14 passi e best practice per attivare una cultura della condivisione delle conoscenze ed evitare i silos informativi

La vostra più grande risorsa è la competenza, le capacità e l'esperienza che i vostri dipendenti apportano all'organizzazione. Ma come potete assicurarvi che questa conoscenza non sia isolata e irraggiungibile? 

Utilizzando il giusto approccio, incoraggerete i vostri team dipartimentali a creare una cultura di condivisione delle conoscenze per condividere informazioni e idee innovative.

Scoprite i passi e le strategie che aiuteranno voi e il vostro team di leadership a creare una cultura lavorativa di condivisione delle conoscenze e una collaborazione più profonda tra i manager della vostra organizzazione.

📚 Cos'è la cultura della condivisione della conoscenza?

Una cultura di condivisione delle conoscenze è quella in cui i dipendenti condividono liberamente le proprie idee e competenze.

Un esempio tipico: Supponiamo che il vostro team stia passando a un nuovo programma software per la gestione delle attività. Tuttavia, un altro reparto ha già sperimentato il passaggio e ha già esperienza nell'uso di questo nuovo strumento per la gestione del lavoro.

Piuttosto che essere all'oscuro di come usare lo strumento, chiederete a qualcuno che ha già sperimentato il prodotto di condividere le proprie conoscenze per ottimizzare l'uso ed evitare errori. 

Questo approccio è l'opposto dell'accumulo di conoscenze.

Un altro esempio: Supponiamo che un dipendente utilizzi la base di conoscenze per ricercare il funzionamento di un prodotto della concorrenza e trovi un modo migliore per fare qualcosa di simile nella vostra azienda. Potrebbe quindi condividere queste informazioni con altri team o reparti.

Una cultura della condivisione delle conoscenze ha tre componenti principali:

• Metodi e processi che consentono la condivisione di informazioni e dati. 
• La fiducia è essenziale perché le persone si sentano abbastanza a loro agio da aprirsi sulle proprie esperienze e sugli insegnamenti che ne hanno tratto.
• Leader che sono abbastanza forti (e disposti) a condividere la loro saggezza con gli altri e non temono di perdere il potere o il controllo sulla loro organizzazione.

Una ricerca sui benefici della condivisione delle conoscenze ha rivelato che: "Oggi la condivisione delle conoscenze è ampiamente ritenuta necessaria per la salute della maggior parte delle imprese. Le ricerche dimostrano che la 'disponibilità a condividere' è correlata positivamente alla redditività e alla produttività e negativamente al costo del lavoro".

Quindi la condivisione delle conoscenze va a vantaggio dell'azienda e delle persone:

• Condividere le idee con gli altri rafforza il senso di autostima e incoraggia a condividere ulteriormente le idee.
• I dipendenti condividono i loro pensieri e le loro esperienze, il che porta a trovare modi migliori per raggiungere gli obiettivi.
• I nuovi assunti commetteranno meno errori perché tutti condivideranno le loro competenze e i loro apprendimenti.
• L'apprendimento delle migliori pratiche interne porterà a un lavoro di qualità superiore.
• Una cultura della condivisione delle conoscenze consentirà un elevato livello di fiducia tra i dipendenti. 
• I dipendenti si sentiranno più legati e coinvolti nella vostra azienda e nella sua missione.

🏆 4 Vantaggi principali di una base di conoscenze per i dipendenti

a) Contribuisce a ridurre lo stress e il burnout, riducendo il tempo dedicato dai dipendenti alla ricerca di risposte.

b) Riduce i tempi di di inserimento dei nuovi dipendenti: Quando l'organizzazione ha un quadro chiaro delle proprie risorse di conoscenza, è più facile identificare le esigenze di accesso dei dipendenti fin dal primo giorno.

Di conseguenza, i vostri manager e i team delle risorse umane si stresseranno meno per mettere insieme tutte le informazioni di cui i nuovi assunti hanno bisogno prima di iniziare il loro primo giorno.

c) aiuta le organizzazioni a gestire il cambiamento. Quando i dipendenti sono consapevoli dei cambiamenti imminenti e del loro impatto, è più probabile che li accettino come parte della vita dell'organizzazione. Il risultato? Meno resistenza da parte dei dipendenti e maggiore soddisfazione.

d) Consente a un membro del team con un'idea per migliorare il vostro prodotto o servizio di utilizzare la base di conoscenze per scoprire rapidamente se qualcun altro l'ha già implementata o, ancora meglio, per ottenere un vantaggio nello sviluppo della propria versione.

Richard Nolan, Chief People Officer di Epos NowRichard Nolan, che elogia la cultura della condivisione delle conoscenze e la promuove attivamente all'interno di:

"Ci avviciniamo alla creazione di una cultura della condivisione delle conoscenze attraverso l'empowerment e la collaborazione. Crediamo che ogni dipendente debba avere accesso a risorse e strumenti che lo aiutino a sviluppare le proprie competenze, a essere sempre informato sulle novità e sulle innovazioni. a sviluppare le proprie competenze, a rimanere aggiornati sulle tendenze del settore e a raggiungere il successo nel proprio ruolo".

🆚 Condivisione della conoscenza vs. gestione della conoscenza

Nella maggior parte delle aziende, i knowledge manager dedicati sono responsabili della creazione, dell'archiviazione e della facilità di recupero di tutte le conoscenze aziendali rilevanti. Pertanto, è importante che i reparti trasferiscano immediatamente le conoscenze acquisite ai membri dell'organizzazione interessati.

La ricerca sul modo in cui la condivisione delle conoscenze influenza la gestione delle conoscenze ha rivelato che la condivisione delle conoscenze crea un ambiente di gestione delle conoscenze più efficiente nelle aziende.

Possiamo suddividere la gestione della conoscenza in quattro elementi principali:

• raccogliere e archiviare le informazioni;
• organizzare e memorizzare le informazioni;
• fornire un facile accesso alle informazioni, compresa la conoscenza tacita;
• utilizzare queste conoscenze per migliorare le capacità decisionali.

Tuttavia, la gestione della conoscenza da sola non consente a tutti i dipendenti di accedere e condividere le informazioni.

Molti dipendenti spesso ritengono che non valga la pena di condividere le informazioni. Molti credono che tacere informazioni preziose li faccia apparire più importanti agli occhi dei loro datori di lavoro. 

È qui che una cultura della condivisione delle conoscenze aggiunge valore al sistema di gestione delle conoscenze di lunga durata. 

Riassumiamo per chiarezza le differenze principali:

• La gestione della conoscenza è un processo organizzativo che si concentra sulla raccolta, l'organizzazione, l'archiviazione e il recupero delle informazioni per migliorare le capacità decisionali.
• La condivisione della conoscenza è un processo sociale di creazione della conoscenza in cui le persone condividono le loro esperienze per imparare gli uni dagli altri (e costruire relazioni). Crea un ambiente di lavoro collaborativo.

💸 8 modi in cui una cultura della condivisione delle conoscenze migliora i vostri profitti

1. Aumentare l'innovazione e la produttività

Quando le persone si sentono legate le une alle altre, sono più propense a collaborare: questo è particolarmente vero quando la vostra organizzazione ha una solida cultura di condivisione delle conoscenze. 

Quando i dipendenti possono accedere alla saggezza collettiva dell'organizzazione, possono innovare e sviluppare nuove idee.

Tomasz Niezgoda, responsabile marketing e co-fondatore di Surfer SEO, innova attraverso sessioni attive di condivisione delle conoscenze. Spiega il suo processo:

"Per promuovere ulteriormente la condivisione delle conoscenze, abbiamo istituito una serie di iniziative e pratiche. Per esempio, abbiamo creato una sessione settimanale di "Knowledge Sharing" in cui tutti possono riunirsi per discutere dei progetti in corso e porre domande.

Abbiamo anche una newsletter interna in cui i dipendenti possono pubblicare articoli e condividere le loro idee. Inoltre, abbiamo implementato un programma "Lunch and Learn" in cui i dipendenti possono riunirsi per discutere di argomenti quali SEO, contenuti e analisi".

2. Migliorare la fidelizzazione dei dipendenti 

Un'azienda migliora i tassi di fidelizzazione creando una cultura aziendale collaborativa, coinvolgente e di supporto. 

E nell'era delle Grandi Dimissioni e del Grande Rimescolamento, la cattiva cultura ha allontanato i dipendenti più che mai. 

Uno studio del MIT Sloan ha rivelato che: "Una cultura aziendale tossica, ad esempio, è 10,4 volte più potente della retribuzione nel prevedere il tasso di abbandono di un'azienda rispetto al suo settore". 

Quindi, per essere all'avanguardia, è necessario creare una cultura aziendale positiva e collaborativa. 

💪 Imparate da 7 esempi di cultura aziendale eccellente.

3. Consentire la crescita dei dipendenti

La condivisione delle conoscenze consente l'apprendimento nel flusso di lavoro. 

I datori di lavoro che investono nella crescita e nello sviluppo dei propri dipendenti con opportunità di apprendimento sviluppano team ad alte prestazioni, anche se interni o remoti. 

💡 L'accesso alle opportunità di crescita crea un maggiore coinvolgimento dei dipendenti.

Di conseguenza, i dipendenti si sentono più felici, stimati, apprezzati e più disposti a investire energie nell'organizzazione.

4. Prevenire gli errori ripetitivi

La capacità di imparare dagli errori degli altri e di evitare di ripeterli è un vantaggio dell'accesso a una base di conoscenze. 

Quando le persone condividono le esperienze e le intuizioni che non hanno funzionato con i loro compagni di squadra, impediscono agli altri di commettere gli stessi errori. 

5. Costruire una cultura dell'apprendimento

Community I membri possono condividere e aiutarsi a vicenda attraverso la collaborazione e il feedback. Le intuizioni dei colleghi possono essere estremamente utili agli altri nello svolgimento del loro lavoro.

6. Aumentare la soddisfazione e la fedeltà dei clienti

Customer-facing employees often rely on their knowledge of a company's products or services to answer customer questions. You can invest in a sophisticated contact management software, but that won't be enough. A knowledge base provides quick answers to customer queries, which helps them respond more efficiently.

📈 Il 73% delle persone indica l'esperienza del cliente come un fattore essenziale nelle decisioni di acquisto. 

Tempi di risposta più rapidi fanno parte dell'intera esperienza del cliente. Quindi, se un cliente fatica a ottenere le informazioni di cui ha bisogno da 9 aziende su 10, ma un'azienda si dimostra disponibile e veloce nel rispondere alle sue richieste, è quella che sceglierà. 

Non importa se il prezzo è più alto, perché la customer experience è l'aspetto principale che il cliente ricorda.

Supponiamo che il personale che si rivolge ai clienti abbia accesso a una base di conoscenze aggiornata che soddisfa tutte le probabili domande di potenziali clienti e clienti. In questo caso, saranno in grado di offrire un'esperienza positiva ai vostri clienti. E, come bonus, anche i rappresentanti dei clienti avranno una migliore esperienza di lavoro per la vostra azienda. Un vantaggio per tutti. 

Se un cliente viene tenuto in attesa e si chiede se le informazioni arriveranno, non siete nemmeno in concorrenza con le aziende che forniscono risposte rapide utilizzando basi di conoscenza interne.

7. Migliorare l'allineamento organizzativo

Più i dipendenti conoscono i prodotti, i servizi e le strategie dell'azienda, meglio possono allineare i loro sforzi decisionali per sostenere gli obiettivi aziendali. 

L'allineamento è fondamentale nelle grandi organizzazioni con più reparti o sedi. Inoltre, contribuisce a migliorare la gestione del cambiamento, in quanto riduce al minimo la resistenza dei dipendenti documentando i cambiamenti a livello aziendale.

➡️ La vostra azienda sta per affrontare un cambiamento importante? Date un'occhiata alla nostra guida su come gestire efficacemente il cambiamento.

8. Riduzione dei costi di formazione 

Molte aziende richiedono ai dipendenti di partecipare a programmi di formazione formale per apprendere in dettaglio una competenza. 

Dati recenti indicano che la spesa globale per la formazione dei dipendenti ha raggiunto i 370 miliardi di dollari nel 2019 e la spesa media per allievo è stata di quasi 1.300 dollari.

Ma i costi di formazione di un'azienda non sono solo finanziari. Comprendono anche il tempo che i dipendenti dedicano all'apprendimento di nuove competenze durante un corso di formazione.

Inoltre, per i nuovi assunti c'è il costo di una produttività limitata, in quanto devono lottare contro le curve di apprendimento e lavorare per diventare abili con i loro nuovi ruoli, strumenti e responsabilità. 

La condivisione delle conoscenze consente ai dipendenti di accedere alle informazioni rilevanti sul posto di lavoro, anziché obbligarli a lasciare la scrivania per partecipare alle sessioni di formazione.

🔍 7 fattori che influiscono sulla condivisione delle conoscenze nei team

La disponibilità a condividere informazioni e dati tra i vari reparti contribuisce al futuro dell'azienda.

Le persone portano sul posto di lavoro le loro personalità e i loro stili di lavoro. Di conseguenza, le aziende devono reagire agli ostacoli comportamentali che si frappongono a una cultura della condivisione delle conoscenze.

Queste sono le principali barriere che ostacolano il processo di condivisione delle conoscenze.

1. Mancanza di fiducia

La fiducia è il fondamento di una cultura della condivisione delle conoscenze. La fiducia nei confronti di colleghi, dipendenti, collaboratori e superiori è necessaria per raggiungere il livello successivo in un'azienda.

➡️ Scoprite 17 modi per creare fiducia sul posto di lavoro e gettare le basi per un ambiente di lavoro basato sulla condivisione delle conoscenze.

2. Barriere culturali 

La cultura aziendale può favorire o scoraggiare la condivisione delle conoscenze. Ecco alcuni casi di barriere culturali:

• Cultura gerarchica: Nelle aziende con una cultura fortemente gerarchica, i dipendenti di livello inferiore possono essere riluttanti a condividere le conoscenze con i loro superiori o viceversa. Questo atteggiamento può essere dovuto alla mancanza di fiducia, alla paura di essere giudicati o alla mancanza di valore percepito nella condivisione delle conoscenze.
• Cultura competitiva: La cultura competitiva di alcune organizzazioni può scoraggiare la condivisione delle conoscenze, in quanto i dipendenti possono ritenere che la condivisione di informazioni con altri possa metterli in una posizione di svantaggio.
• Paura del rifiuto e del giudizio: In una cultura che non incoraggia il feedback o in cui si teme il rifiuto e il giudizio, i dipendenti possono esitare a condividere apertamente le proprie idee o conoscenze. Di conseguenza, le persone possono sentirsi poco motivate a offrire o chiedere aiuto. Se le persone hanno paura di sembrare stupide o di commettere errori, potrebbero essere meno disposte a condividere le loro conoscenze con gli altri.

3. Accaparramento di conoscenze

Alcuni leader sono disposti a condividere la loro saggezza. Ma ce ne sono alcuni che non sono disposti a condividere le informazioni.

Alcuni leader vogliono tenere nascosto ciò che sanno per mantenere la posizione di vertice e raccogliere tutti i benefici. Purtroppo, però, questa mentalità porta alla sfiducia, all'accaparramento e alla mentalità del silos.

L'accumulo di conoscenze non favorisce una mentalità di crescita che facilita una cultura di condivisione delle conoscenze a lungo termine. Al contrario, l'accaparramento delle conoscenze porterà a una competizione interna distruttiva e a dispute di potere. 

4. Mancanza di leadership

I capi reparto e i dirigenti hanno bisogno di capacità di leadership per mantenere le attività di condivisione delle conoscenze tra i team.

Tutto il personale deve capire quali sono le esigenze di conoscenza nei diversi reparti e come gli altri possono soddisfare tali esigenze in tutta l'organizzazione.

➡️ Imparate a usare le capacità di leadership per promuovere l'innovazione sul posto di lavoro e mantenere una forte cultura dell'apprendimento.

5. Mancanza di strumenti per condividere informazioni e dati

Senza il supporto della tecnologia o delle piattaforme per la condivisione delle conoscenze, i dipendenti possono avere difficoltà a condividere e ad accedere alle informazioni in modo efficiente. 

Dovete rendere più facile per i vostri dipendenti documentare e condividere le loro conoscenze. Tuttavia, non dovete biasimare i dipendenti che non vogliono fare di tutto per documentare il loro apprendimento.

6. Distanza (geografica) tra le squadre

Quando il vostro team opera virtualmente, possono sorgere alcune sfide specifiche:

• Barriere comunicative: può essere più difficile comunicare e collaborare in modo efficace. Di conseguenza, sarà più difficile per i membri del team condividere idee e informazioni e costruire fiducia e solidi rapporti di lavoro.
• Differenze culturali: La distanza geografica può esacerbare le differenze culturali e rendere più difficile per i membri del team capirsi e collaborare efficacemente.

Ecco alcune soluzioni per affrontare queste sfide: 

• Incoraggiate le videoconferenze e altre tecnologie per aiutare i membri del team a rimanere in contatto e a collaborare in modo efficace.
• Incoraggiate i membri del team a stabilire riunioni e punti di contatto virtuali regolari.
• Fornire formazione e risorse per aiutare i membri del team a gestire le differenze culturali.
• Considerate la possibilità di far ruotare i membri del team in uffici o sedi diverse per favorire le interazioni faccia a faccia.

7. Mancanza di comunicazione tra i responsabili di reparto

La mancanza di comunicazione tra i responsabili di reparto può ostacolare la condivisione delle conoscenze all'interno di un'azienda, creando informazioni isolate, che portano alla creazione di una rete di informazioni: 

• la mancanza di comprensione di ciò che gli altri dipartimenti stanno lavorando;
• duplicazione degli sforzi; 
• mancanza di coordinamento; 
• difficoltà a coordinare gli sforzi e ad allineare le strategie;
• difficoltà a creare fiducia e a condividere informazioni sensibili;
• uso inefficiente delle risorse (ad esempio, spreco di tempo, sforzi o risorse).

Se questa situazione vi suona familiare, ecco come potete superare queste sfide: 

Suggerimento n. 1: istituire canali di comunicazione efficaci tra i responsabili di reparto, come riunioni regolari di reparto e riunioni di team interfunzionali.

Suggerimento n. 2: adottare strumenti e tecnologie di collaborazione per facilitare la comunicazione tra i reparti.

Suggerimento n. 3: considerare l'assegnazione di una persona o di un team dedicato al collegamento tra i diversi reparti.

🪜 9 passi per creare una cultura della condivisione delle conoscenze nella vostra organizzazione

Vediamo come creare una cultura della condivisione delle conoscenze nella vostra organizzazione. 

I processi contribuiranno a rimuovere barriere come l'accumulo di conoscenze, in cui i dipendenti sono riluttanti a condividere le informazioni con altri membri del team e dei reparti.

Obiettivo: creare una cultura di apertura e collaborazione che incoraggi i dipendenti a condividere apertamente con gli altri le proprie competenze, idee ed esperienze.

1. Identificare esperti del team che aiutino a condividere le conoscenze  

Gli esperti opportunamente scelti possono guidare i dipendenti su come e perché condividere le conoscenze. Questo esperto deve promuovere la condivisione delle conoscenze fin dal primo giorno di lavoro del dipendente. 

I nuovi assunti possono affiancare l'esperto. 

Questo processo consentirà al nuovo assunto di conoscere in prima persona la cultura, i processi e le procedure della vostra organizzazione. 

Suggerimento: Imparare dagli esperti interni motiva i vostri collaboratori a crescere.

➡️ Scoprite altri 12 fattori che guidano la motivazione dei dipendenti e i modi per sfruttarli.

Osservando come i dipendenti più esperti interagiscono con i colleghi, i nuovi assunti capiranno che condividere le proprie opinioni è accettabile. 

L'obiettivo a lungo termine dell'esperto è quello di incoraggiare i nuovi dipendenti a proporre i loro punti di vista, rispettando le opinioni e le preoccupazioni degli altri.

2. Condividere le conoscenze dall'alto

Condividendo le idee dall'alto verso il basso, si contribuisce a creare una cultura in cui tutti abbracciano la collaborazione e la condivisione delle conoscenze, compresi i dirigenti.

Uno dei modi migliori per incoraggiare gli altri a condividere le conoscenze è quello di farlo voi stessi.

I dipendenti che vedono i loro leader condividere attivamente le loro competenze sono più propensi a seguirli. Assicuratevi che i vostri leader condividano informazioni sugli sviluppi del settore, sulle best practice e sui casi di studio, oltre a fornire formazione e tutoraggio al personale più giovane.

3. Implementare una piattaforma di condivisione delle conoscenze basata su cloud

I vantaggi di uno strumento di gestione della conoscenza sono duplici: 

• Ridurre la richiesta di formazione in presenza. 
• Risparmiate tempo, denaro e risorse consentendo ai dipendenti di apprendere secondo i propri tempi, ovvero con la formazione on-demand. Ad esempio, possono imparare a usare un nuovo strumento. 

Un sistema informativo condiviso basato sul cloud migliora l'organizzazione organizzando file come wiki, e-mail e calendari. 

L'accesso diretto a una base di conoscenze facilita la collaborazione con i membri del team sui progetti, indipendentemente dalla loro ubicazione. Pertanto, il sistema deve includere tutte le fonti interne di conoscenza pertinenti, come un database, seminari o siti web.

Lindsay Karny, Career Coach e professionista delle risorse umane di Resume 2023La condivisione delle conoscenze è una responsabilità quotidiana dei dipendenti:

"Una delle cose più importanti che abbiamo fatto è stato chiarire che la condivisione delle conoscenze era una responsabilità di tutti in azienda. Ci siamo assicurati che tutti capissero che erano responsabili di condividere ciò che sapevano - e di aiutare gli altri a condividere ciò che sapevano - e poi li abbiamo ritenuti responsabili di farlo".

La forza lavoro di Lindsay utilizza un wiki interno per accedere a informazioni aggiornate, che rafforza la cultura della condivisione delle conoscenze:

"Abbiamo un wiki interno con informazioni su tutti i nostri prodotti e una piattaforma interna di social media dove i dipendenti possono inviare domande o suggerimenti per migliorare i nostri processi o prodotti".

4. Stabilire una politica di porte aperte

Creare un ambiente in cui le persone si sentano a proprio agio nel condividere idee e collaborare e in cui gli errori non siano la fine del mondo.

I dipendenti devono sentirsi liberi di rivolgersi a chiunque in azienda per chiedere aiuto. Devono sentirsi a proprio agio nel porre domande o ammettere la propria ignoranza senza essere penalizzati.

Quando qualcuno chiede aiuto durante una riunione, deve sentirsi sostenuto e compreso. Di conseguenza, sarà più disposto a condividere le conoscenze.

5. Elaborare un elenco di attività di condivisione delle conoscenze (incoraggiare i contributi dei dipendenti).

Incoraggiate i dipendenti a riunirsi e a scambiarsi idee.

Aumentate la motivazione con un incentivo, come un riconoscimento o una ricompensa in denaro, per incoraggiarli a parlare di ciò che sanno e a condividerlo con il resto del team.

Offrite ai collaboratori un piccolo regalo, come una carta regalo, alla fine di ogni periodo.

6. Organizzare riunioni per discutere le nuove informazioni

Dovreste incontrarvi regolarmente con i capi reparto e i team di progetto per scambiare informazioni.

Questi incontri regolari offrono l'opportunità ideale per porre domande e condividere le nuove conoscenze aggiunte alle basi di conoscenza.

Richard Nolan, Chief People Officer di Epos Now, rappresenta un dipartimento HR che abbraccia un sistema di comunicazione in cui i dipendenti condividono le idee e incoraggiano gli approfondimenti tra i reparti:

"Sosteniamo i nostri team nel loro sviluppo mantenendo uno stile di comunicazione aperto in tutta l'azienda. Ciò significa:

- organizzare frequentemente riunioni di reparto in cui il personale può scambiare idee in modo aperto e onesto tra loro;
- incoraggiare i membri del team a condividere con gli altri le intuizioni rilevanti provenienti da fonti esterne;
- assicurarsi che le informazioni siano liberamente disponibili attraverso canali digitali come Slack o Google Docs;
- organizzare una formazione mensile su argomenti chiave relativi all'azienda;
- facilitare le opportunità di affiancamento in modo che gli individui possano apprendere le migliori pratiche da diversi reparti all'interno dell'organizzazione;
-oltre a fornire opportunità di mentorship accessibili per i dipendenti che desiderano un ulteriore orientamento".

7. Scegliere saggiamente una piattaforma di condivisione delle conoscenze - Conoscere le caratteristiche migliori

I sistemi di gestione della conoscenza possono aiutarvi a migliorare la produttività, l'efficienza e la collaborazione della vostra organizzazione. E ci sono molte soluzioni basate su SaaS. Come si fa a sceglierne una?

Ecco tre caratteristiche da ricercare nella scelta di un sistema di condivisione delle conoscenze.

A. È importante che i vostri dipendenti possano accedere al vostro sistema di gestione delle conoscenze da qualsiasi luogo, vale a dire da una piattaforma all'altra. Accedere alle informazioni indipendentemente dal luogo in cui ci si trova è fondamentale per i lavoratori della conoscenza di oggi.

B. La piattaforma dovrebbe facilitare la condivisione delle informazioni attraverso l'uso di etichette e tag di parole chiave e la possibilità di evidenziare i punti chiave e aggiungere commenti. 

C. Avete bisogno di report e dati analitici che vi aiutino a prendere decisioni informate sul miglioramento del vostro sistema di gestione della conoscenza, ad esempio statistiche di utilizzo, argomenti popolari, periodi di coinvolgimento e aree di miglioramento.

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8. Utilizzare strumenti efficaci di condivisione delle conoscenze

Sono disponibili diversi strumenti e tecnologie per facilitare la condivisione delle conoscenze all'interno dell'azienda.

Ad esempio, è possibile utilizzare i social network aziendali o le piattaforme di collaborazione per condividere informazioni e documenti o gli strumenti di videoconferenza per organizzare riunioni virtuali e sessioni di formazione.

Inoltre, potreste considerare di investire in un sistema di gestione della conoscenza, che può aiutare a centralizzare e organizzare le informazioni, rendendo più facile per i dipendenti trovare e utilizzare le conoscenze di cui hanno bisogno.

9. Utilizzare un sistema di metriche per misurare l'impatto dei vostri sforzi. 

I rapporti sulle metriche mostrano l'andamento delle funzioni della base di conoscenza. Grazie alle metriche, è possibile prevedere e migliorare le prestazioni del sistema di condivisione delle conoscenze nel tempo.

È possibile utilizzare metriche come il tasso di utilizzo, il numero di visualizzazioni, i clic sui post e gli utenti più attivi nella condivisione.

Poiché il tempo di archiviazione e recupero delle informazioni rappresenta una parte significativa del budget della maggior parte delle imprese, molte aziende misurano questo tempo e i relativi risparmi attraverso il loro sistema di gestione della conoscenza.

Il sistema può tenere traccia del tempo dedicato a compiti utili e non, del tempo impiegato per trovare le informazioni corrette e del tempo di formazione per ogni nuovo assunto durante l'onboarding. 

Durante le riunioni, mettete a disposizione questi dati e raccogliete anche i punti sollevati sulla qualità della base di conoscenze, ossia sull'utilità delle informazioni condivise.

🌟 5 Best practice per migliorare il processo di condivisione delle conoscenze

La condivisione delle conoscenze è la chiave del successo aziendale. 

Mentre alcune aziende si affidano ai propri dipendenti per condividere le conoscenze, altre hanno processi strutturati di condivisione delle conoscenze.

Queste strategie miglioreranno il processo di condivisione delle conoscenze e faciliteranno l'apprendimento di nuove competenze da parte dei dipendenti, aumentando la produttività.

1. Chiedere ai dipendenti il loro contributo

Utilizzate un sondaggio su ciò di cui hanno bisogno per svolgere meglio il loro lavoro e poi incorporatelo nel vostro sistema di gestione delle conoscenze.

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2. Incoraggiare e premiare i dipendenti che condividono regolarmente le conoscenze (ad esempio, settimanalmente o mensilmente). 

Durante le riunioni, lasciate ai dipendenti il tempo di discutere di argomenti rilevanti.

Offrite incentivi ai dipendenti che utilizzano in modo efficiente il vostro sistema di conoscenze.

3. Abbinare ai nuovi dipendenti un mentore e un buddy

Nell'ambito di una procedura di onboarding di supporto, fate in modo che i nuovi assunti seguano un mentore, un dipendente esperto che possa aiutarli nel processo di condivisione delle conoscenze. 

Il mentore dovrebbe essere una persona che:

• È disposto e capace di condividere conoscenze, idee e competenze.
• Incoraggia i nuovi dipendenti a esprimere il proprio punto di vista.

Il mentore fornisce al neoassunto una risorsa continua che può rispondere alle sue preoccupazioni quando condivide le conoscenze.

Un programma buddy : 

• Aiutate i nuovi assunti a sentirsi benvenuti. 
• Permette loro di conoscere meglio e più rapidamente i nuovi colleghi.
• Incoraggiateli a cercare e condividere le conoscenze utili. 

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4. Programmare eventi sociali per i dipendenti 

Gli eventi sociali attivi possono concentrarsi sulla costruzione della fiducia e della coesione del team. 

La fiducia e la coesione del team sono la base solida per una cultura della condivisione delle conoscenze sul posto di lavoro, sia esso fisico o virtuale. 

Legami coesi e strategie di lavoro sono essenziali per il successo di un'azienda.

Quando i membri del team sono competenti in aree complementari, possono fare leva sui punti di forza degli altri per raggiungere gli obiettivi, condividendo idee ed esperienze.

5. Creare rituali di condivisione delle conoscenze

Incoraggiate i nuovi dipendenti a condividere le loro conoscenze creando dei rituali. Ad esempio, alla fine di ogni giornata, fate scrivere a tutti i membri del vostro team cosa hanno imparato quel giorno.

I loro apprendimenti potrebbero essere qualcosa che hanno sperimentato o osservato durante una riunione o un progetto, oppure una nuova idea emersa durante le sessioni di brainstorming con i colleghi. O qualsiasi altra cosa che sia rilevante.

Una volta che tutti hanno scritto i loro pensieri e le loro esperienze della giornata, condivideteli durante una riunione di squadra. 

Questo esercizio è un'ottima occasione per organizzare sessioni di recupero con i dipendenti e per incoraggiare la condivisione di eventuali storie di successo.

Parlate degli errori commessi, ad esempio delle sfide non affrontate durante la settimana e del perché. Condividendo queste informazioni, gli altri dipendenti possono dare il loro contributo per affrontare le sfide e offrire una visione d'insieme.

I rituali aiutano a prevenire l'accumulo di conoscenze prima che si insinui.

All'indirizzo Zavvy, il team marketing organizza una sessione di apprendimento settimanale per discutere di vari argomenti, leggere articoli accademici e condividere conoscenze e best practice che possono essere utili internamente e per i clienti. Inoltre, a volte i colleghi di altri team si uniscono a queste riunioni per promuovere la condivisione delle conoscenze tra i vari reparti. 

Quando nel vostro team ci sono più persone, c'è il rischio che alcune di esse accumulino le conoscenze. Create un wiki interno Notion o utilizzate strumenti come Slack , dove le persone possono condividere le conoscenze senza parlare faccia a faccia.

Lindsay Karny, Career Coach e professionista delle risorse umane presso Resume 2023, spiega l'importanza di riunioni regolari per la condivisione delle idee:

"Organizziamo anche riunioni regolari in cui i dipendenti possono fare domande su qualsiasi argomento relativo al lavoro, e poi ci assicuriamo che a queste domande risponda qualcuno con le competenze necessarie".

💪 A proposito di riunioni, scoprite come abbiamo attivato il programma di apprendimento della leadership diFreeletics. La tavola rotonda dei People Manager è un'attività di apprendimento tra pari per discutere le sfide della leadership e condividere le best practice.

➡️ Consentire la condivisione delle conoscenze fin dal primo giorno con Zavvy

Le nostre soluzioni sono utili alle aziende non solo per l'inserimento dei nuovi dipendenti, ma anche per la creazione di percorsi di contenuto per la formazione e l'aggiornamento dei prodotti.

Con il journey builder di Zavvy è possibile:

• Creare guide passo-passo che accompagnino i nuovi assunti nelle prime settimane di lavoro in azienda.
• Documentate le modifiche aziendali in modo che ogni dipendente abbia accesso ai dettagli.
• Formare i dipendenti sugli strumenti e sui software necessari per svolgere il loro lavoro. Zavvy strumenti forniscono un percorso chiaro per i nuovi dipendenti che si aggiornano sulla cultura, sui valori e sugli obiettivi dell'azienda.

Il team di marketing di prodotto del nostro cliente, DataGuardutilizza Zavvy per inviare aggiornamenti mensili sui suoi prodotti. In questo modo, i venditori e le altre persone che fanno riferimento a questo documento hanno sempre accesso alle ultime modifiche.

Provate un tour dal vivo della nostra piattaforma e scoprite come Zavvy può aiutarvi nella condivisione delle conoscenze e nell'onboarding dei nuovi assunti. 

Vi forniremo una consulenza e vi illustreremo gli usi di Zavvy per la vostra azienda.

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