O que é um portal de integração de colaboradores - e porque é que não é suficiente
Não há uma segunda oportunidade para uma primeira impressão.
E no local de trabalho, a integração é a primeira impressão.
Não é de admirar que um processo de integração sólido seja vital no que diz respeito à satisfação, retenção e tempo de produtividade dos funcionários.
E um portal ou software de integração é um óptimo passo para garantir um processo tranquilo. Continue a ler para saber o que é um portal de integração, as suas vantagens, dicas para integrar novas contratações e como criar uma experiência de integração excepcional.
O que é um portal de integração (do trabalhador)?
Um portal de integração de funcionários é um sítio onde os novos contratados começam a trabalhar quando entram numa empresa. Através do portal, os recrutas podem aceder a uma série de informações sobre a sua empresa, a política dos empregados, o fluxo de trabalho, o mecanismo de organização e muito mais.
Gostamos de pensar num portal de integração como uma"porta" para as primeiras experiências dos novos funcionários na sua empresa. Proporciona um ponto único de acesso a informações relevantes para todas as novas contratações.
Portal de integração vs. software de integração
Um portal de integração de funcionários é semelhante a um software de integração. No entanto, a principal diferença é que este último é mais holístico, dinâmico e moderno.
O software de integração completo é menos um portal estático e acrescenta uma camada de entrega automatizada que leva as pessoas numa viagem guiada ao longo do tempo.
Portal de integração vs. Sistema ou plataforma de integração
Uma plataforma de integração é o mesmo que um software de integração.
Daí a evolução moderna de um portal estático.
Todos os três servem o objectivo principal de proporcionar uma experiência acolhedora para que os novos contratados se liguem aos colegas e à empresa.
As vantagens de um portal de integração dos trabalhadores
Um portal de integração de funcionários ajuda uma organização a dar aos seus novos contratados um balcão único para tudo o que precisam de saber.
Outras vantagens da integração sistemática incluem:
Experiência de acolhimento satisfatória
A integração sem papel reforça a sua marca e o nome da organização, ao mesmo tempo que ajuda os novos funcionários a instalarem-se mais rapidamente. Um portal de integração ajuda a proporcionar uma experiência envolvente e competitiva na guerra pelos talentos.
Um processo de integração sem problemas conduz a taxas mais elevadas de satisfação e retenção dos empregados.
De acordo com a pesquisa do Brandon Hall Group, 60% das organizações com um processo de integração simplificado têm uma estratégia de recrutamento optimizada.
Cria um balcão único
Quando contrata pessoas frequentemente, toda a programação, acompanhamento e envio de lembretes custam-lhe horas! Os portais de integração funcionam como um balcão único para toda a informação e automatizam parte do trabalho.
Fornecem informações pormenorizadas que abrangem conteúdos visuais e acesso a documentos. Isto permite que os novos contratados e a equipa de RH se sintam à vontade mesmo antes do primeiro dia.
Gestão fácil de tarefas
Nem todos os processos de integração ocorrem nos gabinetes de RH. Para os trabalhadores presenciais, as TI têm de configurar os computadores, validar o estacionamento, criar novos passes, designar gestores de linha para prepararem as reuniões de integração... a lista é interminável.
Sem um portal de integração, é difícil para os RH saberem quais os processos que estão concluídos e quem precisa de fechar a monitorização e o acompanhamento.
Dicas para a integração de novas contratações à distância ou presencialmente
Aqui estão algumas dicas excelentes para o ajudar a levar a sua integração para o próximo nível.
Ter um processo de pré-integração
As primeiras impressões são importantes! Um processopreboarding ajuda os novos contratados a compreender o que esperar - e é uma óptima oportunidade para os entusiasmar.
O processo de pré-integração pode incluir um"pacote de boas-vindas à empresa" com elementos como:
- Uma visão privilegiada da empresa através de um manual, um pequeno vídeo, um livro electrónico, etc.
- Artigos de papelaria ou t-shirts com a marca da empresa
- Detalhes de login e outras credenciais de funcionários
- Benefícios exclusivos da empresa, tais como descontos para empregados, caso existam
- Snacks, ou seja, chocolates ou mesmo um cesto de mini-muffins
- Flores
Quebrar o gelo com eventos de coorte
A dada altura, todos nós já experimentámos o nervosismo dos novos empregados. A melhor maneira de pôr os seus recrutas à vontade é reuni-los num ambiente descontraído.
Isto ajudará a esclarecer quaisquer questões, a criar uma relação e a definir o ambiente do local de trabalho. Assegure-se de que o tom da reunião é amigável, caloroso e leve. Um pouco de riso ajuda muito!
Implementar um sistema de amigos durante pelo menos 90 dias
As estatísticas de integração indicam que 87% das empresas afirmam que os sistemas de integração buddy aceleram as competências e capacidades dos novos contratados.
O sistemabuddy ajuda os novos funcionários...
- Sentir-se bem-vindo e mais confortável no local de trabalho.
- Não hesite em fazer perguntas que eles possam hesitar em fazer aos seus superiores.
- Melhorar a aprendizagem informal através de interacções sociais.
- Aumentar a confiança através do reconhecimento no local de trabalho.
Ter um procedimento de integração normalizado
Um processo de integração normalizado dá aos recrutas um sentido de orientação. Também reduz o tempo gasto na integração de funcionários e aumenta a produtividade.
Pode fazê-lo adicionando uma lista de verificação, organizando os documentos necessários por ordem e, se possível, organizando formação. Todas estas coisas são mais fáceis de gerir se tiver um portal de integração.
Obter feedback
A melhor forma de saber como é que os seus novos contratados se estão a adaptar é através de um feedback constante, o que facilita o processo;
- Saiba o que está a funcionar e como pode melhorar as áreas que não estão a funcionar.
- Obtenha uma opinião honesta dos seus recrutas sobre o sistema de integração em geral.
- Responder a todas as perguntas, preocupações e confusões que os recrutas ainda possam ter.
- Obter uma perspectiva dos seus planos de progressão na empresa.
Também lhe dá uma perspectiva externa sobre o que precisa de ser melhorado no processo de integração.
Porque é que pensar num "portal" de integração não é suficiente
A integração de funcionários não é algo que termina ao fim de um dia. Até que um recém-contratado se habitue totalmente ao quotidiano de uma empresa, aos processos essenciais, à cultura, etc., é preciso tempo.
Além disso, quando é feito virtualmente, as coisas tendem a demorar um pouco mais. Claro: as conversas informais são menos frequentes, pelo que é necessário mais tempo para se familiarizar com as coisas.
Enviar aos novos contratados o acesso a um portal de integração estático é garantir que a informação se vai perder.
Um processo de integração envolve 4 fases:
- Orientação
- Formação de funções
- Transição de funções
- Desenvolvimento em curso
Qualquer que seja a solução de integração que escolher, deve ter em conta estas fases e orientar todos os intervenientes ao longo do processo.
Aqui está um fluxo de trabalho exemplar em Zavvy apenas para os primeiros 3 dias.
Isto é muito mais eficaz do que um portal estático porque
- Fornece activamente informações a todos os envolvidos durante um período de tempo. Não há limite para a duração, e muitos clientes planeiam os primeiros 6 meses aqui.
- Estabelece a ligação entre as pessoas. Está a ver estas mensagens a serem enviadas para os gestores de pessoal e para o onboarding buddies? Estas são também coisas que podem ser totalmente automatizadas. Para que essas pessoas possam concentrar-se nas discussões significativas que vão ter.
- Fornece a informação utilizando canais modernos como Slack ou Microsoft Teams. Actualmente, as pessoas passam a maior parte das suas horas de trabalho em ferramentas de colaboração como Slack. É por isso que a nossa solução chega às pessoas directamente aqui, em vez de as obrigar a ir a outro lugar por conta própria.
- Ele transforma o onboarding numa experiência que as pessoas recordarão com prazer. A primeira impressão conta. E enviar simplesmente as pessoas para uma colecção de links aborrecidos não é suficiente.
➡️ Saiba como funciona o onboarding com Zavvy
O que procurar num portal ou software de integração?
Um portal de integração eficiente automatiza tarefas áridas e mensagens de correio electrónico e cria uma experiência global duradoura.
Eis alguns dos aspectos a ter em conta num portal de integração:
Integração com ferramentas existentes
O portal de integração pode integrar-se nos sistemas e ferramentas existentes na empresa?
Ao adquirir um software de integração pré-fabricado, deve certificar-se de que é compatível com as suas principais ferramentas de HRMS, como Bamboo HR, Workday, ou Personio.
Incorporação de conteúdos existentes
Nem todos os portais ou softwares de onboarding são compatíveis com vídeo e áudio. Uma vez que o visual e o áudio são processos de aprendizagem essenciais para os alunos, certifique-se de que a sua solução é compatível com todos os sistemas multimédia que utiliza diariamente - seja o Loom, o Vimeo ou o YouTube, o Google Drive ou o Sharepoint.
Canais de distribuição modernos
A ferramenta de integração suporta ferramentas de colaboração como Slack, Teams, etc.? Infelizmente, nem todos os recém-contratados têm confiança suficiente para fazer perguntas quando estão em contacto directo com os seus superiores.
O envio de mensagens através destes canais aumenta a eficácia da comunicação 3x em relação ao correio electrónico.
Integração das tarefas dos intervenientes
É possível integrar tarefas para todas as partes interessadas utilizando o portal de integração? Por exemplo, quão fácil é notificar as TI, o director ou até mesmo criar um programa buddy utilizando o portal?
Por exemplo, um mini-estudo de caso da Microsoft revelou que 56% das novas contratações que cumpriram a sua integração buddies pelo menos uma vez contribuíram fortemente para o sucesso geral da equipa. Porque não tirar partido disso?
Capacidade de pré-embarque
O portal de integração também pode ser preboarding? Preboarding serve de ponte entre o momento em que um funcionário aceita uma oferta e o momento em que inicia o processo de integração.
Uma vez que cria entusiasmo em relação a todo o processo de recrutamento, é essencial integrá-lo no seu sistema de integração.
Preboarding também ajuda os trabalhadores existentes:
- Informe-se sobre as suas buddy ou funções de empregado.
- Saber como se preparar para receber novas contratações.
🖥️ Precisa de um LMS para a integração?
Um Sistema de Gestão da Aprendizagem (LMS) pode ser utilizado como o local central para todos os cursos de formação numa empresa. Em alguns casos, o "onboarding" é um desses cursos.
As principais características de um LMS incluem a gestão de cursos, funcionalidades de criação de cursos, gestão de utilizadores e acompanhamento.
Então, precisa de um LMS? Sim e não.
Em comparação com um Wiki ou um portal de integração, um LMS pode criar uma experiência melhor. Os wikis ajudam uma organização a partilhar ideias rapidamente através da ligação de páginas simples.
No entanto, a maior parte dos sistemas LMS não foram especialmente concebidos para o onboarding. Muitos sistemas de gestão da aprendizagem são demasiado complexos, carecem de integrações poderosas ou são incapazes de proporcionar a experiência guiada acima referida.
➡️ Como criar uma experiência de integração excecional, automatizando o trabalho com a Zavvy
Zavvyajuda-o a criar facilmente uma experiência de integração única e estruturada que impressiona as novas contratações desde (ou antes) do primeiro dia - e automatiza o trabalho necessário para o fazer.
Com Zavvy, pode configurar o seu primeiro processo de integração em minutos.
A nossa plataforma permite-lhe:
- Crie facilmente percursos de integração poderosos em preboarding ou para novos contratados, utilizando os nossos modelos e o criador de fluxos de trabalho de arrastar e largar
- Atribuir automaticamente percursos a novas contratações com base nos seus critérios e nas nossas integrações HRMS
- Acompanhe e mantenha-se a par das poderosas informações de integração durante todo o processo
- Integrar o MS Teams e o Slack para ligar todas as partes interessadas e criar experiências excepcionais para os novos contratados, para além dos e-mails secos
- Incorporar conteúdos das suas ferramentas favoritas, como o Google Drive para todos os documentos da sua empresa, Loom para vídeos e Typeform para inquéritos e questionários
E muito mais!
Saiba mais sobre o nosso software de onboarding aqui ou marque diretamente uma demonstração gratuita ao vivo com a nossa equipa.
Qual é o momento certo para comprar um portal ou software de integração?
Faz sentido começar a utilizar um portal ou software de integração assim que se aperceber do potencial de contratação em números significativos.
Mas não deve esperar até lá.
O problema é que: Quando estiver ocupado a recrutar novas contratações em números significativos, será mais difícil dedicar algum tempo a organizar o seu processo.
Mas se o fizer, poupará horas todas as semanas. Libertará então horas para se concentrar no recrutamento, na melhoria da experiência das pessoas ou na aprendizagem e desenvolvimento.
Tem curiosidade em saber como é que os outros o fazem?
Saiba como Alasco reduziu o tempo até à produtividade para metade, obtendo um excelente feedback dos colaboradores desde o primeiro dia.