Ποιες είναι οι 4(+1) φάσεις του Onboarding;

Οι περισσότερες εταιρείες πιστεύουν ότι η δουλειά τους έχει τελειώσει μόλις προσλάβουν έναν εργαζόμενο. Αλλά η αλήθεια είναι ότι η πραγματική δουλειά αρχίζει μόνο αφού ο νέος υπάλληλος υπογράψει τα χαρτιά.

Τι είναι αυτό, ρωτάτε; Είναι γνωστό ως διαδικασία εισαγωγής των εργαζομένων και είναι ζωτικής σημασίας για τη δημιουργία ενός υγιούς εργασιακού περιβάλλοντος. Ας δούμε αυτή τη διαδικασία λεπτομερώς.

🚀 Τι είναι το onboarding των εργαζομένων;

Η εισαγωγή των εργαζομένων είναι η διαδικασία εγκλιματισμού των νέων εργαζομένων στην εταιρεία. 

Αυτό περιλαμβάνει την εξοικείωσή τους με: 

• τις ευθύνες τους
• εργαλεία λογισμικού που απαιτούνται για την εργασία
• αποστολή της εταιρείας
• αξίες και κουλτούρα.

Η διαδικασία αυτή αρχίζει από την 1η ημέρα του εργαζομένου και μπορεί να διαρκέσει από 1 μήνα έως ένα έτος.

Μια αποτελεσματική διαδικασία εισαγωγής θα πρέπει να είναι προσαρμοσμένη γύρω από τα 5 C.

©️ Τα 5 Κ της εισαγωγής

Συμμόρφωση

Αυτό είναι συχνά γνωστό ως το γραφειοκρατικό μέρος της εισαγωγικής εκπαίδευσης και αναφέρεται στο μέρος όπου οι νέοι εργαζόμενοι διδάσκονται τις πολιτικές, τους κανονισμούς ασφαλείας, τις συμφωνίες εμπιστευτικότητας και την πρόληψη της παρενόχλησης.  

Διευκρινίσεις‍

Το επόμενο βήμα περιλαμβάνει την αποσαφήνιση των αρμοδιοτήτων του εργαζομένου, των μακροπρόθεσμων στόχων στην εταιρεία και των εργασιακών προσδοκιών. Αυτό θα τον βοηθήσει να γνωρίζει ακριβώς πώς θα είναι το μέλλον του στην εταιρεία. 

Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει την απάντηση σε ερωτήσεις των εργαζομένων όπως:

"Ποιοι είναι οι μηνιαίοι και οι ετήσιοι στόχοι μου;"

"Πώς ταιριάζουν οι ατομικοί μου στόχοι με τη δουλειά μου; Πώς θα με βοηθήσει αυτός ο οργανισμός να τους επιτύχω;"

Πολιτισμός

Κάθε οργανισμός έχει μια κουλτούρα και αυτό το μέρος επικεντρώνεται στην έκθεση του νέου σας υπαλλήλου σε αυτήν. Για παράδειγμα, μια εταιρεία μπορεί να έχει μια πολύ ανεπίσημη κουλτούρα, όπου οι ιεραρχίες δεν επιβάλλονται και όλοι εργάζονται μαζί. Σε αυτό το βήμα, δίνετε πραγματικά τον τόνο για τον τρόπο με τον οποίο οι άνθρωποι συνεργάζονται.

Η καθιέρωση της κουλτούρας από την αρχή είναι πολύ πιο εύκολη από το να προσπαθείς να την αλλάξεις ή να την επιβάλλεις μετά από χρόνια.

Εμπνευστείτε από 7 πρακτικά παραδείγματα εταιρικής κουλτούρας

Σύνδεση

Οι διαπροσωπικές σχέσεις με τους συναδέλφους και τους διευθυντές είναι απαραίτητες σε κάθε οργανισμό, και αυτό το C βοηθά τους νεοπροσλαμβανόμενους να τις δημιουργήσουν. Ένα εξαιρετικό παράδειγμα είναι η ανάθεση ενός φίλου κατά την εισαγωγή.

Ελέγξτε πίσω‍

Αυτό το μέρος περιλαμβάνει τον περιοδικό έλεγχο των νέων προσλήψεων, τη λήψη ανατροφοδότησης από αυτούς και την ανταπόκρισή τους. Αυτά είναι τα απαραίτητα δεδομένα που θα συλλέξετε για να βελτιώσετε τη διαδικασία για όλα τα μέρη.

📊 Οι 4 (+1) φάσεις της εισαγωγής των εργαζομένων

Οι 4 φάσεις είναι

• Προεπιβίβαση
• Orientation
• Εκπαίδευση για συγκεκριμένο ρόλο
• Συνεχής ανάπτυξη

(Σημείωση: Ορισμένοι προσθέτουν τη "μετάβαση ρόλου" ως 5η φάση μετά από αυτή)

Φάση 1: Pre-onboarding 

Η προεπιλογή (ή προ-επιλογή) είναι η πρώτη φάση της διαδικασίας πρόσληψης των εργαζομένων. Ξεκινά μόλις ο εργαζόμενος αποδεχτεί την προσφορά εργασίας και υπογράψει τα χαρτιά και διαρκεί μέχρι την πρώτη ημέρα εργασίας του. 

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον χρόνο για να τακτοποιήσετε όλη τη γραφειοκρατία και να προετοιμάσετε την πρόσβαση σε όλα τα εργαλεία και τις γνώσεις που χρειάζονται για τη δουλειά. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει το πείραγμα της εταιρικής κουλτούρας με ένα θερμό μήνυμα καλωσορίσματος, τη βοήθειά τους στη μετεγκατάσταση, την αποστολή ενός βίντεο που περιγράφει λεπτομερώς τι να περιμένουν την πρώτη τους ημέρα, ακόμη και την ανάθεση ενός φίλου για την εισαγωγή. Το να τους στείλετε ένα πακέτο δώρων είναι ένα μεγάλο μπόνους!

Αλλά γιατί είναι σημαντικό το preboarding όταν δεν έχουν καν αρχίσει να εργάζονται για μένα;

Όλοι έχουν νευρικότητα την πρώτη μέρα. Αυτό συμβαίνει επειδή υπάρχει πάντα αβεβαιότητα σχετικά με το τι επιφυλάσσει η νέα θέση εργασίας. Η προεπιβίβαση βοηθάει σε αυτό και απαλύνει το άγχος.

Επίσης, προάγει την αφοσίωση, αφήνοντας τους υπαλλήλους σας να γνωρίζουν ότι δεσμεύεστε να τους κάνετε να αισθάνονται όσο το δυνατόν πιο ευπρόσδεκτοι, μειώνοντας έτσι την εναλλαγή των εργαζομένων.

Επιπλέον, ο φόρτος εργασίας σας ως διευθυντής ανθρώπινου δυναμικού μειώνεται επίσης, επειδή το μεγαλύτερο μέρος της γραφειοκρατίας έχει ήδη γίνει.

Φάση 2: Υποδοχή νέων υπαλλήλων: Προσανατολισμός 

Η φάση 2 αρχίζει την πρώτη ημέρα του εργαζομένου και μπορεί να διαρκέσει έως και μία εβδομάδα. Η φάση του προσανατολισμού ή της εισαγωγής στην εταιρεία είναι απαραίτητη για να εγκλιματιστεί ο νέος σας υπάλληλος στον οργανισμό και να νιώσει άνετα.

Ο προσανατολισμός μπορεί να περιλαμβάνει:

• Καλωσόρισμα του νέου σας υπαλλήλου και γνωριμία με τα βασικά μέλη του οργανισμού σας (συμπεριλαμβανομένης της ομάδας του)
• Να τους δείχνετε πού βρίσκονται τα πάντα, όπως ο θάλαμος εργασίας τους, η αίθουσα διαλείμματος, η τουαλέτα, τα ντουλάπια με τις προμήθειες, η καφετέρια και οι ιατρικές εγκαταστάσεις.
• Συζήτηση βασικών θεμάτων όπως η ιατρική ασφάλιση, οι ημέρες διακοπών και τυχόν άλλες πολιτικές της εταιρείας 
• Εισαγωγή στην κουλτούρα του γραφείου σας 
• Οποιαδήποτε άλλη πληροφορία δεν καλύφθηκε κατά τη διαδικασία προεπιβίβασης
• Εκπαίδευση σε θέματα ασφάλειας
  

Αυτή η φάση θα βοηθήσει τους υπαλλήλους σας να δουν πώς λειτουργούν όλα και να διευκρινίσουν τυχόν απορίες που μπορεί να έχουν.

Όσο πιο ολοκληρωμένη ήταν η εργασία σας πριν από την επιβίβασή σας, τόσο πιο ομαλός (και σύντομος) θα είναι ο προσανατολισμός σας.

Συμβουλή επαγγελματία: Μην αφήνετε τον νέο υπάλληλο να περιμένει την πρώτη μέρα! Να είστε έτοιμοι να τον καλωσορίσετε μόλις εισέλθει στο γραφείο/την εικονική κλήση. Τίποτα δεν είναι χειρότερο από το να αισθάνεστε χαμένοι και ανασφαλείς την πρώτη μέρα.

Φάση 3: Εκπαίδευση για συγκεκριμένους ρόλους 

Η φάση αυτή αρχίζει μετά τον προσανατολισμό και είναι η πιο κρίσιμη φάση για τη συνέχιση της απόδοσης ενός νέου υπαλλήλου στην εταιρεία. Χωρίς επίσημη εκπαίδευση, ο υπάλληλός σας μπορεί να αισθάνεται χαμένος ως προς το ποιες ακριβώς είναι οι αρμοδιότητές του, με αποτέλεσμα να αισθάνεται δυσαρέσκεια και να μειώνεται το ποσοστό παραγωγικότητας. 

Διαμορφώστε ένα δεσμευτικό σχέδιο κατάρτισης για τους νέους υπαλλήλους σας για να αποφύγετε αυτή την κατάσταση "χάσιμο-χάσιμο". Και πάλι, ένας έμπειρος φίλος για την εισαγωγή μπορεί να φανεί χρήσιμος εδώ, καθώς μπορεί να παρέχει 1-1 εκπαίδευση και να βοηθήσει τον νέο υπάλληλο μέχρι να είναι σίγουρος για την ικανότητά του να εργάζεται ανεξάρτητα.

Η φάση αυτή θα πρέπει να περιλαμβάνει:

• Καθορισμός με σαφήνεια του ρόλου και των προσδοκιών τους
• Επανεξέταση των στόχων απόδοσης
• Εισαγωγή προϊόντος/υπηρεσίας
• Αναθέτοντάς τους καθήκοντα για να διευκολυνθούν στον νέο τους ρόλο
• Εκπαίδευση σχετικά με το ρόλο (εδώ είναι ένας χρήσιμος κατάλογος ελέγχου) 
• Παρακολούθηση εργασίας
• Εξοικείωση των υπαλλήλων σας με το Σύστημα Διαχείρισης Μάθησης
  

Διατηρήστε στόχους 30, 60 και 90 ημερών και κάντε αξιολόγηση της απόδοσης των εργαζομένων μετά από κάθε σημείο ελέγχου. 

Φάση 3.5: Διευκόλυνση της μετάβασης στο νέο τους ρόλο 

Μόλις τελειώσει η περίοδος εκπαίδευσης, ήρθε η ώρα ο νέος σας υπάλληλος να μετατραπεί σε έναν ολοκληρωμένο μόνιμο υπάλληλο. Από αυτή τη φάση και μετά, ο υπάλληλός σας θα είναι έτοιμος να αναλάβει πιο κρίσιμα έργα και να αναφέρεται απευθείας στον άμεσο προϊστάμενό του.

Δεδομένου ότι η περίοδος δοκιμασίας έχει πλέον τελειώσει, οι εργασιακές αρμοδιότητες του νεοπροσληφθέντος είναι πιο πιθανό να αυξηθούν μετά από αυτό το σημείο. Επομένως, ζητήστε από τους διευθυντές τους να τους γνωστοποιήσουν τυχόν αλλαγές και να τους επαναφέρουν τους στόχους τους. Βοηθήστε τους να οραματιστούν πώς μοιάζει η επιτυχία. 

Συγχαρητήρια! Εισάγατε με επιτυχία έναν νέο υπάλληλο στον οργανισμό σας! Τι γίνεται τώρα;

Φάση 4: Συνεχής ανάπτυξη 

Ο στόχος είναι ο υπάλληλός σας να παραμείνει μαζί σας μακροπρόθεσμα και να ανέβει στην εταιρική κλίμακα καθώς αποκτά περισσότερη εμπειρία. Η συνεχής ανάπτυξη διασφαλίζει ότι αυτό θα συμβεί, χαράσσοντας ένα ολοκληρωμένο σχέδιο επαγγελματικής εξέλιξης και προσωπικής ανάπτυξης για τον υπάλληλό σας.

Για παράδειγμα, κάποιος που μπήκε ως βοηθός συντάκτη μπορεί τελικά να θέλει να γίνει αρχισυντάκτης. Η συνεχής ανάπτυξη θα τον βοηθήσει να το πετύχει αυτό, ενώ παράλληλα θα διασφαλίσει ότι είναι εξοπλισμένος για να χειριστεί τον ανώτερο ρόλο. 

Η φάση αυτή θα πρέπει να περιλαμβάνει:

• Θέσπιση προσωπικών και επαγγελματικών στόχων
• Αξιολόγηση των ικανοτήτων τους
• Κατάρτιση δεξιοτήτων σύμφωνα με τους μελλοντικούς στόχους του εργαζομένου
  

Αυτό βοηθά τόσο τον εργαζόμενο όσο και τον οργανισμό να επιτύχουν τους στόχους τους. Η συνεχής ανάπτυξη αποτελεί επίσης ένα εξαιρετικό εργαλείο όταν πρόκειται για τον προγραμματισμό της διαδοχής.

Υπέροχα! Αλλά υπάρχει ένα μικρό πρόβλημα. Ο χώρος εργασίας μας είναι εξ ολοκλήρου απομακρυσμένος, οπότε πώς ταιριάζει σε αυτό το πλαίσιο η εισαγωγή; 

💻 Πώς αυτό μεταφράζεται στην εικονική επιβίβαση;

Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές για να κάνετε την εικονική διαδικασία εισαγωγής σας διασκεδαστική και επιτυχημένη!

1. Δεδομένου ότι ολόκληρη η διαδικασία εισαγωγής θα γίνεται ηλεκτρονικά, χρησιμοποιήστε εργαλεία και λογισμικό για να διευκολύνετε τη ζωή σας - ειδικά το κομμάτι της προετοιμασίας και του προσανατολισμού. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Calendly για τον προγραμματισμό συναντήσεων, το DocuSign ή το PandaDoc για την υπογραφή εγγράφων και να επικοινωνείτε μέσω Slack.
2. Στείλτε τους ένα φορητό υπολογιστή που τους έχει παραχωρηθεί από την εταιρεία με προεγκατεστημένο όλο το λογισμικό. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε εκπαιδευτικά βίντεο για τον τρόπο χρήσης τους, ώστε να διευκολύνετε τη δουλειά τους.
3. Θέστε σαφείς προσδοκίες και ενημερώστε τους για τις εργασιακές τους αρμοδιότητες. Εάν είναι δυνατόν, δημιουργήστε ελκυστικά παραδείγματα βίντεο, ώστε ο νέος σας υπάλληλος να κατανοήσει απόλυτα τις έννοιες. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε λίστες ελέγχου για να τους διευκολύνετε να παρακολουθούν όλα όσα πρέπει να κάνουν.
4. Γνωρίστε τον νέο σας υπάλληλο και προγραμματίστε συναντήσεις με τα μέλη της ομάδας και τους διευθυντές του. Διασκεδάστε για να τους κάνετε να νιώσουν ευπρόσδεκτοι! Βάλτε όλους τους άλλους να συστηθούν και ενθαρρύνετε τον νέο υπάλληλο να γνωρίσει τους συναδέλφους του.
5. Αναθέστε τους ένα φίλο για την εισαγωγή και κανονίστε αρκετές συναντήσεις μεταξύ των δύο. 
6. Ελέγξτε τους καθ' όλη τη διάρκεια της διαδικασίας για να βεβαιωθείτε ότι προσαρμόζονται καλά. Ρωτήστε τους αν χρειάζονται κάτι και προσαρμόστε τη διαδικασία ανάλογα, και είστε έτοιμοι!
   

💪 Χρησιμοποιήστε αυτόν τον κατάλογο ελέγχου για την εισαγωγή απομακρυσμένων υπαλλήλων για να βεβαιωθείτε ότι έχετε κάνει τα πάντα σωστά.

Επιπλέον, συγκεντρώσαμε επίσης 15 επιπλέον πρότυπα για την εισαγωγή, που καλύπτουν στοιχεία όπως η παρουσίαση της εισαγωγής, η εισαγωγή φίλων και πολλά άλλα.

Για να κάνετε την εικονική εισαγωγή ακόμη πιο εύκολη, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε την όλη διαδικασία χρησιμοποιώντας προγράμματα λογισμικού για την εισαγωγή.

❓ Συχνές ερωτήσεις 

Γιατί είναι σημαντικό το onboarding; 

Βοηθάει τους νεοπροσληφθέντες να εγκατασταθούν στο νέο τους χώρο εργασίας και τους παρέχει όλα τα απαραίτητα εργαλεία και την εκπαίδευση για να είναι επιτυχημένοι στο ρόλο τους. Βοηθά επίσης τους νεοπροσληφθέντες να γνωρίζουν ότι δεσμεύεστε για την ανάπτυξή τους με την εταιρεία, αυξάνοντας έτσι την ικανοποίησή τους από την εργασία τους.

Ποιος είναι ο σκοπός του onboarding; 

Ο σκοπός του Onboarding είναι να βοηθήσει τους νεοπροσληφθέντες να εγκλιματιστούν στο νέο εργασιακό περιβάλλον και να τους ενημερώσει για τις εργασιακές τους αρμοδιότητες. 

Υπάρχει διαφορά μεταξύ της εισαγωγής και του προσανατολισμού; 

Ναι, υπάρχει! Το onboarding είναι μια διαδικασία με διάφορα στάδια. Ξεκινάει με το preboarding αμέσως μετά την υπογραφή των χαρτιών από τον νεοπροσληφθέντα και μπορεί να διαρκέσει από 3 μήνες έως ένα χρόνο. Ο προσανατολισμός αποτελεί μέρος της διαδικασίας onboarding. Ξεκινά την πρώτη ημέρα του εργαζομένου και διαρκεί έως και μία εβδομάδα.

Πόσο χρόνο πρέπει να διαρκεί η καλή εισαγωγή στο σύστημα; 

Ο ιδανικός χρόνος για μια καλή διαδικασία εισαγωγής είναι 6 μήνες. Αλλά όλα εξαρτώνται από την εταιρεία σας και τις αρμοδιότητες του νέου σας υπαλλήλου. Χρησιμοποιήστε αυτούς τους παράγοντες και προσαρμόστε το χρονοδιάγραμμα της διαδικασίας εισαγωγής στις ανάγκες σας.

Πώς μπορείτε να επιταχύνετε το onboarding; 

Μπορείτε να επιταχύνετε το Onboarding χρησιμοποιώντας αυτοματοποιημένο λογισμικό onboarding και σχεδιάζοντας μια εξαιρετική διαδικασία preboarding. Βεβαιωθείτε όμως ότι δεν χάνετε σημαντικά πράγματα μόνο και μόνο επειδή θέλετε να επιταχύνετε την όλη διαδικασία.