Hoe mentorschapsprogramma's de cultuur en prestaties op het werk verbeteren (+ 5 stappen om het uwe te creëren)

Zoals de meeste dingen in het leven is het starten van een nieuwe onderneming gemakkelijker wanneer je ervaren hulp hebt om je te begeleiden. Mentorschapsprogramma's op de werkplek zijn geen uitzondering, en de cijfers bewijzen het.

Mentorschapsprogramma's maken competentieontwikkeling en het opbouwen van relaties op de werkplek mogelijk, wat leidt tot een hogere productiviteit. 

Een onderzoek van Deloitte onder millennials ontdekte dat werknemers met mentoren op de werkplek twee keer zoveel kans hadden om langer dan vijf jaar bij een bedrijf te blijven.

Mentorschapsprogramma's leveren dus extra voordelen op, waardoor de tevredenheid van de werknemers toeneemt en zij langer in dienst blijven.

Het is dus duidelijk dat investeren in mentorprogramma's voor nieuwe werknemers de moeite waard is.

Ontdekken: 

• Hoe start je een mentorprogramma in 5 stappen en
• Hoe het op te schalen met de kracht van softwaretools.

Wat zijn mentorprogramma's?

Mentorschapsprogramma's op de werkplek zijn precies wat ze klinken: gestructureerde relaties op de werkplek die werknemers helpen doelen te bereiken die uniek zijn voor hun niveau van loopbaanontwikkeling. 

De besten van de besten weten dit ook, want meer dan 70% van de Fortune 500-bedrijven schrijven een deel van hun succes toe aan robuuste mentorschapsprogramma's op de werkplek.

Hoe start je een mentorprogramma in 5 stappen?

Maak je ook geen zorgen als je nog nooit een mentorprogramma op de werkplek hebt ontworpen. 

Gebruik deze vijf stappen om een strategie te creëren die goed werkt voor uw organisatie.

👀 O pmerking: Effectieve mentorprogramma's zijn afhankelijk van rolduidelijkheid voor uw werknemers. En als u naar het volgende niveau wilt gaan, is een competentiemodel voor alle organisatorische rollen de manier om te gaan. 

Bepaal het doel van het programma 

Het heeft geen zin een lijst van wat en hoe voor uw mentorprogramma op te stellen zonder een solide, goed omschreven waarom.

De cultuur en de missie van uw bedrijf zijn meestal een goed uitgangspunt om uw waarom te vinden. Maar als u niet zeker weet waar u moet beginnen, begin dan met vragen als:

1. Is de huidige betrokkenheid van de werknemers hoog of laag?
2. Welke afdelingen hebben het hoogste verloop?
3. Wat vinden onze werknemers van de managementstijlen binnen de organisatie?
4. Wat zijn collectieve werknemersdoelstellingen in [een specifieke] afdeling?
5. Welke opleidingsbehoeften geven onze werknemers aan?

De vragen zelf kunnen ook variëren. Het gaat er echter om dat u duidelijke doelstellingen hebt voor uw mentorprogramma voordat u het ontwerpt. 

Tip: Vergeet niet dat verschillende werknemers waarschijnlijk verschillende motivaties hebben om deel te nemen aan een mentorschapsprogramma. Uw programmaontwerp en doelstellingen moeten dat weerspiegelen.

Geef het structuur 

Nadat u uw doelstellingen voor uw mentorschapsprogramma hebt bepaald en verduidelijkt, begint u de modules uit te werken. Ook hier moet u zich een aantal belangrijke vragen stellen, zoals:

1. Is het programma open of alleen op uitnodiging?
2. Als het open is, hoe kunnen mensen zich dan aanmelden?
3. Hoeveel plaatsen zijn er beschikbaar?
4. Hoe ziet het aanmeldingsproces eruit?
5. Hoe kunnen we werknemers aanmoedigen om zich aan te melden?
6. Welke mate van betrokkenheid mogen we van de deelnemers verwachten?
7. Hoe gaan we mentoren en leerlingen bij elkaar brengen?
8. Hoe kunnen de deelnemers het beste met elkaar communiceren?
9. Hoe lang duurt het programma?
10. Hoe worden de vorderingen bijgehouden?
11. Hoe zullen de vorderingen worden gerapporteerd?
12. Hoe wordt het programma gelanceerd?

Hoewel deze lijst niet uitputtend is, raakt hij aan de essentiële punten die u moet overwegen bij het structureren van een mentorschapsprogramma. 

Tip: U kunt ontdekken dat u uw programma gaandeweg moet aanpassen. Probeer toch zoveel mogelijk in kaart te brengen voordat u begint.

Aan boord van uw programma 

Net zoals u onboarding nodig hebt voor nieuwe werknemers, zult u ook onboarding nodig hebben voor uw intra-company mentorschapsprogramma. 

Gelukkig hoeft het inwerken van huidige werknemers in een mentorprogramma geen uitdaging te zijn. U moet: 

• ervoor zorgen dat de belanghebbenden van het bedrijf aan boord zijn; 
• Maak de doelstellingen en voordelen van het programma duidelijk aan uw werknemers; 
• middelen en materialen voor het programma voor te bereiden, en 
• de nadruk op het zo toegankelijk mogelijk houden van het programma voor alle deelnemers.

Als dat allemaal klaar is, kun je beginnen met het matchingsproces.

Match uw deelnemers 

Dus je hebt je mentorprogramma gestructureerd en klaar voor gebruik. Wat nu? 

De volgende grote stap is om uw mentoren te koppelen aan hun leerlingen.  

Het vinden van de juiste match is misschien gemakkelijker als je een relatief klein bedrijf hebt waar de meeste mensen elkaar kennen. Maar als je dit voor een groot bedrijf doet, heb je een grote taak.

U kunt overwegen uw werknemers zelf te laten matchen. 

Vraag uw werknemers een paar mogelijke mentoren te nomineren, en kies vervolgens de beste voor hen. Dit zal leiden tot meer tevredenheid, omdat de werknemers zelf inspraak hebben en de administratieve last van het vinden en nomineren van mentoren zonder inbreng wordt verminderd. 

Een andere optie is een administratieve match zonder de inbreng van de werknemers te vragen. Door het nominatieproces administratief uit te voeren, wordt het proces gestroomlijnd. U bent niet langer afhankelijk van het vragen om input van werknemers, het verzamelen van de gegevens en de follow-up. 

Zelfs als u de administratieve weg wilt bewandelen, moet u niet verdrinken in handmatig werk en spreadsheets. Onze suggestie is om gebruik te maken van bijpassende enquêtes.

Wij hebben onboarding-enquêtes buddy gemaakt, die u snel kunt aanpassen voor mentorpartnerschappen.

Volg uw succes 

Tip: Het heeft geen zin een uitgebreid mentorprogramma op te zetten als u de voortgang ervan niet gaat meten. 

Er zijn tal van statistieken die u kunt bijhouden, maar de twee belangrijkste zaken om in de gaten te houden zijn: 

• de persoonlijke ontwikkeling van de leerlingen (bv. of ze hun doelstellingen voor het programma bereiken, enz. 
• of u uw bedrijfsgerelateerde KPI's hebt gehaald.

Deze statistieken zullen u vertellen of het programma werkt voor de leerlingen en uw organisatie.

De meeste bedrijven geven de voorkeur aan enquêtes na afloop van het programma om deze gegevens te verzamelen. U kunt echter ook gegevens gebruiken die door HR zijn verzameld (d.w.z. promotiepercentages, retentiepercentages, enz.) of feedbacksoftware waarmee u andere belangrijke informatie kunt verzamelen.

👀 3 Soorten mentorprogramma's op de werkplek

Afhankelijk van de infrastructuur van uw bedrijf kunt u verschillende soorten mentorschapsprogramma's tegenkomen. Hoewel de onderstaande lijst verre van volledig is, behandelt ze enkele van de meest voorkomende voorbeelden.

Collegiale begeleiding 

De meeste bedrijven hebben mentorprogramma's voor collega's, waarbij nieuwe werknemers begeleiding krijgen van werknemers met een lange staat van dienst die hun vragen en problemen kunnen bespreken. 

Mentorschapsprogramma's voor collega's zijn het meest zinvol voor nieuwe werknemers, omdat zij zich sneller in het bedrijfskader kunnen integreren door een organische relatie met een huidige werknemer op te bouwen.

Loopbaanbegeleiding 

Sommige bedrijven gaan nog een stap verder en bieden hun werknemers loopbaanbegeleiding en ontwikkeling aan.

Bij het ontwerpen van mentorschapsprogramma's om werknemers te helpen hun professionele doelen te bereiken, moeten ze het volgende omvatten:

• groeps- en individuele coachingsessies, 
• leiderschapsworkshops, en 
• een professioneel ontwikkelingsplan.

Levensbegeleiding 

Nu geestelijke gezondheid op het werk steeds belangrijker wordt, bieden sommige bedrijven hun werknemers "life mentoring" of levenscoaching aan. Life mentoring kan werknemers helpen prioriteiten te stellen voor hun dagelijkse en langetermijnverplichtingen, vooral bij het bepalen hoe hun carrière zal samengaan met hun andere verplichtingen.

🏆 4 Voordelen van mentoren op het werk

Hoewel er nauwelijks nadelen zijn aan het hebben van een goede mentor op het werk, zijn er zeker een paar belangrijke voordelen.

Een positieve bedrijfscultuur 

Misschien wel het beste voordeel in een post-COVID bedrijfswereld: mentorschapsprogramma's kunnen een positieve bedrijfscultuur bevorderen, zelfs op afstand.

Zo zei 91% van de respondenten in dit onderzoek dat zij gelukkig zijn met hun baan omdat zij een mentor binnen hun bedrijf hebben.

Deze overtuigende statistiek laat zien hoe effectief mentorschapsprogramma's kunnen zijn.

Geoptimaliseerde onboarding 

Als er één ding is dat we hier op Zavvy kunnen waarderen, dan is het wel een solide onboardingstrategie.

Een robuust mentorprogramma kan uw huidige onboardingproces aanzienlijk versterken door gebruik te maken van intra-company talent. 

Tip: U bent minder tijd kwijt aan het opleiden van mentoren over de missie en doelstellingen van het programma, omdat ze al bekend zijn met uw bedrijfscultuur.

Mogelijkheden voor omgekeerd mentorschap

Je zou je vergissen als je denkt dat de mentor-mentee relatie maar één kant op gaat. 

Een van de beste (en misschien minst verwachte) voordelen van mentorschapsprogramma's is dat ze groei in twee richtingen mogelijk maken. 

Tip: Als u op zoek bent naar een bedrijfscultuur die ervaringsleren of een laterale leiderschapsstijl bevordert, kunnen mentorschapsprogramma's u daarbij helpen.

Minder overhead

Als een op groei gerichte werkcultuur en een gestroomlijnd onboardingproces niet genoeg zijn om u te overtuigen, denk dan eens aan het geld dat u bespaart op opleidingskosten. 

Tip: Als u een mentorprogramma ontwerpt dat gebruik maakt van huidig talent, kunt u de kosten drukken en uitstekende werknemers binnen uw bedrijf ontwikkelen.

Dit zijn slechts een paar voordelen die een mentorprogramma uw organisatie kan bieden. 

Laten we nu wat meer praten over hoe je er een succesvol lanceert.

➡️ Bouw een schaalbaar mentorprogramma met Zavvy

Wanneer een mentorschapsprogramma schaalbaar is, kan het ontwerp rekening houden met de groeiende behoeften van het bedrijf.

Met andere woorden, een schaalbaar mentorprogramma kan voorzien in de behoeften van een hele organisatie en niet alleen in die van bepaalde afdelingen. 

Van idee tot uitvoering kunnen wij u helpen bij het opzetten van een solide mentorprogramma dat werknemers in alle fasen van hun carrière ontwikkelt. 

Gebruik werkplekbegeleiding workflows

Zavvy kunt u tegelijkertijd een workflow voor het hele programma maken. 

U kunt bijvoorbeeld de automatische berichtenfunctie gebruiken om belangrijke informatie te delen met zowel mentoren als leerlingen: 

• herinneringen aan vergaderingen, 
• gespreksonderwerpen, en 
• andere belangrijke memo's. 

Zavvy kunt u deze automatische berichten versturen via alle belangrijke bedrijfscommunicatieplatforms, zoals Slack en Microsoft Teams.

⚙️ Automatiseer waar je kunt 

U kunt zelfs de software programmeren om mentor-mentee matches te automatiseren. 

U kunt de geautomatiseerde overeenkomsten achteraf altijd bekijken en aanpassen om optimale overeenkomsten te garanderen. 

U kunt ook mogelijke matches testen door een gespreksonderwerpenbank te maken voordat de matching plaatsvindt. U faciliteert mentoren en leerlingen met enkele ijsbrekers om de zaken op gang te brengen. U kunt dit stadium ook automatiseren, bijvoorbeeld door automatisch aangepaste Slack kanalen aan te maken.

Vooruitgang meten 

Natuurlijk is de beslissende factor in hoe effectief u uw mentorprogramma opschaalt, hoe goed u de voortgang van uw programma bijhoudt. 

Blijf gedurende het programma KPI's meten om te zien welke onderdelen van je programma de doelstellingen halen en welke onderdelen nog wat finetuning kunnen gebruiken.

Als u geïnteresseerd bent in het ontwerpen van een mentorprogramma dat uw organisatie zal doen groeien en versterken, laat ons dan helpen. 

➡️ Onze software voor personeelsontwikkeling biedt het creëren en beheren van kaders voor ontwikkelingsprocessen, het ontwerpen van cursussen voor mentorschapsprogramma's voor werknemers en nog veel meer. En als klap op de vuurpijl kunnen we bedrijven helpen bij het cultiveren van robuuste werkculturen, zowel persoonlijk als op afstand. 

Neem contact op voor een gratis demo van 30 minuten om alles in actie te zien.

❓ Veelgestelde vragen over mentorprogramma's op de werkplek

Hieronder vindt u een lijst met enkele van de meest gestelde vragen over mentorschapsprogramma's op de werkplek.

Hoe weet ik of mijn bedrijf of organisatie een mentorprogramma nodig heeft?

Hoewel er niet per se een objectieve lijst van verklikkerlichten bestaat, zijn er wel enkele signalen van groeimogelijkheden. 

Een lage retentie van nieuwe werknemers of trage promotiecijfers kunnen bijvoorbeeld wijzen op de behoefte aan meer individuele professionele ontwikkeling van uw werknemers. Een mentorprogramma op de werkplek kan u helpen de ontwikkeling van mensen te bevorderen.

Als u op zoek bent naar meer specifieke gebieden waarop u zich kunt richten, overweeg dan eerst een personeelsenquête te houden. 

Als u precies weet welke gebieden uw werknemers verbeterd willen zien, kunt u uw mentorprogramma beter ontwerpen en structureren.

Kunnen afdelingsmanagers mentoren zijn?

Elke senior medewerker in uw bedrijf kan technisch gezien dienen als mentor. 

De sleutel is om deze relaties op te bouwen als veilige ruimten voor leerlingen om transparant te zijn over hun professionele doelen en vooruitgang. 

Het koppelen van werknemers die op dezelfde of zelfs aangrenzende afdelingen werken, kan een belangenconflict creëren dat later beide partijen schaadt. 

Bovendien voelen niet veel werknemers zich op hun gemak om hun zorgen over de werkplek te delen met een oudere werknemer met wie ze nauw samenwerken. 

Daarom moet u misschien creatief zijn bij het koppelen van mentoren aan hun leerlingen. 

Tip: Om het risico van deze conflicten te minimaliseren, kies voor programmamentoren die niemand in het programma onder zich hebben (zij het direct of indirect). Als dit onvermijdelijk is, koppel mentoren dan aan mentees die op afdelingen werken waar ze weinig contact mee hebben. 

Hoe sterker het gevoel van psychologische veiligheid voor uw leerlingen, hoe groter de kans dat u uw programmadoelstellingen haalt.

Wat maakt een goede mentor match?

Er zijn drie essentiële elementen waarmee rekening moet worden gehouden bij het koppelen van leerlingen en mentoren. Eerst en vooral moet er een wederzijds belang zijn. De leerling wil leren over een belangrijke functie/tool/onderwerp, en de mentor heeft de informatie en is bereid die aan te leren. 

Ten tweede moeten de leerling en de mentor gemeenschappelijke of complementaire doelstellingen hebben. U zou bijvoorbeeld geen werknemer met een expertisegebied in HR willen koppelen aan een mentor voor een junior marketinganalist. 

Er kunnen echter scenario's zijn waarbij de afdeling of het team niet essentieel is. U kunt bijvoorbeeld overwegen een teamleider als mentor te koppelen aan een goed presterende werknemer met leiderschapspotentieel.

Ten derde moeten constructieve feedback en open communicatie centraal staan in de relatie tussen mentor en leerling. De leerlingen moeten openstaan voor opbouwende kritiek, en de mentoren moeten zich op hun gemak voelen om die te geven. 

Wat is het verschil tussen een buddy en een mentor?

Er zij ook op gewezen dat mentorschapsprogramma's verschillen van buddy systemen. 

Uw mentorprogramma koppelt lagere werknemers aan meer senior werknemers voor loopbaanbegeleiding en ontwikkeling.

Uw buddy programma koppelt nieuw aangeworven werknemers aan meer ervaren werknemers om hun start in het bedrijf te vergemakkelijken. De nadruk ligt op sociale en culturele acclimatisatie.

Houd dit in gedachten bij het bedenken en ontwikkelen van het mentorprogramma van uw organisatie.

Is mentorschap niet het meest effectief als het organisch gebeurt?

Het valt niet te ontkennen dat een organische mentor-mentee relatie waarde toevoegt aan het beroepsleven van beide deelnemers. Maar toch kunnen mentorschapsprogramma's op de werkplek de communicatie en het functioneren op alle niveaus van uw organisatie aanzienlijk verbeteren.

Er zijn tal van voordelen die een mentorprogramma uw bedrijf kan bieden, zoals:

• om de productiviteit te verhogen; 
• het dichten van vaardigheidskloven; 
• het ontwikkelen van huidige werknemers voor meer leidinggevende functies.

Wanneer is de beste tijd om een mentorprogramma op de werkplek in te voeren?

De waarheid is dat het nooit te vroeg is om te beginnen met de ontwikkeling van uw werknemers via een mentorprogramma op de werkplek. 

Idealiter begint dit mentorschap zodra een werknemer een nieuwe functie binnen uw bedrijf begint. 

De professionele doelstellingen en ontwikkelingsplannen van een nieuwe werknemer peilen. Dat kan aan het einde van de inwerkperiode met een inwerkvragenlijst. Of u kunt managers aanmoedigen om proactief te zijn en ontwikkeling te bespreken in één-op-één gesprekken.

Bij andere loopbaancontrolepunten kan echter extra ontwikkeling nodig zijn, bijvoorbeeld wanneer werknemers voor een promotie in aanmerking komen.

‍