Gestione del cambiamento delle risorse umane: Guidare un cambiamento efficace attraverso l'esperienza dei dipendenti

Il cambiamento è inevitabile. Ci circonda, è continuo e inevitabile. E il modo in cui le organizzazioni gestiscono il cambiamento è fondamentale per il loro successo.

Eppure, la maggior parte delle iniziative di cambiamento nelle organizzazioni fallisce.

Perché? Nella maggior parte dei casi, le organizzazioni non riescono ad adottare una gestione efficace del cambiamento.

La gestione del cambiamento non riguarda solo le operazioni o i processi, ma anche l'esperienza dei dipendenti.

La gestione del cambiamento, quindi, funziona meglio quando è guidata da un approccio incentrato sulle risorse umane. 

In questo articolo scopriremo perché la gestione del cambiamento delle risorse umane fa la differenza per le organizzazioni: che cos'è, perché vale la pena di farla bene e come appare quando è fatta bene.

Che cos'è la gestione del cambiamento?

La gestione del cambiamento è l'approccio sistematico e l'applicazione di conoscenze, strumenti e risorse per affrontare il cambiamento - Society for Human Resource Management (SHRM).

L'ambito della gestione del cambiamento è vasto - i cambiamenti possono essere piccoli o grandi, guidati dall'interno o dall'esterno - e attraversa molte parti di un'organizzazione, interessando gli aspetti tecnici e umani.

Ma mentre molte aziende affrontano il cambiamento, una cosa diventa chiara: la gestione del cambiamento è un processo continuo.

Gartner sottolinea che l'organizzazione tipica ha subito cinque grandi cambiamenti a livello aziendale negli ultimi tre anni e quasi il 75% prevede un aumento nei prossimi tre anni.

Il noto adagio secondo cui "l'unica costante è il cambiamento" non è mai stato così vero per le organizzazioni come oggi.

Principi di gestione del cambiamento

Secondo Mind Tools, un centro di risorse per la carriera, esistono quattro principi fondamentali per la gestione del cambiamento:

1. Comprendere il cambiamento: quali sonogli obiettivi, i benefici, gli impatti e le implicazioni del cambiamento?
2. Pianificare il cambiamento: chisponsorizzerà, implementerà e supporterà il cambiamento e quali sono le caratteristiche del successo?
3. Attuare il cambiamento: comprendere lefasi necessarie, concordare i criteri di successo, identificare i principali stakeholder, organizzare la formazione dei dipendenti e dei dirigenti, nominare gli agenti del cambiamento, chiarire i ruoli di gestione e garantire un sostegno sufficiente a tutti i soggetti coinvolti.
4. Comunicare il cambiamento - affrontare laconsapevolezza, il coinvolgimento, la conoscenza, l'apprendimento continuo e il rafforzamento del cambiamento attraverso i canali di comunicazione.

Esistono diversi modelli di assistenza alla gestione del cambiamento organizzativo basati su questi principi.

Modelli di gestione del cambiamento

Quando si gestisce il cambiamento in un'intera organizzazione, non bastano capacità di leadership e di gestione efficaci: unapproccio sistematico aiuta a massimizzare l'impatto potenziale del programma di cambiamento. I modelli di gestione del cambiamento forniscono il quadro di riferimento per questo scopo.

Oggi sono in uso diversi modelli di gestione del cambiamento:

• Il Modello ADKAR di Prosci(acronimo diAwareness, Desire, Knowledge, Abilitye Reinforcement) evidenzia le strategie aziendali di cui i team di gestione e i dipendenti hanno bisogno per implementare con successo il cambiamento.
• Il modello di cambiamento Burke-Litwin definisce12 fattori per la valutazione del cambiamento, raggruppati in categorie esterne, strategiche, operative, individuali e micro.
• Il modello di cambiamento in 8 fasi di Kotter, comedice il nome, descrive il processo di cambiamento in otto fasi: creare l'urgenza, costruire una coalizione guida, formare una visione strategica, arruolare volontari, attivare l'azione, generare vittorie a breve termine, sostenere l'accelerazione e istituire il cambiamento.
• Il modello di cambiamento di Lewin comprendetre fasi: sblocco (preparazione al cambiamento), cambiamento e blocco (incorporazione dei nuovi metodi di lavoro).
• Modello a diamante di Leavitt: consideragli impatti di un programma di cambiamento su compiti, persone, struttura e tecnologia.
• Il modello di transizione di Bridge si concentrasu tre fasi di transizione durante il cambiamento: la fine, la zona neutra e il nuovo inizio.

Tenendo conto di questi principi e modelli, la dottoressa Debra Cohen, veterana delle risorse umane da 25 anni e consulente di spicco, spiega che le risorse umane hanno molteplici ruoli da svolgere nella gestione del cambiamento.

Quali sono questi ruoli multipli? Ne parliamo qui di seguito, basandoci sul feedback dei programmi HR MBA.

❗️ Perché le risorse umane sono importanti per la gestione del cambiamento

Nell'ambiente aziendale di oggi, in costante evoluzione, sono molte le ragioni per cui le organizzazioni devono cambiare, tra cui:

• Opportunità di crescita;
• Cicli di mercato e flessioni economiche;
• Sviluppi tecnologici;
• Cambiamenti nella strategia di gestione e nella struttura organizzativa;
• Iniziative di gestione che influenzano la strategia aziendale;
• Cambiamenti governativi e normativi.

E date le conseguenze di vasta portata del cambiamento organizzativo, è difficile evitare esiti negativi. 

Ad esempio, la Villanova University suggerisce che il cambiamento può:

• impatto sui flussi di lavoro aziendali; 
• ridurre il morale dei dipendenti; 
• diminuire la qualità dei prodotti o dei servizi; 
• e portare alla perdita di clienti se non gestita correttamente.

Ma il cambiamento è difficile da gestire: secondo una recente indagine globale di Gartner, soloun terzo delle iniziative di cambiamento ha successo. 

I vantaggi della gestione del cambiamento

La gestione del cambiamento aiuta ad affrontare le sfide del cambiamento organizzativo facilitando il processo di cambiamento e promuovendo risultati positivi. Aiuta a gestire i problemi principali che possono sorgere da un programma di cambiamento e ad assistere la forza lavoro, dai dipendenti attuali al management esecutivo, durante la transizione.

Tuttavia, la gestione del cambiamento è un processo impegnativo con molte dimensioni: dalla comunicazione alla gestione dei progetti, alla cultura aziendale, alla rotazione del personale e altro ancora. 

Tra questi, Qualtrics, azienda globale di soluzioni per la forza lavoro, ritiene che guidare le persone nel cambiamento è uno degli aspetti più impegnativi della gestione del cambiamento ed è fondamentale per il successo di un'organizzazione. Ma le Risorse Umane possono svolgere un ruolo cruciale come agente di cambiamento.

Le risorse umane come agente di cambiamento

Le risorse umane sono spesso in prima linea nelle iniziative di cambiamento delle organizzazioni. 

La gestione efficace del cambiamento è spesso una delle responsabilità principali delle risorse umane.

L'utilità delle Risorse Umane nella gestione del cambiamento diventa evidente quando si considera il potenziale impatto negativo sulla forza lavoro di un'organizzazione, sull'impegno, sulla motivazione e sul benessere deidipendenti , chepuò derivare da un programma di cambiamento.

Come sottolinea SHRM, una gestione inadeguata delle persone attraverso un processo di cambiamento può essere costosa per un'azienda: i dipendenti insoddisfatti del cambiamento sono generalmente meno produttivi. Le risorse umane possono tuttavia contribuire adottando un approccio proattivo e diventando un agente del cambiamento, promuovendo quanto segue:

• La comprensione del cambiamento da parte dei dipendenti;
• Comunicazione delle informazioni relative al cambiamento;
• Fiducia tra management e dipendenti;
• Identificazione e mitigazione dei rischi;
• Maggiore soddisfazione dei dipendenti;
• Miglioramento delle competenze dei dipendenti attraverso sessioni di formazione sul cambiamento.

Dal punto di vista aziendale, un processo di cambiamento ben gestito può portare a un migliore ritorno sull'investimento per un programma di cambiamento.

Ecco perché, ad esempio, lo sviluppo di leader del cambiamento efficaci è fondamentale per il successo della gestione del cambiamento.

✅ I ruoli delle risorse umane nella gestione del cambiamento

Ma per essere efficaci nel loro ruolo, le Risorse Umane devono adottare la prospettiva di una moderna di una moderna funzione operativa per le persone di una moderna funzione operativa per le persone, che si faportavoce dei dipendenti sostenendo il loro impegno, la loro motivazione, il loro benessere e la loro produttività all'interno dell'organizzazione, piuttosto che adottare un approccio più tradizionale e orientato alle mansioni.

Ridefinizione dei ruoli e delle responsabilità dei dipendenti

A volte è necessario ridefinire i ruoli e le responsabilità dei dipendenti nell'ambito di un programma di cambiamento. Ciò può essere dovuto a cambiamenti nella struttura organizzativa, a una visione riallineata dello sviluppo aziendale o all'implementazione di nuove tecnologie e procedure.

Nel ridefinire ruoli e responsabilità, è necessario coinvolgere i dipendenti e considerare le implicazioni per gli indicatori di prestazione chiave e i quadri di gestione delle prestazioni associati alle nuove posizioni.

Suggerimento n. 1: in molti casi, i programmi di formazione possono anche aiutare i dipendenti colpiti a inserirsi senza problemi nei loro nuovi ruoli.

Ridurre la resistenza al cambiamento attraverso la comunicazione

Charece Newell, Chief HR Officer e life coach aziendale, spiega che il cambiamento è inquietante e provoca stress e paura nei dipendenti. La chiave per combattere questo fenomeno, dice Newell, è gestire il cambiamento in modo che i dipendenti lo vedano come un'opportunità piuttosto che come una minaccia. 

Suggerimento n. 2: un piano di comunicazione strategico che affronti in modo specifico il cambiamento può aiutare a cambiare la prospettiva dei dipendenti nei confronti del cambiamento.

Comunicazioni frequenti che introducono e forniscono un feedback continuo sul cambiamento possono ridurre lo stress e l'ansia associati al cambiamento. 

Suggerimento n. 3: Dovete guidare questo processo considerando l'impatto emotivo del cambiamento sui dipendenti e trasmettendo una visione di come il cambiamento andrà a beneficio dei dipendenti e dell'azienda nel suo complesso.

Fornire sistemi di supporto e programmi di formazione per il cambiamento

Mark Murphy, fondatore di LeadershipIQ, sottolinea che il cambiamento non è facile e che il 62% delle persone non ama uscire dalla propria zona di comfort. 

In qualità di HR, avete una posizione unica per fornire supporto attraverso un programma di cambiamento a causa di:

• La vostracomprensione delle caratteristiche comportamentali dei dipendenti;
• La vostra conoscenza dei possibili aggiustamenti della disponibilità del personale al cambiamento che potrebbero essere necessari;
• Il vostro ruolo nel facilitare il feedback dei dipendenti attraverso il processo di cambiamento.

Anche i programmi di formazione possono aiutare il personale a comprendere e affrontare il cambiamento. Questi possono assumere varie forme, tra cui sessioni di formazione sul posto di lavoro, formazione volontaria, seminari obbligatori e formazione avanzata sulla gestione del cambiamento per i team dirigenziali. 

➡️ Scoprite 6 strategie di formazione sul lavoro da implementare nella vostra organizzazione.

Le Risorse Umane devono guidare le iniziative di formazione e garantire la disponibilità di una formazione adeguata per i dipendenti interessati.

Monitoraggio del programma di cambiamento

I programmi di cambiamento sono spesso implementati in fasi successive, in modo da lasciare il tempo necessario per gli adeguamenti operativi e tecnologici e per far sì che i dipendenti si sentano a proprio agio e supportino il cambiamento. Le Risorse Umane di solito supervisionano o sono direttamente coinvolte nell'attuazione graduale dei programmi di cambiamento.

Come sottolinea SHRM, le Risorse Umane hanno anche un ruolo fondamentale nel calcolare il ritorno sull'investimento dei programmi di cambiamento dopo l'implementazione, nell'identificare gli indicatori chiave di performance rilevanti e nel monitorare e comunicare i risultati alla leadership esecutiva e agli altri stakeholder.

💡 5 passi per una gestione efficace del cambiamento per le risorse umane

Dato il ruolo sfaccettato delle Risorse Umane nella gestione del cambiamento, quali sono i passi pratici che le Risorse Umane possono compiere per promuovere un cambiamento di successo?

Stacey Browning, vicepresidente esecutivo di Paycor, una grande azienda di sistemi di gestione delle paghe e delle risorse umane, suggerisce che ci sono 4 fasi essenziali per garantire una gestione efficace del cambiamento:vediamole .

1. Superare la resistenza

La resistenza al cambiamento da parte dei dipendenti è una reazione naturale, ma può essere superata:

• Comunicare chiaramente il cambiamento: prepararei dipendenti al cambiamento ben prima del suo inizio e con comunicazioni frequenti durante il processo di cambiamento.
• Aiutare i dipendenti a comprendere la necessità del cambiamento: spiegarele motivazioni del cambiamento, i ruoli chiave coinvolti, le eventuali modifiche alla struttura manageriale e le conseguenze per i dipendenti.
• Nominare i campioni del cambiamento: diffonderemessaggi positivi sul cambiamento e valutare il feedback dei dipendenti.
• Fornire supporto: garantireche la formazione e le informazioni pertinenti siano disponibili per i dipendenti e la dirigenza e aiutare i dipendenti ad accettare il cambiamento coltivando una mentalità di crescita attraverso una cultura dell'apprendimento.

2. Coinvolgere i dipendenti

I dipendenti coinvolti sono più propensi ad accettare il cambiamento e a lavorare per implementare con successo i programmi di cambiamento. 

Aumentare il coinvolgimento dei dipendenti:

• Adottare un approccio di squadra: essereinclusivi della diversità dei dipendenti dell'organizzazione e considerare un'ampia gamma di prospettive.
• Assegnare chiaramente i ruoli: evitarel'ambiguità e articolare le responsabilità.
• Aumentare l'attenzione per i dipendenti più colpiti dal cambiamento: supportatelimonitorando attentamente la loro esperienza e offrite incontri personalizzati one-to-one.
• Comprendere i diversi fattori motivazionali: identificarecome i dipendenti rispondono al cambiamento in base alle loro motivazioni.

3. Attuare il cambiamento per fasi

L'implementazione di un programma di cambiamento utilizzando un approccio graduale aiuta a promuovere una transizione fluida e un'esperienza di cambiamento senza soluzione di continuità. Le fasi da adottare sono tre:

• Preparazione: definirela strategia di gestione del cambiamento, formulare un piano di progetto, istituire un team di progetto e delineare i ruoli chiave coinvolti.
• Gestione: eseguireil cambiamento sulla base dei preparativi effettuati, monitorare i progressi e ricorrere alle competenze del management, se necessario.
• Rinforzo: raccoglieree analizzare il feedback sul cambiamento e adottare azioni correttive quando necessario.

4. Comunicare il cambiamento

Maarten Westermann, Senior Director di CEB, una società di consulenza aziendale globale, suggerisce che due terzi dei lavoratori non ricevono informazioni sufficienti quando le loro aziende affrontano grandi cambiamenti. Secondo la ricerca di CEB, ciò è dovuto a una scarsa comunicazione e può aumentare il rischio di cattiva condotta fino al 42%.

"Le aziende che comunicano con i dipendenti prima delle nuove iniziative e quelle che ribadiscono costantemente l'importanza di un comportamento etico registreranno l'aumento minore di comportamenti scorretti durante l'attuazione dei cambiamenti", afferma Westermann.

Un approccio comunicativo efficace fornisce e riceve informazioni, ossia una comunicazione bidirezionale, ed è fondamentale per il successo di un programma di cambiamento. Un buon piano di comunicazione strategica per il cambiamento dovrebbe

• Conducete sondaggi prima e dopo l'implementazione del cambiamento per valutare il feedback.
• Coinvolgere i dipendenti che si oppongono al cambiamento in sessioni individuali per ascoltare le loro preoccupazioni.
• Comunicare in modo chiaro, coerente e completo il cambiamento, in particolare per quanto riguarda le tempistiche e le responsabilità.
• Utilizzare approcci di comunicazione formali e informali, tra cui e-mail, intranet, riunioni di persona, ecc.
• Sollecitare il feedback dei dipendenti e utilizzarlo per guidare il processo di pianificazione.
• Esplorare gli scenari peggiori con i dipendenti e sviluppare strategie di mitigazione.

Oltre alle quattro fasi sopra descritte, una quinta fase essenziale è evidenziata da Kelsey Miller, autore della pubblicazione Business Insights della Harvard Business School:

5. Verifica dei progressi e analisi dei risultati

Il successo dell'implementazione di un cambiamento non significa (ancora) che il programma di cambiamento sia riuscito. ‍

L'analisi e la revisione post-cambiamento possono aiutare a valutare correttamente il cambiamento, a garantirne il successo continuo e a consentire il successo dei futuri sforzi di cambiamento.

❌ Barriere comuni al cambiamento

I progetti di cambiamento falliscono quasi due volte più spesso a causa della resistenza organizzativa piuttosto che per motivi tecnici o operativi.

La resistenza dei dipendenti al cambiamento è un ostacolo significativo al successo dei programmi di cambiamento. Rosabeth Moss Kanter, docente di strategia aziendale presso la Harvard Business School, spiega che "la resistenza al cambiamento si manifesta in molti modi, dall'immobilismo e dall'inerzia al piccolo sabotaggio fino alla vera e propria ribellione".

Abbiamo già visto come sia possibile superare la resistenza al cambiamento utilizzando strategie di comunicazione chiare, nominando campioni del cambiamento e sostenendo i dipendenti. 

Suggerimento n. 1: è importante riconoscere i dipendenti che accettano il cambiamento, premiandoli con vantaggi tangibili e intangibili.

Un'altra grande barriera al cambiamento è l'interruzione della comunicazione, dovuta alla perdita di chiarezza nel momento in cui il messaggio passa dai vertici aziendali all'ampia base di dipendenti. Come abbiamo detto, è possibile attenuare questo problema utilizzando una serie di approcci comunicativi. Ma è anche utile assicurarsi che i messaggi provengano da più fonti, non solo dal vostro dipartimento (Risorse Umane). 

Suggerimento n. 2: coinvolgere il management esecutivo e altri dipartimenti, e non solo la leadership dell'organizzazione.

Altri ostacoli comuni al cambiamento che possono sorgere e a cui prestare attenzione sono:

• Tempo insufficiente dedicato alla formazione o partecipazione inadeguata dei dipendenti alla stessa;
• Turnover del personale dovuto al cambiamento;
• Costi di modifica elevati ;
• Tempi di attuazione del cambiamento non realistici ;
• Condizioni economiche o di mercato avverse .

🏢 Gestione del cambiamento fatta bene

Come abbiamo visto, la gestione del cambiamento è un processo complesso e impegnativo. Ma può avere successo. Vediamo un esempio degno di nota di gestione del cambiamento delle risorse umane.

La trasformazione di British Airways

Dal 1983 al 1987, British Airways (BA) si è trasformata da una compagnia aerea appena redditizia e con un servizio clienti scadente in una delle compagnie aeree più prospere e orientate al servizio del mondo.

BA lo ha fatto attraverso un robusto programma di cambiamento che prevedeva un approccio incentrato sulle persone e sulle risorse umane.

Gli elementi critici del programma di gestione del cambiamento di BA erano:

• Per guidare il programma è stato nominato un team di cambiamento: professionisti esperti, un direttore delle risorse umane e consulenti.
• Una valutazione dello stato attuale dell'azienda, a partire dalla quale è stata articolata una visione del cambiamento e sono stati definiti i fattori critici di successo.
• L'attenzione si è concentrata su tre linee: la retribuzione dei dirigenti per allinearla ai risultati, la valutazione delle prestazioni per allineare tutti i dipendenti al salario e ai risultati, e la formazione in materia di leadership e servizi per comunicare la direzione del cambiamento e migliorare le competenze dei dipendenti.

Seguendo i principi di una pianificazione e di una sponsorizzazione efficaci, di una gestione delle persone allineata e solidale, di una formazione pertinente e di una comunicazione chiara, l'esperienza di cambiamento di BA continua a essere uno degli esempi di maggior successo delle iniziative di gestione del cambiamento delle risorse umane nei tempi moderni.

⚙️ 6 Strumenti di supporto al cambiamento

I principi e i quadri di riferimento, per quanto importanti, non sono sufficienti a guidare il cambiamento. Per implementare con successo un programma di gestione del cambiamento sono invece essenziali strumenti mirati.

Arcoro indica i seguenti strumenti chiave per facilitare una gestione efficace del cambiamento:

• Articolazione delle aspettative : valutare lo stato attuale e quello futuro dell'organizzazione per definire le aspettative e guidare una strategia di comunicazione.
• Indagini di preparazione al cambiamento: capirele preoccupazioni e le motivazioni dei dipendenti attraverso indagini durante la fase di pianificazione.
• Valutazione delle prestazioni: sfruttate lemetriche di valutazione delle prestazioni per identificare i migliori candidati come campioni del cambiamento dei dipendenti.
• Sistema di gestione dell'apprendimento (LMS): aiutate i dipendenti a superare il cambiamento con un LMS efficace che comprenda corsi di microapprendimento versatili, progettati per favorire comportamenti positivi.

• Meccanismo di feedback: conoscerel'impatto del cambiamento sui dipendenti.
• Sistema di monitoraggio delle prestazioni: misuraree analizzare le metriche per valutare il successo del programma di cambiamento.

➡️ Sostenere i dipendenti durante il cambiamento e guidare il successo con Zavvy

La gestione del cambiamento ha molte dimensioni e non è sempre facile da realizzare. Ma il cambiamento è inevitabile, quindi gestirlo in modo efficace è fondamentale per il successo di un'organizzazione.

In Zavvy siamo appassionati di cambiamenti! Se fatto bene, il cambiamento porta dinamismo, progresso e la promessa di un futuro migliore.

Iniziate a formare i vostri leader del cambiamento con corsi di formazione efficaci.

È inoltre possibile utilizzare Zavvy per documentare le modifiche a livello aziendale:

• È possibile creare un percorso che illustri nel dettaglio il processo di gestione del cambiamento, in modo che tutti i dipendenti siano aggiornati su come le loro attività quotidiane saranno influenzate dai cambiamenti.
• È possibile arricchire i viaggi con video tutorial, istruzioni specifiche o incontri ricorrenti.
• E, cosa altrettanto importante, potete monitorare il coinvolgimento dei dipendenti durante il percorso: dovete sapere se i dipendenti leggono le e-mail che avete inviato o guardano i video di formazione che avete creato.

Anche se abbiamo discusso molti aspetti della gestione positiva del cambiamento, in Zavvy siamo consapevoli che il più importante è quello di sostenere i dipendenti con un feedback efficace che riconosca le loro preoccupazioni, li renda partecipi del cambiamento e promuova le loro prospettive in un'organizzazione post-cambiamento.

Il successo della gestione del cambiamento organizzativo è sinonimo di esperienza dei dipendenti. Quando i dipendenti hanno successo attraverso il cambiamento, lo ha anche l'organizzazione.

Prenotate subito una demo gratuita di 30 minuti e diventate leader del cambiamento nella vostra organizzazione.