Formação cruzada de funcionários: Benefícios, desvantagens e 11 melhores práticas

Tem dificuldade em preencher as vagas em aberto ou em lidar com uma força de trabalho que carece de flexibilidade? A formação cruzada dos empregados pode ser a resposta que procura. 

Ao ensinar aos empregados novas aptidões ou competências fora das suas responsabilidades profissionais habituais, pode criar uma força de trabalho mais versátil e resiliente que se adapta às circunstâncias em mudança e assume novos desafios.

Mas antes de mergulhar de cabeça num programa de treino cruzado, é essencial compreender tanto as vantagens como as desvantagens desta abordagem. 

Se decidir que o crosstraining é a estratégia certa para si, pode utilizar as nossas melhores práticas para ter sucesso. 

O que é a formação cruzada no local de trabalho?

A formação cruzada dos trabalhadores é um processo em que os trabalhadores recebem formação para desempenharem tarefas e responsabilidades fora das suas funções habituais. 

Como resultado, os trabalhadores participantes adquirem as competências e os conhecimentos necessários para desempenhar outras funções organizacionais. 

Pode implementar a formação cruzada dentro do mesmo departamento ou entre departamentos diferentes.

O objectivo da formação cruzada é criar uma força de trabalho mais versátil e flexível, capaz de se adaptar à evolução das necessidades da empresa.

Eis um exemplo:

Suponha que tem uma empresa de retalho com vários departamentos, incluindo vendas, marketing e serviço ao cliente. 

Reparou que durante as épocas de pico de vendas, como as compras de fim de ano, é frequente haver um estrangulamento no departamento de serviço ao cliente devido a um elevado volume de pedidos de informação e reclamações dos clientes.

A empresa implementa um programa de formação cruzada para resolver este problema e melhorar o serviço ao cliente durante as épocas altas. Este programa envolve a formação de funcionários dos departamentos de vendas e marketing em competências básicas de serviço ao cliente, como o tratamento de reclamações e pedidos de informação dos clientes.

Através da formação cruzada dos empregados, pode garantir que existe sempre pessoal adequado no departamento de representantes do serviço de apoio ao cliente durante as épocas de pico de vendas. Também pode ajudar a eliminar as barreiras entre departamentos, promover uma cultura de colaboração e trabalho de equipa e melhorar a satisfação geral do cliente.

🏆 8 Benefícios da formação cruzada dos trabalhadores

Um empregador procura sempre formas de melhorar a eficiência e o desempenho. 

Uma estratégia que pode proporcionar um grande retorno do investimento é a formação cruzada dos seus empregados.

Eis algumas das vantagens da formação cruzada dos trabalhadores.

Os trabalhadores expandem as suas aptidões e competências

Os programas de formação cruzada para funcionários podem ajudar a sua força de trabalho a desenvolver novas aptidões e competências que os beneficiam a eles e à organização. 

Os trabalhadores têm vontade de desenvolver as suas competências e progredir nas suas carreiras. 

Precisa de provas? A falta de oportunidades de carreira é a razão mais recorrente para as pessoas abandonarem os seus empregos no último ano. 

Promove a contratação e a mobilidade internas

Ao desenvolver um conjunto de trabalhadores com formação cruzada, pode preencher as vagas de forma mais rápida e eficiente. 

Pode promover a mobilidade na carreira, permitindo que os empregados mudem para novas funções ou departamentos. Desta forma, pode reter os empregados que procuram mudanças horizontais de emprego e diminuir a rotatividade voluntária.

Grande retorno do investimento

Ao formar e investir no desenvolvimento profissional dos seus empregados, está a investir no futuro da sua empresa. 

Os trabalhadores com formação cruzada são mais versáteis e podem assumir diferentes tarefas e responsabilidades, o que conduz a uma poupança de custos a longo prazo. 

Não precisará de contratar novos empregados para preencher lacunas na força de trabalho e os seus empregados actuais poderão trabalhar de forma mais eficiente.

Aprenda a realizar uma análise das lacunas de competências e a abordar proactivamente as necessidades de formação em constante mudança na sua organização.

Os funcionários podem colaborar melhor

Os funcionários com formação em diferentes áreas podem compreender melhor as necessidades e os desafios dos seus colegas de trabalho.

Para além disso, a formação cruzada pode ajudar a eliminar barreiras e a melhorar a colaboração entre departamentos. Os funcionários podem trabalhar em conjunto de forma mais eficaz e eficiente quando compreendem melhor as funções e responsabilidades de cada um. 

Ao incentivar a formação cruzada, pode promover uma cultura de trabalho em equipa e de colaboração na sua organização.

Aumenta a motivação dos empregados

Quando os empregados têm a oportunidade de aprender novas competências e de enfrentar novos desafios, é mais provável que se sintam valorizados e investidos no seu trabalho. 

Cue aumentou a satisfação no trabalho e melhorou a motivação e o moral dos empregados em geral.

Aumenta a sustentabilidade da força de trabalho

Quando os empregados treinam múltiplas competências, estão mais bem equipados para lidar com as mudanças nas necessidades da empresa. 

Por exemplo, suponhamos que um departamento está a atravessar um período de grande actividade. Nesse caso, os empregados com formação cruzada podem ajudar a aliviar a carga de trabalho. Assim, os seus empregados estarão prontos a preencher as lacunas quando necessário e a trabalhar mais eficazmente em equipa.

Como resultado, também evitará o esgotamento, que pode ser dispendioso e perturbador para a sua empresa.

Melhora a eficiência e o desempenho

Os trabalhadores desenvolvem diversos conjuntos de competências através da formação cruzada, permitindo-lhes assumir diferentes tarefas e responsabilidades, conforme necessário. Além disso, a aquisição de novas competências pode permitir-lhes abordar o seu trabalho de forma diferente, conduzindo a uma força de trabalho mais eficiente e produtiva.

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Torna a sua empresa mais ágil

Quando os seus empregados podem assumir diferentes tarefas e responsabilidades, a sua empresa pode ser mais adaptável às mudanças do mercado ou da indústria.

Os funcionários com formação cruzada também podem ajudar a identificar áreas em que a sua empresa pode melhorar, o que pode ajudá-lo a manter-se à frente da concorrência.

6 Desvantagens da formação cruzada dos trabalhadores

A formação cruzada dos trabalhadores pode trazer muitos benefícios para uma organização, mas é essencial considerar também os potenciais inconvenientes.

Investimento financeiro e de tempo elevado

A formação cruzada pode exigir um investimento significativo de tempo e dinheiro. A formação dos empregados em novas competências e tarefas leva tempo e pode exigir recursos adicionais, tais como materiais de formação ou equipamento. 

Outra consideração financeira é o custo da perda de produtividade quando os empregados passam algum tempo fora do trabalho produtivo (durante a formação). 

💡Dica : Este investimento pode compensar a longo prazo, mas é essencial estar preparado para os custos iniciais.

Resistência dos trabalhadores e dos gestores à mudança

Alguns empregados e gestores podem resistir à mudança, especialmente se estiverem confortáveis nas suas funções actuais. Como resultado, pode ser difícil convencê-los dos benefícios da formação cruzada.

💡Dica : Uma comunicação clara e a concentração em resultados positivos podem ajudar a ultrapassar a resistência.

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É mais difícil normalizar este processo

A formação cruzada de funcionários pode resultar numa maior dificuldade de normalização do que os programas de formação tradicionais.

Por exemplo, cada trabalhador pode ter diferentes estilos de aprendizagem e necessitar de diferentes níveis de apoio. 

Dica : Certifique-se de que tem um plano de formação claro e ofereça feedback e apoio contínuos para garantir que todos os funcionários recebem a mesma qualidade de formação.

Dificuldade em avaliar o desempenho

Pode ser difícil avaliar o desempenho de um colaborador quando este desempenha tarefas numa nova função que ainda não domina. 

Os programas de formação cruzada dos funcionários podem dificultar a definição de objectivos e expectativas claros e o fornecimento de feedback significativo. 

💡 Dica: Com uma boa comunicação e apoio contínuo, os funcionários podem desenvolver gradualmente as competências e conhecimentos necessários para se destacarem nas suas novas funções.

Perda de concentração

Quando um funcionário adquire novas competências e assume responsabilidades adicionais através da formação cruzada, pode ser difícil manter a mesma concentração e dedicação às suas responsabilidades profissionais principais. 

Consequentemente, a produtividade e a qualidade do trabalho na sua função original podem ser afectadas.

Dica : Considere cuidadosamente as necessidades e os objectivos dos seus empregados e da empresa. O ganho de competências irá atenuar a queda temporária na produtividade?

Insatisfação no trabalho

Os funcionários que precisam de assumir novas responsabilidades e aprender novas competências através da formação cruzada podem sentir-se sobrecarregados, stressados ou frustrados.

Nalguns casos, os trabalhadores podem sentir que têm demasiado que fazer ou que o seu papel principal se tornou irrelevante. 

Como resultado, podem sentir-se insatisfeitos e desmotivados, o que pode afectar a moral e a produtividade em geral.

Dica : Seja transparente com os empregados sobre os objectivos e as expectativas da formação cruzada. 

Explicar como a formação cruzada se enquadra nos objectivos mais amplos da organização.

Fornecer orientações claras e apoio para ajudar os empregados a gerir a sua carga de trabalho e a manter um equilíbrio saudável entre a vida profissional e a vida privada.

Pode alguém ser demasiado especializado para receber formação cruzada?

Mesmo que alguém seja altamente especializado na sua função actual, pode beneficiar de formação cruzada.

A formação cruzada pode alargar o conjunto de competências de qualquer funcionário, torná-lo mais valioso para a organização e proporcionar oportunidades de crescimento e desenvolvimento na carreira.

Mas é vital abordar o treino cruzado com um plano claro e expectativas realistas. 

Pode ser necessário mais tempo e esforço para formar alguém que seja altamente especializado. No entanto, mesmo os indivíduos altamente especializados podem tornar-se mais versáteis e eficazes com o apoio e a formação adequados.

É também essencial comunicar os benefícios da formação cruzada aos empregados e gestores e abordar quaisquer preocupações ou resistências. Ao destacar os resultados positivos e ao fornecer apoio contínuo ao longo do processo de formação, pode ajudar a ultrapassar qualquer resistência inicial e a criar um programa de formação cruzada bem sucedido.

Prós e contras da formação cruzada dos trabalhadores em poucas palavras

11 Melhores práticas para a formação cruzada de funcionários

A formação cruzada dos trabalhadores pode proporcionar uma multiplicidade de benefícios, tanto para os trabalhadores como para a organização em geral.

Procurar e aprender com os programas de formação existentes

Antes de criar os seus programas de formação cruzada para colaboradores, procure os programas de formação existentes na sua organização. 

Não é necessário reinventar a roda e começar tudo do zero. 

Por exemplo, pode poupar tempo e recursos ao reutilizar materiais de formação existentes. 

Também pode contactar outras organizações para conhecer os seus programas de formação cruzada e as suas melhores práticas.

Apresentar os benefícios da formação cruzada aos gestores e às equipas

Tal como acontece com qualquer iniciativa de formação em grande escala, é necessário obter a adesão dos gestores e das equipas.

Apresente as vantagens do treino cruzado para conseguir a adesão de todos. Ao realçar os resultados positivos, pode ajudar a ultrapassar qualquer resistência inicial e criar um programa de treino cruzado bem sucedido.

Documentar tudo

A documentação dos procedimentos de formação cruzada também pode garantir a eficácia do programa. 

Quem faz o quê? E quando? E o que é que eles devem ganhar com o programa? Como é que vão utilizar competências específicas nas suas funções? 

Responda a estas perguntas e não deixe espaço para interpretações.

Recomendamos também a documentação das descrições de funções e responsabilidades para garantir que todos compreendem o seu papel no programa de formação cruzada.

O seu objectivo é evitar confusões e assegurar o bom funcionamento do programa.

Começar com pouco

Tal como acontece com qualquer nova iniciativa, começar por uma pequena parte e expandir-se utilizando as principais lições aprendidas é uma excelente estratégia para garantir a adaptação e o sucesso. 

Comece por identificar algumas funções ou departamentos chave em que se deve concentrar e depois expanda gradualmente o programa ao longo do tempo.

Identificar os trabalhadores a quem deve ser ministrada formação cruzada

Identificar os funcionários certos para a formação cruzada é fundamental para o sucesso do programa. 

Procure colaboradores motivados e com uma forte ética de trabalho, bem como aqueles que manifestaram interesse em aprender novas competências. Além disso, tenha em atenção as funções que estão a perder relevância para a sua organização. 

Motivar os seus empregados a participar

Para garantir que os seus empregados estão motivados para participar no programa de formação cruzada, é essencial fornecer incentivos e reconhecimento. Recompense e reconheça aqueles que concluem programas de formação cruzada.

De acordo com um estudo, 25% dos trabalhadores afirmam que a apreciação e o reconhecimento dos seus gestores os fazem permanecer na sua empresa actual.

Manter a formação actualizada

Mantenha a formação cruzada actualizada, incluindo avaliações regulares do programa e actualizações dos materiais e procedimentos de formação. Desta forma, os colaboradores adquirem as competências e os conhecimentos especializados mais relevantes e actualizados. 

Por exemplo, não é aconselhável treinar competências de SEO com base em práticas antigas. Será mais prejudicial do que benéfico não se manter a par das últimas actualizações dos algoritmos do Google. 

💡 Veja estas 15 melhores práticas para formar os seus novos funcionários eficazmente.

Expandir o programa

Assim que tiver um programa de treino cruzado bem sucedido, é importante continuar a expandir o programa ao longo do tempo. 

Por exemplo, se começou com um departamento, está na altura de expandir para os outros. 

Utilizar os professores mais experientes

Somos grandes defensores da incorporação da aprendizagem social na sua programação de crosstraining. 

Para obter os melhores resultados, utilize os professores mais experientes e procure funcionários com fortes capacidades de comunicação e colaboração.

Implementar um programa de rotação de funções

Para além da formação cruzada, a implementação de um programa de rotação de funções pode ajudar na retenção de conhecimentos. Pretende que os seus empregados tenham a oportunidade de pôr em prática os conhecimentos e competências recentemente adquiridos. 

Recolher feedback

A recolha de feedback tanto dos colaboradores como dos gestores envolvidos pode ajudar a identificar quaisquer áreas a melhorar e garantir que o programa está a satisfazer as necessidades da organização.

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Demasiadas vezes, as empresas investem em programas de formação de funcionários sem uma estratégia clara ou objectivos mensuráveis, desperdiçando tempo e recursos. Por isso, com Zavvy, pode ter a certeza de que os programas de formação da sua empresa são concebidos com objectivos e resultados claros em mente.

Zavvy é mais do que uma simples ajuda na formação - é uma solução abrangente para o crescimento e desenvolvimento dos colaboradores. 

Com funcionalidades como a aprendizagem social e cooperativa, a aprendizagem autónoma, as notificações e as integrações Slack/MS Office, o Zavvy oferece um sistema de gestão da aprendizagem sem falhas. Aqui estão algumas das nossas características de destaque:

• Uma funcionalidade de teste que incentiva a retenção de conhecimentos. Além disso, tem controlo total sobre as taxas de aprovação e o número de repetições permitidas. 
• Uma etapa de inquérito para recolher feedback sobre a satisfação dos alunos.
• Os administradores podem também incorporar conteúdos multimédia nos percursos de formação, tornando a experiência de aprendizagem mais interactiva e envolvente. 
• Permitimos uma personalização profunda, fornecendo aos alunos recomendações com base no seu feedback.
• Oferecemos uma biblioteca de cursos de formação interna e externa para que os funcionários possam continuar o seu percurso de aprendizagem para além das ofertas da empresa.

Com o Zavvy, as empresas podem colmatar as lacunas entre o crescimento, o desempenho e a formação dos trabalhadores, tudo num único local, assegurando que os trabalhadores e os gestores tiram o máximo partido dos recursos disponíveis.

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❓ FAQs

Como motivar os empregados para a formação cruzada? 

Os empregadores podem motivar os trabalhadores para a formação cruzada, comunicando os benefícios, oferecendo incentivos, disponibilizando recursos e envolvendo os trabalhadores no processo para o tornar mais interessante e gratificante.

Embora alguns funcionários possam ser mais resistentes à formação cruzada do que outros, é importante lembrar que todos podem aprender novas competências e assumir novas responsabilidades.

Qual é a outra palavra para designar a formação cruzada dos trabalhadores?

Outra palavra para designar a formação cruzada dos trabalhadores é "polivalência". 

Este termo refere-se ao processo de ensinar aos empregados múltiplas aptidões ou competências fora das suas responsabilidades habituais de trabalho para aumentar a sua versatilidade e capacidade de trabalhar em diferentes papéis ou funções dentro da organização. 

O que é um exemplo de formação cruzada? 

A formação cruzada refere-se ao processo de formação dos trabalhadores em tarefas, aptidões ou competências que não se enquadram nas suas responsabilidades profissionais habituais. 

Um exemplo de formação cruzada pode ser uma empresa de retalho que treina os seus associados de vendas para também trabalharem no armazém, para que possam ajudar a receber e a organizar a mercadoria quando necessário. 

Outro exemplo poderia ser um restaurante que treinasse os seus empregados de mesa para trabalharem na cozinha, ajudando na preparação dos alimentos e cozinhando durante as horas de maior movimento.