15 melhores práticas para formar eficazmente os novos funcionários

Cada dólar gasto em aprendizagem e desenvolvimento gera uma média de 4,70 dólares de crescimento nas receitas da empresa por empregado.

Impressionante, não é?

A formação dos trabalhadores é um investimento valioso que tem um impacto directo no resultado final de uma empresa.

E nunca é demais salientar a importância de aplicar as melhores práticas para a formação de novos funcionários desde o início.

Os planos de formação eficazes para os empregados melhoram o tempo necessário para que os novos empregados tenham um impacto positivo na sua empresa.

A aplicação destas práticas recomendadas para a formação de novos funcionários pode conduzir a uma melhor experiência para os novos funcionários. 

Como resultado, terá empregados mais satisfeitos e melhores taxas de retenção.

15 Melhores práticas para a formação de novos funcionários 

Alinhar a formação com os objectivos da empresa

De acordo com um inquérito realizado pela Deloitte, 38% dos profissionais de talento consideram que a força de trabalho da sua empresa não está em sintonia com o sentido de objectivo da empresa.

Isto significa que as empresas podem não equipar os trabalhadores com os KSAO correctos: 

• Conhecimentos, 
• Competências, 
• Capacidades e 
• Outras características para atingir os objectivos da empresa.

Como já dissemos, a formação é um investimento.

Pretende garantir que a sua organização investe recursos para um futuro em que cumpre a missão, visão e objectivos estratégicos da empresa.

Uma formação bem alinhada preparará os seus novos empregados para os padrões de alto desempenho que conduzirão a sua empresa aos seus objectivos.

Dica n.º 1: Um primeiro passo para alcançar este alinhamento é identificar a lacuna no seu programa de formação actual.

O programa de formação está a ter impacto nos KSAOs correctos? 

Qual é o desempenho dos empregados que formou no passado em relação aos objectivos da sua empresa? 

Dica #2: Se não gostar das respostas a estas perguntas, tem de ajustar os seus objectivos de treino para preencher a lacuna.

Compreender o actual nível de competências dos trabalhadores

A avaliação do nível de competências actual dos novos colaboradores permite-lhe fornecer formação personalizada. Pode adaptar a formação de acordo com os pontos fortes e fracos de cada colaborador.

Cada colaborador recebe as competências específicas de que necessita para atingir os objectivos da sua empresa.

Como é que se pode conseguir isto? É fácil.

• Elabore uma lista de competências que os novos funcionários devem ter para serem bem sucedidos na sua organização.
• Classifique estas competências com base no seu nível de importância. As competências de comunicação, por exemplo, serão mais importantes para uma equipa de vendas do que para uma equipa de gestão de TI.
• Entregue aos trabalhadores um questionário de auto-avaliação para avaliar as competências enumeradas. Avalie-as com base no nível de proficiência de que o empregado necessita para desempenhar a função que lhe foi atribuída.
• Identificar as áreas da equipa onde é necessária formação personalizada ou normalizada.

Organizar os dados recolhidos numa matriz de formação.

Dica: Uma matriz de formação ajuda-o a analisar as competências de cada colaborador de forma mais eficaz e a optimizar a formação de acordo com as suas lacunas de competências.

Definir as necessidades de aprendizagem dos trabalhadores

Efectuar uma avaliação das necessidades de formação.

Defina o que os empregados precisam de saber e o que devem ser capazes de fazer no final da formação.

A avaliação das necessidades de formação ajuda-o a centrar a sua formação e dá-lhe uma orientação.

Dica n.º 1: Certifique-se de que os seus recursos de formação visam precisamente as necessidades dos seus colaboradores e, consequentemente, os objectivos da sua organização.

Dica n.º 2: Adequar a formação às necessidades da sua empresa também evita que os funcionários fiquem frustrados e sobrecarregados com formação desnecessária e excessiva.

Apresentar objectivos de aprendizagem claros

Talvez saiba quais são os objectivos de aprendizagem. Mas e os seus formandos?

Comunicar os resultados de aprendizagem pretendidos com a formação.

A comunicação dos objectivos de aprendizagem ajuda os empregados a compreender as suas expectativas em relação a eles. 

Cria também uma cultura baseada no desempenho, em que os empregados aprendem a definir metas com base nos princípios e objectivos da sua empresa.

Quer saber como comunicar eficazmente os seus objectivos de aprendizagem?

Dica #1: Seja breve. Não é necessário entrar em pormenores sobre os materiais de aprendizagem.

Dica #2: Mostre a ligação entre os objectivos da formação e os seus objectivos comerciais.

Dica #3: Seja específico e relacione cada resultado com uma necessidade de formação.

Dica #4: Defina resultados realistas.

Atender a diferentes estilos de aprendizagem

Provavelmente já reparou noutros programas de formação que as pessoas aprendem de forma diferente.

Ter em conta os diferentes estilos de aprendizagem dos seus empregados é crucial para escolher os métodos de formação correctos que correspondem aos seus pontos fortes.

Ajuda-os a atingir os seus objectivos de aprendizagem e mantém-nos motivados.

Os seus empregados podem ser abrangidos por uma ou mais das seguintes categorias:

• 👁️ Os aprendentes visuais prosperam com conteúdos visuais, tais como vídeos, imagens e animações.
• Os alunos auditivos preferem aprender ouvindo, como palestras, discussões em grupo, vídeos com narração, sessões de Zoom conduzidas por instrutor e gravações de áudio.
• ✍️ Os aprendentes de leitura/escrita precisam de ler os materiais de aprendizagem para absorverem os conhecimentos. Aprendem melhor através de notas, apresentações e manuais. Se estiver a dar formação através de vídeos, utilize legendas e emita transcrições devidamente formatadas.
• Os formandos cinestésicos precisam de estar corporalmente envolvidos na formação. Pode envolver simulações de diálogos e cenários de role-playing que imitam situações da vida real que poderiam enfrentar no ambiente de trabalho.

Sugestão: Trabalhe na criação de material didáctico que combine os quatro estilos de aprendizagem.

Criar percursos de aprendizagem personalizáveis

Um percurso de aprendizagem descreve a sequência que os empregados seguirão para dominar as competências necessárias e compreender os conceitos.

O seu programa de formação deixa de ser confuso e passa a ser eficaz e direccionado.

Torná-lo personalizável significa que pode ir ao encontro das preferências individuais de cada funcionário e das suas necessidades de aprendizagem.

Defina a estrutura adequada para o percurso de aprendizagem dos funcionários utilizando estas sugestões:

• Criar objectivos com níveis de dificuldade graduais que ajudem o trabalhador a desenvolver os seus conhecimentos de forma progressiva. Devem passar do ponto A para o B de forma eficaz.
• 🛣️ Assegurar que o percurso de aprendizagem está em conformidade com as necessidades de aprendizagem identificadas e com o nível de competências de cada trabalhador.
• Não se esqueça de criar planos de desenvolvimento para os novos funcionários. Um plano de desenvolvimento define as aptidões e o desenvolvimento de competências de que necessitam para alcançar a melhoria contínua e o crescimento na carreira.

👩‍🏫 Encontre formação adequada ao seu local de trabalho

Não existe um método de treino único para todos.

A escolha de um método de formação adequado à sua empresa determinará o sucesso na consecução dos seus objectivos de formação.

Escolha um método de formação com base nos seguintes critérios:

• Natureza do seu ambiente de trabalho: A formação em linha e em vídeo pode ser a melhor opção num ambiente remoto. A adição de legendas aos vídeos pode ajudar a ultrapassar as barreiras linguísticas para uma maior inclusão.
• Recursos disponíveis: A formação no local de trabalho e o coaching são melhores para um orçamento de formação apertado.
• Natureza das funções: Os empregos técnicos complexos exigem uma participação activa, como a formação baseada em jogos, simulações e jogos de papéis.

Impulsionar a aprendizagem com elementos visuais e interactivos

No início, o entusiasmo e a motivação para aprender são elevados. Mas depressa se desvanece e os níveis de atenção começam a baixar.

A adição de elementos interactivos e visuais mergulha os empregados nas actividades de formação. Cria uma experiência de aprendizagem altamente eficaz e aumenta a retenção de conhecimentos.

Dica: A utilização da gamificação na formação é uma forma eficaz de impulsionar o processo de aprendizagem.

Adicione elementos de gamificação ao longo da formação, tais como desafios, feedback, desafios orientados para objectivos, barras de progresso, pontos e tabelas de classificação.

Utilize cenários para recriar situações reais sensíveis à tomada de decisões que envolvam o empregado intelectualmente.

👩‍💻 Tirar partido das ferramentas digitais

Confiar apenas nos métodos tradicionais (formais) de formação de novos funcionários é preparar o seu programa de formação para o fracasso.

Há que concordar. 

Os métodos tradicionais de aprendizagem podem ser lentos, pouco cativantes e pouco eficazes.

As ferramentas de formação digital têm como objectivo transformar as suas iniciativas de formação, promovendo a inovação e a criatividade.

Tornam a aprendizagem divertida e maximizam a atenção dos empregados e a retenção de conhecimentos.

Dica n.º 1: Tire partido dos sistemas de gestão da aprendizagem. Alguns vêm com um catálogo de cursos pronto a utilizar.

➡️ Consulte os nossos modelos de percursos de formação prontos a utilizar. Incluem funcionalidades como questionários, conteúdo rico, Slack, MS Teams, integrações de correio electrónico e notificações automáticas. 

Dica n.º 2: Não ignore métodos de formação inovadores como a microaprendizagem. Reduzem a sobrecarga cognitiva e aumentam a capacidade de memorização.

Dica n.º 3: Se quiser assumir a responsabilidade pelos seus conteúdos de aprendizagem, considere investir num sistema de gestão da formação. Crie os seus próprios cursos e personalize as notificações push. Algumas ferramentas oferecem funcionalidades avançadas, como a aprendizagem social e formatos de formação modernos. 

Dica #4: As melhores soluções de software de aprendizagem permitem-lhe personalizar a formação sem aumentar o volume de trabalho manual. 

Dica #5: Utilize ferramentas digitais para recolher feedback e promover o desenvolvimento contínuo.

Medir o sucesso 

A avaliação da eficácia da formação mostra-lhe o valor da sua oferta de formação e revela áreas que podem ser melhoradas.

Ajuda a criar uma formação eficaz que promove um melhor desempenho dos colaboradores, aumenta a satisfação e impulsiona a retenção.

Sugestão: Pode medir a eficácia da formação recolhendo dados qualitativos e quantitativos sobre o seu programa de formação. 

Considere métricas como:

• O número de empregados que passam ou não passam nas avaliações de conhecimentos.
• Mudanças no comportamento dos funcionários. Quando os funcionários implementam o que aprendem no fluxo de trabalho, isso indica retenção de conhecimento e material de formação relevante e de alta qualidade.
• Aumento do empenhamento dos alunos, como a conclusão de cursos não obrigatórios.
• Melhoria do desempenho das tarefas.

Manter-se actualizado e relevante e combinar vários modos de apresentação

A combinação de vários modos de apresentação para a formação de novos funcionários ajuda-o a satisfazer os estilos de aprendizagem preferidos dos seus novos funcionários.

A formação combinada também garante que os funcionários com conflitos de horários continuem a receber a formação de que necessitam.

Dica n.º 1: Mantenha-se actualizado e relevante, mesmo quando mistura diferentes modos de distribuição.

Sugestão n.º 2: Adoptar tecnologias inovadoras e tendências de aprendizagem que satisfaçam as necessidades do trabalhador moderno.

Eis um exemplo:

A formação conduzida por um formador (ILT) é um dos métodos mais tradicionais de formação. Mas continua a ser um método extremamente eficaz.

1. Modernize-o, disponibilizando-o através de uma plataforma em linha. 
2. Incorporar técnicas de microaprendizagem. Uma das principais vantagens da microaprendizagem é o facto de os empregados poderem facilmente encaixar as micro-aulas num horário ocupado.
3. Ilustre os seus pontos de vista utilizando notícias recentes.
4. Agora, adicione a aprendizagem entre pares à mistura.

A aprendizagem entre pares ajuda os trabalhadores a colmatar lacunas de conhecimento, aprendendo com os seus pares. Também:

• Promove o trabalho em equipa.
• Expõe os trabalhadores a diferentes perspectivas.
• Apoia a diversidade na sua organização, ajudando os funcionários de diferentes origens a compreenderem-se uns aos outros.

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⚙️ Utilizar a repetição espaçada para melhorar a retenção de conhecimentos

De acordo com Hermann Ebbinghaus, as pessoas esquecem cerca de metade da informação aprendida na primeira hora e cerca de 70% em 24 horas.

A repetição espaçada ajuda a resolver este problema.

Promove melhores resultados de aprendizagem.

A repetição espaçada consiste em actualizar regularmente as competências e os conhecimentos adquiridos até que estes estejam firmemente implantados na memória de longo prazo dos trabalhadores.

Uma vantagem adicional é que o conhecimento será mais fácil de digerir à medida que o empregado se familiariza com o ambiente de trabalho e as suas funções.

Sugestão: Combine a repetição espaçada com questionários personalizados para testar a informação retida e melhorar a recordação.

✍️ Utilize avaliações para verificar se está a atingir os seus objectivos de aprendizagem

Os testes de avaliação são tão necessários como os materiais de formação.

Ajudam-no a saber se o empregado está a aprender o que é suposto saber sobre as suas funções e sobre o trabalho na sua organização. E se está a atingir os seus objectivos de formação.

Ter um ou mais itens de avaliação para cada objectivo de aprendizagem. 

Sugestão n.º 1: Pode escolher entre um teste baseado em conhecimentos ou um teste baseado em tarefas que corresponda a cada objectivo de aprendizagem. Ou pode misturar e combinar. 

Dica n.º 2: Se os resultados da avaliação forem inferiores às expectativas, ajuste os seus métodos de formação conforme necessário.

Assegurar a participação na formação

A participação dos trabalhadores é um dos três principais desafios para os profissionais de aprendizagem e desenvolvimento em todo o mundo.

Os colaboradores participam no conteúdo da formação a três níveis:

• Intelectual, caracterizado pela eficiência na absorção dos materiais de aprendizagem e na reprodução de novas informações.
• Emocional, envolvendo um elevado nível de conectividade com o conteúdo e outros formandos do programa.
• Comportamental, demonstrado pela elevada assiduidade e pontualidade nas aulas de formação.

Sugestão n.º 1: Para ser bem sucedido, é vital atingir os três níveis de envolvimento com a sua formação.

Além disso, quando os novos funcionários estão empenhados na sua formação, é provável que sejam mais produtivos, eficientes e inovadores nas suas funções.

Dica #2: Pode adicionar elementos divertidos como tabelas de classificação e concursos que incentivem a competição amigável. Encontre formas de integrar a colaboração na sua formação.

Pedir a opinião dos trabalhadores ao longo do processo de formação

É difícil avaliar as atitudes dos seus empregados em relação à sua formação sem lhes perguntar. 

Dica n.º 1: Acompanhe o feedback dos formandos para saber o que está a funcionar e o que não está. Obterá informações sobre como pode melhorar a sua experiência de aprendizagem e administrar uma melhor formação.

Mas o feedback não o ajudará se não for honesto. 

Dica #2: Por isso, crie um espaço onde os funcionários possam partilhar as suas experiências sem medo.

Possibilitar a apresentação de comentários e classificações de relevância sobre os cursos de formação.

Dica n.º 3: Uma ferramenta como o software de feedback 360 ajuda-o a estabelecer um sistema de feedback para toda a empresa que impulsiona o desempenho e o desenvolvimento. 

Desenvolve uma cultura de feedback e uma mentalidade de crescimento aberta que mantém a sua empresa numa trajectória de crescimento.

"Quando empresas inteiras adoptam uma mentalidade de crescimento, os seus funcionários dizem sentir-se muito mais capacitados e empenhados; recebem também um apoio organizacional muito maior para a colaboração e a inovação." Carol S. Dweck's, especialista em psicologia do desenvolvimento.

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Estas melhores práticas para a formação de novos funcionários só terão impacto na sua empresa se as integrar nos seus programas.

Eis uma breve recapitulação.

• Certifique-se de que a formação está a seguir a direcção certa em termos das necessidades de competências dos seus empregados e dos objectivos de formação da sua empresa.
• Trabalhar na criação de um ambiente de aprendizagem cativante que satisfaça as necessidades de aprendizagem específicas de cada empregado.
• Aproveite o feedback dos funcionários e faça avaliações regulares para melhorar o seu programa de formação
• Modernize e misture os seus estilos de formação. Certifique-se de que se adequam à sua organização.
• Por último, avalie a eficácia da sua formação e mude as áreas que são ineficazes.

Não trate a formação de novos funcionários como uma reflexão tardia. 

Realize a formação dos seus colaboradores sem ter de se preocupar com tarefas manuais, lembretes constantes, formatos desactualizados ou acompanhamento do progresso. 

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