Najlepsze pytania kontrolne na spotkania: Budowanie silniejszych relacji z zespołem

Zespoły to nie tylko zadania i terminy. To ekosystemy rozwijające się dzięki relacjom i zrozumieniu. A dla menedżerów, liderów lub każdego, kto kieruje statkiem, znajomość załogi ma kluczowe znaczenie. 

Spotkania nie wszystkim jednak przypadają do gustu, zwłaszcza jeśli chodzi o sesje jeden na jeden. 

Jak więc wywołać dialog, który tworzy głębię, wgląd, prawdziwość i więź? Na tym polega sztuka zadawania pytań kontrolnych.

Dla tych, którzy chcą przekształcić spotkania w tygiel spostrzeżeń, dla tych, którzy chcą poznać swój zespół poza arkuszami kalkulacyjnymi, jest to zestaw narzędzi. 

🗣️ O czym rozmawiać podczas odprawy?

Przeprowadzanie odpraw to doskonała okazja do uzyskania aktualnych informacji i nawiązania kontaktu z pracownikami. 

Dyskusje mogą obejmować budowanie relacji ze współpracownikami, dzielenie się aktualizacjami projektów lub postępami, przeglądanie celów i zadań, raportowanie wyników pracowników i oferowanie wsparcia w razie potrzeby.  

"Menedżer jest na miejscu, aby pomóc usunąć przeszkody i pomóc członkom zespołu odnieść sukces. Dlatego głównym celem spotkania jeden na jeden powinno być ujawnienie tego, co stoi na przeszkodzie, pomoc w znalezieniu rozwiązania i sprawdzenie, czy poprzednie blokady zostały usunięte". Henry O'Loughlin z Buildremote.

Pytania kontrolne na cotygodniowe spotkania

Przygotowywanie pytań kontrolnych na cotygodniowe spotkania może być świetnym sposobem na ocenę priorytetów zespołu i niepowodzeń z poprzedniego tygodnia oraz ustalenie oczekiwań na następny tydzień. 

Podczas indywidualnych spotkań z członkami zespołu ważne jest, aby porozmawiać o ich bieżącym obciążeniu pracą, aby w razie potrzeby móc zaoferować wsparcie. 

Pytania kontrolne podczas cotygodniowych spotkań mogą obejmować: 

Podsumowanie poprzedniego tygodnia:

• Jakie są priorytety twoje i twojego zespołu z poprzedniego tygodnia? 
• Z jakich osiągnięć minionego tygodnia jesteś najbardziej dumny?
• Jakie konkretne zadanie nie dawało ci spokoju przez ostatni tydzień? 
• Jakie wyzwania i niepowodzenia napotkałeś? Jeśli nie, jakie są potencjalne zagrożenia, które mogą utrudnić postęp? 

Potrzebne wsparcie lub zasoby ze strony zespołu:

• Używając wartości procentowej, jak duże jest obecnie Twoje obciążenie pracą? 
• Jak możemy wesprzeć Cię w zapewnieniu sukcesu Twojego projektu? 
• Jakich zasobów lub wsparcia potrzebujesz w przyszłości?

Projekty lub zadania w przygotowaniu na bieżący tydzień:

• Jakie nadchodzące projekty lub zadania chcesz zrealizować w tym tygodniu? 
• Czego nauczyłeś się podczas naszej ostatniej odprawy, co możesz zastosować w przyszłości? 

➡️ Nie wiesz, jak zacząć? Pobierz ten cotygodniowy szablon do następnej odprawy. 

➡️ Zacznij myśleć z wyprzedzeniem, aby wzmocnić swój zespół. Skorzystaj z naszego szablonu comiesięcznych spotkań jeden na jeden, aby zorganizować produktywne spotkanie kontrolne. 

Pytania kontrolne dotyczące relacji

Pytania sprawdzające relacje mogą być świetnym sposobem na lepsze zrozumienie pracowników. Dzięki temu mogą oni wspierać przejrzystą i otwartą komunikację na temat swoich odczuć dotyczących kierownictwa i miejsca pracy. 

Pytania sprawdzające relacje mogą obejmować następujące kwestie: 

Zbieranie informacji zwrotnych od pracowników:

• Co najbardziej podoba ci się w naszej współpracy?
• Czy jest coś, co chciałbyś zmienić w naszej współpracy?
• Czy spełniam twoje oczekiwania jako menedżer?
• Jakie ulepszenia w naszej dynamice chciałbyś polecić?  
• Jak sądzisz, w skali od 1 do 10 (gdzie 10 jest najwyższą oceną), jaki jest nasz poziom wzajemnego zaufania? 

Ocena planów kariery pracowników w firmie:

• Czy jesteś zadowolony ze swojego obecnego stanowiska? 
• Jakie są Twoje ostatnie zwycięstwa, zarówno osobiste, jak i zawodowe?
• Czy czujesz, że zmierzasz we właściwym kierunku, jeśli chodzi o swoją ścieżkę kariery? 
• Jakiego wsparcia potrzebujesz, aby osiągnąć swoje cele zawodowe? 

Pytania sprawdzające wydajność podczas spotkań

Możesz wykorzystać spotkania kontrolne ze swoimi bezpośrednimi podwładnymi, aby podzielić się informacjami zwrotnymi na temat ich wyników i wspólnie pracować nad osiągnięciem określonych celów w miejscu pracy. Może to być doskonała okazja do przeprowadzenia spotkania oceniającego wydajność, podczas którego omówione zostaną luki w wiedzy i bieżące osiągnięcia oraz wyjaśnienia dotyczące roli, jeśli zajdzie taka potrzeba. 

Pytania sprawdzające wydajność mogą obejmować następujące kwestie:

Wykonanie zadania lub projektu: 

• Jakie konkretne zadanie pomogło ci przyspieszyć w tym tygodniu? 
• Czy możesz podzielić się raportem z ostatniego projektu? 
• Jeśli projekt zakończył się sukcesem, co było największym wyzwaniem podczas jego realizacji? 
• Jeśli się opóźni, co można zrobić w przyszłości? 
• Jakimi krótko- i długoterminowymi celami chciałbyś się podzielić, aby osiągnąć sukces tego projektu? 
• Jak dążysz do osiągnięcia swoich celów? 
• Czy są jakieś godne uwagi osiągnięcia związane z bieżącymi zadaniami lub projektami, którymi chciałbyś się podzielić? 

Ogólna wydajność pracownika: 

• Jak się czujesz w obecnej roli zawodowej? 
• Jakie są twoje mocne i słabe strony jako pracownika? 
• Czy uważasz, że wystarczająco wykorzystujesz swoje mocne strony?
• Jak pracujesz nad pokonaniem swoich słabości? 
• Jak widzisz rozwój swojej roli w ciągu najbliższych 1/3/5 lat?
• Czy istnieją konkretne szkolenia lub możliwości rozwoju, w których chcielibyście, abyśmy was wspierali? 

👩‍⚕️ Pytania kontrolne dotyczące zdrowia psychicznego

Zdrowie psychiczne jest głównym zmartwieniem większości pracowników, ponieważ może wpływać na ich wydajność w pracy. W rzeczywistości, według badań, 92% pracowników napotyka wyzwania związane ze zdrowiem psychicznym, które mają wpływ na ich pracę. 8 na 10 pracowników bierze pod uwagę wsparcie w zakresie zdrowia psychicznego przy wyborze pracodawcy. Oznacza to, że zadawanie pytań związanych ze zdrowiem psychicznym podczas wizyt kontrolnych to świetny sposób na zaoferowanie im wsparcia w zakresie zdrowia psychicznego, którego potrzebują.

Niektóre pytania kontrolne dotyczące zdrowia psychicznego powinny obejmować: 

• W skali od 1 do 5 (5 oznacza najwyższy poziom), jak wysoki jest Twój obecny poziom stresu? 
• Co sprawia, że czujesz się zestresowany? 
• Co sprawia, że odczuwasz niepokój i jak często pojawiają się te uczucia?
• Czy jesteś zadowolony ze swojej pracy? Co chciałbyś zmienić, aby być szczęśliwszym? 
• Co daje ci motywację w pracy i ogólnie w życiu? 
• Co daje ci inspirację w pracy i ogólnie w życiu? 
• Jak radzisz sobie ze swoimi emocjami? 
• Co pomaga ci zachować produktywność i koncentrację w pracy? 
• Za co jesteś wdzięczny?
• Co robisz w wolnym czasie, aby się zrelaksować? 
• Jak dbasz o siebie? 

Zabawne pytania do odprawy

Niektóre spotkania kontrolne niekoniecznie muszą być poważne. Czasami zachowanie lekkości na początku może być świetnym lodołamaczem, który sprawi, że pracownicy poczują się komfortowo otwierając się na temat swoich uczuć w pracy. 

Niektóre zabawne pytania sprawdzające, które mogą przełamać lody podczas spotkań, mogą obejmować: 

• Jaka była pierwsza rzecz, o której pomyślałeś po przebudzeniu?
• Jaka jest jedna rzecz na szczycie Twojej listy rzeczy do zrobienia, którą chciałbyś się podzielić? 
• Co jest ciekawego w historii Twojej rodziny? 
• Jaki jest twój sekretny talent? 
• Gdybyś mógł wybrać dowolną supermoc, co by to było i dlaczego? 
• Gdybyś mógł teraz powiedzieć jedną rzecz całemu światu, co byś powiedział? 
• Jaki jest Twój ulubiony film i dlaczego? 
• Jaki jest Twój wymarzony cel podróży?
• Spośród wszystkich miejsc, w których byłeś, jakie jest Twoje ulubione miejsce i dlaczego? 
• Jeśli podróże w czasie istnieją, czy chciałbyś podróżować w czasie czy w przyszłości? 

🖥️ Pytania kontrolne do wirtualnych spotkań

Wyzwaniem związanym z wirtualnymi spotkaniami jest skłonienie zdalnego zespołu do słuchania i skupienia się. Musisz więc sprawić, by były one tak samo angażujące, jak spotkania twarzą w twarz. Aby to zrobić, zapewnij taki sam poziom zaangażowania, aby pracownicy mogli swobodnie dzielić się podczas odpraw. Możesz zadawać zabawne pytania przełamujące lody lub poprosić ich o napisanie odpowiedzi, które możesz omówić podczas spotkania.

Niektóre pytania kontrolne, które można dodać, aby wirtualne spotkania były angażujące, obejmują:

• Co jest najlepsze w pracy zdalnej? 
• Jakie jest Twoje ulubione miejsce w domowym biurze? 
• Co chciałbyś zmienić w swoim domowym biurze? 
• Jak spędzasz dzień wolny? 
• Jak ustalać granice po godzinach pracy podczas pracy zdalnej? 
• Co chciałbyś zmienić w idei pracy zdalnej?
• Czy jesteś tak samo produktywny pracując w domu, jak w biurze?
• Co ułatwiłoby ci pracę? 
• Jakie wyzwania napotykasz w zarządzaniu rozpraszaniem uwagi? 
• Jak zapobiegać wypaleniu zawodowemu?
• Czy wirtualne spotkania zespołu drenują? Jak możemy sobie z tym poradzić?
• Jakie narzędzia zdalne będą pomocne? Czy obecne zasoby i narzędzia są wystarczające? 

🗣️ Dlaczego odprawy są ważne? 

Poprawa współpracy w zespole

Regularna komunikacja między członkami zespołu ułatwia delegowanie zadań lub wspólną pracę nad nimi. Ułatwia to również interakcję i budowanie więzi między współpracownikami, co może pomóc w rozwijaniu współpracy zespołowej. 

Wyznaczanie firmowych i indywidualnych celów i zadań

Podczas spotkań kontrolnych menedżerowie mogą wykorzystać to jako świetną okazję do omówienia nowych celów i przeprowadzenia burzy mózgów na temat tego, jak wspólnie je osiągnąć.

Dzięki temu pracownicy będą wiedzieli, co należy traktować priorytetowo.

Ponadto, regularne spotkania pozwalają śledzić postępy i pomagają obrać właściwy kierunek.

Identyfikacja możliwości wspólnego rozwiązania problemu

Jedną z umiejętności, które powinni posiadać menedżerowie, jest nauka identyfikowania potencjalnych wyzwań, które wpływają na jakość lub produktywność projektu, nad którym obecnie pracuje zespół. Przeprowadzanie odpraw z kolegami otwiera dyskusje na temat potencjalnych zagrożeń lub wyzwań związanych z określonymi zadaniami. 

Tworzenie poczucia odpowiedzialności

Spotkania kontrolne umożliwiają pracownikom dzielenie się aktualnymi informacjami na temat postępów każdego projektu i otwartą dyskusję na temat oceny. Daje to pracownikom możliwość wzięcia odpowiedzialności za swoje projekty i może zwiększyć ich motywację do włożenia wysiłku w dostarczenie dobrej jakości wyników. 

Jak zwiększyć produktywność spotkania i zaangażowanie uczestników dzięki pytaniom kontrolnym: 6 pomocnych wskazówek

Spotkania kontrolne mają kluczowe znaczenie dla wspierania współpracy zespołowej, komunikacji i dostosowania. Jednak utrzymanie produktywności spotkania i zaangażowanie pracowników jest wyzwaniem.

Oto praktyczne wskazówki, które pomogą ulepszyć pytania dotyczące odprawy.

Ustal jasny plan działania

Niezależnie od tego, czy chodzi o sprawdzenie ich wydajności, projektu lub zadania, czy po prostu o ogólną odprawę, ustalenie celu spotkania na początku rozmowy może pomóc w ustaleniu oczekiwań i zapobiec wykolejeniu się dyskusji. 

➡️Come do spotkań kontrolnych 1:1 przygotowany. Oto kilka szablonów spotkań jeden na jeden, które pomogą ci utrzymać strukturę i organizację spotkań. 

Zacznij od prostych pytań

Zawsze warto zacząć od prostego pytania o samopoczucie, aby rozpocząć rozmowę na poziomie osobistym. Następnie zapytaj, czy potrzebują wsparcia w pracy, aby zbudować relację i sprawić, że poczują się zaopiekowani. 

Pamiętaj, aby pozwolić pracownikowi prowadzić rozmowę, aby mógł swobodnie omówić z Tobą wszelkie możliwe kwestie. ‍

"Aby utrzymać zaangażowanie pracowników w te spotkania, ważne jest, aby rozpocząć odprawę w swobodny sposób i być otwartym na dzielenie się osobistymi ciekawostkami lub wykorzystywanie historii do okazywania empatii lub współczucia. Pozostań otwarty i empatyczny na sytuacje, które mogą pojawić się podczas kontroli wyników i aktywnie słuchaj". Jarir Mallah, specjalista ds. zasobów ludzkich i menedżer ds. rekrutacji w Ling App.

Zadawaj pytania otwarte

Najlepszym sposobem na zachęcenie do uczestnictwa jest pozostawienie otwartych pytań, które mogą otworzyć dyskusje, opinie, spostrzeżenia lub doświadczenia.

Na przykład, zamiast pytać: "Czy uważasz, że ten plan jest dobry?", zapytaj: "Jakie są plusy i minusy tego planu?" lub "Co chciałbyś zmienić w tym planie?". Pobudza to ciekawość i krytyczne myślenie, dzięki czemu pracownicy czują się docenieni i wysłuchani.

Świętuj duże i małe zwycięstwa

Podczas odpraw upewnij się, że masz czas na uznanie i docenienie dużych i małych zwycięstw.

Wyrażaj wdzięczność członkom zespołu za dzielenie się swoimi przemyśleniami, świętuj ich osiągnięcia i dostrzegaj ich mocne strony. W ten sposób można zachęcić pracowników do udziału w spotkaniach, zadawania pytań i przedstawiania rekomendacji lub sugestii. 

Śledzenie postępów i dostosowywanie ich w razie potrzeby

Stale monitoruj skuteczność spotkań kontrolnych i wprowadzaj niezbędne zmiany w agendzie, częstotliwości, formacie lub pytaniach, aby uczynić je bardziej produktywnymi i skutecznymi. Monitorowanie preferencji pracowników pozwoli lepiej dostosować spotkania kontrolne do celów firmy.

Uzyskanie informacji zwrotnej i podsumowanie 

Pozwól członkom zespołu podzielić się tym, jak można ulepszyć spotkania check-in. Sprawdzaj wzorce spotkań 1 na 1 i wdrażaj zmiany w oparciu o ich sugestie. Dzięki temu spotkania będą zarówno angażujące, jak i skuteczne.

➡️ Przeprowadzaj lepsze spotkania kontrolne z Zavvy

Organizowanie skutecznych spotkań kontrolnych może pomóc w budowaniu lepszych relacji z pracownikami. Kluczem jest zadawanie właściwych pytań, które zwiększają spójność i odpowiedzialność, czyniąc spotkania bardziej angażującymi i dynamicznymi.  

Zavvy może pomóc w prowadzeniu produktywnych spotkań poprzez: 

• Automatyczne tworzenie wydarzeń w kalendarzu dla wszystkich uczestników spotkań.
• Konfigurowanie różnych rodzajów odpraw z tym samym pracownikiem (np. odprawy wyników, rozmowy rozwojowe itp.).
• Tworzenie pytań pulsacyjnych na spotkania w celu sprawdzenia blokad, obciążenia zadaniami, dobrego samopoczucia pracowników i nie tylko.
• Ustalenie wspólnej agendy, którą ty i członkowie twojego zespołu możecie uzgodnić do omówienia przed odprawami 1:1, aby zapewnić zgodność.
• Zapisywanie elementów działań, które można śledzić i nadawać im priorytety podczas następnej odprawy.
• Nagrywanie prywatnych notatek, aby pomóc w ciągłej ocenie i ulepszaniu odpraw.

Oparte na sztucznej inteligencji oprogramowanie Zavvy do spotkań jeden na jeden pomaga przekształcić nudne i nieproduktywne spotkania w ustrukturyzowane, zorganizowane i interaktywne spotkania kontrolne, które mogą pomóc zaangażować członków zespołu i zwiększyć wydajność firmy.

Zarezerwuj wersję demonstracyjną już teraz, aby zobaczyć moc Zavvy.

Najczęściej zadawane pytania

Jakie rodzaje pytań kontrolnych są odpowiednie dla różnych typów spotkań?

Niezależnie od tego, czy są to spotkania 1:1, czy spotkania grupowe, właściwe pytania kontrolne zależą od agendy spotkania. Pytania sprawdzające relacje i zdrowie psychiczne są idealnie używane podczas spotkań 1:1, podczas gdy pytania sprawdzające wydajność są często używane podczas spotkań grupowych. Zabawne pytania sprawdzające mogą być również dobrym lodołamaczem podczas spotkań 1:1 lub spotkań grupowych.

➡️ Zastanawiasz się, jak skutecznie sprawdzić, co zespół sądzi o swoim menedżerze? Wypróbuj te pytania, aby podtrzymać dyskusję. 

Jak przeprowadzić dobre spotkanie odprawowe? 

Ustalenie jasnej agendy może sprawić, że spotkania check-in będą produktywne i angażujące. Rozpocznij odprawę od swobodnych pytań i zrób miejsce na dzielenie się osobistymi anegdotami. Okaż również empatię dla dodatkowych spostrzeżeń, którymi mogą się podzielić. Ostatecznie kluczem jest aktywne słuchanie, aby lepiej zrozumieć obawy pracowników. 

Jak zadawać pytania dotyczące planów zawodowych pracownika?

Ważne jest, aby ocenić cele zawodowe swoich pracowników, aby w razie potrzeby zapewnić im wsparcie. Twoje pytania powinny:

• Bądź otwarty, aby zachęcić do introspekcji.
• Pomóż zidentyfikować ambitne cele zawodowe, zachęcając do otwartej i szczerej komunikacji na temat ich planów. 
• Dostosuj ich osobiste cele do celów firmy, aby pomóc im je osiągnąć. 

Zadawanie odpowiednich pytań podczas rozmowy rozwojowej może pomóc w ocenie poziomu wiedzy i umiejętności pracownika w celu zidentyfikowania możliwości przywództwa w przyszłości.