"Acho que ninguém se safa no mundo sem alguma forma de orientação. Ninguém se safa sozinho", diz Oprah Winfrey, que tem falado muito sobre o papel dos seus mentores na progressão da sua carreira.
No meio de uma dinâmica de trabalho em mutação, a orientação pode ajudar os empregados a destacarem-se nas suas funções e a manterem-se empenhados (ao mesmo tempo que geram lucros). A recente análise da Gallup sobre o empenhamento dos trabalhadores mostra que as empresas com uma força de trabalho empenhada geram lucros 23% mais elevados.
Este artigo irá partilhar os passos e as melhores práticas para a criação de um programa de mentoria híbrido.
Os modelos remotos e híbridos são as novas (e bem-vindas) formas de trabalhar. No entanto, esta forma de trabalhar tem as suas próprias dificuldades.
Um estudo da Gallup identificou sete desafios significativos do trabalho híbrido:
Um programa de orientação adaptado explicitamente a um modelo de trabalho híbrido pode resolver estas questões. E também compensar as lacunas existentes nos locais de trabalho híbridos devido à limitação das ligações humanas.
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Porque é que um programa de orientação tem de ser adaptado explicitamente a um ambiente de trabalho híbrido? Vejamos as três principais razões que o justificam.
A primeira razão é, sem dúvida, a mudança de local de trabalho.
Com a transformação dos locais de trabalho, o modo/frequência da comunicação muda e os desafios variam.
Por conseguinte, qualquer programa realizado também evoluirá consoante a situação.
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Não se trata apenas do local de trabalho. As novas gerações de trabalhadores estão a juntar-se a nós.
A Geração Z e os Millennials preferem receber mais orientação e feedback.
O trabalho híbrido pode ser solitário. Para além disso, uma força de trabalho que procura feedback mas não o obtém só pode aumentar a frustração. Um programa de mentoria pode fornecer feedback periódico a estes indivíduos.
Por último, os escritórios híbridos precisam de treinadores, não de chefes.
"Hoje em dia, a mentalidade dos talentos que estão a chegar é tal que eles querem esse nível de capacitação e querem esse nível de liberdade para pensar de forma criativa.
Os problemas actuais são demasiado complexos para serem resolvidos por um gestor sozinho. Énecessário capacitar as equipas e orientá-las quando necessário", afirma Sunit Sinha, Director de Pessoas, Desempenho e Cultura da KPMG.
O modelo híbrido acrescenta etapas adicionais de coordenação.
Por exemplo, já não é possível dirigir-se a um colega sentado no cubículo ao lado e fazer-lhe uma pergunta rápida. Mas poderá ter de agendar uma chamada para o efeito.
Assim, capacitar os empregados, orientando-os para que façam as coisas de forma independente, também é benéfico e poupa tempo à sua empresa.
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Agora, tem todas as razões válidas para lançar um programa de tutoria. Vejamos três tipos de tutoria num ambiente híbrido.
É a forma mais básica de tutoria, em que cada participante ou mentorado é associado a um mentor.
Os RH podem tratar do processo de selecção dos participantes com base nos requisitos que estes preenchem num formulário.
Em alternativa, os próprios participantes podem procurar mentores. Na abordagem tradicional, trata-se mais de uma abordagem do topo para a base, em que os quadros superiores orientam os trabalhadores mais jovens.
Ao contrário da abordagem tradicional de tutoria, a tutoria entre pares é aquela em que tanto os tutores como os tutorados têm níveis de experiência semelhantes e se ajudam mutuamente a crescer.
O sistema convencional de ter empregados seniores como mentores ajuda a preparar o talento ou o planeamento da sucessão.
Entretanto, a orientação por pares é útil para a aprendizagem e o desenvolvimento em colaboração.
Os círculos de mentores são pequenos grupos de pessoas com interesses comuns que se reúnem regularmente para crescerem profissionalmente. Os círculos de mentores ajudam a estabelecer contactos, a prestar contas e a obter perspectivas diversas de diferentes membros do grupo. Também são excelentes para a partilha de conhecimentos.
Antes de entrarmos nas etapas de criação de um programa de tutoria, é essencial compreender primeiro os valores ou características fundamentais que tornarão o programa eficaz.
Eis os quatro ingredientes de um programa de mentoria híbrido eficaz.
E se o programa que planeou meticulosamente para benefício dos empregados começar a parecer um fardo para eles?
De facto, isso parece horrível.
A criação de um programa flexível evitará este cenário.
É claro que a flexibilidade do tempo e dos meios de comunicação é o mínimo num local de trabalho híbrido.
Mas uma maior flexibilidade também é importante na forma como se aborda o programa de tutoria.
A Adswerve, uma agência de publicidade, tem um programa de mentores para a integração de novos funcionários. Alyssa TownsGestora de Mudança Organizacional da Adswerve, partilha connosco a forma como conseguem flexibilidade neste programa:
"O nosso departamento de RH fornece uma estrutura básica para o nosso programa de mentoria, permitindo que cada par personalize a experiência de acordo com as suas necessidades. Inclui uma lista de verificação do novo mentor contratado com objectivos para o programa, uma estrutura de reuniões recomendada e ideias para tópicos de conversa.
Em última análise, fica ao critério Em última análise, fica ao critério do mentor e do mentorando determinar como utilizar o seu tempo em conjunto e quais as questões que precisam de abordar e que são importantes para eles".
Trabalhar em casa poupa tempo de deslocação, mas reduz o convívio social.
Como os seres humanos anseiam por ligações, a solidão e o sentimento de desconexão no trabalho são os principais desafios do trabalho à distância. Um mentor empático que possa discutir estes novos desafios profissionais dará ao mentorando um lugar seguro para desabafar e encontrar soluções.
Tradicionalmente, a orientação centra-se nos aspectos profissionais das funções (que são essenciais). No entanto, a tutoria também pode permitir a construção de relações e incutir empatia num local de trabalho híbrido.
Por exemplo, pode ser uma oportunidade para recriar conversas de balcão, almoços com colegas de trabalho e conversas de corredor sobre planos para o fim-de-semana.
Com uma camada adicional de mudanças no local de trabalho híbrido, é ainda mais importante ser intencional nos programas de mentoria.
A execução de um programa inclusivo (independentemente da raça, género, orientação sexual ou idade) pode criar confiança, melhorar o sentimento de pertença no trabalho e reter talentos no mercado de trabalho competitivo de hoje.
Depois de passar tanto tempo a criar um programa de mentoria e a fazer corresponder mentores e mentorandos, a última coisa que quer é que nenhum deles se volte a encontrar.
Um plano inicial que partilhe com eles fornecerá as expectativas básicas para que os mentores e os mentorandos se mantenham responsáveis.
Além disso, pode realizar inquéritos remotos para verificar se as coisas estão a correr como esperado.
Com os ingredientes essenciais, é altura de pôr as mãos na massa com a implementação, mergulhando nos cinco passos para criar um programa de mentoria.
Em primeiro lugar, tem de haver clareza a nível organizacional sobre a razão pela qual se está a lançar um programa de mentoria.
Alguns objectivos podem ser:
Este objectivo decidirá o tipo de tutoria. Por exemplo:
Preparar uma estrutura de base que abranja os seguintes pontos:
Diferentes funcionários terão diferentes motivações para aderir a um programa de mentoria.
Uma visão geral dos objectivos e benefícios do programa estabelecerá expectativas claras desde o início.
Além disso, pode fazer perguntas aos participantes no formulário de inscrição sobre as suas expectativas. Isso facilitará o processo de correspondência.
Com uma estrutura clara e os participantes a bordo, a tarefa seguinte é fazer a correspondência entre os participantes. Pode fazê-lo:
Após a correspondência, pode fazer uma breve reunião de indução para partilhar a estrutura ou partilhá-la por correio electrónico. Além disso, os participantes podem personalizar o plano de acordo com as suas necessidades.
Em primeiro lugar, pode recolher o feedback dos participantes para verificar se o programa está a correr bem.
Depois, pode voltar aos seus objectivos para medir a eficácia do programa.
Os cinco passos acima referidos criarão a base para um programa de tutoria. Além disso, pode utilizar as cinco melhores práticas abaixo para melhorar a experiência dos trabalhadores.
"O erro cometido na maioria dos programas de mentoria são os esforços antecipados, com os empregadores a despenderem muito tempo a emparelhar os funcionários e a acelerar o sistema, apenas para deixarem os mentores e os mentorandos (esperemos) a forjar um caminho para o sucesso." Jeffrey Zhou, co-fundador e director executivo, Fig Loans.
Em vez de passar o tempo todo a fazer a correspondência entre os participantes, dedique o tempo suficiente àquilo que vai criar valor, ou seja, os participantes:
"Os mentorandos em ambientes remotos podem lidar com factores de stress adicionais, uma vez que trabalham a partir de casa e têm menos possibilidades de apoio. Certifique-se de que os mentores recebem formação para discutir e apoiar os mentorandos relativamente às questões específicas que surgem em locais de trabalho híbridos." Ruben Gamez, fundador e director executivo, Signwell.
Ser mentor de alguém é uma grande responsabilidade. E é preciso saber como lidar com uma situação difícil de forma empática e orientar o mentorado na direcção certa. A formação inicial para os mentores garantirá que estão mais bem equipados para ajudar os participantes.
Se há alguma coisa que pode ultrapassar a distância ou a complexidade criada pelo trabalho remoto ou híbrido, é a tecnologia.
Utilizar a tecnologia para:
"Recomendoa criação de um documento vivo. Durante a chamada, o mentorando pode fazer anotações e o mentor pode colocar ligações para recursos. O mentorado pode colocar questões entre chamadas e os mentores podem deixar lembretes." Grace He, Directora de Pessoas e Cultura, TeamBuilding.
A escrita pode estruturar estas conversas e também aumentar a responsabilidade.
Um documento de trabalho ajuda a preparar melhor a sessão seguinte. Torna-se também um registo útil para o mentorando revisitar mais tarde.
"Penso que o que as empresas fazem de errado neste domínio é não pensarem no desafio da escala. Mesmo que eu crie uma folha de cálculo ou um site na intranet onde as pessoas se possam inscrever, isso tende a não se estender a toda a organização." Sarah HaggardSarah Haggard, CEO da Tribute, uma aplicação de mentoria entre pares .
Este ponto remete novamente para a utilização da tecnologia. Evitar tanto quanto possível o trabalho manual para aumentar a escala do programa.
Grande parte das conversas acima mencionadas tem sido sobre a utilização da tecnologia, tornando o programa de mentoria escalável e mantendo-o bem estruturado. Pode fazer tudo isto utilizando Zavvy.
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