Hoe DataGuard hybride onboarding en interne communicatie uitvoert via Zavvy

De uitdaging: kennis die verspreid is over hulpmiddelen, mensen en locaties

DataGuard is een compliance softwarebedrijf dat zich richt op Data Privacy en Informatiebeveiliging. Als Europees leider in Compliance Saas stellen zij meer dan 3.000 klanten in staat om met gemak compliance te draaien. 

Alleen al in het afgelopen jaar groeide hun personeelsbestand met 49% (Linkedin). En samen met de snelle internationale groei en een hybride werkmodel ontstond de behoefte aan een gestructureerd inwerkproces.

Uiteraard was de kennis verspreid over verschillende tools, mensen en locaties. Sommige documentaties stonden op Sharepoint of Excel-spreadsheets, terwijl een aantal onboarding-taken op hun HRIS Personio stonden.

Kortom, er was geen centrale structuur voor onboarding en interne informatie.

De gevolgen:

• Het verwerven van kennis en het opdoen van kennis was iets waar nieuwe werknemers zelf voor moesten zorgen - een ervaring die zowel inefficiënt als frustrerend is.
• Veel informatie zou verloren gaan tussen teams en locaties - niet alleen voor nieuwe werknemers, maar voor iedereen.

"Onboarding mag niet worden onderschat omdat het de basis legt voor de professionele relatie van elke werknemer met een bedrijf."

Toen Matea Ćurić bij het bedrijf kwam werken, was ze nog bezig met haar bachelorscriptie. Het onderwerp: Employee Onboarding - precies het juiste moment om haar wetenschappelijke bevindingen in praktijk te brengen en haar eigen inspanningen wetenschappelijk te evalueren. 

Oplossing: Gestructureerde hybride onboarding en voortdurende interne communicatie

Een zeer wetenschappelijke benadering

Matea's onderzoek identificeerde 3 belangrijke dimensies van effectieve onboarding:

• 📊 Culturele integratie
• 👥 Sociale integratie
• Professionele integratie

Ze zou dan deze dimensies gebruiken om

• 1) het hele proces te structureren en
• 2) haar resultaten toetsen aan (lees verder voor de bevindingen).

"Veel bedrijven maken de fout te weinig aandacht te besteden aan het opbouwen van relaties. Het is echter een van de belangrijkste aanjagers van een positieve onboarding (en algemene werkplek) ervaring."

Het aspect sociale integratie op DataGuard is dan ook bijzonder sterk gebleken en verbindt mensen over afdelingen en locaties heen.
Enkele voorbeelden:

• 👥 Group onboarding - Nieuwe werknemers die op hetzelfde moment beginnen, worden automatisch gegroepeerd. Dit helpt betekenisvolle relaties te creëren buiten de teams en vanaf het begin - vooral door mensen in een vergelijkbare situatie en met vergelijkbare problemen met elkaar in contact te brengen.
• 👋 Welkomstbijeenkomst voor oprichters - zodat ze elkaar leren kennen en er vanaf week 1 een hechte band ontstaat
• 🧑 Onboarding buddy programma dat nieuwe werknemers in contact brengt met hun buddies en beiden begeleidt tijdens het hele proces.

Een centrale structuur die de punten verbindt

Interne bronnen op DataGuard zijn verspreid over verschillende Sharepoint-servers en andere tools. Zavvy combineert al deze bronnen door ze in kaart te brengen op een duidelijke, samenhangende tijdlijn, en nieuwe medewerkers er doorheen te leiden.

"Het creëren van het onboardingproces voelde heel natuurlijk aan, omdat je content eenvoudig kunt insluiten via drag-and-drop", herinnert Matea zich.

De structuur is modulair:

• Een Company Onboarding-traject dat voor iedereen hetzelfde is
• Afdeling Onboarding trajecten gebouwd door de afdelingen zelf
• Rolgerelateerde reizen die nog dieper gaan

Met een duidelijk stappenplan per dag krijgen nieuwe werknemers een transparant plan van wat ze kunnen verwachten en wanneer - samen met de nodige inhoud en informatie die te allen tijde is ingebed.

En die structuur is motiverend:

"Als je tijdens het proces taken kunt afvinken, schep je voldoening en geef je jezelf dat extra motiverende duwtje in de rug. Het zien van alle stappen die nieuwe werknemers hebben doorlopen, geeft hen bovendien een gevoel van trots, tevredenheid en voldoening."

Verder dan onboarding: Interne communicatie aantrekkelijker en effectiever maken

Een groot probleem bij het werken in een snelle softwareomgeving:
Het product wordt voortdurend bijgewerkt. Maar vooral teams als sales en customer success moeten voortdurend op de hoogte blijven van deze veranderingen.

Daarom gebruikt DataGuard's productmarketingteam Zavvy om maandelijkse productupdates naar het hele bedrijf te sturen. De voordelen?

• Volg wie wat gedaan heeft
• Stuur geautomatiseerde herinneringen met een vervaldatum
• Toegang tot de kennis op elk moment en gemakkelijk terug te vinden na maanden
• Ontvang de meldingen op MS Teams - daar waar mensen zijn
• Verhoog de motivatie om via taken en zichtbare vooruitgang te voltooien

Resultaat: Verkorting van de time-to-productivity met een maand en stabiele resultaten op alle locaties.

‍

"Onboarding was vroeger iets wat nieuwe werknemers zelf moesten organiseren. Nu is het een duidelijk gestructureerde ervaring, waarbij de inhoud achtereenvolgens wordt geleverd op een tijdlijn, zodat mensen niet overweldigd worden en gemotiveerd blijven."

Maar de resultaten van haar studie verrasten zelfs het Zavvy team een beetje:

Er was absoluut geen verschil in de manier waarop nieuwe werknemers hun inwerkervaring beoordeelden - of ze nu op het hoofdkantoor werkten, op een van de kleinere locaties, of volledig op afstand. 

"In plaats van 3-4 maanden, worden nieuwe werknemers nu volledig productief binnen 2 maanden. Maar wat me het meest verbaasde was het feit dat er nul verschillen tussen nieuwe werknemers die op afstand of in een van onze kantoren werken. locaties: Ze voelden zich allemaal even geïntegreerd - sociaal, cultureel en professioneel."

De resultaten in één oogopslag:

• Sneller inwerken: Nieuwe medewerkers zijn een maand sneller ingewerkt. Na 1 week hebben nieuwe medewerkers al een heel duidelijk beeld van het product, de afdelingen en de manier waarop dingen werken.
• Alle bronnen op één plek: Alle kennis wordt nu gecombineerd en live opgenomen in één zinvolle reis.
• 🏝 Een consistent sterke onboarding-ervaring op alle locaties: Er waren geen statistische verschillen tussen locaties of status op afstand.
• ❤️ Een ervaring waar nieuwe werknemers echt van houden."Feedback is voortdurend positief en overtreft de verwachtingen", "Onboarding is zeer sterk; zeker een best practice".
• Naast onboarding, een manier om continue interne updates en communicatie naar het hele bedrijf te pushen .

‍