Muitos de nós adaptámo-nos à nova rotina de trabalhar à distância e de criar um equilíbrio entre a vida profissional e pessoal. Embora apreciemos esta nova flexibilidade, com o lançamento das vacinas, as empresas estão a concentrar-se em trazer os seus funcionários de volta ao escritório.
Quando sairmos da pandemia, apenas 46% das empresas continuarão a permitir o trabalho à distância. Outras regressarão ao escritório ou adoptarão um modelo híbrido - um modelo em que é possível trabalhar à distância e a partir do escritório.
Embora tenhamos experiência de trabalho no escritório e tenhamos uma ideia razoável do trabalho à distância, sabemos muito pouco sobre o modelo híbrido.
Neste artigo, ficará a saber mais sobre um horário de trabalho híbrido, como começar a utilizá-lo e como o utilizar para obter o melhor de dois mundos. Se pretende ter o conforto de trabalhar remotamente e as vantagens de ver os seus colegas de equipa, tudo num único modelo de trabalho, continue a ler.
Um modelo de trabalho híbrido é como conceber uma estrutura em que ambos - colaboradores e organizações - podem beneficiar. Aqui, os empregados podem trabalhar remotamente, a partir do escritório ou numa combinação dos dois - tudo ao mesmo tempo.
Este modelo de trabalho não se limita apenas à localização dos seus empregados. São tidos em conta vários outros factores - a forma como o seu dia é estruturado, como realizam o trabalho e, talvez o mais importante, como comunicam com os seus colegas e relatam o seu trabalho.
Um horário de trabalho híbrido é um acordo que informa quando os empregados devem trabalhar remotamente ou a partir do escritório. Neste caso, as necessidades de cada trabalhador são tidas em consideração, dando prioridade aos objectivos da sua organização. Existem diferentes tipos de horários de trabalho híbridos, cada um com o seu próprio conjunto de vantagens e desvantagens.
Para começar, dá aos seus empregados a liberdade de trabalharem de acordo com a sua conveniência. Embora o trabalho remoto seja definitivamente óptimo e dê espaço à flexibilidade, não é ideal para todos. Algumas pessoas preferem as interacções sociais com os seus colegas, outras sentem-se mais produtivas a trabalhar no escritório.
O que torna uma ideia de horário de trabalho híbrido é o facto de os trabalhadores não serem obrigados a trabalhar quer em casa quer no escritório.
O futuro do trabalho continua a ser nebuloso e imprevisível. Apesar de as vacinas estarem a ser lançadas com toda a força, um grande número de pessoas não está vacinado e tem medo de voltar ao escritório. Tudo isto contribui para o facto de muitas empresas continuarem a utilizar o modelo híbrido ou a experimentar um horário totalmente remoto.
Descobrir como implementar um modelo de trabalho híbrido está longe de ser simples. Tal como o trabalho remoto ou no escritório, os horários de trabalho híbridos também têm as suas vantagens e desvantagens. Eis algumas das mais comuns.
Como se pode ver no gráfico acima, a maior parte dos inconvenientes do trabalho híbrido resulta da falta de comunicação. É por isso que iremos discuti-los mais detalhadamente em breve.
Ao conceber um modelo de trabalho híbrido, é importante compreender os diferentes factores de produtividade - energia, concentração, coordenação, transparência e responsabilidade. De seguida, é necessário considerar como ultrapassar os desafios destes factores. Vamos analisar cada um deles:
A transparência é a base de um modelo de trabalho híbrido bem sucedido. Para que este funcione, os seus empregados têm de ser abertos e honestos sobre como e de onde estão a trabalhar. Não se trata de microgerir ou espiar o seu pessoal, mas sim de informar todos os outros sobre como e onde podem ser contactados.
Uma das formas mais fáceis de o fazer é definir um estado em Slack. Ao lado do seu nome, pode escrever quando e onde estará no escritório. Por exemplo:
Desta forma, os seus colegas de trabalho poderão ver quando está disponível para comunicar com eles. Além disso, se quiser ser 100% transparente, tem de garantir que o mesmo horário de trabalho híbrido se aplica a todos e que não há lugar a tratamento especial.
Para que um horário de trabalho híbrido funcione, é importante agendar reuniões regulares com os seus empregados. Peça-lhes as suas preferências, tarefas-chave ou feedback sobre esta nova organização do trabalho. Para além das reuniões normais de departamento, a realização de reuniões individuais ajudá-lo-á a compreender a forma como os seus colaboradores se coordenam entre si. Combine uma hora e uma data específicas ou utilize uma agenda de reuniões para marcar uma reunião improvisada.
Também é mais fácil detectar sinais de esgotamento ou quaisquer problemas que um empregado possa ter no seu trabalho quotidiano. Por muito ocupado que pareça estar, certifique-se de que arranja espaço para estas reuniões, pelo menos uma vez por mês, com cada trabalhador que gere directamente.
Para prosperar num modelo de trabalho híbrido, é importante confiar nos seus empregados para fazerem o seu trabalho a tempo. O facto de os responsabilizar pelo seu trabalho não só fomenta a independência, como também os torna conscientes dos prazos.
Num regime de trabalho híbrido, os trabalhadores podem ser responsabilizados de diferentes formas. Algumas delas incluem:
Num horário híbrido, é muito mais difícil para um gestor controlar a produtividade dos seus empregados. Por esta razão, os seus empregados têm de ser responsáveis pela gestão, conclusão e comunicação do seu trabalho.
Quando os seus empregados estão a trabalhar a partir de casa, é importante que utilizem o método preferido definido pelos seus gestores para a elaboração de relatórios. Se for o fundador de uma empresa em fase de arranque, é essencial contratar pessoas que sejam responsáveis e possam apresentar relatórios sobre o seu próprio trabalho.
Para que o híbrido seja um sucesso, é necessário conceber um modelo que melhor se adapte às necessidades da sua organização. Não existe uma abordagem única para todos os casos. Com o tempo, surgiram muitos modelos, cada um deles favorável a um ambiente de trabalho específico.
Eis algumas para seleccionar:
Este é um dos horários mais comuns para o trabalho remoto. Neste regime, todos seguem uma regra comum definida pelo director. Por exemplo, todos os empregados têm de trabalhar a partir do escritório todos os dias da semana, excepto às sextas-feiras, altura em que podem trabalhar num local à sua escolha.
Este é um modelo clássico porque é previsível e fácil para todos os envolvidos se habituarem a ele. Se vir uma empresa que oferece um horário de trabalho híbrido, é provável que esteja a trabalhar neste modelo. Raramente existem desvantagens neste modelo, excepto o facto de não ser demasiado flexível.
É semelhante ao modelo de trabalho de coorte (apenas alguns dias são remotos/híbridos), com uma diferença fundamental. Os colaboradores que se deslocam ao escritório têm a flexibilidade de trabalhar dentro do seu próprio horário. Por exemplo, das 8 às 11 horas. Isto dá ainda mais liberdade e flexibilidade aos seus empregados.
Este é o modelo original de trabalho híbrido. Neste modelo, a direcção e os empregados decidem quando é que vão trabalhar remotamente ou a partir do escritório.
Dependendo de quem está no comando, existem dois subtipos diferentes deste modelo.
Um horário flexível liderado pela direcção é aquele em que a direcção da empresa decide quem trabalha num ambiente híbrido e quando. A maior vantagem é o facto de se poderem deslocar os empregados consoante as necessidades do escritório. Este modelo pode ser uma bênção se a direcção for eficiente. Caso contrário, os gestores terão de chamar pessoas para os mais pequenos problemas. Além disso, este modelo requer um esforço adicional por parte do gestor para planear e criar um horário.
Todos os trabalhadores preferem um horário flexível liderado pelo trabalhador. Neste caso, podem decidir quando querem trabalhar à distância ou no escritório. Este modelo baseia-se nas vantagens da flexibilidade e da liberdade de que os trabalhadores usufruem. Uma das desvantagens é que os seus empregados podem não estar disponíveis quando precisa deles no escritório. Se pretende praticar este modelo, é importante que comunique as suas necessidades e que contrate pessoas capazes de assumir a responsabilidade pelo seu trabalho.
É realmente difícil escolher o melhor modelo sem ter em conta as características únicas da sua empresa, gestão e empregados. A verdade é que cada empresa tem a sua própria forma de trabalhar e de comunicar. O nosso melhor conselho é misturar e combinar diferentes modelos até encontrar (ou criar) um que se adapte melhor a si.
Tal como todas as coisas boas na vida, um modelo de trabalho híbrido tem de ser planeado e intencional para que funcione para a sua empresa e para os seus empregados.
Comece por seleccionar um modelo que se adeqúe às necessidades da sua organização. Pode não acertar à primeira, mas escolha um para começar. O calendário de coortes é provavelmente o mais fácil de começar. Pode evoluir a partir daí quando vir o que funciona para si.
Em segundo lugar, não implemente um horário híbrido de um momento para o outro. Dê pequenos passos, introduzindo uma política de um dia de trabalho em casa. Com o tempo, pode continuar a modificar e a melhorar o seu modelo. É também uma boa ideia selecionar um departamento ou um grupo de pessoas para experimentar, antes de alargar o modelo híbrido a toda a organização.
Em terceiro lugar, documente como e onde trabalha. Pense nisto como o seu manifesto de trabalho híbrido - um conjunto de directrizes sobre a forma como estrutura o trabalho na sua empresa. É mais fácil informar toda a gente quando o tem por escrito e é uma excelente ferramenta para integrar novos funcionários.
Por último, mas não menos importante, decida quais as ferramentas que pretende utilizar para gerir um horário de trabalho híbrido. Para além das ferramentas de comunicação (como Slack), também precisará de um conjunto de ferramentas para a gestão de projectos e a elaboração de relatórios para garantir que todos estão alinhados com os seus KPIs e objectivos.
Se está pronto para introduzir o trabalho híbrido no seu próprio escritório, eis alguns dos melhores exemplos de hábitos, ferramentas e técnicas de que vai precisar para começar.
Para ter uma visão mais clara do impacto que os seus empregados estão a ter, a melhor coisa a fazer é confiar nos KPIs. Por exemplo, o número de chamadas de vendas efectuadas, o número de artigos escritos, os bilhetes de assistência resolvidos, etc.
Investir em ferramentas de comunicação como Slack ou Zoom facilita a comunicação com os seus colaboradores. Ferramentas como o Google Workspace são boas para começar, mas têm as suas limitações. Fornecer à sua equipa as ferramentas certas permite-lhes trabalhar de forma eficiente e colaborativa a partir de casa.
Se estiver a utilizar um horário de coorte ou escalonado, escreva esses horários num documento e adicione-os aos seus calendários online. Desta forma, os seus empregados saberão quando e de onde estarão a trabalhar. Enquanto gestor, dê o exemplo e cumpra o horário que criou para si e para a sua equipa.
Muitas empresas híbridas e remotas optam por reuniões ass íncronas / um estilo de comunicação assíncrono, em que os funcionários respondem às mensagens não em tempo real, mas sempre que estão disponíveis. Esta é apenas uma forma de estabelecer a comunicação, por isso, qualquer que seja o modelo escolhido, anote-o. Além disso, determine que tipo de comunicação é mais adequado às suas necessidades. Por exemplo, as chamadas com os clientes são feitas no Zoom, as chamadas internas da empresa são feitas em Slack, as tarefas importantes são enviadas por correio eletrónico, as mensagens relacionadas com o trabalho são enviadas para a sua ferramenta de gestão de projectos, etc.
Reimaginar a forma como se trabalha traz consigo a sua própria caixa de desafios. Quer esteja a introduzir o modelo híbrido pela primeira vez ou a improvisar o modelo existente, eis alguns erros comuns que pode evitar.
Ao implementar o seu horário híbrido, é imperativo que uma regra se aplique a todos.
Não há nada mais desmoralizante do que trabalhar num escritório 3 a 5 dias por semana e ver os gestores de topo a trabalhar remotamente a tempo inteiro. Para garantir um jogo justo em que todos beneficiam do seu modelo, é importante que todos os seus empregados sigam a mesma regra.
Controlar a produtividade dos seus empregados através de aplicações intrusivas de controlo do tempo ou de dispositivos de gravação de ecrã não passa de uma redundância. Não só se sentirão desconfiados, como também colocarão um obstáculo ao seu crescimento na sua empresa. A melhor forma de medir o seu desempenho é através de KPIs.
O desenvolvimento contínuo de novas práticas e processos híbridos é essencial para que o seu modelo seja eficaz. Preste especial atenção às questões da inclusão e da equidade e veja como os seus empregados se estão a adaptar a esta nova disposição. Os seus empregados não devem sentir que estão a ser tratados injustamente ou que está a favorecer uma equipa específica. É fundamental criar um horário que satisfaça as necessidades de cada colaborador.
Algumas pessoas podem dar-se ao luxo de estar mais presentes no escritório, dependendo da forma como estruturam as suas vidas. Outras, como os pais ou as pessoas que têm alguém a seu cargo, não podem deslocar-se regularmente ao escritório. Certifique-se de que todos têm as mesmas oportunidades de progressão na carreira, desde que façam o seu trabalho de forma eficiente e atempada. Nunca coloque as pessoas em desvantagem só porque não podem estar mais presentes no escritório, anulando todo o objectivo de ter um modelo e um horário híbridos.
No passado, quando as empresas começavam a experimentar modelos de trabalho flexíveis, normalmente permitiam que os gestores conduzissem o processo. Muitos deles pressionavam os seus empregados para irem para o escritório sem qualquer razão válida. Isto deixava-os desiludidos com o horário. Se introduziu recentemente um modelo híbrido, evite microgerir os seus empregados ao ponto de eles quererem despedir-se. Defina as suas regras e cumpra-as.
A adaptação a ferramentas híbridas pode demorar algum tempo. Mas se os seus empregados se habituaram a utilizar regularmente essas ferramentas, evite substituí-las. Quando permitir que os funcionários trabalhem parcialmente a partir do escritório, pode sentir-se tentado a voltar às antigas reuniões de escritório. Mas é importante que todos se sintam incluídos, especialmente aqueles que ainda estão a trabalhar remotamente.
Para prosperar num ambiente de trabalho híbrido, muitos de nós recorremos a ferramentas como Slack ou Zoom para nos ligarmos aos nossos colegas. Para tornar as conversas interessantes para a sua equipa, lançámos novas funcionalidades na nossa plataforma. Desde a organização de micro-aulas semanais até à integração ou formação dos seus funcionários, cada função foi cuidadosamente concebida de acordo com as suas necessidades.
Têm uma duração de apenas 5 minutos e permitem-lhe adotar uma abordagem mais estruturada do trabalho híbrido e manter-se envolvido com os seus empregados, sem perturbar os seus fluxos de trabalho ou os prender a longas reuniões.
Para além dos tópicos relacionados com o trabalho, também pode utilizar o Zavvy para atribuir a todos tarefas semanais sobre resiliência, gratidão e auto-reflexão. Damos um passo em frente, integrando as suas ferramentas de comunicação favoritas no seu fluxo de trabalho (híbrido) existente.
Pode sempre contactar-nos para uma demonstração gratuita, a qualquer momento!
Embora ainda não seja certo que o trabalho remoto será o futuro, é bastante certo que os horários híbridos vieram para ficar. Embora tenham alguns inconvenientes, os seus prós superam largamente os contras e podem constituir um óptimo sistema para empresas de todas as dimensões. Com uma grande equipa, pode começar a implementar o seu horário híbrido hoje mesmo e desfrutar dos benefícios tanto para a gestão como para os seus empregados.
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