Functioneringsgesprekken: Hoe de groei van werknemers maximaliseren

Heb je wel eens het gevoel dat je jaarlijkse functioneringsgesprekken een invuloefening zijn? Je bent niet de enige. 

Functioneringsgesprekken zouden geen monotone lus van kritiek en verdediging moeten zijn. In plaats daarvan kunnen ze een goudmijn zijn, een katalysator voor de groei van werknemers en het succes van de organisatie. En als ze goed worden uitgevoerd, kunnen ze veranderen van alledaags in motiverend.

Dat is de kracht van functioneringsgesprekken. Het gaat erom statische feedback om te zetten in dynamische actieplannen. Het gaat erom te erkennen dat elke medewerker op reis is en dat het gesprek een pitstop is om bij te tanken, bij te stellen en een koers uit te zetten naar nieuwe horizonten.

Dit artikel gaat dieper in op:

• Hoe prestatiebeoordelingen veranderen van oordelen over het verleden naar plannen voor de toekomst.
• Hoe ze de prestaties en carrièregroei van werknemers kunnen stimuleren.
• Hoe u uw huidige systeem van prestatiebeoordelingen kunt vernieuwen, zodat ze de ruggengraat worden van de groei van uw werknemers.

Het wordt tijd dat beoordelingen minder gaan lijken op een dag des oordeels en meer op een masterclass over groei. Stel je een wereld voor waarin elke beoordelingssessie een mijlpaal wordt in de carrière van een werknemer. 

Wat is een ontwikkelingsgesprek?

Een functioneringsgesprek (PDR) is een gestructureerd proces dat organisaties gebruiken om de werkprestaties en de ontwikkeling van een werknemer te evalueren, te bespreken en te verbeteren. In tegenstelling tot traditionele functioneringsgesprekken die alleen gericht zijn op het beoordelen van prestaties uit het verleden, leggen PDR's de nadruk op prestaties uit het verleden en toekomstige ontwikkelingsmogelijkheden.

Simpel gezegd biedt een functioneringsgesprek een veilige ruimte voor managers en werknemers om te discussiëren:

• algemene prestaties van werknemers tijdens de periode;
• vooruitgang naar doelen;
• doelen voor de komende periode;
• een actieplan om de gestelde doelen te bereiken;
• een individueel ontwikkelingsplan.

Er is geen vaste regel voor hoe vaak je een functioneringsgesprek moet houden.

Maar gezien de essentiële rol die het speelt in het opbouwen van een solide prestatiemanagementcyclus, is het het beste om het regelmatig te doen.

🆚 O ntwikkelingsgesprekken vs. Traditionele prestatiebeoordelingen

Zowel ontwikkelingsgesprekken als functioneringsgesprekken (jaarlijkse functioneringsgesprekken) zijn belangrijk bij het beheren van de prestaties van een werknemer.

Maar er zijn enkele belangrijke verschillen.

Je kunt bijvoorbeeld zo vaak PDR's uitvoeren als je wilt. En dit ondersteunt feedforward die tijdiger en beter uitvoerbaar is.

Het helpt werknemers hun prestaties voortdurend te verbeteren en groei op lange termijn te realiseren.

Traditionele jaarlijkse beoordelingen richten zich meer op prestaties in het verleden over een bepaalde periode, meestal een jaar. Ze geven evaluatieve feedback, die niet zo opportuun is.

Traditionele prestatiebeoordelingen evalueren werknemers ook op basis van vooraf bepaalde succescijfers.

Functioneringsgesprekken behandelen niet alleen prestatiekwesties. Ze leggen de nadruk op voortdurende ontwikkeling en verbetering.

Het resultaat is dat ook goed presterende werknemers hiervan profiteren. Managers kunnen ontwikkelingsgebieden identificeren om alle werknemers op een groeipad te houden.

Bovendien zorgt de hoge frequentie van prestatieontwikkelingsgesprekken voor sterkere relaties tussen managers en werknemers.

Door de voortdurende interacties ontstaan solide relaties.

Het leidt tot meer betrokken feedbackgesprekken. En het is waarschijnlijker dat de werknemers zich de doelen en het ontwikkelingsplan eigen maken.

De meeste personeelsbeoordelingen vinden jaarlijks of halfjaarlijks plaats. Dit beperkte contact kan niet het soort positieve relatie cultiveren dat PDR's doen.

Wat is het doel van een functioneringsgesprek?

"Het cultiveren van een cultuur van constante iteratie en leren is de nieuwe gouden standaard die je bedrijf zal onderscheiden in een wereld waar disruptie de norm is." Ryan Roslansky, CEO van LinkedIn.

Met beoordelingen van de prestatieontwikkeling kunnen managers het werk en de resultaten van werknemers evalueren om te bepalen hoe goed ze hun verantwoordelijkheden vervullen.

Maar PDR's zijn meer dan dat.

Door deze 1:1 gesprekken leren werknemers wat hun sterke en zwakke punten zijn.

Ze krijgen de ruimte om uiting te geven aan eventuele uitdagingen die hun prestaties beperken. En gaan weg met oplossingen om verder te komen.

Het is een kans voor managers om de vaardigheden te identificeren die werknemers nodig hebben om hun doelen te bereiken en zich te ontwikkelen. En dit helpt bij het creëren van relevante ontwikkelingsprogramma's die voortdurende groei ondersteunen.

PDR's zijn ook belangrijk bij het afstemmen van prestaties, groei en ontwikkeling op de organisatiedoelen en de persoonlijke doelen van werknemers.

In de ervaring van Sarah Watson, een gecertificeerde coach bij BPTLAB:

"Ervoor zorgen dat werknemers consistent groeien en zich ontwikkelen is geen bestemming, maar een voortdurende reis.

Functioneringsgesprekken dienen als ons kompas op deze reis, waardoor we een beter inzicht krijgen in de behoeften, capaciteiten, mogelijkheden en verbeterpunten van ons team.

Bij BPTLAB hebben we gemerkt dat de persoonlijke doelen en de missie van het bedrijf beter op elkaar zijn afgestemd als direct resultaat van onze uitgebreide gesprekken. De duidelijkheid en richting die deze beoordelingen geven, correleren direct met een grotere tevredenheid en productiviteit van de werknemers."

✍️ Hoe schrijf je een functioneringsgesprek

Prestaties erkennen

Begin met hoogtepunten uit de voorstelling.

Het zet een positieve toon en zorgt ervoor dat de werknemer zich meer op zijn gemak voelt bij het gesprek.

Schrijf specifieke voorbeelden op van hoe ze aan de verwachtingen hebben voldaan of uitzonderlijke prestaties hebben geleverd.

Vermeld hun opmerkelijke vaardigheden, attitudes en bijdragen. Als je deze prestaties kunt koppelen aan de doelstellingen van de organisatie, des te beter.

Voorbeeld: Project X succesvol afgerond en de uitdagingen effectief aangepakt. Het project leidde tot een omzetstijging van 35%.

De prestatie-evaluatie uitvoeren

Definieer de competenties die nodig zijn om de rol uit te voeren. Beoordeel vervolgens de prestaties van de werknemer in relatie tot deze competenties.

Vergeet niet om de positieve en negatieve punten tegen elkaar af te wegen.

Voorbeeld van positieve feedback: Demonstreerde sterke analytische vaardigheden in het driemaandelijkse marktonderzoeksrapport dat werd opgesteld. Het leverde waardevolle inzichten op die leidden tot een meer concurrerende en winstgevende prijsstrategie voor het bedrijf. 

Voorbeeld van negatieve feedback: Werkte zelfstandig aan project Y en zocht niet naar de inbreng van andere teamleden in de planning of het besluitvormingsproces. Andere teamleden betrekken bij toekomstige projecten kan unieke inzichten opleveren, wat leidt tot betere resultaten. Het ondersteunt ook een positievere teamdynamiek.

➡️ Als je extra hulp nodig hebt bij het geven van effectieve feedback, doe dan inspiratie op met deze 40+ voorbeelden van feedback op prestaties.

➡️ We hebben nog een gids die je moet lezen over hoe je een functioneringsgesprek schrijft.

Gebieden identificeren die voor verbetering vatbaar zijn

Noteer de hiaten in de kennis en de gebieden waarop de medewerker zijn vaardigheden verder zou kunnen ontwikkelen.

Het is belangrijk om specifiek te zijn over wat ze zouden kunnen verbeteren aan hun huidige prestaties. Gebruik bemoedigende woorden.

Voorbeeld: Toont uitmuntendheid in het uitvoeren van routinetaken. Het verbeteren van hun analytische vaardigheden zou hen echter beter kunnen maken in het effectiever oplossen van complexe problemen.

Stel doelen voor de volgende periode

Werk samen met de werknemer aan het opstellen van SMART-doelen voor de komende periode. Stel zowel prestatie- als ontwikkelingsdoelen.

Ze moeten in lijn liggen met de carrièreaspiraties van de werknemer en de strategische doelstellingen van de organisatie.

Voorbeeld van prestatiedoel: Een tevredenheidscijfer behalen dat hoger is dan 90% in klantonderzoeken na de interactie in de volgende beoordelingsperiode.

Voorbeeld van een ontwikkelingsdoel: Een project met een grotere complexiteit en reikwijdte binnen de volgende periode afronden. Bereik dit door je in te schrijven voor een certificeringscursus en mentorschapsprogramma voor projectmanagement.

Geef een algemene prestatiebeoordeling

Geef een duidelijke en beknopte beoordeling van de prestaties van de werknemer. Je kunt een 5-punts beoordelingsschaal of een percentage-gebaseerde beoordeling gebruiken.

Het is een snel referentiepunt om inzicht te krijgen in hun prestatieniveau.

Een algemene beoordeling maakt het ook gemakkelijk om de vooruitgang van de werknemer te volgen en zijn ontwikkeling te meten.

Een actieplan maken

Werk samen aan de stappen die jullie zullen nemen om de gestelde doelen te bereiken. Spreek af welke ondersteuning en middelen de medewerker krijgt om zijn prestaties te verbeteren.

Verzamel alle stappen en middelen in een ontwikkelingsplan voor werknemers.

💡 Tip: Wees duidelijk over de verantwoordelijkheden en verwachtingen voor de manager en de werknemer.

Sjabloon prestatiebeoordelingsformulier

Het sjabloon voor prestatiebeoordelingsplannen dat we voor je hebben is eenvoudig maar uitgebreid.

Het behandelt alle cruciale gebieden zoals prestaties, verbeterpunten, het stellen van doelen en het maken van een ontwikkelingsplan.

Met deze PDR-sjabloon kun je ook prestaties beoordelen op specifieke kernvaardigheden en een algemene beoordeling geven.

Verwacht veel specifieke voorbeelden wanneer je deze sjabloon gebruikt. Het maakt je feedback beter bruikbaar en makkelijker te begrijpen voor de werknemers.

🆓 Download het sjabloon voor prestatiebeoordelingsgesprekken.

➡️There zijn nog veel meer sjablonen die je kunt gebruiken om je prestatiebeheerproces te verbeteren. Voel je vrij om onze verzameling sjablonen voor functioneringsgesprekken aan te passen. 

Tip: Gebruik deze vragen voor functioneringsgesprekken om de sjabloon van uw keuze aan te passen. 

Hoe een functioneringsgesprek structureren

Een goede PDR-bijeenkomst bestaat uit vijf fasen.

Voorbereiding

• Analyseer de functiebeschrijving van de werknemer. Krijg inzicht in hun prestatieverwachtingen.
• Verzamel prestatiegegevens van 360 feedback, zelfevaluaties en andere relevante rapporten.
• Geef de werknemer van tevoren de agenda van de vergadering. Geef ze genoeg tijd om zich voor te bereiden op de onderwerpen die je gaat behandelen.

Welkom en opening

• Zet een positieve toon voor de vergadering door waardering uit te spreken voor de bijdrage van de werknemer aan het succes van de organisatie.
• Benadruk dat de bijeenkomst gericht is op ontwikkeling en hoe deze bijdraagt aan de carrièregroei van je mensen.
• Moedig werknemers aan om tijdens de vergadering hun gedachten te uiten, feedback te delen en waar nodig opheldering te vragen.

Evaluatie van prestaties, doelen en verwachtingen

• Begin positief. Geef specifieke voorbeelden van de prestaties en bijdragen van de werknemer.
• Evalueer de vaardigheden van de werknemer op basis van de rolverwachtingen. Erken zowel sterke punten als gebieden die voor verbetering vatbaar zijn.
• Geef constructieve feedback over hoe ze hun prestaties kunnen verbeteren.
• Geef een algemene beoordeling van hun prestaties.

Actiepunten

• Werk samen om meetbare prestatiedoelen te stellen voor de volgende periode.
• Werk samen aan een ontwikkelingsplan om lacunes in je vaardigheden aan te pakken en je prestaties te verbeteren. Stel ook ontwikkelingsdoelen op.
• Bespreek de stappen die de werknemer zal nemen om deze doelen te bereiken. Ga in op de training, middelen en ondersteuning die ze nodig hebben.

➡️ Hier volgen enkele voorbeelden van ontwikkelingsdoelen als leidraad voor dit onderdeel.

Afsluiting

• Vat de belangrijkste discussiepunten samen. Herhaal de doelen, het ontwikkelingsplan en andere actiepunten.
• Ga na of de werknemer nog onopgeloste problemen of vragen heeft.
• Vraag om feedback van de werknemer over het gesprek over de ontwikkeling van de prestaties. Vraag hun input over hoe toekomstige vergaderingen productiever kunnen worden gemaakt.

💡6Tips voor functioneringsgesprekken

Gebruik het SMART-raamwerk voor planning

Het SMART-raamwerk zorgt ervoor dat er geen verwarring ontstaat in je PDR-vergadering.

Het verduidelijkt het doel van de vergadering, definieert de reikwijdte en maakt het mogelijk om de impact van het functionerings- en ontwikkelingsgesprek te volgen.

Hier lees je hoe je een SMART-raamwerk kunt gebruiken om je vergadering beter te organiseren:

• Wees specifiek: Verduidelijk de doelstellingen van de vergadering en de concrete resultaten die je verwacht.  
• Maak het meetbaar: Bepaal de indicatoren die het succes van de PDR-bijeenkomst zullen meten, zoals genomen beslissingen, het opstellen van een ontwikkelingsplan, enz.
• Maak het haalbaar: Stel realistische doelen die je kunt bereiken met de beschikbare tijd en de capaciteiten van de werknemer.
• Zorg ervoor dat het relevant is: De agenda van de vergadering moet relevant zijn voor de werknemer en binnen de reikwijdte van prestatieontwikkeling vallen.
• Maak het tijdgebonden: Trek voldoende tijd uit voor elk agendapunt. Zo voorkom je dat je te veel tijd besteedt aan sommige punten en je door andere heen jaagt. 

Follow-up met ontwikkelingsdoelen en een plan

Ontwikkelingsgesprekken zijn net zo belangrijk als het functionerings- en ontwikkelingsgesprek. Het zijn tweerichtingsgesprekken waarbij:

• De manager kan controleren of de medewerker de feedback toepast.
• De medewerker kan begeleiding krijgen bij het uitvoeren van de actiepunten. Ze kunnen ook ondersteuning krijgen bij het omgaan met wegversperringen.

Follow-ups houden de werknemer op weg naar de gewenste resultaten. Ze maximaliseren de vooruitgang.

Om ze effectiever te maken, moet je een strikte follow-up tijdlijn hanteren. En communiceer dit met de werknemer.

Prestatiecoaching integreren

Prestatiecoaching houdt in dat coaches worden ingezet om de werknemers voortdurend te ondersteunen. En nauw met hen samen te werken aan hun doelen.

Het helpt hun potentieel te maximaliseren en hun output te verhogen.

Maar de voordelen van coaching gaan verder dan prestatieverbetering. Het stimuleert een cultuur van hoge prestaties, verbetert het zelfbewustzijn en bouwt vertrouwen op in de werkomgeving.  

➡️ Leer hoe je effectieve trainingen in coachingsvaardigheden kunt geven om je managers effectievere coaches te maken.

Geschikte groeimethoden definiëren

"Leren vereist leiderschap dat leren versterkt, een ondersteunende omgeving, waaronder vooral psychologische veiligheid, maar ook waardering voor verschillen als je werkt met mensen met veel verschillende achtergronden, en openheid voor nieuwe ideeën." Sara Singer, expert in organisatorisch gedrag.

Bespreek met de werknemer welke ontwikkelingsmethoden je zult gebruiken om zijn vaardigheden te verbeteren.

Zo weet je zeker dat jouw combinatie van methoden overeenkomt met hun voorkeursleerstijl en carrièrewensen.

Combineer theoretische en praktische benaderingen. Het zal de werknemers helpen de nodige kennis te verwerven en hoe ze deze kunnen toepassen in hun dagelijkse verantwoordelijkheden.

Je kunt het proberen:

• trainingsprogramma's;
• mentorschapsprogramma's;
• rekopdrachten;
• workshops en seminars.

Zorg voor de juiste documentatie

Noteer de belangrijkste discussiepunten, doelen en actiepunten.

Documentatie biedt een referentiepunt voor toekomstige functioneringsgesprekken. Bovendien laat het zien hoe de prestaties van de werknemer in de loop der tijd zijn verbeterd.

Een goede documentatie dient ook als bewijs om beslissingen zoals promoties en salarisverhogingen te rechtvaardigen.

Zelfevaluatie aanmoedigen

Vraag de werknemer om voor het PDR-gesprek een zelfevaluatie uit te voeren. Gebruik dit als uitgangspunt voor uw functioneringsgesprek.

Het harmoniseert het inzicht van de medewerker in zijn prestaties met het perspectief van de manager. En dit leidt tot een boeiender ontwikkelingsgesprek.

Na zelfreflectie is de kans ook groter dat de medewerker eigenaar wordt van zijn of haar ontwikkeling.

Bekijk 9 voorbeelden van zelfevaluatieformulieren voor werknemers.

➡️ Stimuleer prestaties en groei methet 360° groeisysteem van Zavvy

Zavvy biedt een alles-in-één systeem voor werknemersgroei voor meer gestructureerde prestatieontwikkelingsgesprekken:

• 📈 Met de zeer aanpasbare tool voor prestatiebeoordelingen kunt u inzichten verzamelen in de prestaties van werknemers, de mate waarin ze hun doelen hebben bereikt, hun sterke punten en hun verbeterpunten met behulp van zelfevaluaties en beoordelingen door meerdere beoordelaars.
• 🌱 U kunt gepersonaliseerde ontwikkelingsplannen maken met onze krachtige software voor personeelsontwikkeling en een continue groeicyclus onder uw personeel creëren.
• Je kunt groeispecifieke actiepunten koppelen aan een kader voor loopbaanontwikkeling.
• Met de flexibele software voor één-op-één vergaderingen kunt u prestaties en groei met uw mensen bespreken.

Maak gebruik van Zavvy om van elke beoordelingssessie een mijlpaal in de carrière van uw medewerkers te maken. Boek nu een gratis demo.

Veelgestelde vragen

Wat zet je in een PDR?

Een PDR moet het volgende omvatten:

• Prestaties
• Prestatie-evaluatie van de periode
• Gebieden die voor verbetering vatbaar zijn
• Doelen voor de volgende periode
• Totale prestatiescore
• Actieplan

Wat is PDR in prestaties?

PDR bij prestaties is het proces van het evalueren van de prestaties van een werknemer over een bepaalde periode. Het omvat het geven van constructieve feedback en het vinden van ontwikkelingsmogelijkheden om hun algemene bijdrage aan de organisatie te verbeteren.