Criar confiança nas equipas virtuais: 17 boas práticas que não deve ignorar

A confiança é a cola que une as equipas - e é uma cola multidimensional: de cima para baixo, de baixo para cima e entre colegas.

Sem confiança, que vibra em todas as direcções, as equipas desmoronam-se.

No mundo descentralizado e pós-pandémico de hoje, há mais pessoas do que nunca a trabalhar remotamente. A gestão de equipas remotas tornou-se uma competência essencial para os gestores. 

A confiança é ainda mais importante nas equipas remotas do que nas equipas físicas. 

Porquê? 

As equipas remotas não têm a ligação diária, a linguagem corporal e a monitorização - a parte de ver que os seus empregados estão a trabalhar e não a relaxar na praia. 

Infelizmente, a confiança dos trabalhadores não é o que poderia ser.

Quase 4 em cada 10 trabalhadores acreditam que a sua organização não põe os seus interesses à frente dos lucros.

Podemos apenas imaginar os danos causados à motivação e à produtividade - especialmente em equipas remotas.

Este artigo irá fornecer-lhe as ferramentas necessárias para criar confiança nas equipas virtuais, com vista a uma maior produtividade e lucro. E, acima de tudo, pessoas mais felizes!

🖥️ Why trust is important in virtual teams

Um elevado nível de confiança no local de trabalho traz muitos benefícios. Alguns deles são:

• menos stress; 
• mais energia;
• menos dias de baixa por doença;
• maior produtividade; 
• níveis mais elevados de satisfação; 
• membros da equipa que se atrevem a iniciar e a correr riscos.

É possível cultivar naturalmente muitas destas qualidades para as equipas físicas através das interacções diárias. 

No entanto, ao criar confiança em equipas remotas, existe um risco acrescido de os funcionários se sentirem isolados e sem apoio. 

Do lado da gestão, é mais difícil monitorizar as acções. 

Um funcionário chega atrasado a uma reunião porque teve problemas técnicos ou porque estava a faltar ao trabalho? 

Há menos contexto para avaliar criticamente os seus colegas de trabalho.

Além disso, alguns cientistas acreditam que estamos programados para desconfiar de toda a gente, excepto dos nossos familiares mais próximos. Por isso, é mais difícil ultrapassar essa barreira inata de desconfiança com pessoas que não vemos diariamente e que podemos nunca ter conhecido pessoalmente. 

É por isso que é vital criar e manter a confiança nas equipas virtuais.

🏗️ 7 Essential elements to build trust in remote teams

Então, como podemos criar confiança nas equipas virtuais? 

Tome nota destes 7 elementos e incorpore-os para um local de trabalho à prova de confiança.

Responsabilidade e fiabilidade

Ninguém gosta de se sentir vigiado. Mas, infelizmente, a microgestão é uma das formas mais rápidas de acabar com a confiança. Diz que não confia nos seus empregados para fazerem o que você e o cargo pedem.

Mas há uma linha ténue entre monitorizar demasiado e demasiado pouco. 

Sem a responsabilidade do chefe de equipa, os trabalhadores podem sentir-se perdidos, sem rumo e propensos a slack. 

Sugestão: A comunicação regular e a verificação do ambiente da equipa podem ajudá-lo a encontrar o nível ideal.

Coerência na comunicação

Quer poder esperar que os seus empregados cheguem a horas e façam um excelente trabalho. 

Mas se só o vêem e ouvem falar de si com pouca frequência, há uma desconexão que prejudica a confiança. 

Os seus empregados podem sentir-se esquecidos e como se não contribuíssem para algo significativo. 

A motivação cai. 

A solução é uma comunicação coerente. 

Dica: Mesmo que não tenha muito para dizer na reunião diária ou semanal, em vez de cancelar, dedique alguns minutos a perguntar como está a correr o dia de todos. 

O registo de presença fará maravilhas para a confiança no seio da sua equipa distribuída.

Encontro físico (se possível)

A razão por detrás das viagens de negócios é que o facto de conhecer alguém pessoalmente gera confiança. Basta ter-se encontrado uma vez para cultivar a confiança que se mantém no ambiente virtual. 

Dica: Uma forma de criar confiança nas equipas remotas é organizar um encontro ou uma viagem da empresa. 

[Imagem da equipa Zavvy do percurso de integração]. 

Reciprocidade 

A confiança nas equipas virtuais é recíproca: os gestores têm de sentir que podem confiar nas suas equipas e os empregados têm de sentir que podem contar com o patrão para ter em mente os seus interesses, fornecer o equipamento necessário e pagar o salário a tempo. 

A confiança também precisa de acontecer horizontalmente - cada membro da equipa precisa de confiar nos outros para fazer a sua parte do trabalho, chegar a horas às reuniões importantes, etc. 

Dica: verifique o nível de reciprocidade. 

Confia nos seus empregados mas acha que eles não retribuem a sua confiança? 

Nota: Como gestor ou chefe de equipa, tem de assumir a liderança e mostrar confiança aos seus empregados antes de poder esperar isso em troca. 

Transparência 

A transparência alimenta a confiança. 

Para promover a transparência, assegure uma comunicação frequente sobre o desempenho do projecto, os resultados comerciais, as mudanças organizacionais, etc. 

Dica: Os seus colaboradores vão gostar de sentir que fazem parte da organização e não são apenas um meio para atingir um fim.

Falar o que pensa

Não se pode impor a confiança. Ela precisa de florescer de dentro para fora.

Pense em qualquer relação.

Confia-se na pessoa com base nas suas acções ao longo do tempo e não no que ela diz. É por isso que tem de mostrar repetidamente à sua equipa que é seguro confiar. 

Então, eles ficarão felizes em retribuir o favor! 

Relações interpessoais 

Voltando à analogia anterior, uma relação no local de trabalho é como qualquer outra relação - requer investimento para florescer. 

Embora a confiança não possa ser imposta, pode e deve fazer esforços conscientes para reforçar as relações interpessoais num ambiente virtual. 

Iremos explorar o que isso pode significar a seguir. 

🏆 5 Benefits of building trust in virtual teams

1. A confiança favorece a inovação 

Nas equipas remotas e locais, é necessária confiança para a criação e a inovação. Se os funcionários não se sentirem seguros para pensar de forma inovadora e os gestores não confiarem nas soluções novas e não convencionais da equipa, a inovação irá estagnar. Este desafio é particularmente verdadeiro para as equipas remotas, uma vez que as equipas no local têm a vantagem de se verem umas às outras e de tomarem micro-decisões umas com as outras, o que conduz a uma tomada de decisões e inovação mais rápidas.

2. A confiança reforça o moral

Não subestime o poder dos grupos. 

Para a maioria das pessoas, é mais fácil sentir-se motivado e fazer um bom trabalho entre pessoas concentradas e trabalhadoras. 

No entanto, a confiança pode substituir parcialmente a responsabilidade e a motivação de estar rodeado de colegas. Concentrar-se na criação de confiança nas equipas virtuais é, portanto, um investimento na ética do trabalho!

3. A confiança é uma forma subtil de responsabilização 

Quando se confia nas pessoas, elas tendem a cumprir o prometido. 

Inevitavelmente, um gestor tem de ter mais confiança numa equipa distribuída do que numa equipa física. Quando se confia nas pessoas para fazerem um bom trabalho, apesar da distância e de não terem ninguém a controlá-las, normalmente estão ansiosas por provar a sua fiabilidade para usufruírem de recompensas sob a forma de liberdade com responsabilidade. 

4. A confiança dá-lhe energia para se concentrar em tarefas relevantes

Confiar nos seus empregados no local é relativamente fácil. 

Se trabalharem na mesma sala (ou numa sala adjacente), podem verificar se todos chegam a horas, se fazem o seu trabalho e se não saem antes do fim do workday . Com o tempo, terá detectado os empregados em quem pode confiar. 

Não é tão fácil para as equipas virtuais. 

Não é possível ver quem está a trabalhar. Mesmo que os membros da sua equipa estejam online, podem estar a fazer um bolo ou a limpar a casa. 

Saber que pode confiar nos seus empregados remotos poupar-lhe-á muita energia que pode utilizar para tarefas relevantes em vez de tentar descobrir quem está a trabalhar e quando.

5. A confiança melhora a retenção dos empregados 

Uma vez que a confiança é um dos principais factores subjacentes à satisfação dos trabalhadores, uma equipa remota ligada pela confiança conduzirá a trabalhadores mais felizes. 

E os empregados mais felizes têm maior probabilidade de permanecer na organização, o que leva a uma menor rotatividade e a maiores lucros. 

As equipas remotas não têm as interacções diárias que naturalmente criam confiança, pelo que o investimento na criação de confiança terá um impacto positivo na retenção de colaboradores das equipas remotas.

😞 5 Mistakes organizations make when trying to build trust virtually

1. Não se concentrar na criação de confiança desde o início 

A confiança é menos tangível do que, por exemplo, as receitas do primeiro trimestre. Uma vez que não é evidente para medir, pode ser tentador ignorá-la. 

Mas se não se criar confiança desde o início, isso pode levar a mal-entendidos desnecessários. Mas ter de resolver mal-entendidos tornará mais difícil estabelecer a confiança no futuro. 

2. Ser imprevisível ou contraditório 

Se prometer enviar a todos as notas da reunião por correio electrónico e nada acontecer, a confiança será afectada. 

Da mesma forma, dizer aos seus empregados que não precisam de se apresentar num dia, para depois questionar porque é que não se apresentaram no dia seguinte, irá prejudicar a confiança. 

Dica: Seja coerente e informe os seus empregados sobre as suas expectativas. 

3. Apressar as coisas

Roma não foi construída num dia - o mesmo se aplica à confiança nas equipas remotas. 

Por isso, permita que a confiança se desenvolva naturalmente como resultado de acções repetidas e consistentes. E evite julgar as pessoas se elas tiverem uma quantidade saudável de suspeitas antes de alguém ter provado ser digno de confiança. 

4. Assumir que a confiança acontecerá naturalmente 

Embora o ponto acima seja válido, é crucial não nos desviarmos demasiado para o outro extremo do espectro. A confiança não é apenas um resultado do tempo - mas do comportamento de confiança ao longo do tempo. 

A sua equipa confiará em si se provar repetidamente que as suas acções estão de acordo com as suas palavras. 

No entanto, a confiança será afectada se adiar as reuniões e prometer coisas que nunca acontecem. Criar confiança em equipas virtuais é uma competência que pode ser aprendida e aperfeiçoada. 

No entanto, o facto de o negligenciar não o fará surgir por magia.

5. Supondo que toda a gente vê a confiança da mesma forma que tu

Com base na percepção e nas experiências anteriores, cada pessoa encara a confiança de forma diferente. Por isso, em vez de assumir uma definição padrão, é essencial chegar a um consenso. Uma forma de o fazer é realizar debates em grupo sobre o que é a confiança, como a construir e o que fazer se houver falta de confiança. 

🤝 9 Behaviors that build trust in virtual teams

1. Excesso de comunicação

A sua equipa não tem acesso à mesma informação que você. É por isso que é vital comunicar o que está a acontecer na organização. Para criar confiança nas equipas remotas, prefira comunicar em excesso em vez de saltar detalhes essenciais que fazem com que as pessoas se sintam excluídas. 

2. Promover a clareza, a transparência e a vulnerabilidade 

A confiança requer coragem e vulnerabilidade. E tem de ser o primeiro a fazê-lo. Dê o exemplo, modelando a transparência e a abertura. 

Outro factor que ajuda a reforçar a confiança é a clareza das funções: garantir que os seus colaboradores estão cientes e compreendem plenamente as expectativas das suas funções. 

3. Investir nas relações 

Investir tempo na construção e reforço de relações para além das transaccionais. Isto pode ser conseguido através de conversas de circunstância e de actividades de formação de equipas - para exemplos concretos, ver abaixo.

4. Oferecer flexibilidade 

Mostre confiança na sua equipa, oferecendo horários flexíveis e contando com os membros da sua equipa para concluir o trabalho e entregar a tempo. 

5. Incentivar a partilha de conhecimentos 

A partilha de conhecimentos é vantajosa para todos: permite que a sua equipa interaja e melhore os seus conhecimentos, possibilitando a formação de relações de forma orgânica.

6. Liderança rotativa 

Estar numa posição de liderança significa assumir mais responsabilidade - e a responsabilidade tem um impacto positivo na confiança. Por conseguinte, se possível, utilize um horário de liderança rotativo. 

7. Sinais não verbais

As equipas virtuais perdem importantes sinais de linguagem corporal que contribuem para criar confiança no local de trabalho. Uma forma de compensar este facto é garantir que se vêem tanto quanto possível, deixando a câmara ligada durante as videochamadas. 

8. Oferecer feedback construtivo 

A honestidade reforça a confiança. 

Será mais fácil para os seus empregados confiarem em si - e uns nos outros - se souberem que vão receber um feedback honesto e construtivo sobre o seu trabalho. Infelizmente, dar feedback negativo sem sugestões de melhoria pode levar a ressentimentos, menor produtividade e confusão. 

Os seus empregados podem não saber como melhorar. 

O fraco desempenho dos trabalhadores está a dar-lhe dores de cabeça?

Aprenda a diagnosticar e a resolver o problema de forma eficaz. Os seus colaboradores e a sua organização agradecer-lhe-ão por gerir o fraco desempenho de uma forma proactiva e solidária. 

9. Definição e partilha de objectivos comuns 

Ter objectivos comuns para trabalhar ajuda todos a sentirem-se ligados. E a ligação é um ingrediente crucial para a confiança. 

A responsabilização mútua é mais fácil quando as expectativas de cada um estão claramente definidas. 

💡 17 Best practices for building trust in virtual teams

1. Incentivar a utilização de ferramentas de colaboração adequadas

As ferramentas de colaboração facilitam a clarificação de quem está a fazer o quê. Poupam tempo precioso ao eliminarem as idas e vindas desnecessárias. 

Ferramentas de comunicação como Slack ou Workplace com mensagens directas encorajam a comunicação rápida e frequente. Assim, exigem um menor grau de formalidade do que escrever uma mensagem de correio electrónico. 

2. Investir no bem-estar dos trabalhadores 

O bem-estar dos trabalhadores é um dos principais factores "suaves" subjacentes à confiança. Quando os empregados percebem que se preocupa com o seu bem-estar, são mais propensos a retribuir a confiança. 

💡 Descubra 25 estatísticas sobre o bem-estar dos trabalhadores que todos os gestores devem conhecer e cinco dicas adicionais para promover o bem-estar dos trabalhadores.

3. Promover as fronteiras entre a vida profissional e a vida privada 

A promoção de limites saudáveis entre a vida profissional e a vida privada mostra aos seus empregados que se preocupa com eles. Eles saberão que tem em mente os seus melhores interesses, o que facilitará a confiança em si. 

4. Certificar-se de que todos estão alinhados com a missão e a visão da organização

A adesão de todos os membros da equipa à missão e à visão cria um sentido de unidade e um objectivo comum. 

5. Criar regras e procedimentos operacionais normalizados

As regras e rotinas dos procedimentos operacionais aumentam a clareza. E a clareza é um factor crítico subjacente à confiança nos locais de trabalho à distância.

6. Dar mais prioridade à integração do que é habitual

O onboarding é sempre importante - ainda mais em equipas remotas. Explorámos a forma como a confiança é um conceito multidimensional, e um software de integração como o Zavvy trata das partes práticas e pessoais da confiança.

🙌 Descubra 47 maneiras de aumentar o envolvimento dos funcionários remotos.  

7. Ter uma política funcional de trabalho a partir de casa

A política de trabalho a partir de casa deve indicar o horário de trabalho, os relatórios, as directrizes de comunicação, a utilização da tecnologia e a etiqueta das reuniões virtuais. 

➡️ Obtenha o modelo pronto a utilizar da Zavvy para políticas de trabalho a partir de casa.

8. Conhecermo-nos virtualmente 

Conhecerem-se uns aos outros é um dos pilares da confiança. Crie um canal de chat dedicado a conversas não relacionadas com o trabalho, onde as pessoas possam partilhar GIFs engraçados e ter o equivalente virtual de conversas de café. Planeie actividades de ligação entre equipas em linha.

As roletas de café têm por objectivo permitir a realização de conversas de circunstância e a criação de laços durante as pausas para almoço. 

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Cada pessoa recebe um parceiro com quem pode efectuar uma videochamada. 

O objectivo é ter uma conversa informal sobre assuntos não relacionados com o trabalho. Depois disso, haverá menos barreiras para confiar uns nos outros quando colaborarem ou pedirem ajuda. 

O Zavvy ajuda-o a automatizar a atribuição de roletas de café. 

Um conceito semelhante é a funcionalidade exclusiva do Zavvy, " walk and talk". Durante uma caminhada e conversa, dois colegas são emparelhados e é-lhes pedido que marquem uma hora para uma caminhada de 45 minutos no exterior. 

A única regra é não falar de trabalho. Pode imaginar o potencial aumento da confiança após esses 45 minutos. Tudo isto enquanto se movimenta diariamente, ajudando a diminuir o stress e a aumentar o bem-estar. 

👯🏿 Descubra todos os nossos modelos de percurso de ligação.

9. Criar um ambiente de trabalho colaborativo

Um ambiente de trabalho colaborativo leva a uma maior visibilidade de quem está a fazer o quê. Saber isso favorece a confiança.

10. Tornar as suas intenções muito claras (incluindo a definição de objectivos claros)

A sua mensagem dilui-se com a distância. É semelhante à forma como ouvir alguém a falar do outro lado de um vale é mais difícil do que alguém que está ao seu lado. 

A definição de objectivos claros ajuda a sua equipa a avançar numa direcção, criando uma ligação e aumentando a confiança.

Criámos um guia para aprender a definir objectivos de desempenho eficazes para os trabalhadores - incluindo 33 exemplos baseados em competências. 

11. Manter os empregados informados sobre as actualizações da empresa

As actualizações regulares da empresa - sobre as boas e as menos boas notícias - ajudam a criar confiança nas equipas remotas. 

O nosso cliente, Data Guard, utiliza o Zavvy para partilhar actualizações com toda a empresa. A sua equipa de marketing de produtos envia uma curta jornada de formação mensal que destaca as actualizações dos produtos. Desta forma, todos estão sempre a par das alterações, o que é especialmente importante para a equipa de vendas. 

12. Promover a responsabilização

Quando as pessoas são responsabilizadas pelas suas tarefas e resultados, tornam-se mais empenhadas. Tal como a confiança aumenta o empenhamento, o empenhamento promove a confiança, criando uma espiral positiva.

13. Incentivar o crescimento dos empregados

Investir no crescimento dos seus empregados ajuda a criar confiança nas equipas virtuais. Toda a gente quer crescer, evoluir e sentir que o seu desejo de aprender mais é satisfeito.

Dica: Invista em software para um processo de progressão na carreira mais simples que não exija reinventar a roda para cada nova contratação! 

14. Proporcionar um fórum aberto para partilhar conhecimentos e debater ideias

Mencionámos como a confiança é necessária para a inovação. Se os seus empregados souberem que se pode confiar neles para terem um bom discernimento, terão a coragem de tomar decisões mais ousadas. Um fórum aberto onde as ideias e o conhecimento fluem livremente ajuda a espalhar o entusiasmo pela criação e inovação. 

15. Permitir a tutoria

A tutoria ajuda a criar relações profundas e significativas que fomentam a confiança. Permite a partilha natural de conhecimentos e estimula a inovação e a criatividade. 

Saiba mais sobre a mentoria híbrida e o que considerar na mentoria virtual.

16. Cultivar práticas de feedback construtivo

O feedback construtivo ajuda a criar confiança, uma vez que faz parte da transparência. Os seus empregados podem descontrair-se quando sabem que os seus pares e líderes os ajudarão a ultrapassar as suas falhas e a apontar áreas de desenvolvimento. Esta abordagem conduzirá a uma mentalidade de crescimento e não a uma fonte de ressentimento crescente. 

17. Contratar as pessoas certas

Quando os seus contratados estão motivados para trabalhar num ambiente remoto e potencialmente já estão habituados a isso, podem achar que é mais natural confiar. 

➡️ Crie confiança com as suas equipas virtuais desde o primeiro dia com a Zavvy

With Zavvy, building trust within your virtual teams becomes a breeze. Our different products cover and automize all aspects mentioned in this article.

Crie confiança desde o primeiro dia com as suas novas contratações através do nosso popular software de integração de funcionários. O software encarrega-se de todas as partes da experiência de integração para que se possa concentrar em estar (virtualmente) presente com o seu novo contratado em vez de se preocupar com coisas que não funcionam. 

O nosso software de feedback 360 ajuda-o a ouvir as vozes dos seus empregados e fornece uma estrutura para feedback multidireccional.

O crescimento na carreira é outro factor crítico subjacente à confiança. Crie uma cultura de crescimento nas suas equipas virtuais através do software de progressão na carreira.

Por último, a importância das ligações é algo que mencionámos em vários locais acima. Por isso, mais uma vez, temos tudo o que precisa. Construa relações significativas através dos nossos programas de ligação.

Descubra como promover a confiança da sua organização e apoiar a cultura com o conjunto de capacitação de pessoas da Zavvy.

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