywne ramy. Powinna to być rozmowa, która jest otwarta i nie nadmiernie ustrukturyzowana - taka, która nie sprawia, że pracownik czuje się zaniepokojony lub zdenerwowany podczas przygotowywania się do niej lub podczas samej rozmowy".

Twoim głównym celem podczas rozmowy o odejściu jest aktywne słuchanie pracownika, aby zrozumieć, co mówi. Kiedy aktywnie słuchasz, twoje działanie mówi pracownikowi, że informacje zwrotne, które przekazuje, są ważne dla ciebie i organizacji.

Jasmine ze StoryTap preferuje osobiste spotkania , gdy tylko jest to możliwe - lub przynajmniej z włączonym wideo, jeśli jest to zoom - aby naprawdę połączyć się z osobą, z którą rozmawiasz i zbudować relację opartą na zaufaniu. 

3. Poproś pracownika o wypełnienie pisemnej ankiety

‍"Dobrze jest poprosić pracownika o wypełnienie pisemnej ankiety przed rozmową końcową (wskazówka: poproś grzecznie).

Zadawane pytania powinny powinny być zawsze takie same aby były porównywalne", zaleca Jasmine Cheong.

Jeśli dostępne są zasoby, wyślij ankietę ze standardowymi pytaniami (np. Jak znalazłeś firmę w skali od 1 do 10), abyśmy mogli wyciągnąć punkty danych i trendy - a następnie zagłębić się w odpowiedzi, które wyróżniają się podczas faktycznej rozmowy kwalifikacyjnej.

Zadawanie tych pytań pozwala im z wyprzedzeniem zastanowić się nad swoimi odpowiedziami. A czytanie odpowiedzi przed spotkaniem pomaga stworzyć listę pytań, które można zadać, aby poprowadzić rozmowę.

Jasmine mówi, że uzyskałaby również zgodę respondenta na udostępnienie udzielonych przez niego informacji zwrotnych, aby mogli pomóc innym, którzy nadal są w organizacji.

4. Przyjęcie podejścia wielopłaszczyznowego

"Podczas gdy menedżer spędzający trochę czasu z pracownikiem w celu uzyskania informacji zwrotnej jest korzystny, zalecałbym umożliwienie pracownikom poufnej informacji zwrotnej. Nie zawsze jest to łatwa droga, ponieważ pracownik może mieć do przekazania ważne informacje.

Jednak umożliwienie im poufnego podzielenia się swoimi przemyśleniami gwarantuje, że nie spalą "tych mostów".

Dlatego nie będą musieli martwić się o jakikolwiek powrót w przyszłości".

5. Zaplanuj rozmowę kwalifikacyjną we właściwym czasie 

Najlepiej zaplanować rozmowę na około tydzień przed odejściem pracownika. Aby zapewnić mu komfort, warto rozważyć wysłanie pytań z wyprzedzeniem, na wypadek gdyby chciał się do niej wcześniej przygotować.

❓ Przykłady pytań, które można zadać podczas rozmowy końcowej 

Chociaż nie chcesz, aby rozmowa kwalifikacyjna wyglądała jak scenariusz, nie powinieneś również uczestniczyć w spotkaniu bez przygotowania. Przygotuj kilka pytań do wywiadu i zachowaj swobodny i przyjazny ton, aby rozmowa przebiegała naturalnie.

Na początek Krittin zaleca, aby nie zadawać osobistych / banalnych pytań, takich jak "jakie są twoje mocne i słabe strony?".

Sylvain Roy poleca następujące produkty jako świetny początek rozmowy:

• Co skłoniło cię do podjęcia decyzji o szukaniu nowej możliwości?
• Co przekonało cię do podjęcia tej nowej pracy?
• Za czym będziesz tęsknić?
• Gdybym jutro powierzył ci kierowanie działem, co byłoby twoim priorytetem?
• Czy są jakieś inne tematy, które nie zostały poruszone, a które chciałbyś ze mną omówić?
  

Wendy zaleca zadawanie pytań:

• Gdybyśmy mogli zmienić jedną rzecz, aby wesprzeć cię w pozostaniu, co by to było?
• Jak prawdopodobne jest, że wróciłbyś do pracy dla nas w przyszłości?
• Jakie są trzy najlepsze rzeczy związane ze współpracą z nami?
• Jakie są trzy najgorsze rzeczy związane ze współpracą z nami?
  

Według niej, w szczególności dwa ostatnie pytania mogą pomóc organizacji określić ogólne środowisko pracy dla innych pracowników.

Z drugiej strony Jasmine uwielbia zadawać bardziej ogólne, kulturowe, moralne i zespołowe pytania, zamiast mówić o konkretnych wydarzeniach lub osobach. Jej ulubionym pytaniem jest

"Gdybyś mógł zmienić jedną rzecz, która wywarłaby największy wpływ na to miejsce, co by to było?".

Zauważa, że naprawdę oddaje to najważniejsze obawy pracownika i odzwierciedla również obawy innych osób.

Inne pytania do rozważenia to:

• Jak byłeś traktowany przez kierownika i członków zespołu?
• Jak dobrze uważasz, że twoja praca została zauważona i doceniona?
• Czy uważasz, że otrzymałeś niezbędne szkolenie i wsparcie do wykonywania swoich obowiązków?
• Czy uważasz, że Twoja praca była zgodna z Twoimi osobistymi celami?

📈 Najlepsze praktyki i błędy, których należy unikać (Dos and don'ts)

Najlepsze praktyki i błędy, których należy unikać (Dos and Don'ts)

Najlepsze praktyki rozmów kwalifikacyjnych obejmują następujące kwestie:

Do:

• Zachowaj neutralność
• Zapytaj osobę odchodzącą z pracy,czy jest zainteresowana wzięciem w niej udziału (podczas gdy rozmowy exit interview są obowiązkowe w organizacji, są one całkowicie dobrowolne dla odchodzących pracowników).
• Zaoferuj pracownikowi różne sposoby przekazywania informacji zwrotnych. Jak zasugerowała Wendy, "rozważ wiele podejść". Możesz rozważyć otrzymywanie informacji zwrotnych w formie pisemnej, rozmów telefonicznych lub spotkań 1:1 (fizycznych lub wirtualnych).
• Poinformuj ich, dlaczego przeprowadzasz rozmowę.
• Niech wiedzą, że nie muszą odpowiadać na każde pytanie. 
• Poproś pracownika o wypełnienie pisemnej ankiety.
• Wyślij pytania do pracownika przed spotkaniem. Chcesz, aby czuł się komfortowo odpowiadając na Twoje pytania i nie dał się zaskoczyć.
• Zapisuj i przechowuj informacje zwrotne w sposób poufny. Obiecaj również pracownikom poufność przed rozpoczęciem spotkania.
• Podziel się informacjami zwrotnymi z niezbędnymi interesariuszami.
• Słuchaj ze zrozumieniem i empatią, a nie kontruj lub przerywaj.
• Wykorzystaj informacje zwrotne do określenia obszarów wymagających poprawy.
• Zakończ spotkanie/spotkania osobistym, pozytywnym akcentem.
  

Nie:

• Zaangażuj przełożonych lub kierowników. 
• Naruszenie poufności. Przełożeni powinni otrzymywać jedynie podsumowane, zanonimizowane wnioski/informacje zwrotne.
• Zadawaj ukierunkowane lub konkretne pytania, takie jak "dlaczego nie lubisz tu pracować?". 

Jasmine powtarza, że celem spotkania powinno być uzyskanie informacji zwrotnej i uhonorowanie czasu spędzonego przez pracownika w organizacji, niezależnie od okresu jego zatrudnienia.

"Ostatnią rzeczą, jakiej potrzebują, jest poczucie dyskomfortu z powodu podjęcia decyzji o odejściu. W końcu zaryzykowalidla ciebie i twojej organizacji, uwierzyli w twoją misję i ciężko pracowali (miejmy nadzieję) - i to powinno być celebrowane" - radziła.

• Poproś ich o ponowne rozważenie i pozostanie. Twoim celem jest poznanie ich punktu widzenia.
• Bądź zbyt osobisty lub zadawaj pytania typu: "Czy uważasz, że jest ktoś, kto powinien odejść zamiast ciebie?".
• Marnowanie czasu pracowników. 
• Nie zwracaj się do nich niegrzecznie lub zachowuj się chłodno.
• Zajmij się plotkami w biurze. Nawet jeśli odchodzący pracownik angażuje się w plotki biurowe, nie angażuj się w nie. W porządku jest poinformować go, że może podzielić się swoimi odczuciami. Ty jednak nie masz i nie możesz mieć zdania na ten temat.
• Nie dziel się swoimi osobistymi opiniami. Zachęcaj ich przez całe spotkanie do wyrażania własnego zdania i postrzegania tego procesu jako bezpiecznej przestrzeni do otwartości.

Kiedy nie powinny być poufne?

Istnieją pewne warunki, w których informacje zwrotne przekazane przez odchodzącego pracownika nie powinny pozostać poufne. Powód "naruszenia tej poufności" należy wyjaśnić pracownikowi i nie wolno tego robić bez jego zgody.

Przypadki, w których informacje zwrotne z rozmowy kwalifikacyjnej nie powinny być traktowane jako poufne, to m.in:

• Zgłoszenia dotyczące nękania.
• Zarzuty defraudacji.
• Zgłoszenia dotyczące dyskryminacji.
• W przypadkach, w których wymagane są działania dyscyplinarne lub dochodzenia.
• Sytuacje, działania lub czynności wskazujące na naruszenie prawa lub polityki firmy.
  

➡️ Podsumowanie

Wywiad z pracownikiem jest sposobem na ulepszenie biznesu i zatrzymanie pracowników. Punkty działania utworzone na podstawie opinii pracowników powinny zostać wdrożone w celu zwiększenia zaangażowania pracowników i budowania pozytywnej marki pracodawcy. Przykłady punktów działania, które można utworzyć to:

• Restrukturyzacja
• Zwiększenie wynagrodzeń pracowników
• Inwestowanie w skuteczne programy nauki i rozwoju
• Działania dyscyplinarne/dochodzenie
• Poprawa kultury firmy
• Wprowadzenie zdalnych lub hybrydowych warunków pracy
• Usprawnienie procesu wdrażania
• Wprowadzenie atrakcyjnych świadczeń pracowniczych i dodatków.
  

W Zavvy umożliwiamy firmom myślącym przyszłościowo dostarczanie wyjątkowych doświadczeń pracowniczych. Zaczyna się to od wstępnego wdrożenia i jest kontynuowane poprzez informacje zwrotne w całym cyklu życia pracownika.

Można go używać do

• Strukturalna rozmowa wyjściowa 1:1
• Wysyłanie ankiet
• I wiele, wiele więcej.