O que é um sistema de gestão da formação e como utilizá-lo para técnicas de aprendizagem modernas

A sua organização está presa ao passado no que diz respeito à gestão da formação? 

Talvez dependa de folhas de cálculo e cadeias de correio electrónico para acompanhar as entregas dos cursos, as estratégias de aprendizagem em linha e outros aspectos administrativos essenciais da formação. 

Se for esse o caso, não desespere - foi assim que a maioria das organizações geriu a sua formação num momento ou noutro. 

Mas tanto o tempo como a tecnologia avançaram, por isso, porque não sair da idade das trevas e tirar partido dos sistemas de gestão da formação de ponta para transformar a sua força de trabalho? 

‍"A responsabilidade da aprendizagem sempre foi a de ajudar as organizações a navegar na incerteza e no caos do mundo." Linda Cai, vice-presidente de desenvolvimento de talentos, LinkedIn.

O que é um sistema de gestão da formação?

Um sistema de gestão da formação, ou TMS, simplifica a sua abordagem à formação. 

Em vez de ter materiais de curso e ferramentas de administração espalhados por uma variedade de soluções digitais ou em papel, organizará tudo a partir de um único centro TMS. 

É mais eficiente, económico e menos stressante do que a sua abordagem anterior. 

👩‍💼 Quem utiliza software de gestão da formação? 

A vantagem da utilização de um TMS é o facto de se destinar a organizações de todas as dimensões e de vários sectores.

 Um TMS simplificará o processo, quer esteja a criar conteúdos para os seus funcionários internos, parceiros comerciais ou clientes. 

Então, quem é que vai iniciar sessão e tirar o máximo partido do produto? 

Equipas de aprendizagem e desenvolvimento 

O back end do seu TMS permite que a sua equipa interna de L&D faça alterações administrativas essenciais. Isto pode incluir: 

• Carregamento de novos conteúdos da disciplina ou 
• Ajustar as notificações push para garantir que os seus formandos recebem sugestões atempadas para acederem aos seus módulos de formação. 

Empregados internos

Ter oportunidades para aprender e crescer é a principal forma de definir um ambiente de trabalho excepcional, de acordo com o relatório Glint Employee Wellbeing. 

Por isso, quer esteja 

• integração de novos empregados, 
• actualizar as suas práticas de saúde e segurança, 
• completar a formação compliance , ou 
• melhorar as competências dos membros da sua equipa actual, 

O seu software de gestão da formação será um método essencial e acessível para a realização de cursos.

Alunos externos

Mas não há necessidade de restringir o seu TMS a um público interno. 

Porque não dar formação à sua base de clientes sobre como tirar o máximo partido do seu produto? 

Além disso, disponibilize a sua formação aos parceiros comerciais, para que estes tenham uma melhor compreensão do que está a oferecer.  

Como funciona um sistema de gestão da formação?

Utilize o seu TMS para realizar todas as tarefas relacionadas com a gestão da formação. 

O seu software trata de tudo, desde a recolha e apresentação dos materiais da formação até à programação da aprendizagem e ao acompanhamento dos progressos da formação. Este último aspecto pode ser útil para medir a eficácia da formação.

Irá atrair os formandos para a sua plataforma e depois mantê-los-á envolvidos com uma formação divertida e interactiva que se adapta perfeitamente ao seu trabalho e ao equilíbrio entre a vida profissional e pessoal. 

👀 Que características têm as ferramentas de gestão da formação?

Os sistemas TMS diferem significativamente em termos de funcionalidade. 

Dica: Certifique-se de que escolhe um software de fácil utilização no back-end e no front-end. 

Características tradicionais 

Os seguintes componentes tradicionais estão no centro da maioria dos sistemas de gestão da formação e da aprendizagem.

• Criar cursos de formação - alguns sistemas TMS utilizam editores de arrastar e largar. Isto permite-lhe reutilizar o conteúdo de cursos existentes se já tiver uma biblioteca madura para trabalhar. Utilizando ferramentas de criação de conteúdos, pode criar e atribuir rapidamente cursos de microaprendizagem para os seus alunos.
• Em alternativa, alguns sistemas de formação em linha alojam um catálogo de cursos com modelos que pode utilizar. 
• Gerir membros - a administração da formação é muito fácil num TMS. Em primeiro lugar, criará um perfil para cada formando ou utilizador administrativo. Depois, atribui-lhes diferentes permissões, consoante as suas necessidades. 
• O seu TMS será escalável, garantindo que o seu programa de formação cresce de acordo com a evolução das suas necessidades de formação. 

• Acompanhe o progresso dos formandos - o seu software de formação fornece uma visão geral rápida da eficácia da sua estratégia de aprendizagem. Os líderes podem analisar pormenorizadamente os detalhes da conclusão da formação de cada formando. Além disso, podem obter informações sobre toda a equipa ou toda a empresa para orientar a sua tomada de decisões. 

Funcionalidade avançada 

"O design de aprendizagem empresarial está a transformar-se lenta mas seguramente em UX, desenvolvimento de produtos, estratégia de conteúdos e marketing." Egle Vinauskaite, Estratega de Aprendizagem, Skillbright Labs. 

Não existe uma solução única para todos os painéis de gestão da formação. 

Algumas empresas de tecnologia, incluindo a Zavvy, baseiam-se significativamente nas bases de um TMS tradicional, oferecendo funcionalidades avançadas para apoiar a aprendizagem comportamental. 

Incorporar apenas 5 minutos de aprendizagem por dia nas nossas rotinas tem resultados poderosos. E pode conseguir isso facilmente com o seguinte: 

• Formatos modernos - enquanto os sistemas tradicionais de formação em linha parecem desajeitados e desactualizados, os sistemas actuais são elegantes e optimizados para se adaptarem às suas necessidades. 

Sugestão: Uma solução de software é acessível em vários dispositivos móveis e de secretária e navegadores. 

• Notificações push - a aprendizagem espaçada consiste em consumir repetidamente pequenas porções de material de formação ao longo de várias sessões de microaprendizagem. 

Sugestão: A melhor forma de encorajar continuamente os formandos a interagirem com a sua plataforma de formação é enviar notificações push para onde quer que eles se encontrem durante o dia de trabalho. Muitas vezes, isto significa ligar Slack ou Teams ao seu TMS. 

• Aprendizagem social - os cursos de aprendizagem eletrónica baseados em pares prosperam com o intercâmbio social, tornando a aprendizagem mais eficaz. 

Dica: Os parceiros de responsabilização reforçam a motivação. Além disso, os formandos criam mais ligações neuronais quando participam em sessões de formação em colaboração. 

❗️ Porque é que o software de gestão da formação é importante?

O software de gestão da formação resolve alguns dos seguintes problemas: 

1. Ineficiências administrativas

Não está na altura de analisar a produtividade das suas equipas de aprendizagem e desenvolvimento? 

AsanaO relatório do Índice Global Anatomia do Trabalho de 2022 destaca que os trabalhadores estão constantemente atolados em "trabalho sobre trabalho". 

Especificamente, as empresas perdem 23 horas de uma semana de trabalho de 40 horas em tarefas simples e repetitivas, como comunicar sobre o trabalho, procurar informações, alternar entre aplicações e procurar actualizações de estado. 

Se isto lhe soa familiar, um sistema de gestão da formação irá melhorar a produtividade, recuperando horas valiosas para a sua organização. 

2. Custos elevados

Os salários do pessoal estão entre os custos mais elevados associados aos programas de formação, quer a formação seja ministrada por um formador numa sala de aula ou como parte de uma configuração de e-learning. 

Mudar para um sistema TMS pode reduzir os custos de contratação de formadores para cursos síncronos. Mas também poupará dinheiro nas horas de administração necessárias para executar o seu programa. 

3. Dependência de demasiadas ferramentas de selecção e mistura

Qual é o aspecto da sua actual pilha de tecnologia de formação? Talvez tenha um conjunto variado, incluindo: 

• Loom ou vídeos de cursos do YouTube;
• Webinars;
• Apresentações em Powerpoint;
• Manuais de formação impressos;
• Aplicações de inquéritos;
• Cadeias de correio electrónico;
• Ferramentas de gestão de eventos e muito mais. 

Talvez tenha um quadro Notion com ligações para algumas destas diferentes soluções? Isso pode facilitar as coisas para o utilizador final, mas um TMS simplificaria a gestão para a sua equipa de administração. 

4. Falta de dados

A falta de dados sobre o progresso da formação pode afectar a experiência de aprendizagem dos seus empregados. Por exemplo, pode enviar e-mails a toda a sua força de trabalho, encorajando-os a participar no seu programa de formação. Mas esta comunicação seria um incómodo para os que já estão a participar. 

Em vez disso, um sistema automatizado de gestão da formação irá monitorizar a conclusão dos cursos e o progresso dos cursos em compliance para cada programa. Esta abordagem eficiente facilita a medição da participação em apenas alguns segundos. 

5. Retenção dos trabalhadores

Estamos todos conscientes das consequências da Grande Demissão: Só em 2021, 47 milhões de americanos deixarão o seu emprego.

Mas o que menos pessoas compreendem é a ligação evidente entre a formação de competências e a retenção de trabalhadores. 

O tempo médio de retenção de um funcionário de uma empresa é de apenas 2,9 anos em 2022. Mas para as organizações que dão prioridade à aprendizagem no local de trabalho, este valor aumenta para uma média de 5,4 anos. 

Deixe que o seu TMS o ajude a fazer isso mesmo! 

5 Exemplos de ferramentas de software de gestão da formação 

Então, como são os sistemas TMS em acção? Eis cinco exemplos utilizados na formação empresarial e no ensino superior. 

Zavvy

O sistema de gestão de formação e aprendizagem da Zavvy permite que as empresas executem os seus programas de formação em piloto automático. 

➡️ Explore a nossa galeria de modelos de formação. Acederá a jornadas Zavvy reais realizadas pelos nossos designers de formação, clientes e outras empresas com visão de futuro.

Adorada por empresas como a Freeletics e a Primer, a plataforma da Zavvy permite-lhe lançar um curso em minutos. Atribui-lo-á às pessoas certas no momento certo e acompanhará o progresso com um simples clique num botão.

➡️ Leia mais sobre como Zavvy ajudou Freeletics a criar uma rotina de formação para os seus líderes.

Mentores da menopausa 

Menopause Mentors é um curso com certificação CPD desenvolvido pela Over The Bloody Moon. É um TMS envolvente disponível para empresas que pretendam sensibilizar e apoiar os funcionários afectados pela menopausa. Além disso, o programa inclui a capacidade de sessões virtuais em que os mentores da menopausa podem partilhar aprendizagens e ideias.

Está a aprender 

Embora não seja perfeito para a formação de empresas, o Its Learning possui uma vasta biblioteca de conteúdos útil para a criação de cursos destinados ao ensino básico e secundário e ao ensino superior. O TMS também tem análises e relatórios avançados incorporados, juntamente com a capacidade de gerir projectos de grupo quando os alunos precisam de trabalhar em equipa. 

EthosCE 

Se precisa de um sistema de gestão de formação para profissionais de saúde, então o EthosCE é uma boa opção. A plataforma destina-se a associações médicas, empresas de formação médica, centros médicos académicos e muito mais. Possui uma interface de utilizador intuitiva e excelentes taxas de produtividade dos cursos.

Sakai 

Sakai é um criador de cursos gratuito e de código aberto destinado ao nicho de tutoria. Os utilizadores podem criar os seus programas de formação. Pode utilizar módulos para armazenar texto, questionários, vídeos e muito mais. 

A plataforma também permite uma colaboração fácil entre os professores e os seus alunos, por exemplo, recebendo feedback sobre os trabalhos. 

➡️ Como implementar a sua própria solução de gestão da formação 

A sua organização está pronta para colher os benefícios de um sistema de gestão da formação? 

72% dos líderes acreditam que a I&D se tornou uma função mais estratégica, pelo que vale a pena dar prioridade a esta área para fazer progredir a sua empresa. 

Se a sua abordagem actual à aprendizagem é, na melhor das hipóteses, aleatória, experimente uma abordagem mais simplificada para o seu conteúdo de e-learning. 

Desde a criação de conteúdos de aprendizagem espaçados e atraentes até à integração com os seus canais de comunicação existentes, a plataforma de gestão da aprendizagem baseada na nuvem da Zavvy está acima das outras. 

Entre em contacto hoje mesmo para agendar uma demonstração e uma consulta com a nossa equipa.

FAQS do sistema de gestão da formação

Ainda tem dúvidas sobre como utilizar um TMS? Nós ajudamo-lo! 

Qual é a diferença entre um sistema de gestão da formação e a formação em linha? 

Um sistema de gestão da formação pode fazer parte da sua estratégia de formação em linha. Mas a formação em linha nem sempre utiliza um TMS. 

Vejamos isto um pouco mais de perto. Suponhamos que organiza cursos virtuais em linha orientados por instrutores através do Zoom ou similar, que exigem que os formandos recebam formação em tempo real. Este tipo de curso é uma formação em linha, mas não utiliza um sistema de gestão da formação. E é muito diferente de receber pequenas porções de materiais de formação através de uma plataforma de gestão da aprendizagem. 

A formação assíncrona tem uma vantagem significativa em termos de redução de custos, em vez de ser ministrada por um formador em directo, uma vez que não é necessário pagar ao formador para realizar cada curso em separado. 

A formação pode também ser intensa e mais longa em módulos de cursos longos, tornando mais difícil para o cérebro reter a nova informação. 

Em vez disso, a aprendizagem espaçada, realizada através de um sistema de gestão da formação, aumenta a retenção de conhecimentos. 

Quão fácil é mudar para a gestão digital da formação? 

A tecnologia evolui tão rapidamente que as organizações não acreditam que tenham tempo ou recursos para a acompanhar. 

Quando os líderes empresariais permanecem enraizados nos seus métodos tradicionais de formação dos trabalhadores, a adopção de estratégias de formação digital pode ser um desafio. 

Mas a verdade é que se quiser que o seu negócio progrida e se mantenha relevante, a mudança para o digital é uma obrigação.

"Há uma oportunidade para testar actividades e ferramentas de L&D mais variadas: conteúdos de aprendizagem personalizados utilizando sistemas de recomendação, conteúdos push através de chatbots, partilha de conhecimentos entre pares em plataformas colaborativas e a integração de conteúdos externos com curadoria com conteúdos internos personalizados." Stella LeeDirectora, Paradox Learning.

A boa notícia é que o processo de formação não tem de ser complicado. Com o sistema de gestão da formação correcto, pode facilmente fazer a transição.

Qual é a diferença entre sistemas de gestão da formação e sistemas de gestão da aprendizagem? 

Os sistemas de gestão da formação (TMS) e os sistemas de gestão da aprendizagem (LMS) partilham muitos pontos em comum. 

A principal diferença reside na forma como o software é utilizado. 

Os funcionários e clientes que utilizam a sua plataforma para consumir conteúdos de cursos estão a aceder à componente de gestão da aprendizagem do sistema. 

Ao mesmo tempo, qualquer pessoa com direitos de administrador da sua ferramenta está a utilizá-la como um sistema de gestão da formação, uma vez que engloba todo o seu programa de aprendizagem e desenvolvimento. 

Qual é a diferença entre software de gestão da formação e software de acompanhamento da formação? 

O acompanhamento da evolução dos cursos é apenas um aspecto (importante) da gestão da formação digital.  

O acompanhamento ajuda-o a compreender até que ponto os seus empregados estão empenhados na sua plataforma de aprendizagem. 

Sugestão n.º 1: Se o número de inscrições for elevado, mas a conclusão do curso for baixa, avalie a forma de tornar o conteúdo da formação mais cativante. 

Dica n.º 2: Por outro lado, se tiver dificuldade em fazer com que os formandos comecem a trabalhar, veja como divulgar os seus sistemas de formação através de notificações push e similares. 

Sugestão n.º 3: O acompanhamento também mostra aos líderes quais os empregados que concluíram a formação e quais as partes em que tiveram dificuldades. Estes dados permitem-lhe adaptar o conteúdo do curso em conformidade, concentrando-se nos tópicos mais importantes. 

Dica #4: Experimente características interactivas como a gamificação, dependendo da sua popularidade. Se sabe que os seus questionários são um sucesso, inclua mais!