Come creare inviti stimolanti per il sondaggio sul coinvolgimento dei dipendenti (5 esempi di e-mail inclusi)

Lo sappiamo tutti. Una cultura del lavoro positiva e un ambiente di lavoro sano portano a un coinvolgimento dei dipendenti, che in ultima analisi va a vantaggio dei profitti dell'organizzazione.

Prendete spunto da Tony Hsieh, CEO di Zappos e sostenitore della cultura aziendale:

"Alla fine della giornata, ricordate che se la cultura è quella giusta, la maggior parte delle altre cose, compresa la costruzione di un grande marchio, andranno al loro posto da sole".

Un sondaggio sul coinvolgimento dei dipendenti è uno dei passi per creare questo fantastico ambiente di lavoro.

Ma cosa succede quando i vostri dipendenti non aprono nemmeno gli inviti al sondaggio sul coinvolgimento dei dipendenti? 

Non è difficile da indovinare: un tasso di risposta inferiore alla media. 

Come si fa a migliorare le condizioni e la cultura del luogo di lavoro se i dipendenti non vogliono esprimere le proprie opinioni?

Scoprite i passaggi chiave e le best practice per rendere le vostre e-mail di invito più coinvolgenti. Inoltre, troverete anche cinque esempi di inviti a sondaggi sul coinvolgimento. 

❗️ Perché aumentare il tasso di partecipazione ai sondaggi sul coinvolgimento dei dipendenti

I motivi per cui i sondaggi sul coinvolgimento dei dipendenti hanno un basso tasso di risposta possono essere molteplici:

• Le persone pensano che sia un compito noioso che ruba loro troppo tempo. 
• Scetticismo sull'anonimato delle risposte.
• Mancanza di trasparenza nei risultati del sondaggio. 
• La percezione che il sondaggio sia solo un'attività di spunta di caselle senza alcun seguito.

Con l'invito al sondaggio sul coinvolgimento dei dipendenti potete guadagnare la fiducia dei vostri dipendenti nel processo di sondaggio.

Assicurazioni ben formulate, una comunicazione chiara e una tempistica trasparente vi aiuteranno ad affrontare in modo proattivo le preoccupazioni e lo scetticismo dei dipendenti. 

Un alto tasso di partecipazione ai sondaggi sul coinvolgimento dei dipendenti significa ottenere un campione rappresentativo che aiuta a trarre conclusioni corrette.

Vi aiuta a creare un piano di coinvolgimento dei dipendenti efficace.

👀 Date un'occhiata a queste statistiche sul coinvolgimento dei dipendenti per capire l'impatto di un elevato coinvolgimento dei dipendenti su produttività, redditività, felicità della forza lavoro e fidelizzazione.

🔍 Cosa conta come un buon tasso di partecipazione al sondaggio tra i dipendenti?

Un tasso di risposta al sondaggio compreso tra il 50% e il 60% è accettabile. 

Tra il 60% e il 70% è buono. 

Oltre il 70%, è eccellente. Dimostra che state offrendo un'ottima esperienza ai dipendenti.

Se il vostro tasso di partecipazione al sondaggio è inferiore al 50%, è una notizia terribile. Il vostro tasso di coinvolgimento appare così basso che la maggior parte dei dipendenti non si preoccupa di rispondere al sondaggio.

📝 3 passi per rendere coinvolgente l'e-mail di invito al sondaggio

Un'indagine di Hubspot che ha analizzato 26 milioni di interazioni con le e-mail interne ha rivelato i seguenti dati:

• Complessivamente, il tasso medio di apertura e di clic delle e-mail interne per e-mail è stato rispettivamente del 79% e del 15%.
• Con l'aumento del numero di dipendenti, i tassi di apertura delle e-mail diminuiscono. 
• Le aziende con mailing list di oltre 5000 destinatari mostrano i tassi di coinvolgimento più bassi.
• Ad esempio, il tasso di apertura delle e-mail delle organizzazioni con 5.001-10.000 dipendenti è del 71%, con un tasso di clic del 12%.

Sapere come creare un invito via e-mail a un sondaggio convincente aumenterà i tassi di apertura e di risposta.

Prestate attenzione ai tre elementi cruciali della vostra e-mail di invito al sondaggio:

• L'oggetto
• Testo di supporto
• L'invito all'azione (CTA).

1. Creare un oggetto accattivante

Se l'oggetto non attira l'attenzione dei dipendenti, è facile che non venga aperto.

Ecco alcuni suggerimenti per ottimizzare i vostri oggetti:

• Comunicate al destinatario l'argomento dell'e-mail senza rivelare tutte le informazioni. Incuriositeli ad aprirla.
• Sollecitate la curiosità dei destinatari con una domanda. Coinvolge i dipendenti e li spinge ad aprire l'e-mail.
• Aggiungete un tocco personale citando il nome del destinatario. Attirerà la loro attenzione.
• Mantenere la brevità. Le righe dell'oggetto con un massimo di 7 parole hanno i tassi di coinvolgimento più elevati.
• Non siate troppo seri. Usate un'emoji.

3 esempi di oggetto da utilizzare nelle e-mail di invito al sondaggio per i dipendenti

1. John, hai 2 minuti? Migliora il tuo posto di lavoro 🙂

2. Jane, come possiamo migliorare? 🤔 Essere ascoltati

3. Aiutaci a creare un posto di lavoro migliore, John 

2. Progetto di testo di supporto

Il corpo dell'e-mail deve contenere alcune informazioni di base sul sondaggio sul coinvolgimento dei dipendenti.

Iniziate rispondendo a cosa, chi e perché:

• Il motivo per cui ricevono l'invito.
• Chi deve rispondere al sondaggio.
• Perché devono rispondere al sondaggio.

Ecco un esempio di introduzione:

Crediamo fermamente che le nostre persone siano al centro del successo di (nome dell'azienda).

E mentre continuiamo a crescere, vogliamo creare continuamente una cultura del lavoro positiva per voi.

Un ambiente di lavoro sano aiuta a creare amicizie sul posto di lavoro, a migliorare il benessere personale e a ottenere prestazioni ottimali.

Stiamo collaborando con Zavvy per intraprendere un'indagine completa sul coinvolgimento dei dipendenti di (nome dell'azienda) per aiutarci:

• Obiettivo chiave del sondaggio #1.
• Obiettivo chiave dell'indagine #2.
• Obiettivo chiave dell'indagine #3.

Per apportare i cambiamenti che desiderate, vogliamo ascoltare le vostre opinioni oneste e disinvolte su varie questioni.

Utilizzate questo sondaggio tra i dipendenti per dirci come ci stiamo comportando. 

Le vostre risposte ci forniranno dati di base che potremo utilizzare per implementare le strategie e i piani d'azione giusti.

Una volta coperte queste aree in anticipo, affrontate i seguenti aspetti:

• Alla chiusura del sondaggio.
• Una stima realistica del tempo necessario per compilare il sondaggio.
• Informazioni di contatto nel caso in cui il dipendente abbia una domanda o un problema.
• La riservatezza delle risposte al sondaggio.
• La libertà di effettuare il sondaggio sul coinvolgimento durante l'orario di lavoro.
• Il vostro piano per esaminare i risultati del sondaggio e utilizzarli per migliorare l'esperienza complessiva dei dipendenti.

3. Concludere con un chiaro invito all'azione

Concludete indicando ai vostri dipendenti l'azione che devono compiere successivamente. Condividete il link al sondaggio con un pulsante CTA ad alto contrasto che risalti nell'e-mail.

E non dimenticate di ringraziarli per aver partecipato al sondaggio sul coinvolgimento.

3 esempi di CTA da utilizzare nelle e-mail di invito al sondaggio per i dipendenti

1. Cliccate sul pulsante sottostante per iniziare il sondaggio. Vogliamo apportare i cambiamenti che desiderate.

(Link all'indagine)

Grazie in anticipo.

2. Iniziare il sondaggio. Cliccate sul pulsante sottostante.

(Link all'indagine)

Grazie per aver condiviso le vostre risposte sincere! Ci aiuterà a rafforzare la leadership e la cultura di (nome dell'azienda).

3. Fare clic sul link sottostante per iniziare il sondaggio.

(Link all'indagine)

Il vostro onesto contributo a questo importante progetto è molto apprezzato!

💡 6 buone pratiche per ottimizzare gli inviti ai sondaggi sul coinvolgimento dei dipendenti

1. Utilizzare una voce attiva

Considerate queste due frasi:

"Un sondaggio anonimo è ospitato su questo sito web per noi".

"Questo sito web ospita un sondaggio anonimo per noi".

Devi essere d'accordo. La prima frase è più facile da leggere, perché è in voce attiva. Al contrario, la seconda frase è in voce passiva.

Quando si usa la voce attiva, il soggetto compie l'azione, mentre nella voce passiva il soggetto riceve l'azione.

Userete molti "tu". La formulazione dell'e-mail di invito al sondaggio con una voce attiva è la più sensata. Sarà più facile per i vostri dipendenti capire l'e-mail e intraprendere l'azione desiderata.

Suggerimento: evitate il gergo aziendale. Potrebbe farvi sembrare un robot. Utilizzate invece un linguaggio colloquiale, ma sempre professionale.

2. Rendere leggibili le e-mail di sondaggio

I muri di testo non sono facili da vedere. Sono intimidatori e potrebbero indurre i vostri dipendenti a non leggere l'e-mail.

Frasi e paragrafi brevi rendono l'invito al sondaggio più facile da leggere.

Create molto spazio bianco per gli utenti di dispositivi desktop e mobili limitando i paragrafi a 3 righe.

Per le frasi, è preferibile un massimo di 20 parole per frase. Sono più facili da leggere e più comprensibili.

Suggerimento: Per le e-mail di invito a un sondaggio sul coinvolgimento dei dipendenti più lunghe, suddividete le sezioni utilizzando le intestazioni.

3. Segmentare i destinatari

La segmentazione della vostra lista di e-mail interne può aumentare i tassi di apertura e di clic.

È possibile segmentare i partecipanti al sondaggio in base alla gerarchia aziendale e all'area geografica.

Adattare il momento dell'invio e il messaggio a ciascun segmento. Ad esempio, rendete più rilevanti per ciascun segmento i vantaggi derivanti dalla partecipazione all'indagine.

Suggerimento n. 1: quando si segmenta in base alla gerarchia dell'azienda, bisogna fare attenzione a non nascondere informazioni importanti ad alcuni dipendenti. 

Suggerimento n. 2: Iniziate creando un modello che contenga tutti i dettagli essenziali. Poi integratelo con contenuti pertinenti a ciascun segmento.

4. Evidenziare i dettagli importanti

Sottolineate le informazioni importanti nell'invito al sondaggio.

Utilizzate il grassetto o il corsivo in modo che siano facilmente individuabili. Questi possono includere:

• La data di chiusura del sondaggio.
• Durata dell'indagine.

Suggerimento: si noti che i partecipanti al sondaggio potrebbero percepire l'uso di tutte le maiuscole come un "urlo". Evitate anche la sottolineatura. Fa apparire il testo come un collegamento ipertestuale, il che può confondere il lettore.

5. Concentrarsi sui vantaggi per i dipendenti

Fate in modo che l'e-mail sia incentrata sul miglioramento dell'esperienza dei dipendenti.

Il testo di supporto deve comunicare ai dipendenti i vantaggi della partecipazione all'indagine di engagement:

• Ricordate che l'indagine dà loro voce. 
• Sottolineate come vi aiuterà a creare un cambiamento guidato dai dati. 
• Rassicurateli sul fatto che il sondaggio è solo una delle fasi di un programma di coinvolgimento più ampio che costruirà una cultura aziendale positiva.

6. Inserire la prima domanda

L'inserimento della prima domanda nell'e-mail di invito al sondaggio sull'impegno dei dipendenti funge da gancio. Potrebbe aumentare il tasso di risposta del 22,1% e il tasso di completamento del sondaggio del 19,3%.

Una volta che i destinatari decidono di rispondere, reindirizzateli alla prima pagina del sondaggio, dove potranno completarlo.

Se, per qualsiasi motivo, decidono di completare solo una parte del sondaggio, avrete comunque la risposta alla prima domanda. Conta come dati da utilizzare.

Suggerimento: poiché questa prima domanda riceverà il maggior numero di risposte, assicuratevi che sia la più importante nel vostro sondaggio sul coinvolgimento.

💻 5 esempi di email di invito al sondaggio sul coinvolgimento dei dipendenti

Ecco alcuni esempi di invito a un sondaggio sul coinvolgimento dei dipendenti che potete usare come ispirazione.

1. Avviso di pre-sondaggio a tutti i dipendenti

Oggetto: Jane, come possiamo migliorare? 🤔 Essere ascoltati

Vogliamo migliorare costantemente l'esperienza dei dipendenti di (nome dell'azienda). A tal fine, abbiamo stretto una partnership con Zavvy, una piattaforma di employee enablement, per far sentire la voce di tutti.

Il giorno (data) effettueremo un breve sondaggio tra i dipendenti dell'azienda.

Questo sondaggio online ci aiuterà a intraprendere le azioni giuste per rendere (nome della società) un luogo di lavoro migliore per voi.

Tutte le risposte rimarranno riservate. Nemmeno i dirigenti dell'azienda avranno accesso alle singole risposte.

Condivideremo i risultati con l'intera azienda nelle settimane successive al sondaggio. 

Sulla base di questi risultati, le risorse umane e la direzione discuteranno il modo in cui affrontare le aree problematiche e modificare le politiche inefficaci.

Riceverete un'e-mail con ulteriori istruzioni su come fornire il vostro feedback.

Cogliete l'occasione per partecipare e creare il tipo di ambiente in cui desiderate lavorare.

Vi ringraziamo in anticipo per averci reso nota la vostra onesta opinione.

2. Avviso via e-mail di promemoria del sondaggio

Oggetto: John, non abbiamo ancora avuto tue notizie 😞

Come abbiamo comunicato in precedenza, il sondaggio tra i dipendenti dell'azienda è iniziato il (data).

Il sondaggio è quasi in chiusura e non abbiamo ancora visto le vostre preziose informazioni sulla vostra esperienza presso (nome dell'azienda).

Ci aspettiamo un tasso di risposta del 100% per raccogliere dati sufficienti a promuovere miglioramenti significativi.

Prendetevi qualche minuto per partecipare al sondaggio cliccando sul link sottostante.

(Link all'indagine)

Ogni partecipante al sondaggio ha un link unico che ci aiuta a monitorare i tassi di risposta e i dati aggregati. Pertanto, vi preghiamo di non inoltrarlo ai vostri colleghi.

Come abbiamo detto in precedenza, le risposte individuali sono anonime per chiunque (nome della società). 

Tuttavia, se avete domande o dubbi, contattate (il referente del progetto).

Grazie!

3. E-mail di ringraziamento post-sondaggio

Oggetto: Apprezziamo il tuo feedback, John ☺️

Grazie per aver dedicato del tempo a partecipare al sondaggio tra i dipendenti dell'azienda.

Il sondaggio è giunto al termine.

C'è stato un tasso di partecipazione dell'x%, che fornisce un quadro accurato dei vostri sentimenti riguardo al lavoro in (nome dell'azienda).

I nostri leader condivideranno una panoramica dei risultati dell'indagine con l'intera organizzazione nelle prossime x settimane.

Aspettatevi risultati dettagliati entro x giorni e i piani d'azione che la leadership intende intraprendere.

Questo sondaggio è uno dei tanti passi che faremo per migliorare l'esperienza dei dipendenti. Incaricheremo i leader di intraprendere le azioni appropriate sulla base di questi risultati e di attuare il cambiamento.

Ancora una volta, grazie per aver trovato il tempo di dare il vostro contributo.

Avete svolto un ruolo fondamentale nel rendere (nome dell'azienda) un posto di lavoro migliore e nel sostenere il successo futuro di questa organizzazione.

➡️ Ecco altri sei esempi da copiare per comunicare i risultati del sondaggio sul coinvolgimento dei dipendenti.

4. Invito via e-mail al sondaggio Pulse

Oggetto: Vuoi un posto di lavoro fantastico? Completate questo sondaggio

Benvenuti al nostro sondaggio sul coinvolgimento.

Questo è il primo di una serie di sondaggi sul coinvolgimento dei dipendenti che invieremo nei prossimi x mesi.

Il nostro sondaggio annuale sull'engagement fornisce informazioni approfondite sullo stato attuale del nostro ambiente di lavoro. Tuttavia, questo sondaggio ci aiuta a fare una rapida verifica dell'esperienza dei dipendenti di (nome dell'azienda) o a "tastare il polso".

I dati raccolti avranno un impatto diretto sulle nostre azioni per creare una cultura migliore e migliorare la vostra esperienza in (nome della società).

Ci vorranno x minuti e potrete farlo durante l'orario di lavoro.

Zavvy gestirà questo sondaggio. Ciò significa che nessuno nell'organizzazione può risalire alla vostra risposta.

Vi preghiamo di essere onesti e di fornirci informazioni accurate che alimentino un vero cambiamento.

Cliccate sul pulsante sottostante per dare la vostra risposta. Il sondaggio si chiude il (data).

(Link all'indagine)

In caso di dubbi o domande, contattare (persona di contatto).

Grazie per la sua risposta sincera.

5. Avviso di sollecito per una proroga della scadenza

Oggetto: Sondaggio esteso: Jane, fai sentire la tua opinione

I dati indicano che dovete ancora completare il vostro sondaggio sul coinvolgimento dei dipendenti.

L'opinione di ciascuno dei nostri dipendenti è preziosa per noi. Per questo motivo, abbiamo prorogato la scadenza del sondaggio. Rimarrà aperto fino a (nuova data).

Questa estensione migliorerà i tassi di risposta. Inoltre, ci aiuterà a ottenere una comprensione più ampia e solida dell'esperienza dei dipendenti di (nome dell'azienda).

Utilizzate questa estensione per offrire il vostro prezioso feedback. Come promemoria, le vostre risposte sono anonime. Sentitevi liberi di rispondere al sondaggio durante l'orario di lavoro.

Iniziate facendo clic sul pulsante sottostante.

(Link all'indagine)

Aiutateci a costruire un ambiente di lavoro positivo. Vi ringraziamo in anticipo per la vostra partecipazione.

➡️ Abilitate la vostra forza lavoro con Zavvy

Sapere come creare e-mail di invito al sondaggio sul coinvolgimento dei dipendenti che siano coinvolgenti è un primo passo importante per coinvolgere i dipendenti nel vostro processo. 

Zavvy offre una funzione di feedback completamente automatizzata e facilmente personalizzabile. In base alle vostre esigenze, potete:

• Combinate diversi tipi di sondaggi sull'engagement e condividete in automatico.
• Gestire le impostazioni di anonimato dei sondaggi.
• Scegliete le domande del sondaggio da un'ampia banca di domande. 
• Personalizzare il pubblico.
• Accedete ai nostri modelli di sondaggio sul polso dei dipendenti.

Ma cosa succede dopo?

Una volta raccolti i dati e generato un rapporto sul coinvolgimento, come si fa a seguirlo?

Zavvy vi fornirà gli strumenti necessari per migliorare i vostri livelli di coinvolgimento in modo attivo:

• I livelli di coinvolgimento dei nuovi assunti sono bassi? 🚀 I nostri flussi di lavoro di onboarding coinvolgono i nuovi arrivati prima del primo giorno e li portano alla piena integrazione e produttività.
• La mancanza di crescita professionale è causa di disimpegno? 🌱 I nostri quadri di crescita guidano le persone lungo il loro percorso di sviluppo, incoraggiando la titolarità e la collaborazione.
• I vostri dipendenti hanno la sensazione che il loro feedback cada nel vuoto? 🔄 Il nostro sistema di feedback può essere personalizzato a piacere, portando all'ascolto attivo e alla responsabilizzazione. 
• I vostri dipendenti si sentono soli? ☕️ Le nostre roulette automatiche per il caffè aiuteranno i vostri dipendenti a connettersi con i colleghi, anche da remoto.

I dipendenti desiderano aggiornarsi e riqualificarsi?

• 💪 I nostri programmi di formazione forniscono i contenuti passo dopo passo, invece di sovraccaricare gli studenti.

Tutti questi strumenti vi aiuteranno a creare un ambiente in cui i dipendenti si sentano impegnati e desiderosi di dare il meglio di sé.

Contattateci per vedere i nostri strumenti in azione.