Dokumentacja wdrożeniowa - wszystko, co musisz wiedzieć

Pierwsze wrażenie ma znaczenie; tak bardzo, że solidne wdrożenie pracownika może zwiększyć wskaźnik retencji nowych pracowników o 82%. W czasach, gdy zmiany w karierze spowodowane niską satysfakcją z pracy stały się normą, liczby te są warte odnotowania. Stawia to jednak inne, ważniejsze pytanie: co składa się na świetne doświadczenie wdrożeniowe pracownika?

Po pierwsze, nowi pracownicy powinni martwić się tylko o to, jak najlepiej wypełniać swoje nowe obowiązki, a nie o potencjalne pułapki administracyjne. To powiedziawszy, dokumentacja onboardingowa jest nieuniknionym elementem procesu wdrażania pracowników, co oznacza, że żaden proces onboardingu nie może się bez niej obejść. Jak więc możemy zapewnić, że nowi pracownicy otrzymają wszystkie informacje, których potrzebują, aby odnieść sukces w nowej roli?

Jesteśmy tutaj, aby zbadać tę kwestię bardziej szczegółowo.

Czym jest dokumentacja wdrożeniowa?

Co odróżnia dokumentację związaną z nowym zatrudnieniem od dokumentacji wdrożeniowej?

Kluczowa różnica polega na tym, że dokumentacja nowego zatrudnienia odnosi się do faktycznej dokumentacji wypełnianej przez nowych pracowników po zatrudnieniu .

Tymczasem dokumentacja wdrożeniowa reprezentuje narzędzia, procesy, zasady, procedury i inną własność intelektualną firmy, które kształtują ogólną kulturę i obowiązki działu.

W rezultacie dość często zdarza się, że oba te elementy nakładają się na siebie w jakimś kształcie lub formie.

Poniżej przedstawiamy listę czterech rodzajów dokumentów onboardingowych, które prawdopodobnie napotkasz podczas wdrażania się do nowej roli. Co więcej, prawdopodobnie natkniesz się na nie niezależnie od tego, czy są one zdigitalizowane, czy papierowe.

4 niezbędne dokumenty dla nowych pracowników

Celem dokumentów onboardingowych jest umożliwienie nowym pracownikom zapoznania się i zrozumienia warunków i obowiązków związanych z ich nową rolą w firmie. Zazwyczaj są one wymagane zarówno prawnie, jak i umownie.

Należy pamiętać, że cztery rodzaje dokumentów onboardingowych wymienione poniżej są uogólnione w celach demonstracyjnych. Nie zapomnij dokładnie sprawdzić w swoim dziale HR, czy nie brakuje żadnych innych istotnych dokumentów on boardingowych, których będą potrzebować nowi pracownicy.

 1. Krajowe dokumenty prawne dotyczące zatrudnienia

Nic dziwnego, że w różnych krajach obowiązują różne dokumenty prawne, które pracownicy muszą wypełnić po zatrudnieniu.

Na przykład pracownicy najemni w Stanach Zjednoczonych będą musieli wypełnić formularze podatkowe W-4 do celów podatku federalnego i stanowego, podczas gdy Kanadyjczycy muszą złożyć wypełniony formularz podatku od zatrudnienia TD1. Warto również wspomnieć, że w dokumentacji wdrożeniowej należy uwzględnić informacje dotyczące formularzy prawnych dla wykonawców i innych pracowników niestałych lub nie pobierających wynagrodzenia.

Chociaż dokumenty te różnią się w zależności od kraju, zazwyczaj dotyczą one podstawowych kwestii związanych z zatrudnieniem, takich jak

• Podatki
• Opieka zdrowotna
• Godziny pracy
• Szczegóły wynagrodzenia
• Różne rodzaje urlopów (np. WOM a zwolnienie chorobowe)
• Sprawdzanie przeszłości kryminalnej
• Testy na obecność narkotyków
• Zrzeczenie się odpowiedzialności.

2. Dokumenty pracownicze

Rozpoczynając nową pracę, należy pamiętać o trzech podstawowych dokumentach związanych z zatrudnieniem:

• List z ofertą pracy
• Formularz umowy o pracę
• Określ cele i oczekiwania związane z daną rolą.

Listy z ofertami pracy to krótkie omówienie nowego stanowiska. Nie tylko formalnie rozszerzają ofertę pracy na piśmie, ale zazwyczaj zawierają wiadomość powitalną, datę rozpoczęcia pracy i kolejne kroki dla nowych pracowników.

Jeśli chodzi o istotne szczegóły administracyjne związane z nowym stanowiskiem, znajdziesz je w formularzu umowy o pracę. Umowy o pracę określają godziny pracy, wynagrodzenie, urlopy, obowiązki na stanowisku, politykę firmy oraz wytyczne dotyczące przedłużania i rozwiązywania umów. Jeśli pracownicy mają wątpliwości w którymkolwiek z tych obszarów, zawsze mogą odwołać się do swoich umów o pracę.

Wreszcie, możesz podzielić się wszelkimi informacjami, które nie zostały wyszczególnione w liście z ofertą pracy lub umowie o pracę, w pisemnym dokumencie wyszczególniającym dodatkowe zasady, procedury i oczekiwania firmy.

Wskazówka: Możesz pomóc w skuteczniejszej integracji nowych pracowników, zapewniając jak największą jasność co do zasad, procedur i oczekiwań od samego początku procesu wdrażania.

 3. Wewnętrzne dokumenty spółki

Wewnętrzne dokumenty firmy zazwyczaj odnoszą się do materiałów specyficznych dla firmy, które lepiej pomagają nowym pracownikom zrozumieć strukturę, kulturę i oczekiwania w organizacji.

Dokumenty te mogą zawierać takie materiały jak:

• Podręczniki dla pracowników
• Hybrydowe praktyki pracy
• Polityka ochrony środowiska
• Zasady etyki
• Zasady dotyczące ubioru
• Umowy o zakazie konkurencji i/lub nieujawnianiu informacji
• Formularze oceny wyników
• Schemat organizacyjny firmy
• Dokumenty określające kulturę, misję i wartości firmy
• Kodeks postępowania firmy
• Dane pracowników
• Inna własność intelektualna specyficzna dla firmy

Wskazówka: Podobnie jak w przypadku umów o pracę, nie jest nierozsądne wymaganie od nowych pracowników podpisania niektórych z tych dokumentów, aby upewnić się, że przeczytali i zrozumieli szczegóły każdego z nich.

4. Dokumenty określające wynagrodzenie i rekompensatę dla pracowników

Większość umów o pracę zazwyczaj zawiera informacje na temat wynagrodzenia. Niektóre firmy decydują się jednak na przedstawienie tych informacji w innym miejscu. Kilka najczęściej spotykanych dokumentów dotyczących wynagrodzeń i rekompensat dla pracowników to:

• Formularze wpłat bezpośrednich
• Formularze dotyczące opieki zdrowotnej
• Polityka płatnych urlopów
• Dokumenty związane z emeryturami i rentami
• Informacje o opcjach na akcje
• Inne dokumenty dotyczące świadczeń.

Może się okazać, że niektóre dokumenty należą do więcej niż jednej z powyższych kategorii. Tak czy inaczej, dobrze jest przejrzeć powyższe i sprawdzić, czy czegoś tu nie brakuje. Jednak uporządkowanie całej dokumentacji onboardingowej to tylko jeden z elementów układanki, jeśli chodzi o tworzenie procesu onboardingu. 

Poza papierkową robotą: Wskazówki dotyczące tworzenia dokumentacji wdrożeniowej 

Dla osób bez wcześniejszego doświadczenia pytanie, jak zoptymalizować dokumentację onboardingową, może wydawać się zniechęcające. Na początek, biznesowy podręcznik (znany również jako firmowy podręcznik) może pomóc w ustrukturyzowaniu dokumentacji wdrożeniowej w sposób zgodny z misją i wartościami organizacji.

Wskazówka: Jeśli chodzi o to, kto najlepiej nadaje się do skompilowania tych firmowych podręczników, tylko Ty możesz odpowiedzieć na to pytanie. Chociaż zachęcamy do tworzenia podręczników jako zespół, właściciele tematów lub eksperci merytoryczni w firmie będą najlepszymi osobami do konsultacji w tej sprawie.

Zdecyduj, jakich informacji potrzebują nowi pracownicy, aby objąć swoje stanowisko.

Podjęcie decyzji o tym, jakie informacje o organizacji będą potrzebne nowym pracownikom - i odwrotnie, jakich informacji organizacja będzie potrzebować od nich - może pomóc w stworzeniu intuicyjnych i dobrze zorganizowanych firmowych podręczników.

Jak wspomnieliśmy powyżej, informacje te różnią się w zależności od firmy i kraju (zwłaszcza informacje dotyczące opieki zdrowotnej pracowników). Możesz jednak wykorzystać poniższe informacje jako punkt wyjścia przy podejmowaniu decyzji, które informacje należy uwzględnić w swoim podręczniku. Mianowicie, nowi pracownicy będą musieli:

• Zachowanie zgodności z przepisami prawa pracy obowiązującymi w danym kraju
• zrozumienie pełnego zakresu obowiązków i odpowiedzialności na nowym stanowisku
• Zrozumienie zasad firmy dotyczących wynagrodzenia, dni chorobowych, WOM itp.
• Mieć jasną wizję misji, kultury i wartości organizacji.

Gdy będziesz w stanie uporządkować i edytować te informacje w przystępnym formacie dla nowych pracowników, udostępnij je innym pracownikom operacyjnym i interesariuszom, aby ocenić, czy jesteś na dobrej drodze. Gdy otrzymasz od nich zielone światło, udostępnij podręcznik nowym pracownikom i zachęć ich do odwoływania się do niego za każdym razem, gdy będą mieli pytania. Jeśli otrzymujesz te same pytania od wielu nowych pracowników, możesz chcieć ponownie przeanalizować podręcznik pod kątem obszarów, w których brakuje jasności.

Przykłady i szablon podręcznika

Istnieje więcej niż jeden sposób tworzenia i strukturyzowania podręczników firmowych w zależności od kultury, misji i wartości organizacji. Różne rodzaje podręczników wyjaśniają bardziej szczegółowo określone zasady i procedury firmy.

Ponieważ głównym celem podręcznika firmy jest objęcie podstaw w zakresie wartości firmy, zasad, procedur i najlepszych praktyk, zawsze będziesz musiał gdzieś zawrzeć te informacje. Istnieją jednak inne rodzaje podręczników, które poruszają bardziej szczegółowe informacje:

• Playbooki operacyjne - te playbooki wyjaśniają usługi oferowane klientom i sposób ich dostarczania. Potraktuj je jako podręcznik operacyjny dla swojej organizacji.
• Podręczniki sprzedaży - przeznaczone specjalnie dla zespołów sprzedaży, podręczniki sprzedaży rzucają światło na unikalne bolączki klientów docelowych, codzienne wyzwania, z którymi się borykają, oraz na to, w jaki sposób produkt(y) lub usługa(i) mogą być pozycjonowane jako rozwiązanie ich problemów.
• Podręczniki dla odsprzedawców lub kanałów dystrybucji - te podręczniki wyjaśniają wytyczne dotyczące odsprzedaży dla zewnętrznych sprzedawców lub partnerów firmy, aby mogli oni skutecznie odsprzedawać i unikać potencjalnych pułapek prawnych.
• Zasady pracy hybrydowej - Zazwyczaj podręczniki polityki pracy hybrydowej określają, kto kwalifikuje się do pracy hybrydowej, sprzęt potrzebny do pracy hybrydowej oraz kiedy pracownicy pracujący hybrydowo powinni być dostępni. Ponadto będą one zawierać oczekiwania dotyczące tego, ile pracy może lub powinno odbywać się zdalnie. Kolejnym elementem mogą być najlepsze praktyki dotyczące pracy hybrydowej, w tym pożądane i niepożądane zachowania.

Najlepsze praktyki z podręcznika firmy

1. Unikaj przeładowania informacjami - dostarczanie dokumentacji wdrożeniowej fragmentarycznie to świetny sposób na dzielenie się ważnymi informacjami bez przytłaczania nowych pracowników.
2. Zadbaj o świeżość treści - mamy to na myśli w więcej niż jednym sensie, ponieważ treści powinny być angażujące, skalowalne i wystarczająco elastyczne, aby podlegać rutynowym aktualizacjom w zależności od zmian organizacyjnych.
3. Włącz playbooki do procesu wdrażania - większość firm już przestrzega tej zasady, ale nadal warto ją powtórzyć. Jeśli nie ma nic innego, proces wdrażania ma na celu udostępnienie i ponowne sprawdzenie wszystkich istotnych informacji zawartych w podręcznikach organizacji.
4. Umożliwienie dostępu 24/7 - Zapewnienie obecnym i nowo zatrudnionym pracownikom całodobowego dostępu do firmowych podręczników poprawi komunikację wewnątrz firmy, spójność i więzi. 

Więcej niż dokumentacja: Stwórz ustrukturyzowane i efektywne środowisko wdrożeniowe

Firmy wiedzą, jak ważne jest prawidłowe wdrożenie, o czym świadczą 92 miliardy dolarów wydane na szkolenia nowych pracowników w ciągu ostatnich dwóch lat. Jednak samo wrzucenie całej tej dokumentacji nowym pracownikom nie wystarczy. Najczęściej potrzebują oni wskazówek, światowej klasy doświadczenia użytkownika i autentycznego kontaktu z ludźmi, aby pomyślnie przejść przez cały proces. Poniżej znajdują się niektóre z naszych ulubionych zaleceń, aby tak się stało.

Nawiązywanie więzi międzyludzkich

Nie jest zaskoczeniem, że ponad trzy czwarte pracowników uważa socjalizację za najważniejszy czynnik pracy - liczba ta prawdopodobnie wzrośnie jeszcze bardziej, gdy będziemy wychodzić z pandemii. Z drugiej strony, zaangażowanie pracowników w świecie biznesu po pandemii COVID-19 jest głównym zmartwieniem pracodawców. W końcu zaangażowanie pracowników siedzących samotnie w swoich domowych biurach przez osiem godzin dziennie może być wyzwaniem.

Sprawia to, że nawiązanie prawdziwej więzi międzyludzkiej jest znaczące i konieczne, zwłaszcza w warunkach zdalnych. Na szczęście istnieje kilka sposobów na wspieranie bliskości i integracji wśród nowych pracowników, w tym:

• Okresowe spotkania wdrożeniowe (np. odprawy, spotkania po pracy, spotkania integracyjne, obiady pracownicze itp.)
• Wstępne wejście na pokład
• Indywidualne spotkania z przełożonymi lub kierownikami.

W zależności od struktury i kultury organizacji, możesz być bardziej skłonny do organizowania pewnych wydarzeń orientacyjnych niż innych (np. dogłębne analizy produktów vs. spotkania wprowadzające z wyższymi szczeblami firmy). Najważniejsze jest to, aby wdrażać spotkania i wydarzenia orientacyjne, które mają największy sens dla Twojej organizacji. Jak widać, istnieje wiele sposobów na stworzenie niezapomnianego doświadczenia onboardingowego, a żadna konfiguracja nie pasuje do dwóch takich samych organizacji.

Wdrożenie systemu koleżeńskiego

System kumpelski może znacząco pomóc nowym pracownikom w organizacji. Badania pokazują, że system kumpelski zwiększa wskaźniki retencji pracowników i ogólną satysfakcję z pracy w dłuższej perspektywie. Dodatkowo, posiadanie wyznaczonego pracownika do zadawania pytań i rozwiązywania wątpliwości może zapewnić bardzo potrzebne poczucie bezpieczeństwa psychicznego. Jest to istotny czynnik wpływający na decyzję pracownika o pozostaniu w firmie lub odejściu z niej, jak odkryło Google.

Pamiętaj: jednym z największych ogólnych celów wdrożenia jest sprawienie, by nowi pracownicy czuli się związani i zintegrowani z firmą. Drobne kroki, takie jak parowanie nowych pracowników z kumplem onboardingowym, mogą znacznie przyczynić się do realizacji tego celu. Biorąc pod uwagę, że zastąpienie nowego pracownika kosztuje około jednej trzeciej jego wynagrodzenia, wysokie wskaźniki rotacji wynikające z braku tego psychologicznego bezpieczeństwa szybko się sumują.

Optymalizacja przepływów pracy

Onboarding może być przytłaczający dla nowych pracowników (i nie tylko).

Właśnie dlatego usprawnienie przepływu pracy, tak aby informacje były dostarczane kawałek po kawałku, ma kluczowe znaczenie: pokazuje nowym pracownikom, że ich dobre samopoczucie psychiczne i zrozumienie obowiązków na nowym stanowisku są dwoma głównymi priorytetami całego procesu.

Sygnalizuje również, że onboarding nie jest jednorazową transakcją. Zamiast tego jest to podróż z przewodnikiem, która pomaga pracownikom wejść w rolę, czując się pewnie i w pełni przygotowani do podjęcia nowych obowiązków.

Na przykład Storyblokna przykład. Usprawnienie ich przepływu pracy pozwala zaoszczędzić 68 godzin na procesie wdrażania każdego miesiąca. To z kolei daje im więcej czasu na skupienie się na tym, co ważne: przygotowaniu nowych pracowników do odniesienia sukcesu na nowych stanowiskach.

Storyblok mogą to osiągnąć poprzez jasne zdefiniowanie każdej fazy procesu wdrażania, celów każdej fazy i danych wejściowych niezbędnych do osiągnięcia pożądanych wyników. Cyfrowe oprogramowanie onboardingowe Zavvy pomaga im zautomatyzować niektóre aspekty procesu onboardingu. Automatyzacja przekłada się nie tylko na oszczędność czasu, ale także na zwiększenie produktywności. Krótko mówiąc, usprawnienie przepływu pracy oszczędza czas wszystkich, w tym pracowników operacyjnych i nowych pracowników.

➡️ Zavvy pomaga pracownikom szybciej wdrożyć się do pracy

Tworzenie dokumentacji wdrożeniowej nie musi być kosztowne ani czasochłonne.

Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu do dokumentacji wdrożeniowej można łatwo zautomatyzować, zorganizować i zapewnić pracownikom dostęp 24/7.

Rozwiązania Zavvy w zakresie dokumentacji onboardingowej pozwalają połączyć w jednej, spójnej platformie dokumenty związane z nowym zatrudnieniem, dokumentację onboardingową i bardzo potrzebny element społecznościowy, który angażuje pracowników.

Z intuicyjnego podejścia do zarządzania sprawami pracowniczymi może skorzystać każdy pracownik, od początkującego po kadrę zarządzającą.

➡️ Ciekawy? Pobierz bezpłatną wersję demonstracyjną już teraz!